Voorstel Vorming ambtelijke organisatie Albrandswaard.pdf

Voorstel Onderwerp: Vorming ambtelijke organisatie Albrandswaard

College van burgemeester en wethouders 9 mei 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi

Zaaknummer 750965

Openbaar

E-mailadres opsteller: e.weterings@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. Gemeenteraad voor te stellen het college opdracht te geven om de organisatie zoals beschreven in het voorlopig vastgestelde Organisatie & Formatieplan te realiseren op basis van de volgende uitgangspunten: • Continuïteit van de dienstverlening naar inwoners en • Realisatie van het collegewerkprogramma en raadsakkoord 2. Hiervoor de in de programmabegroting opgenomen post voor personeelslasten structureel te verhogen met € 1.700.000,-- en deze te verwerken in de programmabegroting 2024

1/5

Raadsvoorstel Inleiding Met onze raadsinformatiebrief van 11 april 2023 hebben wij uw raad geïnformeerd over het voorlopig vaststellen van het Organisatie & Formatieplan Albrandswaard in het kader van de ontvlechting van de BAR organisatie en de opbouw van een eigen ambtelijke organisatie voor onze gemeente. Als gevolg van het besluit van de gemeente Barendrecht als ook het daaropvolgende besluit van de gemeente Ridderkerk worden een aantal onderdelen uit de GR van de BAR organisatie gehaald. Welke taken dat betreft vindt u terug in bijlage1 bij onze raadsinformatiebrief van 29 november 2022 (Overzicht taken die gemeente specifiek georganiseerd worden en taken waarin de samenwerking blijft bestaan). De GR blijft vooralsnog bestaan en zal in afgeslankte vorm een aantal dienstverlenende en ondersteunende taken blijven uitvoeren. In het reglement van de gemeenschappelijke regeling is voor deze stappen geen passend proces voorzien. Het college heeft dan ook extern juridisch advies ingewonnen met betrekking tot de ontvlechting als ook de financiële afwikkeling. Daar de BAR organisatie niet liquideert (dan geldt de veroorzaker betaalt) moesten andere afspraken gemaakt worden. Het juridisch advies luidde om de incidentele en frictiekosten voor rekening van de andere gemeenten te laten komen.

Onvermijdelijk is dat de structurele extra lasten door de eigen gemeente gedragen moeten worden. In het onderhavige voorstel werken we de aanpak van de structurele consequenties verder uit. Dat is nu noodzakelijk om op adequate wijze de inrichting van de nieuwe organisatie op te pakken. In de financiële paragraaf zetten we de afspraak over de frictie- en incidentele kosten nader uiteen. De ontvlechting van de BAR-organisatie was niet onze keus maar Albrandswaard heeft wel met de gevolgen te maken. In het O&F plan is vooralsnog alleen de formatie opgenomen die past binnen het budget van personeelskosten waarvoor ons college van uw raad het mandaat heeft. Om de uitdagingen en opgaven waar Albrandswaard als regiegemeente 3.0 voor staat uit te voeren en het collegewerkprogramma respectievelijk het raadsprogramma uit te voeren is extra formatie en daarmee mandaat benodigd. Met dit voorstel vragen wij u akkoord te gaan met de voorgenomen ontwikkelrichting van de organisatie en hiervoor het benodigde budget ad 1,7 miljoen euro beschikbaar te stellen zodat onze inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen ook in 2024 op ons kunnen rekenen. De feitelijke ophoging van het budget vindt plaats in 2024. Wij vragen nu uw instemming omdat in de loop van 2023 de nieuwe organisatie vorm gaat krijgen en ook in personele zin gevuld moet gaan worden.

