54. Raadsinformatiebrief 2022 667429 gedeeltelijke ontvlechting BAR-organisatie 1 dec 2022.pdf

Gemeenteraad van Albrandswaard p/a de griffie

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n):

Overzicht taakontvlechting Samenvatting Plan van Aanpak OOTO

Ons kenmerk: Contact: Hans Cats/Marcel Schoonen Doorkiesnummer: +31105061700 E-mailadres: Datum:

h.cats@albrandswaard.nl 29 november 2022

Betreft: : gedeeltelijke ontvlechting taken BAR-organisatie Geachte raadsleden, INLEIDING In Beraad en Advies van 7 november jl. hebben we gesproken over de ontwikkelingen ten aanzien van de BAR-organisatie. Het college van de gemeente Barendrecht heeft vastgesteld welke taken het in een eigen gemeentelijke organisatie ondergebracht wil hebben en welke (bedrijfsvoerings-)taken in samenwerking uitgevoerd kunnen blijven worden. Ter informatie treft u het takenoverzicht in de bijlage aan dat hierbij als uitgangspunt geldt. Zoals u weet heeft dit voor de gemeente Ridderkerk en onze gemeente tot gevolg dat zij zich ook hebben te beraden over het gemeente specifiek organiseren van de beleids- en uitvoeringstaken buiten de BARorganisatie. Voor de gedetailleerde uitwerking van deze taken en de opzet voor de inrichting van onze eigen organisatie zullen wij de resultaten van het onderzoek door Berenschot wat nu loopt gebruiken.in het overleg hierover. Om het proces van ontvlechting en onthechting van de BAR-organisatie, de transitie van taken en personeel én de opbouw van eigen gemeentelijke organisaties ordentelijk te laten verlopen heeft de Bestuurlijke stuurgroep een Plan van Aanpak OOTO opgesteld. Een samenvatting van dit plan van aanpak bieden wij u eveneens ter informatie aan. KERNBOODSCHAP

Het college van Barendrecht heeft vastgesteld welke taken, die nu in BAR-verband worden uitgevoerd, het in een eigen gemeentelijke organisatie gaat onderbrengen. Gezien het feit dat dit besluit gevolgen heeft voor alle drie de gemeenten is voor de ontvlechting en onthechting van de BAR-organisatie, de transitie van taken en personeel en de opbouw van eigen gemeentelijke organisaties een plan van aanpak opgesteld. Dit plan voorziet ook in de positie van de medezeggenschap. De projectkosten van ca. € 2 mln., die de BAR-organisatie voor dit proces in 2023 en 2024 moet maken, nemen de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk voorlopig voor hun rekening.

Stationsstraat 4 - 3161KP te Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

TOELICHTING In 2023 starten de werkzaamheden voor de gedeeltelijke ontvlechting van de GR BAR-organisatie. Waar de ene organisatie wordt afgebouwd, dienen er ook drie nieuwe gemeentelijke organisaties te worden opgebouwd. Daarnaast geldt voor de taken die nog wel gezamenlijk uitgevoerd een herstructurering van de huidige BAR-organisatie. De drie deelnemende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de opbouw van hun eigen gemeentelijke organisatie. In Beraad en Advies van 7 november jl. hebben wij u geschetst hoe wij onze verantwoordelijkheid hierin nemen. In het 1ste kwartaal 2023 komen wij bij u terug met het perspectief voor onze gemeente en de opzet voor een Albrandswaardse gemeentelijke organisatie. Een belangrijke basis hierbij wordt gevormd door de uitkomsten van het onderzoek, dat Berenschot in onze opdracht uitvoert, naar o.a. de formatieve consequenties en (structurele) personeelskosten voor onze gemeente als gevolg van de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie. De reorganisatie zelf kost ook geld, de incidentele kosten. Voor de incidentele kosten wordt ervan uitgegaan dat de ontvlechting en opbouw in 2023 en 2024 plaatsvinden. De indicatieve incidentele kosten die de BAR-organisatie verwacht te moeten maken in beide jaren in verband met de gedeeltelijke ontvlechting treft u in onderstaand overzicht aan. (bedragen x 1.000) ALGEMEEN

Toelichting

Frictiekosten

Reorganisatie leidt tot beperkte mismatch op personeel

2023

2024

Totaal

€650

€650

PROJECTKOSTEN Projectteam

Externe voorzitter en projectleider

€320

€80

€400

Externe ondersteuning

Expert-advies en overige ondersteuning

€400

€200

€600

ICT ontvlechtingskosten

Ontvlechting van systemen, applicaties en rapportages

€650

€100

€750

Huisvesting

Eenmalige kosten voor veranderingen in werkplekken

p.m.

p.m.

p.m.

Albrandswaard hanteert het standpunt dat de initiatief nemende gemeenten van het gemeente specifiek organiseren van beleid en uitvoeringstaken deze kosten dragen. De colleges van Barendrecht en Ridderkerk zullen hun gemeenteraden voorstellen samen een incidenteel budget van totaal € 2.000.000,- beschikbaar te stellen waarmee de BAR-organisatie in 2023 en 2024 haar projectkosten kan bestrijden. De projectkosten voor de opbouw van onze eigen gemeentelijke organisatie komen vooralsnog voor onze eigen rekening. Daarvoor hebben wij een voorziening in de gemeentelijke Programmabegroting 2023

getroffen. Dit in afwachting van de resultaten van het in gang gezette bestuurlijke overleg tussen de drie gemeenten over de financiële gevolgen van deze gehele operatie, het zogeheten ‘financiële spoor’.

VERVOLG Ten aanzien van het Plan van Aanpak geldt dat de bestuurlijke stuurgroep een voorgenomen besluit daarover -via de WOR-bestuurder- aan de OR ter advies zal voorleggen. Nadat de OR zijn advies heeft uitgebracht over het Plan van Aanpak zal het dagelijks bestuur van de BAR-organisatie met medeneming van het advies van de OR een definitief besluit over het plan nemen. Ten aanzien van de medezeggenschap willen we nog opmerken dat de WOR-bestuurder de medezeggenschap heeft uitgenodigd actief te participeren in het veranderproces. Concreet betekent dit dat de OR wordt uitgenodigd in diverse overleggen, variërend van diverse sessies met leidinggevenden en de medewerkers in het komende jaar tot en met deelname in een strategische adviesgroep, zodat de OR al in het beginstadium mee kan denken over de te nemen besluiten. Dit uiteraard met behoud van de rechten van de OR conform de Wet op de ondernemingsraden. In het 1ste kwartaal 2023 komen wij bij u terug met het perspectief voor de gemeente Albrandswaard en de opzet voor een Albrandswaardse gemeentelijke organisatie. Onze doelstelling is om een organisatie voor Albrandswaard te bouwen die gesteld is voor de dienstverlening aan onze inwoners en de uitdagingen van de toekomst.

