Bijlage 1. Kaderstellende regels 2025

Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2025 Inleiding De vigerende Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 dienen te worden aangepast en geactualiseerd aan de volgende ontwikkelingen: • Verminderen van regeldruk en administratieve lasten. Door gebruik te maken van passende procedures (zoals enkelvoudig of meervoudig onderhands), digitale middelen en applicaties en standaarddocumenten wordt de administratieve belasting voor zowel gemeente als ondernemers verlaagd. → Effect: versnelling van processen en lagere drempel voor marktpartijen. •

Versterken van het regionale bedrijfsleven. De gemeente nodigt bij onderhandse aanbestedingen actief regionale ondernemers uit om zo de lokale economie en werkgelegenheid te stimuleren. Toekomstige aanbestedingen worden vooraf gepubliceerd op internet, inclusief een uitgebreide toelichting voor ondernemers. → Effect: snellere uitvoering via vertrouwde en nabijgelegen marktpartijen en te streven naar goede prijs/kwaliteit verhoudingen van opdrachten.

•

Toepassing van verlichte regimes bij specifieke diensten (SAS). Voor Sociale en Andere Specifieke (SAS) diensten geldt een verhoogde drempel voor onderhands aanbesteden (€250.000 en dit was €50.000). → Effect: meer ruimte voor rechtstreekse gunning, minder proceduredruk.

•

Het verhogen van het drempelbedrag voor diensten en leveringen te verhogen bij enkelvoudig onderhands aanbesteden van € 50.000 naar € 70.000. → Effect: meer ruimte voor rechtstreekse gunning, minder proceduredruk.

•

Het verhogen van het drempelbedrag voor werken bij meervoudig onderhands aanbesteden van € 150.000 naar € 3.000.000. → Effect: meer ruimte voor aanbestedingen met kortere doorlooptijden, minder proceduredruk.

•

Stimuleren van innovatie door functioneel aanbesteden. Door opdrachten functioneel te beschrijven wordt ruimte geboden aan innovatieve oplossingen vanuit de markt. → Effect: versnelde toelevering van maatwerkoplossingen met maatschappelijke meerwaarde.

•

Gebruik van samenwerkingen en quasi-inbesteden. Gemeente Alkmaar maakt actief gebruik van quasi-inbesteden bij gelieerde partijen zoals Zaffier en Stadswerk. → Effect: snelle en rechtmatige gunning zonder reguliere aanbestedingsprocedure.

I Kaderstellende regels 2025 I&A

1

•

Het ondertekenen van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (afgekort MVOI) en daardoor het stimuleren van het beleid over MVOI; → Effect: het stimuleren van innovatie en duurzame oplossingen in de regio.

•

Aanvullingen vanuit het meeste recente VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid; → Effect: harmoniseren van het inkoopbeleid met andere (omliggende) gemeenten en het borgen van integriteit.

•

De eerder uitgevoerde evaluaties op het inkoopbeleid van de gemeente Alkmaar. → Effect: lessons learned integreren in het nieuwe beleid.

Met het harmoniseren, aanpassen en actualiseren van de Kaderstellende regels dienen ook de uitvoeringsregels te worden aangepast. Deze worden neergelegd in het Inkoopen aanbestedingsbeleid 2025. De Kaderstellende regels staan niet in een prioritaire volgorde, maar zijn allemaal even belangrijk. Door kaderstellende regels vast te stellen normeert de raad het speelveld voor het college van burgemeester en wethouders om zijn bestuursbevoegdheden uit te oefenen op grond van de ‘Financiële verordening gemeente Alkmaar 2015’. Concreet wil dat zeggen dat de raad opdrachten en randvoorwaarden aangeeft waarbinnen het college het beleid en de interne regels vast stelt voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. Na vaststellen door uw raad van de Kaderstellende regels 2025 stelt het college het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast.

I Kaderstellende regels 2025 I&A

2

Regel 1 Aanbestedingsvormen en drempelbedragen In het kader van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend inkopen en aanbesteden houdt gemeente Alkmaar zich bij het aanbesteden van overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken en concessie-opdrachten voor werken en diensten aan het bepaalde in onderstaand tabel. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Aanbestedingsopdracht Werken

Leveringen

Diensten

Sociale en Andere specifieke diensten (SAS)

Concessie werken en diensten

Aanbestedingsprocedure Europees (aankondiging op TenderNed)

Europese aanbestedingsdrempel

Europese aanbestedingsdrempel

Europese aanbestedingsdrempel

Europese aanbestedingsdrempel

Europese aanbestedingsdrempel

Nationaal (aankondiging op TenderNed)

van € 3.000.000 – Europese aanbestedingsdrempel

tot Europese aanbestedingsdrempel

tot Europese aanbestedingsdrempel

n.v.t.

van € 3.000.000 – Europese aanbestedingsdrempel

Meervoudig onderhands (MVO)

van € 150.000 – € 3.000.000

van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel

Van € 70.000 – Europese aanbestedingsdrempel

van € 250.000 – € 750.000

van € 150.000 – € 3.000.000

Enkelvoudig onderhands (EVO)

