Rapportage VIC 1e half jaar 2023 Albrandswaard.pdf

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Rapportage van bevindingen eerste half jaar 2023 Albrandswaard

Datum: GreenValley nummer:

13-10-2023

Samenvatting Het eerste boekjaar waarin het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening is een feit. De wet- en regelgeving is hier inmiddels op aangepast. In dit document presenteren wij de uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over het eerste half jaar 2023. Vanuit deze en volgende rapportages kan gewogen worden welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. De bevindingen vanuit de VIC zijn geen nieuwe bevindingen. Juist nu die bevindingen scherp neerzetten kan helpen bij het opbouwen van de nieuwe organisatie waar we op dit moment voor staan. Ten aanzien van VIC plan lopen we in de pas. Tot nu toe zijn er verschillende financiële fouten of onrechtmatigheden gesignaleerd. Proces

Crediteur/ naam

Facturen en betalen

11 facturen waarbij de prestatielevering ontbreekt

WMO

Cliënt XX311:

Financiële rechtmatigheidsfout

Onduidelijkheid

€ 196.879,57

Op grond van artikel 20 lid 2 en 3 van de WMO verordening is formele zorg niet mogelijk bij bloed- en aanverwanten in de 1ste en 2de graad. In overleg met de afdeling zal dit verder onderzocht worden.

Aandacht vragen wij voor:  De noodzaak van het onderbouwen van prestatieleveringen en het alsnog aanleveren daarvan;  De diverse herstelacties die moeten plaatsvinden naar aanleiding van de VIC;  Openstaande vragen waarvan beantwoording noodzakelijk is om te komen tot de juiste afwegingen;  Druk op diverse teams voor de uitvoering van reguliere taken en de interne controle. Denk aan team subsidieverlening en de medewerkers die interne controle verrichten voor o.a. processen Jeugdwet, WMO en Participatiewet;  Het valt op dat WMO meldingen niet altijd binnen 6 weken leiden tot een gesprek met daaruit voortvloeiend een onderzoeksrapport. Daarnaast zien we met regelmaat beschikking afgegeven zonder dat er een getekend onderzoeksrapport van de burger is ontvangen;  Het gebruik van het zaaksysteem. Het komt veel voor dat enkelvoudig onderhandse procedures niet via het zaaksysteem terug te vinden zijn; Externe en interne regelgeving wordt opgesteld om na te leven. Externe regelgeving hebben we vanuit onze organisatie weinig tot geen invloed op in ons dagelijks werk. Interne regelgeving wordt vastgesteld om de dagelijkse werkzaamheden juist, volledig en zoveel als mogelijk eenduidig uit te voeren (maatwerk waar het kan wordt dan goed onderbouwd/ gemotiveerd). Dit betekent dat we interne regels kennen en conform uitvoeren.

We merken dat de toepassing van die interne regels te wensen overlaat. Waar we bijvoorbeeld tekortkomingen zien in de toepassing is bij de volgende interne regelingen:

2

-

-

Mandaatbesluit. De mandaten binnen de BAR-organisatie en de gemeente zijn niet gelijk belegd. Dat zorgt in de dagelijkse praktijk voor verwarring en onjuiste toepassing. Waar een teamleider voor een gemeente een overeenkomst kan tekenen kan een teamleider dat binnen de BAR-organisatie niet. Budgethoudersregeling. Taken van de kredietbeheerder worden in de praktijk onvoldoende toegepast. Er is geconstateerd dat de prestatielevering in veel gevallen niet achter de factuur is opgenomen waar intern beleid dat wel voorschrijft. De werkinstructie voor het gebruik van het zaaksysteem. De archiefwet schrijft ons voor onze stukken vindbaar op te slaan en te bewaren. Het komt nu voor dat medewerkers Concerncontrol aanbieden een zaak alsnog aan te maken. Dat is niet de juiste werkwijze.

Zaken die het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik raken:

-

De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Het beleid met betrekking tot uitvraag bij het IB moet aangepast worden. De vakafdeling geeft aan dit mee te nemen naar 2024 en de opbouw van de nieuwe organisaties.

-

Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen.

