240125 Raadsinformatiebrief start uitvoering programma Leefbare & Vitale Dorpen - bijlage Participatiestrategie Dorpsagenda's Alkmaar

Dorpsagenda's gemeente Alkmaar

Participatiestrategie

Januari 2024

Inhoudsopgave

• Aanleiding • Doelen • Doelgroepen • De dorpsagenda • Randvoorwaarden voor participatie • Participatiestrategie • Van strategie naar praktijk • Proces • Online kickstarter • Uitgangspunten communicatie • Menukaart • Globale planning

2

13 dorpen; 13 dorpsagenda’s

Wat is er nodig om de dorpen in landelijk Alkmaar een fijne plek te laten blijven om te wonen, werken en recreëren? En hoe werken we dan toe naar toekomstbestendige, leefbare en vitale dorpen? Dertien dorpsagenda’s, een voor elk van de dorpen in het landelijke gebied van Alkmaar, moeten antwoord geven op deze vragen. In de dorpsagenda’s worden de behoeften van de bewoners en andere belanghebbenden van de dorpen verwoord en geprioriteerd.

De inwoners van de betreffende dorpen hebben aangegeven het gevoel te hebben dat er wel óver ze wordt gepraat maar niet mét hen. Daarom is het voor de dorpsagenda’s een uitgangspunt om deze samen met de inbreng van de bewoners en belanghebbenden op te stellen.

Vanuit het college is daarnaast het verzoek om eerst te starten met drie dorpen (Graft, De Rijp en Grootschermer). Na een evaluatie over het proces, de inhoud van de agenda’s en de consequenties hiervan, worden de dorpsagenda’s ook voor de andere dorpen opgesteld.

Dit plan beschrijft de overkoepelende participatiestrategie om te komen een dorpsagenda voor alle dorpen, waarbij de mogelijkheid is om per dorp te nuanceren naar de specifieke behoefte van dat dorp. En beschrijft de aanpak om te komen tot 13 dorpsagenda’s.

3

Doelen

De doelen van de dorpsagenda’s zijn: • Een helder inzicht in de wensen (korte en lange termijn) vanuit de dorpen over wat nodig is om de dorpen een fijne plek te houden om te wonen, werken en recreëren. • Op basis van dit inzicht concrete maatregelen bepalen en uitvoeren. • Het stimuleren van meer betrokkenheid, zeggenschap en eigen inzet van bewoners en belanghebbenden bij het realiseren van deze fijne plek om te wonen, werken en recreëren.

Participatiedoelen zijn: • Dorpsagenda’s worden opgesteld én geprioriteerd met betrokkenheid van zoveel mogelijk bewoners en andere belanghebbenden van de betreffende dorpen. • Er is een breed draagvlak binnen het dorp voor de gekozen maatregelen. • Bewoners en belanghebbenden worden gestimuleerd ook zelf zaken op te pakken waar de gemeente geen rol in heeft.

4

Doelgroepen Kort samengevat: iedereen met een belang mag meepraten over de inhoud van de dorpsagenda’s. Wie zijn dat dan? • Mensen die in het betreffende dorp, inclusief het landelijke gebied rond het betreffende dorp, wonen en/of werken • Mensen die bezit hebben in de dorpen of het betreffende landelijke gebied (een woning, ander pand of grond dat zij verhuren) • Professionals van organisaties die een rol hebben in de dorpen of het landelijke gebied (welzijnswerk, jongerenwerk, huisartsen, scholen, woningcorporaties, Dorpswerk, WelzijnWonenPlus…) • Verenigingen (sport, cultuur, …)

Naast de externe doelgroepen zien we ook het belang van het betrekken van de interne doelgroepen. • Voor het daadwerkelijk in uitvoering brengen van onderdelen uit de agenda’s moet er rekening gehouden worden met bestaande beleidskaders. • Voor het ophalen van de input is de inzet van de betreffende ambtenaren nodig. • En voor de uitkomsten is ook tijd en capaciteit nodig. • Besluitvorming, waar nodig, moet aansluiten bij de uitgangspunten van het proces en de inhoudelijke randvoorwaarden van de agenda’s. Om ervoor te zorgen dat de gemeente ambtelijk en bestuurlijk is betrokken bij het proces en garant staat voor de uitkomsten is het informeren en betrekken van deze doelgroep ook van belang.

5

Wat staat er in de dorpsagenda?