Het college spant zich maximaal in om de continuïteit en de kwaliteit van de dienstverlening ook de komende tijd te waarborgen en maakt zich sterk voor een zorgvuldig ontvlechtingsproces naar de medewerkers van de BAR- organisatie.

BIJLAGEN Bijlage 1: Overzicht taken die gemeente specifiek georganiseerd worden en taken waarin de samenwerking blijft bestaan. Bijlage 2: Samenvatting Plan van Aanpak voor de Ontvlechting, Onthechting, Transitie en Opbouw (samenvatting PvA OOTO).

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de adjunct secretaris, de burgemeester,

Marcel Schoonen

drs. Jolanda de Witte

Stationsstraat 4 - 3161KP te Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Overzicht van taken die: (a) gemeente specifek georganiseerd worden (uitgevoerd in eigen gemeentelijke organisate); (b) in samenwerking uitgevoerd blijven worden.

Uiteraard staat het de gemeenten vrij om op onderstaande onderdelen dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten tussen 2 of meerder gemeenten. Daarnaast geldt dat er een samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten over het al dan niet gezamenlijk gebruik maken van de materialen van de buitendienst. Over het al dan niet gezamenlijk gebruik maken van de werf gelegen aan de Londen, dienen in de komende periode nog afzonderlijke afspraken gemaakt te worden tussen de gemeenten. (a) Gemeente specifek georganiseerd: Cluster

Team

Gemeente specifiek

Beschrijving taken team

Financiën (FIN)

Strategisch Business Advies (SBA)

Gemeente specifiek

Dit is de financieel strategische focusgroep. Het team brengt onafhankelijk de, soms tegenstrijdige, belangen van de gemeenten én de BAR-organisatie in kaart. Dit is nodig om een zorgvuldige afweging te kunnen laten plaatsvinden. Hierbij gaat het om thema’s die multidisciplinair zijn, dan wel qua omvang groot, risicovol of complex zijn. “De richtingaanwijzer op de rotonde”; benaderbaar van alle kanten, alle routes bekijken, belangen afwegen en dan richting geven voor de te nemen route.

Financiën (FIN)

Belastingen (BEL)

Gemeente specifiek

Het team Belastingen is verantwoordelijk voor de jaarlijkse taxatie van alle onroerende zaken (WOZ) in de gemeente Ridderkerk, het opleggen van belastingaanslagen en de inning van de gemeentelijke belastingen voor de gemeente Ridderkerk. De regierol (account-houderschap) bij de uitvoering van de belastingtaken door SVHW namens de gemeenten Barendrecht en Albrandswaard hoort hier ook bij. Het opstellen van en laten vaststellen van belasting-verordeningen en de berekening van de belastingtarieven voor de drie gemeenten vormen de basis voor deze gemeenten om jaarlijks de opbrengst uit gemeentelijke belastingen van 50 miljoen te realiseren.

Vastgoed (VGD)

Exploitatie en Verhuur (EXV)

Gemeente specifiek

Het team Exploitatie en Verhuur (sport) accommodaties Vastgoed is voor veel gebruikers het gezicht van het cluster Vastgoed. Er is veel direct contact met de gebruikers van de accommodaties. Zij maken ons deelgenoot van hun wensen en van de problemen waar ze tegenaan lopen. Het team probeert maatwerk te leveren in een tijd van veranderingen en hectiek. De gebruikers, veelal verenigingen en onderwijsinstellingen stellen vandaag de vraag en willen morgen het antwoord.

Vastgoed (VGD)

Bouwkunde (BWK)

Gemeente specifiek

Team Bouwkunde is verantwoordelijk voor het realiseren en onderhouden van huisvesting voor maatschappelijke instellingen (zoals onderwijs, sport en cultuur) en het exploiteren/beheren van diverse accommodaties. Maar ook het verduurzamen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

Vastgoed (VGD)

Beleid en Projecten (BDP)

Gemeente specifiek

Het team Beleid en Projecten zet zich in om vraagstukken op het gebied van Maatschappelijk Vastgoed te vertalen naar een gedegen beleid.

Ontwikkeling Leefomgeving en Regio (OLR)

Verstedelijking, Ondernemers- en Verblijfsklimaat (VOV)

Gemeente specifiek

Dit team bestaat uit diverse beleidsadviseurs en medewerkers, die adviezen uitbrengen aan collega’s en bestuurders op de grotere thema’s als verstedelijking, gezondheid, aantrekkelijk vestigingsklimaat voor bewoners en ondernemers. Daarnaast worden ook specifiekere adviezen uitgebracht op aspecten als lucht, geluid, externe veiligheid, woonvisies, monumenten en erfgoed en economisch beleid.

Ontwikkeling Leefomgeving en Regio (OLR)

Energietransitie en Klimaatadaptatie (EKA)

Gemeente specifiek

Dit team bestaat uit beleidsadviseurs en medewerkers die zich volop inzetten om de energietransitie en klimaatadaptatie de komende jaren verder uit te werken en veranderingen in gang te zetten. Zowel bestuurlijk, ambtelijk als met bewoners, ondernemers en maatschappelijke partners.

Ontwikkeling Leefomgeving en Regio (OLR)

Verkeer en Mobiliteit (VKM)

Gemeente specifiek

Dit team bestaat uit verkeerskundig medewerkers en beleidsadviseurs verkeer en mobiliteit. Binnen dit team wordt gezorgd voor afstemming en integrale adviezen richting collega’s en bestuurders én projecten op het gebied van verkeer, vervoer en mobiliteit.

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW)

Ruimtelijke ordening (ROD)

Gemeente specifiek

Het team Ruimtelijke ordening werkt aan het opstellen en uitvoeren van ruimtelijk beleid, bestemmingsplannen en ruimtelijke initiatieven op het gebied van wonen, zorg en recreatie.

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW)

Gebiedsontwikkeling haalbaarheid (GOH)

Gemeente specifiek

Het team Gebiedsontwikkeling haalbaarheid werkt aan de voorbereiding en uitvoering van ruimtelijke opgaven.

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW)

Ontwerp ruimtelijke kwaliteit (ORK)

Gemeente specifiek

Het team Ontwerp ruimtelijke kwaliteit werkt aan alle ruimtelijke ontwerpvraagstukken, van beleid tot ontwerp.

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW)

WABO-toezicht en Juridische handhaving (WJH)

Gemeente specifiek

Houdt toezicht op de bouw, voert wabo handhavingstaak uit en enkele onderdelen van de wet natuurbescherming, erfgoedwet, Wet milieubeheer, wet ruimtelijke ordening en de woningwet. Verantwoordelijk voor de juridische handhaving daarvan, als ook van de APV, Wet kinderopvang en bijzondere wetten, waaronder de Drank- en Horecawet en winkeltijdenwet.