-

Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden. De teamleider weet niet of er een werkproces bestaat en geeft aan dat er geen werkinstructie is.

We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn verdergaande analyses uitgevoerd waarbij we tot de conclusie moeten komen dat de organisatie nog onvoldoende procesgericht werkt om nu de gegevensgerichte controles los te kunnen laten. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vakafdelingen. Bij oplevering van dit document voor de interim controle die start op 2 oktober 2023 zijn nog niet alle vragen beantwoord. Dit betekent dat de openstaande dossiers afgehandeld verwerkt moeten zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekeningen van de afzonderlijke entiteiten of zoveel eerder als mogelijk.

3

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 2 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 5 1.1

Zorg en aandacht ..................................................................................................................... 5

2.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ........................................... 6

3.

Processen binnen de VIC ................................................................................................................ 7 EU-aanbestedingen ............................................................................................................................. 7 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen ............................................................................. 8 Facturen en betalen ............................................................................................................................ 8 Memorialen......................................................................................................................................... 9 Treasury .............................................................................................................................................. 9 Investeringen ...................................................................................................................................... 9 Subsidieverlening aanvragen 2023 ................................................................................................... 10 Subsidievaststellingen 2022 ..............................................................................................................

10 Grondexploitaties grondtransacties ................................................................................................. 10 Grondexploitaties challange ............................................................................................................. 10 Participatiewet .................................................................................................................................. 11 Wet maatschappelijke ondersteuning .............................................................................................. 12 Jeugdwet lokale voorzieningen ......................................................................................................... 12

4.

Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik ................................................................................... 13 4.1.

Misbruik & Oneigenlijk gebruik ............................................................................................. 13

4.2.

Fraude.................................................................................................................................... 14

5.

Bijlage 1 - De route naar de rechtmatigheidsverantwoording ..................................................... 16

6.

Bijlage 2 - De 3LM ......................................................................................................................... 17

4

1. Inleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe wetgeving van kracht geworden die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een feit maakt. Vanaf dit jaar legt het college verantwoording af aan de raad over het (financieel) rechtmatig handelen. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het college zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Ook draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het college op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de scoop van de Verbijzonderde Interne Controle zijn opgenomen en de Controle verordening en Financiële verordening geven de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd.

1.1 Zorg en aandacht De ontvlechting en opbouw van de nieuwe organisatiestructuur hebben zijn weerslag op de uitvoering van interne controles binnen de lijn en daarmee direct effect op de uitvoering van de VIC. We merken dat niet elke proceseigenaar en procesbeheerder nog helder op het netvlies heeft staan wat die rol inhoud en wat er verwacht mag worden als het gaat om het beheren en beheersen van processen. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd even duidelijk belegd. Juist in een tijd van ontvlechten en opbouwen van vier nieuwe entiteiten is aandacht hiervoor nodig en zal in deze rapportage ingegaan worden op de 3LM en de verdeling van de rollen, taken en bevoegdheden binnen de samenwerkende verdedigingslinies.

5

2. De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen Herkennen en erkennen van risico’s en bewust optreden met gepast beheersmaatregelen om gestelde doelen te bereiken. De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles.

De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies - Rapportage In een plaat weergegeven zien de drie verdedigingslinies er als onderstaand uit. Een nadere uitwerking van de taken is opgenomen in bijlage 2.

6

3. Processen binnen de VIC EU-aanbestedingen De EU-scan wordt door team Inkoopadvies uitgevoerd. Tweemaal per jaar vindt die scan plaats. De eerste scan ziet toe op de periode van januari tot en met mei. Per entiteit zijn meerdere crediteuren vanuit de scan opgenomen in de beoordeling vanuit de VIC. De selectiecriteria daarvoor zijn:  Beoordelen van de dossiers die zijn opgenomen in de eindrapportage van team IKA waarbij het oordeel fout/ onzeker is gemaakt (stap 1).  Beoordelen van de looptijd van de contracten en mogelijkheden van verlenging onderzoeken (stap 2).  Filteren op crediteuren > € 200.000 die door team IKA als niet aanbestedingsplichtig zijn aangemerkt en waarop wel kosten zijn geboekt in 2023 (stap 3).  Uitgaven alleen in 2023 uitfilteren waarop de inkoper niet heeft beoordeeld (stap 4).  Steekproef over de gehele massa van 5 dossiers, die door team IKA als goed beoordeeld zijn (stap 5). Albrandswaard Er zijn op basis van de bovenstaande criteria 19 crediteuren geselecteerd en beoordeeld. Er zijn geen bevindingen die de financiële rechtmatigheid raken. Dossier 1796, Abel Grand Café Restaurant BV: Er worden in de periode van 5-4-2022 tot en met 306-2023 kosten geboekt voor “maaltijdverzorging Noodopvang Oekraïne” tot een bedrag van

