52. 2025-028548 Rekenkamer Albrandswaard Jaarverslag 2024.pdf

9-3

privacy In 2023 nieuw privacybeleid opgesteld met daarin afspraken over onder meer het updaten van het verwerkingsregister, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) en omgang met de personeelsgegevens van rekenkamermedewerkers. 3 Over de belangrijkste ontwikkelingen rond privacy heeft de externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) een jaarverslag opgesteld dat is opgenomen in bijlage 1 van dit jaarverslag. Er zijn in 2024 zijn er geen beveiligingsincidenten geweest en er hebben zich geen datalekken voorgedaan bij de Rekenkamer Rotterdam. In 2024 is een Pré-Data Protection Impact Assessments (pré-DPIA) uitgevoerd in verband met het onderzoek naar de inkomensregelingen Barendrecht, Capelle aan den IJssel en Lansingerland. Daaruit is naar voren gekomen dat er voor dit proces geen DPIA noodzakelijk was.

9-4

Wet open overheid De Wet open overheid (Woo) is ingegaan op 1 mei 2022. De wet geeft overheden de verplichting bepaalde informatie actief openbaar te maken en om informatie te verstrekken als daar om wordt verzocht. De rekenkamer is een bestuursorgaan en moet voldoen aan de eisen uit deze wet. De rekenkamer publiceert op de eigen website alle onderzoeksopzetten, rapporten en rekenkamerbrieven. Ook het jaarverslag en de onderzoeksprogrammering worden jaarlijks gepubliceerd. Verder is op de website informatie te vinden over onze werkwijze, de kwaliteitseisen waaraan de rekenkamer zich heeft geconformeerd en het privacybeleid. Tot slot bevat onze website praktische informatie over onze organisatie, contactgegevens en de manier waarop een onderzoeksonderwerp kan worden aangedragen. Voor de behandeling van verzoeken heeft de rekenkamer een protocol opgesteld. In 2024 ontving de rekenkamer geen Woo-verzoek.

3 De laatste versie van het verwerkingsregister in te vinden op de website van de rekenkamer: https://rekenkamer.rotterdam.nl/wp-content/uploads/2024/05/20240424-verwerkingsregister-Rekenkamer-Rotterdam.pdf

44

jaarverslag 2024

9-5

nevenfuncties en declaraties In artikel 81f van de Gemeentewet is een lijst met functies opgenomen die de directeur rekenkamer niet mag vervullen naast de functie als bestuurder van de rekenkamer. Ook in de verordening Rekenkamer Rotterdam is een bepaling opgenomen die de mogelijkheid van nevenfuncties van de directeur rekenkamer beperkt (artikel 6). In lijn hiermee heeft de Rekenkamer Rotterdam een reglement voor nevenfuncties van medewerkers. Zij dienen elke nevenfunctie bij de directeur te melden. Uitgangspunt is dat nevenfuncties buiten het gebied van de voormalige Stadsregio Rotterdam toelaatbaar zijn. Voor nevenfuncties binnen het gebied van de voormalige Stadsregio geldt dat de uitoefening ervan niet op gespannen voet mag komen te staan met de werkzaamheden voor de rekenkamer. De volgende tabel geeft een overzicht van de nevenfuncties van de directeur rekenkamer en de medewerkers in 2024.

tabel 9-4: nevenfuncties functie

nevenfunctie

bezoldigd

directeur

directeur rekenkamer bij de regiogemeenten

nee (functie is qq)

(Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland) plaatsvervangend

plv directeur bij de regiogemeenten (Albrandswaard,

directeur

Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en

nee (functie is qq)

Lansingerland) commissielid Hoogheemraadschap Rijnland

ja (vergoeding per vergadering)

onderzoeker

buitenpromovendus bij de Faculteit der Maatschappij-

nee

en Gedragswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam junior-onderzoeker

voorzitter Stichting Nederlands Jongleerfestival

nee

De directeur declareert geen kosten. In het jaarverslag is daarom geen tabel met uitsplitsing van gedeclareerde kosten opgenomen.

