bijlage 2 Organisatieschema ambtelijk traject.pdf

Handreiking Omgevingsoverleg en Participatie bij marktinitiatieven (bron: VNG-Handreiking Participatie in relatie tot de omgevingstafel)

Een van de speerpunten van de Omgevingswet is om initiatiefnemers sneller duidelijkheid te geven over de haalbaarheid van plannen in de fysieke leefomgeving. Zowel het omgevingsoverleg als participatie spelen daarin een belangrijke rol. Deze handreiking geeft daarover uitleg. Zowel het Omgevingsoverleg, als participatie, zijn gericht op: het voorbereiden van een zo goed mogelijk afgewogen plan, dat binnen de wettelijke termijn kan worden beoordeeld. Het wezenlijke verschil tussen beide, is wie de regie en verantwoordelijkheid heeft:  

de initiatiefnemer voor de participatie met de omgeving; de gemeente voor de omgevingstafel.

Vijf stappen in het proces van marktinitiatieven De Intake Allereerst beoordeelt de gemeente of het initiatief wenselijk en passend is. Is het initiatief wenselijk? Dan kan de initiatiefnemer ervoor kiezen om het gesprek voort te zetten aan de omgevingstafel. Verkennen Principeplan – 1e Omgevingstafel Stap 2 is de samenwerking aan de omgevingstafel: daar bespreken de initiatiefnemer, adviseurs en betrokken overheidspartijen het initiatief. De gemeente bepaalt de spelregels van de omgevingstafel, maar de initiatiefnemer geeft inhoudelijk invuling. Er is dan ook een nauwe samenwerking in de voorbereiding van de omgevingstafel.

De gemeente ontwikkelt, beschermt de kwaliteit van de leefomgeving en houdt daarbij rekening met alle opgaven en belangen. Ze zorgt dat de inhoudelijke belangen bij elkaar worden gebracht via het proces Omgevingsoverleg.

De 1e omgevingstafel staat in het teken van verkennen en definiëren van de kaders en randvoorwaarden. De resultaten leggen we vast in de memo Omgevingstafel. In deze fase kan het voorstel ook beeldvormend in de raadscommissie worden besproken. Beslist het bestuur positief over het principeplan? Dan sluiten we een startovereenkomst. Daarin spreken we af hoe we samenwerken, welk proces we doorlopen en welke kosten daaraan verbonden zijn.

Het Omgevingsoverleg is bedoeld voor ideeën de ideeën met redelijk tot grote impact op de omgeving. Bepalend voor mate van impact zijn:

Onderzoeken Globaal ontwerp – 2e Omgevingstafel

   

de invloed van het initiatief op de omgeving; de maatschappelijke aandacht; de meerwaarde voor de samenleving en/of de ruimtelijke kwaliteit; de mate van hinder voor de omgeving.

De omgevingstafel is onderdeel van het proces. Het is een informeel, maar niet vrijblijvend overleg, waar de initiatiefnemer vrijwillig aan deelneemt. Bij de omgevingstafel komt alle expertise bij elkaar, wordt de benodigde informatie met andere overheden en partners gedeeld en wordt het voorgenomen initiatief beoordeeld. Dit levert de initiatiefnemer, als alles goed gaat, stapsgewijs een passend ontwerp en uiteindelijk, de gevraagde vergunning op.

Deze stap richt zich op het verder uitwerken en goed ruimtelijk onderbouwen van het initiatief. Daarmee onderzoeken we de haalbaarheid van het initiatief (o.a. ruimtelijk, beleidsmatig en financieel). Ook de opgehaalde reacties uit de door initiatiefnemer gevoerde dialoog met de omgeving komen aan de orde. Het globaal ontwerp wordt getoetst aan de tijdens de 1e omgevingstafel opgehaalde kaders en randvoorwaarden. Onderzoeken Definitief Ontwerp – 3e Omgevingstafel Tijdens de 3e omgevingstafel staat het definitief ontwerp en de onderbouwing daarvan centraal (inclusief onderzoeken). Uiteindelijk werken we in deze stap naar een ontwikkelingsovereenkomst. Als er ambtelijk en politieke consensus is over het initiatief is de verwachting dat de afhandeling van de aanvraag soepel zal verlopen. Vergunnen en Realiseren In deze fase doorlopen we de voor het initiatief benodigde procedure en ontvangt initiatiefnemer een vergunning. Daarna kan het initiatief daadwerkelijk gerealiseerd worden. Over de aanleg van de buitenruimte zijn in de anterieure overeenkomst (indien nodig) afspraken gemaakt. We controleren of deze aanleg goed en volgens de gemaakte afspraken gebeurd.

Omgevingsoverleg

Vergunnen

Realiseren

Intake IDEE

Verkennen PRINCIPEPLAN

Onderzoeken ONTWERP

AANVRAAG/ PROCEDURE

UITVOERING

Idee Initiatiefnemer

Initiatiefnemer stelt Principeplan op

Initiatiefnemer werkt Globaal Ontwerp uit

initiatiefnemer dient aanvraag in, inclusief Verslag Omgevingsdialoog

initiatiefnemer realiseert zijn initiatief

Opzet Omgevingsdialoog

Omgevingsdialoog Verkennen wensen

Omgevingsdialoog over Globaal Ontwerp

Start procedure BOPA of Wijziging Omgevingsplan

Initiatiefnemer informeert omgeving over werkzaamheden

Selectieteam - Filtert uit alle aanvragen de ideeën met redelijk tot grote impact

