260522 Onderzoeksprotocol Rekenkamer 20 mei '26 - bijlage

Onderzoeksprotocol Rekenkamer Alkmaar

Vastgesteld door de Rekenkamer Alkmaar op 20 mei 2026

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................................................. 3 2. Voorbereiding onderzoek .................................................................................................................. 4 2.1 Onderwerpselectie ....................................................................................................................... 4 2.2 Vooronderzoek ............................................................................................................................. 5 2.3 Startnotitie .................................................................................................................................... 5 3. Uitvoering, rapportage en publicatie onderzoek ............................................................................ 7 3.1 Onderzoek zelf uitvoeren of uitbesteden .................................................................................. 7 3.2 Stappenplan onderzoek ............................................................................................................... 7 4. Dossiervorming en archivering .......................................................................................................

10 4.1 Dossiervorming .......................................................................................................................... 10 4.2 Archivering ................................................................................................................................. 10 5. Evaluatie en monitoring .................................................................................................................. 11 5.1 Evaluatie ...................................................................................................................................... 11 5.2 Monitoring van de opvolging van aanbevelingen .................................................................. 11

2

1. Inleiding Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de Rekenkamer Alkmaar hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de rekenkamer vanaf de start van een onderzoek tot de rapportage en publicatie van de onderzoeksresultaten en de monitoring van de aanbevelingen. De basis voor de werkzaamheden van de rekenkamer is vastgelegd in de Gemeentewet in artikel 81a tot en met artikel 81o en artikel 182 tot en met 185a en in de Verordening Rekenkamer Alkmaar, vastgesteld in de gemeenteraadsvergadering van 6 juli 2023. De rekenkamer onderzoekt de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213.

3

2. Voorbereiding onderzoek 2.1 Onderwerpselectie De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en op welke wijze het onderzoek wordt ingericht. Daarbij haalt de rekenkamer informatie op bij zowel inwoners als de raadsleden van de gemeente Alkmaar. Daarnaast volgt de rekenkamer actief lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen die interessant en relevant kunnen zijn om te onderzoeken voor de gemeente Alkmaar. Op basis van de verschillende informatiebronnen stelt de rekenkamer een groslijst op van mogelijk te onderzoeken onderwerpen. Inbreng inwoners De rekenkamer spant zich in om mogelijke onderzoeksonderwerpen bij inwoners op te halen, onder andere via de beschikbare mediakanalen van de gemeente Alkmaar. Onderwerpen die door inwoners worden ingediend, worden besproken binnen de rekenkamer. De rekenkamer kan een indiener uitnodigen om het voorgestelde onderwerp nader toe te lichten. Indieners van onderzoeksonderwerpen ontvangen altijd een gemotiveerde terugkoppeling van de rekenkamer over het al dan niet opnemen van het onderwerp op de groslijst en het al dan niet uitvoeren van onderzoek naar dit onderwerp. Inbreng raadsfracties Elk jaar overlegt de rekenkamer met de raadsfracties om te peilen welke onderwerpen voor de raad van belang zijn.

Voorafgaand aan de gesprekken wordt de fracties gevraagd na te denken over nieuwe onderwerpen voor onderzoek. Tijdens de gesprekken wordt er dieper ingegaan op de aanleiding en mogelijke vragen die volksvertegenwoordigers hebben bij de genoemde onderwerpen. De onderwerpen worden toegevoegd aan de groslijst. Verzoeken vanuit de gemeenteraad Conform artikel 182, lid 2 van de Gemeentewet, kan de gemeenteraad als bestuursorgaan een verzoek voor een onderzoek neerleggen bij de rekenkamer. Dit kan door middel van een raadsbesluit of een motie. De rekenkamer bericht binnen een termijn van één maand of en op welke wijze aan dat verzoek wordt voldaan. Als de rekenkamer een raadsverzoek niet honoreert zal dit schriftelijk aan de raad worden medegedeeld en gemotiveerd. Als het verzoek deels wordt gehonoreerd zal de rekenkamer de raad informeren welke onderdelen wel en welke onderdelen niet onderzocht zullen worden. Toetsingscriteria Om een weloverwogen keuze te maken uit de verschillende onderzoeksonderwerpen heeft de rekenkamer onderstaande toetsingscriteria opgesteld. Voor de definitieve selectie is het van belang dat in ieder geval aan enkele van deze criteria wordt voldaan (zie onderstaande tabel). Hoofdcriteria Maatschappelijke relevantie

