Frauderisico analyse 2023 Albrandswaard.pdf

Opzet fraude- en integriteitsrisico’s analyse In iedere organisatie doen zich integriteitsrisico’s voor. Soms leidt dat zelfs tot integriteitsinbreuken. Een deel daarvan is te voorkomen door de weerbaarheid van de organisatie te verhogen. Dat kan op verschillende manieren en niveaus. Om de aandacht voor de integriteit en de weerbaarheid van de openbare sector te bevorderen, heeft de wetgever wetgeving vastgesteld (Ambtenarenwet 2017). Dat heeft de BAR-organisatie ertoe aangezet om organisatorische maatregelen te nemen. In december 2021 heeft het dagelijks bestuur het document Risicoanalyse Fraude en Integriteit vastgesteld (GreenValley nummer 421027). Dit document geeft inhoud aan de begrippen als fraude, de fraudediamant frauderisicoanalyse en de rol van ons integraal risicomanagement als het gaat om preventie, herkennen en signaleren. Preventie door communicatie is cruciaal belang in het voorkomen van het plegen van frauduleus handelen. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten richten wij ons op de hieronder genoemde kwetsbare werkgebieden en/of activiteiten. Het gaat om veelvoorkomende kwetsbaarheden. Het overzicht is niet uitputtend en kan eventueel nog worden aangevuld.

Het grootste risico binnen een organisatie is en blijft de mens. Risicobewustzijn begint aan de top. Bespreken van risico’s is geen taboe. Met elkaar in gesprek zijn helpt. Om de risico’s beter beheersbaar te maken is het van groot belang ons te richten op het individu. Binnen kwetsbare werkgebieden zijn het de specifieke functionarissen die de kwetsbaarheid verhogende factor vormen. Beslissingen genomen vanuit het individu zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder richten we ons op het individu/ de functionaris.

Extra alert tijdens de reorganisatie Tijdens de komende periode is extra alertheid noodzakelijk. Collega’s onderling, leidinggevenden en de directie zullen alert moeten zijn, in gesprek met elkaar en bewust van de risico’s. Er is verloop, er wordt veel gebruik gemaakt van inhuur van personeel, ook op kwetsbare posities. Niet elke positie wordt ingevuld waardoor risico’s ontstaan in het wegvallen van voldoende functiescheiding. Juist nu het gesprek over fraudealertheid voeren

betekent dat we ons bewust zijn van de risico’s. Het gesprekvoeren zorgt gevoelsmatig minder ruimte om te frauderen.

Voorbeelden/ ontwikkelingen Hieronder treft u een aantal actuele voorbeelden van optredende risico’s die de media hebben gehaald. Dit lijkt allemaal ver van ons bed, maar onderstaande risico’s zouden zomaar ook in de BAR-organisatie plaats kunnen vinden. Binnen elke organisatie hebben we te maken met de factor mens. Niet geheel toevallig één van de grootste risico’s die wij kennen. Los van onderstaande voorbeelden moet er bij fraude wel sprake zijn van het feit dat de medewerker doelbewust bezig is en er zelf voordeel van heeft.

Informatiebeveiliging en privacybescherming Fraudevoorbeelden Zorgfraude 30-6-2020 is gepubliceerd dat er in 2021 457 signalen van zorgfraude zijn binnengekomen over 379 zorgaanbieders. Dit meldt het Informatie Knooppunt Zorgfraude (IKZ). Opvallende fenomenen bij deze meldingen zijn het niet leveren van zorg, kwaliteit van zorg is in het geding, veiligheid van de cliënt is in het geding of er wordt misbruik gemaakt van de cliënt. Faillissement van de zorgaanbieder die vervolgens opduikt met een nieuwe zorgorganisatie en daar dezelfde modus operandi gebruikt. Meer informatie is te vinden in het rapport “Signalen fraude in de zorg 2021” van het IKZ. 19-4-2022 De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft in Zaandam en Utrecht drie mensen aangehouden die verdacht worden van fraude met persoonsgebonden budgetten (pgb). Twee van hen werken bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de instantie die de budgetten uitkeert. Voorbeelden van datalekken Het veroorzaken van een datalek is simpel, soms zo simpel dat het goed is hiervoor binnen de organisatie aandacht te vragen. Onze kopieerapparaten staan buiten de afgeschermde zones, niet allemaal natuurlijk, maar behoorlijk wat van die apparaten zijn voor iedereen benaderbaar die zichzelf toegang verschaft tot een gebouw.