7

€ 181.545,04. De vakafdeling geeft aan deze kosten niet langer te maken per 1-7-2023. De kosten worden enkelvoudig onderhands gemaakt voor een langere periode. Deze is niet opgenomen in de samenvatting omdat dit enkel een juridische fout is. Bevinding: - Een periode van 3 tot 6 maanden in het kader van onverwijlde spoed is redelijk. In die periode kan een meervoudig onderhandse procedure gestart worden conform het inkoop beleid. Dit is niet gebeurd.

Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen Er zijn voor elke entiteit 10 dossiers in de steekproef opgenomen van crediteuren die vanaf 2023 facturen versturen. De volgende beoordelingscriteria zijn gehanteerd:  Is vastgesteld dat het rechtmatig om (mogelijk meerdere) EVO of MVO procedure(s) gaat;  Is vastgesteld dat de procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen;  Is vastgesteld dat er een ondertekende overeenkomst is en dat die door de juist gemandateerde is ondertekend. Bevindingen uit deze controle zijn enkel juridisch van aard en stromen dus niet door in de samenvatting van financiële rechtmatigheidsfouten. Albrandswaard Dossier 5840 David van Schie party rental:

Dossier 5701 Licht BV: Dossier 5865 Pinkerton Investigations BV:

Geen dossier in GreenValley aangemaakt, geen offertes opgevraagd, geen opdrachtverstrekking overgelegd. Uitgaven worden als ad hoc aangemerkt in verband met noodopvang Oekraïners. Er is geen zaaktype aangemaakt. Er is geen zaaktype aangemaakt.

Bevindingen: - Met regelmaat wordt geen zaaktype aangemaakt. - Het mandaatbesluit binnen de BAR-organisatie is afwijkend van dat van de gemeenten, waardoor het met regelmaat voorkomt dat teamleiders niet-gemandateerd binnen de BARorganisatie opdrachten verstrekken. - Het ontbreekt bijna in elk dossier aan ingevulde kenmerken in het zaaktype. - Niet in alle gevallen wordt een inkoop-zaaktype gebruikt, maar een aan de inkoop gerelateerde zaak zoals bijvoorbeeld het zaaktype “Gebouwen beheer en onderhoud”.

Facturen en betalen Albrandswaard Op basis van de steekproef zijn voor het eerste half jaar 2023 totaal 28 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld en voor 11 facturen is er een bevinding. Bij alle 11 de facturen ontbreekt de prestatielevering in Key2Financiën, terwijl het factuurbedrag groter is dan €500,00. Het ontbreken van de prestatieverklaring heeft consequenties voor de rechtmatigheid. De 11 facturen zijn: 650605 651182 651352 650734

Wethoudersvereniging VR Rotterdam-Rijnmond Renewi Nederland Permanent brandbeveiliging

€ 3.241,01 € 128.151,70 € 212,92 € 2.119,92

8

650928 651455 653124 651172 652501 651968 651921

Licht B.V. Buurtpreventievereniging Yacht Sweco Nederland BV Rhoonse Comedie Indigo BV Gizon BV

€ 20.184,24 € 3.679,00 € 7.332,00 € 13.087,50 € 3.218,28 € 14.144,00 € 1.509,00 € 196.879,57

Bevinding: - Onduidelijkheid vooralsnog voor 11 facturen vaststellen op € 196.879,57. Definitieve vaststelling volgt na toets op volledigheid ondernomen actie. Actie: - Wij verzoeken de kredietbeheerders/budgethouders alsnog een sluitende prestatielevering aan te leveren.

Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dient kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via K2F en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee accordering vastgelegd, zichtbaar en volgbaar. Albrandswaard Alle in de steekproef vallende memoriaalcorrecties een plausibele oorzaak hebben en met toestemming van de verantwoordelijk budgethouder juist en volledig zijn verwerkt.

Treasury Treasury wordt twee keer per jaar gecontroleerd. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Albrandswaard Voor de gemeente Albrandswaard zijn geen bevindingen. De aangeleverde stukken zijn juist en volledig. In het 1e halfjaar van 2023 zijn geen nieuwe garantstellingen of geldleningen verstrekt. De gemeente Albrandswaard heeft ook geen nieuwe kortlopende of langlopende leningen afgesloten.

Investeringen Investeringen worden twee keer per jaar gecontroleerd. Voor iedere entiteit zijn 4 dossiers in de steekproef opgenomen. Albrandswaard Op basis van de steekproef zijn vier dossiers getrokken binnen de investeringen van Albrandswaard. Deze dossiers zijn beoordeeld en er zijn geen bevindingen te rapporteren.

9

Subsidieverlening aanvragen 2023 Geconstateerd wordt dat het team voor Subsidieverlening en vaststelling onder druk staat. Medio maart 2023 is een fulltime medewerker vertrokken, deze uren worden niet opgevuld tot op heden, ook is er regelmatig uitval in de achtergebleven bezetting. Daarnaast heeft het subsidieteam te maken met een wisselend team van accounthouders/ beleidsmedewerkers waarmee het wegvallen van dossierkennis de voortgang in de werkzaamheden vertraagt. Subsidies 2023 zijn uiterlijk rond 1 september 2022 ingediend. Nu wordt vastgesteld dat de subsidiestaten niet volledig zijn. Het niet in control hebben van het verleningsproces en volledigheid van de subsidiestaten is een zorg. Vaststellingen 2022 zijn niet volledig afgerond en de aanvragen voor 2024 zijn per 1 september al weer binnen. Alle ondergenoemde fouten zijn zowel een financiële rechtmatigheidsfout alsmede een getrouwheidsfout en stromen daardoor niet door in de tabel met enkel financiële rechtmatigheidsfouten. Albrandswaard Gro-Up peuteropvang BV:

Straatfeest Onyxlaan:

Toekenning wijkt af van aanvraag, in beschikking wordt dit niet verklaard. Beschikking wordt in juni 2023 afgegeven. Geen sprake van verdaging. Aanvraag van 5-8-2023 zonder verdaging beschikt op 27-72023 (buiten de afhandelingstermijn). Feitelijke betaling nog niet uitgevoerd d.d. 11-9-2023.

Conclusie: - Het valt op dat er regelmatig geen toepassing wordt gegeven aan de mogelijk de afhandeling te verdagen. Hierdoor worden besluiten niet tijdig genomen op ingediende aanvragen. - In meerdere dossiers komt het voor dat de verlening en de feitelijke uitbetaling niet overeenkomen. Dit is steeds in het nadeel van de aanvrager.

Subsidievaststellingen 2022 Dit proces op de subsidievaststellingen 2022 is nog niet (geheel) in interne controle uitgevoerd. Vaststellingen 2022 of eerdere jaren hebben op dit moment geen prioriteit en worden verdaagd. De bezetting, ziekteverzuim en de inmiddels ingediende aanvragen 2024 verhogen de druk op het team om de vaststellingen op te kunnen pakken.

Grondexploitaties grondtransacties Albrandswaard Er zijn drie grondverkopen geweest (> € 20.000). Twee grondverkopen zijn onderdeel van de grondexploitatie Polder Albrandswaard. Deze transacties zijn voldoende onderbouwd, de prijs bepaling is integraal onderdeel geweest van de grondexploitatie. Eén verkoop is een losse kavel (snippergroen), de transactieprijs is in lijn met Nota Grondprijsbeleid – 2019, welke is ingesteld voor de jaren 2019-2022. Wij adviseren deze nota grondprijsbeleid te actualiseren naar het huidig prijspeil.

