Art 42 - PvdD - 8 oktober Alkmaar Ontzet Maaltijd - Beantwoording - Bijlage 2 Convenant van Alkmaar de Victorie

CONVENANT VAN ALKMAAR DE VICTORIE Convenant voor de samenwerking tussen het bestuur van de 8 October Vereeniging "Alkmaar Ontzet" en de gemeente Alkmaar voor de jaarlijkse viering en herdenking van het Alkmaars Ontzet

Preambule In 1573 vinden in en rond Alkmaar historische gebeurtenissen plaats die uiteindelijk mede beslissend blijken te zijn voor de uitkomst van de Tachtigjarige Oorlog. Alkmaar wordt door de Spanjaarden belegerd in 1573 welke belegering wordt gebroken door de standvastigheid van de Alkmaarse bevolking. Mede doordat de dijken van West-Friesland worden doorgestoken blazen de Spanjaarden de aftocht rond 8 October 1573. Alkmaar en de Alkmaarders zijn vrij en vanaf die datum vieren en herdenken de Alkmaarders het ontzet van Alkmaar.

Reeds gedurende meer dan 100 jaren worden de viering en herdenking georganiseerd door de 8 October Vereeniging "Alkmaar Ontzet", hierna te noemen de Vereeniging, daarbij ondersteund door de gemeente. De organisatie van deze herdenking en viering is slechts mogelijk op basis van particulier en vrijwillig initiatief. Dat vergt intensieve samenwerking. De viering en herdenking zijn opgenomen op de Inventarislijst van het Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed Nederland. Daarmee is Alkmaar Ontzet een cultuuruiting die door erfgoedgemeenschappen wordt beleefd als erfgoed. Alkmaar Ontzet geeft een gevoel van identiteit en continuïteit aan de Alkmaarse samenleving. De toelating tot de inventarislijst brengt mee dat het zijn van immaterieel erfgoed steeds en voortdurend wordt vormgegeven in samenhang met maatschappelijke veranderingen en in interactie met de Alkmaarse samenleving en omgeving, zodat de viering en herdenking van generatie op generatie worden doorgegeven.

Het herdenken en vieren is belangrijk voor het in stand houden van de gedachtenis aan deze belangrijke Alkmaarse gebeurtenissen. De activiteiten verbinden de Alkmaarders, die zich daarmee weer verbonden voelen met Alkmaar. Diverse media schenken aandacht aan de festiviteiten, wat van grote waarde is voor het positioneren van Alkmaar.

De Vereeniging is samen met haar leden en de gemeente Alkmaar de belangrijkste drager van het verhaal rondom het Ontzet van Alkmaar. Het verhaal van de herdenking en viering van het Ontzet van Alkmaar in 1573 betreft het verwoorden, het uitdragen en het verankeren van deze historische gebeurtenissen naar alle inwoners van Alkmaar dat de stad in 1573 zich bevrijdde van de Spanjaarden. Dit gebeurt op een wijze die diverse doelgroepen en leeftijden aanspreekt en waarbij geheel Alkmaar wordt betrokken.

De Vereeniging en gemeente Alkmaar hechten er belang aan hun bijzondere verhouding en samenwerking in dit convenant te beschrijven en vast te leggen. Op deze manier is voor alle betrokkenen transparant wie voor welke activiteit verantwoordelijk is en hoe zich dat financieel verhoudt. Dit convenant is daarmee bindend voor elkaar en ter informatie voor derden met wie zij samenwerken. Het doel is dat de Vereeniging het gedachtegoed en historische verhaal van de gebeurtenissen rondom het Alkmaar Ontzet in 1573 behoudt voor Alkmaar. De Vereeniging draagt de herdenking en viering van dit historische moment dat plaatsvindt in Alkmaar.

1

Duur In dit convenant zijn de afspraken vastgelegd over de wijze waarop de viering van Alkmaar Ontzet wordt voorbereid en georganiseerd voor de periode 2022 tot en met 2025. Het uitgangspunt daarbij is de ‘standaardviering’. In het najaar van 2024 treden de Vereeniging en gemeente in onderling overleg over de verlenging van dit convenant.