Daarbij hebben we het allang niet meer over 3 gemeentehuizen en een gemeentewerf, maar over zeker 20 gebouwen waar medewerkers werkzaam kunnen zijn en waar ook geprint wordt. Een paar voorbeelden zijn de Waterpoort, De Kruidentuin enz.. Een print laten liggen, een print die niet uit het apparaat komt voordat papier is bijgevuld en dan gevonden wordt door de eerstvolgende printer of toevallige voorbijganger. Het zijn kleine dingen, maar kunnen grote gevolgen hebben. In 2023 komt dit nog steeds voor. Het niet wegstoppen van papier bij vertrek van de werkplek is in feite ook een datalek. Flexplekken maken het mogelijk dat elke willekeurige medewerker op zo’n plek inlogt. Maar wat heeft die medewerker te maken met een grondexploitatie of gegevens van een investeerder? Het nonchalant omgaan met phisingmails, een thuiswerkplek, een laptop, telefoon e.d.. Onzorgvuldig privégebruik van telefoon en laptop. Binnen onze organisatie worden (vermoedens van) datalekken, zaken over informatiebeveiliging en privacy gemeld.

Fraude- en integriteitsrisico’s BAR organisatie Proces 1 Algemene Uitkering Gemeentefonds

2 BTW compensatiefonds

VPB

3 Grafrechten

4 Grondexploitaties

5 Heffingen – (SVHW)

6 Huren/overige inkomsten

7 Inkoop en aanbesteding (incl. inhuur)

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Ministerie BZK stuurt Beïnvloeden van indicatoren die IC op indicatoren (zowel inhoud als (minimaal) 3x per jaar een de hoogte van de uitkering procedure): circulaire m.b.t. mutaties bepalen.  Financiën is verantwoordelijk voor de uitkeringen gemeentefonds. juistheid en volledigheid van de Daarnaast worden regelmatig indicatoren. overzichten per gemeente  Concerncontrol voert steekproeven verstrekt. uit (actie: opstellen checklist). Intern worden  Proces van controle is geborgd in de (tussen)rapportages opgesteld VIC. waarin de financiële gevolgen van de circulaires zijn verwerkt. Begrotingsfonds waaruit Onrechtmatige fiscale  Afstemmen mengpercentage met de gemeenten en provincies constructies, danwel het niet fiscus is een doorlopend proces. worden gecompenseerd voor juist, tijdig en/of volledig doen  Inrichten Taks Control Framework een belangrijk deel van de door van aangiften. (TCF: intern fiscaal controlesysteem). hen betaalde omzetbelasting Heeft de aandacht nog nodig. (btw).  Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (is breder dan BTW compensatiefonds).  Regelmatige afstemming met belastinginspecteur.  Kennis up-to-date bij betrokken medewerkers!  (Tone at the top) Gesprekken DHT met de belastingdienst. De wetgever beoogt om extra Beïnvloeden van de cijfersIC op indicatoren (zowel inhoud als belasting te heffen op drukken van de winst. proces): ondernemen.

De  Zie uitgebreide fiscale kalender met vennootschapsbelasting is een controle punten. belasting over de belastbare  Proces van controle is vanaf 2023 winst in een boekjaar. geborgd in de VIC. Het uitvoeren van de heffing Onjuiste aanslag grafrechten,  Controle sub- versus en invordering van graf- en bijv. als gevolg van het hoofdadministratie plus begraafrechten onjuist/niet registreren van steekproeven. ’begrafenisproducten’.  Tarieven invoeren middels vier ogenprincipe (combinatie van vakafdeling/financiën).  Geborgd in de VIC. Het uitvoeren van een Risico’s o.a. bij  Geborgd in de VIC. grondaankoop door de onderhandelingen en  Geborgd in de Bibob. gemeente. (plus aanbesteding. ingebruikname/exploitatie) Risico van witwassen gelden bij verkoop van gronden. OZB, afvalstoffenheffing, Heffing en invordering is  Verantwoordelijkheid voor voldoende rioolheffing, hondenbelasting, uitbesteed. beheersmaatregelen ligt bij reinigingsrechten (verantwoording middels opdrachtnemer. accountantsverslag)  Geen frauderisico; aanslagregeling buiten eigen organisatie.  Verhuur diverse sport/culturele Risico op oneigenlijke verhuur.  Leegstandscontrole, functiescheiding accommodaties. 'Vergeten' verhuringen (geen verhuur/facturatie, verbandscontroles contract). verhuurbare locaties en ontvangen Illegaal doorverhuren. huuropbrengsten, contractbeheer.

Onvolledige registratie van het  Geborgd in de VIC. vastgoed. In 2018 is de nieuwe afdeling Vastgoedbeheer ontstaan. Taken van verschillende afdelingen zijn bijeen gebracht. Het behandelen van de inkoop a) Belangenverstrengeling  a), b) en c) Interne procedures zijn van producten en diensten. b) Privé inkopen aanwezig, bekend bij betrokkenen en Het integer omgaan met c) Eigen worden nageleefd (checklist informatie van inscrhijvers. bevoordeling/zelfverrijking aanwezig, maar het is de vraag of d) Bewust afwijken van EU deze volledig is en ook wordt aanbestedingsregels, bijv.

