250515 RV instructie griffier Alkmaar 2025 - aangenomen

RAADSVOORSTEL cetnecnte

ALKMAAR.

Raadsvergadering:

2025

Agendapunt:

Commissie:

Bestuur en middelen

Portefeuillehouder:

n.v.t.

Onderwerp: Instructie voor de griffier Alkmaar 2025

Voorgesteld besluit 1. De nieuwe instructie griffier Alkmaar 2025 vast te stellen. 2. De Instructie voor de griffier 201 5 in te trekken. Samenvatting De huidige instructie voor de griffier dateert uit 2015 en is aan vernieuwing toe. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft recentelijk een nieuw model voor deze instructie opgesteld, dat

aansluit bij actuele ontwikkelingen en juridische inzichten. Dit voorstel beoogt de gemeenteraad te laten besluiten de nieuwe instructie vast te stellen, zodat de taken en bevoegdheden van de griffier beter aansluiten op de hedendaagse praktijk, en de huidige instructie uit 2015 terug te trekken. Deze nieuwe instructie Alkmaar 2025 is gebaseerd op dit model instructie van de VNG. Wijzigingen ten opzichte van de instructie uit 2015

¯

¯

¯

¯

De nieuwe instructie Iegt meer nadruk op de zelfstandige positie van de griffier binnen de

bestuurlijke driehoek (gemeenteraad, burgemeester, gemeentesecretaris), terwiji de oude instructie deze rol minder expliciet benoemt. De taken en bevoegdheden zijn zowel op een hoger abstractieniveau geformuleerd, wat zorgt voor meer flexibiliteit en toepasbaarheid, als gedetailleerder uitgewerkt, waardoor de praktische invulling beter is geborgd. De werkgeverscommissie heeft in de nieuwe instructie een nadrukkelijkere rol gekregen bij de begeleiding en beoordeling van de griffier, wat in de oude instructie niet uitgewerkt was. De instructie sluit flu expliciet aan bij het VNG en VvG-advies 'Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen', dat een generiek functieprofiel voor de griffier biedt.

Argumenten 1.

De instructie voor de griffier 2015 is verouderd en sluit niet meer aan by de bestuur1Jke praktjk.

Sinds de invoering van de instructie voor de griffier in 2015 zijn de taken en verantwoordeIkheden van de griffier veranderd en verder ontwikkeld. De bestuurlijke praktijk is in de loop der tijd geevolueerd, waardoor de oude instructie niet meer volledig aansluit bij de huidige werkwijzen en behoeften. De nieuwe instructie is bedoeld om deze veranderingen te reflecteren en de rol van de griffier beter te ondersteunen, door de verantwoordelijkheden en taken van de griffier af te stemmen op de actuele situatie. De oude instructie bood niet genoeg richtlijnen om de griffier effectief te ondersteunen in de veranderde context. 2.

De vernieuwde instructie benadrukt de onafhanke1jke en adviserende rot van de griffier.

De nieuwe instructie sluit beter aan bij het VNG en VvG-advies 'Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen', waarin de positie van de griffier in de bestuurlijke driehoek wordt versterkt. Dit draagt bij aan een effectievere ondersteuning van de gemeenteraad en een evenwichtige samenwerking met de burgemeester en gemeentesecretaris. 3.

De nieuwe instructie biedt meer flexibiliteit en duidelykheid in de uitvoering van taken.

Door een combinatie van abstract geformuleerde kaders en gedetailleerdere uitwerking van taken kunnen griffiers effectiever functioneren in verschillende gemeentelijke contexten. Dit zorgt voor een betere borging van de praktische invulling van de functie en maakt aanpassingen aan lokale behoeften mogelijk.

/

. -.

mw. mr. V.H. Hornstra, griffier

RAADSBESLUIT c'emecnt'

ALKMAAR

Nr. De raad van de gemeente Alkmaar;

Gelet op Het advies van de werkgeverscommissie. Het bepaalde in artikel 107a van de Gemeentewet. Het advies van de commissie Bestuur en middelen 13 mei 2025

Besluit 1. De nieuwe instructie griffier Alkmaar 2025 vast te stellen. 2. De Instructie voor de griffier 2015 in te trekken. Instructie voor de griffier Alkmaar 2025

Artikel 1. Definities Deze instructie verstaat onder: -

College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar;

-

Griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier -

functionerende medewerkers; -

Presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 13 Reglement van Orde van de gemeente;

Werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffier is gedelegeerd. -

Artikel 2. AlQemene taken en verantwoordelijkheden 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en de

door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten. 2. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de

gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele

eden. Artikel 3. Taken besluitvorming 1. De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de

gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2. De griffier adviseert de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling. 3. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor een

goede en tijdige versiaglegging daarvan. 4. De griffier, dan wel de door hem/haar aan te wijzen medewerker, is aanwezig bij de commissievergaderingen en draagt zorg voor een goede en tdige versiaglegging van de vergaderingen. 5. De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad en het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de

afhandeling van de vergaderingen. 6. De griffier is erverantwoordelijk voor dat de griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de taken uit dit artikel voor de commissies en werkgroepen uitvoeren.

