231227 Bijlage Participatieplan met toezeggingen

Bijlage: Participatieplan ingebruikname Robonsbosweg

Achtergrond

Uit het coalitieakkoord: ‘De locatie Robonsbosweg is bestemd voor zowel opvang asielzoekers, als tijdelijke huisvesting van Alkmaarse statushouders en Alkmaarse spoedzoekers, met een maximale bezetting van 450 personen inclusief een beperkt aantal AMV’ers. Dit gebeurt na een uitgebreid informatie-, consultatie- en participatietraject met inwoners, bedrijven en verenigingen. Hierbij komen alle aspecten aan de orde, inclusief de overwegingen die geleid hebben tot deze locatie.’

Bovenbedoeld informatietraject in dit project is altijd gericht op informatie verstrekken met de mogelijkheid voor de ontvanger om te reageren: raadplegen. Uiteraard met passende terugkoppeling, gericht op verbinding en vertrouwen. De voorgestelde communicatiekanalen en -middelen worden beschreven in het communicatieplan. Dit wordt verder uitgewerkt zodra de planning bekend is. Het consultatie- en participatietraject wordt beschreven in dit participatieplan.

Eerdere feedback bijeenkomsten RBB Het project Robonsbosweg is onderdeel van het integrale programma ASON (Asielzoekers, Statushouders, Oekraïense ontheemden en crisis Noodopvang). Het gebouw aan de Robonsbosweg (hierna genoemd ‘RBB’) was van mei 2016 tot oktober 2018 in gebruik als AZC. Over het algemeen is dit als positief ervaren. Na teruglopende migratiestromen was de locatie niet meer nodig en werd deze gesloten. Ter voorbereiding op de raadsvergadering op 20 februari 2023, zijn er voorbereidingen getroffen om een communicatie- en participatietraject op te starten (inventariseren, informeren + reageren en betrekken).

In voorbereiding op het participatie- traject, zijn de diverse groepen belanghebbenden (stakeholders) in kaart gebracht.

We onderscheiden direct betrokkenen, partijen met wie we samenwerken, stakeholders die we informeren en die we volgen (monitoren).

2

Wat vooraf ging Het is essentieel om begrip en samenwerking in de samenleving te bevorderen door al in een vroeg stadium voorbereidingen te treffen voor het participatietraject. De voorbereiding op het participatietraject in 2023 was onderverdeeld in drie periodes: - Periode tot 20 februari (raadsvergadering): voorbereiding op besluitvorming vorig scenario; - 20 februari tot mei 2023 (installatie nieuw college) – volgen van proces; - mei 2023 tot nu – actuele situatie. Pas na het raadsbesluit kan daadwerkelijk worden begonnen met een participatietraject.

Moment Doel Doelgroep Uitvoering

Januari 2023 Inventariseren en Bedrijven en Alle organisaties en verenigingen in de betrekken; verenigingen directe omgeving van RBB (camping, Luisteren naar rondom RBB. sportverenigingen, scholen, vragen, zorgen, winkeliersvereniging De Hoef) zijn ideeën. bezocht door projectleider en/of wethouder.

Evaluatie: stemming overwegend positief, geen bezwaren

6 februari 2023 Inventariseren en Omwonenden, Inloopavond voor direct betrokkenen betrekken; bedrijven en (persoonlijke uitnodiging via brieven in Luisteren naar verenigingen de wijk en contact met organisaties en vragen, zorgen, rondom RBB. verenigingen). ideeën.

Evaluatie: stemming overwegend positief, geen bezwaren

Na 20 februari Informeren Alle stakeholders Digitale nieuwsbrief met verwijzing 2023 (raads- en reageren die zich hebben naar website voor actuele informatie vergadering) aangemeld. en reactiemogelijkheid via rbb@alkmaar.nl.

Mei 2023 Informeren Alle Actualisatie website na publicatie en reageren geïnteresseerden coalitieakkoord.

Doorlopend Monitoren Alle stakeholders Sentiment peilen door monitoring social media kanalen en bijhouden binnengekomen e-mails via rbb@alkmaar.nl.

Nb. Op dit moment (oktober 2023) is het bericht op de website als volgt: ‘Op 22 mei 2023 is er een nieuw coalitieakkoord gepresenteerd. Daarin staat een aantal uitgangspunten over de ingebruikname van het gebouw aan de Robonsbosweg. Zo is het plan om het pand tot 2030 te gebruiken als AZC en als tussenvoorziening voor Alkmaarse statushouders en andere Alkmaarse spoedzoekers. Op deze locatie mogen dan maximaal 450 personen verblijven. De komende periode gaat het college aan de slag om vorm en inhoud te geven aan deze uitgangspunten. Zodra er meer bekend is, vindt u op deze pagina meer informatie.’

3

Inzet tredes participatieladder We hanteren de in gemeente Alkmaar gebruikelijke participatieladder. De participatieladder brengt rangorde aan in de mate van participatie en maakt onderscheid naar rollen en verantwoordelijkheden van participanten en initiatiefnemer. Gemeente Alkmaar wil dat plannen tot stand komen in samenspraak tussen initiatiefnemer en alle betrokkenen vanaf de start van het initiatief.

