250918 Aanbiedingsbrief Rekenkameronderzoek SROI - Bijlage 1
Tekst van het document
WERKT HET? INKOPEN EN AANBESTEDEN MET SOCIAL RETURN ON INVESTMENT
Onderzoek Rekenkamer Alkmaar, tweede kwartaal 2025
Colofon
Onderzoekers: Anita van der Stap Linda Maasdijk
INHOUDSOPGAVE Introductie van het Onderzoek ........................................................................................................................... 4 Werkt het? Inkopen en aanbesteden met Social Return on Investment ......................................................... 4 De onderzoeksvragen ......................................................................................................................................... 4 Afbakening onderzoek ........................................................................................................................................ 4 Verantwoording ................................................................................................................................................. 5 Leeswijzer ........................................................................................................................................................... 6 DEEL I.
Bestuurlijk Rapport ........................................................................................................................ 7
Inleiding .............................................................................................................................................................. 8 Beantwoording van de onderzoeksvragen ......................................................................................................... 8 Conclusies ......................................................................................................................................................... 11 Aanbevelingen .................................................................................................................................................. 12 DEEL II. 1.
Nota van bevindingen .................................................................................................................. 13
Inkoop en Aanbesteding in wetgeving en beleid .................................................................................. 14 1.1
Aanbestedingswet 2012 ..................................................................................................................... 14
1.2
Inkoop en aanbesteding in Alkmaar................................................................................................... 15
Stadswerk072 .............................................................................................................................................. 19 De NORA ...................................................................................................................................................... 19 1.3 2.
Uitvoeringsregels, procesbeschrijvingen en protocollen .................................................................... 20
Maatschappelijke waarde creëren met inkoop ..................................................................................... 23 2.1
De Aanbestedingswet en maatschappelijke waarde ......................................................................... 23
2.2
De Wet banenafspraak ...................................................................................................................... 24
2.3
Het Nationaal Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021-2025 ........................................... 25
2.4
Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen ............................................... 26
2.5
Toolkit Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid ................................................................................ 26
2.6
SROI in de kaderstellende regels Inkoop en aanbesteding en inkoopbeleid 2017 ............................. 30
2.7
Actieplan MVOI gemeente Alkmaar ................................................................................................... 31
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 2
2.8
SROI als onderdeel van de procesbeschrijvingen, formats en formulieren ........................................ 31
De Gemeente en Stadswerk072 .................................................................................................................. 31 De NORA ...................................................................................................................................................... 33 2.9 3.
De rol van Zaffier bij SROI .................................................................................................................. 33
De uitvoeringspraktijk van SROI ............................................................................................................ 35 SROI in praktijk niet geborgd ....................................................................................................................... 35 Gemeente maakt nog geen optimaal gebruik van de dienstverlening van Zaffier...................................... 36 Perspectief van de opdrachtnemers en leveranciers op SROI..................................................................... 37 SROI niet structureel gemonitord ................................................................................................................ 38 Zaffier in ontwikkeling ................................................................................................................................. 39
4.
Sociaal inkopen: Voorbehouden opdracht sociaal inkopen ................................................................... 39 Bijlage 1.
Werkproces SROI ...................................................................................................................... 41
Bijlage 2.
Inhoud bijlage Social Return on Investment ............................................................................. 43
Bijlage 3.
Voorbeeld Bestektekst SROI...................................................................................................... 45
BIjlage 4.
Startdocument .......................................................................................................................... 47
Bijlage 5.
Proces SROI uit Toolkit .............................................................................................................. 55
Bijlage 6. Bronnenlijst ....................................................................................................................................... 57 Interviews .................................................................................................................................................... 57 Documenten ................................................................................................................................................ 57
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 3
INTRODUCTIE VAN HET ONDERZOEK WERKT HET? INKOPEN EN AANBESTEDEN MET SOCIAL RETURN ON INVESTMENT Voor mensen met een arbeidsbeperking is het moeilijker om werk te vinden. Het rijksbeleid streeft na dat er begin 2026 in totaal 125.000 banen bijkomen voor mensen met een arbeidsbeperking. Eén van de manieren om mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen is Social Return on Investment (SROI). Hierbij maakt de gemeente in haar rol als opdrachtgever van gemeentelijke aanbestedingen, afspraken met een opdrachtnemer over het inzetten en ontwikkelen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Naast het opnemen van de SROI-verplichting in de aanbesteding kan ook direct ingekocht worden bij sociale ondernemingen of sociale werkplaatsen. Op deze manier worden organisaties met een maatschappelijke doelstelling een grotere kans geboden om opdrachten te verwerven.
DE ONDERZOEKSVRAGEN Met dit onderzoek wil de Rekenkamer Alkmaar inzicht geven op de centrale vraag: “Wat is het effect van het aanbestedingsbeleid met betrekking tot Social Return on Investment om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk te helpen?”.
Deze centrale vraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Is SROI onderdeel van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid? Zo ja, hoe is het geborgd in de praktijk? 2. Hoe en hoe vaak wordt SROI toegepast bij aanbestedingen? 3. In hoeverre heeft de gemeente zicht op de effecten en resultaten van de SROI-verplichting? 4. Koopt de gemeente in bij sociale ondernemingen en hoeveel arbeidsplaatsen levert dat op?
AFBAKENING ONDERZOEK Dit onderzoek richt zich, naast de aanbestedingen van de gemeente Alkmaar zelf, ook op de aanbestedingen door Stadswerk072 en Netwerkorganisatie regio Alkmaar (NORA). Deze afbakeningskeuze is gebaseerd op de vaststelling dat beide organisaties jaarlijks voor tientallen miljoenen aan werken, leveringen en diensten inkopen en daarom relevant zijn in de beschouwing van SROI in Alkmaar.1
1
Gemeente Alkmaar, Programmabegroting 2024 Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 4
Stadswerk072 is een overheids-NV waarbij gemeente Alkmaar voor 100% aandeelhouder is. Stadswerk072 levert op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) structurele diensten en investeringsprojecten aan de gemeente op het gebied van beheer en onderhoud van de buitenruimte. Stadswerk072 is verantwoordelijk voor openbare verlichting, zwerfafval en reiniging, wegen, straten en pleinen, gladheidsbestrijding, groen, projecten, onderhoud begraafplaatsen, riolering, stadsboerderij, spelen en bruggen.2 Netwerkorganisatie regio Alkmaar (NORA) verzorgt sinds 2015 de inkoop en het contractmanagement voor jeugdhulp, Wmo-begeleiding, beschermd wonen, beschermd thuis, vervoer en hulpmiddelen. De NORA heeft namens de regiogemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest ruim 250 zorgaanbieders gecontracteerd. De gemeenten hebben de NORA gemandateerd om de inkoop voor hen uit te voeren3. Het ondersteunen en monitoren van SROI is belegd bij Zaffier. Zaffier is de regionale gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest die de inwoners integrale dienstverlening biedt op het gebied van participatie, werk, inkomen, schuldhulpverlening en inburgering. Zaffier helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in hun ontwikkeling en met het vinden van een passende werkplek.
