Achterliggende informatie - 1. Raadsvoorstel Verordening rekenkamer Alkmaar - aangenomen

gemeente AM.Alk. RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering: 6juli 2023 Agendapunt: 3 Commissie: Bestuur en middelen

Portefeuillehouder: n.v.t.

Relatie met andere portefeuillehouder(s): n.v.t.

Onderwerp: Verordening rekenkamer Alkmaar

Voorgesteld besluit 1. De raad besluit de Verordening rekenkamer Alkmaar vast te stellen en deze per 1september 2023 in werking te laten treden. 2. Met ingang van 1 september 2023 tot 1september2029 te benoemen a. tot onderzoeker! lid rekenkamer en voorzitter mevrouw H.C.P. van Duivenvoorde; b. tot onderzoeker! lid rekenkamer mevrouw C.T.E.M. Maasdijk; c. tot onderzoeker / lid rekenkamer mevrouw A. van der Stap.

A Verordening rekenkamer Alkmaar 1. Samenvatting Op 1januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Tot 1januari 2023 kon de raad ervoor kiezen een rekenkamer of een rekenkamerfunctie (zoals de rekenkamercommissie) in te stellen. Met ingang van 1januari 2023 stelt de gemeenteraad verplicht een rekenkamer in. Wel geldt er een overgangsperiode van een jaar om aan de nieuwe regelgeving te voldoen. Met dit voorstel wordt voldaan aan de nieuwe wetgeving door via de voorgestelde verordening rekenkamer Alkmaar 2024 een rekenkamer in te stellen.

2. Algemeen De gemeenteraad van Alkmaar heeft bij verordening 2016 een rekenkamercommissie ingesteld. Deze commissie doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.

De nieuwe regelgeving omtrent rekenkamers brengt diverse verplichte wijzigingen met zich. Zo zijn de onderzoeksbevoegdheden uitgebreid en doet de nieuwe rekenkamer straks (wettelijk verplicht) onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Er zijn extra waarborgen opgenomen voor het rekenkameronderzoek en de rapportage: onderzochte organen hebben een recht van wederhoor en het college moet jaarlijks laten weten wat er met de aanbevelingen aan het college is gedaan. Een andere belangrijke wetswijziging is dat de leden van de rekenkamer niet mogen bestaan uit raadsleden. Tot 1januari2023 was het mogelijk om leden van de rekenkamercommissies deels te laten bestaan uit eigen raadsleden. Vele gemeenteraden hadden gebruik gemaakt van die mogelijkheid. In Alkmaar bestaat de huidige rekenkamercommissie overigens volledig uit externe leden. De huidige rekenkamercommissie houdt na de overgangsperiode van rechtswege op te 7

bestaan en dus moet uw raad een rekenkamer instellen. De voorgestelde verordening voorziet daarin. In de vigerende verordening zijn diverse regels ten aanzien van de uitoefening van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie gesteld. Onder de nieuwe wetgeving is dat niet meer mogelijk: de werkzaamheden van de rekenkamer zijn in de Gemeentewet vastgelegd. In overleg met de rekenkamer kunnen wel afspraken worden gemaakt over de werkwijze.

Het raadsvoorstel is ambtelijk voorbereid door de griffie en wordt door de auditcommissie met een positief advies aan u voorgelegd. Het conceptraadsvoorstel met conceptverordening is besproken met de leden van de rekenkamercommissie. De reactie van (de leden van) de rekenkamercommissie treft u bijgaand aan.

Bevoegdheden raad in relatie tot de rekenkamer De raad heeft de volgende verplichtingen en bevoegdheden met betrekking tot de (nieuwe) rekenkamer: 1. De raad stelt een rekenkamer in (art 81a Gemeentewet) 2. De raad stelt het aantal leden vast (art Sib Gemeentewet). 3. De raad benoemt de leden voor de duur van zes jaar (art 81c Gemeentewet). 4. Indien er 2 of meer leden zijn benoemt de raad de voorzitter uit de leden (art 81c Gemeentewet). 5. De raad kan plaatsvervangende leden benoemen (art 81c Gemeentewet). 6. De raad stelt, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van de werkzaamheden (art 81j Gemeentewet). 7. De raad bepaalt de vergoeding en tegemoetkoming in de kosten voor de leden van de rekenkamer (art 81k Gemeentewet).