Uitgangspunten participatie - We zijn transparant en duidelijk - We zijn toegankelijk en beschikbaar - We zijn inclusief en respectvol

Organisatorisch kader Het organisatorisch kader waarbinnen we de participatie uitvoeren is de ingebruikname van het gebouw aan de Robonsbosweg voor de opvang van asielzoekers en de tijdelijke huisvesting van statushouders en spoedzoekers. Het COA speelt naast de gemeente een nadrukkelijke rol in het participatieproces, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de opvang van asielzoekers. De regie op het participatieplan ligt bij de gemeente.

Raadplegen Participatie vindt plaats gedurende alle fases van het project. In iedere fase worden belanghebbenden geraadpleegd. Reden hiervoor is enerzijds het dwingende karakter van de wet- en regelgeving rondom huisvesting van statushouders en anderzijds de geschiktheid van deze locatie om uitvoering te geven aan de realisatie van de opvang van asielzoekers en tijdelijk onderdak voor spoedzoekers. De keuze voor raadplegen geeft een reëel beeld van de inspraakruimte.

Adviseren, samenwerken In een later stadium van het project, na de ingebruikname, kunnen ook de participatie- treden ‘adviseren’ (trede 3) en ‘coproduceren’ (samenwerken, trede 4) worden ingezet. Het gaat hier dan om specifieke situaties met direct betrokken stakeholders. Bijvoorbeeld: advies over en samenwerking aan het wegnemen van zorgen en/of de uitvoering van ideeën die uit raadpleging naar voren komen, de uitvoering van vrijwilligerswerk en/of het bevorderen van de culturele uitwisseling tussen de verschillende gebruikers van de gebouwen en de inwoners, organisaties en verenigingen in de directe omgeving. Daarnaast kunnen we in co-creatie met belanghebbenden (zowel omwonenden, organisaties als de 450 gebruikers van het gebouw) samen werken aan manieren om een (gevoel van) veiligheid te creëren. NB. Participatieve activiteiten met asielzoekers vallen onder verantwoordelijkheid van het COA.

4

Fasering participatie

Per fase wordt gebruik gemaakt van verschillende kanalen om ideeën en zorgen te inventariseren, belanghebbenden te consulteren en zowel het participatietraject zelf als het sentiment in de samenleving te monitoren.

Digitale peiling: Inventarisatie informatiebehoefte (wat heeft u nodig?) onder belanghebbenden. Hierbij wordt via verschillende gemeentelijke kanalen aandacht op gevestigd, zodat vragen, zorgen en ideeën, ook op het gebied van veiligheidsgevoel, breed worden opgehaald. - Buurtpanel: Vertegenwoordigers van organisaties, verenigingen, wijkraden/buurtverenigingen. - Persoonlijke gesprekken/bedrijfsbezoeken: Direct belanghebbende organisaties en bedrijven en scholen (Willem Blaeu, InHolland). - Bijeenkomsten/inloop- en informatieavonden: Vergroten betrokkenheid omwonenden, belanghebbenden, geïnteresseerden. Inwoners en organisaties in Hoefplan, Bergerweg, Robonsbosweg en Bergermeer worden actief uitgenodigd (brief, nieuwsbrief). Zie bijgevoegd kaartje met adresselecties. - Digitale nieuwsbrief: Inschrijving is mogelijk via de website. - E-mailadres: Communicatie (informeren + reageren) wordt ingezet worden om dialoog mogelijk te maken, o.a. via het mailadres RBB@Alkmaar.nl. - WhatsApp-contact met vast aanspreekpunt in de wijk (bijvoorbeeld: wijkagent/gebiedsregisseur). - Website: www.alkmaar.nl/rbb - Lokale media (persbericht) worden ingezet voor algemene informatie over de Robonsbosweg, evenals de bestaande (eigen) media van buurtverenigingen/ ondernemersverenigingen of sportverenigingen.

5

Voorgesteld participatieproces vanaf december 2023

Moment Doel en trede Doelgroep Uitvoering participatie- ladder/

December Voorbereiding Direct betrokkenen: Uitnodigen vertegenwoordigers 2023 raadplegen Bedrijven en verschillende stakeholdergroepen om verenigingen deel te nemen aan het buurtpanel. rondom RBB, Inventarisatie aandachtspunten (advies), omwonenden, aanbod hulp (samenwerken). scholen.

Raadsbesluit

Vanaf januari Raadplegen Omwonenden, Digitale peiling / bijeenkomst / 2024 bedrijven, scholen persoonlijke gesprekken / buurtpanel. en verenigingen rondom RBB.

Raadplegen Buurtpanel Aanpak specifieke kwesties (parkeren / veiligheid / sociale integratie / onderwijs).

Adviseren, Werkgroepen -Uitvoering oplossing specifieke kwesties, Co-creatie bijvoorbeeld het gevoel van veiligheid. -Vrijwilligerswerk en/of mentorprogramma’s om asielzoekers* en statushouders te ondersteunen bij hun integratie. -Bevorderen culturele uitwisseling; taallessen, kookavonden, culturele festivals.*

Ingebruikname gebouwen

Na Monitoren Alle Luisteren naar signalen uit de omgeving. ingebruikname belanghebbenden

Nb. Vanzelfsprekend vindt er ook monitoring op het participatietraject plaats. Tussentijdse evaluatie en terugkoppeling naar de stakeholders is daar onderdeel van.

* Participatie onder verantwoordelijkheid van en in afstemming met COA.

6