231019 Bijlage 1 Aanvullende informatie Raadsvoorstel openbaarmaking

Bijlage 1 aanvullende informatie raadsvoorstel

Geheimhouding opgeheven door de gemeenteraad op 19 oktober 2023 Geheimhouding opgelegd door burgemeester en wethouders op 6 oktober 2020 Geheimhouding bekrachtigd door de gemeenteraad op 27 oktober 2020

Aanleiding en context

Achtergrond Stedelijk Museum Alkmaar heeft als taak om de kunst en cultuurgeschiedenis van de stadsregio Alkmaar voor een breed publiek te presenteren. Deze taak bestaat uit de volgende elementen: • Het registreren, bewaren, conserveren, verrijken, documenteren, publiceren, onderzoeken en presenteren van de museumcollecties; • Het aanbieden van publieksprogramma’s (vaste en tijdelijke tentoonstellingen, evenementen, activiteiten); • Het aanbieden van educatieve programma's voor het onderwijs, kinderen en volwassenen;

Basis voor de genoemde activiteiten is de gemeentelijke collectie die fraaie en waardevolle kunst van de 16e tot de 20e eeuw omvat.

In de afgelopen jaren is veel aandacht geweest voor de restauratie van enkele meesterwerken en is het beheersysteem geoptimaliseerd. De collectie bestaat uit ruim 16.000 objecten en is grotendeels eigendom van de gemeente Alkmaar.

Naast de werken in de collectie bestaan er veel belangwekkende kunstwerken die voor en door Alkmaarders zijn vervaardigd of door kunstenaars voor wie de regio een inspiratiebron vormde. Deze werken zijn in de loop der eeuwen over de gehele wereld verspreid geraakt. Stedelijk Museum Alkmaar kan de rijke verhalen van onze kunst en cultuurhistorie alleen vertellen wanneer het erin slaagt deze kunstwerken uit nationale en internationale collecties als bruikleen naar Alkmaar te halen voor tijdelijke exposities.

Deze tijdelijke exposities zijn van levensbelang voor het publieksbereik en de exploitatie van het museum. Enkele jaren geleden is het museum begonnen met kwalitatief hoogstaande exposities met belangwekkende bruiklenen (Caesar van Everdingen, Picasso in Holland, Emanuel de Witte, Maarten van Heemskerck, Van Gogh, Cezanne en de Bergense School, Allart van Everdingen, herman de vries, et cetera.). Sindsdien zijn de bezoekcijfers gestegen van 35.000 tot 45.000 naar 60.000 tot 70.000 bezoekers per jaar en oogst het museum veel landelijke media-aandacht en waardering. Voor een duurzaam toekomstperspectief van het museum is het belangrijk deze lijn vast te houden. Niet alleen omwille van het publieksbereik, maar ook voor een gezonde exploitatiebasis met voldoende eigen inkomsten, met andere woorden: voor een gezonde culturele onderneming. Voor de komende jaren heeft het museum dan ook een aantrekkelijk tentoonstellingsprogramma in voorbereiding die de lijn voortzet die sinds 2017 met succes is ingezet.

Aanleiding onderzoek Musea en verzamelaars die kostbare bruiklenen uit hun collectie beschikbaar stellen voor tijdelijke exposities hoge eisen aan de kwaliteiten van de organisatie en het gebouw van het ontvangende museum, in het bijzonder waar het gaat om klimaat en beveiliging. Die eisen worden in toenemende mate ook aan Stedelijk Museum Alkmaar gesteld. Maar deze eisen gelden grotendeels ook voor de eigen collectie, die de afgelopen jaren met waardevolle acquisities is verrijkt, en waarvoor een adequate, professionele beveiliging van groot belang is.

Om zicht te krijgen op de kwaliteit van de beveiliging van het museum heeft Toornend Partners een analyse uitgevoerd waarin is geconcludeerd dat de bouwkundige en installatietechnische beveiliging zich beneden het vereiste niveau bevindt. Op basis van die conclusie is vervolgens een projectplan opgesteld waarbij voor het installatietechnische deel Valstar Simonis is ingeschakeld. Dit projectplan is gepresenteerd in augustus 2018 en kwam uit op een benodigde investering van € 1.156.000 (zie bijlage: 1). Naar aanleiding van het rapport heeft het Stedelijk Museum Alkmaar allereerst stappen gezet om op het gebied van organisatie en protocollen de beveiliging te verbeteren in combinatie met enkele kleinschalige investeringen in het toegangscontrolesysteem. Eind 2019 heeft verzekeraar AON Risk Solutions tijdens een reguliere inspectie een risico analyse uitgevoerd waarin werd geconstateerd dat de bouwkundige braakwerendheid én de beveiligingsinstallatie van het Stedelijk Museum Alkmaar onvoldoende zijn. De bouwkundige schil wordt als sub standaard bestempeld. De braakwerendheid van pui en glasgevel worden als zwak punt genoemd en een systeem voor buitendetectie ontbreekt. Daarnaast constateerde AON Risk dat de brandveiligheid op enkele punten in het gebouw zwak is en een risico vormt voor de collectie. De verzekeraar raadt aan om deze zwakke punten aan te pakken (zie bijlage: 2).