De keuzes over deze bevoegdheden door de raad worden neergelegd in de Verordening rekenkamer Alkmaar.

Daarnaast wordt voorgesteld in deze verordening nog drie onderwerpen op te nemen: 8. Procesgroep en consultatiegroep 9. de ambtelijke ondersteuning en 1D. een monitoring van de rapportages.

Onder de kop “Argumenten” vindt u een toelichting op uw keuzemogelijkheden en het voorstel, met daarbij eventuele kanttekeningen en alternatieven.

Dit voorstel staat in relatie tot de controlerende bevoegdheid van de raad.

3. Argumenten Ad 1. De road stelt een rekenkamer in (artikel 81a Gemeentewet) en artikel 2 lid 1 Verordening rekenkomer Alkmaar 2024 Zoals aangegeven heeft de gemeenteraad van Alkmaar in 2D16 een rekenkamercommissie ingesteld. Omdat de raad uiterlijk 1januari 2D24 een rekenkamer moet instellen is dit het moment om af te wegen of een andere invulling van de rekenkamer gewenst is. De wet noemt in artikel 811 de mogelijkheid van een gemeenschappelijke rekenkamer met een of meer raden van andere gemeenten en/of de staten van de provincie. In het verleden heeft de keuze voor een gemeenschappelijke rekenkamer wel eens voorgelegen. Argument om daar niet in mee te gaan was de mogelijke beperking in keuzevrijheid van onderwerpen. Daarnaast is er in voorkomend geval altijd de mogelijkheid om met een andere rekenkamer gezamenlijk een onderwerp te onderzoeken. Een

2

mogelijk ander model is het directeursmodel. De rekenkamer bestaat dan uit een persoon. De raad moet dan wel een plaatsvervanger benoemen. De onderzoeken worden vaak uitbesteed. Daarnaast komt ook voor dat dan de gehele uitvoering van de rekenkamerfunctie door een extern bureau wordt uitgevoerd. Bij een rekenkamer bestaande uit meerdere personen mag worden verwacht dat in gezamenlijkheid tot een breed en evenwichtig gedragen opzet en uitvoering van onderzoeken kan worden gekomen. In dit kader wordt voorgesteld een rekenkamer in te stellen bestaande uit meerdere leden.

Ad 2. De raad stelt het aantal leden vast (art 81b Gemeentewet) en artikel 2 lid 2 Verordening rekenkamer Alkmaar 2024 Het aantal benoemde leden in Rekenkamers verschilt per gemeente. Rekenkamers met drie leden maar ook met vijf leden komen voor. De huidige rekenkamercommissie bestaat uit vijf leden. Voordeel van vijf leden kan zijn dat met de achtergronden van de leden voor meer spreiding van de kennis van de gemeentelijke beleidsterreinen aanwezig kan zijn. Maar met drie leden zou daar ook op voldoende wijze in kunnen worden voorzien. Daarnaast kan van belang zijn welke werkzaamheden de raad van de leden verwacht.

In de laatstgehouden werving van nieuwe leden voor de rekenkamercommissie per 1januari 2022 is het volgende aangegeven onder taakomschrijving: “U levert een substantiële bijdrage bij het vaststellen van de onderzaekagenda, bij de bepaling von het onderzaek, het anderzoeksvaorstel, de selectie van bureaus vaor de uitvoering van het onderzoek, het beaordelen en het analyseren van het feitenonderzoek en de vertaling ervan naar op het bestuur gerichte rapportages met conclusies en aanbevelingen. Ook kunt u zelfstandig een anderzaeksvoorstel opstellen en de onderzoeksresultaten presenteren aan de gemeenteraad.” Qua totale tijdsbesteding moet gedacht worden aan circa 180 uur op jaarbasis, Daarnaast is vermeld dat “Voor de uitvoering von onderzoeken wordt meestal gebruik gemaakt van externe bureaus”

In de huidige situatie bereiden de leden van de rekenkamercommissie zoals bovenomschreven de onderzoeksopzet inclusief onderzoeksvragen voor en begeleiden zij het onderzoeksbureau. In het voorliggende voorstel en voorgestelde conceptverordening rekenkamer Alkmaar wordt nââst het begeleiden van (externe) onderzoeken, gelet op gehoorde wensen vanuit de raad, ook verwacht dat de leden van de rekenkamer zelf onderzoek doen. Voor een meer uitgebreide beschrijving van de verwachte werkzaamheden wordt verwezen naar de conceptprofielschets voor leden en voorzitter van de rekenkamer.

