Achterliggende info - RV Vaststellen aanbestedingsdocumenten inzake accountantscontrole gemeente Alkmaar - aangenomen

RAADSVOORSTEL genieerite ALKM.AAP

Raadsvergadering: 6 juli 2023 Agendapunt: 10

Commissie: Bestuur en mïddelen, 29juni 2023

Portefeuillehouder:

Relatie met andere portefeuillehouder(s):

Onderwerp: Vaststellen aanbestedingsdocument inzake aanbesteding accountantsdiensten

Voorgesteld besluit 1. Het aanbestedingsdocument inclusief het Programma van Eisen inzake de accountantscontrole voor de gemeente Alkmaar vast te stellen. 2. De raadsleden M. de Boer, R.C,M.M. van Veen, G.P.C.C. Zucotti en de concerncontroller aan te wijzen als lid van de beoordelingscommissie.

Inleiding Artikel 213 van de gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van dejaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ook voert de accountant extra taken uit zoals een controle van de fractievergoedingen en heeft zij een adviesfunctie voor de gemeentelijke organisatie. Op 24januari 2010 heeft de gemeenteraad Deloitte Accountants BV aangewezen als accountant voor de gemeente Alkmaar voor de boekjaren 2019, 2020 en 2021, met de mogelijkheid tot verlenging van twee keer éénjaar. Op 17 februari 2022 en 15 december heeft uw raad besloten gebruik te maken van de verlenging met twee keer één jaar voor de boekjaren 2022 en 2023. Nu verdere verlenging niet mogelijk is, is aanbesteding van de accountantsdiensten noodzakelijk teneïnde in de aanwijzing van de accountant over de jaren 2024 en verder te kunnen voorzien. De auditcommissie, geadviseerd door Stichting RIJK, de ambtelijke organisatie en de griffie (hierna te noemen: de werkgroep), heeft in dit kader een voorstel voor uw raad voorbereid ten behoeve van de aanbesteding van de accountant voor de boekjaren 2024 en verder. U wordt voorgesteld het bijgevoegde aanbestedingsdocument vast te stellen.

Dit voorstel staat in relatie tot: Nvt.

Invloed kaders op keuzeruimte Op grond van artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet wijst de raad de accountant aan die de controle op dejaarrekening verricht en daarbij een accountantsverklaring alsmede een verslag van bevindingen uitbrengt. Omdat de raad bevoegd is de accountant aan te wijzen, is de raad tevens bevoegd de opdracht (zoals geformuleerd in bijgevoegd aanbestedingsdocument) vast te stellen.

Toelichting op het voorstel De accountant is ondersteunend aan uw raad in de uitvoering van uw controlerende rol. Als raad bent uzelf opdrachtgever van de accountant, stelt u om die reden de opdracht vast en wijst uw raad de accountant aan. De werkgroep bereidt de procedure tot selectie en benoeming voor. Het programma

Vaststellen aanbestedingsdocument inzake aanbesteding accountontsdiensten

van eisen uit 2019 is als basis genomen in de voorbereidingen. Deze is geactualiseerd en aangescherpt op basis van de marktverkenning die heeft plaatsgevonden in april 2023. In het aanbestedingsdocument zijn uitgangspunten en gunningscriteria inclusief weging opgenomen. Hiermee bepaalt u de kaders waaraan de nieuwe accountant moet voldoen. Het uitgangspunt is de beste prijs-kwaliteit verhouding. Niet alleen de prijs wordt gewogen, ook de kwaliteit van de diensten. Met de voorgestelde weging van de offertes wordt beoogd een zo geobjectiveerd oordeel te vellen over de offertes.

De dienstverleningsovereenkomst heeft een betrekking op een vaste periode van vierjaar. Deze start in 2024 en heeft betrekking op de boekjaren 2024, 2025, 2026 en 2027. De overeenkomst kan na deze 4 jaar worden verlengd met twee keer één jaar: 2028 en 2029. De maximale contractduur is dus 6jaar, hierna eindigt deze van rechtswege.

