230706 Bijlage 4 Evaluatie Crisisaanpak COVID-19 VR NHN Derde Reflectiemoment 1 0

RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19 DERDE REFLECTIEMOMENT Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Versie 1.0 ( 9 augustus 2022)

INHOUDSOPGAVE

1. INLEIDING 4 1.1 Achtergrond 4 1.2 Doel van de evaluatie 4 1.3 Werkwijze 4

2. OBSERVATIES EN LEERPUNTEN 6 2.1 Algemene indruk 6 2.2 Kernteam Corona 6 2.3 Regionaal Overleg Crisisbeheersing Corona 7 2.4 Projectgroep Veerkracht en Herstel 7 2.5 Overige observaties 7

3. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN 10 3.1 Conclusies 10 3.2 Aanbevelingen 10

4. DISCLAIMER 12

2 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

INLEIDING

1. INLEIDING

1.1 Achtergrond 1.2 Doel van de evaluatie verwerkt in deze – beknopte – rapportage. Sinds oktober 2020 voeren wij voor u de evaluatie De behoefte van VRNHN is om de werking van de van uw multidisciplinaire crisisorganisatie tijdens de drie gremia tijdens de projectfase te evalueren. Met Dit document koppelt alle opbrengsten terug en is coronacrisis uit. Tot nu toe reflecteerden wij met u als hoofdvraag ‘Hoe hebben het Kernteam Corona, een weergave van de reflectie van de respondenten, twee keer op de volgende periodes: het Regionaal Overleg Crisisbeheersing Corona en de aangevuld met onze observaties en inzichten. • Maart 2020 tot en met november 2020. Hierbij Projectgroep Veerkracht en Herstel gewerkt tijdens de stond het RBT centraal. projectfase, die duurde van 1 september 2021 tot en • December 2020 tot en met augustus 2021. met eind november 2021?’ De volgende thema’s Opnieuw stond het RBT centraal. Tevens voerden staan hierbij centraal: wij een aanvullende leerevaluatie voor het ROT 1. De overgang van de crisisorganisatie naar de uit. projectorganisatie tijdens een relatief rustige periode van deze crisis. Op basis van de observaties uit de tweede evaluatie 2. De overdracht aan gemeenten. bouwt VRNHN haar crisisorganisatie af tot een 3. Het opnieuw activeren van de crisisorganisatie projectorganisatie.

Het ROT gaat door als Kernteam als gevolg van het toenemend aantal Corona met een vaste bezetting (OL, GHOR- besmettingen en ziekenhuisopnames vanaf functionaris en informatiemanager). Tevens wordt september . een Regionaal Overleg Crisisbeheersing Corona actief, met Adviseurs Openbare Orde en Veiligheid De focus ligt met name op de eerste twee thema’s. (hierna: AOV’ers) van de gemeenten in Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (hierna: 1.3 Werkwijze VRNHN). Tenslotte is de projectgroep ‘Veerkracht en Voor deze leerevaluatie baseren we ons op de Herstel’ deze periode ook actief, onder regie van drie uitkomsten van interviews. De interviews zijn portefeuillehouders (burgemeesters). gehouden met de leden van de drie gremia, de voorzitter en directeur veiligheidsregio en drie De projectfase duurt echter korter dan verwacht. In portefeuillehouders van de projectgroep Veerkracht september ontstaat een nieuwe golf aan en Herstel. Met de respondenten blikten wij terug op besmettingen en ziekenhuisopnames, wat op 28 deze specifieke periode die duurde van september november leidt tot strengere (Rijks)maatregelen, tot en met november 2021. In de praktijk bleek het waaronder opnieuw een avondsluiting van veel soms lastig voor respondenten om de ervaringen sectoren. Deze ontwikkelingen leidden er ook toe expliciet terug te halen.

Dit kwam doordat de tijd dat (delen van) de crisisorganisatie van VRNHN vanaf tussen de periode en moment van interviewen dat moment weer actief wordt. verder uit elkaar lag. Desondanks is het gelukt om specifieke inzichten en leerpunten op te halen. Ook zijn goede ervaringen en verbeterpunten die voor de bredere periode van de crisisaanpak gelden