Gelet op het bovenstaande, ervaringen in andere gemeenten en gespreken met huidige leden van de rekenkamercommissie wordt verwacht dat de nieuwe rekenkamer goed kan functioneren met drie te benoemen leden waarbij wordt uitgegaan van begeleiding van onderzoeken EN het zelf uitvoeren van onderzoeken.

Ad 3. De raad benoemt de leden voor de duur von zes jaar (art 81c Gemeentewet). en artikel 4 Verordening rekenkamer Alkmaar 2024. De benoemingstermijn is wettelijk op zes jaar vastgesteld. De raad bepaalt in de verordening of herbenoeming mogelijk is en hoe vaak. In de wet is aangegeven dat benoeming plaatsvindt na overleg met de rekenkamer (artikel 81c, vijfde lid). In de praktijk kan na verloop van tijd door tussentijds aftreden de situatie ontstaan dat niet steeds de gehele rekenkamer opnieuw moet worden benoemd. Dit zou de continuïteit en de onafhankelijkheid van de rekenkamer ten goede kunnen komen.

3

In de geldende regeling kunnen leden maximaal 6 jaar lid zijn van de rekenkamercommissie, namelijk eerst drie jaar, met de mogelijkheid van een herbenoeming voor maximaal nog eens drie jaar. Onder de nieuwe wetgeving wordt een lid dus meteen voor 6 jaar benoemd en zou-indiende raad dat wenst- nogmaals met 6 jaar benoemd kunnen worden, Voorgesteld wordt om de benoemingstermijn van 6 jaar aan te houden. Er vindt dus geen herbenoeming plaats. In de gesprekken met de individuele leden van de rekenkamercommissie is de eventuele (on)wenselijkheid van het opstellen van een aftreedschema aan de orde geweest ten behoeve van het borgen van de continuïteit van de rekenkamer. Men stond daar positief tegen over.

Ad 4. Artikel 81c lid 2: indien er 2 of meer leden zijn benoemt de raadde voorzitter uit de leden Uitgaande van een rekenkamer met meerdere leden benoemt de raad de voorzitter. In de huidige regeling kiezen de leden van de rekenkamercommissie uit hun midden zelfde voorzitter, In de geldende verordening zijnde taken van de voorzitter als volgt omschreven: “De voorzitter - draagt zorg voor het bijeenroepen, het bepalen van de agenda en leiden van de vergaderingen van de rekenkamercommissie; - bewaakt het budget van de rekenkamercommissie; - bewaakt de voortgang van de onderzoeken; - fungeert als centraal aanspreekpunt voor de algemene gang van zaken rond de rekenka me rcom missie.” Deze coördinerende en representatieve taken 2iet de auditcommissie ook voor de voorzitter van de nieuwe rekenkamer weggelegd. Deze extra taken zijn in de conceptprofielschets voor de voorzitter opgenomen.

Ad 5. De raad kan plaatsvervangende leden benoemen (art 81c Gemeentewet). Indiende rekenkamer uit drie leden bestaat lijkt er geen aanleiding te zijn om plaatsvervangende leden te benoemen.