Verkennende Omgevingstafel

Omgevingstafel over Globaal Ontwerp

Optie BOPA - Extra raadpleging omgeving bij twijfel over Omgevingsdialoog

Bij aanpassing van de openbare ruimte in overleg met Gemeente

Intaketeam - Adviseert over de wenselijkheid van het idee

Besluit om verdere haalbaarheid te onderzoeken startovereenkomt

Initiatiefnemer werkt Definitief Ontwerp uit

Besluit op Omgevingsplan of BOPA

Controle uitvoering

Omgevingsdialoog over Definitief Ontwerp + verslag

Informeren appellanten Informeren Omgeving Regie door Gemeente

Omgevingstafel over Definitief Ontwerp

Besluit om benodigde procedure te starten ontwikkelingsovereenkomst

Bezwaar en/of Beroep

Regie door Initiatiefnemer Regie Gemeente, maar input van initiatiefnemer

Processchema Omgevingsoverleg en Participatie

De Omgevingswet zegt over participatie: ‘het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden bij het proces van besluitvorming over een project of activiteit’. Participatie is een aanvraagvereiste bij omgevingsvergunningen en in sommige gevallen zelfs verplicht.

Producten over de participatie Om te zorgen voor een goede wisselwerking tussen het participatieproces van de initiatiefnemer en het proces Omgevingsoverleg, zijn een aantal producten belangrijk. Opzet Omgevingsdialoog door initiatiefnemer

Vooral bij complexe initiatieven gaat het om veel verschillende partijen en verschillende, vaak tegenstrijdige belangen. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners. In een goed participatieproces komen alle wensen, suggesties, meningen en zorgen van belanghebbenden op tafel. Door bezwaren, maar ook ideeën, te bespreken verbetert het plan en kan het draagvlak voor het plan vergroten. Participatie is vormvrij, maar niet vrij van eisen. Vormvrij betekent dat de initiatiefnemer zelf beslist hoe hij zijn participatieproces inricht. Voor de wijze waarop hij dat doet zijn de specifieke kenmerken van het project of activiteit en de omgeving van belang. De participatie-inspanning van de initiatiefnemer moet dus in verhouding zijn (proportioneel) ten opzichte van de aangevraagde activiteit. Hoe ingrijpender een initiatief is voor de omgeving, hoe uitgebreider de initiatiefnemer participeert. Denk aan het initiatief als een steentje dat de initiatiefnemer in het water gooit. Een grote steen veroorzaakt veel meer rimpels in het water dan een kleine steen. Dit betekent dat het plan dus op een groter gebied en meer mensen invloed heeft. Daarom is de participatie uitgebreider. Uitgebreider participeren kan ook betekenen vaker participeren. Participeren is dan een terugkerend onderdeel in het proces van het marktinitiatief.

Wanneer een initiatiefnemer een idee voorlegt aan de gemeente, voorziet hij deze van een opzet voor de omgevingsdialoog. Aandachtspunten in deze opzet zijn bijvoorbeeld: -

op wie of welke partijen heeft het idee invloed (analyse); waarover is participatie gewenst, en waarover ook niet; op welke manieren en op welke momenten krijgt de participatie vorm.

In de eerste stap van het Omgevingsoverleg, de Intake, kan de gemeente hier dan op reageren en extra tips en adviezen meegeven. Er is een format voor de opzet beschikbaar. Verslag Omgevingsdialoog door initiatiefnemer In een verslag beschrijft initiatiefnemer de participatie. Met wie is gesproken, welke belangen zijn in deze gesprekken opgehaald, hoe zijn deze belangen gewogen en op welke manier zijn deze verwerkt in het plan (of juist niet verwerkt). Dit verslag groeit gedurende het proces. Participeren is namelijk geen eenmalige inspanning, maar een terugkerend onderdeel in het proces. Beoordelen van participatie door gemeente De gemeente weegt alle belangen bij het nemen van een besluit, dus ook die van belanghebbenden. De Omgevingsdialoog van initiatiefnemer is daarbij dus heel belangrijk. Voor het beoordelen van participatie gebruikt de gemeente de NEN-Whitepaper ‘Participatietrajecten, Indicatoren voor het toetsen van de kwaliteit in drie stappen’ van januari 2023. Bij onvoldoende beeld van de verschillende belangen kan de gemeente geen goed besluit nemen. In zo’n geval kan de gemeente besluiten de belangen zelf te inventariseren. De behandeltermijn wordt daardoor langer.

Omgevingsoverleg Verkennen initiatief

Vergunnen

Verkennen PRINCIPEPLAN

Intake IDEE

Onderzoeken ONTWERP

Initiatiefnemer

Omgevingsdialoog

Omgevingsdialoog

AANVRAAG/ PROCEDURE

Omgevingsdialoog

Idee Ook over Omgevingsdialoog

Realiseren

UITVOERING

Informeren Omgeving

Informeren Omgeving

Aanvraag met verslag Omgevingsdialoog Principeplan

Globaal Ontwerp

Definitief Ontwerp

Besluit

Bouwwerkzaamheden

Besluit

Einde

Besluit

Bezwaar/beroep

Gemeente

Selectieteam

De afbeelding k an niet worden weergegev en.

Participeren is geen eenmalige inspanning, maar een terugkerend onderdeel in het proces, net als de omgevingstafels. Het wezenlijke verschil tussen beide is wie

Intaketeam

de regie en verantwoordelijkheid heeft: Omgevingstafel 3

Omgevingstafel 1

Omgevingstafel 2

Optie BOPA - Extra raadpleging Omgeving bij twijfel over Omgevingsdialoog

-

de initiatiefnemer voor het participatieproces;

-

de gemeente voor het proces van de omgevingstafel.

Verbeelding Omgevingsoverleg en Participatie