Voorstel Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten..pdf

Voorstel Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.

College van burgemeester en wethouders 7 november 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi E-mailadres opsteller: r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. Het Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard vast te stellen. 2. De Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard vast te stellen. 3. Het Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard vast te stellen. 4. De Controleverordening 2023 Albrandswaard vast te stellen.

Zaaknummer 2023-030442

Openbaar

Raadsvoorstel Inleiding Rechtmatigheidsverantwoording door college Albrandswaard. Met de wettelijke invoering van rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) moeten colleges van gemeenten, provincies én dagelijks besturen van gemeenschappelijke regelingen per 1-1-2023 zélf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen over het boekjaar 2023. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college of dagelijks bestuur niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Voor een juiste uitvoering en implementatie van deze Wet, dienen jaarlijks een aantal nota's, controleplannen en kaders (controleverordening) te worden vastgesteld; te weten: 1. Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Het college is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en geeft via de gemeentecontroller opdracht aan de Bedrijfsvoeringspartner om jaarlijks een controleplan voor Albrandswaard op te stellen. De inhoudelijke werkzaamheden worden door de Bedrijfsvoeringspartner uitgevoerd en halfjaarlijks gerapporteerd.

In het VIC-plan 2023 worden op basis van de vooraf opgestelde uitgangspunten zoals financiële omvang, risicovol of gebleken onrechtmatigheden in het verleden, 15 processen gedefinieerd voor Albrandswaard ter controle. In de auditcommissie wordt dit controleplan gepresenteerd en kunnen door de raad extra punten meegegeven worden ter controle/analyse. Voorheen deed de accountant dit. Deze zullen dan worden meegenomen in een aangepaste versie van dit controleplan. 2. Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Dit betreft de halfjaarlijkse rapportage van het VIC plan die voortaan door de raad dient te worden vastgesteld na gepresenteerd en besproken te zijn in de auditcommissie. 3. Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Alle regels, normen en kaders waaraan getoetst gaat worden dient verplicht voorafgaand aan het controlejaar voortaan door de raad te worden vastgesteld, ook weer na presentatie en bespreking in de auditcommissie. 4. Controleverordening 2023 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. In de verordening worden alle afspraken tussen college/raad/accountant vastgelegd en na bespreking in de auditcommissie vastgesteld. 5. Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2024 Albrandswaard => Vaststelling door het college, informatie aan de raad.

Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt een frauderisicoanalyse op. Concerncontrol heeft als taak de jaarlijkse actualisatie in opdracht van de gemeentecontroller te coördineren. Het is belangrijk dat het onderwerp frauderisico en integriteit periodiek op de agenda staat en niet alleen onderwerp is van gesprek van het bestuur, directie en management maar ook tussen leidinggevende en medewerker en medewerkers onderling. De frauderisicoanalyse is vanaf 2023 vast onderdeel van het controleplan Verbijzonderde Interne Controle. In de halfjaarlijkse rapportages komen de bevindingen op dit onderwerp terug als vast onderdeel. 6. Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 Albrandswaard => Vaststelling door het college, informatie aan de raad. De nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik geeft invulling aan artikel 11 lid 2 van de Financiële Regeling van de Bedrijfsvoeringspartner. De nota is een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand (gemeente)beleid. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Algemeen: Belangrijke ‘checks’ moeten met de bouw van onze eigen organisatie per 1-1-2024 worden geïmplementeerd in de dagelijkse uitvoering en het managen en monitoren daarvan.

In control termen praten we dan over de Interne Controle binnen de eerste en tweede lijn. Dit betekent dat ons management verantwoordelijk is voor de uitvoering van een gedegen Interne Controle en deze gaat rapporteren aan Concerncontrol. Concerncontrol toetst periodiek met de VIC in de derde lijn, de opzet,

2/5

het bestaan en de werking van alle interne beheersmaatregelen ter voorkoming van onrechtmatig handelen. en rapporteert dit halfjaarlijks aan college én raad. Beoogd effect Voor een correcte invoering van de Wet rechtmatigheidsverantwoording alle benodigde en verplichte documenten opstellen en tijdig laten vaststellen door het juiste gremium. Argumenten 1-6.1 Voor een correcte invoering van de nieuwe Wet Rechtmatigheidsverantwoording zijn deze nota's, plannen en verordening verplicht om op te stellen en door college en raad te laten vaststellen. Overleg gevoerd met De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording via de opgerichte werkgroep besproken met de (gemeente) controller(s) en manager Financiën. De portefeuillehouders zijn meegenomen in de veranderingen die de Rechtmatigheidsverantwoording met zich meebrengt. Tijdens de startgesprekken voor de Verbijzonderde Interne Controle zijn proceseigenaren en procesbeheerders geïnformeerd. Kanttekeningen 1-6.1 Als de noodzakelijke veranderingen in planning, rollen, taken en verantwoordelijkheden van medewerkers en bestuurders onvoldoende aandacht krijgen, zal het opstellen van een Rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening onvoldoende van kwaliteit zijn of niet tijdig gebeuren. Het is zaak om tijdens het bouwen van onze nieuwe organisatie alle knelpunten te inventariseren en op te pakken.

Alleen met die volle aandacht gaat het lukken om de verantwoordelijkheid voor de Rechtmatigheidsverantwoording ook via de gemeentecontroller bij het college neer te kunnen leggen. De Rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De jaarrekening inclusief de Rechtmatigheidsverantwoording wordt in concept vastgesteld voor aanbieding aan de accountant. De accountant toetst de jaarrekening inclusief de Rechtmatigheidsverantwoording op het getrouwe beeld. Dat kan alleen als de P&C-planning zo wordt opgezet en stringent wordt aangehouden. 1-6.2 De Rechtmatigheidsverandering is niet alleen een toevoeging aan de jaarrekening, maar geeft ook veranderingen in de verantwoordelijkheden van het college en de gemeentecontroller. Naast wijzigingen in de verantwoordelijkheden zijn er ook aanpassingen nodig in termijnen, besluitvormingstrajecten, wijze van rapporteren etc. Hier moet de nieuwe organisatie op worden ingericht. Uitvoering/vervolgstappen Gedurende het gehele jaar 2024 dient er gewerkt te worden aan de (verdere) invoering van de voorwaarden en verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor is ook een nieuwe/geactualiseerde visie op control en een statuut gemeentecontroller nodig welke in het 1e kwartaal 2024 ter vaststelling aan u wordt aangeboden. Financiën Vooralsnog zijn er geen financiële consequenties in 2023.

Mogelijke financiële consequenties worden bij de opbouw van onze nieuwe organisatie in 2024 duidelijk. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Na vaststelling zullen we de accountant formeel op de hoogte stellen en alle documenten toezenden.

Bijlagen 1. Control jaarplan VIC 2024 Albrandswaard.docx 2. Rapportage VIC 1e half jaar 2023 Albrandswaard.pdf 3. Controleverordening 2023 Albrandswaard.docx

3/5

4. Normenkader 2024 Albrandswaard.pdf 5. Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2024 Albrandswaard.docx 6. Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 Albrandswaard.docx

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.

Gemeenteraad: 18 december 2023

Zaaknummer:

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 7 november 2023, gelet op Met ingang van het boekjaar 2023 is de nieuwe wetgeving op de Rechtmatigheidsverantwoording van kracht. overwegende, dat Geen andere dan geadviseerd in dit voorstel.

BESLUIT: 1. Het Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard vast te stellen.

2. De Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard vast te stellen.

3. Het Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard vast te stellen.

4. De Controleverordening 2023 Albrandswaard vast te stellen.

5/5