De dorpsagenda is een overzicht van de wensen van de bewoners en belanghebbenden over dat wat volgens hen nodig is om het dorp een fijne plek te laten blijven om te wonen, werken en recreëren. De agenda deelt de wensen op in vier categorieën: • Waar de gemeente op korte termijn mogelijk een concrete rol in kan spelen (Dit is het enige agendapunt waarop we binnen de agenda concrete beloften kunnen doen.) • Waar de gemeente op de langere termijn een beleidsvormende rol in kan spelen • Waar de gemeente een mogelijke verbindende rol in kan spelen • Waar de belanghebbenden van de dorpen in de lead zijn

De agenda beschrijft ook de uitgangspunten en randvoorwaarden. Denk hierbij aan: • Afbakening gebieden Het dorp en haar • Bestaand beleid (inclusief verhouding tot overkoepelend/stedelijk beleid) belanghebbenden in • Besluitvorming de lead • Doorlooptijden en vervolgproces

6

Randvoorwaarden voor participatie Voordat we starten met de participatie is het goed om na te denken over welke • Er moet voldoende beleidsruimte en capaciteit zijn om de punten die als randvoorwaarden er al vast liggen en wat we op inhoud en proces waar kunnen prioriteit in de agenda komen te staan ook daadwerkelijk op te pakken. Het maken. Voor deze strategie houden we in elk geval rekening met de volgende participatieproces is niet vrijblijvend. Het is vanuit de gemeente niet mogelijk om randvoorwaarden. aan het einde van het proces te concluderen dat de wensen die we breed ophalen, toch niet worden gerealiseerd als deze wel passen binnen de • Afspraak is afspraak. Wat we toezeggen maken we waar. inhoudelijke en procesmatige gestelde randvoorwaarden. Randvoorwaarden dienen daarom aan de voorkant helder en vastgesteld te zijn om teleurstellingen aan de achterkant te voorkomen. • Participatie stopt niet bij het opstellen van de agenda, maar is een langjarig traject. Er moet dus vooraf helderheid zijn over het vervolg. De inhoud, functie • We beginnen niet bij nul.

Er zijn al beleidsstukken (en ook stedelijk beleid), en status van de agenda zelf en het vervolgproces voor zowel de verschillende sommige dorpen hebben zelf al na gedacht over wat zij belangrijk vinden niveaus waarop de wensen kunnen binnenkomen als ook het vervolg van de voor hun dorp en we hebben al gesprekken gevoerd met een aantal agenda zelf. (Hoe en hoe lang wordt dit instrument ingezet. stakeholders. Al deze input krijgt een plek in de participatie. • De realisatie van de uiteindelijke inhoud van de dorpsagenda is een • Er is beperkte tijd om te komen tot de agenda’s, inclusief de uitvoering. gedeelde verantwoordelijkheid: wij kunnen als gemeente alleen toezeggen Het programma heeft een doorlooptijd tot en met 2026. In deze periode dat we binnen het gestelde budget kunnen zorgen voor de geprioriteerde moeten de maatregelen voor de korte termijn, die zijn gekozen, zijn wensen voor de korte termijn. Voor de andere onderwerpen zijn de gerealiseerd. Ook zijn de andere agendapunten zijn dan in gang gezet, of belanghebbenden mede verantwoordelijk. beargumenteerd niet opgepakt. • We starten in het voorjaar in Graft, De Rijp en Grootschermer en evalueren • Er zijn al lopende participatietrajecten van projecten en beleidsvisies die tussentijds of dit de gewenste output oplevert. Waar nodig scherpen we raakvlakken hebben met de thema’s die worden opgehaald.

In het proces vervolgens de aanpak aan. moet helder zijn welke input waar moet worden ingebracht en hoe deze gemeentelijke (participatie)processen zich tot elkaar verhouden.

7

Participatiestrategie: samen verantwoordelijk voor de dorpsagenda We hanteren de volgende strategische uitgangspunten: • We bouwen voort op wat er al ligt en is opgehaald. We beginnen niet bij nul, maar gaan met voorkennis en dus voorbereid de dorpen in. • We kiezen voor een collectieve participatie- en communicatie- strategie voor de 13 dorpen. • Binnen de overkoepelende strategie is er ruimte voor maatwerk per dorp. • Eenduidige communicatie als basis voor de participatie. Zo weten alle deelnemers precies wat, wanneer van hen wordt verwacht en wat zij wel en niet van de gemeente mogen verwachten. • We doorlopen een proces op basis van breed ophalen, gericht uitwerken en breed terugkoppelen. • Participatie voor het ophalen van de input voor de agenda wordt ingestoken op het niveau coproduceren. Iedereen met een belang in het betreffende dorp, mag meepraten. • We bouwen aan een structurele relatie. Participatie stopt dus niet bij het opleveren van de dorpsagenda. • In de fase van de uitvoering vindt participatie plaats op het niveau van adviseren, waarbij dit een herkenbaar vervolg is op de fase van het ophalen van de input. En waarbij de gemeente geen rol heeft in het gele kwadrant. Daar vindt dus in principe geen participatie vanuit de gemeente plaats, maar zijn de belanghebbenden zelf aan zet.