De SROIcoördinator van Zaffier heeft een faciliterende rol. De verplichting en eindverantwoordelijkheid om SROI in te vullen ligt bij de opdrachtnemer. VERANTWOORDING Het onderzoek is uitgevoerd door de Rekenkamer Alkmaar. Voor dit onderzoek zijn relevante wetgeving, vastgestelde en concept beleidsdocumenten bestudeerd en geanalyseerd. Er zijn gesprekken gevoerd met de relevante stakeholders. In de bronnenlijst is dit alles weergegeven.
2
Website Stadswerk072
3
NORA, Mandaatbesluit Netwerkorganisatie regio Alkmaar, 2023 Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 5
LEESWIJZER Dit rapport bestaat uit drie delen. • •
•
In dit deel, de introductie, staan de onderzoeksvragen, het doel van het onderzoek en de afbakening beschreven. Deel I is het Bestuurlijk rapport. In dit deel worden de onderzoeksvragen beantwoord en worden de conclusies en de aanbevelingen weergegeven. Deze zijn gebaseerd op de resultaten zoals beschreven in de Nota van Bevindingen (deel II). Deel II, de Nota van Bevindingen, bevat de resultaten van het onderzoek. Deze bestaat uit 4 hoofdstukken welke aansluiten bij de onderzoeksvragen. In hoofdstuk 1 wordt de relevante nationale en lokale wetgeving en het beleid over inkoop en aanbestedingen uitgelegd. In hoofdstuk 2 wordt ingezoomd op de inpassing en uitwerking van SROI in inkoopbeleid. In hoofdstuk 3 wordt uitgelegd hoe SROI in de praktijk wordt toegepast in Alkmaar. En tenslotte, wordt in hoofdstuk 4 ingegaan op inkoop door de gemeente bij sociale ondernemingen.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 6
DEEL I. BESTUURLIJK RAPPORT
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 7
INLEIDING Met het onderzoek “Werkt het? Inkopen en aanbesteden met Social Return on Investment” geeft de Rekenkamer inzicht in het effect van de Social Return on Investment-verplichting bij aanbestedingen. In deel I, dit bestuurlijk rapport, staan de antwoorden op de onderzoeksvragen, de conclusies en de aanbevelingen. De antwoorden op de onderzoeksvragen en de conclusies zijn gebaseerd op deel II, de Nota van Bevindingen.
BEANTWOORDING VAN DE ONDERZOEKSVRAGEN Om de centrale onderzoeksvragen te beanwoorden zijn deelvragen geformuleerd.
Deelvraag 1 Is SROI onderdeel van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid? Zo ja, hoe is het geborgd in de praktijk? Social Return on Investment (SROI) is al sinds 2013 onderdeel van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid. In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Alkmaar is opgenomen dat bij opdrachten boven een geraamd bedrag van € 200.000,- een SROI-verplichting kan worden opgenomen. De gemeente sluit hiermee aan bij de landelijke doelstelling om via inkoop bij te dragen aan maatschappelijke impact, waaronder het vergroten van arbeidsparticipatie voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij een aanbesteding ligt de verantwoordelijkheid voor het opnemen van de SROI-verplichting bij de gemeente, Stadswerk072 en de NORA. Of de verplichting bij de gemeente Alkmaar wordt opgenomen in een aanbesteding, hangt af van de inschatting van de verantwoordelijke (inkopende) projectleider. Er is bij de gemeente geen sluitend mechanisme dat waarborgt dat aanbestedingen die boven de € 200.000 geraamd zijn, standaard worden getoetst op geschiktheid voor SROI. De projectleider schakelt in principe de inkoopadviseur in boven geraamde opdrachten van € 50.000,-. De inkoopadviseurs zijn bekend met de regels over SROI. Zaffier beschikt over expertise en instrumenten voor het invullen, ondersteunen en monitoren van SROI.
De organisatie wordt nog onvoldoende vroegtijdig en systematisch betrokken. De samenwerking is ad hoc en niet voldoende geïntegreerd in het inkoopproces. Stadswerk072 heeft een inkoopadviseur die de rol van SROI-coördinator (intern) inneemt en bij iedere aanbesteding toetst op geschiktheid voor SROI. Dit wordt vervolgens waar nodig afgestemd met de SROI-coördinator van Zaffier. Stadswerk072 heeft daarmee een sluitend mechanisme dat waarborgt dat aanbestedingen die boven de € 200.000 geraamd zijn, standaard worden getoetst op SROI. Bij NORA is de borging van SROI in de praktijk nog niet vormgegeven. Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 8
Samengevat: Hoewel SROI beleidsmatig is verankerd in het gemeentelijk aanbestedingsbeleid, ontbreekt het, met uitzondering van Stadswerk072, aan een structurele vertaling naar de praktijk. De uitvoering is afhankelijk van individuele keuzes, kennis en prioriteiten binnen de gemeentelijke organisatie.
Deelvraag 2 Hoe en hoe vaak wordt SROI toegepast bij aanbestedingen? De toepassing van SROI wordt pas sinds kort gemonitord. Monitoring kreeg met de komst van een SROI-coördinator bij Zaffier, twee jaar geleden, meer aandacht. Zaffier heeft per 1 januari 2025 WIZZR geïmplementeerd, een (landelijk veelgebruikte) tool, om SROI te kunnen monitoren. WIZZR regisseert, monitort en rapporteert de voortgang en resultaten van de -tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gemaakte- afspraken. Zaffier heeft alle -hen verstrekte - (gemeentelijke) contracten en afspraken ingevoerd in WIZZR. Daarmee is een start gemaakt met het monitoren van de SROI-verplichting. Stadswerk072 heeft inmiddels alle contracten met SROI-verplichtingen in het daartoe geeigende format aangeleverd aan Zaffier. De NORA heeft geen inzicht welke zorgaanbieders een SROI-verplichting hebben. Ze zijn recent in gesprek gegaan met Zaffier om dit nader vorm te geven. De gemeente heeft geen actueel en gevalideerd overzicht welke opdrachten een SROI-verplichting bevatten, noch van de status van de invulling ervan. Hierdoor is er bij de gemeente geen zicht op naleving en kunnen bijsturing of handhaving niet plaatsvinden. Samengevat: omdat de monitoring pas dit jaar is gestart, kan er geen totaaloverzicht worden gegeneerd hoe en hoe vaak SROI is toegepast bij aanbestedingen.
Stadswerk072 heeft, door het gebruik van WIZZR een dergelijk overzicht inmiddels wel.
Deelvraag 3 In hoeverre heeft de gemeente zicht op de effecten en resultaten van de SROI-verplichting? Op dit moment is er (nog) geen zicht op de effecten en resultaten van de SROI- verplichting. De monitoring van SROI ligt binnen de scope van Zaffier maar is voor de aanlevering van actuele data afhankelijk van derden. Zaffier heeft de afgelopen tijd actief ingezet op de ontwikkeling van monitoring door de implementatie van WIZZR( 1-1-2025), een (landelijk veelgebruikte) tool, waarin wordt bijgehouden wat de effecten zijn van SROI.4
4
Naast het opnemen van de SROI-verplichting in de aanbesteding kan ook direct ingekocht worden bij sociale ondernemingen of sociale werkplaatsen
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 9
Deelvraag 4 Koopt de gemeente in bij sociale ondernemingen en hoeveel arbeidsplaatsen levert dat op? De gemeente heeft geen expliciet en uitgewerkt inkoopbeleid gericht op het bevorderen van sociale economie of het benutten van de mogelijkheden van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet (bestemd voor sociale firma’s). In de praktijk wordt het inkopen bij sociale ondernemingen vaak aan het initiatief van opdrachtnemers of projectteams overgelaten. Er zijn geen cijfers beschikbaar over het aantal opdrachten aan sociale firma’s, noch over de (arbeids)effecten daarvan. Daarmee wordt een belangrijke kans gemist om via inkoop maatschappelijke impact te realiseren. In het kader van SROI wordt het effect van sociaal inkopen op het aantal arbeidsplaatsen nog niet gemonitord. Stadswerk072 heeft aangegeven wel bij sociale ondernemingen te hebben ingekocht.