Programma De 8 October Vereeniging en gemeente Alkmaar nemen als uitgangspunt voor hun samenwerking de programmaonderdelen van viering en herdenking die zij samen realiseren en die in de afgelopen decennia met elkaar zijn uitgegroeid tot wat "de standaardviering" is gaan heten. Deze standaardviering* bestaat uit het volgende programma. *uitgangspunt standaardviering is programma 2018/2019

In een reguliere ‘standaardviering’ bestaat het programma uit de volgende onderdelen

Activiteit Locatie Datum Verantwoordelijkheid Polsstokverspringen Nieuwlandersingel 1/10 Vereeniging Kunstroute Route centrum 1-18/10 Vereeniging Historische Kermis Noorderkade 4-8/10 Vereeniging Mini-koraal Podium Victorie 4/10 Vereeniging Vlettenrace Noorderkade 5/10 Vereeniging Scholen Ontzetbox Basisscholen 4-6/10 Vereeniging Kranslegging Victoriepark 7/10 Vereeniging Lampionnenoptocht route centrum 7/10 Vereeniging Alkmaar Ontzet receptie Grote Kerk 7/10 Gemeente Vlaggenparade Kerkplein 8/10 Gemeente (vlaggenprotocol) Uitdelen Victorientjes Verzorgingstehuizen 8/10 Vereeniging Brandweerdemonstraties Kanaalkade 8/10 Vereeniging Kaasdragerswedstrijden Waagplein 8/10 Vereeniging Reddings-/sleep- Kanaalkade 8/10 Vereeniging boten/duikvaartuig Jeugdoptocht route centrum 8/10 Vereeniging Ontzetwandeling route centrum 8/10 Vereeniging Herdenking AO Grote Kerk 8/10 Vereeniging en gemeente Lunch gasten Stadhuis 8/10 Gemeente en Vereeniging Peuter-/kleuterfestival Achter de Vest 8/10 Vereeniging Kinderfestijn Kerkplein 8/10 Vereeniging Skatepark Kanaalkade 8/10 Vereeniging Concert Soli Deo Gloria Bagijnenstraat 8/10 Vereeniging Oudhollands Ringsteken Kennemerpark 8/10 Vereeniging Grote Middagoptocht Route centrum 8/10 Vereeniging

2

Zuurkoolmaaltijd Canadaplein 8/10 Vereeniging Victorie in Concert Canadaplein 8/10 Vereeniging

Samenwerking Vereeniging en gemeente hebben een traditie ontwikkeld in hun samenwerking om het herdenken en vieren van het Alkmaar Ontzet levend te houden, die zij met dit convenant wensen te bevestigen. De rolverdeling die daarbij is ontstaan in de jaren tot en met 2019 is daarbij leidend. Binnen de “standaardviering” van de jaarlijks terugkerende activiteiten zijn zowel gemeente Alkmaar als de Vereeniging organisator van onderdelen, zoals uitgesplitst onder het hoofdstuk ‘programma’. De Vereeniging heeft de artistieke leiding en de vrijheid om met voorstellen tot wijziging in het programma te komen. Vereeniging is zichtbaar door het actief organiseren van activiteiten door heel Alkmaar en de gemeente heeft een op de achtergrond ondersteunende en faciliterende rol naar de Vereeniging.

Deze activiteiten en de organisatie daarvan vinden in nauwe afstemming en goed overleg plaats en valt te ordenen in drie categorieën. Uitgangspunt hiervoor is de situatie in 2019.

1. Eigen activiteiten gemeente Alkmaar Gemeente Alkmaar heeft in het verleden besloten de traditionele gemeentelijke Nieuwjaarsreceptie in januari te koppelen aan de datum waarop de herdenking en viering van het Alkmaar Ontzet plaatsvindt. Deze traditionele receptie is op uitnodiging van het college van B&W, is openbaar en vindt jaarlijks plaats op de avond vóór de 8 oktober festiviteiten en daarmee doorgaans op 7 oktober. 2. Gemeente organiseert tijdens de festiviteiten op 8 oktober een lunch voor genodigden.

