Bijlage 1 - Continuïteitsplan griffie in het kader van de weerbaarheid

Continuïteitsplan vergaderingen gemeenteraad Alkmaar

Inhoudsopgave 1.

Inleiding en doel ..............................................................................................................2

2.

Rol van de gemeenteraad .................................................................................................3

3.

Alternatieve vergadermethoden bij calamiteiten ...............................................................5

4.

Locatie voor noodvergaderingen .......................................................................................7

5.

Besluitvorming ................................................................................................................8

6.

Acties voor raadsleden en de griffie ..................................................................................9 6.1 Acties voor gemeenteraadsleden ....................................................................................9 6.2 Acties voor de griffie .......................................................................................................9

7.

Evaluatie na een crisis ................................................................................................... 10

8.

Activatieschema Continuïteitsplan Gemeenteraad ......................................................... 11

Bijlage 1: Instructie griffie en bodes ........................................................................................ 13 Bijlage 2 : Uitwerking digitale vergadering ............................................................................... 14 Bijlage 3: Raadsvergadering bij bedreiging of onveilige situatie ................................................ 16 Bijlage 4: Raadsvergadering bij noodweer of natuurgeweld ...................................................... 18 Bijlage 5: Raadsvergadering bij brand of fysieke schade aan raadzaal of stadhuis ..................... 20 Bijlage 6: Communicatiekanalen bij verstoring van de reguliere kanalen .................................. 22 Bijlage 7: Inhoud noodkast ..................................................................................................... 23

1

1. Inleiding en doel Het gemeentebestuur speelt een cruciale rol bij het waarborgen van veiligheid en stabiliteit in de gemeente. In samenwerking met de veiligheidsregio bereidt de gemeente zich voor op rampen, crises en grote incidenten. De burgemeester is bij een crisis als eerste verantwoordelijk, de gemeenteraad houdt toezicht en stuurt bij — vooral achteraf. Om ook in crisissituaties bestuurlijk te kunnen blijven functioneren, is het belangrijk dat de gemeenteraad voorbereid is op de praktische gevolgen van rampen. Dit continuïteitsplan helpt daarbij. Het maakt duidelijk hoe de raad kan blijven vergaderen, hoe besluiten genomen worden, en wie welke bevoegdheden heeft, ook als digitale systemen of gebouwen niet beschikbaar zijn. Bij een crisis die minder dan 72 uur (3 dagen) duurt, wordt verwacht dat de reguliere communicatiekanalen richting de raad, zoals raadsinformatiebrieven, volstaan. Alleen bij langdurige crisissituaties zullen alternatieve bijeenkomsten worden georganiseerd.

• • •

Het plan is van toepassing bij: Een ramp of crisis die de gemeente direct raakt; Een nationale crisis met lokale impact; Een door de burgemeester afgekondigde noodsituatie.

• • • •

Doelen van het plan: Bestuurlijke continuïteit van de gemeenteraad waarborgen; Snelle besluitvorming mogelijk maken bij rampen; Inwoners beschermen via democratische controle; Duidelijke samenwerking met het college van burgemeester en wethouders en externe partners.

• • • •

Wat regelt het plan? Alternatieve manieren om te vergaderen (fysiek of digitaal); Heldere noodprocedures en bevoegdheden; Communicatielijnen tussen het college en de raad; Vervangende communicatiekanalen en oproepstructuur.

2

2. Rol van de gemeenteraad De rol van de gemeenteraad bij rampen is anders dan die van burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (B&W) of de crisisdiensten. De raad heeft in de kern drie belangrijke taken: kaderstellen, controleren en vertegenwoordigen. Kaderstellende rol De verantwoordelijkheid voor rampenbestrijding en crisisbeheersing is op grond van de wet grotendeels overgedragen aan de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN). Dit is vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, waarin de taken en bevoegdheden van de Veiligheidsregio zijn omschreven.