Onderzoek Het rapport van AON Risk Solutions én het rapport van Toornend Partners uit 2018 is de aanleiding geweest voor het Stedelijk Museum Alkmaar om, in overleg met de afdeling Vastgoed en de vakgroep Cultuur, aan Toornend Partners de opdracht te geven een geactualiseerd projectplan op te stellen. Uitgangspunt hierbij is: het beheer en behoud van de eigen collectie en de voortzetting van het tentoonstellingen programma zoals dat de afgelopen vier jaren is gevoerd. Toornend Partners heeft hierbij voor het installatietechnische deel WN-advies ingeschakeld. In juni 2020 presenteerde Toornend Partners het geactualiseerde projectplan (zie bijlage: 3). De oorspronkelijke investering die in 2018 begroot was op € 1.156.000 zou met alle indexaties heden uitkomen op € 1.383.000. Met Toornend Partners en WN-advies is gekeken naar het terugbrengen van de investering zonder dat de basisbeveiliging van de gemeentelijke collectie onder het minimale niveau uitkomt. Dat heeft geresulteerd in een aangescherpt en efficiënt uitvoeringsplan met een geraamde investering van € 1.165.000.

In het rapport is de optie geschetst de werkzaamheden in twee fasen uit te voeren. De eerste en de tweede fase zijn integraal verbonden hetgeen inhoudt dat zonder uitvoering van de tweede fase, een groot deel van het nut van de eerste fase teniet wordt gedaan. Het weglaten van één of meer van de genoemde maatregelen leidt tot zwakke schakels die de gehele beveiligingsketen vervolgens zwak maken. Voorgaande vaststelling heeft geleid het werk uiteindelijk niet in twee fasen op te delen. Er zou dan relatief kort na de uitvoering van de eerste fase wederom een project moeten worden opgestart en ook dan zal het leiden tot tijdelijke sluiting van het museum. Tevens kleven er kostenverhogende aspecten aan de fasering.

Om de aanpassingen en verbeteringen zo kostenefficiënt mogelijk uit te voeren en te voorkomen dat collectie en bezoekers te veel overlast hebben zal het museum enkele maanden moeten sluiten. In de planning is daarin voorzien in de periode maart-april 2021. In dezelfde periode staat tevens de aanpassing en herinrichting van de vaste collectie in de planning. Hiermee wordt de noodzaak van sluiting tot een minimum teruggebracht.

Verantwoordelijkheden De gemeente Alkmaar is eigenaar van het museumgebouw en verhuurt deze aan Stichting Stedelijk Museum Alkmaar. De gemeente, in casu de Unit Vastgoed en Gronden, is verantwoordelijk voor het onderhoud aan de buitenzijde (de schil) van het pand en het museum voor de binnenzijde. Deze verdeling van verantwoordelijkheden is vastgelegd in de huurovereenkomst. De gemeente is tevens eigenaar van de collectie (kunst)voorwerpen die het in opdracht museum beheert. Voor zowel het onder haar verantwoordelijkheid vallende deel van het pand alsook de collectie, heeft het museum een verzekering afgesloten.

De in het geactualiseerde plan opgenomen aanpassingen en verbeteringen van zowel de brand- als inbraakbeveiliging vinden voor het overgrote deel plaats aan de binnenzijde van het gebouw. Conform het huurcontract (artikel 13.4 e) is de huurder zelf verantwoordelijk voor onderhoud, herstel en vernieuwing van leidingen van kranen en gas, water en elektriciteit, brand-, braak-, en diefstalpreventieve voorzieningen met al wat daartoe behoort. Derhalve komen de aanpassingen en verbeteringen hiermee in beginsel voor verantwoording van de huurder; het Stedelijk Museum Alkmaar. Het aandeel van de verhuurder bestaat uit enkele bouwkundige en noodzakelijke aanpassingen aan de buitenschil en wordt door de Unit Vastgoed ingeschat op een bedrag van € 30.000.