Ad 5. De road stelt na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van de werkzaamheden (art. 81] Gemeentewet) en artikel 6 Verordening rekenkamer Alkmaar 2024 Het budget van de rekenkamercommissie bedraagt in 2023 €80.786. Landelijk verschillende aan rekenkamers ter beschikking staande budgetten. Vooralsnog heeft de wetgever niet willen tornen aan het budgetrecht van de raad en heeft geen normen willen opleggen. Het is dus aan uw raad om het gewenste bedrag naar boven of beneden vast te stellen. U wordt voorgesteld in de nieuwe verordening uit te gaan van het huidige beschikbare budget. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en bij de begroting vastgesteld. Uit het beschikbare budget worden o.a. de vergoeding voor de leden, de kosten van eigen onderzoek en externe onderzoeker& en overige kosten betaald. Als resultaat van het ter beschikking gestelde budget ziet de raad onderzoeksrapporten van de rekenkamer tegemoet. Ter informatie: in de jaren 2020 -2022 heeft de rekenkamercommissie zes onderzoeken uitgevoerd.

Ad. 7 De raad bepaalt de vergoeding en tegemoetkoming in de kosten voor de leden von de rekenkamer (artikel 81k Gemeentewet) en artikel 7 Verordening rekenkamer Alkmaar Onder de huidige regeling ontvangt de voorzitter een (jaarlijks geïndexeerde) totale onkostenvergoeding van € 794,82 per maand inclusief reiskosten. De overige leden ontvangen een (eveneens geïndexeerde) totale onkostenvergoeding van €611,18 per maand inclusief reiskosten. De onkostenvergoedingen als bedoeld in het eerste lid komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 6 van de voorgestelde verordening. In de

4

modelverordening is opgenomen dat de leden van de rekenkamer naast de onkostenvergoeding een vergoeding voor hun reiskosten ontvangen. Dit lijkt ook redelijk en is in het land gebruikelijk. In dit kader wordt in de conceptverordening voorgesteld een vergoeding voor gemaakte reiskosten te geven, waarbij kan worden aangesloten op de regeling zoals die ook geldt voor raadsleden.

In de voorgestelde verordening is ook een bepaling opgenomen waarin staat dat de leden een vergoeding van €70,00 per uur voor het doen van eigen onderzoek. De onderzoeksopzet en het budget worden door de rekenkamer vastgesteld en blijven binnen het totaal beschikbare budget van €80.786.

Ad. 8 Procesgroep en consultatiegroep artikel 3a en 3b Verordening rekenkamer Alkmaar De rekenkamer functioneert onafhankelijk van de gemeenteraad. Een professionele relatie tussen de rekenkamer en de raad vormt mede de basis voor een goed functionerende rekenkamer en kwalitatief goed rekenkameronderzoek. Het regelmatig agenderen van de onderzoeksprogrammering en jaarverslagen van de rekenkamer en actief debat over rekenkameronderzoek zorgt ervoor dat de raad betrokken blijft bij de werkzaamheden van de rekenkamer. Het hebben van een procesgroep kan bijdragen aan een professionele relatie. In de huidige regeling heeft de raad deze contactmomenten belegd bij de auditcommissie. Er wordt voorgesteld de auditcommissie ook onder de nieuwe regeling in te zetten als procesgroep. Uit gesprekken met leden van de bestaande rekenkamercommissie komt ook het voorstel naar voren een consultatiegroep in te stellen om betrokkenheid en informatie- uitwisseling tussen raad en rekenkamer nader vorm te geven bij het opzetten van een nieuw onderzoek. Per onderzoek kan dan een delegatie uit de raad input geven op de vraagstelling van een onderzoeksopzet. Tijdens het onderzoek informeert de rekenkamer de consultatiegroep over het verloop of waar tegenaan wordt gelopen.

Daarnaast kunnen regelmatige gesprekken tussen de rekenkamer en afzonderlijke fracties en inloopspreekuren worden gebruikt om onderzoeksonderwerpen op te halen die goed aansluiten bij de belevingswereld van de gemeenteraad. In overleg met de rekenkamer kunnen afspraken worden gemaakt over de werkwijze. Een voorbeeld van de te maken afspraken vindt u in de bijlage.

Ad. 9. Ambtelijke ondersteuning (art. 81] Gemeentewet) en artikel S Verordening rekenkamer Alkmaar 2024 De huidige praktijk wordt in de verordening en conform wetgeving vastgelegd: de rekenkamer wordt ondersteund door een secretaris van de rekenkamer. De secretarïs van de rekenkamer is voor die werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de rekenkamer. De secretaris van de rekenkamer verricht niet tevens werkzaamheden voor een ander orgaan van de gemeente met uitzondering van de op de griffie werkzame ambtenaren. De kosten van deze secretaris voor de rekenkamer komen ten laste van het griffiebudget. De inhoud van de werkzaamheden worden in een functieomschrijving vastgelegd waarbij te denken valt aan: inhoudelijke en logistieke voorbereiding van de vergaderingen, verslaglegging, dossiervorming, het bewaken van de actiepunten en het budget.

