231207 Raadsinformatiebrief Evaluatie GGid

RAADSINFORMATIEBRIEF

Datum : 1 december 2023 Onderwerp : Evaluatie GGiD Van Robert te Beest - Wethouder

Geachte leden van de raad,

Met deze brief informeren wij u dat de externe evaluatie naar het proces GGiD is afgerond. U treft het Evaluatie proces GGiD-Eindrapportage-versie GGD Hollands Noorden in de bijlage aan. Het algemeen bestuur van GGD Hollands Noorden heeft besloten om de geheimhouding per 6 december 2023, 10.00 uur op te heffen. Deze brief kunt u gebruiken als toelichting bij het delen van het evaluatierapport GGiD met uw raad. Op 29 november is het evaluatierapport besproken in het algemeen bestuur.

Aanleiding voor de evaluatie Het bestuur van GGD Hollands Noorden heeft samen met de besturen van GGD regio Utrecht en GGD Twente op 2 november 2022 het moeilijke, maar helaas noodzakelijke, besluit genomen om de samenwerking met de leverancier van het Digitaal Dossier Jeugd Gezondheid (GGiD) te beëindigen. Dit was een moeilijk besluit, mede vanwege de financiële consequenties voor de GGD en daarmee ook voor gemeenten en omdat er geen resultaat was. Tegelijkertijd met het besluit om te stoppen, is het besluit genomen door de drie GGD’en om een onafhankelijke evaluatie gezamenlijk uit te laten voeren door een externe partij. Hierover hebben wij u eerder in de brief van het bestuur van november 2022 geïnformeerd. Op basis van deze besluitvorming zijn de verschillende benodigde vervolgstappen in gang gezet. Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden in het AB op 15 maart 2023 en bent u door uw AB lid geïnformeerd over de gezette stappen en de vastgestelde opdracht van de evaluatie. GGD regio Utrecht en GGD Twente hebben op vergelijkbare wijze in de afgelopen periode gewerkt aan dit traject. Doel en insteek evaluatie De evaluatie is gericht op het begrijpen van de gang van zaken en op het trekken van lessen voor de toekomst. Centraal staan de vragen wat er gebeurd is, waarom er gebeurd is wat er gebeurd is en welke lessen hieruit getrokken kunnen worden voor de toekomst.

De insteek van de evaluatie is dat vanuit de kennis van nu wordt teruggekeken op het aanbestedings- en ontwikkelproces en de rol die de GGD’en daarin hadden. De leverancier is dus nadrukkelijk geen onderwerp van de evaluatie geweest. Er heeft geen wederhoor plaatsgevonden, de evaluatie was immers bedoeld voor de eigen organisaties, besturen en betrokken gemeenten om terug te blikken op de gang van zaken en lessen te leren voor de toekomst.

Conclusies en aanbevelingen Conclusie 1: binnen de geldende randvoorwaarden van planning en budget hadden de GGD-en met deze leverancier het door hen vereiste eindresultaat niet kunnen ontwikkelen.

Evaluatie GGiD 1

Conclusie 2: het zijn primair keuzes geweest bij het begin van het traject, tot en met de aanbestedingsprocedure, die ertoe hebben geleid dat er binnen de gestelde randvoorwaarden geen bruikbaar eindresultaat is opgeleverd. Anderzijds vloeien sommige randvoorwaarden voort uit factoren waarop de GGD’en geen invloed hadden (maar wel van op de hoogte waren), zoals de aanbestedingswet en geldende marktcondities. Conclusie 3: het heeft vooral lang geduurd voordat werd besloten om te stoppen, omdat de haalbaarheid van een werkend product onduidelijk was en omdat de drempel om te stoppen hoog was.

Daarnaast doet AEF een aantal aanbevelingen: - Aanbeveling 1: investeer in je projectorganisatie. - Aanbeveling 2: voer een expertisescan uit bij grotere projecten. - Aanbeveling 3: zorg voor een goed bemenste projectorganisatie. - Aanbeveling 4: doordenk je eisen en criteria goed. - Aanbeveling 5 : aandacht voor onderlinge samenwerking en aansturing. - Aanbeveling 6 : ga stap voor stap voorwaarts (dit kunnen grote stappen zijn).