Proces

Betreft

8 Kosten/facturen

Het behandelen van facturen van crediteuren.

9 Leerlingenvervoer

Het beoordelen van een aanvraag voor leerlingenvervoer

Fraude- integriteitsrisico's

door het versnipperen van opdrachten. e) Bewust afwijken van lokale  regelgeving  Voldoende geborgd in checklist.  Verwijderen van een factuur.

toegepast). Steekproefsgewijze controle. Integrale controle via crediteurenscan is geborgd in de VIC. Geborgd in de VIC. De factuurafhandeling is volledig geborgd in de VIC. Aandacht moet er zijn voor de mogelijkheid facturen te verwijderen zonder dat dit duidelijk wordt gelogd.

a)

Functiescheiding behandelaar en degene die autoriseert is niet aan de orde nu hier sprake is van zelfbeslissers. Verbandscontroles worden onvoldoende tot niet uitgevoerd. Matchen van systemen vervoerder en gemeente is onzeker/ ontbreekt.

b) c) d)

e)

10 Leges KCC/ afhandeling contant geld

a)

b) c) 11 Spookfacturen

Naam – nummer controle IBAN Het vaststellen dat bankrekeningnummer en naam crediteur overeenkomen. 12 Prestatielevering Het vaststellen van feitelijke levering van dienst/ product op basis van gemaakte afspraken. Werken conform het mandaatbesluit. 13 Omgevingsvergunningen Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning.

14 Poortwachter WWB en aanvragen overige uitkeringen

15 Salarissen/lonen

16 Detacheringen

Beheersmaatregelen

Oneigenlijk toekennen van leerlingenvervoer. Onjuiste (of geen) eigen bijdragen. Onjuiste tarifering vervoerbedrijven. Onjuiste doelgroepen op factuur van leerlingenvervoer. Oneigenlijk vervoer van kinderen buiten de doelgroep. Onvoldoende scheiding tussen invoeren en controleren. Toepassen van onjuiste tarieven. Ontvreemden kasgelden.

Onverschuldige betaling van facturen

a)

b) c)

a)

Functiescheiding is voldoende aanwezig (check door Concerncontrol) b) Controle op juistheid in rekening gebrachte tarieven via vastlegging systeem (constanten) en is onderdeel van checklist. c) Kasprocedure is aanwezig. Steekproefsgewijze interne controle op juiste naam-nummer combinatie. Geborgd in de VIC.

Onbevoegd betalen van Regeling budgethouderschap facturen. Spelregels prestatielevering Onjuiste betaling van facturen. Instructies op bar-plaza Onjuiste en onvolledige levering Geborgd in de VIC van diensten/ producten. a) Onjuiste berekening a) Voldoende geborgd in IC. tarieven. b) Voldoende geborgd in IC. b) Onbevoegd innen van c) Opnemen in checklist. leges.  Geborgd in de VIC. c) Onterecht verstrekken van vergunning. Het beoordelen van een WWB- a) Oneigenlijke toekennen of Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). en aanvraag overige afwijzen van een aanvraag. Geborgd in de VIC. uitkeringen via de gemeente. b) Misbruik van geldende regelingen. c) Onjuist of niet handhaven. Betalingen van lonen, a) In de personeels- en  Voldoende geborgd in IC (o.a. salarissen en declaraties en het salarisadministratie zijn checklist). verwerken van mutaties. personen opgenomen die  Geborgd in de VIC. niet in dienst zijn. b) Personeelsleden krijgen een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. c) Niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. Het proces van detachering van a) Het buiten het proces om  Proces is gedigitaliseerd en in personeel. medewerkers detacheren. Youforce verankerd.

Proces

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Onjuiste berekenen van de  Geborgd in de VIC. detacheringsvergoeding. c) Buiten het systeem om innen van de vergoeding. Het verkrijgen van inzicht in de Misbruik van de geldende  Voldoende geborgd in IC. financiële situatie van de cliënt regeling.  Geborgd in de VIC. teneinde te beoordelen of een (frauderisico ligt bij alle hulpverleningstraject gestart betrokken partijen) moet worden. Het beoordelen van een Oneigenlijk toekennen van  Voldoende geborgd in IC. aanvraag om subsidie. subsidies.  Geborgd in de VIC. Het sturen en beheersen van, Oneigenlijke financiële  Voldoende geborgd in IC (o.a. het verantwoorden over en het transacties. checklist). toezicht houden op: de  Geborgd in de VIC. financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Betreft beheer van de waarde Onttrekking documenten. Is volledig geborgd zoals opgenomen bij documenten. nummer 11. Het beoordelen van een Oneigenlijke toekenning en/of  Voldoende geborgd in IC (o.a. aanvraag voor een voorziening uitbetaling van WMO gelden. checklist). in het kader van de Wet  Geborgd in de VIC Maatschappelijke Ondersteuning. Dicht bij de burger tegen zo Onvoldoende oog voor de  Is er sprake van voldoende inzet van laag mogelijke kosten hulp en hulpvraag van de burger.