Ad. 10. Monitoring aanbevelingen artikel 8 Verardening rekenkamer Alkmaar In de VNG-modelverordening wordt voorgesteld een bepaling over de monitoring van de aanbevelingen van de rekenkamer op te nemen. Volgens artikel 185a van de Gemeentewet moet het college jaarlijks aan de raad een overzicht sturen van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Niet alle voorstellen, of meestal aanbevelingen genoemd, zijn voor wat betreft de uitvoering de verantwoordelijkheid van het college. Er zijn ook aanbevelingen die de raad zelf moet uitvoeren. Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de status van alle aanbevelingen uit de

5

rekenkamerrapporten, kan de raad ervoor kiezen om de griffie jaarlijks ook een overzicht op te laten stellen met de status van de aanbevelingen die aan de raad zijn gericht, door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd. Dit kan de raad helpen om een overzicht te behouden van de overgenomen aanbevelingen en de status hiervan. Voorgesteld wordt een dergelijke bepaling op te nemen de raad jaarlijks voor 1april een overzicht voor te leggen. Deze datum biedt gelegenheid om eventuele uitvoeringskosten van kaders door de raad mee te laten nemen in de begroting.

Financiële aspecten Onder de vigerende verordening op de rekenkamercommissie bedraagt het jaarlijks beschikbare budget van de rekenkarnercommissie €80.786. In de voorgestelde verordening op de rekenkamer bedraagt het jaarlijkse budget eveneens €80.786 (jaar 2023) met jaarlijkse indexatie. Uw raad is vrij het beschikbare budget naar boven of beneden bij te stellen.

B Benoeming onderzoekers/leden rekenkamer / voorzitter Zoals aangegeven heeft de auditcommissie gesprekken gevoerd met de individuele leden van de rekenkamercommissie om te reflecteren op de voorstellen m.b.t. het inrichten van de rekenkamer, het aantal voorgestelde leden en de uit te voeren werkzaamheden. Ook is gesproken over hun individuele ambities m.b.t. die nieuwe rekenkamer van de gemeente Alkmaar. In dit kader wordt u het volgende voorgesteld: met ingang van 1 september 2023 tot 1september2029 te benoemen a. tot onderzoeker / lid rekenkamer en voorzitter mevrouw H.C.P. van Duivenvoorde; b. tot onderzoeker! lid rekenkamer mevrouw C.T.E.M. Maasdijk; c. tot onderzoeker! lid rekenkamer A. van der Stap.

Vervolg en communicatie Na vaststelling van de verordening door de raad wordt de verordening op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

Achterliggende documenten 1. Verordening op de rekenkamercommissie Alkmaar 2016 2. Verordening tot wijziging van de verordening op de rekenkamer commissie van 18 oktober 2018 3. Overzicht wetswijzigingen 4. Afspraken werkwijze rekenkamer 5. Functieprotiel onderzoeker/lid rekenkamer en voorzitter 6. Functieprofiel secretaris rekenkamer 7. Reactie (leden) rekenkamercommissie

Alkmaar, 28juni2023 Auditcom missie

Namens deze G.P.C.C. Zucotti

6

RAADSBESLUIT

Nr.3

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en Middelen van 29juni2023 Het bepaalde in de Gemeentewet en de Verordening rekenkamer Alkmaar

Besluit

1. met ingang van 1september2023 tot 1september2029 te benoemen a tot onderzoeker! lid rekenkamer en voorzitter mevrouw H.C.P. van Duivenvoorde; b tot onderzoeker / lid rekenkamer mevrouw C.TE.M. Maasdijk; c tot onderzoeker! lid rekenkamer mevrouw A. van der Stap.

De raad van Alkmaar, 6juli2023

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

fr-c’fr mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

9