Variatie in onderwerpen Risico voor Alkmaar

Detail Raakt grote groepen burgers Houdt de gemoederen bezig Is een ‘vergeten’ onderwerp Raakt kwetsbare groepen Spreiding onderwerpen over domeinen en beleidsterreinen Financieel Politiek bestuurlijk Imago Kwaliteit interne organisatie 4

Onderzoek zorgt voor verbetering Onderzoek is doeltreffend en doelmatig

Aansprakelijkheid/juridisch Kaderstellende en controlerende rol raad Benodigde middelen en inzet staan in verhouding tot de verwachte opbrengst Onderzoek is haalbaar binnen de beperkt beschikbare capaciteit en middelen van de rekenkamer

Op basis van de voorlopige selectie van onderwerpen vindt afstemming plaats met de centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie om onder meer overlap te voorkomen met onderzoeken en evaluaties die ambtelijk recent gedaan zijn of op korte termijn op de planning staan, inclusief 213aonderzoeken. Na afstemming bepaalt de rekenkamer of het onderwerp in aanmerking komt voor (voor)onderzoek.

2.2 Vooronderzoek Op basis van vooronderzoek zal een definitieve selectie van onderzoeksonderwerpen gemaakt worden door de rekenkamer. Het vooronderzoek heeft onder meer tot doel om te komen tot een afbakening van het onderwerp, de formulering van de onderzoeksvragen en te verkennen wat passende onderzoeksmethoden zijn. Zo nodig kan de rekenkamer tijdens het vooronderzoek een aantal oriënterende gesprekken voeren met betrokken ambtenaren en bestuurders. Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie. Door deze centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie wordt, via de unitmanagers, een ambtelijk trekker aangewezen voor het (voor)onderzoek. De ambtelijk trekker is voor de rekenkamer de contactpersoon tijdens de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek. De resultaten van het vooronderzoek leiden tot een besluit over het al dan niet daadwerkelijk starten van een onderzoek naar het desbetreffende onderwerp. Bij een positief besluit gebruikt de rekenkamer de informatie uit het vooronderzoek als basis voor het opstellen van een startnotitie. Bij een DoeMee-onderzoek (zie verdere toelichting later in het protocol) wordt geen startnotitie opgesteld.

In plaats daarvan wordt aan de ambtelijk betrokkenen een e-mail gestuurd over de start en de planning van het onderzoek, inclusief de door de Vereniging van Rekenkamers opgestelde informatie.

2.3 Startnotitie Na de definitieve selectie van een onderzoeksonderwerp stelt de rekenkamer een startnotie op waarin op hoofdlijnen inzicht wordt gegeven in de onderzoeksopzet. In de startnotitie komen in ieder geval de volgende punten aan de orde: -

Aanleiding voor het onderzoek; Doel van het onderzoek; Centrale onderzoeksvraag en deelvragen; Normenkader (indien van toepassing); Onderzoeksmethode; Wijze van presentatie onderzoeksresultaten; Planning.

5

Bespreking Consultatiegroep Voordat de rekenkamer de startnotitie vaststelt wordt deze conform de Verordening Rekenkamer Alkmaar 2023 besproken met een consultatiegroep van raadsleden. De consultatiegroep bestaat uit vier leden van de commissie Ruimte, Sociaal of Bestuur & Middelen tot wiens taakveld het onderzoek van de rekenkamer behoort. De bespreking van de concept-startnotitie met de consultatiegroep van raadsleden heeft onder meer tot doel te onderzoeken in hoeverre er op bepaalde punten nog aanscherpingen, aanvullingen of toelichtingen gewenst zijn. De definitieve startnotitie wordt ter kennisname toegezonden aan de raad, het college van burgemeester en wethouders en de centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie en desgewenst het bestuur of de directie van de eventueel bij het onderzoek betrokken organisaties. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is dan behoudt de rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen worden aangebracht in de onderzoeksopzet, zal dit worden gemeld aan de eerder aangeschreven bestuursorganen, betrokkenen en instanties.