• We zorgen voor bestuurlijk commitment op de randvoorwaarden van de uitkomsten aan de voorkant.

8

Goede communicatie als voorwaarde voor participatie

Goede, heldere communicatie is randvoorwaardelijk voor het slagen van het participatietraject.

Uitgangspunten communicatie • De basis van de communicatie is in alle dorpen gelijk. Maar we passen maatwerk toe op de kanalen, middelen en thema’s die per dorp worden ingezet. • Door middel van communicatie proberen we zoveel mogelijke betrokkenen te bereiken en laagdrempelig uit te nodigen deel te nemen aan de participatie. • Gezamenlijke start voor alle dorpen met het participatieplatform. • Communicatie legt de verbinding tussen de agenda’s, ook van de andere dorpen en de status ten opzichte van vergelijkbare middelen in Alkmaar stad. • Geeft op regelmatige basis inzicht in het vervolgproces, zorgt voor heldere en eerlijke informatie over kaders en randvoorwaarden en zorgt voor het juiste verwachtingsmanagement • Communicatie over het participatietraject is altijd tijdig, transparant en relevant voor de doelgroep. • We kiezen voor een combinatie van online en offline middelen, zodat iedereen mee kan doen. • Communicatie gaat over de concrete maatregelen, maar ook de andere agendapunten én ook over het vervolgproces hiervan.

9

Van strategie naar praktijk

We gaan aan de slag met de communicatie en participatie voor de 6. We organiseren een brede bijeenkomst in het betreffende dorp, waarbij dorpsagenda’s. In dit proces lopen collectieve stappen (voor alle dorpen) en we de uitkomsten van het online deel terugkoppelen en verder individuele stappen (per dorp) gedeeltelijk door elkaar. Dat geeft niet, als we bespreken met de betrokkenen. Waar nodig worden deze bijeenkomsten daar maar helder over communiceren. aangevuld met dorpsoverstijgende bijeenkomsten op thema. Daarnaast zie je dat we in de praktijk steeds een proces doorlopen van 7. De input van de brede bijeenkomst wordt verwerkt op basis van de ophalen, verwerken, terugkoppelen. Het proces ziet er dan steeds als volgt vierdeling zoals eerder in dit plan beschreven. Met als resultaat: een uit. concept van de dorpsagenda. 1. Vaststellen participatieplan door wethouder 8. Het voorstel voor de dorpsagenda wordt breed teruggekoppeld, 2. We interviewen per dorp een aantal sleutelfiguren om een beeld te aangescherpt waar nodig en geprioriteerd met de belanghebbenden. krijgen van dat wat er leeft en wat de in te zetten kanalen zijn voor En er worden afspraken gemaakt over het vervolgproces inclusief het informatie als voorbereiding op de bijeenkomsten. eventueel vormen van werkgroepen. 3. We starten met een aftrap van de participatie door breed te 9.

Vaststellen dorpsagenda door gemeentebestuur communiceren. Enerzijds over het proces van alle dorpen en 10. Brede terugkoppeling vastgestelde dorpsagenda’s in het dorp anderzijds over input die mensen nu al kunnen geven. We nodigen 11. Waar nodig begeleiden werkgroepen een proces van de realisatie van inwoners en andere betrokkenen uit via de kanalen van het dorp en de een maatregel. De werkgroep bestaat altijd uit een brede afvaardiging gemeente. van de belangen die spelen bij de betreffende maatregel. 4. We zorgen voor een online platform waarop de informatie over de 12. Brede terugkoppeling van gerealiseerde maatregelen afgelopen jaar en dorpsagenda’s is te vinden, waar mensen hun wensen achter kunnen aankondiging update. laten en waar we gericht vragen stellen over verschillende thema’s. 13. Een keer per jaar worden de gerealiseerde maatregelen geëvalueerd, 5. We verwerken de uitkomsten op het online kanaal en op basis teruggekoppeld en de dorpsagenda geüpdatet tijdens het daarvan wordt bepaald hoe we de bijeenkomsten in de dorpen definitief dorpsgesprek van de wethouder. Dan begint het proces eigenlijk weer invullen en plannen. opnieuw.