tot € 150.000

tot € 70.000

tot € 70.000

tot € 250.000

tot € 150.000

Voor alle bovengenoemde opdrachten wordt per opdracht bezien welke procedure geschikt is. Hierbij wordt ook gekeken naar de volgende belangrijke elementen: • risico; • omvang van de opdracht; • complexiteit van de opdracht; • wederkerigheid van de opdracht; • aantal potentiële belangstellende ondernemers; • gewenst eindresultaat; • type opdracht en karakter van de markt; • transactiekosten, zowel voor de aanbesteder als ondernemers. Regel 2 Versterking van de positie van het regionale bedrijfsleven In het kader van het stimuleren van de regionale economie en het bevorderen van het regionale bedrijfsleven bij inkopen en aanbestedingen is het grensbedrag voor enkelvoudig aanbesteden van leveringen en diensten opgehoogd van € 50.000 tot € 70.000. Hetzelfde geldt voor Sociale en Andere Specifieke (SAS) diensten, deze grens is opgehoogd van € 50.000 tot € 250.000 voor enkelvoudig onderhands aanbesteden. Voor de categorie werken is de grens opgehoogd van € 150.000 naar maximaal € 3.000.000 voor meervoudig onderhands aanbesteden. Met al deze verhogingen van de grenzen geeft de gemeente Alkmaar maximale ruimte voor regionale (bouw)leveranciers. I Kaderstellende regels 2025 I&A

3

Regel 3 Administratieve lastenverlichting Gemeente Alkmaar beperkt zowel voor ondernemers die inschrijven op opdrachten als voor zichzelf in alle fasen van het tactische inkoopproces (voorbereiding, specificatie, selecteren van aanbieder en aanbieding, contracteren) de administratieve lasten zoveel mogelijk door: • het in alle fasen van het inkoopproces werken met uniforme documenten en werkwijzen; • het zoveel mogelijk inkopen en aanbesteden via een elektronisch systeem voor aanbesteden; • terughoudend en proportioneel omgaan met het stellen van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en daarbij behorende bewijsmiddelen. Ook het stellen van reële eisen aan de opdracht zelf. • het afsluiten van (raam)overeenkomsten met (langere) looptijden en verlengingsopties die aansluiten bij de betreffende branche. • het afsluiten van een raamovereenkomst met één of meer ondernemers bij regelmatig terugkerende opdrachten. Regel 4 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Inkopen (MVOI) Om een bijdrage te leveren aan duurzaamheid en om werkervaring en arbeidsparticipatie van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt te vergroten, past gemeente Alkmaar bij al haar inkopen en aanbestedingen, daar waar mogelijk, MVOI toe. Het gaat hierbij onder meer om: • Milieu (inclusief biodiversiteit); door materialen en grondstoffen in te kopen die minder impact hebben op het milieu.

• Klimaat (CO2-reductie); door ondernemer te vragen structureel CO2 uitstoot te verlagen. • Circulair (inclusief biobased); door ondernemers te vragen circulair handelen toe te passen. • Ketenverantwoordelijkheid; door risicovolle markten te identificeren en hoe eventuele misstanden in de keten gereduceerd kunnen worden. • Diversiteit en Inclusie; we streven naar een divers medewerkersbestand dat een goede afspiegeling is van de maatschappij. • Social Return on Investment (SROI); door bij iedere geschikte opdracht opdrachtnemers te stimuleren of zo nodig te verplichten een sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt een kans te geven. In ruil voor het verkrijgen van de overheidsopdracht dragen opdrachtnemers positief bij aan de inzetbaarheid van mensen om voor hen die op afstand staan, de kansen te vergroten om deel te nemen aan het arbeidsproces. Regel 5 Integriteit In alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces loopt de gemeente Alkmaar integriteitsrisico’s. Alle betrokken, zowel vaste medewerkers als externen, bij dit proces nemen daarom al die maatregelen die nodig zijn om dat risico te beheersen, zoals het toepassen van het ‘vier ogen principe’. I Kaderstellende regels 2025 I&A

4

Ambtenaren, bestuurders en politici houden zich aan de vastgestelde gedragscodes met bijbehorende regelingen: ‘Gedragscode Ambtelijke integriteit’, en ‘Gedragscode Bestuurlijke integriteit bestuurders’. Mocht sprake zijn van een (schijn van) belangenverstrengeling, dan neemt de betreffende ambtenaar, bestuurder, in- of extern adviseur(tijdelijk) afstand van zijn rol en taken in het inkoopproces. Regel 6 Innovatie De gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Regel 7 Quasi-inbesteden Overheidsopdrachten zijn aanbestedingsplichtig tenzij een beroep gedaan kan worden op een uitzonderingsgrond. Een van die uitzonderingsgronden betreft het zogenaamde quasi- inbesteden. Dit betekent dat het is toegestaan om overheidsopdrachten één op één aan een aan, de aanbestedende dienst, gelieerde rechtspersoon te gunnen. Voorwaarde is dan wel dat die gelieerde rechtspersoon een verlengstuk is van de aanbestedende dienst en dat wordt voldaan aan het toezichtscriterium, het meerendeelcriterium en dat geen sprake is van directe participatie van privékapitaal.

Overheidsopdrachten die worden gegund aan dit type bedrijven zoals Alkmaar Sport NV, Stadswerk072 NV, StadswerkSW BV, Stadswerk Groen BV, worden in principe altijd één op één aanbesteed, dus zonder dat een (openbare) aanbestedingsprocedure wordt gehouden. Aangezien gemeente Alkmaar een (politiek) belang heeft bij arbeidsparticipatie en -integratie worden dergelijke overheidsopdrachten bij voorkeur via quasi-inbesteden één op één aan Zaffier gegund. Regel 8

Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteitsverhouding In het bepalen van het gunningscriterium is een goede kwaliteit tegen een goede prijs het uitgangspunt (‘best value for public money’). Gemeente Alkmaar past waar mogelijk ook andere economische kosten dan alleen aanschafwaarde toe, bijvoorbeeld gebruikskosten, onderhoudskosten, energiekosten en verwijderingskosten.

I Kaderstellende regels 2025 I&A

5