Naar aanleiding van de rapporten en aanbevelingen van Toornend/Partners en AON Risk Solutions heeft het museum vanaf augustus 2019 een reeks maatregelen genomen. Het betreft een aantal verbeteringen in de beveiliging en met name de organisatie daarvan zoals: - de invoering van bereikbaarheidsdienst tijdens sluitingsuren museumpand; - de invoering geverifieerd openen museumpand met twee medewerkers; - extra investeringen tentoonstellingszaal (aparte alarmzone met eigen in-/uitschakeling); - de uitbreiding van onderhoudscontracten en geverifieerde aanmelding bij de alarmcentrale; Deze maatregelen hebben geleid tot stijging van de exploitatiekosten met € 47.500 en zijn verwerkt in de huidige exploitatie van het museum.

Indien de aanpassingen en verbeteringen worden uitgevoerd wordt voor de toekomstige exploitatie rekening gehouden met een verhoging van de onderhoudscontracten en abonnementen. Deze verhoging wordt op dit moment ingeschat op een bedrag van € 15.000,- per jaar.

Argumenten

De aanpassingen en verbeteringen van de brand- en inbraakbeveiliging van het museumgebouw zijn in totaal op € 1.165.000 berekend. Hiervan komt € 30.000 voor rekening van de verhuurder. De benodigde investering van € 1.135.000 wordt in z’n geheel door de gemeente gedaan en in één keer uitgevoerd. De hieruit vloeiende kapitaalslasten worden voor 50% door middel van een toeslag op de huur aan Stedelijk Museum Alkmaar in rekening gebracht. De andere 50% wordt ten laste gebracht van het Programma Vitaliteit, Thema Cultuur, kunst en cultureel erfgoed. De investering wordt bij de gemeente in gebruikelijke tijdsdelen afgeschreven; de bouwkundige maatregelen, groot € 670.000, op een termijn van 40 jaar en de installatiemaatregelen, groot € 465.000 op een termijn van 10 jaar. Op basis van annuïteit en met een rentepercentage van 1,5% bedragen de kapitaallasten: - Bouwkundig: € 22,285 per jaar - Installaties: € 50.104 per jaar Per saldo bedraagt de huuropslag voor het museum over de eerste 10 jaar € 36.194,50 per jaar en over de overige 30 jaar € 11.142,50 per jaar.

Stedelijk Museum Alkmaar heeft de gemeente verzocht om hulp bij het treffen van de voor de beveiliging van het gebouw noodzakelijke maatregelen. Het museum heeft geen mogelijkheid zelfstandig het totaal van de benodigde middelen hiervoor aan te trekken. Op grond van de huurovereenkomst komt zo goed als de gehele investering voor verantwoording van het museum. Daarnaast bestaat echter een rechtstreeks belang voor de gemeente Alkmaar: de veiligheid van de gemeentelijke collectie kunstwerken. Deze vertegenwoordigen een aanzienlijke materiële en vooral immateriële waarde. Hieruit vloeit voort dat de gemeentelijke inspanning, zoals verwoord in dit voorstel, voor de kosten van de beveiliging een verantwoorde handeling is. Het Thema Cultuur, kunst en cultureel erfgoed biedt geen ruimte de volledige kosten van de investering te dekken. Ook kan geen gebruik worden gemaakt van middelen die via een herbestemming ingezet kunnen worden: deze zijn eenvoudig weg niet beschikbaar.

De dekking uit het Thema Cultuur, kunst en cultureel erfgoed is een aanzienlijke verzwaring van het beslag welke hierop reeds ligt. Mede hierdoor zal ingezet worden op het mogelijk aanspraak maken op een nieuw provinciaal stimuleringsfonds welke zich onder meer richt op verduurzaming van cultuurgebouwen. Dit fonds is in ontwikkeling en de oprichting ervan zal in november 2020 aan Gedeputeerde Staten ter besluitvorming worden voorgelegd.

Geheimhouding De informatie inzake dit voorstel is gevoelig in de zin dat het informatie bevat die eventuele kwaadwillende personen van pas kan komen. De beveiliging van het museum is gediend bij de geheimhouding van de maatregelen die worden getroffen aan het gebouw en de installaties. Beoogd effect / wat willen we bereiken

De aanpassingen en verbeteringen van de brand- en inbraak beveiliging van het museum maakt het mogelijk het beleid welke de afgelopen jaren met succes is ingezet, voort te zetten. Tevens wordt hiermee de veiligheid van het museumgebouw en met name de Alkmaarse kunstcollectie, op een acceptabel niveau gewaarborgd.