10

Grondexploitaties challange Dit proces wordt voornamelijk uitgevoerd bij de actualisaties van het MPG/MPO. Dit is in januarimaart in het komend jaar. Gedurende het jaar worden de grondexploitaties gemonitord via de dit jaar ingevoerde kwartaalrapportages. Hierin worden de gemeenten geïnformeerd over de voortgang en mogelijk financiële effecten.

Participatiewet In afstemming met de accountant is een risico gericht steekproef opgesteld. In eerste instantie is vanuit het bestand van alle betaalregels gekeken naar geldende normen en afwijkingen daarop. Naast deze posten is een aantal dossiers in de steekproef opgenomen waarop recent een besluit is genomen. Tot slot geldt dat elke euro in een selectie moet kunnen vallen en is het restant van de betaalregels (dus niet bovenstaand geselecteerd, maar zogenoemde restmassa) een euro steekproef getrokken. De betaalregels zijn gebruikt om de selectie te maken op de uitbetaling van levensonderhoud voor de Participatiewet (verder PW), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (verder Ioaw), de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz) en het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (verder Bbz). Alle ondergenoemde opmerkingen zijn zowel geen financiële rechtmatigheidsfout of getrouwheidsfout en stromen daardoor niet door in de tabel met enkel financiële rechtmatigheidsfouten. Algemene aanbevelingen: Neem in de ontvlechting de werkwijze van dossiervorming en archivering van cliëntendossiers mee en zorg ervoor dat gegevens gekoppeld blijven en terug te vind zijn en blijven conform de archiefwet.

Zorg dat er voldoende formatie is om elk dossier blijvend onder de aandacht te houden van de consulenten werk en inkomen en alle wettelijke taken uitgevoerd kunnen worden. Denk daarbij aan o.a. heronderzoeken. Albrandswaard Er zijn 4 dossiers uit de betaalregels Participatiewet getrokken. En er zijn 2 dossiers uit de betaalregels Ioaw-z getrokken. De opvallende dossiers zijn hier weergegeven. PW Cliënt XX806:

Cliënt XX105: Ioaw-z Cliënt X783:

Cliënt XX116:

Trekking blijkt BB in de vorm van een lening te zijn voor inrichtingskosten. Gelijktijdig is een aanvraag LO ingediend en behandeld voor statushouders/ eerste vestiging. Toekenning vanuit 2015. Dossier lijkt niet in beeld.

Dossier niet achterhaald. Toekenning is volgens systeem vanaf 29-5-2013. Op 5-10-2015 blijkt een intake voor werk. Daarna alleen rapportage KDN op 271-2023. Dossier lijkt niet in beeld. Aanvraag LO uit 2019. Niet alle gegevens zijn in het dossier terug te vinden (bijv. ID en BRP).

Actie: Zorg dat alle dossiers in beeld zijn bij een consulent inkomen en werk. Conclusie:

11

Het valt op dat dossiers niet volledig zijn of de gegevens niet terug te vinden zijn vooral de oudere dossiers. Verbetering hiervan is aan te bevelen. Daarnaast valt het op dat IC een aantal maal constateert dat er geen “beweging” in een dossier is vast te stellen.

Wet maatschappelijke ondersteuning Er zijn 24 dossiers gecontroleerd waarvan ZIN (20) en PGB (4). Op detailniveau blijken op onderstaand dossier na alle dossiers financieel rechtmatig. Aandachtspunt is de tijdige afwikkeling van aanvragen en oppakken van meldingen voor de verstrekking van WMO. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor. Eveneens is bij WMO een aandachtspunt zeker naar de ontvlechting toe om te zorgen dat dossiers op orde en volledig blijven. Tot slot kan algemeen gesteld worden dat er goed aan gedaan wordt de cliënten en hun zorgvraag weer goed in beeld te krijgen. Cliënt XX311:

Op grond van artikel 20 lid 2 en 3 van de WMO verordening is formele zorg niet mogelijk bij bloed- en aanverwanten in de 1ste en 2de graad. De hulp wordt geboden door de zus. Dit is informele zorg waar formele zorg wordt toegekend.