Ruimtelijke Ontwikkeling (ROW)

Omgevingsvergunninge n (OVG)

Gemeente specifiek

Beoordeeld (concept) aanvragen omgevingsvergunning, sloop- en gebruiksmeldingen aan wet- en regelgeving (inclusief zienswijzen, bezwaar en beroep). Voert overleg en maakt afspraken met aanvragers en ketenpartners. Verder verzorgt het team het secretariaat voor de Welstandscommissie en straatnamencommissie (AW en RK) en de administratie van aanvragen, CBS statistieken, accountantscontroles en het applicatiebeheer.

Veiligheid (VLG)

APV en Bijzondere wetten (APV)

Gemeente specifiek

Het Team APV en Bijzondere wetten behandelt en coördineert aanvragen op het gebied van de Algemene Plaatselijke Verordeningen (bijv. evenementen, horeca-exploitatie) en bijzondere wetten (bijv. Drank- en Horecawet, Winkeltijdenwet, Zondagswet).

Veiligheid (VLG)

Openbare orde en Veiligheid (OOV)

Gemeente specifiek

Het Team Openbare orde & Veiligheid ontwikkelt beleid op het gebied van openbare orde en veiligheid en pakt zaken op die voortvloeien uit dit beleid. Daarnaast zijn zij adviseur van het college van B&W op het gebied van veiligheid.

Veiligheid (VLG)

BOA (BOA)

Gemeente specifiek

Het Team BOA’s houdt zich voornamelijk bezig met toezicht en handhaving in de openbare ruimte. Ze houden toezicht op de naleving van wet- en regelgeving binnen de toegewezen taken en leggen bij geconstateerde overtredingen sancties op.

Uitvoering (UVR)

Wijkbeheer (WKB)

Gemeente specifiek

Team Wijkbeheer heeft als hoofdtaak het onderhoud van de hotspots in de drie gemeenten(bijv. winkelcentra, parken etc.). Het team zorgt voor het oplossen/uitvoeren van de (MOR)meldingen en assisteert andere afdelingen binnen de BAR. Verder plaatsen zij straatmeubilair, repareren verharding en verzorgen groenwerk-zaamheden. Een grote groep medewerkers maakt deel uit van wacht- en waakdienst en de gladheidbestrijding.

Uitvoering (UVR)

Service en Administratie Gemeente specifiek (SVA)

Team Service en Administratie heeft voor een groot deel een faciliterende rol. Wij zorgen ervoor dat andere teams binnen cluster Uitvoering zich kunnen richten op bedrijfsvoering en serviceverlening richting de burger. Het team zorgt o.a. voor de bemensing van de werven, receptie van gemeentewerf Londen, uitgifte van gereedschap en gebruiksmaterialen, kantine, wasserette en service en onderhoud aan machines en voertuigen. Naast faciliteren zijn er nog twee belangrijke administratieve taken belegd binnen het team. Zowel de begraafplaatsadministratie als het proces meldingen openbare ruimte zijn onderdeel van het team Hierbij zijn kennis van zaken, klantvriendelijkheid en nauwkeurigheid van groot belang.

Uitvoering (UVR)

Reiniging (RNG)

Gemeente specifiek

De medewerkers van team Reiniging dragen zorg voor het opruimen van zwerfvuil, naastplaatsingen en het legen van de afvalbakken binnen de drie gemeenten. Binnen ons team werken medewerkers met een arbeidsbeperking op verstandelijk, geestelijk of lichamelijk gebied. De medewerkers binnen team Reiniging krijgen op maat gesneden begeleiding aangeboden waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat.

Uitvoering

Gemalen en Riolering

Gemeente specifiek

Medewerkers van het team Gemalen en Riolering zorgen 24x7 dat de inwoners van de drie

(UVR)

(GRL)

gemeenten droge voeten houden. Het team houdt zich bezig met het verhelpen van storingen aan gemalen en doet onderhoud aan deze objecten. Incidenteel worden knelpunten in de riolering verholpen. Ze zijn nauw betrokken, denken mee over verbeteringen en optimalisatie in de techniek van de gemalen en riolering. Hierdoor krijgt de BAR-organisatie een nog beter resultaat in de dienstverlening wat weer ten goede komt aan de leefomgeving.

Uitvoering (UVR)

Bomen, Borden en Spelen (BBS)

Gemeente specifiek

De medewerkers van team Bomen, Borden en Spelen hebben ieder een eigen specialiteit, zo zijn er medewerkers die zorgen voor het dagelijks onderhoud van het bomenbestand in de drie gemeenten. Andere medewerkers zorgen weer dat speeltoestellen heel en veilig gebruikt kunnen worden. Ook zorgt een aantal medewerkers voor verkeergerelateerde zaken in de drie gemeenten.

Uitvoering (UVR)

Toezicht (TZH)

Gemeente specifiek

De medewerkers van het team Toezicht controleren het door derden uitgevoerde Integrale onderhoud van de openbare ruimte. Houden toezicht op de uitvoering van raamovereenkomsten van klein straatwerk, kabels en leidingen, openbare verlichting en boomonderhoud. Ook zorgt het team voor de afhandeling van (MOR)meldingen in het kader van Schoon, Heel en Veilig en zij informeren bestuur en burgers over de staat van onderhoud.

Uitvoering (UVR)

Begraafplaatsen (BPL)

Gemeente specifiek

De medewerkers van het team Begraafplaatsen zorgen voor het begraven en opgraven van stoffelijke overschotten en alle daaraan gerelateerde werkzaamheden. Het begeleiden van de uitvaart en het te woord staan van nabestaanden en bezoekers . Ook het onderhoud van de begraafplaatsen verzorgt het team.

Voorbereiding en Beheer (VBH)

Beheer (BEH)

Gemeente specifiek

Medewerkers van het team Beheer programmeren het planmatig onderhoud van de openbare buitenruimte. Gegevens om adequaat te programmeren verzamelt het team door middel van inspectie en onderzoek. De gegevens beheert het team Informatiebeheer. Vernieuwingen en verbeteringen worden in nauw overleg met de teams projectleiders, beleid en inrichting participatief tussen bewoners, architecten, stedenbouw- en verkeerskundigen adviesrijp gemaakt voor de gemeentebesturen. Verder is er veel contact met het cluster uitvoering om bestekken ten behoeve van het dagelijks onderhoud op de markt te brengen. Medewerkers van wijkbeheer vinden een klankbord in de medewerkers van beheer en omgekeerd. Om de leefomgeving toekomstbestendig te onderhouden vindt afstemming tussen medewerkers van het cluster ontwikkeling leefomgeving en regie plaats.

Voorbereiding en Beheer (VBH)

Beleid inrichting en beheer (BIB)

Gemeente specifiek

Het team maakt (beleids)kaders voor inrichting en beheer van de openbare ruimte en de begraafplaatsen of passen deze aan. Het team adviseert de gemeentebesturen en de BAR-directie over het beheerbeleid wanneer ontwikkelingen de openbare ruimte raken.

