Voorstel Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard.pdf

Voorstel Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard

College van burgemeester en wethouders 7 maart 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi

Zaaknummer 703930

Openbaar

E-mailadres opsteller: r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard vast te stellen. 2. Het normenkader 2023 Albrandswaard vast te stellen. 3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard vast te stellen. 4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 Albrandswaard vast te stellen.

1/5

Raadsvoorstel Inleiding De controle op het boekjaar 2022 verloopt zoals voorgaande jaren. De accountant controleert zowel op de rechtmatigheid als op de getrouwheid en geeft een controleverklaring af. Om dit mogelijk te maken is nog één besluit te nemen. Het normenkader 2022 moet vastgesteld worden. Daarmee sluiten we deze wijze van controle op de jaarrekening af. Vanaf het boekjaar 2023 is er nieuwe wetgeving, de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is officieel ingevoerd. Taken en verantwoordelijkheden zijn nu anders dan voorheen. Over het boekjaar 2023 geeft het College in de jaarrekening de verklaring af, het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld. Bij de conceptjaarrekening 2023 die wordt vastgesteld voorafgaand aan de controle door de accountant zal de RMV een vast onderdeel zijn. Het volledige College is inhoudelijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Dat vraagt vanaf nu een andere routing in de besluitvorming. Het College laat voorafgaand aan het controlejaar een plan vaststellen door de Raad, het controleplan VIC 2023. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. Het College laat voorafgaand aan het controlejaar een normenkader vaststellen door de Raad. Ook hier kan de Raad toetsingsnormen toevoegen.

De nieuwe wetgeving regelt dat alleen de Raad bevoegd is tot het vaststellen van de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Met de aanbesteding van de accountant voor de periode 2021-2024 is een controleprotocol opgesteld en vastgesteld. Met de wetswijziging is ook hier aanpassing noodzakelijk en zal een nieuw protocol het oude moeten vervangen. Frauderisico's en integriteit zijn thema's waarvoor aandacht nodig is en waarvoor het College door de wetswijziging een analyse moet vaststellen. Aandacht hiervoor en het bespreekbaar maken is immers al een eerste stap in het wegnemen van een gevoel van gelegenheid. In een periode van reorganiseren moeten we hierop extra alert zijn. Beoogd effect Wat we willen bereiken is dat de basis op orde is, processen beheerd en beheerst worden en van daaruit de financiële rechtmatigheid aangetoond kan worden. Het controleplan VIC 2023 ziet niet toe op alle processen. Het controleplan VIC 2023 ziet toe op de materiële processen en de processen waarbij in het verleden materiële fouten zijn geconstateerd. Wanneer de nieuwe wetgeving goed is geïmplementeerd zal er zeker weer ruimte zijn om ook andere processen in het plan op te gaan nemen. Het normenkader is het kader waarbinnen getoetst wordt. Hiermee stellen we via gegevens gerichte controles vast dat processen financieel juist worden uitgevoerd.

Zowel het normenkader als het controleplan VIC 2023 kunnen door de Raad worden aangevuld. Door frauderisico's en integriteit op de agenda te zetten wordt gestimuleerd dit als een bespreekbaar thema te accepteren. Argumenten 1.1 Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard ter vaststelling voorleggen aan de Raad. De Raad bepaalt met ingang van de invoering van de RMV de controlepunten waarop het College toetst, aan de hand van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en op het voorwaarden criterium. Met de vaststelling van het controleplan VIC 2023 zijn de financieel gezien meest materiële processen hiermee afgedekt. 1.2 De Raad kan extra controle items benoemen waarop het College controle uitvoert ter voorbereiding op de verantwoording in de RMV. Die aanvullende punten worden vooraf opgehaald in de auditcommissie en zullen dan worden toegevoegd/opgenomen in het jaarlijkse controleplan VIC. 2.1. Het normenkader 2023 ter vaststelling voorleggen aan de Raad. Het normenkader zoals nu opgesteld dekt de controlepunten in het controleplan VIC 2023 af. Aanvullende controlepunten zullen resulteren in aanvullende normen in het kader. 3.1 De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik ter vaststelling voorleggen aan de Raad.