4 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

OBSERVATIES EN LEERPUNTEN

2. OBSERVATIES EN LEERPUNTEN

In dit hoofdstuk beschrijven we de uitkomsten van Dit was vooraf volgens velen niet goed samenwerkten tijdens de crisisfase. Het de interviews, vanuit het perspectief van de uitgekristalliseerd, waardoor het zoeken was naar de kernteam werkt met een vaste bezetting. Dit respondenten. Wat ging volgens hen goed en wat toegevoegde waarde ervan. Mede hierdoor, maar werkt volgens de leden erg prettig en het zorgt willen zij hiervan behouden in de toekomst? En wat ook door andere punten die we in 2.3 benoemen, voor goede continuïteit. zijn verbeterpunten voor Veiligheidsregio Noord- komt het project minder goed dan gewenst van de • Tijdens de projectfase sluit een Holland Noord? grond. Specifieke verbeterpunten volgen in de vertegenwoordiger van de GGD aan (arts volgende paragrafen. infectieziektenbestrijding). De leden zien dit als 2.1 Algemene indruk goede aanvulling in het team, het versterkt de De periode waarop we specifiek reflecteren is kort, 2.2 Kernteam Corona samenwerking en draagt bij aan een completer de projectfase duurt immers maar twee maanden Rol gedeeld situationeel beeld (door de duiding van vanwege een nieuwe opschaling in november. Ook Het kernteam Corona is het afstemmingsoverleg besmettingscijfers en wat dit prognostisch al duurt de projectfase kort, respondenten kijken tussen de veiligheidsregio en de GGD. Het kernteam betekent).

positief terug op de overgang van de is onder meer verantwoordelijk voor monitoring van • De producten van het kernteam worden goed crisisorganisatie naar de projectorganisatie. Er lag de coronacrisis en het maken van een wekelijks ontvangen door bijvoorbeeld de burgemeesters. goede planvorming om dit te realiseren en de multidisciplinaire operationeel beeld. Later Zij zijn content met de wekelijkse overgang wordt tijdig in gang gezet waardoor het ontwikkelt het kernteam ook scenario’s. Het (situatie)beelden en scenario’s. proces vloeiend verloopt. Ook de overgang naar de kernteam is tevens verantwoordelijk om aan de bel te trekken bij signalering van bepaalde (kritieke) Wat zijn verbeterpunten? crisisorganisatie in november verloopt vlot en natuurlijk. ontwikkelingen. De producten van het kernteam zijn • Veel organisaties zijn afgeschaald in september, bedoeld voor het Voorbereidingsoverleg dit maakt het ophalen van actuele informatie Tevens kijken alle respondenten positief terug op de Bestuursondersteuning (BO) en het vanuit achterbannen (zoals politie waar geen informatievoorziening tijdens deze projectfase en Burgermeesteroverleg. SGBO meer actief is) lastiger en zorgt ervoor dat onderlinge samenwerking. De gremia vinden elkaar (sommige) leden informatie zelf moeten waar nodig en het Burgemeestersoverleg ontvangt Wat gaat goed? verzamelen.

Het lukt de leden desondanks goed tijdig voldoende informatie. Dit geldt ook voor de • De voorbereidingen op de overgang van de om de informatievoorziening op peil te houden. advisering extern, zoals het Veiligheidsberaad en het projectstructuur verlopen voorspoedig en • Bovenstaande leidt er wel toe dat leden van het LOT-C. geleidelijk. Dit draagt bij aan een soepele kernteam soms worstelen met de beschikbare overgang van ROT naar kernteam in september. tijd, omdat het regulier werk zich ook in deze Een algemeen verbeterpunt van respondenten is de • Het kernteam wordt gevormd met vaste leden, periode opstapelt. opdracht aan de projectgroep Veerkracht en Herstel. waarvan de meesten al met elkaar

6 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

2.2 Regionaal Overleg Crisisbeheersing kennis te delen. Ook in de overleggen van het 2.3 Projectgroep Veerkracht en Herstel Corona (ROC-C) ROC-C wordt veel kennis gedeeld. De leden zien Rol Rol dit als belangrijke toegevoegde waarde. De focus van de projectgroep ligt op samenwerking Het ROC-C is ingericht voor de afstemming over én • De afstemming in aanloop naar het tussen gemeenten en het verkrijgen en behouden de beeldvorming van de gemeentelijke Veiligheidsberaad verloopt eveneens goed; van overzicht over landelijke ontwikkelingen met bevoegdheden, inclusief communicatie. Het ROC-C punten worden tijdig geadresseerd en afgestemd betrekking tot Veerkracht en Herstel (zoals sociaal- geeft adviezen aan Voorbereidingsoverleg BO, de met de veiligheidsregio. maatschappelijke en economische effecten en Coördinerend Gemeentesecretarissen en het veiligheidsaspecten, denk aan polarisatie). Het Wat zijn verbeterpunten? project kent drie portefeuillehouders Burgemeestersoverleg en is de linking pin tussen interregionale samenwerking en lokale uitvoering. • Tijdens de opgeschaalde fase levert de (burgemeesters) en een werkgroep. veiligheidsregio de voorzitter voor het ROC-C. Bij Tevens inventariseert het ROC-C eventuele knelpunten bij de uitvoering van het Coronabeleid.

