Bijlage 1. Plan van aanpak Public affairs

•

Public affairs Plan van aanpak

Inhoud Inleiding

3

Werkwijze public affairs en lobby

3

1.

Interne structuur

4

2.

Monitoring van de politieke agenda

4

3.

Coalities vormen

4

4.

Zichtbaarheid van Alkmaar en relatieopbouw en -beheer

5

5.

Lobbyactiviteiten op basis van lobbyagenda

5

Lange termijn focusdossiers

6

Samenwerking regionaal en landelijk

7

Borging en evaluatie

8

Vervolg

8

Bijlage: interne lobbystructuur en verantwoordelijkheden

9

2

Inleiding Tijdens de raadsvergadering op 23 januari is met het vaststellen van de visie regionale samenwerking gekozen voor een gecoördineerde en gestructureerde aanpak van de public affairs en lobby van Alkmaar. Dit plan van aanpak bevat de werkwijze van de public affairs van Alkmaar, op welke dossiers we inzetten en welke stappen in de doorontwikkeling van onze public affairs volgen. We bouwen hiermee voort op een eerdere pilot public affairs van Alkmaar. Gemeente Alkmaar heeft een belangrijke positie in de regio als centrumgemeente en als scharnier tussen de Metropoolregio Amsterdam (MRA) en de regio Noord-Holland Noord. Om een sterke regio te blijven vragen maatschappelijke opgaven en complexe beleidsvraagstukken nu en in de toekomst om samenwerking tussen gemeenten en andere partners binnen de regio en op landelijk niveau. Alkmaar ziet dit toenemende belang van samenwerking en wil daar een sterke partner in zijn, zowel lokaal als (boven)regionaal. Public affairs is een strategisch middel om Alkmaar te positioneren, beleid te beïnvloeden en externe financiering aan te trekken. De definitie van public affairs die wij hanteren is dat public affairs het strategische proces is van inspelen op politieke besluitvorming en op veranderingen in de maatschappij en publieke opinie die van invloed zijn op het functioneren van de eigen organisatie 1.

Lobbyen wordt vaak omschreven als het gedeelte van public affairs dat draait om het beïnvloeden van de besluitvorming. Public affairs en lobby zijn voor de gemeente Alkmaar geen nieuwe instrumenten. Samen met regionale en landelijke partners wordt al regelmatig samengewerkt aan (gezamenlijke) doelen. Met het vaststellen van dit plan van aanpak en door lobbyactiviteiten vanuit een gecoördineerde lobbyagenda uit te voeren willen we public affairs en lobby bewuster inzetten. Dit is een doorlopend proces waarbij we onze public affairs en lobby continu doorontwikkelen.

Werkwijze public affairs en lobby Voor een succesvolle lobby is een aantal terreinen van belang: 1. Interne structuur 2. Monitoring van de politieke agenda 3. Coalities vormen 4. Zichtbaarheid van Alkmaar en relatieopbouw en -beheer 5. Lobbyactiviteiten

1

Public Affairs Den Haag - Lobby en communicatie bureau

3

1. Interne structuur Met voorliggend plan van aanpak wordt ervoor gekozen public affairs structureel onderdeel te maken van de gemeentelijke werkwijze. Public affairs wordt ingebed in de interne structuur, zowel bestuurlijk als ambtelijk, met als doel een effectieve samenwerking tussen organisatie en bestuur, om collegeleden met de juiste inhoud te kunnen positioneren op het juiste moment en op de juiste plaats. Een effectieve lobby vergt een gestroomlijnde interne samenwerking. Dit vraagt om een afbakening van taken, rollen en verantwoordelijkheden en om goede interne afstemming, bijvoorbeeld door periodieke afstemming tussen beleid en bestuur en het samenstellen van een team rondom een lange termijn focusdossier, zodat er overzicht is en lobbyactiviteiten zichtbaar zijn binnen en buiten de gemeente (bijlage: interne lobbystructuur en verantwoordelijkheden). Voor de uitvoering van de lobbyagenda wordt per lange termijn focusdossier een uitvoeringsplan gemaakt waarin staat hoe de strategie wordt gerealiseerd op inhoud, organisatie en samenwerking.