45

jaarverslag 2024

10 10-1

jaarrekening

inleiding In 2023 heeft de rekenkamer extra middelen toegekend gekregen door de gemeenteraad van Rotterdam voor versterking van de onderzoeksstaf en de bedrijfsvoering. In totaal gaat het om een bedrag van € 400 k. Een deel van de versterking is gevraagd voor de tijdelijke investering in communicatie en het verbeteren van de bedrijfsvoering. Dit deel bedraagt € 100 k, voor een periode van drie jaar. Daarnaast zijn in 2023 afspraken gemaakt over de omvang van de egalisatiereserve. Vanaf 2024 is de maximale omvang teruggebracht van € 250 k naar € 150 k.

10-2

resultatenrekening In de onderstaande tabel is de resultatenrekening 2024 opgenomen.

tabel 10-1: resultatenrekening 2024

personeel inhuur

rekening 2023

begroting 2024

rekening 2024

1.688.084

2.073.266

1.791.845

105.587

75.000

216.637

overige apparaatslasten

83.640

72.300

66.952

inkopen en uitbestede werkzaamheden

339.646

389.308

204.371

interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam)

154.979

121.627

374.898

4.457

-

2.431

totaal uitgaven

2.377.041

2.731.501

2.657.135

bijdrage gemeente Rotterdam

overige programmalasten

2.149.706

2.258.649

2.258.649

bijdrage gemeente Albrandswaard

40.250

41.538

41.538

bijdrage gemeente Barendrecht

65.150

65.150

64.300

bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel

106.500

111.342

111.342

bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel

45.550

46.917

46.917

bijdrage gemeente Lansingerland

98.250

107.906

107.906

overige inkomsten

6.565

-

20.074

totaal inkomsten

2.511.971

2.631.501

2.650.726

resultaat voor bestemming

134.930

toevoeging reserves

-111.198

onttrekking reserves resultaat

47

23.732

jaarverslag 2024

-6.408 100.000

100.000

0

93.592

10-3

toelichting op de resultatenrekening algemeen Samen met de onderdelen Raad/Commissies, Griffie en de Gemeentelijke Ombudsman vormt de rekenkamer de kostenplaats Raad binnen het concern Rotterdam. De jaarrekening van de kostenplaats Raad wordt gepubliceerd als onderdeel van het concern Rotterdam. Uit de resultatenrekening is op te maken dat er een positief resultaat is gerealiseerd. De belangrijkste reden hiervoor is dat de personeelskosten lager zijn uitgevallen dan was begroot. Het positieve resultaat kan niet worden toegevoegd aan de egalisatiereserve, omdat deze de maximale omvang heeft bereikt. Het resultaat (€ 94 k) gaat terug naar de gemeente.

uitgaven personeel De personeelskosten zijn aanzienlijk lager dan was begroot. Dit wordt verklaard door het vertrek van enkele medewerkers. De ontstane formatieruimte kon niet direct worden ingevuld. inhuur In 2024 heeft de rekenkamer extern personeel ingehuurd voor ondersteuning bij enkele projecten. Daarnaast valt de detachering van een medewerker van de Algemene Rekenkamer ook onder deze post. Dit was niet onder deze post begroot, wat een groot deel van de overschrijding (€ 142 k) verklaart. overige apparaatslasten Onder de overige apparaatslasten vallen onder meer de kosten voor kantoorbenodigdheden, contributies en abonnementen, kosten voor arbodienstverlening en opleidingskosten. De kosten zijn iets lager dan begroot (€ 5 k), onder andere doordat minder is uitgegeven aan contributies en abonnementen en aan opleidingskosten inkopen en uitbestede werkzaamheden Onder deze post zijn uitgaven verantwoord als huur- en servicekosten, ICT en inkoop ten behoeve van de bedrijfsvoering. De uitgaven zijn lager dan begroot. De voornaamste reden hiervoor is dat een aantal diensten die de rekenkamer voorheen inkocht, sinds 2024 volledig worden betrokken bij de gemeente Rotterdam. Daarmee zijn deze kosten overgegaan naar de post interne levering. interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam) De rekenkamer neemt verschillende diensten af van de gemeente Rotterdam.

Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De kosten daarvan worden door de gemeente doorbelast aan de rekenkamer. In 2024 zijn de kosten hoger dan begroot. De belangrijkste reden hiervoor is dat er een verschuiving van externe ingekochte diensten naar interne levering door de gemeente heeft plaatsgevonden. overige programmalasten Onder deze post zijn belastingaanslagen door de gemeente Rotterdam opgenomen.

48

jaarverslag 2024

inkomsten bijdrage gemeente Rotterdam In de meerjarenbegroting van de gemeente kent de raad een bijdrage toe aan de rekenkamer voor de uitvoering van de werkzaamheden, op grond van de Verordening Rekenkamer Rotterdam (artikel 7, lid 1). In 2024 bedroeg deze bijdrage € 2.258 k. bijdragen gemeenten Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Naast haar activiteiten voor de gemeente Rotterdam heeft de rekenkamer ook nog de mogelijkheid om de rekenkamerfunctie bij andere gemeenten in de voormalige Stadsregio in te vullen. Dit deed de rekenkamer in 2024 voor vijf regiogemeenten. Deze post betreft de bijdragen van die gemeenten ten behoeve van de uitoefening van de rekenkamerfunctie. overige inkomsten Deze post bestaat uit ontvangen vergoedingen van derden zoals bijvoorbeeld een bijdrage van het UWV vanwege zwangerschapsverlof. resultaat Uiteindelijk is het jaar afgesloten met een negatief saldo van € 6 k. Daarnaast is € 100 k onttrokken aan de reserves. Dit was nodig, omdat volgens afspraak de maximale reserve van de rekenkamer is afgebouwd van € 250 k naar € 150 k. Door de vrijval uit de reserves resultaat een positief saldo van € 94 k. Dit resultaat gaat terug naar de gemeente Rotterdam. reserves In de onderstaande tabel is de ontwikkeling van de reserve vanaf 2015 opgenomen. Vanaf 2024 is het maximum € 150 k.

tabel 10-2: opbouw reserves 2015-2024 (€) beginsaldo

mutatie

eindsaldo

2015

236.000

14.000

250.000

2016

250.000

0

250.000

2017

250.000

-45.360

204.640

2018

204.640

0

204.640

correctie 2018

21.149

saldo 2019

-8.695

toevoeging 2019

12.454

217.094

2020

217.094

18.914

236.008

2021

236.008

5.891

241.977

2022

241.977

-103.175

138.802

2023

138.802

111.198

250.000

2024

250.000

-100.000

150.000

49

jaarverslag 2024

opstaande crediteuren De openstaande crediteuren (inkoopfacturen voor geleverde diensten in 2024 die eind van het jaar nog openstonden) bedroegen € 42 k.

10-4

financieel arrangement regiogemeenten De directeur en medewerkers van de rekenkamer zijn aangesteld bij de gemeente Rotterdam. Hun salaris en overige kosten komen ten laste van het budget van de Rekenkamer Rotterdam. De kosten die gemaakt worden voor de Rekenkamer Barendrecht, Rekenkamer Lansingerland, Rekenkamer Capelle aan den IJssel, Rekenkamer Krimpen aan den IJssel of Rekenkamer Albrandswaard moeten gedekt worden uit de bijdragen die door de gemeenteraden zijn toegekend. Voor de begroting van 2025 is met de regiogemeenten afgesproken dat zij de bijdrage van 2024 indexeren conform wat gangbaar is binnen hun eigen gemeente. De rekenkamer wordt na vaststelling van de gemeentebegroting geïnformeerd over de in de begroting opgenomen bijdrage. In 2022 is overgegaan naar lumpsum-bekostiging. Jaarlijks wordt eenmaal het begrote bedrag gefactureerd. De lumpsum-bekostiging betekent dat geen wijzingen in de reserves optreden, omdat het begrote bedrag is gefactureerd. In 2024 hebben dan ook geen onttrekkingen of toevoegingen aan de reserves plaatsgevonden. In de onderstaande tabel is de stand van de reserves weergegeven. tabel 10-3: stand van de reserves van de gemeenten saldo reserve Rekenkamer Albrandswaard

