260401 Raadsinformatiebrief Inkoop Wmo-hulpmiddelen 2027 - bijlage 2

Adviesraad Sociaal Domein Bergen Aan : College van Burgemeester en Wethouders Van : Adviesraad Sociaal Domein Bergen Datum : 22 augustus 2025

Betreft: Gevraagd advies inkoop en levering Wmo-hulpmiddelen (maatwerkvoorzieningen) Inleiding De ASD Bergen heeft uw adviesaanvraag op 16 juli jl. in goede orde ontvangen. Op 26 juni jl. hebben leden van de adviesraad de gezamenlijke informatiebijeenkomst bijgewoond. U vraagt nadrukkelijk advies over de volgende aspecten: a. De keuze voor één of twee leveranciers, kijkend vanuit het perspectief van de cliënten. b. Uit te gaan dat 95% van de aanvragen past binnen het basispakket en bij slechts 5% een uitzondering (‘hulpmiddel in de buitencategorie’) nodig is. c. Wat zijn, uit het perspectief van de cliënt, de belangrijkste aspecten die bepalend zijn voor een goede kwaliteit, goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid? Daarnaast geven wij de volgende adviezen en opmerkingen betreffende uw voorstel concept-visie/notitie mee: 1.Is het sociaal team geraadpleegd over de inkoopstrategie? Wij adviseren u dit voorstel/concept-visie/notitie in het sociaal team te bespreken en de ervaringen van de sociale teams mee te nemen in de procedure. 2.Wij adviseren extra aandacht te geven aan de kwaliteit van de aanbieders die in de zogenaamde sterfhuisconstructie zitten. 3.Onderzoek of het mogelijk is kleine eenvoudige reparaties bij de plaatselijke fietsenmaker onder te brengen. 4.

Indien er bij de aanvraag van de cliënt reeds een deskundigenoordeel beschikbaar is (bijvoorbeeld van revalidatiearts, fysio- of ergotherapeut) zou er ons inziens geen nieuw deskundigenoordeel hoeven te worden aangeleverd in het onderzoek door het sociaal team. Wij adviseren om gebruik te maken van een bestaand deskundigenoordeel indien aanwezig en zodoende het aanvraagproces hiermee te bespoedigen. 5. Wij adviseren bij uw keuze voor een aanbieder na te gaan of er een cliëntenraad is ingesteld.

De ASD Bergen realiseert zich dat de beperkte hoeveelheid van vier landelijke aanbieders onderlinge concurrentie en prijsafspraken beperkt. Daarentegen houdt de adviesraad vast aan haar uitgangspunten van een zo hoog mogelijke kwaliteit voor de cliënt. Immers de cliënt is in het geval van een Wmo-hulpmiddel gebaat bij maatwerk en kwaliteit om te participeren in de samenleving, de zelfredzaamheid te bevorderen en te behouden. De ervaring leert dat de cliënt de aanvraag van het hulpmiddel uit noodzakelijkheid en vaak op advies vanuit de behandeling inzet. Een zo spoedig mogelijke afhandeling van het totale proces (aanvraag tot en met levering) is zowel voor de cliënt als voor de gemeente van het grootste belang. Adviezen over de aspecten a, b, en c: a. De keuze voor één of twee leveranciers, kijkend vanuit het perspectief van de cliënten. De voorkeur van de ASD Bergen gaat uit naar levering door één aanbieder. Wij verwachten dat dit de cliënt de meeste duidelijkheid geeft en zoveel mogelijk tegemoet komt aan de wensen van de gebruikers. Wij verwachten dat met één aanbieder een strakke regie kan worden gevoerd door de gemeente. Dit advies komt mede voort uit uw informatie betreffende de complexiteit van de aanbesteding bij meerdere aanbieders en het daarmee samenhangende risico op niet kunnen leveren als de volumes gaan verschuiven.

Mocht in de toekomst een inkomensafhankelijke bijdrage gevraagd worden, zal de afname bij de aanbieder waarschijnlijk kleiner worden. b. Uit te gaan dat 95% van de aanvragen past binnen het basispakket en bij slechts 5% een uitzondering (‘hulpmiddel in de buitencategorie’) nodig is. Dit punt is voor de ASD Bergen moeilijk te beoordelen omdat ons geen nadere informatie is verstrekt over afwijkingen in regelgeving en procedure betreffende deze 5%. Welke voorwaarden zijn er om voor een hulpmiddel in de buitencategorie in aanmerking te komen? Wij adviseren u hierin vooral uit te gaan van maatwerk voor de cliënt.