De opdracht aan de accountant heeft (minimaal) betrekking op de volgende te verrichten werkzaamheden en te verstrekken documenten; -controleverklaring jaarrekeningen inclusief SISA/IMG en WNT -verslag van bevindingen najaarrekeningcontrole -de Managementletter na interim-controle voor directie en de Boardletter voor de gemeenteraad -Controleplan/Auditplan. - overige overeengekomen werkzaamheden (zie bijlage 1), waaronder fractievergoedingen

De accountant gebruikt voor zijn oordeelsvorming in de controleverklaring over de jaarrekening de goedkeuringstoleranties zoals verwoord in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en vastgelegd in de controleverordening, namelijk: • Ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangbasis; • Ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangbasis; • De omvangbasis is gelijk aan de totale lasten plus de dotaties aan de reservesvan Opdrachtgever. De accountant kan in opdracht van de raad lagere goedkeuringstoleranties hanteren. In zijn oordeelsvorming volgt de accountant in de controleverklaring over de SiSa verantwoordingsbijlage in dejaarrekening de instructies die door het Rijk worden gegeven in de Nota van verwachtingen accountantscontrole met betrekking tot SiSa.

Verder bestaat de opdracht uit de natuurlijke adviesfunctie, deze heeft onder andere betrekking op de controle van de jaarrekening en/of een uitgevoerd accountantsonderzoek. Deze natuurlijke adviesfunctie vloeit voort uit het waarnemen van risico’s, kansen en bedreigingen bij de normale uitvoering van de werkzaamheden. Het uitbrengen van adviezen, gevraagd en ongevraagd -bijvoorbeeld in geval van wetswijzigingen met substantiële consequenties voor de gemeente-. en de ondersteuning van de gemeenteraad met betrekking tot de controlerende taak behoren eveneens onder de natuurlijke adviesfunctie.

Voor een uitgebreide omschrijving van de opdracht van de accountant wordt verwezen naar bijgevoegd aanbestedingsdocument. Hierin vindt u tevens een omschrijving van de

Vaststellen aanbestedingsdocurnent inzake aanbesteding eccauntantsdiensten 2

Jt RAADSBESLUIT gemeente ALKIvLkA.R

Nr. 10

De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het advies van de commissie Bestuur en middelen 29juni 2023

Besluit 1. Het aanbestedingsdocument inclusief het Programma van Eisen inzake de accountantscontrole voor de gemeente Alkmaar vast te stellen. 2. De raadsleden M. de Boer, R.C.M.M. van Veen, G.PC.C. Zucotti en de concerncontroller aan te wijzen als lid van de beoordelingscomrnissie.

De raad van Alkmaar, 6juli 2023

mw. drs. A.M.C.G. Schouten, burgemeester

mw. mr. VH. Hornstra, griffier

Vaststellen aanbestedingsdocument inzake aanbesteding accountantsdiensten 4

goedkeuringstolerantie en de rapporteringstolerantie waaraan de accountant bij het invullen van de algemeen certificerende functie is gebonden.

Voor het vervolg van de aanbesteding wordt uit de werkgroep een beoordelingscommissie ingesteld. bestaande uit leden van de auditcommissie; de heren De Boer, Zucotti en Van Veen, aangevuld met de concerncontroller van de gemeente Alkmaar De behoordelingscommissie wordt ambtelijk ondersteund. Indien uw raad instemt met dit raadsvoorstel geeft u mandaat aan de beoordelingscornmissie voorlopig te gunnen. Uw raad is belast met de definitieve gunning als resultaat van de voorlopige gunning. De voorlopige gunning zal eind 2023 plaatsvinden door de beoordelingscommissie. De definitieve gunning vindt plaats in de raad van januari 2024. Voor accountantskantoren is het geen probleem dat dit dan plaatsvindt met terugwerkende kracht op 1 januari 2024.

Kanttekeningen & alternatieven Niet van toepassing

Financiële gevolgen De winnende inschrijving is de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Op dit moment kan nog niet nader worden ingegaan op de kosten, dit volgt op basis van de inschrijving op deze aanbesteding.

Vervolg en communicatie • Gelet op de waarde van de opdracht moet deze Europees openbaar worden aanbesteed. Voor de beoordeling wordt een beoordelingscommissie ingesteld. Deze commissie bestaat uit leden van de auditcommissie en is aangevuld met de concerncontroller van de gemeente Alkmaar. De beoordelingscommissie wordt ambtelijk ondersteund. • De beoordelingscommissie voert de voorlopige gunningsprocedure uit en legt een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de raad voor. • Tijdens de raadsvergadering injanuari 2024 besluit de raad over de definitïeve gunning van de opdracht aan een accountant. Hiermee wordt voldaan aan de verplichting een accountant aan te wijzen voor de controle en certificering van de jaarrekening en voor de natuurlijke adviesfunctie aan de raad en college.

Bij lagen 1. Programma van Eisen Accountantsdienstverlening 2. Startdocument Aanbesteding accountantsdiensten 2024 en verder

29juni 2023

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

Vaststellen aanbestedingsdocument inzake aanbesteding accauntantsdiensten 3