2. Monitoring van de politieke agenda Informatievoorziening is essentieel in public affairs. Het gaat hierbij om het binnenhalen van relevante informatie vanuit ‘buiten’, het verspreiden en duiden van die informatie in de organisatie en het daarop ondernemen van actie. Door binnen de gekozen lobbydoelen belangrijke sleutelfiguren en ontwikkelingen op politiek-bestuurlijk of maatschappelijk gebied te monitoren, kan Alkmaar alert inspelen op besluitvorming van overheden en organisaties. Daarom wordt een werkwijze ontwikkeld voor het monitoren van ontwikkelingen in Den Haag, Haarlem en Brussel, zodat lobbyactiviteiten op het juiste moment plaats kunnen vinden. Een van de mogelijkheden is het gebruik van een digitaal politiek monitoringssysteem om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen op de lange termijn focusdossiers. Hierin trekken we waar mogelijk op met (boven)regionale partners.

3. Coalities vormen Alkmaar investeert in relevante netwerken om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen, om voor- en tegenstanders van de lobby te identificeren en om coalities te vormen met medestanders. Deze gelegenheidsallianties kunnen strategisch ingezet worden om de lobbydoelen van de gemeente te behalen en invloed op het politieke proces uit te oefenen. Wanneer netwerken goed worden onderhouden, kan Alkmaar strategisch beïnvloeden. Het voorliggend plan van aanpak dient ervoor te

4

zorgen dat de gemeente Alkmaar een breed en duurzaam netwerk opbouwt én onderhoudt bij andere overheden, zoals de provincie, het Rijk, de Tweede Kamer en in Brussel. Door deze netwerken weet de gemeente Alkmaar makkelijk de weg te vinden bij het realiseren van ambities. Hierbij is het ook belangrijk om als Alkmaar te laten zien wat we te bieden hebben. Om inzicht te krijgen wordt een actueel overzicht gemaakt - en bijgehouden van onze thema’s en samenwerkingsrelaties op lokaal, regionaal en bovenregionaal niveau. Per lange termijn focusdossier wordt in kaart gebracht welke netwerken en partners relevant zijn en hoe het bestuurlijke netwerk van Alkmaar er rond het betreffende dossier uit ziet.

4. Zichtbaarheid van Alkmaar en relatieopbouw en -beheer Om bestuurlijke doelen te realiseren is het van belang dat het gemeentebestuur relaties kan uitnodigen om informeel met elkaar in gesprek te kunnen gaan of om waardering uit te kunnen spreken. Dit draagt bij aan het versterken van de relaties van het college met gemeenten, andere overheden, bedrijven, belangengroepen en overige partners. Hiervoor is een aantal relatieprogramma’s ontwikkeld: •

Business seats AZ

•

Kaasmarkten

•

Ontvangsten

Naast het ontvangen van relaties hoort ook het organiseren van inkomende en uitgaande werkbezoeken, opbouwen en bijhouden van het netwerk van Kamerleden etc. bij relatieopbouw en beheer. Hier zetten we op in en waar het meerwaarde heeft doen we dit in regionaal verband.

5. Lobbyactiviteiten op basis van lobbyagenda Uitvoering van dit plan van aanpak vindt plaats aan de hand van een lobbyagenda die jaarlijks indien nodig wordt herijkt. Aan het begin van elke bestuursperiode wordt de lobbyagenda vastgesteld. De lobbyagenda bevat lobbydoelen, van waaruit lobbyactiviteiten plaatsvinden. De te behalen lobbydoelen kunnen zowel bestuurlijk als politiek zijn en kunnen ook worden vastgesteld in beleidsstukken. Lobbydoelen kunnen enerzijds ontstaan uit een behoefte vanuit Alkmaar en anderzijds kan zich een kans voordoen. De opgave bepaalt met wie we samenwerken en in welke mate wij als gemeente het voortouw nemen. We houden rekening met bestaande samenwerkingen, maar maken keuzes op basis van het gewenste resultaat. Realisatie van de lobby gebeurt in afstemming binnen het college door bijvoorbeeld inzet van netwerken en het leggen van contacten. Het is belangrijk om lobbydoelen te stellen en de koers daarheen te bepalen. Een lobbytraject kost immers tijd en vraagt veelal om langdurige inzet. Tegelijkertijd kan de actualiteit in de maatschappij of politiek leiden tot het veranderen van de koers. Hier moet in de lobbyagenda ruimte voor zijn, evenals voor kansen die ad hoc voorbijkomen en concrete korte termijn lobby-acties.

Voor de uitvoering van de lobbyagenda wordt per lange termijn focusdossier een uitvoeringsplan gemaakt waarin staat hoe de strategie wordt gerealiseerd op inhoud, organisatie (zowel bestuurlijk als ambtelijk) en samenwerking (wat, wie, waar en hoe). In de lobbyagenda richten we ons op de volgende strategieën: -

Beleidsbeïnvloeding (bijvoorbeeld voor extra beleidsruimte)

-

Financiën (bijvoorbeeld realiseren van cofinanciering)

-

Positionering en profilering

5

De uitwerking van de lobbyagenda zal in nauwe samenhang plaatsvinden met de activiteiten die lokaal en regionaal plaatsvinden rond het binnenhalen van nationale en Europese subsidies.