Centrale onderzoeksvraag Wat is het effect van het aanbestedingsbeleid met betrekking tot Social Return on Investment om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan werk te helpen? Op basis van de bevindingen in Deel II en de antwoorden op de deelvragen, is het antwoord op de centrale onderzoeksvraag: SROI is onderdeel van het Alkmaarse aanbestedingsbeleid. Het beleid is op papier verankerd, maar in de praktijk ontbreekt op dit moment een integrale, structurele borging en monitoring. Daardoor is het effect van het aanbestedingsbeleid op SROI nu onbekend.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 10
CONCLUSIES Conclusie 1: In het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) hebben overheidspartijen met elkaar afgesproken om concreet werk te maken van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) in de eigen organisatie. SROI is daar een onderdeel van. De gemeente Alkmaar heeft dit Manifest op 24 november 2022 ondertekend. Hiermee committeerde de gemeente Alkmaar zich aan: het opstellen van een actieplan MVOI, het delen van dit plan, het jaarlijks evalueren en rapporteren én het actualiseren van het plan gedurende de looptijd van het Manifest. De gemeente Alkmaar heeft hier nog geen invulling aangegeven. Conclusie 2: Zaffier heeft de afgelopen twee jaar geinvesteerd in kennis en expertise op het gebied van SROI en draagt dit actief uit. Dit heeft er toe geleid dat er (veel) meer aandacht is voor het toepassen van SROI bij aanbestedingen. De kennis en expertise van Zaffier wordt echter nog onvoldoende benut. Conclusie 3: SROI is in de gemeente beleidsmatig verankerd. De aandacht voor SROI in de werkprocessen is, mede door de inzet van Zaffier, de afgelopen twee jaar toegenomen. De invulling is echter nog onvoldoende geborgd in de werkprocessen. Conclusie 4: Tot 2025 is er niet gemonitord. Monitoring heeft pas dit jaar, met de aanschaf van het monitoringssysteem WIZZR, aandacht gekregen.
Conclusie 5: De gemeente heeft geen specifiek beleid voor sociaal inkopen. Er wordt niet gemonitord op effecten zoals het aantal gerealiseerde arbeidsplaatsen.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 11
AANBEVELINGEN De conclusies geven aanleiding tot de volgende aanbevelingen: 1. Geef invulling aan de afspraken van het Manifest Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. 2. Veranker SROI meer dan nu het geval is, in het werkproces. 3. Betrek Zaffier structureel en tijdig in het aanbestedingstraject, zodat hun kennis optimaal kan worden benut. 4. Geef aandacht aan monitoring. Implementeer daarvoor WIZZR in de gemeentelijke organisatie. 5. Verzoek het college om over een jaar te rapporteren over: a. Aantal opdrachten met SROI-verplichting b. Omvang en invulling van die verplichtingen c. Aantal mensen dat hierdoor werk heeft gevonden (en met welk profiel), of is geholpen met ontwikkeling d. Gebruik van sociaal inkopen en bijbehorende effecten op werkgelegenheid. 6. Ontwikkel en implementeer beleid voor sociaal inkopen. Geef expliciet richting aan hoe sociaal inkopen (artikel 2.82 Aanbestedingswet) als instrument ingezet moet worden.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 12
DEEL II. NOTA VAN BEVINDINGEN
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 13
1.
INKOOP EN AANBESTEDING IN WETGEVING EN BELEID
Een inkoopopdracht van de overheid heet een aanbesteding. De overheid moet zich aan bepaalde regels houden bij aanbestedingen. Door deze regels kopen overheden integer in en krijgen de beste kwaliteit voor een zo goed mogelijke prijs. Ondernemers krijgen door de regels een eerlijke kans om een overheidsopdracht te winnen. De regels staan in de Aanbestedingswet 2012.
1.1
AANBESTEDINGSWET 2012
De Aanbestedingswet 20125 geldt voor alle aanbestedingen door overheidsinstellingen. Met deze nationale wet geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De wet bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. De wet gaat uit van vier basisprincipes: • • • •
Non-discriminatie: overheden mogen geen onderscheid naar nationaliteit maken. Gelijke behandeling van ondernemers: overheden moeten iedereen op dezelfde manier behandelen. Iedereen krijgt dezelfde informatie. Transparantie: ondernemers krijgen inzicht en informatie over aanbestedingen. Proportionaliteit: de eisen bij aanbestedingen staan in verhouding tot de werkzaamheden en de omvang van de opdracht.
Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen, moeten in principe volgens Europese procedures worden aanbesteed. Bedraagt de geraamde waarde van een opdracht minder dan de Europese drempelbedragen, dan zijn Europese procedures niet verplicht. De Aanbestedingswet 2012 kent specifieke regels voor opdrachten onder de drempel. De nationale procedures zijn:
5
1.
Enkelvoudige onderhandse procedure: Één aanbieder wordt gevraagd een offerte in te dienen. Na eventueel onderhandelen, wordt de opdracht geplaatst.
2.
Meervoudige onderhandse procedure: Een aantal inschrijvers wordt gevraagd een offerte in te dienen. Deze inschrijvers moeten op objectieve gronden gekozen worden. De opdracht wordt gegund aan de aanbieder die de economisch meest voordelige inschrijving doet. Er bestaat in principe geen ruimte tot onderhandelen.
3.
Nationale openbare procedure
https://wetten.overheid.nl/BWBR0032203/2022-03-02/0
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 14
4.
Nationale niet-openbare procedure: Bij grotere opdrachten onder de Europese drempelbedragen, kan ervoor gekozen worden de hele nationale markt te benaderen door de opdracht vooraf aan te kondigen. De opdracht wordt gegund via een nationale openbare of niet-openbare procedure. De inkooprichtlijnen van een organisatie bepalen soms dat de opdrachten boven bepaalde grensbedragen vooraf moeten worden aangekondigd. Zo wordt invulling geven aan het transparantiebeginsel. Vrijwillige aankondiging van een opdracht vindt in ieder geval via TenderNed plaats. Aanvullend kunt u deze ook publiceren in vak- en dagbladen of op uw eigen website.
Op deze procedures zijn hoofdstuk 1 van de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit, de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, en in het geval van opdrachten voor werken het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) van toepassing. De gemeente bepaalt zelf de te volgen procedure.