c. Wat zijn, uit het perspectief van de cliënt, de belangrijkste aspecten die bepalend zijn voor een goede kwaliteit, goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid? De cliënt doet de aanvraag bij de gemeente en stelt zijn vertrouwen in de contactpersoon (WMO-consulent) van de gemeente. Daarom is de dienstverlening vanuit gemeente belangrijk: Voor wat betreft kwaliteit en klanttevredenheid is vooral van belang dat de gemeente via de WMOconsulent verantwoordelijkheid houdt tot het hulpmiddel daadwerkelijk geleverd is. Blijf gedurende het hele proces (van aanvraag tot levering) in contact met de cliënt en de aanbieder over de voortgang, ook nadat de maatwerkvoorziening is toegekend. Levering, reparatie en communicatie daarover is verreweg het belangrijkste aandachtspunt voor de cliënt. Wij adviseren om hierover in de overeenkomst met de leverancier uiterste termijnen af te spreken. Maak gemeentelijke doorlooptijden duidelijk aan de cliënt en doe aan verwachtingsmanagement m.b.t. de levering zowel naar de cliënt als naar de leverancier. De ASD Bergen is van mening dat een wachttijd van een jaar of soms nog langer niet acceptabel is. Wij adviseren de gemeente een strakke regie hierop te voeren en te houden (zie ook bij advies a.) Klanttevredenheidonderzoek vanuit zowel de aanbieder als ook de gemeente is noodzakelijk.

Wij adviseren om jaarlijks zelfstandig onderzoek te doen naar de tevredenheid en dit niet, zoals nu het geval is, bij de aanbieder beleggen. Wij hopen met deze adviezen het inkoop en leveringstraject te ondersteunen vanuit het perspectief van de cliënten. Met vriendelijke groet, Aart Resoort Voorzitter ASD Bergen

augustus Secretariaat: Adres: E-mail:

S. de Jong Koekoeksbloem 18 1902 GK Castricum info@pgbc.nl

Burgemeester en Wethouders van Castricum Postbus 1301 1900 BH CASTRICUM

Onderwerp:

Advies over aanbesteding inkoop Wmo-hulpmiddelen

Castricum, 29 augustus 2025. Geacht college, Hierbij brengen wij alsnog ons advies uit met betrekking tot de inkoop van de Wmo-hulpmiddelen. Wij bieden onze excuses aan voor het feit dat wij dit niet vóór de gevraagde datum van 25 augustus hebben gedaan en verzoeken u indien mogelijk ons advies bij uw besluitvorming te betrekken. Wij hebben besloten ons advies te beperken tot de drie hoofdvragen in de presentatie die is getoond in de bijeenkomst voor de adviesraden sociaal domein van de betrokken gemeenten op 26 juni jl. a. De keuze voor één of twee leveranciers, kijkend vanuit het perspectief van de cliënten. Wij adviseren om met twee aanbieders een contract af te sluiten. Twee aanbieders betekent twee keer zoveel keuzemogelijkheden voor de klant in de hulpmiddelen uit de diverse productcategorieën. Hierbij kan de klant zijn specifieke wensen beter adresseren en er zal minder maatwerk hoeven te worden geleverd. b. Uit te gaan dat 95% van de aanvragen past binnen het basispakket en bij slecht 5% een uitzondering (“hulpmiddel in de buitencategorie”) nodig is. Wij hanteren de stelregel dat een hulpmiddel allereerst dient te voldoen aan de vraag van de klant. Het is niet in een percentage uit te drukken of dit binnen of buiten een basispakket zal vallen.

Ook de deelnemende gemeenten zouden moeten beseffen dat het verstrekken van een hulpmiddel dat voldoet aan de eisen van de klant, altijd prioriteit zou moeten krijgen. c. Wat zijn, uit het perspectief van de cliënt, de belangrijkste aspecten die bepalend zijn voor een goede kwaliteit, goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid? In de conceptvisie worden meerdere aspecten benoemd, maar komt dit overeen met uw beeld? Wij zijn het eens met de aandachtspunten in de conceptnotitie en gaat ervan uit dat de kwaliteit, communicatie en klantbenadering worden opgenomen in het definitieve advies. Tijdige levering is belangrijk maar vooral een tijdige reparatie van hulpmiddelen dient als één van de speerpunten opgenomen te worden.

Als laatste punt van ons advies dringen wij er bij u op aan om bij de weging van de criteria de criteria op het gebied van de kwaliteit voor 60% te laten meewegen, en de criteria die betrekking hebben op de kosten voor 40%. Deze verhouding is ook toegepast bij de aanbesteding voor het nu lopende contract. Wij zijn graag bereid ons advies toe te lichten en zien uw reactie met veel belangstelling tegemoet. Hoogachtend, Platform Gehandicaptenbeleid Castricum, E. Steeman voorzitter

CC:

S. de Jong secretaris

Mw. J. Schram, wethouder Sociaal Domein Mw. K. Slikker, werkorganisatie BUCH Mw. A. van der Veldt, werkorganisatie BUCH

2

Aan: Het College van Burgemeester en Wethouders Postbus 1 1850 AA Heiloo

Betreft: Advies raamovereenkomst voor Wmo-hulpmiddelen Datum: 25-8-2025 Geacht college, De ASD Heiloo heeft uw adviesaanvraag in juli in goede orde ontvangen. Op 26 juni jl. hebben leden van de adviesraad de gezamenlijke informatiebijeenkomst bijgewoond. Allereerst onze waardering voor het feit dat u ons in dit voorstadium al betrekt bij de concepten. Mede in dit kader brengen wij de volgende punten onder uw aandacht en vragen deze mee te nemen en/ of verder uit te werken in uw beleid.