2. Faciliteren activiteiten Vereeniging door gemeente Alkmaar Gemeente faciliteert om-niet de standaard programmaonderdelen van de herdenking en viering van de Vereeniging. Hiervoor is in de bijlage een lijst opgenomen die de Vereeniging aan de gemeente heeft overlegd. De bijlage geeft indicatief aan wat de Vereeniging nodig heeft voor de viering. 1. Gemeente verzorgt de aanbesteding van de nostalgische kermis, die binnen de vergunning van de Vereeniging wordt georganiseerd.

2. De inzet van Stadswerk072 bij het vooraf gereed maken van de locaties en routes in de buitenruimte en achteraf schoonvegen van c.q. ophalen van vuilnis in de openbare ruimte voor de standaard vieringsactiviteiten. Dit is inclusief het plaatsen en ophalen van vooraankondigings- verkeersborden/dranghekken/podia/stoelen/tribune/afvalbakken/vlaggenmasten, eventueel snoeien van groen, verwijderen en terugplaatsen straatmeubilair/bloembakken.

2. Gemeente verzorgt de boxen met kazen, kinderberries en kaasdragershoeden ten behoeve van de kaasdraagwedstrijden. 3. De inzet van Alkmaar Marketing t.b.v. het jaarlijks memoreren van het Alkmaar Ontzet als waardevolle gebeurtenis in de geschiedenis van Alkmaar.

4. Langlopende, bestaande afspraak is dat Gemeente tegen een symbolisch huurbedrag de grond van de loods aan de Laanenderweg, die gebruikt wordt voor het bouwen van de wagens voor de optocht, beschikbaar stelt.

3

5. Gemeente heeft het Alkmaar Ontzet in haar vlaggenprotocol opgenomen en hijst conform dit protocol de vlaggen. 6. Naast de reguliere inzet van gemeentelijke medewerkers voor activiteiten, faciliteert gemeente met het op diverse momenten tijdens de standaardviering beschikbaar stellen van het Stadhuis incl. bodes tijdens de diverse data, de extra inzet van o.a. een gemeentelijke Evenementcoördinator op de diverse data en gedurende de hele periode van de vieringen de intensieve afvaardiging en inzet van het college van B&W. De gemeente zegt voor bovenstaande activiteiten toe aan de Vereeniging niet op andere wijze bedragen te declareren en/of facturen te sturen aan de Vereeniging.

3. Activiteiten 8 October Vereeniging Het overgrote deel van de standaardviering zoals genoemd in paragraaf 2.1 valt onder de verantwoordelijkheid van de 8 October Vereeniging. De Vereeniging organiseert zelfstandig de festiviteiten, bepaalt het programma (binnen de grenzen van de samenwerking die dit convenant beschrijft) en draagt het exploitatierisico. De gemeente verschaft om-niet de genoemde faciliteiten en medewerking om de standaardviering mogelijk te maken.

Gezamenlijke activiteiten Een belangrijk onderdeel van de viering is de receptie in de Grote Kerk aan de vooravond van de viering. De gemeente Alkmaar heeft in het verleden besloten de traditionele gemeentelijke Nieuwjaarsreceptie in januari te koppelen aan de datum waarop de herdenking en viering van het Alkmaar Ontzet plaatsvindt. Deze traditionele receptie is op uitnodiging van het college van B&W, is openbaar en vindt jaarlijks plaats op de avond vóór de 8 oktober festiviteiten en daarmee doorgaans op 7 oktober. Dit wordt in het geheel door de gemeente Alkmaar georganiseerd.

Gemeente organiseert samen met de Vereeniging de herdenking op 8 oktober in de Grote Kerk en met dezelfde afstemming ook de receptie/lunch op het Stadhuis op 8 oktober na afloop van de Herdenking. In overleg inviteren de Vereeniging en de gemeente Alkmaar de genodigden. Deze uitnodiging wordt gezamenlijk opgemaakt en verstuurd aan de eigen genodigden. De gemeente draagt de kosten van de Grote Kerk en de lunch/receptie op het Stadhuis.

