Bijlage 1 - Strategisch communicatieplan 2025
Tekst van het document
Strategisch communicatieplan gemeente Alkmaar
Inhoud 1.
Inleiding ..........................................................................................................................2
2.
Analyse van de huidige situatie .........................................................................................3
3.
Communicatiedoelstellingen ...........................................................................................4
4.
Doelgroepen....................................................................................................................4
5.
Kernboodschap ...............................................................................................................5
6.
Middelen en kanalen ........................................................................................................6
7.
Implementatie en verantwoordelijkheden .........................................................................6
8.
Monitoring en evaluatie ....................................................................................................7
1
1. Inleiding Raadscommunicatie kan een belangrijke schakel zijn in het contact tussen inwoners en de gemeente zo kan het zorgen voor meer betrokkenheid van burgers bij de lokale democratie. Politieke partijen communiceren logischerwijs meer vanuit hun eigen perspectief en juist daarom kan raadscommunicatie een manier zijn waarop informatie meer objectief aan de inwoner wordt overgebracht. Neutraliteit in de raadscommunicatie staat hierbij centraal. Dit strategische communicatieplan heeft als doel de communicatieactiviteiten in kaart te brengen en te structureren, zodat de raadscommunicatie effectiever wordt vorm gegeven. Dit document biedt een kader voor de wijze waarop de gemeente haar communicatie inzet om beleidsdoelen te ondersteunen en inwoners te betrekken bij besluitvorming. Dit draagt bij aan de verantwoording, zichtbaarheid en toegankelijkheid van de gemeenteraad.
2
2. Analyse van de huidige situatie Sterktes: •
Gebruik van diverse fysieke en niet-fysieke communicatiemiddelen
•
Capaciteit op de Griffie om het communicatieplan tot uitvoering te brengen
•
Duidelijke website met gemeentelijke informatie
Zwaktes: •
Beperkte interactie met doelgroepen
•
Beperkt bereik
•
Gebrek aan uniformiteit
Kansen: •
Digitalisering en gebruik van AI in communicatie
•
Gebruik van data-analyse voor gerichte communicatie
•
Toename van visuele communicatievormen
Bedreigingen: •
Toenemende verwachtingen van snelle respons via digitale kanalen
•
Sociale media als kanaal voor kritiek
•
Ethische vraagstukken bij gebruik van digitale communicatiemiddelen en AI
•
Politieke discussies via informatiekanalen
3
3. Communicatiedoelstellingen De communicatiedoelen binnen de raadscommunicatie zijn: •
Communicatie in begrijpelijke taal (B1)
•
Het zorgen voor duidelijke informatie over de rol, bevoegdheden en instrumenten van de gemeenteraad
•
Het zorgen voor toegankelijke informatie voor, tijdens en na besluitvorming van de gemeenteraad.
•
Het zorgen voor zichtbaarheid, herkenbaarheid en toegankelijkheid van de gemeenteraad voor inwoners.
4. Doelgroepen De doelgroepen van de raadscommunicatie zijn onderverdeeld doelgroepen binnen en buiten Alkmaar. Binnen Alkmaar • • • • • • • •
Inwoners (o.a.: Jongeren, ouderen, laaggeletterden) Buurthuizen Verenigingen en maatschappelijke organisaties Instellingen (onderwijs, zorg, huisvesting etc.) Belangenorganisaties Gelegenheidsgroeperingen Vrijwilligers en buurtinitiatieven Ondernemers
Buiten Alkmaar • • • • • • •
Mensen die Alkmaar bezoeken Omliggende gemeenten Inwoners regio Samenwerkingspartners Provincie Noord-Holland Landelijk, bestuurlijk netwerk Waterschappen
4
5. Kernboodschap “De gemeenteraad: dichtbij, bereikbaar en transparant.” Dichtbij De gemeenteraad staat letterlijk en figuurlijk dicht bij de inwoners. Het is belangrijk dat de gemeenteraad zichtbaar en benaderbaar is, zodat inwoners weten dat ze altijd ergens terecht kunnen met hun vragen en zorgen. Samenwerking met inwoners wordt als essentieel gezien voor een sterke gemeenschap. Bereikbaar De gemeenteraad zorgt ervoor dat communicatiekanalen laagdrempelig en toegankelijk zijn voor alle inwoners. Dit houdt in dat inwoners eenvoudig contact kunnen opnemen met hun de gemeenteraad via diverse platformen. De communicatiemiddelen zijn ontworpen om breed toegankelijk te zijn, ook voor mensen die minder digitaal vaardig zijn. Transparant Transparantie staat centraal in de communicatie van de gemeenteraad. Inwoners krijgen toegang tot duidelijke, begrijpelijke en actuele informatie over wat er binnen de raad gebeurt. Dit omvat het openbaar maken van vergaderingen, het delen van agenda’s en het publiceren van notulen en besluitvormingsdocumenten.