1. Aanleiding De huidige regionale raamovereenkomst voor WMO-hulpmiddelen loopt af op 31 december 2026. Om de continuïteit van de levering van hulpmiddelen te waarborgen en tegelijkertijd de kwaliteit en doelmatigheid te verbeteren, wordt een nieuwe gezamenlijke Europese aanbesteding voorbereid. Deze aanbesteding vindt plaats conform de VNG-handreiking Inkoop Hulpmiddelen en de regionale uitgangspunten. 2. Doel Het vaststellen van de uitgangspunten, kwaliteitscriteria en leveranciersstrategie voor de gezamenlijke aanbesteding van WMO-hulpmiddelen, zodat per 1 januari 2027 nieuwe contracten van kracht zijn. 3. Vragen uwerzijds 1. De keuze voor één of twee leveranciers, kijkend vanuit het perspectief van de cliënten. 2. Uit te gaan dat 95% van de aanvragen past binnen het basispakket en bij slechts 5% een uitzondering (‘hulpmiddel in de buitencategorie’) nodig is. 3. Wat zijn, uit het perspectief van de cliënt, de belangrijkste aspecten die bepalend zijn voor een goede kwaliteit, goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid? 4. Onze werkwijze De ASD Heiloo heeft vele mogelijkheden bekeken en is ook uitgegaan van de richtlijnen die de VNG heeft opgesteld. Zie hiervoor: VNG-handreiking Inkoop Hulpmiddelen

Ons advies: 1. Managementsamenvatting Doel: kom tot een effectieve en cliëntgerichte gezamenlijke aanbesteding van WMO-hulpmiddelen met stevige kwaliteits- en serviceborging. Kern van het advies: 1. Kies voor twee leveranciers (i.p.v. één) om concurrentie, continuïteit en keuzevrijheid te borgen. 2. Hanteer prestatiegerichte contracten met harde KPI’s (Key Performance Indicators); bijv. levertijd, reparatietijd, first-time-right, klanttevredenheid, en beschikbaarheid vervangend hulpmiddelen. 3. Leg een expliciet kwaliteits- en maatwerkframe vast bij het selecteren en monitoren van de leverancier (zoals bruikbaarheid, aanpasbaarheid, duurzaamheid). 4. Richt regionale regie in op klachtenmonitoring, datagedreven contract management en halfjaarlijkse prestatiedialogen. 5. Betrek cliënten(organisaties, ASD’s) in eisen- en gunningsfase. De verwachte effecten hiervan zijn kortere doorlooptijden, hogere tevredenheid en lagere faalkosten (minder her-levering en reparaties). 2. Context en uitgangspunten Regionale aanbesteding met ingangsdatum 1 januari 2027; jaarlijkse scope ca. € 3,7 mln. (indicatie). Uitgangspunten uit de gemeentelijke presentatie (26-06-2025): eigen regie, toegankelijke dienstverlening, behoud/verbetering kwaliteit en passendheid, basispakket (~95%) met uitzonderingen (~5%).

Toetsingskader: VNG-handreiking Inkoop Hulpmiddelen (kwaliteit boven prijs, participatie, flexibiliteit/maatwerk, monitoring & evaluatie, samenwerking in keten).

3. Advies 3.1 Eén of twee leveranciers? Kies voor twee raamcontractanten met een minicompetitie of verdeelsleutel. De voordelen hiervan zijn: a) minder afhankelijkheid en hogere leveringszekerheid b) prikkel tot innovatie en service c) mogelijkheid tot specialisatie (bijv. complex maatwerk). Houd dan hierbij de volgende randvoorwaarden aan: ▪ Eenduidige product-/dienstcatalogus per contractant binnen het basispakket ▪ Heldere allocatieregels: primaire verdeling 70/30 op start, daarna performance-based bijsturen per halfjaar. ▪ Back-up/continuïteitsclausule bij uitval van een partij 3.2 Prestatiegericht contract Door het opstellen van een prestatiegericht contract, garandeer je de kwaliteit van de dienstverlening van de contractanten. Hier kan objectief op gestuurd worden mbv het vaststellen en monitoren van KPIs. Het niet halen van de KPIs heeft gevolgen voor de beloning van de leverancier. Kwaliteit van de dienstverlening (in de breedste zin van het woord) moet ook een belangrijke factor zijn in het inkoopbeleid; waarbij de prijs/kwaliteit leidend moet zijn en niet prijs alleen. Voorbeelden van KPIs (contractueel, meetbaar en beboetbaar) zijn: • First-time-right ≥ 90% (na eerste passing binnen 30 dagen geen aanpassing nodig). • Doorlooptijd indicatie-t/m-levering: 90% binnen X weken (per productgroep gespecificeerd).