10

Stappenplan participatie 1. Vaststellen participatiestrategie door wethouder 2. Interviews met sleutelfiguren per dorp 3. Start brede communicatie naar alle dorpen (en ook naar de stad) 4. Start online platform 5. Verwerken van de output van het platform tot een opzet voor de brede bijeenkomst 6. Organiseren de brede bijeenkomst per dorp 7. Verwerken input uit de brede bijeenkomst per dorp en opstellen concept dorpsagenda 8. Terugkoppelen concept dorpsagenda per dorp, prioriteren, en werkgroep(en) formeren 9. Dorpsagenda per dorp definitief en vastgesteld door gemeentebestuur 10. Brede communicatie naar alle dorpen (en ook de stad) 11. Aan de slag met de vastgestelde maatregelen per dorp 12. Brede communicatie naar alle dorpen (en ook naar de stad) 13. Bijeenkomst per dorp met terugkoppelen maatregelen en updaten dorpsagenda per dorp (14. Herhalen stappen vanaf stap 7)

Besluitvorming Collectieve stap Stap per dorp 11

Menukaart van middelen

Amuse Interviews met sleutelfiguren Brief aan inwoners en ondernemers* Aankondiging in huis-aan-huiskrant* Aankondiging in lokale (social)media* Aankondiging op poster (met QR-code) op centrale plekken* (Aanmelden voor) nieuwsbrief

Vooraf Online platform met informatie en interactie Start nieuwsbrieven

Hoofdgerecht Bijeenkomst in het dorp om op te halen Bijeenkomst in het dorp om terug te koppelen Dorpsagenda definitief**

Dessert Terugkoppeling in huis-aan-huiskrant en nieuwsbrief Afspraken over vervolgproces van communicatie en participatie * Deze communicatiemiddelen zijn optioneel en specifiek per dorp ** is niet alleen een participatieproduct

12

Online platform als kickstarter uitgelicht We richten een digitale omgeving in om interactief input op te halen en als plek voor alle informatie over het traject te vinden is.

• Informatie over de dorpsagenda’s: waarom, hoe ziet het proces eruit en wat kan ik als betrokken doen, hoe ziet het proces eruit en hoe verhouden ze zich tot ander projecten en ontwikkelingen in Alkmaar? • Online vragenlijst: we zetten een online enquête op het platform waarin we een aantal vragen stellen. Denk aan: ‘Waar bent u trots op in het dorp?’, ‘Wat zou u als eerste aanpakken in het dorp als u het voor het zeggen zou hebben?’, ‘Waar is te weinig aandacht voor?’ • Stellingen/polls over de verschillende thema’s, waar ze op kunnen reageren

Het platform blijft beschikbaar voor algemene informatie, de stellingen en vragenlijst zijn ongeveer 3 à 4 weken in de lucht en in die tijd kunnen alle betrokkenen van het dorp input leveren. Alle output van het platform verzamelen we en de rode draden vormen een eerste concept-dorpsagenda. Via de on- en offline communicatiekanalen van de gemeente informeren we mensen over het platform.

Voor mensen die digitaal niet vaardig zijn, zorgen we voor een alternatief. Zij kunnen gebruik maken van een gedrukte versie van de vragenlijst die op het platform staat. Deze kunnen ze op een centrale plek in het dorp ophalen en inleveren.

13

Planning (indicatie)

JUL- JAN FEB MRT APR MEI JUNI SEP OKT NOV DEC AUG

Vaststellen participatiestrategie

Voorbereiding participatie (inrichten platforms en communicatiemiddelen)

Start van de communicatie en online participatie in alle dorpen + analyse van de output Zomer- Verdiepende gesprekken in De Rijp, Graft en vakantie Grootschermer + opstellen van de dorpsagenda’s

Terugkoppeling en prioritering dorpsagenda’s De Rijp, Graft en Grootschermer + afronden dorpsagenda’s en brede communicatie

Participatie overige dorpen

De planning is indicatief en mede afhankelijk van de beschikbaarheid van de betreffende personen. We richten ons erop om de eerste drie agenda’s, inclusief de evaluatie voor de zomer af te ronden. Na de zomer worden de overige tien agenda’s zo snel mogelijk opgepakt. Dit doen we steeds met ongeveer drie dorpen tegelijkertijd. Streven is om alle agenda’s voor het einde van het jaar gereed te hebben.

14

Monique Vermeulen Janou van Rheenen www.de-selectie.nl 030-2072014