57. 2025-067432 Raadsvoorstel Nota Overhead 2025.pdf

Voorstel Onderwerp: Nota Overhead 2025

Portefeuillehouder Mario Bianchi Opsteller: Tempelman Peter

College van burgemeester en wethouders 23 september 2025

Zaaknummer 2025-067432

Openbaar

Geadviseerd besluit 1. De Nota overhead 2025 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025 vast te stellen.

Raadsvoorstel Inleiding De commissie BBV heeft de notitie overhead 2023 gepubliceerd. Hierin wordt opgeroepen beleid op te stellen om overhead toe te rekenen. Uitgangspunt daarbij is dat zoveel mogelijk aan de primaire taken moet worden toegerekend. Deze regelgeving gaat vanaf begrotingsjaar 2025 in. Deze uitgangspunten zijn verankerd in deze nota overhead 2025. Met deze aanpassingen is voldaan aan de aanbeveling om de uitgangspunten door de gemeenteraad te laten vaststellen. Beoogd effect Het vaststellen van de kaders voor het toerekenen van overhead met ingang van begrotingsjaar 2025 waarmee is voldaan aan de aanbeveling van de commissie BBV in de notitie overhead 2023. Argumenten 1.1 De commissie BBV beveelt aan de uitgangspunten voor het toerekenen van overhead door de gemeenteraad te laten vaststellen. Middels vaststelling van deze nota wordt hieraan invulling gegeven. Overleg gevoerd met Portefeuillehouder financiën, afdeling Financiën, concern-controller Kanttekeningen N.v.t. Uitvoering/vervolgstappen N.v.t. Financiën N.v.t. Inclusiviteitstoets N.v.t. Communicatie/participatie na besluitvorming N.v.t.

Bijlagen 1. Nota overhead 2025.docx

2/3

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Nota Overhead 2025

Zaaknummer:

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 23 september 2025, gelet op

;

BESLUIT: 1. De Nota overhead 2025 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025 vast te stellen.

3/3

NOTA OVERHEAD 2025

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................. 2 A. Inleiding ..................................................................................................................... 3 1. Opbouw nota .................................................................................................... 3 B. Positie binnen de kaders ........................................................................................... 3 C.

Definitie van overhead ...................................................................................... 4 1. Nader uitgangspunt........................................................................................... 4

D.

Nadere toerekening overhead ........................................................................... 4

E. Inwerkingtreding en ondertekening ........................................................................... 5

Gemeente Albrandswaard- NOTA OVERHEAD 2025

2

A. Inleiding Voor u ligt de Nota Overhead 2025 van de gemeente Albrandswaard. De Commissie BBV heeft de Notitie Overhead uit 2016 geactualiseerd. De nieuwe notitie gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip ‘overhead’ zoals voorgeschreven in artikel 1 van het Besluit Begroting en Verantwoording (‘BBV’). Daarnaast wordt hierin duiding gegeven aan de onderwerpen die in directe relatie met de overhead staan. De geactualiseerde notitie van de commissie BBV geeft verder een overzicht van de regelgeving inzake de overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. Deze geactualiseerde notitie overhead van de commissie BBV is van toepassing vanaf begrotingsjaar 2025. De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van overhead uit te werken in een gemeentelijk beleidsdocument. Om bij deze aanbevelingen aan te sluiten is de nu voorliggende Nota Overhead 2025 gemeente Albrandswaard opgesteld.

1. Opbouw nota In deel B positioneren we deze nota binnen het geheel van wettelijke en lokale kaders. In deel C beschrijven we de definitie van overhead. In deel D beschrijven we de uitgangspunten van de toerekening van overhead in relatie tot afdelingen. In deel E beschrijven we hoe de uitwerking van overhead plaatsvindt.

B. Positie binnen de kaders Voor gemeenten is Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de daar bijhorende uitgebrachte notities door de commissie BBV en de vraag en antwoord rubriek leidend voor verslaggeving bij gemeenten. Naast het BBV schrijft de gemeentewet voor dat de raad beleid vaststelt hoe om te gaan met financieel beheer. Deze twee lijnen komen samen in Nota’s van de gemeente. Het BBV vraagt om keuzes te maken in de notitie Overhead 2023, middels deze nota Overhead wordt voor de gemeente Albrandswaard uiting gegeven aan deze nadere uitleg.