hulpverlening of is er sprake van ondersteuning bieden waar het Ondoorzichtige kostenreductie ten kosten van een moet. ketensamenwerking. hulpvraag?  Er wordt onvoldoende IC uitgevoerd binnen de afdeling. Dit dient te worden opgezet.  Er wordt geen VIC uitgevoerd vanuit Concerncontrol. Dit dient te worden opgezet. b)

17 Schulddienstverlening

18 Subsidies 19 Treasury

20 Voorraadbeheer bij Burgerzaken 21 WMO

22 Wijkteams

23 Toezicht en handhaving

24 Jeugdhulpverlening

De lokale overheid heeft belangrijke en unieke taken op het terrein van toezicht, controle, inspectie, opsporing. De opzet en uitvoering van deze taken raakt burgers en bedrijven en er kunnen grote belangen op het spel staan.

Ambtenaren die zich met deze processen bezighouden, kunnen in de verleiding komen om samen te spannen met belanghebbende burgers en/of bedrijven, maar zij zijn ook kwetsbaar voor intimidatie of beïnvloeding. Ondoorzichtige ketensamenwerking. Alle jeugd krijgt de Ondoorzichtige ondersteuning die noodzakelijk ketensamenwerking. is.



Grip op kwetsbare functies.



Is er voldoende zicht op de handel en wandel van gecontracteerde hulpverleners? Is er voldoende contractmanagement door accounthouders? Is er sprake van effectieve uitvoering? Kwetsbare functies met regelmaat detecteren, hiervoor is onvoldoende borging binnen de organisatie! Professionalisering van het goedeafsprakengesprek (voorheen functioneringsgesprek). Daadwerkelijk afspraken maken en vastleggen.



25 Beoordeling uitvoering functies

Bij het beoordelen van de Kwetsbare functies zijn kwetsbaarheid van een functie onvoldoende in beeld. Er is spelen de elementen tijd, onvoldoende bewustwording plaats en omstandigheden onder de medewerkers. belangrijke rollen. De We zijn ons onvoldoende weerbaarheid van een functie bewust van het maken van moet tegen die achtergrond afspraken over feitelijke worden afgezet. Wat vandaag verantwoordelijkheid en niet als een risico wordt gezien, nakomen daarvan. We spreken kan volgende week wel een elkaar onvoldoende aan. risico opleveren, maar ook de omgekeerde situatie kan zich voordoen. Verhoogde kwetsbaarheid van het individu.

  



Oog voor het welzijn van de medewerker.

Proces

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Invloed van privéomstandigheden op de uitvoering van een functie. 26 Informatiebeveiliging

27 Bestuurdersfraude

28 Fraude op kilometerstanden in het Wagenpark

Het betreft hier een breed Het lekken van data, het niet speelveld met betrekking tot tijdig melden van een lek met o.a. datalekken, het grote sancties tot gevolg. voorkomen van hacken en virussen. Het gaat om het maken van de best mogelijke keuzes op het gebied van beveiliging en de inrichting van aanverwante processen. Hier komen we in het spanningsveld tussen noodzaak en haalbaarheid (€). Wethouders/ raadsleden die Invloed van benaderd worden door burgers privéomstandigheden op de en bedrijven om iets geregeld uitvoering van een functie. te krijgen en daar zelf beter van worden. Of er niet zelf beter van worden, wel (onbedoeld en onjuist) overheidsmiddelen inzetten. Het wagenpark wordt ingezet Het privé gebruik van om diverse taken in de voertuigen tijdens de werkuren samenleving uit te voeren. Van en daarbuiten. straatvuil tot crisisorganisatie en van BOA tot strooiwagen.





  

Goed onderbouwde voorstellen. Afgewogen keuzes. Gedegen integriteitsonderzoek.



Toegangsbeheer op voertuigen door koppeling autosleutel aan tag van de medewerker. Procesaanpassing, autorisatie dienstauto via YouForce. Steekproefsgewijze Interne controle.

 

29 Wat mist u als bestuurder in deze opzet?

Noodzakelijke investeringen informatiebeveiliging en procesinrichting (Rollen, Taken en Verantwoordelijkheden). Het tijdig en juist afsluiten van verwerkersovereenkomsten, dit is nu nog een risico.