• Reparatiedoorlooptijd 90% ≤ X werkdagen; klanttevredenheid (KTV) ≥ 8,0. • Klachtenratio ≤ 3% en < 10% herhaalklachten; 100% registratie in regionaal portaal. • SLA op bereikbaarheid: wachttijd telefonie 90% ≤ 2 min; e-mail/portaalreactie ≤ 2 werkdagen. Voorbeeld van een inkoop- en contractstrategie Bij een Europees niet-openbare aanbesteding met selectie op ervaring/kwaliteit en gunning op beste prijs-kwaliteit kun je aan de volgende onderwerpen denken: Contractvorm: Raamovereenkomst 4 jaar (2 + 2) met prestatieprikkels (malus/bonus) gekoppeld aan KPI’s. Gunningscriteria (indicatieve weging): • Kwaliteit & maatwerk (25%) • Service & doorlooptijden (25%) • Implementatie & continuïteit (15%) • Duurzaamheid & hergebruik (10%) • Datagedreven contractmanagement/rapportages (10%) • Prijs (15%) Prijsvorming: vaste tarieven per productgroep + prestatie-/servicecomponent; transparante indexatie (CBS).

Maatwerk/uitzonderingen: 5% van volume via offerte op casusniveau; expliciet proces en doorlooptijden. 3.3 Kwaliteits- en maatwerk frame Naast het vastleggen van KPIs in het contract is het ook van belang om tijdens de inkoopprocedure te toetsen op vooraf vastgestelde kwaliteits- en maatwerk eisen. Om voldoende het cliëntperspectief mee te nemen is het wenselijk deze in samenwerking met cliënten op te stellen. Indien een leverancier niet aan deze eisen kan voldoen, gelden ze als knock-out in de selectie. De volgende minimumeisen adviseer de ASD Heiloo: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Bruikbaarheid/maatwerk: aantoonbare passing, instructie aan huis, ergonomie en veiligheid. Levertijd max. X werkdagen (standaard) en Y werkdagen (maatwerk); spoedregeling beschikbaar. Reparatietijd max. X werkdagen; vervangend hulpmiddel binnen 24 uur bij uitval. Bereikbaarheid: telefonie en digitaal; afspraaktijden binnen vensters; no-show < 5%. Duurzaamheid: refurbished-beleid, levensduur/onderhoud, onderdelen beschikbaarheid.

3.4. Regionale contractmanagement & governance Om de kwaliteit te waarborgen is het belangrijk op regionaal niveau de monitoring en communicatie met de contractant hieromtrent vast te leggen. Zet een regionaal contractteam op: inkoop uitvoering/indicatie, jurist, datacoördinator.

(penvoerder),

Wmo-beleid,

Ontwikkel dashboards obv data: maandelijkse levering van ruwe data door leveranciers (leveringen, reparaties, doorlooptijden, klachten, KTV, FTR). Leg een prestatiecyclus vast: kwartaalreview per leverancier; halfjaarlijkse prestatie-benchmark en herverdeling volume op basis van KPI-scores. Zet een klachtenportaal op: centrale intake/triage, uniforme definities en rapportage; terugkoppeling naar leveranciers en consulenten Zet in op gebruikersparticipatie: vaste adviesgroep (WMO-raden) betrokken bij eisen, proefopstellingen en evaluaties.

Risico’s en beheersmaatregelen Tot slot zijn er nog enkele algemene risico’s te benoemen in de inkoopprocedure waar wij in ons advies rekening mee hebben gehouden. Monopoly risico en leveringsuitval → mitigatie: twee contractanten, vervangservice.

continuïteitsclausule,

noodvoorraad/

Goedkoop-is-duurkoop → mitigatie: harde kwaliteitsknock-outs en KPI’s, malus bij overschrijdingen; lifecycle-kosten meewegen. Lange doorlooptijden → mitigatie: P90-normen per productgroep, escalatiepad, bonus bij structurele overprestatie. Onvoldoende gegevens → mitigatie: dataprotocol als contractvoorwaarde; audit- en toegangsbepalingen. Privacy en AVG in keten → mitigatie: DPIA, verwerkersovereenkomsten, rol-/toegangsmatrix. De ASD Heiloo adviseert de gemeente een strakke regie op bovenstaande punten te voeren en te houden. Tot slot willen we aandacht vragen voor grensoverschrijdende problemen die optreden als een inwoner van de ene naar de andere gemeente verhuisd. Nu de inkoop gezamenlijk gebeurt zouden dit soort problemen op een andere manier opgelost kunnen worden. Bijvoorbeeld door verrekening met elkaar zodat inwoners niet opnieuw in de wacht moeten staan. Dit zou voor deze grensoverschrijdende problemen veel betekenen. Conclusie De maatschappelijke opdracht in het sociaal domein vereist een volwassen, integrale inkoopaanpak. Realisme, partnerschap en kwaliteit zijn daarbij essentieel. Geef richting aan aanbieders, stel duidelijke kaders en monitor samen de resultaten middels objectieve KPIs. Alleen dan kan de gemeente haar regierol waarmaken én zorg toegankelijk houden voor onze inwoners.