Voorbereiding en Beheer

Werkvoorbereiding, Kabels en Leidingen

Gemeente specifiek

Civieltechnisch en cultuurtechnisch voorbereiden van projecten. Dit houdt in het adviseren, opstellen van bestekken en de betreffende tekeningen, calculaties en een bijdrage leveren aan de

(VBH)

(WKL)

aanbestedingen. Het afhandelen van vergunningen en meldingen t.b.v. graafwerkzaamheden i.v.m. kabels en leidingen. Het verrekenen van degeneratie-inkomsten. Beheer camera’s en brandkranen. Algehele coördinatie van de verschillende onderdelen van de haven Ridderkerk

Voorbereiding en Beheer (VBH)

Ondersteuning en Advies (OAS)

Gemeente specifiek

Het team ondersteunt en adviseert het team beheer en het team Uitvoering in en op de bedrijfsvoering. Taakgebieden: P&C-cyclus, budgetbeheer, inkoop -en contractbeheer, management en administratieve ondersteuning, opleidingen, communicatie, schadeverhaal, GreenValley (regie op WOB en klachten), regie op raads- en collegevragen, wagenpark- en werfbeheer, piketdiensten, bedrijfsvoeringsvraagstukken.

Voorbereiding en Beheer (VBH)

Projecten buitenruimte (PBR)

Gemeente specifiek

Het team Projecten buitenruimte is gespecialiseerd in civiel- & cultuurtechnische opdrachten. Zij adviseren, realiseren en begeleiden een groot aantal opdrachten die zeer verschillend van aard zijn. Te denken valt aan het herinrichten van een sportpark, het bouw- en woonrijp maken van woon-/winkelgebieden en bedrijventerreinen tot aan het begeleiden van gemeenschappelijke regelingen zoals Nieuw Reijerwaard (Dutch Fresh Port). Het team werkt nauw samen met de opdrachtgevers uit het cluster Vastgoed, Ruimtelijke Ontwikkeling en Voorbereiding en beheer. Zij geven zelf opdracht aan het team Werkvoorbereiding, Kabels en Leidingen en externe partijen zoals aannemers. Advies vragen zij aan de collega’s van verkeer, stedenbouw en landschapsarchitectuur.

Dienstverlenin g (DVL)

Ontwikkeling dienstverlening (ONT)

Gemeente specifiek

Doorontwikkeling van de (visie op) dienstverlening. Zowel digitaal als in hoe we onze klanten als organisatie benaderen. Voor de organisatie en voor het cluster dienstverlening.

Dienstverlenin g (DVL)

KCC 1 / webcare (KWC)

Gemeente specifiek

Klantcontact: telefonie en webcare. Eerste ingang voor vragen van inwoners, bedrijven en instellingen. Inwoners helpen met het maken van een melding of doen van een aanvraag.

Dienstverlenin g (DVL)

Backoffice (BAO)

Gemeente specifiek

Beheer en bijhouden basisregistratie personen, burgelijke stand, organisatie verkiezingen, naturalisaties, informatiebeveiliging rondom persoonsgegevens en reisdocumenten

Dienstverlenin g (DVL)

Frontoffice (FRO)

Gemeente specifiek

Verzorgen van klantcontact aan de balie. Verwerken van de standaard mutaties BRP en verzorgen van de uitgifte van o.a. reisdocumenten en rijbewijzen.

Ontwikkeling Mens en Organisatie (OMO)

Communicatie (CME)

Gemeente specifiek

Het team Communicatie van het cluster Ontwikkeling Mens & Organisatie adviseert organisatie en bestuur over interne en externe communicatie.

Maatschappij 0 Contractmanagement (CMM)

Gemeente specifiek

De contractmanagers en financiële adviseurs worden aangestuurd door de Business Controller van Maatschappij

Maatschappij 0 Financiën Maatschappij

Gemeente specifiek

De contractmanagers en financiële adviseurs worden aangestuurd door de Business Controller van

(FMS)

Maatschappij

Maatschappij 1 Wijkteam 1 en 2 Barendrecht (WB1)

Gemeente specifiek

Wijkteam 1 en 2 Barendrecht is gericht op de wijken in Oud Barendrecht. Dit team bestaat uit welzijn en zorg. Welzijn en zorg houden zicht bezig met de vraagverheldering, hulpverlening en toeleiding naar passende hulp en ondersteuning waarop eventueel regie wordt gevoerd voor de bewoners van (Oud) Barendrecht. Ook Huisvesting en Urgenties valt onder dit team, zij zorgen ervoor dat de inwoner met een urgent woonprobleem weer een dak boven het hoofd krijgt.

Maatschappij 1 Wijkteam 3 en 4 Barendrecht (WB2)

Gemeente specifiek

Wijkteam 3 en 4 Barendrecht is gericht op de wijken in Carnisselande. Dit team bestaat uit welzijn, zorg en opgeschaalde zorg. Welzijn en zorg houdt zich bezig met de vraagverheldering, hulpverlening en toeleiding naar passende hulp en ondersteuning waarop eventueel regie wordt gevoerd voor de bewoners van Barendrecht. Opgeschaalde zorg bestaat uit LZN Barendrecht / Ridderkerk; OGGZ Albrandswaard / Ketenregisseur Jeugd & Veiligheid (BAR).

Maatschappij 1 Participatie Barendrecht en Albrandswaard (PTB)

Gemeente specifiek

Team Participatie Barendrecht houdt zich bezig met de begeleiding rondom participatie van alle cliënten die een uitkering toegewezen hebben gekregen. We kijken samen met de cliënt naar diens mogelijkheden m.b.t. een vorm van werk. Het doel is om mensen te begeleiden naar een betaalde baan en als dat (nog) niet haalbaar is, te begeleiden naar vrijwilligerswerk of een werkervaringsplek. Om mensen hierbij te kunnen ondersteunen is er veel contact met werkgevers, onderwijsinstellingen, vrijwilligersorganisaties etc. Er zijn diverse re-integratie instrumenten die ingezet kunnen worden.

Maatschappij 1 Beleid en Ontwikkeling Maatschappelijke zaken (BOM)

Gemeente specifiek

Het team Beleid en Ontwikkeling Maatschappelijke Zaken maakt beleid op de volgende gebieden: Welzijn, Onderwijs, Sport, Preventie, Kinderopvang, Volksgezondheid, Kunst en Cultuur. In dit team worden ook de Maatschappelijke Subsidies geregeld.

Maatschappij 2 Wijkteam Albrandswaard (WKA)

Gemeente specifiek

Het team dat zich voor de inwoners van Albrandswaard bezighoudt met vraagverheldering, hulpverlening en toeleiding naar passende hulp en ondersteuning waarop eventueel regie wordt gevoerd. Leerplicht, dat voor de totale BAR werkt, is een ander onderdeel van dit team. Leerplicht bewaakt het volgen van onderwijs van leerplichtige kinderen en onderneemt actie wanneer dit niet gebeurt.