Orde en veiligheid De Vereeniging is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van haar evenementen en dus voor alles wat moet gebeuren in aanloop, tijdens en na afloop van de evenementen. Er wordt een zorgvuldige voorbereiding verwacht van de Vereeniging. Hieronder wordt verstaan een tijdige en volledige aanvraag en een inventarisatie van de risico’s. Als vergunninghouder is de Vereeniging verantwoordelijk voor de veiligheid van het publiek, het personeel en de vrijwilligers en het nakomen van de aan de vergunning verbonden voorschriften. Ook het tijdig informeren van de omgeving is een verantwoordelijkheid van de Vereeniging. De kosten voor de inzet op het gebied van openbare orde en veiligheid van politie, brandweer en gemeente, waaronder ook het eventueel plaatsen van bijv. road blocks, worden niet bij de Vereeniging in rekening gebracht.

Evenementenvergunning De Vereeniging vraagt jaarlijks tijdig en op de daarvoor geldende wijze een vergunning aan voor de vergunningsplichtige onderdelen van de door haar te organiseren herdenkings- en vieringsactiviteiten. Het reguliere vergunningsproces en de vergunning zelf zijn leidend.

4

Gemeente en Vereeniging werken hierin coöperatief samen. Partijen kunnen in onderling overleg wijzigingen aanbrengen in de onderdelen van de standaardviering. De Vereeniging draagt conform de op dat moment geldende vergunningsvoorwaarden zorg voor het opstellen van een veiligheidsplan incl. eventuele andere benodigde beveiligings- danwel mobiliteitsplannen voor de verschillende onderdelen van de standaardviering en eventuele andere activiteiten.

In de evenementenvergunning kunnen voorschriften worden verbonden aan de wijze waarop de Vereeniging een eigen bijdrage levert aan de veiligheid van hun evenementen door bijvoorbeeld de inzet van particuliere beveiligers, gecertificeerde verkeersregelaars en EHBO. De kosten voor dit soort inzet zijn voor rekening van de vergunninghouder. De uit de vergunningen voortkomende kosten zoals leges, precario, heffingen en nutsvoorzieningen zijn voor rekening van de vergunninghouder. Het is mogelijk dat nieuwe wet- en regelgeving in de toekomst tot een aanpassing van deze afspraken moet leiden. Gemeente stelt een Evenementencoördinator beschikbaar zowel in de aanloop naar als tijdens de activiteiten. De directe contactgegevens van de betreffende medewerker staan vermeld in de vergunning.

Verkeer en vervoer Gemeente heeft coördinerend overleg met de openbaar vervoersdienst en provincie Noord-Holland met betrekking tot wegen en vaarwegen.

Reiniging Daarnaast is sprake van de inzet van Stadswerk 072 bij het vooraf gereed maken van de locaties en routes in de buitenruimte en achteraf schoonvegen van c.q. ophalen van vuilnis in de openbare ruimte voor de standaard vieringsactiviteiten. Dit is inclusief het plaatsen en ophalen van vooraankondigingsverkeersborden, dranghekken, podia, stoelen, tribune, afvalbakken en vlaggenmasten, eventueel snoeien van groen en het verwijderen en terugplaatsen van straatmeubilair en bloembakken.

Voor deze activiteiten geldt dat de gegroeide praktijk in de periode 2018/2019 de norm is: de Vereeniging zal niet eenzijdig grotere wagens toelaten of andere veranderingen doorvoeren die verdergaande werkzaamheden aan de openbare ruimte verlangen.

Gebouwen en terreinen De gemeente zal om-niet het gebruik van het Stadhuis, en weeggedeelte Waaggebouw ten behoeve van de lampionnenoptocht mogelijk maken zoals die benodigd zijn voor de standaardviering. De Vereeniging van haar kant zal al het mogelijke en redelijke zal doen de overlast voor het gewone gebruik van die voorzieningen zo klein mogelijk te houden. De verantwoordelijkheid voor het schoonmaken en opruimen tot de normale inrichting van het Stadhuis is gemeentelijk tot het niveau dat gebruikelijk mag heten. Wat daarboven uitgaat ten behoeve van de Alkmaar Ontzetviering (in de zin van schades, excessieve vervuiling, kosten van bijzondere verlichting, plaatsen en verwijderen van extra meubilering of herinrichting, incidentele technische installaties en dergelijke) komt voor moeite, rekening en risico van de Vereeniging.