de overgang naar de projectstructuur besluiten Wat gaat goed? de burgemeesters dat VRNHN de ondersteuning • Tijdens de interviews geven respondenten Wat gaat goed? niet meer doet. Leden van het ROC-C willen het overwegend aan dat het project minder goed uit • Tijdens de projectfase is er weinig overleg nodig overleg wel door laten gaan en kiezen een de verf is gekomen dan verwacht. Redenen (na opschaling in november wordt het overleg voorzitter uit hun midden. Respondenten geven hiervoor lichten we toe op de volgende pagina. weer geïntensiveerd). Er is weinig afstemming aan dat zij meer ondersteuning vanuit de Als positief punt benoemen respondenten dat nodig, maar waar dat het geval is stemmen veiligheidsregio wenselijk vinden, ook in een het initiatief an sich een goed instrument is, dat gemeenten zaken goed af. Respondenten geven projectstructuur. Nadat de veiligheidsregio in ook bij toekomstige crises van toegevoegde wel aan dat er veel behoefte is aan het ROC-C, november weer opschaalt neemt het de regie waarde kan zijn. Het is volgens respondenten om vanuit gemeenten kennis en informatie te weer over. goed om breed te blijven kijken naar de delen, zoals best practices. Ondanks de • Naast het ROC-C is er een werkgroep die zich impactgebieden van een grote crisis. afschaling van de crisisstructuur helpt het ROC-C buigt over juridische zaken.

Respondenten zien • Een punt waar respondenten tevreden over zijn is mee om de ‘neuzen dezelfde kant op te houden’ soms dat zelfde thema’s in beide overleggen de samenwerking met een online (conform uitgangspunt van de veiligheidsregio, worden besproken, wat voor hen soms tot inspiratieplatform voor onder andere wat graag de uniformiteit behoudt waar onduidelijkheid leidt: wie gaat nu waarover? In ondernemers in de regio, NHNEXT. Dit platform mogelijk). In de praktijk lukt dit ook nagenoeg de praktijk lossen beide gremia dit samen vlot op organiseerde met de veiligheidsregio drie altijd. als zich een dergelijke situatie voordoet. livestreams/webinars op het thema Veerkracht • Respondenten zijn trots op de onderlinge en Herstel. Leden van het project veerkracht en samenwerking. De lijnen onderling zijn kort en er herstel werken hier actief aan mee en zijn trots op is een appgroep met AOV’ers, wat goed werkt om de uitzendingen.

7 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

Wat zijn verbeterpunten? project in de praktijk beperkt aanwezig is bij 2.4 Overige observaties Als belangrijkste verbeterpunten voor het slagen van andere gemeenten. Een aantal gemeenten houdt Tot slot benoemen we nog een aantal observaties een dergelijk project benoemen respondenten de zelf al vinger aan de pols op de diverse thema’s. die niet zozeer betrekking hebben op de periode volgende leerpunten: • Stel tijdig bij en sluit het project af. waarop wij reflecteren, maar wel relevant zijn voor • Zorg vooraf voor een heldere projectopdracht. Tijdens het project wordt de projectopdracht de aanpak van de Coronacrisis. Volgens respondenten was het proces om te herschreven en in november vindt tijdens het komen tot de projectgroep goed verlopen, maar burgemeestersoverleg een workshop plaats over • Het omschakelen van crisis- naar werd een projectopdracht vooraf niet helder een (nieuwe) invulling van het project. Omdat de projectstructuur zien respondenten als een genoeg gemaakt, waardoor het zoeken was naar besmettingscijfers op dat moment zodanig positieve uitkomst waar goed naartoe is gewerkt. een goede invulling.