Reflectie dagelijks en algemeen bestuur Het bestuur van GGD HN hecht, net zoals de raden van onze gemeenten hebben laten weten, veel waarde aan de evaluatie van het proces, zodat hier lessen uit geleerd kunnen worden en deze lessen kunnen worden benut voor vervolgstappen. De evaluatie geeft naar mening van het bestuur een helder beeld van het verloop van alle fasen van het, langjarige, proces. Uit de evaluatie blijkt dat er niet één of een klein aantal verklarende factoren zijn, maar een veelvoud van verschillende factoren die in een complex samenspel hebben geleid tot de nu bekende uitkomst. Tevens blijkt uit de evaluatie dat, naast de geïdentificeerde lessen, ook veel goed ging, maar het helaas geen resultaat heeft opgeleverd. De evaluatie bevat waardevolle aandachtspunten voor toekomstige projecten en in het bijzonder de toekomstige aanbesteding van het digitaal dossier van de jeugdgezondheidzorg. Het dagelijks en algemeen bestuur onderschrijven de conclusies en de aanbevelingen uit het onderzoek. Het dagelijks bestuur adviseert dat deze conclusies en aanbevelingen worden meegenomen in de aanbesteding voor een nieuw digitaal dossier voor de JGZ. Daarnaast is in een eerdere fase door het algemeen bestuur besloten dat een bestaand, op de Nederlandse markt werkend systeem aangeschaft moet worden.

Dit is nogmaals bekrachtigd in de vergadering van 29 november 2023van het algemeen bestuur.

Nieuw aan te besteden digitaal dossier jeugdgezondheidzorg (DDJGZ) Vooruitlopend op de lessen uit de evaluatie was al een belangrijk leerpunt opgepakt door voor het nieuwe digitale kinddossier gebruik te willen maken van een bestaand dossier dat door de markt wordt aangeboden (‘standaard, van de plank’). Daarmee is de ambitie die GGD HN had met het GGiD verlaten en wordt met een sterk lagere ambitie gewerkt bij de aankoop van een ander digitaal dossier Jeugdgezondheidzorg. Met het huidige digitaal kinddossier, het MLCAS systeem, is continuïteit van de bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd, voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen en kan het werk van de jeugdgezondheidszorgprofessional doorgang vinden.

Juridische afwikkeling van het traject

Evaluatie GGiD 2

Nu de evaluatie is afgerond rest nog de juridische afwikkeling van het contract met de betreffende leverancier. Op dit moment is in de afwikkeling nog sprake van juridische procedures en overeenkomsten met de leverancier die we tot een passende afronding willen brengen. Op 3 oktober jl. de uitspraak is gedaan van het hoger beroep dat de drie GGD’en hebben ingediend tegen de leverancier van het GGiD. Deze uitspraak werd bekend na de onderzoeksperiode en is daarom niet meegenomen in het onderzoeksrapport. Het gerechtshof heeft, anders dan de rechtbank (medio 2022), het verzoek van de drie GGD’en om een onafhankelijke deskundige toegewezen. Het gerechtshof volgt daarmee de uitleg van de rechtbank niet. De zaak was door de drie GGD’en begin 2022 aangespannen. Gevraagd was om een onafhankelijk deskundige in te schakelen. De rechtbank oordeelde medio 2022 dat zij dit verzoek niet in behandeling kon nemen omdat er al eerder een bindend advies was gegeven. Het verzoek om een onafhankelijke deskundige is nu toch toegewezen door het gerechtshof. Door elk van de drie besturen is inmiddels besloten gezamenlijk de getuige deskundige aan het werk te laten gaan. Op basis van deze bevindingen worden (juridische) vervolgstappen bepaald. Het algemeen bestuur wordt tussentijds geinformeerd.

Dit vraagt grote zorgvuldigheid om te voorkomen dat de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD’en worden geschaad. Openbaarmaking van informatie over de juridische afwikkeling zou zowel de positie van de leverancier als de GGD’en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beïnvloeden. Zodra we u hierover meer kunnen berichten, zullen wij dit doen.

Ervan uit gaande u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Indien uw raad dit wenst is GGD HN, samen met uw portefeuillehouder Volksgezondheid, vanzelfsprekend bereid met uw raad in gesprek te gaan.

Met vriendelijke groet, het algemeen bestuur van GGD Hollands Noorden

Bijlage: Evaluatie proces GGiD-Eindrapportage-versie GGD Hollands Noorden

Evaluatie GGiD 3