Actie: Vastgesteld moet worden of dit een incidentele fout betreft of dat dit in meer dossiers aan de orde kan zijn. De financiële omvang van deze fout is nu onduidelijk. Conclusie: Aanvullend onderzoek zal plaats moeten vinden. Algemene bevinding: Dossiers van voor 2014 zijn niet of onvoldoende makkelijk terug te vinden. Wees hierop alert bij de ontvlechting, zodat dossiers vanaf 2024 wel benaderbaar blijven.

Jeugdwet lokale voorzieningen Er zijn negen dossiers jeugdhulp verdeeld over PGB (4) en ZIN (5) geselecteerd en gecontroleerd. Op detailniveau blijken alle dossiers financieel rechtmatig. Aandachtspunt is de tijdige afwikkeling van aanvragen en het vaststellen van woonplaatsbeginsel voor de verstrekking van jeugdhulp. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor.

12

4. Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de halfjaarsrapportage hebben we eveneens aandacht voor Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Gedurende onze VIC hebben wij voor deze aspecten aandacht voor M&O. Dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik op te sporen. Wel denken wij ook door het gesprek met afdelingen aan te gaan dat dit de open cultuur, om over deze aspecten met elkaar te communiceren, ten goede komt.

4.1. Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik BAR zijn acht risicovolle processen onderkend. In de reguliere VIC is hieraan voor materiele stromen voldoende aandacht geweest en controles zijn ingericht op het ontdekken van M&O aspecten: 1.

Inkopen en aanbestedingen

Met name afgedekt door de controle op prestatielevering, immers zonder prestatieverklaring zal een (spook)factuur niet betaald worden, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 2.

Betalingen bankrekening(en)

Middels controle op betalingen is gecontroleerd dat achter betalingen alleen facturen zitten die het gehele autorisatie proces hebben doorlopen, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 3.

Verstrekken van subsidies

Door VIC op subsidies waarin beschikking en vaststelling worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 4.

Sociaal Domein (zorgaanbieders)

Risico wordt met name afgedekt door de ontvangst van zorgverantwoordingen van de zorgaanbieders voorzien van een controleverklaring van een extern accountant. In de VIC is derhalve geen aandacht aan dit proces besteed vanuit de VIC. Gezien de planning van productieverantwoordingen komt zekerheid over dit boekjaar na afsluiten van de VIC 2023, uit 2022 zijn ons geen signalen bekend om een andere aanpak te hanteren. 5.

Sociaal Domein (cliënten)

Door VIC op sociaal domein waarin beschikking en betalingen worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces. Uit het gesprek met de teamleider administratie blijkt het volgende: Op 30-6-2022 heeft de FG een onderzoeksrapport opgeleverd naar aanleiding van signalen die afgegeven zijn door de AP over het gebruik van het Inlichtingenbureau (IB). Het onderzoek verschaft inzicht in de gegevensuitwisseling met de IB in relatie tot de vereisten uit de AVG. De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Het beleid met betrekking tot uitvraag bij het IB moet aangepast worden. De vakafdeling geeft aan dit mee te nemen naar 2024 en de opbouw van de nieuwe organisaties. Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er

13

zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen. Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden. De teamleider weet niet of er een werkproces bestaat en geeft aan dat er geen werkinstructie is. 6.

Vergunningverlening

Zie eerdere rapportage. Gezien de omvang van deze post en het aantal transacties is op een later moment geoordeeld dat deze post niet in-scope moet zijn. De kans op een fout ten aanzien van M&O is gering. 7.

Salarissen en declaraties

Door VIC op salarissen waarin declaraties en mutaties worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 8.

Belastinginkomsten

Zoals gesteld in de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik willen we eveneens focus aanbrengen op interne aangelegenheden. Onder andere door na te gaan of medewerkers werken naar de ethiek van misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierover zijn nog een aantal zaken te adviseren, die in het tweede halfjaar worden opgepakt, zoals bijvoorbeeld in de buitenruimte:   

Wordt beoordeeld of materieel van de buitendienst privé is gebruikt. Door data van GPStrackers na te gaan op activiteit in het weekend of avonduren. Dit puur de locatie van spullen zonder te beoordelen of er mensen op de werf zijn geweest. Is de registratie van bedrijfswagens waterdicht en als mensen met de auto weggaan zijn alle tags dan ook juist gekoppeld is er een naam herleidbaar of alleen een tagnummer. Door VIC op privé gebruik dienstauto’s waarin de rittenregistratie wordt gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen.