Ook bestaan verschillende oplopen, wordt de workshop overschaduwd Respondenten merken dat, zeker bij langdurige beelden over de invulling van het project: is het door een nieuwe opschaling van de crises, werkzaamheden meer structureel van doel kennis delen en (landelijk) ontsluiten of veiligheidsregio. aard worden (regulier werk), wat beter past bij gemeenten helpen om de thema’s van een projectmatige aanpak. Flexibiliteit en veerkracht en herstel data te kwantificeren (wat Na enige tijd gaat het project in ‘slaapstand’ en daarmee schakelen tussen crisisstructuur en in de praktijk lastig bleek)? komt de werkgroep niet meer bijeen. projectstructuur blijft wel belangrijk. Afhankelijk • Sluit aan bij bestaande structuren In maart 2022 krijgt ook VRNHN te maken met van de fase van de crisis vinden de respondenten Vooraf is het ook belangrijk om gezamenlijk te een nieuwe crisis: de Oekraïne-crisis. Ook VRNHN de ene vorm beter dan de andere. verkennen wie verantwoordelijk is voor het heeft de handen vol aan de opvang van project en onder welke constructie dit vluchtelingen uit Oekraïne. Het gevolg hiervan is • De veiligheidsregio mag volgens respondenten meer investeren in haar rol als georganiseerd wordt.

De algemene opvatting is dat de crisisorganisatie van VRNHN naadloos dat beter kan worden aangesloten bij bestaande overgaat in deze nieuwe crisis en de gremia netwerkorganisatie, waarbij samenwerking nodig structuren. Hierbij stellen respondenten de vraag m.b.t. Corona langzaam afbouwen/stoppen. Het is op een niet-klassieke manier. Voor VRNHN past of dit project onder de regie van VRNHN dan wel project Veerkracht en Herstel komt eveneens niet daarbij soms een sturende rol, maar het mag het Burgemeestersoverleg moet plaatsvinden. meer bijeen en wordt min of meer in stilte volgens respondenten ook steeds vaker een faciliterende rol vervullen. Dit met als doel om zo Een mogelijk alternatief is een indeling volgens afgesloten, zonder evaluatie. de drie subregio’s, waardoor het ook beter partners te activeren en kennis en personen aansluit bij de rol die wethouders vervullen op de Op de positieve ervaringen met NHNext na zijn de samen te brengen. Dit vraagt in de toekomst dan verschillende thema’s. leden van de projectgroep dus beperkt tevreden. wel meer flexibiliteit en aanvullende • Zorg voor draagvlak competenties, zowel op bestuurlijk als op operationeel/tactisch niveau.

Dit geldt overigens Zowel de bestuurlijk portefeuillehouders (drie burgemeesters in de regio) als de leden van de niet alleen voor de crisisorganisatie van VRNHN, werkgroep merken op dat het draagvlak voor het maar ook van haar partners.

8 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

3. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

In deze leerevaluatie geven wij antwoord op de aan veiligheidsregio. En tot slot, ook de overgang van projectorganisatie ons gestelde hoofdvraag ‘Hoe hebben het Kernteam naar de crisisorganisatie eind november verliep Corona, het Regionaal Overleg Crisisbeheersing Veerkracht en Herstel vraagt om aanpassingen opnieuw soepel. Corona en de Projectgroep Veerkracht en Herstel Ten aanzien van het project Veerkracht en Herstel merken we op dat de voorbereidingen tijdig zijn Overdracht aan gemeenten en ondersteuning gewerkt tijdens de projectfase, die duurde van 1 Er zijn verschillende opvattingen over de overdracht gestart, maar dat het project door eerder genoemde september 2021 tot en met eind november 2021?’ Als aan gemeenten. Het ROC-C werd in de projectfase punten bij paragraaf 2.3 (projectopdracht , structuur onderdeel van deze hoofdvraag kijken we naar de geheel overgedragen aan gemeenten, terwijl daar en beperkt draagvlak) onvoldoende uit de verf is thema’s: overgang van crisis- naar projectstructuur gekomen. Op basis van de interviews is onze veel behoefte was aan facilitering door de en vice versa en de overdracht naar gemeenten. conclusie dat een dergelijk project relevant kan zijn veiligheidsregio en behoefte aan het platform.