10.638

Rekenkamer Barendrecht*

21.651

Rekenkamer Capelle aan den IJssel

9.650

Rekenkamer Krimpen aan den IJssel

14.140

Rekenkamer Lansingerland

38.175

* Met Barendrecht is afgesproken dat de reserves worden gebruikt voor het opstarten van de nieuwe rekenkamer.

10-5

verdeling onderzoekscapaciteit in 2024 De beschikbare capaciteit van de onderzoeksstaf wordt besteed aan onderzoek, opleiding/kennisontwikkeling, interne stafwerkzaamheden en externe netwerkactiviteiten. Op basis van de besteding per onderzoekproject is een nadere uitsplitsing te maken in de besteding voor Rotterdam en voor de regiogemeenten. In 2024 zijn in totaal 79,4% van de onderzoeksdagen besteed aan projecten voor Rotterdam en dus 20,6% aan projecten voor de vijf regiogemeenten. Voor deze uitsplitsing zijn de bestede dagen aan het onderzoek naar de GRJR naar rato van het budget verdeeld over de gemeenten.

50

jaarverslag 2024

11 11-1

begroting 2025

begroting De begroting bevat de te verwachten baten en lasten in 2025. tabel 11-1: begroting 2025 (€) begroting 2025 baten bijdrage gemeente Rotterdam

2.319.149

bijdrage gemeente Albrandswaard

42.100

bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel

113.903

bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel

48.089

bijdrage gemeente Lansingerland

107.906

overige baten

46.824

totaal baten

2.677.971

lasten personeel inhuur

140.000

overige apparaatslasten

80.000

inkopen en uitbestede werkzaamheden

197.658

interne levering lasten (diensten gemeente Rotterdam)

400.000

overige programmalasten totaal lasten

11-2

1.857.313

3.000 2.677.971

toelichting op de begroting baten Er is geen uniforme grondslag voor de bijdragen van de gemeenteraden. Ook wettelijk is daarvoor geen norm. De rekenkamer heeft met de regiogemeenten afgesproken dat zij voor 2025 het budget dat in 2024 aan de rekenkamer werd toegekend conform de indexatie-systematiek van die gemeente verhogen. Die bedragen zijn nu opgenomen in de begroting. lasten De belangrijkste lasten zijn de personeelskosten. De rekenkamer werkt met een formatieplan. Hierdoor worden de personeelskosten meerjarig begroot. Op deze manier is ingebouwd dat er budget is om tegenvallers, zoals de noodzaak tot tijdelijke vervanging, op te vangen.

51

jaarverslag 2024

bijlagen

bijlage 1 verslag Functionaris Gegevensbescherming Verslag van de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) ten behoeve van de Rekenkamer Rotterdam over het jaar 2024 In mei 2022 heeft de Rekenkamer Rotterdam ondergetekende aangesteld als externe FG. De Rekenkamer heeft in 2024 verschillende acties ondernomen om het privacybeleid uit te voeren en de bescherming van persoonsgegevens te borgen. Het betreft de volgende onderwerpen. Privacybeleid In 2022 is het privacybeleid bijgewerkt en in mei 2023 is een volledig herziene versie vastgesteld. De aanpassingen in deze herziene versie waren niet van inhoudelijke aard. De formulering van het beleid is taalkundig verbeterd en de rollen van de Privacy Officer en de FG zijn verduidelijkt. Deze versie is in 2024 de geldende versie geweest. Verwerkingsregister Binnen de Rekenkamer is in 2022 voor het verwerkingsregister vanuit de verschillende onderzoeken input geleverd, waarbij is vermeld welke persoonsgegevens voor welk doel worden verwerkt. Deze input is samengevoegd, waardoor er in 2022 één document tot stand is gekomen dat het verwerkingsregister van de Rekenkamer vormt. Dit document wordt periodiek gemonitord en bijgehouden door de interne medewerker met privacy in het takenpakket.