Maatschappij 2 Inkomen / Poort (IKP)

Gemeente specifiek

Het team Inkomen/Poort houdt zich bezig met de uitkeringsprocessen PW Levensonderhoud, IOAW, Bijzondere bijstand, Bbz. Het bestaat uit een team Poort waar de aanvragen binnenkomen en een team Inkomen t.b.v. het beheer van lopende uitkeringen. Het team Bezwaar en Beroep maakt eveneens deel uit van Inkomen/Poort. Door dit team worden binnengekomen bezwaarschriften behandeld alsmede beroepszaken.

Maatschappij 2 SDV / Leerplicht / KCC (SDV)

Gemeente specifiek

Dit team bestaat uit 4 onderdelen; schulddienstverlening, leerplicht, KCC Inkomen en het secretariaat. Leerplicht voert de Leerplichtwet uit en onderneemt actie wanneer er sprake is van ongeoorloofd verzuim, vrijstellingen, verlof, thuiszitters, etc. Schulddienstverlening houdt zich bezig met vraagverheldering en toeleiding naar passende vorm van schuldhulpverlening alsmede preventieve taken. Het KCC Inkomen is het telefonische aanspreekpunt voor alle inwoners m.b.t. hun vragen over Werk & Inkomen. Het secretariaat ondersteunt het management van Maatschappij.

Maatschappij 3 Participatie Ridderkerk (PAR)

Gemeente specifiek

Team Participatie Albrandswaard en Ridderkerk houdt zich bezig met de begeleiding rondom participatie van alle cliënten die een uitkering toegewezen hebben gekregen. We kijken samen met de cliënt naar diens mogelijkheden m.b.t. een vorm van werk. Het doel is om mensen te begeleiden naar een betaalde baan en als dat (nog) niet haalbaar is, te begeleiden naar vrijwilligerswerk of een werkervaringsplek. Om mensen hierbij te kunnen ondersteunen is er veel contact met werkgevers, onderwijsinstellingen, vrijwilligersorganisaties etc. Er zijn diverse re-integratie instrumenten die ingezet kunnen worden.

Maatschappij 3 Beleid en Ontwikkeling Sociaal Domein (BOS)

Gemeente specifiek

Team Beleid en Ontwikkeling Sociaal Domein, houdt zich bezig met de beleidsmatige ontwikkelingen op gebied van de Jeugdhulp, de Wmo en de Participatiewet (incl. wet inburgering, Schuldhulpverlening en armoede). Het gaat hierbij om het vertalen van nieuwe of aangepaste weten regelgeving, maar ook bestuurlijke wensen naar een visie en/of beleid. Waar vervolgens de uitvoering mee verder kan. Maar ook omgekeerd het bijstellen van bestaand beleid of het ontwikkelen van nieuw beleid als gevolg van ontwikkelingen binnen de uitvoering.

Maatschappij 3 Wijkteam Ridderkerk 1 (WKR)

Gemeente specifiek

Wijkteam Ridderkerk bestaat uit teams (3) welzijn en zorg alsmede een team schulddienstverlening. De teams welzijn en zorg houden zich bezig met vraagverheldering, hulpverlening en toeleiding naar passende hulp en ondersteuning waarop eventueel regie wordt gevoerd. Het team schulddienstverlening houdt zich bezig met vraagverheldering en toeleiding naar passende vorm van schuldhulpverlening alsmede preventieve taken.

Maatschappij 3 Wijkteam Ridderkerk 2 (WTR)

Gemeente specifiek

Wijkteam Ridderkerk 2 bestaat uit welzijn en zorg. Welzijn en zorg houden zich bezig met vraagverheldering, hulpverlening en toeleiding naar passende hulp en ondersteuning waarop eventueel regie wordt gevoerd.

Maatschappij 3 WMO (WMO)

Gemeente specifiek

Het Wmo-team zorgt voor een oplossing voor mensen die problemen ervaren op het gebied van thuis kunnen blijven wonen en meedoen in de samenleving. Huisvesting en Urgenties (behorend bij het Wmo team) zorgt ervoor dat de inwoner met een urgent woonprobleem weer een dak boven het hoofd krijgt. Leerlingenvervoer (uitgevoerd door het Wmo-team) zorgt ervoor dat kinderen met een (lichamelijke en/of geestelijke) beperking van en naar school vervoerd worden.

Strategie (STG)

Gemeente specifiek

Strategie onderzoekt welke trends en ontwikkelingen op onze gemeenten en organisatie afkomen. Strategie zorgt ervoor dat we op een goede manier hiermee omgaan en/of invloed uitoefenen. Strategie adviseert de besturen en de directie over de koers en positionering van de gemeenten en de organisatie.

(b) Gezamenlijk georganiseerd:

(c) Cluster

Team

Gezamenlijk

Beschrijving taken team

Financiën (FIN)

Financieel Advies (FAD)

Gezamenlijk

Het team Financieel Advies bestaat uit financieel adviseurs/Business Partners en medewerkers advies. Alle medewerkers uit dit team hebben contact met alle lagen in de BAR-organisatie. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor managers (budgethouders), sub-budgethouders, teamleiders, kredietbeheerders en beleidsmedewerkers.

M.u.v. Strategische Business adviseurs die gemeente specifiek worden georganiseerd Financiën (FIN)

Financieel Specialisten (FSP)

Gezamenlijk M.u.v. P&C medewerkers die gemeente specifiek worden georganiseerd

Het team FSP verzorgt de P&C-producten van de gemeenten en de GR BAR-organisatie. Het team is verantwoordelijk voor het procesmatige deel van de P&C-producten en is contactpersoon voor de accountant voor de controle van de jaarrekening(en). Ook de financieel specialistische onderwerpen zoals Treasury, BBV, budgethoudersregeling, financiële verordening, nota’s reserves en voorzieningen, nota activabeleid, nota rente, accounthouderschap verbonden partijen (zoals Stedin, Oasen, BNG), Fiscaliteiten en Applicatiebeheer van de P&C-applicatie zijn in dit team belegd.

Financiën (FIN)

Financieel Services (FSV)

Gezamenlijk

Dit team verzorgt de gehele boekhouding en applicatiebeheer Key2financiën voor de gemeenten, de BAR-organisatie en de NV Bar afvalbeheer. In dit team ontvangen wij de facturen, verrichten betalingen, verzenden nota's en verzorgen de invordering.

Ontwikkeling Mens en Organisatie (OMO)

HR-Advies en Ontwikkeling (HTA)

Gezamenlijk

Het team HR-Advies & Ontwikkeling van het cluster Ontwikkeling Mens & Organisatie voorziet directie en management van de BAR-organisatie van gerichte adviezen op tactisch en strategisch niveau over mens en organisatie. Naast generalistische kennis is binnen het team ook expertise ten aanzien van arbeid & zorg en mobiliteit & ontwikkeling geborgd.