Het betreft wel een structurele invulling waarvoor wij nu uw instemming vragen. In 2023 kunnen we daar nog incidentele middelen voor gebruiken. Voor de komende maanden is de personele ontvlechting aan de orde. In eerste instantie is het daarin noodzakelijk formeel een ontvlechtingstraject te lopen. In dit traject moeten de medewerkers van de BAR organisatie met een vast dienst verband een plek krijgen bij één van de drie gemeenten of de BAR organisatie nieuwe stijl. Dit traject duurt nog de rest van 2023. In oktober wordt de plaatsing afgerond en zal duidelijk worden wat de kwantiteit en kwaliteit van de personele vulling van de gemeentelijke organisatie wordt en welke vacatures nog ingevuld moeten worden. Zoals u weet heeft het college Berenschot gevraagd benchmark uit te voeren en een beeld te schetsen van de taken en omvang van de organisatie passend bij onze gemeente. Dat nemen wij als uitgangspunt voor het inrichten van de organisatie. De benodigde formatie vraagt nu een besluit over een structurele extra inzet in de gemeentelijke begroting. Wij ramen dat nu op 1,7 miljoen structureel. Eerder zijn wij uitgegaan van een verhoging van de personele lasten met ongeveer 10%. De benchmark zoals uitgevoerd door Berenschot ondersteund dit. We zijn tevens onderzoeken gestart naar de mogelijkheden om de groei van de organisatie te huisvesten en anderszins te faciliteren.

Wij verwachten daar na het zomerreces meer duidelijkheid over te kunnen geven. Duidelijk is dat ook deze (onvermijdelijke) kosten effect gaan hebben op onze gemeentebegroting. Beoogd effect Het college in staat stellen om de organisatie te bouwen, die ervoor zorgt dat de doelstellingen van het raadsprogramma en het collegewerkprogramma gerealiseerd kunnen worden als ook in staat te zijn om de maatschappelijke opgaven en taken de komende jaren verantwoord uit te kunnen blijven voeren.

2/5

Argumenten 1.1 Onze inwoners moeten zo min mogelijk de nadelige gevolgen ondervinden van de ontvlechting van de BAR-organisatie. Door de ontvlechting van de BAR-organisatie wordt de efficiencywinst van de samenwerking namelijk grotendeels teniet gedaan. De maatschappelijke opgaven en uitdagingen zijn echter onveranderd gebleven en vragen om een organisatie die daarop is toegerust. Uiteindelijk draait alles om onze inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties. Daarom onderzoeken wij naast het in de toekomst uitvoeren van een aantal taken door de eigen organisatie ook (andere) samenwerkingsvormen die ervoor zorgen dat Albrandswaard in staat blijft de taken uit te blijven voeren. Met de gemeente Ridderkerk is hiertoe inmiddels een intentieovereenkomst gesloten omtrent de uitwerking van een DVO, waarin een aantal taken binnen de ambtelijke organisatie van Ridderkerk uitgevoerd gaan worden. 1.2 Het realiseren van het raadsakkoord en collegewerkprogramma vraagt om een hiertoe verantwoord uitgeruste organisatie. In 2022 zijn in het raadsakkoord de maatschappelijke opgaven en ambities vastgelegd en vervolgens vertaald in het collegewerkprogramma. De ontvlechting van de BAR-organisatie brengt hierin geen verandering maar vraagt wel om de gemeentelijke organisatie de komende maanden verder vorm te geven.

2.1 De structurele personeelslasten in de programmabegroting zijn niet voldoende om de maatschappelijke opgaven waar Albrandswaard voor staat waar te maken. In 2013 is Albrandswaard samen met Barendrecht en Ridderkerk begonnen met het opbouwen van de BAR-organisatie. Immers deze bracht voor Albrandswaard vele voordelen zoals, vermindering van de kwetsbaarheid (minder éénpitters) en mogelijkheid van specialisaties voor de steeds ingewikkeldere maatschappelijke taken en opgaven. Tegelijkertijd werd een efficiency voordeel voorzien van 10%. Met de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie vervallen deze voordelen en is het noodzakelijk geworden om dit in onze eigen nieuwe organisatie te borgen. 2.2 De huidige financiële bijdrage van Albrandswaard aan de BAR-begroting is In totaal ruim € 17.000.000,--. Eerder is ingeschat dat de extra kosten qua personeelslasten bij ontvlechting van de BAR-organisatie uitkomen op ongeveer 10% van de personeelslasten (het tenietdoen van de eerdere efficiencyvoordelen ad 10%). Deze extra kosten zijn niet opgenomen in het voorlopig vastgestelde O&F plan omdat dit buiten het mandaat van het college valt. Voor een organisatie die de taken en maatschappelijke opgaven aankan is dit structurele extra geld onontbeerlijk.