• • •

Hoewel de operationele uitvoering bij de Veiligheidsregio ligt, heeft de gemeenteraad van Alkmaar een toezichthoudende en beleidsbepalende rol: Zienswijzen op beleidsplannen en begrotingen: De raad kan zienswijzen indienen op beleidsplannen en begrotingen van de Veiligheidsregio; Financiële bijdragen: De raad stelt jaarlijks de gemeentelijke begroting vast, waarin ook de financiële bijdrage aan de Veiligheidsregio is opgenomen; Beleidskaders: De raad stelt kaders vast voor het gemeentelijke veiligheidsbeleid, zoals de Kadernota Veiligheid 2023–2026, waarin strategische doelen en prioriteiten zijn opgenomen. Als het gaat om bevolkingszorg heeft de raad een kaderstellende rol: de raad kan kaders meegeven aan de Alkmaarse organisatie van bevolkingszorg bij langdurige crisis.

• • •

Controlerende rol Tijdens een ramp heeft de burgemeester de leiding en kan deze zelfstandig noodmaatregelen nemen, zoals: Een noodverordening instellen (bijvoorbeeld avondklok, evacuatieplicht); Besluiten nemen zonder directe instemming van de raad. De gemeenteraad heeft de taak om te controleren: Of de burgemeester en het college de juiste maatregelen nemen; Of het crisisbeheer goed verloopt en of er verbeteringen nodig zijn; Of de rechten en belangen van inwoners worden gewaarborgd.

• • • •

Vertegenwoordigende rol De gemeenteraad vertegenwoordigt de inwoners en heeft een belangrijke rol in: Informatie verzamelen over de impact van de ramp op inwoners en bedrijven; Signalen van inwoners doorgeven aan het college van burgemeester en wethouders; kritische vragen over het crisisbeleid of de aanpak; Toezicht op de nazorg en het herstel (bijv. opvang, schadevergoeding, gezondheid).

• •

Prioriteiten bij crisissituaties Informatie ophalen en doorgeven: Bij crisissituaties is het essentieel dat de gemeenteraad niet alleen op de hoogte blijft van de crisis, maar ook signalen uit de samenleving opvangt en doorgeeft. Omdat de kans bestaat dat reguliere communicatiekanalen (telefoon, internet, e-mail) niet meer werken, moet de raad alternatieve methoden gebruiken om contact te houden met inwoners. 3

Controle op crisisbeheer: • • •

Werkt de noodverordening en het noodplan? Zijn de crisismaatregelen effectief en eerlijk verdeeld? Worden kwetsbare groepen (ouderen, zieken, kinderen) goed geholpen? Verbinding met inwoners onderhouden:

• Vertrouwen behouden door eerlijk en helder te communiceren; • Paniek en desinformatie tegengaan; • Duidelijk maken waar inwoners hulp kunnen krijgen.

4

3. Alternatieve vergadermethoden bij calamiteiten Onderstaand volgt een overzicht van mogelijke calamiteiten die het vergaderen door de gemeenteraad kunnen bemoeilijken of onmogelijk maken met daarbij passende alternatieven om vergaderen en besluitvorming toch mogelijk te maken: A. Epidemie of pandemie (bijv. COVID-19) Problemen: • Fysieke bijeenkomsten zijn verboden of onverantwoord; • Raadsleden of medewerkers zijn ziek of in quarantaine. Alternatieven: • Digitaal vergaderen via Teams/Zoom/Notubiz (tijdelijke wetgeving); • Alternatieve raadzaal met voldoende ruimte om afstand tussen personen te garanderen. In bijlage 2 is een praktische uitwerking voor een digitale vergadering opgenomen. B. Beveiligingsdreiging/ bedreiging raadsleden of collegeleden Problemen: • Dreiging van agressie of geweld; • Raadsvergadering niet veilig uitvoerbaar in openbaarheid. Alternatieven: • Besloten vergadering mét beveiliging in de raadzaal; • Besloten vergaderingen op geheime locatie; • Digitale vergadering met extra beveiligde videoconferentie; • Verspreide fysieke vergaderingen met videoverbinding (hybride vergaderingen) waarbij raadsleden over meerdere geheime locaties worden verspreid. In bijlage 3 is een praktische uitwerking opgenomen. C. Natuurgeweld (storm/overstroming/aardbeving) Problemen: • raadzaal en / of stadhuis is onbruikbaar; • raadsleden kunnen niet veilig reizen.