Ontwikkeling Mens en Organisatie (OMO)

HR-Services (HRS)

Gezamenlijk

Het team HR-Services van het cluster Ontwikkeling Mens & Organisatie verzorgt de personeels- en salarisadministratie voor de BAR-organisatie. Daarbij hoort ook het bijstaan van medewerkers en leidinggevenden met raad en daad als het gaat over het gebruik van systemen en rechtspositionele vragen. HR-Services beheert en ontwikkelt het e-HRM systeem met als doel het collega’s zo makkelijk mogelijk te maken.

Ontwikkeling Mens en Organisatie (OMO)

BAR-Academie (BAC)

Gezamenlijk

Het team BAR-Academie van het cluster Ontwikkeling Mens & Organisatie richt zich op de leer- en ontwikkelvraagstukken van medewerkers, teams en de organisatie. We helpen de opdrachtgever/medewerker bij het scherp krijgen van de ontwikkelopgave of leerbehoefte en doen daar een passend advies en aanbod op. Op organisatieniveau richten wij ons op de ontwikkelopgaven die voortkomen uit de organisatievisie en ontwikkelingen in de samenleving. Ook voeren wij regie op het totale leeraanbod binnen de BAR-organisatie.

Facilitair (FCT)

I-Services (ISV)

Gezamenlijk

I-Services staat dichtbij het primaire proces van de klant, wij registreren de post, beheren het archief en geven informatie over het zaakgericht werken, daardoor zijn wij het draaiende wiel in het hart van de BAR-organisatie!

Facilitair (FCT)

Facilitair Advies (FCA)

Gezamenlijk

Facilitair advies is verantwoordelijk voor het opstellen en het uitvoeren van het facilitaire beleid. Wij vertalen trends en ontwikkelingen voor de diverse facilitaire aandachtsgebieden naar een praktisch beleid en implementeren dit in de organisatie. Wij adviseren in ontwikkel- en verandertrajecten om zo de organisatiedoelstellingen te halen. Ons werkterrein zijn de drie gemeentehuizen, het afvalaanbiedstation en daarnaast diverse externe locaties. Ons doel is het faciliteren van huisvesting en een dienstverleningspakket die het primaire proces van de BARorganisatie ondersteunen.

Facilitair (FCT)

Facility-Services (FCS)

Gezamenlijk

Facility-Services is verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van alle facilitaire meldingen. Ook ondersteunt het team bij interne bijeenkomsten, evenementen en raadsvergaderingen en draagt zij zorg voor de operationele facilitaire dienstverlening binnen de 3 gemeentehuizen. Denk daarbij aan vergaderservice, post-distributie en het beheer van facilitaire middelen.

Juridische zaken en Inkoop (JZI)

Inkoopadvies (IKA)

Gezamenlijk

Team Inkoopadvies ondersteunt en adviseert bij het inkoopproces van de afdelingen van de BARorganisatie en de 3 gemeenten. Bij grotere aanbestedingsprocedures werkt het team Inkoopadvies nauw samen met de afdelingsinkoper.

Juridische zaken en Inkoop (JZI)

Rechtsbescherming (RBS)

Gezamenlijk

Zij functioneren als secretariaat en secretaris van 4 bezwarencommissies. Tevens kunnen deze collega’s zorg dragen voor juridische advies in (hoger) beroepsprocedures.

Juridische zaken en Inkoop (JZI)

Juridische dienstverlening en Verzekeringen (JDV)

Gezamenlijk

Het geven van juridisch advies en ondersteuning op diverse rechtsgebieden en het beheren van alle verzekeringspolissen van de BAR-organisatie en de gemeenten. Tevens het team voor de afhandeling van alle aansprakelijkstellingen.

Informatie en automatisering (IFA)

Applicatiebeheer (APB)

Gezamenlijk

Team Applicatiebeheer beheert (technisch en functioneel) de applicaties die organisatiebreed worden gebruikt. Ook zijn we verantwoordelijk voor het monitoren en updaten van deze applicaties. We onder-steunen medewerkers bij het gebruik van en beantwoorden vragen over deze applicaties (helpdesk).

Informatie en automatisering (IFA)

Informatiebeheer (IBH)

Gezamenlijk

Het team Informatiebeheer registreert en beheert allerlei (wettelijke) basis- en kernregistraties zoals adresgegevens, gegevens van de openbare ruimte en topografie. Wij faciliteren het gebruik van deze gegevens en stellen deze beschikbaar aan bewoners, bedrijven en medewerkers.

Informatie en

Operatie en Diensten

Gezamenlijk

Het team Operatie en Diensten is verantwoordelijk voor beschikbaarheid, beheer en onderhoud van

automatisering (IFA)

(OPD)

de ICT-voorzieningen. Binnen dit team vind je de systeembeheerders, probleembeheer en projectondersteuning.

Informatie en automatisering (IFA)

ICT-Services (ICS)

Gezamenlijk

Dit team is het eerst aanspreekpunt voor alle ICT-diensten. Binnen dit team vind je de Helpdesk en A-advies.

Informatie en automatisering (IFA)

I-Advies (IAD)

Gezamenlijk

Het team I-Advies is ‘van de verandering’: vanuit het credo “Slimmer Samen Werken” houdt IAdvies zich bezig met advies én projecten op het gebied van procesverbetering en informatievoorziening. Van behoefte tot oplossing, van processen op maat tot datagedreven werken, van ICT voor de omgevingswet tot bestuurlijke besluitvorming ondersteunen wij jouw werk met slimme ICT-oplossingen.

Maatschappij 2 Administratie Zorg (ADZ)

Gezamenlijk (m.u.v. KCC 2 die gemeente specifiek worden georganiseerd)

Het team Administratie Zorg bestaat uit 3 subteams: Jeugdadministratie, Wmo-administratie en KCC2 Inkomen. De twee administratieve teams voeren de administratieve taken uit in het kader van de Jeugdwet en Wmo. Het KCC2 Inkomen is het telefonische aanspreekpunt voor alle inwoners m.b.t. hun vragen over Werk & Inkomen.

Maatschappij 2 Administratie Uitkeringen (AUK)

Gezamenlijk (m.u.v. Terugvordering & Verhaal, Toezicht en Handhaving die gemeente specifiek worden georganiseerd)

Het team Administratie Uitkeringen bestaat uit de volgende onderdelen: Administratie uitkeringen Participatiewet en minimaregelingen, Crediteurenadministratie, Terugvordering & Verhaal en financieel beheer. Ook de Klantmanagers Inkomen hebben een plek in dit team.

Concerncontrol (CCC)

Gezamenlijk

Concerncontrol is een kleine, onafhankelijke eenheid binnen de BAR-organisatie. Belangrijkste taak: de sturing en beheersing van de processen in de organisatie. Doet de organisatie de juiste dingen? En op de juiste manier? Kernwoorden hierbij zijn doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. Welke risico’s loopt de organisatie en spelen we hier voldoende op in? We doen onderzoek en we controleren de interne beheersing. Hierbij hebben we veel contact met alle afdelingen in de organisatie, maar bijvoorbeeld ook met de accountant.