6

3. Uitvoering, rapportage en publicatie onderzoek 3.1 Onderzoek zelf uitvoeren of uitbesteden Afhankelijk van het onderwerp en de beschikbare expertise en capaciteit bepaalt de rekenkamer of het onderzoek in eigen beheer wordt uitgevoerd of wordt uitbesteed. Afhankelijk van het onderzoek wordt een bepaalde inzet en tijd gevraagd van de rekenkamerleden. Het uitgangspunt is dat de rekenkamer onderzoeken in principe in eigen beheer uitvoert. Als de benodigde capaciteit of expertise ontbreekt, kan de rekenkamer een extern bureau inschakelen voor het gehele onderzoek of voor specifieke onderdelen daarvan. Zowel bij onderzoek dat in eigen beheer wordt uitgevoerd als bij uitbesteed onderzoek zijn objectiviteit, onafhankelijkheid en zorgvuldigheid belangrijke criteria. Met het externe bureau waaraan de opdracht wordt verleend worden nadere afspraken gemaakt over de werkwijze, de geldende privacyregels conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming, eventuele aanvullende regels en de afstemming met de rekenkamer. Bij het inschakelen van een extern bureau blijft de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamer. De Vereniging van Rekenkamers organiseert jaarlijks DoeMee-onderzoeken waaraan lokale rekenkamers kunnen deelnemen.

Voor deze onderzoeken worden andere werkwijzen gehanteerd dan de in dit onderzoeksprotocol beschreven werkwijze, aangezien de Vereniging van Rekenkamers deze onderzoeken coördineert en uitbesteedt aan externe onderzoeksbureaus.

3.2 Stappenplan onderzoek Vanaf de start van het onderzoek tot de rapportage en publicatie van de onderzoeksresultaten hanteert de rekenkamer het onderstaande stappenplan:

a. Startgesprek met belanghebbenden Het onderzoek begint met een startgesprek. De ambtelijk trekker die is aangewezen voor het onderzoek zal uitgenodigd worden voor het startgesprek. Desgewenst kunnen ook bestuurders en/of andere medewerkers/ambtenaren worden uitgenodigd voor het startgesprek. In het startgesprek wordt een toelichting gegeven op de onderzoeksopzet en -aanpak. Ook worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan en hoe de rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling(en) kan verkrijgen.

b. Opvragen documenten en informatie Na het startgesprek zal de rekenkamer een overzicht opstellen van de gewenste informatie en documenten en dit uitzetten bij de ambtelijk trekker van het onderzoek. De ambtelijk trekker stuurt de opgevraagde informatie en documenten binnen een termijn van twee weken aan de rekenkamer.

c. Dataverzameling en analyse Bij het verzamelen en analyseren van de onderzoeksgegevens staat het beantwoorden van de onderzoeksvragen centraal.

7

Wanneer er een beroep wordt gedaan op ambtenaren en overige informanten zal dit vaak gericht zijn op het verkrijgen van documenten, data en informatie of het afnemen van interviews. Er kan, naast individuele interviews, ook gekozen worden voor het houden van interviews met meerdere personen tegelijk (groepsinterviews, groepsgesprekken, focusgroepen). Bij het houden van een interview gelden de volgende richtlijnen: o Voorafgaand aan het interview ontvangen de te interviewen personen informatie over het onderzoek en de onderwerpen die tijdens het interview aan de orde komen; o De interviews hebben een vertrouwelijk karakter om de geïnterviewden zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven; o Enkel de functie van de geïnterviewde wordt vermeld in de eindrapportage (tenzij expliciet toestemming is gegeven voor vermelding van naam en functie); o Van het interview wordt een concept-verslag opgesteld. Dit verslag wordt ter accordering aan de geïnterviewde voorgelegd en eventuele opmerkingen worden in het verslag verwerkt of apart toegevoegd; o Verslagen van interviews worden niet openbaar gemaakt; o Gegevens uit databestanden worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en met duidelijke bronvermelding.