5
6. Middelen en kanalen De communicatiestrategie bestaat uit een uitgebreide communicatiemix, waarbij gebruik wordt gemaakt van verschillende communicatiemiddelen om de doelgroepen te bereiken en de kernboodschap over te dragen. ➢ Niet-fysieke communicatiemiddelen • Raadsinformatiesysteem (Notubiz) • Sociale media: Instagram, Facebook, X, LinkedIn • Voorlichtingsfilm • Folders voor nieuwe inwoners • Informatiefolder voor gemeenteraad • Interne nieuwsbrief gemeenteraadsleden/commissieleden: Info(r)mail
➢ Fysieke communicatiemiddelen • Scholierenspreekuur • Scholierendebat • Rondje Raad • Gast van de Raad • Dag van de Alkmaarse Democratie • ProDemos bezoeken klas • Werkbezoeken
➢ Niet-fysieke / fysieke communicatiemiddelen • Stadskrant
7. Implementatie en verantwoordelijkheden In de communicatie vanuit de gemeenteraad heeft de griffie een sleutelrol. De communicatieadviseur van de griffie houdt zich daarom vooral bezig met de communicatie vanuit de raad en over de raad richting ‘buitenwereld’. De communicatieadviseur is daarmee verantwoordelijk voor inzet en uitvoering van de communicatiemiddelen. Echter, kan de communicatieadviseur dit niet alleen. Succesvolle communicatie valt of staat bij samenwerking en draagvlak. Daarom is dit strategische communicatieplan eveneens als het uitvoeringsprogramma tot stand gekomen met een panel uit de gemeenteraad. Ook na de vaststelling van de communicatiestrategie zal contact met het panel worden onderhouden om de uitvoering te monitoren en aan te passen waar nodig. Daarnaast wordt actief de samenwerking gezocht met de communicatiekanalen van de gemeente Alkmaar, met als doel de krachten te bundelen en de effectiviteit van de communicatie te vergroten.
6
8. Monitoring en evaluatie De rol van raadscommunicatie is in termen van kosten en baten moeilijk meetbaar, soms zijn baten gewoon niet “hard” te maken, maar weten we wel dat ze wel bijdragen aan een groter geheel zoals het informeren en betrekken van de samenleving. Dat neemt niet weg dat er waarde wordt gehecht aan het monitoren van de raadscommunicatie en de evaluatie daarvan om verbeterslagen door te kunnen voeren. 1. Allereerst is er een contentkalender opgesteld waarin wordt bijgehouden welke fysieke en niet-fysieke raadscommunicatieactiviteiten worden uitgevoerd. Hiervoor zijn twee overzichten opgesteld. Dit zorgt voor overzicht en transparantie. 2. Ten tweede worden de statistieken van de social media kanalen geanalyseerd om het bereik van de social media kanalen te monitoren en waar nodig proberen te vergroten. 3. Ten derde vindt er elk half jaar een gesprek plaats met het social media panel om de communicatieactiviteiten te bespreken en aan te passen waar nodig. 4. Ten vierde wordt in het jaaroverzicht van de gemeenteraad een onderdeel communicatie opgenomen. 5. Ten vijfde wordt tegelijkertijd met het jaaroverzicht een enquête geplaatst op de social media kanalen (Instagram, Facebook, X, LinkedIn) om te peilen wat de gemeenteraadsleden en doelgroepen van de raadscommunicatie vinden.
7