Beknopt Plan van Aanpak Voor de Ontvlechting en Onthechting van de BAR-organisatie en de Transitie en de Opbouw van de gemeentelijke organisaties van Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie (OOTO) 1.

Inleiding

Het college van Barendrecht heeft op 11 oktober 2022 besloten een eigen ambtelijke organisatie voor alle beleids- en uitvoeringstaken van de gemeente in te richten. Het college van Ridderkerk heeft de wens om te komen tot gemeente specifiek werken ook, maar wilde dit realiseren door een deel van de huidige BARorganisatie gemeente specifiek in te richten. Als gevolg van het besluit van het college van Barendrecht is dit plan van aanpak opgesteld. Om te komen tot een zorgvuldige overdracht van gemeentespecifieke taken naar de gemeentelijke organisaties van Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk is een plan van aanpak op hoofdlijnen opgesteld. Het bijgevoegde overzicht van gemeentespecifieke taken vormt hiervoor de basis. Deze aanpak leidt tot de ontvlechting, onthechting, transitie en opbouw van de gemeentelijke organisaties van Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie.

Begrippenkader Ontvlechting. De overkoepelde term voor alle activiteiten ten behoeve van het wijzigen van de BARorganisatie, bestaande uit het overhevelen van taken, functies en formatie naar de drie gemeentelijke organisaties.. Onthechting. Hieronder verstaan we het verlies en de rouwverwerking als gevolg van de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie. Het is belangrijk om hier als organisatie oog voor te hebben, ruimte aan te geven, het gesprek erover aan te gaan en – waar nodig – nazorg te verlenen om te voorkomen dat mensen vastlopen, uitvallen of vertrekken. Transitie. De periode vanaf het moment van besluit tot het wijzigen van de BAR-organisatie, tot aan het moment van daadwerkelijke overgang naar de gemeenten dan wel de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie Het betreft de fase waarin de ontvlechting en de voorbereidingen van de opbouw samenvallen. Opbouw. Het proces waarbij de gemeenten gaan bouwen aan hun eigen organisatie, taken en personeel overgaan naar de gemeenten en middelen worden overgeheveld. De basis hiervan wordt gelegd in de inrichtingsplannen van de gemeenten en bedrijfsvoeringsorganisatie.

1

2. Opdracht De opdracht om te komen tot het bovengenoemde resultaat - de ontvlechting, onthechting, transitie en opbouw van de gemeentelijke organisaties van Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie - bestaat uit een aantal onderdelen: • De ontvlechting, onthechting en transitie (oftewel de overdracht van taken en het overgaan van medewerkers), hier zijn de drie gemeenten en de BAR-organisatie gezamenlijk voor verantwoordelijk • De opbouw van de drie gemeentelijke organisaties en de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Onderdeel hiervan is onderzoek doen naar en besluitvorming over de toekomstige juridische structuur van de gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit is een verantwoordelijkheid van de individuele colleges resp. het bestuur van de BAR. • De financiële afwikkeling van dit proces. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Uitgaande van wat aan activiteiten nodig is, is een start van de nieuwe structuur mogelijk per 1 januari 2024. De opbouw van de organisaties zal na 1 januari 2024 doorlopen. Het gaat dan om het inrichten van processen, het ontwikkelen van teams en leiderschap in de organisatie, etc. De colleges en het bestuur van de BAR zorgen ervoor dat de nodige voorbereidende en implementerende werkzaamheden worden getroffen om uitvoering te geven aan deze opdracht.

Medezeggenschap Binnen dit traject is het van groot belang om steeds de belangen en het perspectief van de medewerkers te betrekken. Op formele wijze wordt daarin voorzien door middel van uitvoering van de Wet op de Ondernemingsraden (OR) en de Cao (lokaal overleg met de vakbonden). De OR gaat zich tot aan de definitieve besluitvorming focussen op de huidige BAR-organisatie. In de ogen van de ondernemingsraad is het in deze periode noodzakelijk om vijf thema’s aandacht te (blijven) geven. Die thema’s zijn: • • • • •

Zorg voor extra capaciteit Verlaag de werkdruk Blijf binden en boeien Verlaag het ziekteverzuim Zorg voor werkplezier

Daarnaast hebben de BAR-organisatie (voor de ontvlechting) en de gemeenten (voor de opbouw) afgesproken zo transparant mogelijk te werk te gaan en medewerkers zo goed en zo veel mogelijk te betrekken. Borging continuïteit dienstverlening In het kader van het beheersen van de impact van dit proces is het van belang dat de directieraad – overeenkomstig de vijf thema’s van de OR – aandacht heeft voor tijdelijke impact en risico’s van de verandering en flankerende maatregelen neemt die zich richten op het voorkomen en verminderen van de risico’s die kunnen ontstaan voor de continuïteit van de dienstverlening (going concern).

2

3.

Projectorganisatie

Voor de uitwerking van de besluitvorming wordt de volgende projectorganisatie opgericht. • Bestuurlijke stuurgroep De bestuurlijke stuurgroep bereidt de besluitvorming voor in de bevoegde bestuursorganen en bestaat uit een externe voorzitter, drie burgemeesters, drie portefeuillehouders bedrijfsvoering, externe projectleider OTOO en projectsecretaris. • Ambtelijke stuurgroep De ambtelijke stuurgroep richt zich op de ontvlechting, de onthechting, de transitie en het bewaken van de samenhang en afstemming met de opbouw van de nieuwe organisaties. Deze bestaat uit externe projectleider, drie algemeen directeuren, projectsecretaris, externe projectcoördinator. • Adviesgroep Strategie De adviesgroep strategie spiegelt de ambtelijke stuurgroep op het veranderproces, reflecteert op voorstellen die ter besluitvorming worden voorgelegd aan de bestuurlijke stuurgroep. Deze groep bestaat uit de adjunct gemeentesecretarissen, operationeel directeuren, twee vertegenwoordigers per domein en twee vertegenwoordigers van de OR. • Werkgroepen voor de ontvlechting en transitie Er worden diverse werkgroepen ingericht die met de voorbereiding en implementatie van de ontvlechting en transitie aan de slag gaan. Te denken valt aan werkgroepen op het gebied van personeel, financiën, I&A, sociaal domein, fysiek domein.

• Opbouwteams voor de opbouw Er worden vier opbouwteams ingericht die met het ontwerp en inrichting van de drie gemeentelijke organisaties en gezamenlijke bedrijfsvoeringsorganisatie aan de slag gaan.

3

4.

