Bijlage 1. Onderzoeksrapport Geestgronden; evaluatie van de vergaderwijze van de gemeenteraad van Alkmaar 2022 – 2023

Wanneer de raad gaat werken met een integrale kalender zoals beschreven in Aanbeveling 6, ligt het voor de hand dat de Agendacommissie waakt over de agenda’s van alle vergaderingen van de raad en zijn commissies. Deze agenda’s moeten dan wel tot stand komen met inbreng (en feedback) van de respectievelijke voorzitters, met betrekking tot de uitvoerbaarheid.

Daarnaast blijkt uit de evaluatie dat de gemeenteraad van Alkmaar te vaak moet uitwijken naar de zogeheten ‘extra avonden’ in de vergaderplanning. De Agendacommissie doet er goed aan de kwantiteit van de raadsvergaderingen te bestuderen en in overleg met de commissie- en raadsvoorzitter te huidige vergaderkalender te herzien. Het ziet er naar uit dat de raad vaker moet vergaderen dan nu is gepland.

Geef de Agendacommissie de opdracht een integrale agenda op te stellen en bij te houden. Plan in de kalender waar nodig vaker raadsvergaderingen. Bespreek de agenda’s geregeld met de commissievoorzitters.

9. Richt evaluatie van de kwaliteit van besturen in (met de werkgroep) Wanneer de raad deze aanbevelingen implementeert, geeft hij vorm aan proces van verandering in besturen. In aanbeveling 6 is al aangegeven dat dit impact heeft op de manier van werken op alle organen in het gemeentebestuur en ook de ambtelijke organisatie. Het vraagt aandacht dit te monitoren. Niet alleen binnen de context van de raad, maar ook met input van anderen.

De raad doet er goed aan deze veranderingen te bereiden met een werkgroep, bijvoorbeeld genaamd Werkwijze raad. Deze kan gesprekken voeren met elkaar, en een vertegenwoordiging van de het college en de ambtelijke organisatie buiten de context an de actuele politiek, los van concrete agendapunten.

Politiek is het vak van met elkaar van mening verschillen. Het vraagt dat men soms even ‘boven het proces kan uitstijgen’ om te bezien of men nog wel de dingen op de goede manier doet.

Het verdient de aanbeveling de taken naast andere rollen van met name Agendacommissie en Presidium (waar meer persoonlijke of politieke kwesties kunnen worden besproken) te speci ceren. De samenstelling kan dezelfde zijn als de begeleidingsgroep van deze evaluatie.

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 32 van 40

Wat: Richt een Werkgroep Werkwijze raad in en vraag deze de veranderingen en implementaties uit deze aanbeveling te monitoren en de samenwerking in het gemeentebestuur te monitoren.

10. Geef de grif e een opdracht een handreiking voor de raadsinstrumenten op te stellen Deze periode is gestart met een introductie van de beschikbare instrumenten. Deze evaluatie geeft aan dat de raad behoefte heeft aan opfrissing en wellicht verdieping. Vooral de mogelijkheden om zelf voorstellen voor de raadsagenda te doen heeft toelichting nodig.

Tijdens de raadsbijeenkomst (en in het gesprek met de begeleidingscommissie) in benadrukt dat ondersteuning door de grif e(medewerkers) altijd mogelijk is. Daarnaast kan een handreiking voor de belangrijkste agenderende instrumenten de raad ondersteunen in het mee geavanceerd gebruik van deze instrumenten.

Vraag de grif er een handreiking op te stellen voor het toevoegen van onderwerpen aan de raadsagenda, en voor het opstellen van een raadsinitiatief. Neem daarbij de Verordening op de ambtelijke bijstand nog eens door met presidium, of de in te stellen Werkgroep Werkwijze raad.

11. Evalueer de beleving van spreektijden en overweeg training Uit de kwantitatieve analyse blijkt dat de spreektijden in de raad- en commissievergaderingen geen grote invloed hebben op het uitlopen van de vergaderingen. Wel geven de ondervraagden aan spreekbeurten als lang te ervaren. Dat gaat dus meer over de beleving van de tijden dan de letterlijke lengte.