Alternatieven: • Uitwijken naar noodlocatie; • Uitwijken naar buurgemeente of provinciehuis; • Digitale of hybride vergadering; • Tijdelijk besluitvormingsmandaat college met achteraf controle. In bijlage 4 is een praktische uitwerking opgenomen D. Brand of fysieke schade aan raadzaal en/of stadhuis Problemen: • Raadzaal en apparatuur buiten gebruik; • Toegang tot digitale systemen verloren. Alternatieven: • Vergadering op alternatieve locatie (zie hoofdstuk 4); • Herinrichting van andere gemeentelijke ruimte. In bijlage 5 is een praktische uitwerking opgenomen. 5

E. Technisch falen (IT-storing of netwerkuitval) Als er een langdurige technische of IT-storing is waardoor er bijvoorbeeld niet gebeld, gemaild of digitaal gewerkt kan worden (dus ook het raadsinformatiesysteem functioneert niet), dan is een analoge, fysieke oplossing noodzakelijk. Problemen: • Geen toegang tot raadsinformatiesysteem, telefoon, e-mail; • Geen verbinding voor digitaal vergaderen. Alternatieven: • Fysieke/papieren oproep en agendastukken. • Extra bijeenkomst op alternatieve locatie, zodra mogelijk; • Besluit uitstellen als dat (juridisch of economisch) mogelijk is. In bijlage 6 is een praktische uitwerking opgenomen. F. Cyberaanval / gijzeling ICT-systemen (ransomware) Problemen: • Geen toegang tot raadsinformatiesysteem of vergaderplatform; • Kans op datalekken of misbruik van vertrouwelijke stukken. Alternatieven: • Gebruik van externe vergaderplatforms buiten het gemeentelijke netwerk; • Fysieke verspreiding van papieren raadsstukken; • Gebruik van privételefoons of alternatief beschikbare communicatielijnen. In bijlage 6 is een praktische uitwerking opgenomen. G. Meervoudige crisis (combinatie van rampen) Problemen: • Stroomuitval én extreme weersomstandigheden maken fysieke bijeenkomsten onmogelijk; • Pandemie én cyberaanval beperken zowel fysieke als digitale vergaderopties.

Alternatieven: • Crisisraad met fractievoorzitters voor spoedoverleg; • Gebruik van noodcommunicatiemiddelen zoals radio, socials, signal, SMS, fysieke oproeping (post, bode, koeriers, griffie); • Opschorting van besluitvorming met verklaring, tenzij spoed vereist is; • Schriftelijke of telefonische stemverklaringen als noodoplossing.

6

4.

Locatie voor noodvergaderingen

Als digitale vergaderingen onmogelijk en/of onwenselijk zijn, komt de gemeenteraad fysiek bijeen op een vooraf vastgestelde (nood)locatie indien het stadhuis niet veilig en/of toegankelijk is. Met het oog op het bepalen van een definitieve locatie worden de volgende locaties momenteel overwogen: •

Brandweerkazerne Alkmaar centrum;

•

Geheime locatie in geval van dreiging van gemeenteraad of raadsleden;

•

Evt. een goed bereikbare secundaire locatie zoals een sporthal of buurthuis met noodstroom.

Indien de reguliere communicatiemiddelen als gevolg van een crisis langdurig niet meer beschikbaar zijn (bijvoorbeeld door stroomuitval), worden de onderstaande alternatieve fysieke communicatiepunten momenteel overwogen: •

Stadhuis: Langestraat 97 Alkmaar;

•

Stadskantoor: Mallegatsplein 10 Alkmaar;

•

Brandweerkazerne Alkmaar Centrum: Helderseweg 8, 1815 AB Alkmaar;

•

Brandweerkazerne De Rijp: Driemaster 2, 1483 WC De Rijp;

•

Brandweerkazerne Koedijk: Zonneweid 2, 1831 BX Koedijk.