d. Opstellen nota van bevindingen De rekenkamer stelt de nota van bevindingen op. In deze nota van bevindingen zijn de feitelijke resultaten met betrekking tot de onderzoeksvragen opgenomen, zonder dat hieraan conclusies en aanbevelingen zijn verbonden. De onderzoeksresultaten worden doorgaans gepresenteerd in de vorm van een onderzoeksrapport. Ook andere presentatievormen zijn mogelijk, zoals een rekenkamerbrief, een internetpagina, een PowerPointpresentatie, animatie, video, of een flyer of tijdschrift.

e. Ambtelijk wederhoor De nota van bevindingen wordt middels een brief aangeboden aan de centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie en de ambtelijk trekker voor ambtelijk wederhoor met het verzoek om de bevindingen te controleren op feitelijke juistheid en volledigheid. De rekenkamer kondigt ten minste een maand van tevoren aan wanneer de conceptnota van bevindingen voor ambtelijk wederhoor zal worden aangeboden en meldt de reactietermijn van uiterlijk vier weken. Als daartoe aanleiding bestaat, kan in overleg tussen de rekenkamer en de centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie een afwijkende termijn worden vastgesteld.

f.

Verwerken reactie en aanpassen nota van bevindingen De rekenkamer verwerkt het schriftelijk ambtelijk wederhoor in de definitieve nota van bevindingen. In de reactie van de rekenkamer op het ambtelijk wederhoor wordt door middel van een verwerkingstabel gemotiveerd hoe en waarom eventuele voorgestelde wijzigingen al dan niet zijn overgenomen. Deze reactie wordt verstuurd aan de ambtelijke organisatie en is in beginsel niet openbaar.

g. Opstellen bestuurlijke nota De bestuurlijke nota wordt samen met de nota van bevindingen opgesteld. Dit is het document waarin de rekenkamer op basis van de feitelijke onderzoeksresultaten conclusies en aanbevelingen formuleert aan de raad en het college.

8

h. Bestuurlijk wederhoor De bestuurlijke nota wordt middels een aanbiedingsbrief aangeboden aan het college, de directie en de ambtelijk trekker, met het verzoek om te reageren op de conclusies en aanbevelingen. De rekenkamer meldt hierbij de reactietermijn van uiterlijk vier weken. Als daartoe aanleiding bestaat, kan in overleg tussen de rekenkamer en het college een afwijkende termijn worden vastgesteld. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie van het college kan de rekenkamer desgewenst een nawoord opstellen.

i.

Aanbieden gemeenteraad De rekenkamer bundelt de nota van bevindingen, de bestuurlijke nota en de bestuurlijke reactie van het college, eventueel aangevuld met een nawoord van de rekenkamer, in een overkoepelend onderzoeksrapport dat aangeboden wordt aan de gemeenteraad. De rekenkamer biedt de onderzoeksresultaten schriftelijk aan de gemeenteraad aan via de griffie. De griffie verzorgt het verdere proces rondom de behandeling in de commissie- en raadsvergadering. De stukken bestaan doorgaans uit een nota van bevindingen, een bestuurlijke nota, de bestuurlijke reactie van het college, en een raadsvoorstel en gaan vergezeld van een aanbiedingsbrief. De schriftelijke aanbieding vindt plaats voorafgaand aan de presentatie die de rekenkamer tijdens een raadsinformatiebijeenkomst verzorgt, zodat de raad de gelegenheid heeft zich inhoudelijk voor te bereiden. De presentatie wordt, in overleg met de griffie georganiseerd. Indien het onderzoek is uitgevoerd door een extern bureau, verzorgt dit bureau doorgaans de presentatie.

j.