Het verdient de aanbeveling niet kwantitatief maar kwalitatief naar spreekbeurten te kijken. Dat betekent: de ingevulde spreektijd beoordelen op impact bij anderen. In beginsel kan een fractie daar zelf al mee beginnen. Organiseer feedback in fracties, gebaseerd op de observaties van anderen dan de spreker. Is te zien dat een spreekbeurt van een fractiegenoot door anderen wordt opgemerkt? Daarnaast zijn er meer objectieve criteria zoals vragen van andere fracties, interrupties of weerleggingen in de tweede termijn. De spreker meet hier in hoeverre een bijdrage leidt tot interruptie.

Eventueel kan op basis van deze observaties nieuwe vaardigheden om bijdragen meer effect te geven worden geagendeerd in trainingen of workshops.

Stel een evaluatiemethode op waarmee fracties zelf de impact van spreekbeurten kunnen meten. Vraag de grif e de uitkomsten van deze observaties te verzamelen en (eventueel) een trainingsaanbod er op samen te stellen.

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 33 van 40

12. Vraag de voorzitters te handhaven op omgangsvormen Politiek is mensenwerk, en mensen debatteren met emotie. Zeker in de dynamiek van een spannende vergadering kunnen opmerkingen op de inhoud veranderingen in meer op de persoon geplaatste opmerkingen.

De raad wil hier nadrukkelijk verandering in. Dat is in de eerste plaats een afspraak die de leden met zichzelf maken, en ook elkaar op moeten corrigeren. De voorzitters kunnen een bijdrage leveren door de deelnemers er aan deze afspraak te herinneren wanneer iemand toch in de valkuil trapt een persoonsgerichte opmerking te maken.

Dit vraagt uiteraard ook van de aanwezige raads- of commissieleden de voorzitter bij te staan in deze interventie. En het is de aanbeveling deze interventies altijd na te bespreken. Na de vergadering wel te verstaan.

Vraag de voorzitters te handhaven op persoonsgerichte opmerkingen en steun de voorzitters daarin.

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 34 van 40

Verantwoording Het Periklesinstituut hecht er waarde aan dat in onze onderzoeken de ondervraagden in een voor hen veilige omgeving openhartig kunnen zijn over hun ervaringen, interpretaties en ideeën. Voor de door ons uitgevoerde onderzoeken en gesprekken hanteren we daarom de volgende voorwaarden.

De informatie en gegevens die tijdens het houden van bijeenkomsten en enquêtes door de deelnemers is aangereikt, is in deze rapportage geanonimiseerd verwerkt. Dit wordt de deelnemers aan het begin van elk gesprek of enquête kenbaar gemaakt. In de rapportage van het onderzoek zal geen tot personen herleidbare informatie worden opgenomen en zullen geen personen worden genoemd indien de verstrekkers van de informatie dat hebben gevraagd. Dit strekt zich ook uit naar het doen van mondelinge, schriftelijke of andere vormen van toelichting op dit rapport door medewerkers van het Periklesinstituut of derden die onder verantwoording van het Periklesinstituut werken.

De door personen beschikbaar gestelde informatie wordt door het Periklesinstituut alleen gebruikt in het kader van het onderzoek en de beantwoording van de onderzoeksvraag. Alle verslagen, enquêteresultaten, aantekeningen en schriftelijke informatie zal door het Periklesinstituut worden gearchiveerd en beheerd, en bewaard, conform alle wettelijke richtlijnen hiertoe. Ook houden we hier de bovengenoemde vertrouwelijkheid bij in acht.

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 35 van 40

Bijlage 1: uitkomsten enquête

Afbeelding 8 Agendacommissie - rol Afbeelding 9 Agendacommissie - meerjarenplanning

Afbeelding 10 Agendacommissie - Afbeelding 11 Agendacommissie - taken planning

Afbeelding 12 Duur vergaderingen Afbeelding 13 Rondvraag

Afbeelding 14 Twee-minutendebat Afbeelding 15 Moties zonder agendapunt

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 36 van 40

Afbeelding 16 Spreektijd - gebruik Afbeelding 17 Raadsinstrumenten - gebruik

Afbeelding 18 Overwegingen indienen Afbeelding 19 Ondersteuning grif e bij moties gebruik raadsinstrumenten

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 37 van 40

Bijlage 2: adviezen van de raad

Afbeelding 20 Afbeelding 21

Afbeelding 22 Afbeelding 24

Afbeelding 22

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 38 van 40

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 39 van 40

Verslag evaluatie vergaderwijze Alkmaar Pagina 40 van 40