7

5. Besluitvorming • • • •

• •

De gemeenteraad komt indien mogelijk en voor zover noodzakelijk bijeen (fysiek of digitaal); Spoedvergaderingen worden belegd door de burgemeester in zijn hoedanigheid als voorzitter van de gemeenteraad; Besluitvorming kan versneld plaatsvinden als reguliere procedures niet houdbaar zijn; Tijdelijke delegatie van bevoegdheden kan worden vastgesteld (bijv. meer bevoegdheden bij de burgemeester (als bestuursorgaan).

Bij crisissituaties wordt, indien noodzakelijk, een alternatieve fysieke locatie met noodvoorzieningen gebruikt voor vergaderingen; Indien de situatie spoed vereist, kan de burgemeester op basis van noodbevoegdheden besluiten nemen, met later verantwoording aan de raad.

8

6.

Acties voor raadsleden en de griffie

Onderstaand zijn de preventieve en reactieve acties voor de gemeenteraad en griffie uitgewerkt. 6.1 Acties voor gemeenteraadsleden Preventief • • • •

Neem periodiek met de fractie deze noodprocedure door zodat iedereen weet wat te doen en waar te verzamelen; Zorg voor een opgeladen powerbank en reservebatterijen voor essentiële apparaten; Zorg voor een radio met batterijen om crisisupdates te kunnen ontvangen; Bewaar papieren kopieën van belangrijke documenten en contactlijsten.

Reactief •

Meld u tijdig bij de aangewezen locatie.

6.2 Acties voor de griffie Preventief • • • • • • • •

Wijs de raad periodiek op de noodprocedure zodat iedereen weet wat te doen en waar te verzamelen; Houd fysieke kopieën bij van raadsagenda’s, contactlijsten en noodprocedure. Telefoongegevens raadsvoorzitter (burgemeester en plaatsvervangend raadsvoorzitter(s), medewerkers griffie en bode zijn zowel op zakelijke als privételefoons opgeslagen; Woonadressen (burgemeester en plaatsvervangend raadsvoorzitter(s), medewerkers griffie en bode liggen op papier in de noodkast; Organiseer een alternatief communicatiesysteem om contact te houden met raadsleden en het college; Bereid een fysieke vergaderlocatie met noodvoorzieningen voor, inclusief verlichting en schrijfmateriaal; Zorg dat notulisten zijn voorbereid op handmatige verslaglegging en latere digitale verwerking; Bevoorraden noodkast(en) → stadhuis en stadskantoor.

Reactief • • •

Coördineer de aanwezigheid en logistiek van raadsleden bij fysieke bijeenkomsten; Bewaak en documenteer besluitvorming tijdens de crisis voor latere formele vastlegging; Plan en faciliteer een evaluatiemoment na afloop van de stroomuitval, inclusief verslaglegging en archivering.

Praktisch •

Het voorbereiden van een ‘noodkast’, opgeslagen op een vaste plek in het stadhuis en stadskantoor waarvan 1x per jaar de inhoud wordt gecontroleerd. De noodkast bevat de spullen als genoemd in bijlage 7.

9

7. Evaluatie na een crisis Na afloop van de crisis onderneemt de gemeenteraad de volgende acties: • • • • •

Een openbare evaluatie organiseren om te bespreken wat goed en fout ging; In gesprek gaan met inwoners en hulpdiensten om verbeterpunten te verzamelen; Samen met externe partners (zoals netbeheerders en veiligheidsregio) de samenwerking evalueren; Beleid waar nodig aanpassen ; Mogelijke beleidswijzigingen terugkoppelen aan de raad en de samenleving.