Overleg gevoerd met Ridderkerk (intentieovereenkomst DVO) Ondernemingsraad (plaatsingproces) Directieraad College van Burgemeester en Wethouders Kanttekeningen 1.1 Op basis van het voorlopige O&F plan kan de dienstverlening aan de inwoners van Albrandswaard niet gegarandeerd worden. Op basis van het O&F plan is de organisatie te beperkt om de maatschappelijke opgaven en taken uit te voeren en kunnen de doelstellingen uit het collegewerkprogramma en het raadsprogramma niet uitgevoerd worden. 1.2 Er is meer nodig dan alleen geld om de organisatie te bouwen die hoogwaardige dienstverlening levert. Albrandswaard wil de ontwikkeling maken naar een regiegemeente 3.0. Pas als het plaatsingproces in een vergevorderd stadium is weten we welke medewerkers voor Albrandswaard kiezen en of en op welke plek in de organisatie Albrandswaard te maken krijgt met vacatures.

3/5

Uitvoering/vervolgstappen Op 1 januari 2024 gaan de vier nieuwe organisaties van start. Uiteraard zal er in de tweede helft van 2023 een “invlechtingsproces” voor de medewerkers worden gestart. Financiën Uit extern juridisch ingewonnen advies is gebleken dat structurele meerkosten voor rekening zijn van de individuele gemeenten. Dit in tegenstelling tot de incidentele en projectkosten van de ontvlechting. De incidentele kosten ingeschat volgens het OOTO-plan (Ontvlechting, Onthechting, Transitie en Opbouw) raming 4 miljoen worden gedragen door de gemeenten Ridderkerk en Barendrecht samen. De frictiekosten van Albrandswaard komen voor rekening van de gemeente Barendrecht. Dit is € 750.000,-- en worden aangewend om knelpunten op te lossen en voor kosten die gemaakt moeten worden voor de opbouw van de organisatie in 2023. Medewerkers die onverhoopt niet geplaatst kunnen worden en in aanmerking komen voor een traject “Werk naar Werk” komen voor rekening van de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk. De beëindiging van de samenwerking in de BAR vraagt van de gemeente ook een heroriëntatie op koers en inhoud van de (meer jaren) begroting. Op een groot aantal onderdelen werden de apparaat en proceskosten verrekend in de BAR begroting. Voor een deel betreft het duidelijk herleidbare kosten die één op één in de begroting kunnen worden meegenomen.

Voor andere onderdelen zal een nieuwe grondslag moeten worden bepaald. Wij voorzien dat we zeker twee P&C cycli nodig hebben om een nieuw realistisch meerjarig perspectief te hebben. Stapsgewijs nemen we elkaar mee in de effecten van de ontvlechting van de BAR-organisatie. We trachten deze zo naadloos mogelijk bij de reguliere cyclus aan te laten sluiten. Daar waar dat niet lukt geven we dat helder aan. Wij voorzien dat de eerste opgaven (personeel en huisvesting) nog dit jaar in beeld komen en dat de meer inhoudelijke keuzes die ook effect kunnen hebben op het Raadsakkoord in 2024 onder de loep worden genomen. Inclusiviteitstoets n.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming Albrandswaard heeft een communicatietraject gestart dat gericht is op het bouwen van de regieorganisatie 3.0 waarbij voor toekomstige medewerkers persoonlijke ontwikkeling en creativiteit centraal staan. Een organisatie met de kernwaarden: nabij, ondernemend, integraal, betrouwbaar en samen.

Bijlagen 1. Bijlage 1 Totaal samenvatting ALBRANDSWAARD def..xlsx 2. ,Berenschot rapportage benchmark Albrandswaard update 2023-05-09.pdf 3. Voorlopig O&F plan Albrandswaard na college.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Vorming ambtelijke organisatie Albrandswaard

Gemeenteraad: 3 juli 2023

Zaaknummer: 750965

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 9 mei 2023, gelet op n.v.t.

BESLUIT: 1. Gemeenteraad voor te stellen het college opdracht te geven om de organisatie zoals beschreven in het voorlopig vastgestelde Organisatie & Formatieplan te realiseren op basis van de volgende uitgangspunten: • Continuïteit van de dienstverlening naar inwoners en • Realisatie van het collegewerkprogramma en raadsakkoord

2. Hiervoor de in de programmabegroting opgenomen post voor personeelslasten structureel te verhogen met € 1.700.000,-- en deze te verwerken in de programmabegroting 2024

5/5