Wij hopen als ASD Heiloo u hiermee op weg te hebben geholpen om een goed uitbestedings-traject in te gaan en verwachten derhalve ook een feedback die beantwoordt aan ons uitgebreide advies Namens de ASD Heiloo G. van der Meulen (voorzitter) J. Ouderkerken (secretatis)

Email: info@cardijkenwaard.nl

Aan het College van Burgemeester en Wethouders Gemeente Dijk en Waard dd: 12 september 2025,

Betreft: conceptvisie Aanbesteding inkoop Wmo hulpmiddelen 2027. Geacht College, Op verzoek van beleidsmedewerker Patrick Blokzijl, als aangegeven in zijn email van 11 juli 2025, ontvangt u onderstaand het advies van de Cliëntenraad Dijk en Waard {CAR} inzake het in aanhef genoemde onderwerp. Inleiding Dit advies behandelt de visie op inkoop Wmo hulpmiddelen en maatwerkvoorzieningen in regioverband met ander gemeenten (6) De adviezen zullen onderdeel uitmaken van het gehele proces van aanbesteding. De adviezen van alle adviesraden van de genoemde gemeenten zullen worden meegenomen en afgewogen in een definitieve visie/notitie dan wel in de Programma van eisen. Voorafgaand aan deze adviesaanvraag hebben 2 leden van onze raad 2 bijenkomsten over dit onderwerp bijgewoond en daar de nodige informatie ontvangen ( 30 april en 26 juni) Over het beleidsstuk (concept visie) Zoals het stuk is opgesteld kan de CAR zich hierin vinden; duidelijk leesbaar en helder opgesteld. Advies over de 3 door u gevraagde punten

1. De keuze voor een of twee leveranciers begrijpen we vanuit het oogpunt efficient inkopen. Echter is dit in het belang van de client? (keuzemogelijkheid van hulpmiddel) Dit vraagt naar ons inzien wel dat er korte lijnen moeten zijn met de leveranciers en de client omtrent het hulpmiddel. Vanaf aanvraag tot en met het gehele proces. 2. U gaat ervan uit dat 5% hulpniddelen nodig heeft uit de buiten categorie. Wanneer blijkt dat die doelgroep groter is dan 5% dat die niet afgewezen mogen worden. 3. Naar onze mening is het volgende van groot belang: - Heldere communicatie vanaf het 1e contact met de gemeente , daarna voortgezet door de leverancier. - Na de levering is de gemeente verantwoordelijk voor de nazorg. ( hoe is het proces verlopen en een jaarlijks contact moment) - Snelle en adequate afhandeling bij storingen; waar moet er gemeld worden, hoe lang mag een afhandeling duren? - Bij een defect aan het hulpmiddel dient een passend vervangend hulpmiddel aangeboden te worden zodat client deel kan blijven uitmaken van de maatschappij - Snelle en adequate afhandeling van een klacht; waar moet er gemeld worden, hoe is de procedure o.a. in tijd - De gemeente blijft eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening

Mogelijke effecten van de wetswijziging rondom Inkomensafhankelijke en vermogensafhankelijke eigen bijdrage. Dit is nu nog onzeker de CAR heeft hier zorgen over omdat dit kan betekenen dat hulpvraag gemeden wordt door de hogere eigen bijdrage waardoor participatie in het geding kan komen. Heeft het college hier eventuele ondersteunende maatregelen voor? Tot slot De CAR wil geinformeerd worden, jaarlijks, over de stand van zaken van bovengnoemde punten.

We zijn benieuwd naar het vervolg van de aanbesteding en zien dit graag tegemoet.

Met vriendelijke groet, Namens de ClientenAdviesRaad: Suzan Bozkurt en Jeannette Streefland-du Mee.