1.2
INKOOP EN AANBESTEDING IN ALKMAAR
In de ‘Financiële verordening gemeente Alkmaar 2023’ (artikel 16 lid 2b) heeft de gemeenteraad
vastgelegd dat het college van burgemeester en wethouders het beleid en de regels vaststelt voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De gemeenteraad bepaalt ook op het gebied van inkoop en aanbesteding op hoofdlijnen het beleid van de gemeente. Door kaderstellende regels vast te stellen normeert de raad het speelveld voor het college van burgemeester en wethouders. Dat wil zeggen dat de raad opdrachten en randvoorwaarden aangeeft waarbinnen het college het beleid en de interne regels vaststelt voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en legt daarover verantwoording af aan de gemeenteraad. Op 16 december 2014 heeft de gemeenteraad Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014, gemeente Alkmaar vastgesteld. De Kaderstellende regels 2025 worden naar verwachting 5 juni 2025 in de gemeenteraad vastgesteld. De bespreking in de commissie is gepland op 7 mei 2025. Nieuw in het aanbestedingsbeleid 2025 is “quasi inbesteden”: Overheidsopdrachten zijn aanbestedingsplichtig tenzij een beroep gedaan kan worden op een uitzonderingsgrond. Een van die uitzonderingsgronden betreft het zogenaamde quasi- inbesteden.
Dit betekent dat het is toegestaan om overheidsopdrachten één op één aan een aan, de aanbestedende dienst, gelieerde rechtspersoon te gunnen. Voorwaarde is dan wel dat die gelieerde rechtspersoon een verlengstuk is van de aanbestedende dienst en dat wordt voldaan aan het toezichtscriterium, het meerendeelcriterium en dat geen sprake is van directe participatie van privékapitaal. Overheidsopdrachten die worden gegund aan dit type bedrijven zoals Alkmaar Sport NV, Stadswerk072 NV, StadswerkSW BV, Stadswerk Groen BV, worden in principe altijd één op één aanbesteed, dus zonder dat een (openbare) aanbestedingsprocedure wordt gehouden. Aangezien gemeente Alkmaar een (politiek) belang heeft bij arbeidsparticipatie en -integratie worden dergelijke overheidsopdrachten bij voorkeur via quasi-inbesteden één op één aan Zaffier gegund.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 15
De Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017 is in 2017 door het college vastgesteld. Op het moment van dit onderzoek wordt het beleid door de ambtelijke organisatie geactualiseerd. Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid zal naar verwachting voor de zomer 2025, nadat de gemeenteraad de Kaderstellende regels 2025 in mei heeft vastgesteld, conform de financiële verordening, door het college worden vastgesteld. De algemene doelstelling van het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017 luidt: “HET NU EN IN DE TOEKOMST RECHTMATIG, DOELMATIG, DOELTREFFEND EN OP MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORDE WIJZE INKOPEN EN AANBESTEDEN VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN TEGEN DE MEEST OPTIMALE PRIJSKWALITEITVERHOUDING WAARBIJ DE GEMEENTE ALKMAAR ZICH ZOWEL INTERN ALS EXTERN PROFILEERT ALS EEN PROFESSIONELE, ZAKELIJKE, BETROUWBARE, EN INTEGERE OPDRACHTGEVER”
In het Inkoopbeleid 2017 staat vastgelegd wie wat doet: •
•
•
• •
De ambtelijke organisatie draagt zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Kaderstellende regels Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017’. Er is sprake van gecoördineerde inkoop met decentrale budgetverantwoordelijkheid, materiekennis, contractbeheer en management. Hiermee worden de voordelen van decentrale directe (budget) verantwoordelijkheid, materiekennis en uitvoeringskennis op contractniveau van de verschillende organisatieonderdelen benut. Specifieke inkoopkennis wordt opgebouwd en geborgd hetgeen leidt tot een verdergaande professionalisering, meer grip op inkoop en meer mogelijkheden voor budgetbesparingen. Daarnaast geeft centraal gecoördineerde inkoop invulling aan een uniforme opstelling naar de markt. De behoeftestelling, het budgetbeheer alsmede het contractbeheer en -management vindt decentraal plaats. Team Inkoop is regisseur van zowel de strategische als de tactische inkoop en daarmee van inkoopprocessen en inkoopprocedures. Daarnaast is team inkoop verantwoordelijk voor het contractbeheersysteem en het rapporteren over inkoopkengetallen en –activiteiten (zoals spendanalyse, aanbestedingkalender en een overzicht van afwijkingen van aanbestedingsprocedures).
Concerncontrol voert de regie over de controle op en de borging van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De interne accountant toetst of wordt voldaan aan dit inkoopen aanbestedingsbeleid en de normenkaders die de gemeenteraad in de ‘Financiële verordening’ heeft vastgelegd. De externe accountant voert een onderzoek uit naar de rechtmatigheid van Europese aanbesteding in het kader van het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden. Het initiatief voor inkoop en aanbesteding ligt altijd bij de vakafdeling.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 16
De gemeente heeft een team inkoopondersteuning met inkoopadviseurs. De gemeente is daarnaast partner in stichting RIJK.6 7 Intern wordt overlegd of een inkoopadviseur van de gemeente zelf het inkooptraject begeleidt of dat de begeleiding bij RIJK wordt ondergebracht. Voor complexe projecten, wordt soms een extern bureau ingehuurd om het aanbestedingsdocument uit te diepen en op te stellen. Dit is bijvoorbeeld voor parkeerdiensten gebeurd.
6
Stichting RIJK is een professionele inkooporganisatie van achttien gemeenten in Zuid- en Noord-Holland en Utrecht. 7
Team inkoop van Alkmaar zet stichting RIJK in als extra capaciteit. De gemeente kan aanspraak maken op 2 fte medewerkers. Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 17
Inkoopprocedure De geraamde opdrachtwaarde is (wettelijk) bepalend voor de inkoopprocedure. In het inkoop en aanbestedingsbeleid heeft het college besloten om daarvoor vaste bedragen te hanteren. De Aanbestedingswet geeft meer ruimte en werkt met bandbreedtes. Onderstaande tabel komt uit de Kaderstellende regels 2025 (dit is nieuw beleid dat nog niet is goedgekeurd door de raad, dat staat voor begin juni 2025 op de planning). Hierin zijn de bedragen (ten opzichte van 2014) aangepast aan de vigerende wet- en regelgeving. Tabel 1: Aanbestedingsvormen en drempelbedragen ex btw Kaderstellende Regels 20258
Voor alle bovengenoemde opdrachten wordt per opdracht bezien welke procedure geschikt is. Hierbij wordt ook gekeken naar de volgende belangrijke elementen: • risico; • omvang van de opdracht; • complexiteit van de opdracht; • wederkerigheid van de opdracht; • aantal potentiële belangstellende ondernemers; • gewenst eindresultaat; • type opdracht en karakter van de markt;
8
https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelbedragen-europees-aanbesteden
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 18
• transactiekosten, zowel voor de aanbesteder als ondernemers. Het huidige Alkmaarse inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft aan dat projectleiders (en andere medewerkers) zelf mogen inkopen bij enkelvoudige inkoop tot meervoudig onderhands. Vanaf meervoudig onderhandse aanbestedingen moet de projectleider de afdeling inkoop inschakelen. Vanaf dan wordt de inkoop begeleid door de afdeling inkoop. In het inkoopformulier staat wie welke rol heeft op welk moment.
STADSWERK072 Stadswerk72 is een overheids-NV. De Aanbestedingswet geldt dus ook voor deze organisatie. Ook Stadswerk72 heeft een team inkoopondersteuning met inkoopadviseurs. Ook voor Stadswerk geldt dat tot opdrachten meervoudig onderhands de projectleiders van de vakafdeling zelf mogen inkopen. Voor nationale en Europese aanbestedingen moet een inkoopadviseur worden ingeschakeld.