10

8. Activatieschema Continuïteitsplan Gemeenteraad Onderstaand schema beschrijft de stappen en verantwoordelijkheden voor het activeren van het continuïteitsplan voor de gemeenteraad in geval van een ramp of crisis waarbij normale vergaderprocedures niet meer mogelijk zijn. Onderdeel Signaal

Beschrijving / Actie Signaal of melding van crisis (bijv. brand, dreiging, IT-storing, ramp) Besluit tot activering continuïteitsplan Informeren van de raadsleden via beschikbaar communicatiemiddel (bijv. SMS, koerier) Toepassen van passend vergadertype (digitaal, hybride, fysiek op noodlocatie)

Verantwoordelijke(n) Burgemeester / Crisiscoördinator / Veiligheidsregio (plv) raadsvoorzitter i.o.m. griffier Griffier

Inrichten vergaderlocatie

Inrichten vergaderlocatie of digitale omgeving

Griffier + Techniek + Facilitair

Beveiliging

Indien nodig: beveiliging aanvragen voor openbare vergaderingen op ongebruikelijke locaties.

Burgemeester/(plv) raadsvoorzitter + griffier

Vergaderstukken

Verzenden vergaderstukken (digitaal of op papier)

Griffier + Bodes

Vergadering

Start spoedvergadering / crisisraad Documentatie & archivering van besluiten

Burgemeester/(plv) raadsvoorzitter Griffie + Notulist

Evaluatie en herstel van normale processen

Griffie + presidium + college

Activatie Informatie

Vergadertype

Documentatie en archivering Evaluatie

Griffier + Techniek + Facilitair

Actieplan Onderdeel Toegang tot stadhuis

Activatie noodprocedure

Beschrijving / Actie Indien en voor zover noodzakelijk: bode opent deuren stadhuis. Indien bode niet kan worden bereikt kan piketnummer worden gebeld Griffier raadsleden op de hoogte van noodsituatie en activeert het griffienoodprotocol.

Verantwoordelijke(n) Facilitair

Griffier

11

Communicatie met raadsleden Vergaderlocatie organiseren

Fysiek stemmen & verslaglegging Agendastukken beschikbaar maken

Overstappen op telefoon/SMS/WhatsApp bij uitval email/internet. Verzendlijsten van raadsleden op papier beschikbaar. De raadzaal in het stadhuis blijft de vergaderzaal. Indien dat niet mogelijk is: alternatieve vergaderplek in gereedheid brengen Hoofdelijk stemmen of met (stembriefjes), verslaglegging met pen. Later digitaal verwerken zodra systemen weer werken. Printversies van agenda’s, stukken en notulen klaarleggen in raadsmap per fractie en klaarleggen op fractiekamer

Griffier

Griffie + Facilitair

Griffier + Notulist

Griffie

Agenda huis-aan-huis bezorgen Beveiliging & orde Contact met pers en publiek Archivering en later herstel Evaluatie & terugkoppeling

Griffie en/of koeriers en/of bodes Indien nodig: beveiliging aanvragen voor Burgemeester + Griffier openbare vergaderingen op ongebruikelijke locaties. Communicatie over doorgang/locatie Communicatieteam + via radio, fysiek publicatiebord bij Griffier stadhuis en stadskantoor, en in samenwerking met communicatie. Handmatig vastleggen besluiten, later Archiefbeheer + Griffie digitaliseren en archiveren Na afloop crisis: overleg met presidium, Griffier en presidium evaluatie en bijstellen van het protocol.

12

Bijlage 1: Instructie griffie en bodes 1. In de gevallen waarin het continuitsplan in werking treedt bestaat het “crisisteam” van de griffie uit de griffier en de plaatsvervangend griffier; 2. Het crisisteam overlegt met de burgemeester/(plv.)raadsvoorzitter(s); 3. Medewerkers van de griffie en bodes wachten instructies van griffier en/of plaatsvervangend griffier af.