Financiële afspraken en evaluatie De 8 October Vereeniging geeft met het ondertekenen van het convenant aan zorg te dragen, dat het verhaal van het Alkmaar Ontzet jaarlijks door de standaardvieringsactiviteiten naar buiten wordt

5

gebracht in ruil voor een meerjarige instandhoudingsbijdrage van de Vereeniging. Met het structureel maken van de bijdrage nodigt de gemeente de Vereeniging uit om vooruit te kijken en initiatieven te ontplooien, met op korte termijn bijvoorbeeld de jubileumviering van 2023. De gemeente subsidieert de Vereeniging met een jaarlijkse subsidie van €46.000 in 2022 en €50.000 in de jaren 2023 tot en met 2025. Deze bijdrage wordt niet geïndexeerd. Hiermee blijft de subsidie binnen de kaderstelling van de ASV voor de lichte verantwoordingstoets. Op basis van de subsidieverlening 2022-2025 raamt het college het bedrag in de begroting van de gemeente. Het is echter altijd de gemeenteraad die beslist over het vaststellen van de begroting en uiteindelijk ook beslist over de hoogte van het begrotingsbedrag.

Om de instandhoudingsbijdrage voor de periode 2022-2025 te verkrijgen is het noodzakelijk dat de Vereeniging eenmalig in 2022 conform artikel 6 van de ASV een subsidieaanvraag voor de instandhoudingsbijdrage indient voor de periode 2022-2025. De Vereeniging ontvangt van het college een beschikking voor de totale periode van vier jaar. De Vereeniging stuurt na vier jaar een vaststellingsverzoek zodat de instandhoudingsbijdrage kan worden vastgesteld. Dit vindt plaats op basis van de in de subsidiebeschikking gestelde criteria.

In afwijking op artikel 14 lid 2 van de ASV hoeft de Vereeniging geen jaarlijkse inhoudelijke verantwoording op te stellen over de ontvangen instandhoudingsbijdrage. De 8 October Vereeniging kan volstaan met het insturen van een brief waarin zij aangeeft hoe de continuïteit van de Vereeniging is geborgd, de aankondiging om de komende viering te gaan organiseren en het toesturen van het financiële verslag over het afgelopen jaar. De brief, de aankondiging en het financiële verslag dienen jaarlijks vóór 1 juni te worden ingestuurd. Afgesproken is dat de Vereeniging in de periode 2022 tot en met 2025 stuurt op de ontwikkeling van het huidige eigen vermogen (eind 2021 circa € 435.000) en dat deze eind 2025 is afgebouwd naar maximaal € 300.000. De verkoop van de overige bezittingen en de eventuele verkoop van het pand aan de Achterdam vallen voor de convenantperiode buiten deze afspraak.

Met deze afspraak geeft de Vereeniging aan om zelf te willen investeren in de herdenking en viering, specifiek in het jubileumjaar 2023. Dit afbouwscenario is aan het eind van het convenant een onderdeel van de evaluatie bij het maken van nieuwe afspraken voor de jaren na 2025. De evaluatie omvat in ieder geval de volgende punten: • De uitgevoerde activiteiten van de Vereeniging om het gedachtegoed aan het Alkmaars Ontzet te borgen; • De intenties van het terugbrengen van het eigen vermogen; • Het nakomen van de afspraken in het convenant; • De verdeling van de taken en onderlinge samenwerking. • De Vereeniging zorgt dat geen hulpconstructen worden opgetuigd en neemt zelf het initiatief tot overleg bij het ontvangen van nieuwe omvangrijke giften, legaten of andere bijdragen, alsmede bij het dreigend niet halen van het afbouwscenario.

De Vereeniging spreekt af met de gemeente niet op andere wijze dan de subsidieaanvraag of specifieke besluiten van het college bedragen te declareren en/of facturen te sturen aan de gemeente. Onderdelen van de Alkmaar Ontzet-viering die de gemeente betaalt, faciliteert of zelf organiseert, kunnen niet worden uitgeruild of door een andere activiteit worden vervangen.

