Besluit AW Rechtmatigheidsdocumenten 2025.pdf

RAADSBESLUIT Onderwerp: Rechtmatigheidsdocumenten 2025

Gemeenteraad: 16 december 2024

Zaaknummer: 2024-091401

De raad van de gemeente Albrandswaard; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 12 november 2024;

BESLUIT: 1. Het Controleplan VIC 2025, na aanvulling van onderwerpen vanuit de Auditcommissie, vast te stellen. 2. Het Normenkader 2025 vast te stellen.

Aldus besloten in de vergadering van de gemeenteraad Albrandswaard van 16 december 2024.

Voorstel Onderwerp: Rechtmatigheidsdocumenten 2025

Portefeuillehouder Mario Bianchi

College van burgemeester en wethouders 12 november 2024

Zaaknummer 2024-091401

Openbaar

E-mailadres opsteller: m.blijenburg@albrandswaard.nl

Geadviseerd besluit 1. Het Controleplan VIC 2025, na aanvulling van onderwerpen vanuit de Auditcommissie, vast te stellen. 2. Het Normenkader 2025 vast te stellen.

Raadsvoorstel Inleiding Inmiddels is de werkwijze rondom de controle en de opstelling van de rechtmatigheidsverantwoording ingebed in het proces van de jaarrekening controle. Dat betekent dat het College inhoudelijk verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording die het College afgeeft wordt opgenomen in de (concept)jaarrekening. De verklaring over de rechtmatigheid wordt gebaseerd op onder andere vaststelling van juiste werking van uitvoeringsprocessen, (verbijzonderde) interne controles en audits. Het College laat voorafgaand aan het boekjaar het controleplan VIC 2025 vaststellen door de Raad. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. De Raad heeft, vanuit de Auditcommissie van 14 oktober jl., daadwerkelijk toetsingsnormen toegevoegd. Het controleplan 2025 gaat in op maatschappelijk verantwoord ondernemen en vult een VIC in over Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). Het College laat ook voorafgaand aan het controlejaar het Normen- en toetsingskader 2025 vaststellen door de Raad. Beoogd effect Wat we willen bereiken is een correcte invulling van het proces van Rechtmatigheidsverantwoording, waarin processen beheerd en beheerst worden.

Argumenten 1.1 Vaststelling is noodzakelijk om de VIC 2025 uit te kunnen voeren. De Raad bepaalt, met ingang van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording, de controlepunten waarop het College toetst aan de hand van het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. Met het vaststellen van het controleplan VIC 2025 zijn de meest materiële processen vanuit financieel oogpunt gedekt. 1.2 De Auditcommissie heeft van de gelegenheid gebruikgemaakt om controlepunten toe te voeren. Er komt in 2025 een extra VIC met betrekking tot Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). 2.1 Het Normenkader 2025 dient door de Raad jaarlijks te worden vastgesteld. Overleg gevoerd met Accountant, Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner en de Auditcommissie. Kanttekeningen 1.1 Bij het niet uitvoeren van VIC stagneert de kwaliteitsverbetering van processen. Uit de rapportages blijkt dat kwaliteitsverbetering nog steeds aan de orde is. Het gaat niet alleen om verbetering van processen en procedures, ook verbetering van houding en gedrag in de uitvoering is en blijft aan de orde. 1.2 Het ontbreken van IC en VIC zorgt er voor dat het college geen onderbouwing heeft voor de rechtmatigheidsverantwoording.

IC en VIC is een sturingsinstrument voor het college, als dit ontbreekt zal de account zelf rechtmatigheidsonderzoek moeten doen om te komen tot een verklaring bij de jaarrekening. 2.1 Indien de Raad het Normenkader 2025 niet vaststelt, heeft de accountant geen basis/richtlijn voor hun controle. Uitvoering/vervolgstappen Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

Voorstel

Inleiding Inmiddels is de werkwijze rondom de controle en de opstelling van de rechtmatigheidsverantwoording ingebed in het proces van de jaarrekening controle. Dat betekent dat het College inhoudelijk verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording die het College afgeeft wordt opgenomen in de (concept)jaarrekening. De verklaring over de rechtmatigheid wordt gebaseerd op onder andere vaststelling van juiste werking van uitvoeringsprocessen, (verbijzonderde) interne controles en audits. Het College laat voorafgaand aan het boekjaar het controleplan VIC 2025 vaststellen door de Raad. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. De Raad heeft, vanuit de Auditcommissie van 14 oktober jl., daadwerkelijk toetsingsnormen toegevoegd. Het controleplan 2025 gaat in op maatschappelijk verantwoord ondernemen en vult een VIC in over Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). Het College laat ook voorafgaand aan het controlejaar het Normen- en toetsingskader 2025 vaststellen door de Raad. Beoogd effect Wat we willen bereiken is een correcte invulling van het proces van Rechtmatigheidsverantwoording, waarin processen beheerd en beheerst worden. Argumenten 1.1 Vaststelling is noodzakelijk om de VIC 2025 uit te kunnen voeren.

De Raad bepaalt, met ingang van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording, de controlepunten waarop het College toetst aan de hand van het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. Met het vaststellen van het controleplan VIC 2025 zijn de meest materiële processen vanuit financieel oogpunt gedekt. 1.2 De Auditcommissie heeft van de gelegenheid gebruikgemaakt om controlepunten toe te voeren. Er komt in 2025 een extra VIC met betrekking tot Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). 2.1 Het Normenkader 2025 dient door de Raad jaarlijks te worden vastgesteld. 3.1 Afgesproken is dat de Raad 2 x per jaar wordt geïnformeerd over de (half)jaarlijkse VIC resultaten middels een raadsinformatiebrief en rapportage. Overleg gevoerd met Accountant, Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner en de Auditcommissie. Kanttekeningen 1.1 Bij het niet uitvoeren van VIC stagneert de kwaliteitsverbetering van processen. Uit de rapportages blijkt dat kwaliteitsverbetering nog steeds aan de orde is. Het gaat niet alleen om verbetering van processen en procedures, ook verbetering van houding en gedrag in de uitvoering is en blijft aan de orde. 1.2 Het ontbreken van IC en VIC zorgt er voor dat het college geen onderbouwing heeft voor de rechtmatigheidsverantwoording.

IC en VIC is een sturingsinstrument voor het college, als dit ontbreekt zal de account zelf rechtmatigheidsonderzoek moeten doen om te komen tot een verklaring bij de jaarrekening. 2.1 Indien de Raad het Normenkader 2025 niet vaststelt, heeft de accountant geen basis/richtlijn voor hun controle. Uitvoering/vervolgstappen Bij de jaarrekening moet de rechtmatigheidsverantwoording worden opgesteld welke onderdeel moet uitmaken van jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld conform de vigerende wet- en regelgeving. Financiële informatie Niet van toepassing. Juridische zaken Het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet via de geldende juridische kaders waarin de voorliggende stukken voorzien.

Duurzaamheid Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Control jaarplan VIC 2025 Albrandswaard .pdf Normenkader Albrandswaard 2025.pdf Albrandswaard VIC rapportage 1e halfjaar 2024.pdf 2024-091401Raadsinformatiebrief 1e halfjaarrapportage 2024 VIC.pdf 2024-091401 Raadsbesluit Rechtmatigheidsdocumenten 2025