231221 Beantwoording Motie Energie inkoop beleid V2

Aan de gemeenteraad van Alkmaar

Onderwerp Beantwoording motie Energie Inkoopbeleid

Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen

Motie energie inkoopbeleid - Ge-en Uw brief van Behandeld door Datum

15 mei 2023 Unit Facilitair 19 december 2023

Geachte leden van de raad,

In uw vergadering van 15 mei 2023 heeft u de motie “Energie inkoopbeleid” aangenomen. In deze motie wordt het college verzocht een energie-inkoopbeleid voor te leggen aan de gemeenteraad waarbij aan de volgende elementen aandacht besteed moet worden: 1. Borgen budgetrecht van de raad 2. Risicohouding ten aanzien van de af te sluiten energiecontracten 3. Duurzaamheidscomponent in de inkoop van energie 4. Termijn van de beleidsperiode

Onderstaand willen wij ingaan op uw genoemde elementen en geven wij inzicht in het gemeentelijk inkoopbeleid in het algemeen en het energie-inkoopbeleid in het bijzonder.

Het onderhavige Energie Inkoopbeleid is complementair aan het “Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Alkmaar 2017” en heeft niet tot doel deze te vervangen. Volledigheidshalve informeren wij u dat wij voornemens zijn volgend jaar het Inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien. Ontwikkelingen in de mogelijkheden van verduurzaming, verandering van bestuur, ontwikkelingen in de markt en wijzigingen in de organisatie vragen om een herziening van dit beleid. Integraal onderdeel hiervan wordt het inkopen van energie.

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid* Op 20 december 2016 heeft het college in haar vergadering het “Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Alkmaar 2017” (verder te noemen: “inkoop en aanbestedingsbeleid”) vastgesteld. In dit inkoopbeleid en aanbestedingsbeleid heeft u een aantal belangrijke uitgangspunten meegegeven. Dit zijn onder andere: • Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale Ondernemers. De gemeente zoekt actief naar mogelijkheden voor de lokale- en regionale economie en doet dit binnen bestaande wet- en regelgeving zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

Bezoekadres postadres bank website telefoon Mallegatsplein 10 Postbus 53 NL78BNGH0285000179 www.alkmaar.nl 14 072 1815 AG Alkmaar 1800 BC Alkmaar

• Versnelling van inkoopprocedures van de gemeente Alkmaar en vermindering van regeldruk. De gemeente zoekt binnen de bestaande wet- en regelgeving naar mogelijkheden om haar inkoopprocedures te versnellen en daarbij oog te hebben voor de vermindering van regeldruk c.q. administratieve lastenverlichting. • Doelmatig en rechtmatig inkopen. Bij het inkoopproces houdt de gemeente Alkmaar zoveel mogelijk rekening met bestuurlijke doelen, tevens dient het inkoopproces conform de vigerende wet- en regelgeving te geschieden. • Mensen aan het werk helpen. De gemeente Alkmaar probeert binnen de kaders van bestaande wet- en regelgeving bij het doen van inkoop c.q. bij het houden van aanbestedingen, een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. • Duurzaamheid. De gemeente Alkmaar zal binnen de bestaande wet- en regelgeving bij het doen van inkoop en bij het houden van aanbestedingen, zoveel mogelijk rekening houden met duurzaamheids- aspecten. • Uniform aanbestedingsproces. Conform de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van inkoop- en aanbesteden streeft de gemeente Alkmaar ernaar om uniforme inkoopprocedures te hanteren en daarbij gebruik te maken van uniforme (aanbestedings)documenten en uniforme uitvoeringsvoorwaarden. • Innovatie.

De gemeente Alkmaar streeft naar een innovatief inkoop- en aanbestedingsproces. Bij innovatiegericht inkopen c.q. aanbesteden wordt doelgericht gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente Alkmaar ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. • Samenwerkingsverbanden. De gemeente heeft oog voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor de samenwerking binnen de eigen organisatie als voor de samenwerking met andere gemeenten, aanbestedende diensten of overheidsbedrijven (publiekrechtelijke instellingen).

Deze uitgangspunten vormen een belangrijke leidraad bij de inkoop- en aanbestedingscontracten die jaarlijks gesloten worden en zijn dus ook onverkort van toepassing op de inkoop van energie. Naast de uitgangspunten die u als raad ons heeft meegegeven, geldt de nationale en Europese regelgeving voor inkoop en aanbesteden.

Inkoop Energie bij de HVC Uitgangspunt voor de inkoop van energie is dat wij deze inkopen bij de HVC en niet bij een andere leverancier. De redenen hiervoor zijn: 1. De Gemeente Alkmaar is samen met vele andere gemeenten, waterschappen en provincies aandeelhouder van de HVC en heeft invloed op het financieel beleid van de HVC door middel van haar stemrecht in de algemene aandeelhoudersvergadering; 2. Door het aandeelhouderschap van de Gemeente Alkmaar hoeft de gemeente Alkmaar niet het proces van een Europese aanbesteding te doorlopen hetgeen een aanzienlijk administratieve lastenverlichting met zich mee brengt en daarmee past bij het punt Versnelling van inkoop- procedures van de gemeente Alkmaar en vermindering van regeldruk in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid;