Artikel 4. Taken presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige versiaglegging daarvan. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5. Onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 6. Taken financiën en contractbeheer 1. De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

2. De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen voor zover de contracten t.b.v. de werkzaamheden van de raad zijn gesloten.

Artikel 7. Taken raadsleden 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de

gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten. 2. De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie opals klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen. 3. De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudeljke ondersteuning.

Artikel 8. Taken lokale democratie en integriteit De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van: 1. Het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces; en,

2. integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de eden van de gemeenteraad en de

medewerkers van de griffie. 3. Het borgen van de democratische waarden. 4. De scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces

en het aanspreken van betrokkenen hierop.

Artikel 9. Periodieke overleggen 1. De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en

gemeentesecretaris. 2. In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en

de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

Artikel 10. Management griffie 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan

degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de

gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

3. De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad

en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris. 4. De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.

5. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van

de dienstverlening door de griffie. 6. De griffiers van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de

aanwijzingen van de griffier.

Artikel 11. Raadscommunicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie

door gemeenteraad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de

voorstellen en de versiagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten.

3. De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het

spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeeriteraad het woord voeren.

Artikel 12. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier meer dan acht weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier

daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen

door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers. Artikel 13. Slotbepalingen 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2. De 'Instructie voor de griffier van de gemeente Alkmaar 2015' vervalt. 3. Deze instructie treedt in werking na de publicatie. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Alkmaar 2025.

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Alkmaar op 15 mei 2025

mw. mr. V.H. Hornstra, griffler

Toelichting Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald

dat de gemeenteraad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In deze instructie staat de rol van de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de individuele leden van de gemeenteraad, voorop. De

instructie bevat dus voorschriften over de wijze waarop de griffier de gemeenteraad in de uitoefening van diens taak ondersteunt en met name adviseert. In aanvulling daarop voorziet deze instructie, gezien de ontwikkeling die de functie van griffier de

afgelopen jaren heeft doorgemaakt, ook in een duidelijke taak voor de griffier als het aankomt op de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook daarin kan de griffier advies geven. Tot slot zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de roT van de griffier in

relatie tot de verhoudingen tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie alsmede die tussen de griffier en de griffie. De instructie sluit aan op het functieprofiel dat er voor de griffier is.

Artikelsgewijs

Artike! 2 Dit artikel bevat de belangrijkste taken van de griffier. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten. De

griffier is voor de gemeenteraad en de individuele leden het eerste aanspreekpunt. Tegen deze achtergrond wordt de griffier in dit artikel aangewezen als degene die zorgdraagt voor die ondersteuning (eerste lid). Daarnaast wordt de griffier als eerste adviseur van de gemeenteraad, de

voorzitter van de gerrieenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en

werkgroepen gepositioneerd (tweede lid). In dat kader doet de griffier bijvoorbeeld voorstellen voor het verbeteren en vernieuwen van de vergaderwijze, de procedures, de invoering van werkprocessen en de beleids- en beheersinstrumenten. Als de gemeenteraad met die voorstellen instemt, is de griffier bovendien verantwoordelijk voor de implementatie daarvan.

Artikel 3 Dit artikel bevat de taken van de griffier als het op de besluitvorming in de gemeenteraad aankomt. In het eerste lid is geregeld dat de burgemeester in diens functie van voorzitter van de

gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffier. In diens functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt de burgemeester bijgestaan door de

gemeentesecretaris. Daarnaast adviseert de griffier over de vraag of de voorstellen en besluiten die zijn aangeleverd rijp

zijn voor besluitvorming en hoe de behandeling in de gemeenteraad het beste plaats kan vinden (tweede lid). Dit betekent dat de griffier bijvoorbeeld nagaat of deze stukken voldoen aan de wet

-

en regelgeving en de door de gemeenteraad vastgestelde spelregels en dat de griffier een voorstel

doet voor de behandeling van samenhangende stukken.

Op grond van het derde lid is de griffier bij de vergaderirigen van de gemeenteraad aanwezig en zorgt de griffier voor de verslaglegging daarvan. Het vierde lid voegt daar in meer algemene zin aan toe dat de griffier zorgdraagt voor de voorbereiding van de vergaderingen, het goede verloop van

de procedures die voor de besluitvorming nodig zijn en de afhandeling van de vergaderingeri. Dit betekent onder andere dat de griffier ervoor zorgt dat de leden van de gemeenteraad tijdig over de informatie beschikken die zij nodig hebben om hun taak te kunnen vervullen, dat de griffier zorgt voor een strategische raadsplanning, dat de griffier advies geeft over de wijze waarop en de

volgorde waarin voorstellen behandeld worden en dat de griffier nagaat of moties en toezeggingen tijdig worden afgedaan of nagekomen.