Advies Wmo-raad Alkmaar over concept notitie Inkoop Wmo hulpmiddelen van de zes samenwerkende gemeenten in de Regio Alkmaar e.o. 23-08-2025/3 pagina’s Per email verzonden naar: secretariaatburgemeester@alkmaar.nl

Aan het college van B. en W. Alkmaar KADERNOTA Uw Kadernota voor de gemeentefinanciën kondigt een bezuiniging aan op de verstrekking van Wmohulpmiddelen, en wel met een streefpercentage van 2,2 procent. Daarbij wordt bekeken of de jurisprudentie mogelijkheden biedt voor een strenger toewijzingsbeleid. Dit baart ons zorgen. Wanneer mensen niet het (juiste) hulpmiddel krijgen, vergroot dit de kans op ongelukken en fysieke achteruitgang, wat betekent dat later meer hulp nodig is. In dat geval kunnen besparingen uiteindelijk duurkoop worden. Als WMO-adviesraad stemden we in met de invoering van een eigen bijdrage voor scootmobielen op voorwaarde dat dit geld terugvloeit naar het WMO-budget voor hulpmiddelen. Juist een bezuiniging op Wmo-hulpmiddelen staat daar haaks op. Met klem adviseren we U dit mee te wegen. Waar het gaat om een doelmatige besteding van beschikbare middelen, adviseren we U voorop te stellen waar iemand baat bij heeft, eerder dan waar iemand recht op heeft: toegekende voorzieningen dienen ook daadwerkelijk te worden gebruikt.

VERANTWOORDELIJKHEID Uw notitie gaat er van uit dat bezuinigingen kunnen worden ondervangen door het versterken van de sociale basis en de eigen regie van inwoners: waar mogelijk wordt van hen gevraagd zelf voorzieningen te organiseren, eventueel met steun vanuit hun omgeving. We willen benadrukken dat dit niet in de plaats kan komen van de wettelijke verantwoordelijkheid van gemeenten om bij onvoldoende zelfredzaamheid voorzieningen te verstrekken. Het eigen netwerk of de eigen omgeving zal doorgaans niet in specifieke hulpmiddelen kunnen voorzien. Bijvoorbeeld: mantelzorg kan een rolstoel of scootmobiel niet vervangen. Daarom adviseren we de gemeenten om doelmatigheid, geschiktheid en kwaliteit van de aanschaffing van hulpmiddelen te waarborgen, zo nodig door inschakeling van expertise zoals een revalidatiearts en/of ergotherapeut als onderdeel van het beoordelings- en aanschaffingsproces, onverlet overleg met de Wmo-cliënt en diens voorkeuren. Als voorbeeld kan dienen de keuze tussen een drie- of vierwiels scootmobiel. De stabiliteit daarvan kan per gebruiker variëren. Zeker in een plaats als Alkmaar met vele grote en kleine brughellingen, en veel watergangen is dit van belang. -1-

DUURKOOP In de huidige contractperiode is nog sprake van een streven naar ‘uitmuntende service, maatwerk en klanttevredenheid’. Door financieringsproblemen gaan de gemeenten er nu van uit hier minder hoge c.q. ‘realistischer’ eisen aan te moeten stellen. Ook hier geldt dat goedkoper uiteindelijk duurkoop tot gevolg kan hebben. U signaleert dat sprake is van te lange wachttijden, zowel bij nieuwe hulpmiddelen als reparaties. Wat betreft de levering van nieuwe hulpmiddelen ligt de oorzaak ook bij de gemeenten. Wijzelf ontvangen daarnaast signalen dat in de praktijk zelfs goede service niet altijd wordt gehaald, bijvoorbeeld bij reparaties, informatieverstrekking en communicatie. Dit vergt niet een ‘realistischer kijk’ op mogelijkheden, maar een grotere inspanning om een goed serviceniveau te waarborgen.

WAARBORGEN KWALITEIT Eén van uw uitganspunten is: behoud van assortiment en focus op kwaliteit van dienstverlening. Het streven is om de bestaande kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Daarbij ligt de focus op toegankelijkheid, inspraak en klantbenadering. De kwaliteit moet goed zijn, ook van de serviceverlening. We tekenen daar bij aan dat dit ook behoort te geleden voor tijdige levering en reparatie, met goede communicatie. Bij het opstellen van dit advies voelen we ons beperkt dat geen data voorhanden is over onderhoud en innovatie. We vinden dit zorgwekkend, en adviseren hiervoor een data-systeem vorm te geven, samen met de Wmo-raden en jaarlijks op de vooruitgang hiervan terug te komen. U neemt zich voor de eis te laten vallen dat leveranciers een vestiging moeten hebben in Alkmaar. We adviseren criteria en normen in de contracten op te nemen die waarborgen dat tijdig wordt geleverd en dat snel reparaties plaatsvinden. Eén van die criteria zou behoren te zijn dat een hulpmiddel wordt vervangen door een nieuw hulpmiddel wanneer binnen de gebruiksperiode te vaak defecten optreden c.q. reparaties nodig zijn. We bevelen aan daartoe een maximaal toelaatbaar uitvalspercentage op te nemen.

