231213 Onderzoeksprotocol Rekenkamer Alkmaar vastgesteld

1

Colofon

Samenstelling:

Mevrouw H.C.P. van Duivenvoorde (voorzitter)

Mevrouw C.T.E.M. Maasdijk (lid)

Mevrouw A. van der Stap (lid)

De Rekenkamer wordt ambtelijk ondersteund door de heer K. te Velde (secretaris)

Contact:

Post: Postbus 53 1800 BC ALKMAAR

Telefoon: 06 34 58 50 22

E-mail: ktevelde@alkmaar.nl

Website: https://www.alkmaar.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamer/

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 2

Inhoudsopgave

Inhoud Colofon ................................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ...................................................................................................................................... 3 1. Inleiding .......................................................................................................................................... 4 2.1. Missie ............................................................................................................................................ 5 2.2. Onderwerpselectie ........................................................................................................................ 5 2.3. Vooronderzoek en onderzoeksopzet ............................................................................................ 6 2.4. Uitvoering onderzoek en dossiervorming ..................................................................................... 6

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 3

1. Inleiding De basis voor de werkzaamheden van de Rekenkamer is vastgelegd in de gemeentewet (artikel 81a t/m 81o; artikelen 181 t/m 185a) en de verordening Rekenkamer Alkmaar, aangenomen in de gemeenteraadsvergadering van 6 juli 2023. Het doel van de Rekenkamer is om de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende taak.

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 4

Missie en uitvoeren onderzoek 2.1. Missie Bij onze werkwijze laten wij ons leiden door onze missie:

‘De Rekenkamer Alkmaar draagt bij aan het verbeteren van het functioneren en presteren van de gemeente. Daartoe gaan we na of de gemeente haar geld zinnig, zuinig en zorgvuldig besteedt.’

2.2. Onderwerpselectie De Rekenkamer bepaalt zelf de onderwerpen voor onderzoek. De Rekenkamer haalt hiervoor input op bij zowel de inwoners als de raadsleden van de gemeente Alkmaar. Daarnaast volgt de Rekenkamer actief lokale, regionale en nationale ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor de gemeente Alkmaar.

Input inwoners De Rekenkamer spant zich in om mogelijke onderzoeksonderwerpen bij inwoners op te halen, onder andere via de beschikbare (social) mediakanalen van de gemeente Alkmaar. Onderwerpen die ingediend zijn door inwoners worden altijd besproken in de Rekenkamer. De Rekenkamer kan een indiener van een onderzoeksonderwerp uitnodigen om het onderwerp toe te lichten. Indieners van onderzoeksonderwerpen krijgen altijd een gemotiveerde reactie over de keuze van de Rekenkamer om het ingediende onderwerp al dan niet toe te voegen aan de groslijst (of onderzoek naar uitvoeren).

Input raadsleden Elk jaar overlegt de Rekenkamer met de raadfracties om te peilen welke onderwerpen van belang zijn voor de raad. Op die manier kan de raad onderzoeksonderwerpen aanleveren.

Tussentijds verzoek van de gemeenteraad In de gemeentewet is ook opgenomen dat de raad de Rekenkamer officieel kan verzoeken om een onderzoek uit te voeren naar een specifiek onderwerp. Conform artikel 182, lid 2 van de gemeentewet kan de gemeenteraad als bestuursorgaan een verzoek voor een onderzoek neerleggen bij de gemeenteraad. Dit kan door middel van een raadsbesluit of een motie. De Rekenkamer bericht binnen een termijn van één maand of en op welke wijze aan dat verzoek wordt voldaan. Als de Rekenkamer een raadsverzoek niet honoreert zal dit schriftelijk aan de raad worden medegedeeld. Ook als het verzoek deels wordt gehonoreerd zal de Rekenkamer de raad informeren welke (onderzoeks)vragen wel en welke (onderzoeks)vragen niet onderzocht zullen worden.

Toetsingscriteria Om tot een keuze te komen uit verschillende onderwerpen heeft de Rekenkamer de volgende toetsingscriteria opgesteld:

Hoofdcriteria Detail Maatschappelijke relevantie Raakt grote groepen burgers Houdt de gemoederen bezig Is ‘vergeten’ onderwerp Raakt kwetsbare groepen Risico voor Alkmaar Financieel Politiek bestuurlijk Imago Kwaliteit interne organisatie Aansprakelijkheid/juridisch Onderzoek zorgt voor verbetering Kennispositie van de raad Relatie met burgers Evenwichtigheid programma’s Efficiency apparaat

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 5

2.3. Vooronderzoek en onderzoeksopzet Vooronderzoek Voorafgaand aan elk onderzoek voert de Rekenkamer een korte oriëntatie op het onderwerp uit om te bepalen of een onderwerp geschikt is voor onderzoek.