Publiceren onderzoeksrapport Nadat een besluit is genomen over het al dan niet overnemen van de aanbevelingen van het onderzoek door de gemeenteraad, wordt het rapport opgenomen in het raadsinformatiesysteem. Indien (externe) organisaties betrokken zijn bij het onderzoek zullen zij hiervan op de hoogte worden gebracht. De griffie stuurt de rekenkamer het al dan niet aangenomen raadsvoorstel toe. De centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie en de ambtelijk trekker ontvangen apart bericht over de publicatie. Per onderzoek wordt bekeken of het wenselijk is om een persbericht op te stellen dat vervolgens aan de Stadskrant, onderdeel van het Alkmaars Nieuwsblad, wordt aangeboden. Het persbericht kan worden verstuurd na de raadsbehandeling, maar ook voorafgaand daaraan, nadat de onderzoeksresultaten met de raad zijn gedeeld.

9

4. Dossiervorming en archivering 4.1 Dossiervorming De rekenkamer houdt van ieder onderzoek een digitaal onderzoeksdossier bij. Dit dossier bevat de relevante stukken die noodzakelijk zijn voor een controleerbare en herleidbare onderbouwing van bevindingen en conclusies. Het onderzoeksdossier kan per onderzoek verschillen, maar bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen: 1. Startnotitie; 2. Gespreksverslagen van interviews en overige verzamelde data; 3. Nota van bevindingen en bestuurlijke nota; 4. Correspondentie en reacties betreffende het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor; 5. Aanbiedingsbrief aan de raad en het college; 6. Correspondentie met de raad en het vastgestelde raadsbesluit; 7. (Eventuele) Persberichten; 8. Verslag van de behandeling in de commissie- en raadsvergadering; 9. Evaluatienotitie van het onderzoek.

4.2 Archivering De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van de onderzoeksdossiers, zoals hiervoor omschreven, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken moet een verzoek worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo).

10

5. Evaluatie en monitoring 5.1 Evaluatie Na ieder onderzoek evalueert de rekenkamer het resultaat en het proces van het onderzoek. De evaluatie heeft als doel om de kwaliteit van producten en processen te bewaken en waar mogelijk te verbeteren. Het formuleren van lessen voor toekomstig onderzoek staat centraal. De evaluatie van het onderzoek wordt vastgelegd in het verslag van de reguliere rekenkamervergadering of in een apart evaluatieverslag. De rekenkamer streeft ernaar om jaarlijks, rondom het opstellen van het Jaarverslag en Onderzoeksplan, in gesprek te gaan met de auditcommissie en centrale contactpersoon voor de ambtelijke organisatie over de onderzoeken die de rekenkamer heeft uitgevoerd en de wijze van samenwerking, en de positieve en mogelijke verbeterpunten daarin.

5.2 Monitoring van de opvolging van aanbevelingen Artikel 8 van de Verordening Rekenkamer Alkmaar stelt dat de griffie de raad jaarlijks vóór 1 april een overzicht verstrekt van de aan de raad gedane voorstellen van de rekenkamer, welke door de raad zijn overgenomen en door de raad zelf moeten worden uitgevoerd, vergezeld van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Daarnaast stelt artikel 185a van de Gemeentewet dat het college jaarlijks aan de gemeenteraad een overzicht dient te zenden van de door de rekenkamer aan het college gedane voorstellen, vergezeld van het standpunt van het college daaromtrent en de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Het college vermeldt deze informatie in de jaarrekening van de gemeente Alkmaar. Zo nodig onderzoekt de rekenkamer ook zelf incidenteel hoe het college en de raad een vervolg hebben gegeven aan de besluiten die zijn genomen naar aanleiding van rekenkameronderzoeken. Dit wordt een opvolgingsonderzoek genoemd. Het gaat erom in hoeverre raad en college aanbevelingen uit een of meer rapporten hebben gerealiseerd. De rekenkamer streeft ernaar om eens in de twee jaar een breder opvolgingsonderzoek uit te voeren naar de realisatie van de aanbevelingen van in ieder geval de onderzoeken die in de voorgaande twee jaar zijn aangeboden.

11