13

Bijlage 2 : Uitwerking digitale vergadering Doel: Zorgen voor een ordentelijk, veilig en rechtsgeldig verloop van een raadsvergadering via een digitaal platform (zoals MS Teams, Zoom of Webex). 1. Voorbereiding - Kies een betrouwbaar vergaderplatform (MS Teams, Zoom, Webex); - Zorg voor: vergaderlink met wachtwoord, reserve-host, instructie voor stemmen; - Verstuur uitnodiging met link, agenda en instructies; - Geef aan of de vergadering openbaar is (livestream/opname). 2. Testmoment (indien mogelijk 1 dag vooraf of op dag zelf) - Houd een testsessie met raadsleden; - Check beeld, geluid, inloggen, stemprocedures; - Zorg dat ICT-ondersteuning aanwezig is. 3. Start van de vergadering (15–30 min vooraf) - Open vergadering vroeg en laat deelnemers binnen; - Check techniek, leg stemprocedure uit. 4. Tijdens de vergadering Voorzitter: leidt vergadering, houdt orde; Griffier: noteert aanwezigheid en stemmen; Stemmen: via oproeping, chat, handopsteking of stemtool; Bij storing: ICT helpt, schorsen indien nodig. 5. Na afloop - Verwerk en publiceer besluiten; - Archiveer opname; - Evaluatie met betrokkenen over verloop.

14

Juridisch kader (checklist) - Is digitaal vergaderen wettelijk toegestaan? - Is digitaal vergaderen toegestaan in het Reglement van Orde? - Zijn stemmingen rechtsgeldig volgens de Gemeentewet? - Is er een voorziening voor openbaarheid? - Wordt de vergadering goed genotuleerd en opgeslagen?

Samenvatting voor raadsleden U vergadert digitaal op [datum] om [tijd] via [link]. Zorg voor goede wifi, werkende camera en microfoon, oordopjes. Inloggen vanaf 30 minuten voor aanvang. Vragen? Neem contact op met de griffie of ICT

15

Bijlage 3: Raadsvergadering bij bedreiging of onveilige situatie Doel: Zorgen voor een veilige, ordentelijke en rechtsgeldige raadsvergadering in geval van bedreiging, intimidatie of verhoogd veiligheidsrisico voor raadsleden of de raad als geheel. Scenario's - Fysieke bedreiging of intimidatie richting raadsleden; - Dreiging van geweld (bijv. demonstraties, terrorisme); - Veiligheidsdreiging op of rond het gemeentehuis; - Specifieke aanwijzing van risico via politie of AIVD. 1. Beveiligde voorbereiding - Dreiging wordt beoordeeld door burgemeester en politie/veiligheidsregio; - Overleg met burgemeester, politie, griffie en ICT over alternatieve vergaderwijze; - Geheimhouding over locatie of vergadermethode. 2A. Fysieke vergadering op geheime locatie - Locatie wordt kort voor aanvang bekendgemaakt aan raadsleden; - Vervoer indien nodig centraal geregeld (bijv. busjes op verzamelpunt); - Locatie wordt beveiligd door politie of particuliere beveiliging; - Geen publiek of pers aanwezig; verslaglegging vindt achteraf plaats. 2B. Digitale beveiligde vergadering - Gebruik versleuteld videoplatform (bijv. extra beveiligde MS Teams, Webex); - Unieke inlogcodes, 2FA, en geen opname tenzij noodzakelijk; - Geen publieke toegang tenzij technisch mogelijk met toezicht; - Instructies aan raadsleden over veilige thuislocatie (bijv.

niet in het zicht, geen anderen aanwezig); - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. 3. Tijdens de vergadering Voorzitter: leidt vergadering, houdt orde; Griffier: noteert aanwezigheid en stemmen; Stemmen: via veilige methode (mondeling, handopsteken, digitale tool); Bij storing: ICT helpt, schorsen indien nodig; Raadsleden: houden communicatie vertrouwelijk en volgen beveiligingsinstructies. 4. Na afloop - Besluiten worden officieel vastgelegd en gepubliceerd zodra veilig; 16

- Evaluatie met betrokkenen over verloop en veiligheid; - Politie of beveiliging blijft mogelijk ingeschakeld bij vervolg. Checklist - Is locatie of platform voldoende beveiligd? - Is er contact met politie of veiligheidsregio geweest? - Is communicatie naar raadsleden discreet en veilig verlopen? - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. Samenvatting voor raadsleden U wordt in verband met verhoogde dreiging uitgenodigd voor een besloten vergadering. De vergaderlocatie of -link wordt via beveiligd kanaal gedeeld. Houd uw agenda beschikbaar, volg instructies op, en houd de communicatie vertrouwelijk. Voor vragen: neem contact op met de griffie