Lange termijn focusdossiers Om zicht te krijgen op de totale inzet op public affairs van de gemeente Alkmaar is een totaaloverzicht van lobbydossiers opgesteld in de vorm van een lobbyagenda. Zo houden we overzicht van alle lobbyactiviteiten en kunnen we kansen pakken als die zich voordoen. Voor een effectieve en proactieve lobby is echter het kiezen van lange termijn focusdossiers noodzakelijk. Uit het totaaloverzicht zijn lange termijn focusdossiers gekozen aan de hand van een aantal criteria: -

Is het lobbydoel onderscheidend voor Alkmaar?

-

Draagt het lobbydoel bij aan de lange termijn doelen van Alkmaar?

-

Is samenwerking met stakeholders nodig?

-

Hoe actueel en intensief is het lobbydoel?

Om bestuurlijke en ambtelijke continuïteit te borgen worden de lange termijn focusdossiers vastgesteld door de gemeenteraad. Een lobbytraject kost immers tijd en vraagt veelal om langdurige inzet. Op de lange termijn focusdossiers wordt de hierboven beschreven werkwijze ingezet. Bijvoorbeeld door het monitoren van de politieke agenda op dat specifieke dossier en het organiseren van werkbezoeken rond een lobbydoel. De concrete uitwerking van dit plan van aanpak deelt het college periodiek met de gemeenteraad middels een raadsinformatiebrief. De inhoudelijke lange termijn focusdossiers waar we op gaan inzetten zijn: economie, bereikbaarheid, energie (netcongestie), Alkmaar kennisstad en -regio en Alkmaar als culturele hoofdstad van NoordHolland Noord. Deze dossiers komen voort uit bestaand (regionaal) beleid. Bereikbaarheid Met de komst van veel woningen aan het Alkmaars Kanaal, wordt ook doorstroming van verkeer steeds belangrijker. Daarom heeft het prioriteit om de spoorwegovergang aan de Helderseweg te ondertunnelen. Aansluiting op de A9 is belangrijke voor een betere bereikbaarheid en economische ontwikkeling van het bedrijventerrein. Op de schaal van Noord-Holland Noord wordt samengewerkt aan het oplossen van het mobiliteitsvraagstuk.

De zogenoemde MIRT-aanvraag (Meerjarenprogramma Infrastructuur Ruimte en Transport) kan zorgen voor geld vanuit het Rijk, om de Ring van Alkmaar te verbeteren. Dit zorgt voor een betere bereikbaarheid van Alkmaar, maar ook voor een betere verbinding tussen de MRA en Noord-Holland-Noord. Er is een propositie Noord-Holland Noord als Grootschalige Woningbouwlocatie opgesteld die bedoel is om meer hulp van het Rijk te krijgen, vooral voor de aan woningbouw voorwaardelijke mobiliteitsinvesteringen. Alkmaar kennisstad en -regio Alkmaar is als centrumgemeente aantrekkelijk voor onderwijsinstellingen en het stimuleren van de samenwerking van beroeps/theoretisch-onderwijs en de toekomstige werkomgeving (bedrijfsleven, praktijkscholen, werkleerbedrijven). Om talent in onze regio te behouden en nieuw talent aan te trekken, zetten we in op voldoende studeermogelijkheid en een goede aansluiting op de arbeidsmarkt. We trekken hierin nauw op met Kennisregio Alkmaar.

6

Economie Binnen Alkmaar en de Regio Alkmaar is er dringend behoefte aan uitbreiding van locaties voor bedrijven. Deze groei is nodig om ervoor te zorgen dat de woon-werkbalans in evenwicht blijft bij de toename van het aantal woningen. Tot 2040 is er in Alkmaar behoefte aan ca 35 ha bedrijventerreinen. Mogelijke locaties voor uitbreiding van bestaande bedrijventerreinen in Alkmaar, of realisatie van een nieuw bedrijventerrein, liggen binnen Beschermd Landschap. Energie (netcongestie) De Boekelermeer is door de provincie Noord-Holland aangewezen als energieknooppunt. De huidige energieactiviteiten zullen zich als gevolg daarvan verder uitbreiden. Dit betekent dat Alkmaar een centrale rol speelt in de energievoorziening van de regio. Dit brengt zowel kansen als verantwoordelijkheden met zich mee, zoals het faciliteren van duurzame energieprojecten, het verbeteren van de energie-infrastructuur en het stimuleren van innovaties op het gebied van opslag en netbeheer. Alkmaar als culturele hoofdstad van Noord-Holland Noord Cultuur draagt veel bij aan een aantrekkelijk woon-, leef- en vestigingsklimaat. Regio Noord-Holland Noord is vanaf maart 2025 officieel erkend is als landelijke cultuurregio. Dit schept een verplichting. Alkmaar investeert in haar positie als culturele hoofdstad van Noord-Holland Noord.