Artikel4 De griffier heeft ook taken ten aanzien van de vergaderingen van het presidium. Deze zijn ook in de

instructie vastgelegd.

Artikel 5 Wanneer de gemeenteraad een onderzoekscommissie instelt, zorgt de griffier voor de benodigde ondersteuning. Dit omvat administratieve en organisatorische taken, zoals het regelen van

vergaderingen en het vastleggen van de bevindingen, zodat de commissie haar werk effectief kan uitvoeren. Artikel 6 De griffier biedt ook ondersteuning aan de gemeenteraad door overzicht en inzicht te houden over de budgetten van de gemeenteraad en het contractbeheer te verzorgen met externen zoals leveranciers,

voor zover de contracten t.b.v. de werkzaamheden van de raad zijn gesloten. Ook hier kan de griffier de gemeenteraad over adviseren als dat nodig is.

Artikel 7 De griffier kan de eden van de gemeenteraad advies geven over de vorm als er inhoudelijke

ondersteuning nodig is. Verder stimuleert de griffier dat de leden van de gemeenteraad en de door de

gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn om op een goede manier hun functie uit te oefenen. Daarnaast kan de griffier desgewenst vanuit een

vertrouwensfunctie een klankbordrol voor de eden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen vervullen. Artikel 8 De griffier ondersteurit de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van het functioneren van de lokale democratie en de integriteit. Dit gaat onder andere om het

leveren van een bijdrage aan het verbeteren van het samenspel tussen de gemeenteraad en de inwoners. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan het vergroten van de inclusiviteit binnen de gemeenteraad en de toegankelijkheid van de gemeenteraad voor inwoners. Daarnaast ondersteunt de griffier bij het borgen van de democratische waarden en de rolzuiverheid van alle betrokkenen in het besluitvormingsproces. Het gaat dan niet alleen om de eden van de gemeenteraad en het

college, maar ook bijvoorbeeld inwoners en ambtenaren. De griffier kan de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad hierin desgewenst ook van advies dienen. Artikel 9 Om de bestuurlijke besluitvorming soepel te laten verlopen is het van belang dat de griffier, de

gemeentesecretaris en de burgemeester onderling afspraken maken over de bestuurlijke besluitvorming en de voorbereiding daarvan. De instructie voorziet er daarom in elk geval in dat zij periodiek overleggen in de zogenaamde driehoek. In het verlengde daarvan bevat de instructie ook bepalingen over het periodiek overleg tussen de griffier en de burgemeester en de

gemeentesecretaris afzonderlijk. Tot slot is geregeld dat ook periodiek overleg plaatsvindt tussen de griffier en de gemeentelijke accountant en tussen de griffier en de rekenkamer. In de bepaling is opgenomen dat de griffier 'in elk geval' met deze betrokkenen overlegt omdat vanzelfsprekend ook periodiek overleg met andere betrokkenen mogelijk, en wellicht ook noodzakelijk, is.

Artikel 10 De griffier draagt zorg voor de griffieorganisatie. Dit artikel voorziet in voorschriften die daar

betrekking op hebben. Zo is de griffier verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad, stelt de griffier een planning voor de werkzaamheden van de griffie op en rapporteert de griffier hier period iek over.

In het artikel is overigens geregeld dat de griffier niet alleen hiërarchisch Ieidinggeeft aan de

medewerkers van de griffie, maar ook functioneel Ieidinggeeft aan de ambtenaren die de gemeenteraad of leden daarvan ondersteunen of verzoeken om ambtelijke bijstand uitvoeren. Het doel van deze bepaling is dat de betreffende ambtenaren onafhankelijk van het college kunnen opereren en dat dus recht wordt gedaan aan de dualistische verhoudingen tussen gemeenteraad en college.

Artikel 11 De gemeenteraad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is dan ook van belang dat

inwoners worden geIriformeerd over alles wat zich in en rondom de gemeenteraad afspeelt. Daarover adviseert de griffier. De griffier zorgt daarnaast voor de raadscommunicatie, b!Jvoorbeeld

door het publiceren van raadsagenda's, raadsvoorstellen enverslagen. Inwoners kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt in dat kader onder andere informatie over de werkwijze van de gemeenteraad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie en kan daarover ook in voorkomende gevallen namens de gemeenteraad het woord voeren. Bijvoorbeeld door in die gevallen de pers te woord te staan. Artikel 12 Als de griffier langdurig ziek of afwezig is, kan de gemeenteraad een plaatsvervanger aanwijzen. Om de gemeenteraad de mogelijkheid te bieden voor de uitvoering van de bestuursrechtelijke taken van de griffier een andere plaatsvervanger aan te wijzen dan bij de privaatrechtelijke of arbeidsrechtelijke taken, voorziet het artikel in de mogelijkheid ook meer dan één plaatsvervanger te benoemen.