17

Bijlage 4: Raadsvergadering bij noodweer of natuurgeweld Doel: Het waarborgen van de continuïteit en veiligheid van de gemeenteraad bij natuurgeweld (zoals overstromingen, storm, extreem winterweer of aardbevingen), zodat besluitvorming doorgang kan vinden. Scenario's - Overstroming of dreiging daarvan (bijv. dijkdoorbraak); - Zware storm of windhoos met schade aan infrastructuur; - Aardbeving of instortingsgevaar; - Sneeuwstorm of extreem gladde wegen. 1. Beoordeling en besluit tot alternatieve vergadering - Burgemeester overlegt met veiligheidsregio en politie; - (plv.)raadsvoorzitter(s) en griffier stellen vast of fysiek vergaderen mogelijk is; - Indien onveilig: overschakelen op digitaal of alternatieve fysieke locatie. 2A. Fysieke vergadering op alternatieve locatie - Kies een veilige en bereikbare locatie; - Zorg voor basisvoorzieningen: stroom, internet, noodverlichting; - Faciliteiten: meubilair, microfoons, livestream (indien mogelijk), voorzittershamer, naambordjes; - Overweeg inzet van hulpdiensten voor vervoer van raadsleden. 2B. Digitale vergadering bij onbegaanbare wegen of gevaar - Platform: beveiligde Teams/Zoom/Webex met eenvoudige toegang; - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. 3.

Tijdens de vergadering (plv.) raadsvoorzitter(s): leidt vergadering, houdt orde; Griffier: noteert aanwezigheid en stemmen; Stemmen: via veilige methode (mondeling, handopsteken, digitale tool); Bij storing: ICT helpt, schorsen indien nodig; Noodbesluiten: kunnen (tijdelijk) worden genomen op basis van Gemeentewet art. 176. 5. Evaluatie en vervolg - Verwerk en publiceer besluiten; - Evaluatie met betrokkenen over verloop.

18

Checklist - Is fysieke toegang tot raadslocatie veilig? - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. Samenvatting voor raadsleden Door natuurgeweld (zoals overstroming of storm) is een alternatieve raadsvergadering georganiseerd. U ontvangt via SMS of beveiligde e-mail instructies over tijdstip, locatie of digitale toegang. Zorg voor opgeladen apparaten en volg instructies van de griffie op.

19

Bijlage 5: Raadsvergadering bij brand of fysieke schade aan raadzaal of stadhuis Doel: Waarborgen van de continuïteit van het democratisch proces bij brand, instorting of andere fysieke schade aan het stadhuis of de raadzaal, zodat de gemeenteraad onder veilige omstandigheden toch kan vergaderen. Scenario's - Brand in of rondom het stadhuis; - Instortingsgevaar of daadwerkelijke schade door bijvoorbeeld explosie, gaslek, of ouderdom; - Ontruiming van het gebouw door technische of veiligheidsoverwegingen; 1. Directe respons en beoordeling - Brandweer, politie en burgemeester coördineren directe veiligheid; - Gebouwbeheer en facilitaire dienst evalueren schade en toegankelijkheid; - Burgemeester/(plv.)raadsvoorzitter(s) beslist in overleg met griffie en Veiligheidsregio over doorgang of alternatief. 2A. Fysieke vergadering op vervangende locatie - Noodlocatie; - Zorg voor basisvoorzieningen: stroom, internet, noodverlichting; - Faciliteiten: meubilair, microfoons, livestream (indien mogelijk), voorzittershamer, naambordjes. 2B. Digitale vergadering - Gebruik veilig en vertrouwd platform zoals MS Teams, Zoom of Webex; - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. 3. Tijdens de vergadering Voorzitter: leidt vergadering, houdt orde; Griffier: noteert aanwezigheid en stemmen; Stemmen: via oproeping, chat, handopsteking of stemtool; Bij storing: ICT helpt, schorsen indien nodig.