4.2. Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd. Daarnaast is er aandacht voor fraude op de volgende wijze:    

Bij startgesprekken hebben we het over mogelijkheden, bedreigingen en risico’s (bewust zijn); Bij startgesprekken vragen we of er fraude is geweest (registratie voor totaalbeeld); We zoeken naar nieuwe manieren om in de organisatie aandacht voor fraude vast te houden. Bijvoorbeeld door dit onderwerp ook aan te brengen in fiscale onderzoeken, waarin aandacht is voor het niet privé gebruiken van voertuigen (detectie); Wij pleiten er voor een module fraude op te nemen in de leerlijn van (nieuwe) managers;

14



Elke ambtenaar legt een eed af waarin verklaard integer te handelen.

Over 2023 is ons geen informatie bekend geworden of gemaakt dat er een fraude heeft plaatsgevonden in 2023.

15

5. Bijlage 1 - De route naar de rechtmatigheidsverantwoording De route naar de rechtmatigheidsverantwoording en verdere verbetering van interne controle in de lijn zijn in belangrijke onderwerpen die in voorbereiding genomen moeten worden. Afgelopen jaren is de interne controle in de lijn verbeterd, de rechtmatigheidsverantwoording laat ons nadenken over verdere ontwikkeling op het gebied van “in control zijn”. Daarom hebben wij de ambitie om in de toekomst procesgericht te kunnen controleren. Om in de toekomst te komen tot een organisatie die klaar is voor een procesgerichte controle moeten de volgende stappen worden doorlopen:  Is er een processchema aanwezig op de i-Server;  Kunnen key controls geïdentificeerd worden;  Als er een key control is wat is de omschrijving;  Is bovenstaande toereikend om te komen tot een procesgerichte controle (opzet);  Indien bovenstaande toereikend is bestaat dit proces;  Als het proces bestaat, werkt het dan ook. Vanuit Concerncontrol is een eerste aanzet gedaan, in algemeenheid kan gesteld worden dat: 1. Procesplaten aanwezig zijn op de i-Server; 2. Key controls niet geïdentificeerd worden op deze plaat; 3. De onderbouwende Excel een aanzet is tot het uitwerken van key controls is, echter kwaliteit heeft dit nu meer de status van een werkinstructie.

Dat betekend dat te veel stappen voor dit doel te uitgebreid zijn uitgewerkt terwijl de echte key controls te globaal zijn uitgewerkt. Als aanbeveling geldt daarom dat de key controls apart gedetailleerd uitgewerkt volgens het 6 w model moeten worden een sneller individueel raadpleegbaar moeten zijn. Om tot procesgerichte controle over te kunnen gaan zullen we samen met de organisatie op zoek moeten naar een juiste inrichting die toekomstbestendig is. Hier zal VIC aansluiting zoeken met de procesmanager die sinds 1 augustus actief is. De opdracht die ligt bij de procesmanager is om inzicht te krijgen in de volwassenheid van de processen en ondersteuning te bieden aan de proceseigenaren en –beheerders binnen de BAR-organisatie. Als organisatie staan we nu voor de opgave om procesmanagement stapsgewijs verder te ontwikkelen en te borgen. Procesmanagement is nog in opbouw en de capaciteit is beperkt. Voor nu is het goed om per cluster inzicht te krijgen in de volwassenheid van de processen. Een proces is volwassen als het in staat is van continu verbetering (fase 5). Daaraan voorgaand liggen groeifases:    

Fase 1: processen zijn onvoorspelbaar (brandjes blussen, ad hoc), Hier stapelen risico’s zich op en groeit de inefficiëntie. Fase 2: processen worden gezien als eenmalige projecten (planmatige beheersing) Fase 3: processen zijn standaarden Fase 4: porcessen worden gemeten en gecontroleerd