6

Publiciteit en promotie Vereeniging is verantwoordelijk voor de publiciteit en promotie van de eigen activiteiten. Gemeente plaatst in de Stadskrant een uitnodiging voor de B&W receptie op 7 oktober. Alkmaar Marketing besteedt aandacht aan de algemene gedachte rondom het Alkmaar Ontzet. Alle activiteiten die in dat kader plaatsvinden krijgen vermelding in de evenementenkalender van Alkmaar Prachtstad. Voor publiciteit en promotie verwijst gemeente organisatoren naar Alkmaar Marketing. Zij beheren de evenementenkalender, het gebruik van het AlkmaarPrachtstad-beeldmerk en adviseren over danwel bieden mogelijkheid tot communicatie-uitingen.

Voor het doen van uitingen in de buitenruimte is de daarvoor geldende gemeentelijke verordening Fysieke leefomgeving van toepassing.

Relatiebeheer Gemeente en Vereeniging zullen jaarlijks in goed overleg per onderdeel van de viering samen bepalen welk protocol gehanteerd wordt voor het onthaal, de plaats-toedeling en de begeleiding van externe gasten, eigen bestuurders en functionarissen en andere bijzondere deelnemers aan (delen van) de viering. Verder zal het college van B&W actief participeren in de herdenking en viering terwijl de 8 October Vereeniging dit actief zal doen bij (afgeleide) festiviteiten, georganiseerd door het gemeentebestuur. Hierover hebben Vereeniging en college van B&W jaarlijks de nodige praktische afstemming.

Sponsoractiviteiten Inkomsten die voortvloeien uit sponsoractiviteiten van de Vereeniging, komen aan de Vereeniging ten goede.

Gebruik en onderhoud convenant Dit convenant kent geen bepalingen over boetes of beperkingen die partijen elkaar kunnen opleggen bij het eventueel niet (kunnen) nakomen van afspraken uit dit convenant. Wel biedt dit convenant zo nodig de basis voor het vaststellen of een van beide partijen nalatig is geweest jegens de andere. Dat is relevant bij het geheel of deels verhalen van kosten of schade die een van beide partijen daadwerkelijk geleden heeft veroorzaakt door (nalatigheid van) de andere partij. Of en in hoeverre daarvan sprake is, wordt dan per situatie beoordeeld.

Dit convenant wordt aangegaan voor een periode van vier jaren gerekend vanaf 1 januari 2022 en eindigend 31 december 2025. Een tussentijds gesprek tussen beide partijen vindt plaats eind 2023 op initiatief van de gemeente. De evaluatie van het convenant 2022-2025 vindt plaats in het voorjaar 2025 op initiatief van de gemeente.

Gedurende de looptijd van het convenant zijn beide partijen gerechtigd om voorstellen te doen voor tussentijdse wijziging van het convenant. Voorstellen die niet van wezenlijke aard zijn dienen uiterlijk te worden gedaan op 1 juni van het jaar waarin de wijziging moet gelden. Voorstellen die naar het oordeel van een van beide partijen wel van wezenlijke aard zijn, dienen uiterlijk 12 maanden voorafgaande aan de Alkmaar Ontzetviering van enig jaar aan de andere partij kenbaar te worden gemaakt. In het geval dat een van partijen met een wijzigingsvoorstel komt, zullen partijen in goed overleg trachten overeenstemming te bereiken over het doorvoeren van de wijziging. Partijen zullen zich inspannen om, met betrekking tot voorstellen van niet wezenlijke aard, dat overleg uiterlijk op 15 augustus van dat jaar af te ronden. Voor voorstellen van wezenlijke aard zullen partijen zich ínspannen om dat overleg uiterlijk op 1 februari van enig jaar af te ronden.

7

Indien er een daadwerkelijk geschil optreedt tussen de gemeente Alkmaar en de Vereeniging, trachten zij dat eerst in onderling overleg op te lossen. Als dit niet lukt, staat de mogelijkheid tot bezwaar en beroep open.

8