Gemeentewet

Besluit Begroting en Verantwoording

Artikel 212 Financiële verording Albrandswaard

Notitie Overhead 2023

Nota Overhead 2025 Albrandswaard

Gemeente Albrandswaard- NOTA OVERHEAD 2025

3

C. Definitie van overhead Volgens de notitie overhead 2023 van de commissie BBV luidt als volgt: Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Om dit te duiden kan de definitie beter omgekeerd worden uitgelegd: Zoveel mogelijk kosten moeten direct toegerekend worden op de taakvelden. Hiervoor dient wel een systematiek gevolgd te worden. De notitie Overhead 2023 van de commissie BBV sluit aan bij de PIOFACH 1 taken. In deze nota overhead sluiten we daarbij aan. De systematiek om hiertoe te komen wordt middels deze nota uitgewerkt.

1. Nader uitgangspunt In aansluiting met de notitie overhead 2023 van de commissie BBV, is er in deze nota bewust een uitwerking gegeven van uitgangspunten en niet van de exacte toerekening. Dit stelt de gemeente in staat om in lijn met de notitie overhead 2023 van de commissie BBV en de hierboven gegeven definitie bij te sturen en daarmee het beste inzicht te geven. Door de uitgangspunten vast te stellen, kan dit zolang binnen de uitgangspunten gehandeld wordt. Indien exacte bedragen of toerekeningen opgesteld worden zou middels aanpassing van deze nota de toerekening aangepast kunnen worden.

D. Nadere toerekening overhead PIOFACH wordt volgens de volgende uitgangspunten verdeeld: • Loonlasten van functies in het PIOFACH domein; Periodiek wordt de taakvelden uitvraag gedaan onder teamleiders. Deze uitvraag is leidend voor de verdeling van de loonkosten naar taakvelden. Onderdeel hiervan is het taakveld overhead. • ICT lasten van de PIOFACH-systemen; Deze kosten zijn meegenomen onder de uitbestedingslasten. Alle ICT lasten ten behoeve van PIOFACH taken is belegd bij de gemeenteschappelijke regeling “De BedrijfsvoeringsPartner”.

Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting (en facilitaire zaken)

1

Gemeente Albrandswaard- NOTA OVERHEAD 2025

4

• Huisvestingslasten; We hebben in Albrandswaard slechts 1 pand van waaruit overheadstaken worden verricht namelijk het Huis van Albrandswaard. Voor dit pand wordt bekeken welke teams hoofdzakelijk aan dit pand werken. Hier worden de wethouders, burgemeester en raadsleden aan toegevoegd. Op basis van totale aantallen medewerkers werkzaam in het pand wordt naar rato de verdeling naar taakvelden toegepast zoals deze blijkt uit de verdeling van loonlasten naar de taakvelden en daarmee naar overhead. • uitbestedingslasten PIOFACH taken Binnen Albrandswaard is een deel van de PIOFACH taken belegd bij een gemeenschappelijke regeling “De BedrijfsvoeringsPartner”. De BedrijfsvoeringsPartner geeft een doorverdeling van kosten naar overhead en niet overhead aan bij de deelnemers. Albrandswaard volgt deze verdeling van de kosten. • rentelasten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces. De rentelasten worden via activa toegerekend. Het toerekenen van rente is onderdeel van de kostenplaats Huis van Albrandswaard. Deze lasten zijn uitgewerkt via de Huisvestingslasten. Daarmee is de rentetoerekening aan overhead en niet overhead uitgewerkt volgens de principes van Huisvesting.

E. Inwerkingtreding en ondertekening Deze nota treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2025 in werking. Aldus besloten in de vergadering van de gemeenteraad Albrandswaard van 10 november 2025. De griffier,

De voorzitter,

drs. Leendert Groenenboom

drs. Cees Pille

Gemeente Albrandswaard- NOTA OVERHEAD 2025

5