Communicatie

Uitgangspunten • De communicatie is tijdig én zorgvuldig; Medewerkers willen zo snel mogelijk duidelijkheid. We communiceren snel om hen aangehaakt en betrokken te houden. Maar dit mag niet ten koste gaan van de zorgvuldigheid van de communicatie. We geven continue informatie over het proces, ook als er geen nieuws is. • We creëren draagvlak door transparant, helder, interactief en empathisch te communiceren. We zijn open over dilemma’s en tonen kwetsbaarheid. We scheppen heldere verwachtingen en bieden perspectief. We gaan regelmatig in dialoog, bieden laagdrempelige manieren om vragen te stellen, en zorgen te uiten en sluiten met de communicatie aan op de behoeften van medewerkers. We tonen begrip voor en geven ruimte aan zorgen/emoties en laten zien dat we staan voor de belangen van de medewerkers. • De interne en externe communicatie is op elkaar afgestemd. We communiceren eerst met managers, teamleiders en medewerkers en daarna pas naar buiten, zodat niet het risico bestaat dat medewerkers belangrijk nieuws van buitenaf vernemen. We stemmen de communicatie vanuit colleges zoveel mogelijk op elkaar en op de interne communicatie af, zowel qua timing als qua inhoud. Interne communicatie Op basis van bovenstaande uitgangspunten is een interne communicatieaanpak ontwikkeld met daarin onder andere een kernboodschap en communicatiekalender.

Beiden worden continue aangevuld en aangescherpt o.b.v. de actualiteit. Door consequent gebruik te maken van een heldere, actuele kernboodschap is de communicatie eenduidig en ontstaat er zo min mogelijk ruis. We bereiden ons met behulp van de communicatiekalender voor op stappen die komen gaan, zodat we wat betreft de inhoud van de boodschap en de inzet van concrete communicatieacties snel kunnen schakelen. Strategische communicatie rondom bestuurlijk besluitvormingsproces Op bestuurlijk niveau hebben we met veel spelers te maken. Het vlot en naar ieders tevredenheid laten verlopen van het bestuurlijk besluitvormingsproces hangt samen met frequente en laagdrempelige informatievoorziening. De gemeenteraden worden voortdurend meegenomen in de ontwikkelingen. Dit doen we met raadsinformatiebrieven en bijeenkomsten/presentaties. In het gedetailleerde uitwerkingsplan (met o.a. de inrichtingsplannen van de gemeenten) zal verder invulling worden gegeven aan de communicatie op zowel strategisch als uitvoerend niveau. Externe communicatie We stemmen de communicatie vanuit de gemeenten zoveel mogelijk op elkaar en op de interne communicatie af, zowel qua timing als qua inhoud van de boodschap. We communiceren eerst met medewerkers en daarna pas naar buiten, zodat niet het risico bestaat dat medewerkers belangrijk nieuws van buitenaf vernemen.

Als iedereen consequent gebruik maakt van een heldere, actuele kernboodschap is de communicatie eenduidig en ontstaat er zo min mogelijk ruis. Dit om te voorkomen dat het vertrouwen wordt geschaad en de geloofwaardigheid afneemt. Dit betreft de verantwoordelijkheid van de bestuurlijke stuurgroep.

4

5.

Financiën

De kosten en baten bestaan uit structurele kosten en baten door taken anders te organiseren en Incidentele ontvlechtings- en frictiekosten om de veranderingen te realiseren. Structurele kosten hangen samen met kosten van anders organiseren, en afname van de schaalvoordelen in de processen en systemen. Structurele baten hangen samen met afname van coördinatielast door minder onderlinge afstemmingskosten in het primair proces en minder bestuurlijke drukte. Uitgangspunten voor de berekeningen • Marges: De kosteninschatting die we geven zijn indicatief met een hoge mate van onzekerheid. Daarom geven we maxima aan. Het is momenteel nog te vroeg om de precieze kosten te bepalen. Deze hangen af van detailkeuzen over de invulling van het gemeente specifiek organiseren van processen en welke dienstverleningsniveaus gemeenten hierin kiezen. Dit geldt ook voor de bedrijfsvoering. In een vervolgfase als meer duidelijkheid is over de toekomstige organisatie, dienstverleningsniveaus en formatie kunnen de kosten preciezer worden ingeschat. • We hebben alleen kosten meegenomen die samenhangen met de ontvlechting van de dienstverlening. Eventueel huidige tekorten of andere ontwikkelingen die leiden tot meer of minder kosten in de komende jaren hebben we buiten beschouwing gelaten (denk aan autonome groei van de salarislast).

• In ons overzicht geven we de totale kosten weer voor de drie gemeenten gezamenlijk. We hebben niet gekeken naar de specifieke kosten per gemeente. De kosten per gemeente zijn indicatief en zullen enerzijds samenhangen met de verdeelsleutels, anderzijds met specifieke keuzen die gemeenten afzonderlijk maken voor de taken die gemeente specifiek worden georganiseerd. • We zijn uitgegaan van de bezetting per 25-4-2022. We gaan uit van formatiekosten van gemiddeld 80k per fte per jaar. Inhuurkosten zijn gemiddeld 40k per jaar meer. • Qua incidentele kosten gaan we ervan uit dat de ontvlechting en opbouw in 2023 en 2024 plaatsvinden. Indien ontvlechting langer duurt dan schuiven de kosten ook door. We verwachten dat de incidentele kosten toenemen als het tijdspad langer wordt, aangezien de onzekerheid en transitieperiode langer duurt wat meer vervangingsbehoefte en projectkosten vergt.

5

Overzicht incidentele kosten (bedragen x 1.000) ALGEMEEN

Toelichting

Frictiekosten

Reorganisatie leidt tot beperkte mismatch op personeel

2023

2024

Totaal

€650

€650

PROJECTKOSTEN Projectteam

Externe voorzitter en projectleider

€320

€80

€400

Externe ondersteuning

Expertmatige advies en overige ondersteuning

€400

€200

€600

ICT ontvlechtingskosten

Ontvlechting van systemen, applicaties en rapportages

€650

€100

€750

Huisvesting

Eenmalig kosten voor veranderingen in werkplekken

p.m.

p.m.

p.m.

€1.370

€1.030

€2.400

TOTAAL INCIDENTELE KOSTEN

• De kosten voor tijdelijke uitbreiding van de bezetting en vervangingsbehoefte die mogelijk ontstaat worden verwerkt in de eerste dan wel tweede tussenrapportage 2023 van de BAR-organisatie. • Voor de frictiekosten en projectkosten wordt aan de raad van Barendrecht en de raad van Ridderkerk gevraagd om een incidenteel budget van 1 mio. Op deze manier worden de directe projectkosten bekostigd vanuit de incidentele budgetten en worden de bedrijfsvoeringskosten bekostigd vanuit de bedrijfsvoering. • Naast het voorgaande hebben de drie gemeenten met elkaar afgesproken om in een separaat parallel traject in de komende periode te komen tot financiële afspraken en een financiële afwikkeling. Hierbij houden we uiteraard rekening met het hiervoor vermelde ter beschikking gestelde krediet van 1 miljoen euro van de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk.

6