DE NORA De inkoop, het contracteren en contractmanagement van onder andere jeugdhulp en Wmo voor de gemeente Alkmaar zijn ondergebracht bij de NORA. De NORA heeft jeugdzorg ingekocht via een SASprocedure. Wmo is grotendeels ingekocht via een zogenaamde Open House procedure 9. De NORA houdt de naleving van de contracten met de zorgaanbieders in de gaten middels onder andere periodieke contractmanagementgesprekken.
9
Open House als inkoopmethodiek | PIANOo - Expertisecentrum Aanbesteden: (https://www.pianoo.nl/nl/sectoren/sociaal-domein/checklist-inkoop/aanbesteden-inbesteden-subsidie-openhouse/open-house-als)
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 19
1.3
UITVOERINGSREGELS, P ROCESBESCHRIJVINGEN EN PROTOCOLLEN
Het Inkoopbeleid 2017 is praktisch uitgewerkt in verschillende documenten die handvatten geven aan “hoe en waarmee” de organisatie behoort in te kopen. De gemeente gebruikt tot op heden o.a. de volgende formats: • •
• • • •
Een Inkoophandreiking 2017, Faciliterend beleid op specifieke beleidsterreinen (bijvoorbeeld integriteitsbeleid, bevoegdhedenregister, toepassing SROI bij inkopen en aanbesteden, duurzaamheidsbeleid, financieel beleid, enz.) alsmede een gereedschapskist (formats, voorbeeldbrieven, Inkoopvoorwaarden, modelovereenkomsten enz.). Format Aanbestedingsdocument voor de Nationale openbare aanbesteding. Een procesbeschrijving Inkoop waarin alle stappen van het inkoopproces zijn vastgelegd. Iedere stap is bovendien nader uitgewerkt in een gedetailleerde procesbeschrijving. Een startdocument aan de hand waarvan de aard en de omvang van een opdracht nader kan worden gespecificeerd (bijlage 6) Voor opdrachtnemers staan de algemene inkoopvoorwaarden en Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) op de webpagina Inkoopvoorwaarden gemeente Alkmaar >>.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 20
Het inkoopproces voor de gemeente, Stichting RIJK en Stadswerk072 (intern document)10 Vertalen inkoopbehoefte naar inkoopaanvraag wie
budgethouder, medewerker opstellen startdocument
wie
budgethouder, projectleider en inkoopadviseur
wat
de inkoopbehoefte, -strategie, opdrachtwaarde, beslismomenten en tekenbevoegdheden worden door de budgethouder of projectleider en inkoopadviseur opgesteld. opstellen aanbestedingsdocumenten
wie
budgethouder en/of projectgroep/-leider, inkoopadviseur
wat
de aanbestedingsdocumenten worden opgesteld, hiervoor zijn templates beschikbaar. deze bevatten diverse standaardbijlagen, waaronder de inkoopvoorwaarden, contract, sroi., klachtenprocedure etc. publiceren aanbesteding en ontvangen van inschrijvingen
wie wat
inkoopadviseur, projectgroep/-leider publiceren van de stukken, nota van inlichtingen (nvi)beantwoorden, ontvangen van inschrijvingen. alle vragen en antwoorden worden (anoniem) gedeeld met alle partijen. op basis van de documenten en beantwoording nvi dient zij al dan niet een offerte in. beoordelen inschrijvingen beoordelingsteam, inkoopadviseur
wie wat
de inkoopadviseur toetst of de inschrijving voldoet aan de gestelde selectiecriteria. bij onduidelijkheden kan er nog een toelichting gevraagd worden aan een leverancier. inschrijvingen die niet voldoen worden uitgesloten en komen niet voor beoordeling door het beoordelingsteam in aanmerking. inschrijvingen die voldoen worden ter beoordeling van de gunningscriteria voorgelegd aan het beoordelingsteam. beoordeling vindt plaats conform hetgeen hierover is opgenomen in de leidraad. gunnen van opdracht
10
Intern document: titel inkoopproces, geen datum, geen auteur.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 21
inkoopadviseur, beoordelingsteam, inkoopondersteuning, budgethouder wie wat
op basis van de beoordeling worden de voorgenomen gunningsbeslissingen opgesteld en verzonden naar de inschrijvers. de inkoopadviseur stelt de onderbouwing op aan de hand van de beoordeling die heeft plaatsgevonden. na akkoord worden de gunningsbeslissingen ter ondertekening voorgelegd aan de/tegenbevoegde. inkoopondersteuning verzendt de getekende brieven digitaal aan de inschrijvers. opstellen en ondertekenen contracten inkoopadviseur, inkoopondersteuning. tekenbevoegde
wie wat
de overeenkomst wordt opgesteld. alle randvoorwaarden worden hierin opgenomen, zoals o.a. prijs, levering, contractduur etc. tevens worden wijzigingen aan de hand van de nota van inlichtingen verwerkt in de overeenkomst. bewijsstukken worden ingediend en door inkoopondersteuning gecheckt. bij akkoord op bewijsstukken zorgt zij voor ondertekening door beide partijen. vastleggen contracten en aankondiging gegunde opdracht inkoopondersteuning
wie wat
de getekende contracten worden opgenomen in het contractenbeheersysteem (negometrix), in het dossier en het dossier wordt gecheckt op volledigheid en afgesloten. de aankondiging van de gegunde opdracht wordt gepubliceerd. bestellen/bewaken/nazorg
wie
dit proces is belegd in de lijn, verantwoordelijkheid ligt bij de units zelf. contractmanagement wordt nog verder uitgewerkt.
wat
Stadswerk072 heeft dit inkooppproces op punten verder uitgewerkt.11 SROI maakt integraal onderdeel uit van inkoopproces. In het volgende hoofdstuk wordt dieper ingegaan op de wijze waarop SROI is uitgewerkt.
11
Stadswerk072 stuurt -wanneer de definitieve gunning is gepubliceerd in TenderNed -de SROI-verklaring naar de opdrachtnemer. Deze SROI-verklaring is van te voren ingevuld en wordt door de opdrachtnemer aangevuld (zoals contactgegevens). Zodra deze retour is wordt deze naar Zaffier gemaild als “Aanmelding nieuwe SROIverplichting”. Dit wordt geadministreerd in verschillende interne overzichtdocumenten.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 22
2.
MAATSCHAPPELIJKE WAARDE CREËREN MET INKOOP
2.1
DE AANBESTEDINGSWET EN MAATSCHAPPELIJKE WAARDE
Volgens de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbestedende diensten verplicht zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren met inkoopopdrachten. Voor het inzetten van social return bestaat geen Europeesrechtelijke verplichting. Ook is er geen landelijk uniform social return beleid. Het overgrote deel van de Nederlandse overheden heeft social return echter een plek gegeven in haar inkoopbeleid12. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft een handreiking social return geschreven voor gemeenten die de verschillende mogelijkheden voor beleid, uitvoering, monitoring en regionale samenwerking op het gebied van social return schetst. Een door de aanbesteder opgelegde verplichting om bij de uitvoering van de opdracht personen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten is aan te merken als een ‘bijzondere voorwaarde’ in de zin van artikel 2.80 van de Aanbestedingswet. Volgens deze bepaling mag een aanbesteder bijzondere voorwaarden stellen aan de uitvoering van de opdracht. De voorwaarden moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht. De voorwaarden moeten in de aankondiging van de opdracht of de aanbestedingsstukken zijn opgenomen. Sociaal inkopen kan op twee manieren:
12
•
Social return verplichting in de aanbesteding Bij het verstrekken van opdrachten, de opdrachtnemer stimuleren of verplichten een bijdrage te leveren13
•
Direct inkopen bij een sociale ondernemingen of werkplaatsen Bij het verstrekken van opdrachten, arbeidsparticipatie stimuleren door in te kopen bij sociaal ondernemers of werkplaatsen14.