Voor bij toekomstige crises, maar dat in de voorbereiding Veerkracht en Herstel was er ondersteuning vanuit In dit laatste hoofdstuk lichten wij de aanbevelingen en uitvoering een paar zaken aangescherpt kunnen de veiligheidsregio, terwijl het draagvlak voor het en de conclusies die hieraan ten grondslag liggen worden om het project succesvoller te laten zijn. project beperkt leek. Het was niet voor iedereen beknopt toe. Deze lichten we toe in paragraaf 3.2. helder waarom het ene gremium wel en het andere gremium niet werd ondersteund. Hier had vanuit 3.1 Conclusies Overgang van crisis- naar projectstructuur VRNHN expliciet meer aandacht voor mogen zijn. Samenwerking en kwaliteit Uit de eerdere evaluatie (17 december 2020) bleek dat het een goed moment is om een moment te 3.2 Aanbevelingen Op basis van alle interviews is onze conclusie dat de bepalen om zaken projectmatig op te pakken in Structuur volgt doel gremia in de periode van september tot november plaats van in de crisisstructuur. Het uiteindelijke Het doel kennisdeling en netwerkontsluiting is 2021, maar ook daarbuiten, onderling goed moment van afschalen was voor VRNHN afgelopen anders dan sturing geven aan of monitoren. Maak samenwerken en een relevante bijdrage leveren aan zomer, wat ook paste bij de opgaven van en daarom het doel expliciet.

Kies daarop bewust voor onder meer de informatievoorziening en samenwerking binnen de regio. VRNHN heeft dit een passende structuur waarin wordt besluitvorming binnen de veiligheidsregio en proces tijdig voorbereid en er zijn nodige (samen)gewerkt. Kijk hierbij goed welke structuur en daarbuiten (onder meer richting Veiligheidsberaad documenten opgesteld over de nieuwe structuur. De inbedding het doel dient. Blijf dit daarop en LOT-C). De lijnen zijn kort en de projectstructuur overdracht is gestructureerd verlopen en verliep communiceren/helder benoemen. Dit geldt zowel met een vaste bezetting zorgt voor continuïteit. Het tijdig en soepel. voor de omschakeling van crisis- naar situatiebeeld vanuit het Kernteam Corona wordt projectstructuur als de manier waarop projecten Helaas liepen de besmettingscijfers in het najaar (zoals Veerkracht en Herstel) worden georganiseerd. goed ontvangen door de burgemeesters, evenals de snel op, waardoor VRNHN opnieuw haar De suggestie van respondenten is om meer aan te scenario’s. En het Regionaal Overleg crisisorganisatie moest activeren. Ondanks de korte sluiten bij reguliere structuren. Crisisbeheersing Corona draagt bij aan het delen duur, verliep de start/overgang goed en zijn goede van kennis over de thema’s die er worden ervaringen opgedaan met het werken in de besproken, maar draagt ook bij aan de uniformiteit projectstructuur.

van optreden door alle gemeenten in de

10 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

Hou zaken vast die goed gingen Tijdens de Coronacrisis ging veel goed in de crisisaanpak bij VRNHN, zo ook in deze fase. Het is belangrijk om zaken die goed zijn gegaan vast te houden voor toekomstige crises: • De collegialiteit en onderlinge samenwerking waren goed. • Blijf investeren in de samenwerking tussen de gremia. Iedereen kent elkaar goed, de lijnen zijn kort. Dit komt de samenwerking ten goede. • Zorg voor de juiste vertegenwoordigers aan tafel. Tijdens de projectfase sloot een arts infectieziekten van de GGD aan in het Kernteam Corona, wat een toegevoegde waarde had. Elke crisis kent specifieke uitdagingen en daarom is het goed frequent te beoordelen of er aanvullende expertise gewenst is. • Stel bij/pas aan indien de situatie dit vraagt. Tussentijds herijken of zelfs opnieuw opschalen zorgt voor de juiste aanpak.

11 RAPPORTAGE EVALUATIE CRISISAANPAK COVID-19, DERDE REFLETIEMOMENT, VEILIGHEIDSREGIO NOORD-HOLLAND NOORD

4. DISCLAIMER Deze rapportage is gebaseerd op informatie die ter beschikking is gesteld, en verkregen, tijdens de periode waarin het onderzoek is uitgevoerd. Nieuwe of aanvullende informatie kan van invloed zijn op de reflectie. Het COT beschikt alleen over informatie waar het rechtswege toegang toe heeft. Rapporten worden in beginsel in opdracht van de opdrachtgever gemaakt en niet gepubliceerd. Eén kopie wordt bewaard voor juridische, IT- en wetgeving- en toezichtdoeleinden.

COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement Admiraliteitskade 62 3063 ED Rotterdam

t +31 (0)10 448 83 00 f +31 (0)70 448 83 01

e cot@cot.nl i www.cot.nl

12