2/4

3. De HVC is een lokale onderneming en past hiermee naadloos het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, onderdeel Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale Ondernemers; 4. Het afval uit onder andere onze eigen Gemeente Alkmaar wordt verwerkt bij de HVC. Hierbij ontstaat warmte die wordt ingezet voor de levering van warmte voor het warmtenet, biogas en bio elektra, hetgeen past bij duurzaam inkopen; 5. Warmte, gas en elektra worden ingekocht bij één partij. In kader vermindering van administratieve regeldruk in het contractmanagement brengt dit voordelen met zich mee; 6. De opslagen voor energie bij de HVC zijn marktconform, of veelal gunstiger dan de opslagen in de markt. Op dit punt wordt nader ingegaan bij het onderdeel “Risicomitigatie”; 7. De HVC is als leverancier flexibeler dan andere marktpartijen als het gaat om ontstane afwijkingen in vastgelegde volumes

Bovenstaande laat zien dat de HVC als leverancier goed aansluit bij de uitgangspunten in ons vastgestelde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Vanuit de uitgangspunten zien wij daarom geen redenen om het contract met de HVC te verbreken.

Zitten wij dan voor altijd vast aan de HVC? Wel voor warmte in verband met het fysieke warmtenet, maar niet voor elektriciteit en gas. Het moment om niet met de HVC verder te gaan als contractpartij is daar zodra de HVC hogere prijsopslagen rekent dan de prijzen in de markt. Dan zal een heroverweging worden gemaakt om over te stappen naar een andere leverancier. Om dit moment nauwgezet te monitoren wordt het volgende aan risicomitigatie gedaan.

Risicomitigatie Om het risico op het betalen van een te hoge prijs voor elektra en gas te beperken dient allereerst gekeken te worden naar de elementen die de prijs van energie bepalen. De prijs van energie is opgebouwd door de volgende elementen bij elkaar op te tellen: 1. De prijs op de groothandelsmarkt voor een kuub gas of een kwh elektra. De groothandelsprijs is voor iedere leverancier gelijk. 2. De opslag die de HVC rekent voor haar diensten. De HVC rekent voor haar administratieve diensten een opslag. Deze opslag is afhankelijk van de kosten die de HVC moet maken. Hier kan een afwijking in optreden met andere leveranciers. 3. De opslag voor verduurzaming. De HVC maakt ieder jaar haar prijs voor verduurzaming bekend. Dit is een prijsopslag boven op de groothandelsprijs en de opslag voor administratieve diensten. Deze prijs voor verduurzaming kan afwijken van andere leveranciers. 4. Belastingen. Dit zijn door de overheid vastgestelde opslagen voor verduurzaming. Deze opslag is voor iedere leverancier gelijk. 5. Bruto Toegevoegde Waarde. De BTW wordt gerekend over de vier voorgaande componenten. Ook de BTW is voor iedere leverancier gelijk.

3/4

De groothandelsprijs, de belastingen en de BTW zijn dus elementen die niet in de risicomitigatie zijn opgenomen omdat alle leveranciers en ook wij als gemeente hier geen invloed op hebben. Waar sturen wij dan wel op om het risico zo veel als mogelijk te beperken? Als gemeente sturen wij op: 1. Het af te nemen volume. Hoe minder volume in kubieke meters gas of kilowatt uren stroom des te minder hoeven we te betalen. Hier kan in beperkte mate op gestuurd worden vanuit de bedrijfsvoering. Denk hierbij aan het verlagen van de temperatuur in kantoorruimten. Sturing vindt plaats door monitoring van het verbruik. 2. De opslag van de HVC voor haar diensten. Deze wordt door ons jaarlijks getoetst door een externe deskundige met een second opinion op marktconformiteit. 3. De opslag voor verduurzaming. Hoe duurzamer de energie, des te hoger de prijs. Zon en windenergie is duurder dan bijvoorbeeld grijze stroom. De prijzen die de HVC hanteert voor verduurzaming worden eveneens getoetst op marktconformiteit op een gelijke wijze aan de prijs voor de opslag van de HVC.

Indien bovenstaande elementen een dusdanige afwijking laten zien waardoor het risico niet meer beheersbaar is, en er afgeweken dient te worden van de vastgestelde begroting, wordt de raad hierover zo snel als mogelijk geïnformeerd en betrokken in besluitvorming hoe hier mee om te gaan. Indien noodzakelijk zal de raad tussentijds worden geconsulteerd/bijeengeroepen. Dit conform het gestelde in de Budgethoudersregeling 2019.

Budgethoudersregeling 2019 Voor de inkoop van energie is de Budgethouderregeling 2019 van toepassing. Volgens deze regeling is de directie bevoegd tot het verrichten van uitgaven tot € 5 miljoen. Daarboven ligt de bevoegdheid bij het college zolang de uitgaven vallen binnen het vastgestelde gemeentelijk budget, ergo de vastgestelde begroting. Uitgaven die daarbuiten vallen behoeven dus de goedkeuring van de gemeenteraad. Hiermee is het budgetrecht van de raad geborgd.

Termijn Deze beleidslijn is van toepassing voor de periode dat er sprake van een overeenkomst met de HVC. Zodra “Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Alkmaar 2017” wordt vervangen door een nieuw beleid vervalt deze beleidslijn eveneens.

Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar,

mw. drs. A.M.C.G. (Anja) Schouten, burgemeester

dhr. R.M. (Robert) Reus, gemeentesecretaris

* het inkoopbeleid is terug te vinden op http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR437514

4/4