Onderzoeksopzet Nadat de Rekenkamer een oriëntatie op het onderwerp heeft uitgevoerd wordt een onderzoeksvoorstel uitgewerkt. In het onderzoeksvoorstel komen in ieder geval de volgende zaken aan de orde:

- Algemene gegevens: aanleiding; achtergrond; motivatie en werktitel; - De onderzoeksvraag en de daaruit voortvloeiende deelvragen - Doel en reikwijdte van onderzoek; - De onderzoeksmethode c.q. – instrumenten; - De planning van het onderzoek

Bespreking Consultatiegroep Voordat de Rekenkamer de onderzoeksopzet vaststelt wordt deze conform de verordening Gemeentelijke Rekenkamer Alkmaar 2023 besproken met een consultatiegroep. De consultatiegroep bestaat uit vier leden van de commissie (Ruimte, Sociaal of Bestuur & Middelen) tot wiens taakveld de nieuwe onderzoeksopzet van de Rekenkamer betreft.

De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisname toegezonden aan de raad, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en desgewenst het bestuur of de directie van de eventueel bij het onderzoek betrokken organisaties. De Rekenkamer behoudt zich het recht voor om lopende het onderzoek de onderzoeksopzet zo nodig aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen worden aangebracht in de onderzoeksopzet, zal dit worden gemeld aan de reeds eerder aangeschreven bestuursorganen, betrokkenen en instanties.

2.4. Uitvoering onderzoek en dossiervorming Afhankelijk van het onderwerp en de expertise binnen de Rekenkamer, kiest de Rekenkamer om, na het vaststellen van de onderzoeksopzet, het onderzoek zelf uit te voeren of het onderzoek uit te besteden.

Zelf uitvoeren De Rekenkamer kan zelf onderzoek uitvoeren. Ook als de Rekenkamer het onderzoek zelf uitvoert, kan aanvullende expertise gewenst zijn, deze wordt extern ingehuurd.

Externe inhuur Indien er besloten wordt om externen in te huren selecteert de Rekenkamer een aantal onderzoeksbureaus. De Rekenkamer bepaalt wie offerte mag uitbrengen op basis van de onderzoeksopdracht. De gehele opdrachtverlening vindt plaats conform de aanbestedingsregels van de gemeente.

Uitvoering onderzoek Bij het onderzoek worden doorgaans de volgende fasen doorlopen. De Rekenkamer kan van deze fasen van onderzoek afwijken en een andere uitvoering en vorm te kiezen.

a. Startgesprek met belanghebbenden Afhankelijk van het onderzoeksonderwerp start het onderzoek met een gesprek met de gemeentesecretaris en/of de griffier. Voor dit gesprek kunnen desgewenst bestuurder of medewerkers worden uitgenodigd. In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan en hoe de Rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling(en) kan verkrijgen.

b. Opvragen relevante documenten bij gemeentesecretaris;

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 6

c. Uitvoeren feitelijk onderzoek; Bij het verzamelen van de onderzoeksgegevens staat het beantwoorden van de onderzoeksvragen centraal. Het beroep op ambtenaren richt zich op objectiveerbare activiteiten zoals het aanleveren van dossiers of het geven van een interview. Bij het houden van een interview gelden de volgende regels:

o geïnterviewden ontvangen voorafgaand aan het gesprek de onderzoekopzet, de kaders van het onderzoek en de thema’s die tijdens het gesprek in ieder geval aan de orde zullen komen; o de interviews hebben een vertrouwelijk karakter om de geïnterviewden zoveel mogelijk vrijheid van spreken te geven; o van een interview wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Dit verslag wordt aan de geïnterviewde voorgelegd en eventuele opmerkingen worden in het verslag verwerkt of apart toegevoegd. o verslagen van interviews worden niet openbaar gemaakt.

d. Opstellen nota van bevindingen; De nota van bevindingen kan de vorm hebben van een onderzoeksrapport, presentatie t.b.v. een interactieve sessie of een rekenkamerbrief. In deze nota van bevindingen is de feitelijke situatie (feiten en eventueel meningen) met betrekking tot de onderzoeksvragen opgenomen, zonder dat hieraan conclusies en aanbevelingen zijn gekoppeld. De keuze voor de manier van presenteren hangt af van het onderwerp.

e. Ambtelijke reactie op nota van bevindingen; De nota van bevindingen wordt aangeboden aan de gemeentesecretaris voor ambtelijk wederhoor met het verzoek om de feiten te verifiëren.

f. Verwerken reactie en aanpassen nota van bevindingen In de reactie van de Rekenkamer op het ambtelijk wederhoor wordt gemotiveerd hoe en waarom de voorgestelde wijzigingen al dan niet worden overgenomen. Het rapport wordt hierna aangepast.

g. Opstellen definitief onderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Het college krijgt de gelegenheid om een reactie te geven op het rapport en de aanbevelingen.

h. Het Rapport en de bestuurlijke reactie worden aangeboden aan de gemeenteraad. Desgewenst kan de Rekenkamer het onderzoeksrapport toelichten.

Evaluatie

Na ieder onderzoek evalueert de Rekenkamer het proces en het resultaat van het onderzoek.

Rekenkamer Alkmaar Onderzoeksprotocol 2023 7