Op dit moment zijn wij vanuit concern control aangesloten bij verschillende clusters om processen in kaart te brengen. De vastlegging van de processen is in samenwerking met i-Advies. Wij bieden begeleiding bij de proceseigenaren en –beheerders en halen informatie op uit de gesprekken om een inschatting te maken in de mate van procesvolwassenheid. Door de huidige staat uit te drukken en te laten inspireren door resultaten in verbeterprojecten moedigen wij verbetering in de groeifases aan. Daarnaast wordt er door de procesmanager trainingen verzorgd aan proceseigenaren en – beheerders om hun handvaten te geven procesgericht te organiseren. Zodra de uitkomsten hiervan bekend zijn zullen we vanuit Concerncontrol beoordelen welke vervolgstappen noodzakelijk zijn.

16

6. Bijlage 2 - De 3LM De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de gemeente op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten: de eerste lijn is betrokken bij de operationele kernactiviteiten van de gemeente. Ze zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van efficiënte en effectieve processen terwijl ze rekening houden met risico’s en controles. - Risico-identificatie: dit omvat het herkennen van operationele, financiële, regelgevings- en reputatierisico’s. - Risicobeheersing: het beheersen van de geïdentificeerde risico’s. - Rapportage: de eerste lijn moet regelmatig rapporteren over de status van de risico’s en controles aan hoger management en de tweede verdedigingslinie. De tweede lijn vanuit de gemeente bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie.

Ze bewaken ook en beoordelen risicoexposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies: de tweede lijn biedt richtlijnen en advies aan de eerste lijn bij identificeren, beoordelen en beheren van risico’s. Ze helpen bij het interpreteren van beleidsregels en het implementeren van effectieve controles. - Risicobeheersing: het beheersen van geïdentificeerde risico’s door de eerste en tweede lijn. - Risicomonitoring: het analyseren van de effectiviteit van beheersmaatregelen en controleren of de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. - Compliance monitoring: de tweede lijn zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan relevante wetten, regelgeving en industrienormen. De kwaliteitsmedewerkers volgen veranderingen in de regelgeving en zorgen ervoor dat de organisatie zich aanpast aan de nieuwe vereisten. - Interne control: de interne controle wordt ingericht door de tweede lijn. De IC zorgt ervoor dat de activiteiten en operaties van de gemeente effectief worden beheerd, de financiële rapportage accuraat is en de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Verbinding tussen alle drie de lijnen: de tweede lijn heeft een coördinerende rol tussen de eerste en derde lijn. Door verbinding te creëren wordt de communicatie en samenwerking tussen de verschillende functies vergemakkelijkt.

De derde lijn bevindt zich niet binnen de gemeente, maar binnen de nieuwe BARorganitatie. De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de

17

eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller binnen de gemeente. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken: de derde lijn voert startgesprekken voor processen die mee worden genomen in de Verbijzonderde Interne Controle. Tijdens de startgesprekken worden eventuele veranderingen in het proces besproken en vragen gesteld. Daarnaast worden er afspraken gemaakt over de werkzaamheden voor Interne Controle en de daarop volgende Verbijzonderde Interne Controle. - Risicobeoordeling: de derde lijn beoordeelt de effectiviteit van het risicobeheersysteem en identificeert eventuele tekortkomingen of gebieden die aandacht vereisen. Ze kunnen nieuwe of opkomende risico's identificeren en aanbevelingen doen voor verbetering. - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle: De derde lijn is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle en rapporteert de bevindingen aan de controller van de gemeente. - Advies: de derde lijn geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de eerste en tweede lijn. - Rapportage: de derde lijn rapporteert de bevindingen en aanbevelingen aan het controller van de gemeente. Deze rapporten bieden inzicht in de effectiviteit van risicobeheer en interne controle. In een plaat weergegeven zien de drie verdedigingslinies er na 1 januari 2024 er als volgt uit.

Waaruit het onderscheid gaat blijken tussen de eerste en de tweede lijn binnen de gemeente en een onafhankelijk derde lijn vanuit de nieuwe BAR-organisatie.

18