Website Pianoo
13
Pianoo, https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen/social-return/aan-de-slagmet-social-return-een 14
Pianoo, https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen/social-return/aan-de-slagmet-inkopen-bij-sociale
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 23
2.2
DE WET BANENAFSPRAAK
De Tweede Kamer heeft op 11 feb. 2025 ingestemd met de vereenvoudiging van de Wet banenafspraak. 15De wet moet het simpeler en aantrekkelijker maken voor werkgevers om mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen. De banenafspraak houdt in dat werkgevers een bepaald percentage banen aan mensen met een ziekte of handicap moeten gunnen. Als het aantal banen voor mensen met een arbeidsbeperking achterblijft, kan de werkgever een boete krijgen: de quotumheffing. Het doel is en blijft om mensen met een arbeidsbeperking meer kansen op werk bij reguliere werkgevers te geven en tot een inclusieve arbeidsmarkt te komen. Werkgevers kunnen bij gemeentelijke aanbestedingen banen realiseren die ook vallen onder de `Banenafspraak’. Momenteel is niet duidelijk of bij inkoop deze worden ‘meegeteld’ bij de opdrachtgever of deze worden ‘geteld’ bij de opdrachtnemer. Hierover wordt nog een beslissing genomen16.
15
de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten is op 1 mei 2015 in werking getreden.
16
Website Pianoo.nl
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 24
2.3
HET NATIONAAL PLAN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN 2021 -2025
Het Rijk heeft op 22 januari 2021 het Nationaal Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) 2021-2025 gepresenteerd. Met dit plan wil het Rijk stimuleren dat Nederlandse overheden (samen goed voor ruim 85 miljard euro koopkracht) met inkoop sturen op maatschappelijke doelen. Het Nationaal Plan MVI 2021 – 2025 heeft zes maatschappelijke doelen die aansluiten op de Sustainable Development Goals (SDG's) van de Verenigde Naties17. Een van de zes doelen is het stimuleren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social return).
Het nationaal plan MVI raakt aan het programma Beter Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken. Beter Aanbesteden zet in op het professionaliseren van de aanbestedingspraktijk bij overheden.
17
Het betreft: tegengaan van klimaatverandering; stimuleren van een circulaire economie; tegengaan van milieuverontreiniging en voedselverspilling; stimuleren van een divers en inclusief bedrijfsleven; stimuleren van arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (Social return) en stimuleren van ketenverantwoordelijkheid.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 25
2.4
MANIFEST MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN
Het nationale Plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021-2025 is uitgewerkt in een Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Gemeenten en provincies, departementen en waterschappen kunnen ervoor kiezen dit manifest te ondertekenen. In het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) hebben overheidspartijen met elkaar afgesproken om concreet werk te maken van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) in de eigen organisatie. Ook de gemeente Alkmaar heeft dit Manifest op 24 november 2022 ondertekend. Hiermee committeerde de gemeente Alkmaar zich aan: • • • •
het opstellen van een actieplan MVOI het delen van dit plan het jaarlijks evalueren en rapporteren én het actualiseren van het plan gedurende de looptijd van het Manifest.
De gemeente Alkmaar heeft hier nog geen volledige invulling aan gegeven (hierover meer in paragraaf paragraaf 2.7). 2.5
TOOLKIT REGIONAAL PLATFORM ARBEIDSMARKTBELEID
In het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid Noord-Holland Noord (RPA-NHN) werken 17 deelnemende gemeenten, UWV, onderwijs, werkgevers- en werknemersorganisaties uit de regio Noord-Holland Noord samen op arbeidsmarktbeleid.18 Vanaf 2012 wordt in deze arbeidsmarktregio gewerkt aan het ontwikkelen van SROI beleid. 19 De kaders en de voorwaarden voor de toepassing van SROI zijn regionaal vastgesteld. Dit om met één gezicht naar werkgevers op te kunnen treden. De Toolkit 1.0 uit 2012 beschrijft wat SROI is, hoe SROI ingepast moet worden in offerte-uitvragen, de aanbestedingen en in de contracten. De Toolkit legt ook uit wie op welk moment waar verantwoordelijk voor is. De Toolkit is geactualiseerd. Knelpunten en oplossingsrichtingen zijn vervolgens verwerkt in de Toolkit 3.0. Deze is vastgesteld in februari 2015 en geldt nog steeds. De belangrijkste elementen uit de Toolkit zijn: •
18
SROI is van toepassing bij alle aanbestedingsvormen met uitzondering van de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen.
https://rpa-nhn.nl
19
In juli 2013 heeft de Stuurgroep van het RPA-NHN de standaard methodiek voor inkoop vastgesteld zoals beschreven in de Toolkit 1.0. De standaard methodiek voor inkoop is daarmee beleid geworden voor de toepassing van SROI in de arbeidsmarktregio NHN bij alle inkopen/aanbestedingen, boven de Europese drempel. (in Toolkit 3.0 is dit gewijzigd in alle aanbestedingen boven de €200.000,-). En dat SROI wordt toegepast volgens de methode zoals beschreven in de Toolkit 1.0.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 26
• •
SROI wordt toegepast bij alle aanbestedingen boven de €200.000,Als richtlijn geldt dat SROI wordt opgenomen in aanbestedingen als 5% van de opdrachtwaarde.