5. Na afloop - Verwerk en publiceer besluiten; - Evaluatie met betrokkenen over verloop ; - Reparatie- of verhuisplanning van de raadzaal in gang zetten; - Mogelijk besluit over tijdelijk onderkomen van gemeenteraad. Checklist

20

- Is er een geschikte alternatieve locatie beschikbaar? - Zie: Bijlage 2 uitwerking digitale vergadering. Samenvatting voor raadsleden Door fysieke schade aan het stadhuis is de raadsvergadering verplaatst naar een alternatieve locatie of vindt digitaal plaats. U ontvangt zo snel mogelijk informatie over het tijdstip, locatie of digitale toegang. Volg instructies van de griffie op en zorg voor veilige verbinding of vervoer.

21

Bijlage 6: Communicatiekanalen bij verstoring van de reguliere kanalen Indien de reguliere communicatiemiddelen als gevolg van een crisis langdurig niet meer beschikbaar zijn (bijvoorbeeld door stroomuitval), zijn onderstaande alternatieve communicatiemiddelen met de gemeenteraad uitgewerkt. Middel: Fysieke bijeenkomsten

Informatie delen / vergaderen via centrale ontmoetingspunt in het stadhuis

Papieren informatiebulletins

Informatie verspreiden via fysieke ophaalpunten in: -

Stadhuis: Langestraat 97 Alkmaar; Stadskantoor: Mallegatsplein 10 Alkmaar; Brandweerkazerne Alkmaar Centrum: Helderseweg 8, 1815 AB Alkmaar; Brandweerkazerne De Rijp: Driemaster 2, 1483 WC De Rijp; Brandweerkazerne Koedijk: Zonneweid 2, 1831 BX Koedijk.

Informatie delen via regionale rampenzenders

Radio

Dit schema beschrijft hoe en door wie een raadsvergadering in crisistijd wordt aangekondigd, zodat raadsleden tijdig en veilig geïnformeerd zijn over het tijdstip, de locatie of wijze van vergaderen: Stap 1 2

3 4

5

Wat wordt gecommuniceerd? Besluit tot vergadering onder crisissituatie Oproep aan raadsleden: datum, tijd, wijze (digitaal/fysiek)

Hoe wordt het gecommuniceerd? Interne afstemming

Via veilige middelen: SMS, Signal, socials post of bode/koerier/griffie (huis-aan-huis) Bevestiging locatie of Digitaal (indien digitale link + mogelijk), anders instructies fysiek document Instructie aan Publicatie via communicatieafdeling gemeentewebsite, over openbare radio, of fysieke melding (indien veilig) borden Vervolgbericht bij Via hetzelfde kanaal wijziging of annulering als eerste bericht

Wie is verantwoordelijk? Burgemeester /(plv.)raadsvoorzitter(s)+ Griffier Griffier

Griffier + ICT Griffier + Communicatieteam Griffier

22

Bijlage 7: Inhoud noodkast Essentiële noodmiddelen • • • • • • • •

Zaklampen (liefst op batterijen én opwindbaar); Batterijen (AA, AAA, D en 9V); Powerbanks (voor noodgevallen als netwerk terugkeert); Noodaggregaten (diesel of benzine) + brandstofvoorraad; Kaarsen + aanstekers/lucifers; Campinglampen (op gas of batterij); Reserve-GSM met beltegoed; Draagbare geluidsrecorder (voor notulen). Communicatie

• • • •

• • • •

Draagbare radio's op batterijen of opwindbaar (voor nooduitzendingen); Portofoons (voor communicatie binnen team); Papieren kaarten van de stad (wegen + adressen); Lijsten met adressen en telefoonnummers van raadsleden, burgemeester/(plv)raadsvoorzitter(s), hulpdiensten en contactpersonen — geprint of handgeschreven; Papieren voorbedrukte raadsagenda's; Papieren gemeentewet & reglement van orde; Plattegronden gemeente Alkmaar; Carbonpapier (voor kopiëren zonder printer). Documentatie & Informatie

• • • • •

Blanco notitieblokken, schrijfblokken; Pennen, stiften, potloden; Whiteboard + stiften; Flip-over papier; Noodformulieren (voor evacuatie, melding, rapportage).

23