Samenwerking regionaal en landelijk Alkmaar voert op bepaalde dossiers een eigen lobbytraject en trekt hiernaast op bepaalde onderwerpen nauw op met partners binnen de regio en op landelijk niveau (VNG en G40). Afstemming met regionale partners is in beide gevallen belangrijk. Per lobbydoel wordt gekeken op welk niveau gezamenlijk opgetrokken kan worden. Er wordt veel contact onderhouden met (mogelijke) partners en samengewerkt waar dat strategisch handig is. Het college van Alkmaar legt bijvoorbeeld regelmatig werkbezoeken af met buur- en nabijliggende gemeenten. De ontwikkeling van public affairs in Alkmaar vindt plaats in nauwe samenhang met ontwikkelingen die plaatsvinden op het niveau van regio Alkmaar, Noord-Holland Noord en de provincie zodat we elkaar versterken waar dat meerwaarde heeft. Noord-Holland Noord Regio Noord-Holland Noord is voor sommige dossiers een belangrijke schaalgrootte. Noord-Holland Noord voert bijvoorbeeld actief een lobby op de thema’s bereikbaarheid en wonen. In 2024 is een proces opgestart ten einde een nieuwe, verbeterde werkwijze voor uitvoering van de gezamenlijke regionale belangenbehartiging vorm te geven. Dat proces bestaat uit drie onderdelen: een eigen verhaal, een verbeterde afstemmingsstructuur en een strategische lobbyagenda. Alkmaar is op dit proces actief aangesloten en trekt samen op met regio Noord-Holland Noord.

Regio Alkmaar Regio Alkmaar werkt op basis van de regionale Focusagenda samen op de thema's wonen, energie en (duurzame) bereikbaarheid.

7

MRA Alkmaar zet zich in om de samenwerking met de Metropoolregio Amsterdam (MRA) te versterken. De gemeente Alkmaar heeft een belangrijke positie in de regio als centrumgemeente en als scharnier tussen de MRA en de regio Noord-Holland Noord. Alkmaar zet zich in voor betere verbindingen tussen de Randstad en Alkmaar en een intensievere economische samenwerking met de MRA en bouwt daarom verder aan versterken van de relatie met de MRA. Provincie Noord-Holland Alkmaar onderhoudt nauwe contacten met de provincie en zoekt de samenwerking op gezamenlijke onderwerpen op. Een afvaardiging van het college van Alkmaar heeft in 2025 bijvoorbeeld op uitnodiging van de provincie met een delegatie uit Noord-Holland Noord, deelgenomen aan de Grüne Woche, een jaarlijks terugkerende beurs met aandacht voor de laatste ontwikkelingen binnen voeding en productie. G40 Het G40-Stedennetwerk is het informele samenwerkingsverband van inmiddels 41 (middel)grote gemeenten. G40 werkt samen op basis van drie pijlers: Sociaal, Fysiek en Economie en Werk. Iedere pijler heeft een werkprogramma en diverse themagroepen. Een aantal themagroepen valt niet onder een pijler zoals financiën, Europa, interbestuurlijke samenwerking en veiligheid. Alkmaar sluit zich op bepaalde onderwerpen bij G40 aan voor een stevigere lobby richting het Rijk.

Borging en evaluatie Lobby en public affairs valt onder de portefeuille van de burgemeester. De gemeenteraad stelt het plan van aanpak public affairs vast om continuïteit te borgen en de uitvoering te verankeren. Aan het begin van elke bestuursperiode wordt de lobbyagenda vastgesteld door het college waarna de gemeenteraad wordt geïnformeerd. De gemeenteraad wordt jaarlijks door het college op de hoogte gehouden van de resultaten. Daarnaast worden tussentijdse lobbyresultaten met de gemeenteraad gedeeld als daartoe aanleiding is. Aan het begin van elke bestuursperiode vindt een bijeenkomst over public affairs en de samenwerking tussen gemeenteraad en het college plaats. De lobbyagenda is een dynamisch document en kan worden aangepast aan de hand van interne en externe ontwikkelingen, maar ook als inhoudelijke vraagstukken daartoe aanleiding geven. In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen wordt per lobbydossier een overdrachtsdossier met zowel inhoudelijke informatie als een overzicht van het bestaande netwerk aangemaakt.