Bij de invulling van de SROI-verplichting (bijvoorbeeld 3% van de aanneemsom) staat de keuzevrijheid van de opdrachtnemer centraal. In de Toolkit is een methode uitgewerkt waarmee de opdrachtnemer/ondernemer zelf een pakket van maatschappelijke waarde kan samenstellen om tot de passende Social Return verplichting te komen; de zogenaamde bouwblokkenmethode met Waardetabel. Dit is een landelijk veelgebruikte methode.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 27
De inzet op SROI wordt gewaardeerd op basis van de afstand tot de arbeidsmarkt die de kandidaat heeft in combinatie met de inspanning die de werkgever moet leveren om de kandidaat naar werk te begeleiden. Aan de inspanning is een bedrag gekoppeld. De Waardetabel uit de Toolkit Soort en evt. duur van de uitkering20
Waarde Social Return inspanning (op basis van een jaarcontract fulltime)
Waarde nu21
< 2 jaar in participatiewet (of voorliggende voorziening)
€ 30.000,=
€ 30.000,=
> 2 jaar in participatiewet (of voorliggende voorziening)
€ 35.000,=
€ 40.000,--
< 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering)
€ 10.000,=
€ 20.000,--
> 1 jaar in WW (Werkloosheidsuitkering)
€ 15.000,=
€ 20.000,--
WIA/WAO
€ 30.000,=
€ 35.000,--
(Arbeidsongeschiktheidsuitkering)
Wajong (Voorziening Jong-gehandicapte)
€ 35.000,=
Leerling BBL (Beroepsbegeleidende Leerweg)
€ 15.000,=
€ 20.000,--
Leerling BOL (Beroepsopleidende Leerweg) en stages
€ 5.000,=
€ 10.000,--
WSW (Wet Sociale Werkvoorziening detachering, diensten)
Betaalde rekeningen aan SWbedrijf
Onbepaalde tijd WSW detachering** €35.000,-
Stage voor leerlingen VSO en praktijkonderwijs
€ 15.000,-
50+ en afstand tot de arbeidsmarkt
€ 5.000,- bovenop bovenstaande bedragen
20
Doelgroep Normbedrag (full-time jaarbasis)
21
Deze bedragen staan in de bijlage SROI van de Toolkit.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 28
Statushouder en afstand tot de arbeidsmarkt
€ 5.000,- bovenop bovenstaande bedragen
Werkervaringsplaats voor Participatiewet en alle categorieën arbeidsbeperkten
€ 5000- voor zes maanden (maximale termijn) 6 maanden
Overige kosten bij invulling SROI (bijvoorbeeld: opleidingskosten, kosten leermeester etc.)
Daadwerkelijk (aantoonbaar) gemaakte kosten
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 29
2.6 SROI IN DE KADERSTELLENDE REGELS INKOOP EN AANBESTEDING EN INKOOPBELEID 2017 SROI maakt onderdeel uit van de kaderstellende regels die de gemeenteraad heeft vastgesteld op 16 december 2014. In Artikel 6 staat: Mensen aan het werk helpen De Gemeente Alkmaar probeert binnen de kaders van bestaande wet- en regelgeving bij het doen van Inkoop c.q. bij het houden van aanbestedingen, een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een onderdeel van het Alkmaarse Inkoopbeleid 2017 is maatschappelijk verantwoord inkopen22. Sociale aspecten kunnen bij alle aanbestedingen en in alle fasen van het inkoopproces worden toegepast, mits rekening wordt gehouden met het proportionaliteitsbeginsel. Voorwaarde daarbij is wel dat eerst een product- en/of marktanalyse wordt uitgevoerd om vast te stellen of en zo ja op welke wijze maatschappelijk verantwoord inkopen kan worden toegepast. Bij sociale aspecten gaat het om arbeidsomstandigheden en arbeidsparticipatie. Bij arbeidsparticipatie gaat het om het opnemen van voorwaarden, eisen of wensen die een ondernemer aanzetten tot het aanbieden van leerwerkplekken/stages/werkervaringsplaatsen en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of het vergoeden van kosten voor opleiding en extra begeleiding om kansen op de arbeidsmarkt te vergroten.
In de kaderstellende regels 2025 staat in Regel 4 met betrekking tot SROI: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Inkopen (MVOI) Om een bijdrage te leveren aan duurzaamheid en om werkervaring en arbeidsparticipatie van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt te vergroten, past gemeente Alkmaar bij al haar inkopen en aanbestedingen, daar waar mogelijk, MVOI toe. Het gaat hierbij onder meer om: Social Return on Investment (SROI); door bij iedere geschikte opdracht opdrachtnemers te stimuleren of zo nodig te verplichten een sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt een kans te geven. In ruil voor het verkrijgen van de overheidsopdracht dragen opdrachtnemers positief bij aan de inzetbaarheid van mensen om voor hen die op afstand staan, de kansen te vergroten om deel te nemen aan het arbeidsproces.
22
Gemeente Alkmaar, Inkoopbeleid gemeente 2017, pagina 5
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 30
2.7
ACTIEPLAN MVOI GEMEENTE ALKMAAR
Een extern bureau heeft in 2023 in opdracht van de gemeente Alkmaar een MVOI-nulmeting23 en een actieplan 24opgesteld met concrete acties die moeten worden ondernomen om tegemoet te komen aan de beloften die zijn gedaan door het manifest MVOI te ondertekenen. Dit actieplan zal onderdeel worden van het nog vast te stellen inkoop- en aanbestedingsbeleid. 25 Het actieplan kondigt op het gebied van SROI weinig veranderingen aan: " Social Return wordt waar mogelijk toegepast en is geborgd in de organisatie. ... We kiezen ervoor op dit thema niet de focus te leggen, maar door te gaan met wat we al doen." 2.8 SROI ALS ONDERDEEL VAN DE PROCESBESCHRIJVINGEN, FORMATS EN FORMULIEREN
DE GEMEENTE EN STADSWERK072 Gemeente Alkmaar en Stadswerk072 gebruiken standaard formats voor een aanbesteding. SROI is daar een integraal onderdeel van. Het betreft onder andere: • • • • • • •
Format Startdocument Het interne inkoopproces Werkproces SROI (bijlage 2) Een uniform Programma van eisen die bij de aanbestedingen gebruikt kan worden. De aanbestedingsdocumenten Format Aanbestedingsdocument voor de Nationale openbare aanbesteding Een uniforme bijlage bij de gunningspapieren met uitleg en toelichting op SROI voor de opdrachtnemer (zie bijlage 3).
Bovenstaande documenten zijn in Alkmaar beschikbaar via Sharepoint.
23
Gemeente Alkmaar, Bureau 2030, nulmeting MVOI Alkmaar versie 3
24
Gemeente Alkmaar, Actieplan MVOI Alkmaar versie 1.pdf
25
Gemeente Almaar/ Bureau 20230, Nulmeting MVOI gemeente Alkmaar - versie 3-1.pdf
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 31
Zoeken via Sharepoint maar de termen "inkoop" en "aanbesteden" leidt o.a naar de volgende informatie:
Passage uit Aanbestedingsdocument Voor (raam)overeenkomsten met een geraamde waarde die boven de € 200.000 ligt, hanteert gemeente Alkmaar het beginsel van Social Return. Dit is het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in een aanbesteding zodat opdrachtnemer een bijdrage levert aan het bieden van werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Opdrachtnemer besteedt 5% van de opdrachtsom aan Social Return. Dit bedrag wordt gebruikt voor de invulling van reguliere banen, leerwerkplekken, stageplekken en ervaringsplaatsen aan specifieke doelgroepen werkzoekenden. Voor nadere informatie inzake Social Return verwijzen wij u naar Bijlage Social Return on Investment” die als aparte bijlage bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd.
In overleg met de projectleider, de inkoopadviseur en de SROI-coördinator van Zaffier wordt bepaald hoe over de hoogte van het percentage van de SROI-verplichting waarbij geldt dat 5% van de opdrachtwaarde de richtlijn is. Volgens het Aanbestedingsdocument gelden hierbij de volgende overwegingen: •
26
Kijk naar de mate waarin sprake is van een arbeidsintensieve of –extensieve opdracht en pas daar je percentage op aan (3-5-7%); 26
Tot op heden is het percentage van de SROI-verplichting nooit hoger vastgesteld dan 5 procent
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 32
•
In principe alleen bij diensten en werken (en niet bij leveringen want niet/nauwelijks arbeidscomponent);
•
In principe een percentage van de loonsom en niet van de opdrachtsom (liefst als uitgangspunt 5%, maar erg grote arbeidscomponent dan is 7% ook verdedigbaar).