2/5

In 2022 is het beleidskader Misbruik en Oneigenlijk gebruik door het College vastgesteld. Een risicoregister met alle relevante wet- en regelgeving wordt vanaf dat moment beheerd. De wetgeving rondom de RMV vereist dat de nota misbruik en oneigenlijk gebruik door de Raad wordt vastgesteld. Bij de nota is een register opgenomen dat up-to-date is. 4.1. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 ter vaststelling voorleggen aan de Raad. Met de aanbesteding van de nieuwe accountant in 2021 is ook een controleprotocol 2021-2024 vastgesteld met de mogelijkheid éénmalig met 4 jaar te verlengen als het contract met de accountant wordt verlengd. Dit protocol ziet echter toe op oude regelgeving en moet vernieuwd worden vastgesteld door de Raad. 4.2 Vanaf 2023 is de RMV van kracht. Dat vraagt ook inhoudelijke aanpassing van het controleprotocol. De accountant toetst nu alleen op getrouwheid. Het College toets en legt verantwoordelijkheid af op de financiële rechtmatigheid door het opstellen van de RMV zoals die in de jaarrekening opgenomen moet worden. 4.3 De Raad wijst de accountant aan en stelt (dus) ook het controleprotocol vast. 5.1. De frauderisicoanalyse 2023 ter vaststelling voor te leggen aan het College en ter kennisname toe te zenden aan de Raad. Frauderisico's en integriteit zijn, zeker in een reorganisatie, thema's die op de kaart moeten staan.

Er is in 2022 een nota risicoanalyse fraude en integriteit vastgesteld. Dit document geeft inhoud aan de begrippen. Preventie door communicatie is van cruciaal belang in het voorkomen van het plegen van frauduleus handelen. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten is de bijgaande opzet gemaakt en aangegeven op welke wijze de controle hierop wordt vormgegeven. 5.2 Tijdens de komende periode is extra alertheid noodzakelijk. Collega’s onderling, leidinggevenden en de directie zullen alert moeten zijn, in gesprek met elkaar en zich bewust zijn van de risico’s. Er is verloop, er wordt veel gebruik gemaakt van inhuur van personeel, ook op kwetsbare posities. Niet elke positie wordt ingevuld waardoor risico’s ontstaan in het wegvallen van voldoende functiescheiding. Juist nu het gesprek over fraudealertheid voeren betekent dat we ons bewust zijn van de risico’s. Het gesprek voeren zorgt gevoelsmatig minder ruimte om te frauderen. 6.1. Het normenkader 2022 vast te stellen en ter kennisgeving aan te bieden aan de Raad. Ter afronding van de oude controlesystematiek moet nog één keer, achteraf, een normenkader worden vastgesteld door het College. De regelgeving vereist dat dit normenkader ter kennisgeving wordt aangeboden aan de Raad. Overleg gevoerd met Accountant. Kanttekeningen 1-6.1 De RMV is ingevoerd en vanaf 1-1-2023 van kracht.

We hebben over de boekjaren 2021 en 2022 proefgedraaid met het invullen van de RMV. Dat heeft ons geleerd dat we vooraf in de termijnagenda zaken moeten aanpassen om het mogelijk te maken een volledige jaarrekening inclusief de RMV als concept vast te laten stellen door het College alvorens deze aan te bieden aan de accountant. De accountant kijkt vanaf 2023 immers alleen naar het getrouwe beeld van de jaarrekening. 1-6.2 De organisatie gaat op 1-1-2023 een spannend jaar in. De basis op orde, processen beheren en beheersen en de rechtmatigheid kunnen onder druk komen te staan. Er is sprake van verloop van personeel, diverse functies worden tijdelijk door inhuur medewerkers waargenomen en naast reguliere taken moet er gewerkt worden aan onthechten, ontvlechten en opbouw van nieuwe structuren. Financiële onrechtmatigheid kan op vele terreinen ontstaan, ook op terreinen waarin de VIC niet voorziet. Uitvoering/vervolgstappen Het bij de jaarrekening kunnen opstellen van een RMV conform alle vastgestelde en vigerende weten regelgeving. In de auditcommissie van 28 maart 2023 zullen deze stukken worden gepresenteerd en worden voorbereid voor B&A en Raadsvergadering daarop volgend. Financiën Er zijn vooralsnog geen extra kosten voorzien.

3/5

Inclusiviteitstoets nvt Communicatie/participatie na besluitvorming nvt

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Normenkader Albrandswaard 2022.pdf Normenkader Albrandswaard 2023.pdf Control jaarplan VIC 2023 Albrandswaard.pdf Controleprotocol 2023 Albrandswaard.pdf Frauderisico analyse 2023 Albrandswaard.pdf Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard.pdf 703930 Raadsinformatiebrief Normenkader 2022 en Frauderisicoanalyse 2023.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard

Gemeenteraad: 8 mei 2023

Zaaknummer: 703930

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 7 maart 2023,

BESLUIT: 1. Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard vast te stellen.

2. Het normenkader 2023 Albrandswaard vast te stellen.

3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard vast te stellen.

4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 Albrandswaard vast te stellen.

5/5