Achterliggende informatie - 3. Afspraken werkwijze rekenkamer

Afspraken werkwijze rekenkamer

Als bedoeld in artikel lid 3 Verordening rekenkamer Alkmaar 2024

Algemeen De rekenkamer functioneert onafhankelijk van de gemeenteraad. Een professionele relatie tussen de rekenkamer en de raad vormt mede de basis voor een goed functionerende rekenkamer en kwalitatief goed rekenkameronderzoek. Het regelmatig agenderen van de onderzoeksprogrammering en jaarverslagen van de rekenkamer en actief debat over rekenkameronderzoek zorgt ervoor dat de raad betrokken en geïnformeerd blijft bij de werkzaamheden van de rekenkamer. Het hebben van een procesgroep en een consultatiegroep kan bijdragen aan een professionele relatie. De contactmomenten zijn belegd bij de auditcommissie en een bij consultatiegroep. Daarmee wordt vorm en inhoud gegeven aan de professionele relatie. Daarnaast kunnen regelmatige gesprekken tussen de rekenkamer en afzonderlijke fracties en inloopspreekuren worden gebruikt om onderzoeksonderwerpen op te halen die goed aansluiten bij de belevingswereld van de gemeenteraad. In dit document staan procesmatige afspraken opgenomen voor een goede professionele werkrelatie.

1.Onderzoeksprogrammering en onderzoeksplannen a. De rekenkamer informeert de raad en het college periodiek over de voorgenomen onderzoeken. b. De rekenkamer informeert de raad en het college over het onderzoeksplan voor een voorgenomen onderzoek. c. De rekenkamer verricht tenminste twee onderzoeken per jaar, waarvan de leden van de rekenkamer zelf tenminste één onderzoek doen.

2. Verzoek a. De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. b. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand of en in hoeverre aan dat verzoek zal worden voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, informeert de rekenkamer de raad gemotiveerd. c. Indien de rekenkamer niet beschikt over (voldoende) budget om gehoor te geven aan een verzoek van de raad, treedt de rekenkamer in overleg met de raad over het verstrekken van budget.

3. Rapportage en raadsbehandeling a. De rekenkamer rapporteert, overeenkomstig artikel 185 Gemeentewet, schriftelijk over de uitgevoerde onderzoeken, inclusief eventuele aanbevelingen aan raad, college of andere partijen binnen of buiten het gemeentebestuur. b. De definitieve rapporten worden door de rekenkamer voor behandeling aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt. c. De raad agendeert het rapport voor behandeling en kan de rekenkamer uitnodigen voor een toelichting.

4. Werkwijze rekenkamer a. De rekenkamer stelt een Reglement van Orde vast en brengt dit ter kennis aan de raad en het college. Dit wordt ook openbaar gemaakt op de website of webpagina van de rekenkamer. b. In het Reglement van Orde worden in elk geval de volgende zaken geregeld: • gehanteerde selectiecriteria voor onderzoeksonderwerpen; • onderzoekaanpak en wijze van rapporteren;

• samenwerking en afspraken met college en ambtelijke organisatie, inclusief ambtelijke en bestuurlijke hoor en wederhoor op concept-rapporten;

5. Contactmomenten met de procesgroep a. Procesgroep en rekenkamer stemmen jaarlijks een planning voor contactmomenten af. b. In de planning van de contactmomenten is, indien van toepassing, aandacht voor • het aandragen van onderzoeksuggesties, • onderzoeksprogrammering, jaarplan en jaarverslag, • de raadsbehandeling van rekenkamerrapporten, • de bruikbaarheid van rekenkamerrapporten, • de procedure voor de voordracht voor benoeming van rekenkamerleden en • alle andere relevante gespreksonderwerpen.

6. Contactmomenten met de consultatiegroep a. De rekenkamer bespreekt met de consultatiegroep de opzet voor een nieuwe onderzoek. b. De rekenkamer heeft met de consultatiegroep tijdens het onderzoek contactmomenten

7.Vergaderingen De rekenkamer vergadert in beslotenheid. De rekenkamer entameert zo nodig overlegvormen die de raad effectief bedienen. De rekenkamer kan daarnaast openbare informatieve vergaderingen beleggen.

8. Aftreedschema De rekenkamer stelt een aftreedschema vast, op zodanige wijze dat de continuïteit van de werkzaamheden geborgd is.