•
Bij social return-eis moet er een verband zijn tussen het voorwerp van opdracht en de uitvoering;
•
Looptijd overeenkomst / contract moet minimaal 6 maanden zijn;
•
Totale omvang loonsom: richtsnoer minimaal € 250.000;
•
Er mogen geen negatieve arbeidsmarkteffecten optreden (verdringing van regulier werk);
•
Indien een marktconsultatie wordt gehouden en uit de marktconsultatie blijkt dat ondernemers meer en beter kunnen en willen dan de richtsnoeren dan kun je afwijken en een hoger percentage vragen of het percentage over een lagere opdrachtsom.
DE NORA In de raamovereenkomsten die de NORA afsluit, is SROI in principe geborgd. SROI is een onderdeel van het Aanbestedingsdocument dat onderdeel is van een raamovereenkomst. In zowel het Aanbestedingsdocument Jeugdhulp met verblijf 2023-2025-2030 (2033) als het Aanbestedingsdocument Ambulante jeugdhulp -2025-2030 (2033) is één artikel gewijd aan SROI. Er staat SROI Als Opdrachtnemer bij Opdrachtgever meer dan € 200.000,-- op jaarbasis aan geleverde jeugdhulp declareert, zet Opdrachtnemer 5% van zijn jaaromzet in het kader van de Overeenkomst in voor Social Return, volgens de bepalingen op de website https://www.rpanhn.nl/projecten/social-return-investment. De NORA monitort de naleving van de contracten met de zorgaanbieders door onder andere het houden van periodieke contractmanagementgesprekken. De voortgang m.b.t. SROI is daar geen onderdeel van. 2.9
DE ROL VAN ZAFFIER BIJ SROI
Zaffier is de regionale gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest die de inwoners integrale dienstverlening biedt op het gebied van participatie, werk, inkomen, schuldhulpverlening en inburgering. Zaffier helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in hun ontwikkeling en met het vinden van een passende werkplek. Zaffier heeft een belangrijke rol bij het verwezenlijken van SROI. De SROI-coördinator van Zaffier is beschikbaar om mee te denken met -, en advies te geven aan en de opdrachtgever/contractbeheerder van de gemeente, Stadswerk en de NORA over de invulling van de SROI-verplichting. Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 33
De SROI-coördinator heeft kennis van het veld en weet wat in de regio mogelijk is qua SROI. 27 Zaffier kan meedenken over de hoogte van het percentage en over de precieze invulling. Zaffier gaat na gunning in gesprek met de leverancier om invulling te geven aan de SROI-verplichting. Het is dan mogelijk om voor juist die leverancier maatwerk te realiseren. SROI kan bijvoorbeeld breder worden ingevuld dan enkel het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld door workshops of colleges. De rol van de SROI-coördinator van Zaffier is onder andere28: • •
Adviseren van inkoopadviseurs en projectleiders bij het formuleren en uitwerken van de SROI eisen bijvoorbeeld bij het invullen van het startdocument. Zorg dragen dat de opdrachtnemer, na gunning van de opdracht door de gemeente of Stadswerk, uitvoering geeft aan de SROI-verplichting. Met behulp van de Waardetabel (paragraaf 2.2.) stelt de SROI-coördinator samen met de opdrachtnemer een passende invulling vast.
•
Monitoren en rapporteren van de voortgang en resultaten van SROI-verplichtingen.
•
Kennisdelen en vergroting van de kennis m.b.t. SROI bij alle betrokkenen en het volgen van de ontwikkelingen SROI, lokaal, regionaal en landelijk.
27
De regionale SROI-coördinator van Zaffier is aangesloten bij een van de drie regionale Werkgeverservicepunten (WSP’s). Er zijn drie coördinatoren SROI van het Werkgevers Servicepunt NoordHolland Noord (WSP-NHN) 28
Andere taken zijn mede ontwikkelen van het inkoopbeleid, bespreken van Social Return on Investmentdoelstellingen en -strategieën met stakeholders, samenwerken met regionale partners en organisaties, adviseren van het management en evalueren van de effectiviteit van Social Return on Investment-maatregelen en het onderhouden van contact met de accounthouders van het WerkgeversServicepunt.
Bestuurlijk Rapport - Werkt het? Inkopen en aanbesteden met SROI - Rekenkamer Alkmaar
pag. 34
3.
DE UITVOERINGSPRAKTIJK VAN SROI
In de voorgaande paragrafen is beschreven dat er in de gemeente Alkmaar een actueel, regionaal en nationaal juridisch verankerd beleid is ten aanzien SROI bij aanbesteding. Ook is beschreven dat dit beleid is uitgewerkt in kaderstellende regels en diverse procesbeschrijvingen en formats. De taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het toepassen en bewaken van SROI zijn helder benoemd en belegd. In de voorliggende paragraaf kijken we naar de uitvoering; hoe en hoe vaak wordt SROI in de praktijk toegepast? Puntsgewijs worden hieronder verschillende bevindingen opgesomd.
SROI IN PRAKTIJK NIET GEBORGD o o
o
o
o
SROI wordt in de praktijk toegepast door de gemeente, Stadswerk072 en de NORA. Gemeente en Stadswerk werken met een zogenaamd startdocument. In het startdocument is SROI een van de doelstellingen onder het kopje Checklist doelstellingen college. Inkoopadviseurs van de gemeente en van Stadswerk072 geven aan gebruik te maken van de standaarddocumenten, formats en formulieren waarin SROI een onderdeel van is (zoals de bijlage die bij de gunningspapieren meegestuurd kan worden waarin aan de opdrachtnemer uitgelegd wordt wat SROI is en wat er van de opdrachtnemer op dit onderdeel verwacht wordt. Uit sommige gesprekken spreekt zorg dat SROI binnen de gemeentelijke organisatie niet is ingebed en geborgd in het hele inkoopproces.29 Er zijn geen feitelijke gegevens beschikbaar over het gedrag en de aanwezige kennis van Alkmaarse ambtenaren ten aanzien van aanbesteden met SROI ("wordt de inkoopafdeling altijd ingeschakeld wanneer dit vereist is, wat weten inkopers van MVOI en SROI?') Er is geen garantie dat SROI altijd wordt toegepast. Zowel bij de gemeente als bij Stadswerk072 geldt dat de vakafdeling tot meervoudig onderhands zelf mogen inkopen. Ook bij meervoudig onderhands zijn opdrachten die boven de € 200.000 uitkomen. Het blijft in theorie ook mogelijk dat grotere opdrachten zonder tussenkomst van de inkoopadviseurs worden uitgezet. Dit is niet structureel geborgd.
Inkoopadviseurs maken de inschatting dat dit in de praktijk echter weinig gebeurt omdat een collegelid of een teammanager normaliter aangeeft dat de inkoopafdeling ingeschakeld moet worden. "Ik durf wel te zeggen dat tegenwoordig wij alle aanbestedingen boven het drempelbedrag zien en daarmee de SROI in de contracten kunnen borgen." 30 Inkoopadviseurs geven aan zelf proactief te zijn in het 'ophalen van de inkoopbehoefte door leidinggevenden regelmatig te vragen wat er binnen het team /afdeling op de planning (inkoopkalender) staat.