VERZEKERING HULPMIDDELEN Een aspect van service is dat hulpmiddelen zijn verzekerd tegen schade door oorzaken als ongevallen en diefstal, en dat er een 24-uurs dienst is voor pechhulp. Doorgaans geldt dit alleen in het binnenland. Dit beperkt gebruikers te reizen naar het buitenland, of maakt dit zelfs onmogelijk. In het bijzonder geldt dit voor vliegreizen. Het mag niet zo zijn dat gebruikers zelf verantwoordelijk zijn voor kosten bij schade in het buitenland. De Wmo-raad adviseert met klem verzekering ook te laten gelden voor gebruik in het buitenland, met name ook bij transport per vliegtuig, in ieder geval in Europa en landen daarbuiten waar verzekeraars doorgaans gebruikelijke dekking voor bieden. Gebruikers zelf kunnen dit niet regelen wanneer het hulpmiddel niet hun eigendom is.

MEERDERE LEVERANCIERS U vraagt ons om advies over het aantal te contracteren leveranciers. De Wmo-raad adviseert U de afhankelijkheid van slechts één leverancier te beëindigen, en minstens twee, of meerdere optimaal gecertificeerde leveranciers te contracteren. Daarmee kan een grotere bedrijfszekerheid worden

-2bereikt. We adviseren flexibiliteit in te bouwen die het voor Wmo-cliënten mogelijk maak soepel over te stappen naar een andere leverancier wanneer een leverancier te vaak of te ernstig in gebreke blijft. Bij Wmo-cliënten bestaat behoefte aan keuzevrijheid bij de toewijzing van een hulpmiddel. Los daarvan kan het ene type hulpmiddel doelmatiger zijn dan het andere. Bij het contracteren van twee of meer leveranciers verdient het daarom aanbeveling dat er per leverancier binnen de productcategorieën verschillen zijn in het assortiment van hulpmiddelen. Basispakketten moeten van elkaar kunnen verschillen.

INFORMATIE PAKKET Als Wmo-raad krijgen we regelmatig signalen dat bij gebruikers van hulpmiddelen onduidelijkheden bestaan over rechten en plichten. We adviseren daarom een goede communicatie met Wmo-cliënten bij de aanvraag-, toewijzings- en aanschafprocedure, zowel van de kant van de gemeente als leverancier. Personeel van leveranciers behoort goed geschoold te zijn om gebruikers te instrueren. Wat betreft de rol hierin van gemeenten verwijzen we naar een eerder door ons uitgebracht ongevraagd advies, d.d. 21/24 maart 2024 m.b.t. het verbeteren van WMO-aanvragen (als bijlage bijgevoegd). In dat advies bieden we als Wmo-raad aan mee te werken aan een door gemeenten en leveranciers samen te stellen informatiepakket. Daarbij benadrukken we ook dat het van belang kan zijn een revalidatiearts en/of ergotherapeut in te schakelen, en cliënten te wijzen op het recht en de mogelijkheden van onafhankelijke professionele cliëntondersteuning. Daarnaast is actieve communicatie gewenst over het alternatief van een PGB. De inschakeling van een ergotherapeut hoeft niet per se een verantwoordelijkheid te zijn van de WMO-cliënt, in het kader van de toewijzings- en beoordelingsprocedure kan het ook een verantwoordelijkheid zijn die de gemeente op zich neemt, zoals in andere gemeenten al praktijk is.

SLOT Hoewel uw notitie Inkoop Wmo hulpmiddelen vrij algemeen is, en nog weinig concreet, kunnen we instemmen met uitgangspunten die zich richten op verbetering van service, maatwerk en klanttevredenheid. Dit met in achtneming van onze adviezen. We zijn als Wmo-raad graag bereid daarover verder met U mee te denken bij vertaling naar concrete criteria en normen in een Pakket van Eisen. BIJLAGE 1. Ongevraagd advies m.b.t. betrekking tot verbetering Wmo-aanvragen d.d. 21/24 maart 2024

Hoogachtend, Namens de Wmo-Raad Alkmaar J.J. van Drunen Voorzitter --3-(slot)

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Alkmaar Postbus 53 1800 BC Alkmaar

Per email verzonden naar: secretariaatburgemeester@alkmaar.nl

Datum

: 21 maart 2024

Betreft : ongevraagd advies met betrekking tot het verbeteren van WMO-aanvragen Behandeld door: Daphne Beerman

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Alkmaar, De afgelopen tijd is het proces voor het aanvragen van steun bij de WMO verbeterd, waardoor de wachttijd flink is ingekort. Alhoewel dat natuurlijk een goede zaak is, zijn er nog een aantal zaken die beter kunnen waardoor het voor alle partijen makkelijker en duidelijker wordt. Daarom adviseert de WmoRaad Alkmaar het volgende:

•

Bij de eerste communicatie, in de bevestigingsbrief van de aanvraag, kenbaar maken dat het raadzaam is om een specialist te raadplegen voor het onderbouwen van de aanvraag. In het geval van een hulpmiddel zou dit een ergotherapeut zijn. Vermeld erbij dat 10 uur ergotherapie per jaar vergoed wordt vanuit de basisverzekering. Het is ook zinvol om in de eerste communicatie te vermelden dat de aanvrager zonder extra kosten een beroep kan doen op een cliëntondersteuner. Dit zou benadrukken dat de aanvrager de mogelijkheid heeft om een specialist of een algemene ondersteuner te raadplegen om de aanvraag samen te stellen en te onderbouwen. Een goed onderbouwde en gerichte aanvraag voorkomt vertragingen en afwijzingen. • Indien een aanvraag afgewezen wordt, vermeld er dan duidelijk en in begrijpelijke taal bij waarom de aanvraag is afgewezen, zodat daar geen verwarring over kan ontstaan bij de aanvrager. • Een aanbeveling van een specialist mag niet zomaar afgewezen worden door een reguliere WMO-medewerker. Hier moet een goede onderbouwing bij komen, van bijvoorbeeld een andere (medisch relevante) specialist. Een optie kan ook een tegenaanbod zijn, mits dit in het redelijke blijft.

• Bij het goedkeuren van een aanvraag van een hulpmiddel, moet duidelijke informatie verschaft worden over wat men kan en mag verwachten, zoals: - Binnen hoeveel tijd de leverancier het eerste contact moet leggen. - Binnen hoeveel tijd de leverancier een passing moet inplannen en uitvoeren.

Wmo Raad Alkmaar – Bordewijkstraat 18 – 1822JB Alkmaar – E-mailadres: info@wmoraadalkmaar.nl

-

•

•

•

•

Wat de afspraken zijn over onderhoud en reparatie (bijvoorbeeld bij een lekke band). - Vervoersverplichting, en wat dit inhoudt. - Wat de rechten zijn van de aanvrager als de Vervoersverplichting niet nagekomen wordt. - Waar kan men terecht als zaken niet goed gaan met de leverancier. - Dit is een globale lijst. Wenselijk is om samen met de WmoRaad de contracten door te nemen om te checken wat daarin staat belangrijk is voor de gebruiker. Na een half of een jaar een terugkoppelingsgeprek voeren over of het uitgegeven hulpmiddel het juiste middel is, de gewenste hulp biedt zoals die voor ogen stond en of het hulpmiddel daadwerkelijk de participatie en zelfredzaamheid vergroot zoals de bedoeling was en ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Misschien heeft de cliënt een andere manier van stallen nodig, misschien zijn rijlessen of een vaardigheidstraining gewenst, of misschien past een lease- of leenconstructie beter. Wanneer een aanvrager een progressieve of chronische aandoening heeft zonder uitzicht op verbetering, zou het niet nodig moeten zijn om elk jaar de indicatie te verlengen. Bij stabiele (maar zonder kans op verbetering) aandoeningen: eerste jaar indicatie voor 1 jaar, daarna naar -3,-5 jaar of wel 10 jaar. Dit zou de regellast van zowel de cliënten en hun ondersteuners, als de WMO verlagen.

Er zou een lijst met aandoeningen kunnen komen waarbij een cliënt direct in deze categorie valt. De zorgverzekering werkt hierbij ook mee met bepaalde vergoedingen. Voor mensen die een scootmobiel weinig gebruiken of bijvoorbeeld thuis geen scootmobiel kunnen stallen, zou een leenconstructie een oplossing kunnen zijn, mits er ook een haal- en brengservice is. Zelf halen en brengen is immers geen optie voor iemand die een scootmobiel nodig heeft. Iemand die een scootmobiel brengt en zelf een vouwfiets meeneemt zou een uitkomst kunnen zijn (zoals ook al bij auto’s gebeurt). Deze constructie moet voorzien zijn van een pechhulp, zodat een gebruiker nooit in de kou/donker zal blijven staan. Wheelchair Skills Team. Gemeente Amsterdam nodigt elk jaar in de sportweek het Wheelchair Skills Team uit (https://wheelchairskillsteam.nl). Dit team kan rolstoelgebruikers leren hoe ze beter en veiliger om kunnen gaan met hun rolstoel. Niet alleen is dit beter voor de levensduur van het hulpmiddel, maar het vermindert ook de kans op ongelukken. Het bevordert de participatie omdat de rolstoelgebruikers meer vertrouwen hebben in zichzelf en hun rolstoel. Ook neemt het Wheelchair Skills Team leenrolstoelen mee, waar (ook) kinderen gebruik van kunnen maken. Dit helpt met het normaliseren en het verkleinen van het stigma op rolstoelgebruikers.

Juist door dit onderdeel te maken van de sportweek wordt dit gedachtengoed vergroot.

In afwachting van uw reactie op dit ongevraagde advies met betrekking tot het verbeteren van de aanvragen van de WMO verblijf ik,

Hoogachtend, WmoRaad Alkmaar

J.J. van Drunen Voorzitter

Wmo Raad Alkmaar – Bordewijkstraat 18 – 1822JB Alkmaar – E-mailadres: info@wmoraadalkmaar.nl