Vervolg Het inzetten van public affairs en lobby is een doorlopend proces dat we continu doorontwikkelen. De eerste stappen zijn het vaststellen van het plan van aanpak en het kiezen van lange termijn focusdossiers. Na het vaststellen van het plan van aanpak vindt doorontwikkeling plaats op de volgende terreinen: -

Het inregelen van capaciteit door middel van het aanstellen van een strategisch adviseur public affairs en het borgen van capaciteit binnen vakafdelingen voor het leveren van een actieve bijdrage in concrete lobby-teams;

8

-

Het inbedden van public affairs in de interne organisatiestructuur, zowel bestuurlijk als ambtelijk, met als doel een effectieve samenwerking tussen organisatie en bestuur om collegeleden te kunnen positioneren op het juiste moment en de juiste plaats;

-

Een werkwijze ontwikkelen voor het monitoren van ontwikkelingen in Den Haag, Haarlem en Brussel, zodat lobbyactiviteiten op het juiste moment plaats kunnen vinden.

-

Nauwe afstemming opzetten met ontwikkelingen die plaatsvinden op het niveau NoordHolland Noord en de provincie zodat we elkaar versterken waar dat meerwaarde heeft;

-

Een goede samenhang met werkzaamheden rond regionale samenwerking en de activiteiten die lokaal en regionaal plaatsvinden rond het binnenhalen van nationale en Europese subsidies.

Bijlage: interne lobbystructuur en verantwoordelijkheden Taken en rolverdeling: Werkzaamheden strategisch adviseur public affairs •

Opzetten van een plan van aanpak public affairs, een lobbyagenda en het bewaken van de voortgang;

•

Structureel organiseren van interne afstemming en informatievoorziening;

•

Het signaleren van relevante ontwikkelingen voor de gemeente Alkmaar aan de hand van monitoren van politiek-bestuurlijke ontwikkelingen, overheidspublicaties en politieke plannen die van invloed kunnen zijn;

•

Organiseren van inkomende en uitgaande werkbezoeken en het voorbereiden van gesprekken met Kamerleden, bestuurders, ambtenaren en andere belanghebbenden, alsmede zorgdragen voor de follow up;

•

Actuele lobbynetwerken in beeld houden en onderhouden;

•

De afstemming en uitvoering van concrete lobbyactiviteiten in samenwerking met de lobbyteams.

•

Voorbereiding van de ALV VNG verzorgen en het VNG lobbymemo annoteren voor het college.

College De burgemeester is verantwoordelijk voor de werkwijze wat betreft public affairs. Het formuleren van en voortgang van de inhoudelijke lobbydoelen vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende portefeuillehouder. Voor het voeren van een lobby worden de doelstellingen vastgesteld door het college. Realisatie van de lobby gebeurt in afstemming binnen het college door bijvoorbeeld inzet van netwerken en het leggen van contacten. Gemeenteraad De gemeenteraad stelt het plan van aanpak public affairs en de lange termijn focusdossiers vast en wordt jaarlijks door het college op de hoogte gehouden van de resultaten. De gemeenteraad wordt door het college aan het begin van elke nieuwe bestuursperiode geïnformeerd over de lobbyagenda. Bestuursadviseurs De adviseur public affairs houdt de bestuursadviseurs actief op de hoogte van de politieke ontwikkelingen binnen de lopende lobbytrajecten en onderhoudt nauw contact met de bestuursadviseurs over de ontwikkelingen in Alkmaar op de verschillende lobbydossiers.

9

Communicatieadviseurs De communicatieadviseur ondersteunt de lobby met communicatieadvies en bij het opstellen van de centrale boodschappen en eventuele persberichten. Beleidsadviseurs Binnen de gemeente houdt de adviseur public affairs nauw contact met de (strategisch) beleidsadviseurs van de vakafdelingen die aanhaken bij de lobby, de strategisch adviseurs Fysiek en Sociaal Domein, en de opgavenmanagers. De adviseur public affairs sluit hen aan op de politieke ontwikkelingen en haalt inhoudelijke informatie op over de verschillende lobbydossiers. Zo zorgt de adviseur public affairs er actief voor dat er steeds meer bewustzijn ontstaat binnen de gemeente van de landelijke politiek en de kansen die daar liggen. De strategisch adviseurs en vakspecialisten leveren vanuit hun inhoudelijke rol, kennis en expertise een actieve bijdrage bij het bepalen van concrete lobbyactiviteiten en het actueel houden van de lobbyagenda.

10

11