Het verwerkingsregister is in 2024 aangevuld met drie regels over het onderzoek ‘RO2302 toegankelijkheid in beleid en in uitvoering dienstverleningsprocessen’ en het register is voor het laatst vastgesteld in september 2024. Informatiehuishouding en autorisaties In 2022 is een bedrijfsvoeringscan uitgevoerd. Daar is onder meer uit naar voren gekomen dat er ten aanzien van de informatiehuishouding verbeterslagen gemaakt moeten worden. Vanuit privacy-perspectief diende onderzocht te worden of persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en of de toegang tot persoonsgegevens juist is en niet te ruim belegd. In dat kader heeft in november 2022 een bureau brede opruimdag plaatsgevonden binnen de Rekenkamer. Dit heeft in 2023 een vervolg gekregen, waarbij de werkprocessen zijn geactualiseerd en een mappenstructuur op de netwerkschrijf is ingericht. In januari 2024 is de netwerkschrijf geheel opgeruimd. Het plaatsen van de informatie, het onderhouden van het rollenbeheer en het opstellen van werkinstructies en trainingen heeft in 2024 plaatsgevonden op de netwerkschijf. De vereiste verbeterslagen ten aanzien van de informatiehuishouding zijn in 2024 uitgevoerd. In het eerste kwartaal van 2024 is een nieuwe mappenstructuur opgesteld en zijn de werkprocessen en autorisaties herzien. Daar waar de autorisaties te ruim waren toegekend, zijn deze in 2023 al aangepast.

In 2024 is een autorisatie voor toegang tot nieuwe mappen alleen verleend als die autorisatie noodzakelijk is voor de functie.

55

jaarverslag 2024

Beveiligingsincidenten en datalekken Binnen de Rekenkamer is een protocol datalekken vastgesteld en wordt sinds 2022 een logboek bijgehouden waarin beveiligingsincidenten en datalekken worden vastgelegd. Er zijn in 2024 zijn er geen beveiligingsincidenten geweest en er hebben zich geen datalekken voorgedaan bij de Rekenkamer Rotterdam. DPIA’s Binnen de Rekenkamer Rotterdam is in 2024 een Pré-Data Protection Impact Assessments (pré-DPIA) uitgevoerd in verband met het onderzoek naar de inkomensregelingen Barendrecht, Capelle aan den IJssel en Lansingerland. Daaruit is naar voren gekomen dat er voor dit proces geen DPIA hoeft te worden uitgevoerd. Er worden persoonsgegevens verwerkt van ambtenaren, medewerkers bij maatschappelijke organisaties en eventuele leden van cliëntraden. Alleen de strikt voor het project noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en die worden 10 jaar na het onderzoek verwijderd conform de selectielijst. Er worden geen persoonsgegevens van burgers verwerkt. Er is sprake van minimale gegevensverwerking en het betreft geen bijzondere of gevoelige gegevens en ook overig is er geen reden om aan te nemen dat er een verhoogd risico op een inbreuk op de privacy aanwezig is. Overig In 2024 zijn de werkprocessen ten aanzien van gebruik, monitoring en beheer ingericht, ook ten aanzien van metadata.

Op 27 februari 2024 heeft een privacy awareness training plaatsgevonden. Er zijn in 2024 geen verzoeken gedaan als bedoeld in hoofdstuk III AVG (rechten van betrokkenen). Blik op 2025 Voor het jaar 2025 worden geen nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens verwacht of zal daar in het nieuwe jaar anders mee worden omgegaan. De migratie naar Sharepoint als Document Management Systeem (DMS) zal na de ICTmigratie in 2025 plaatsvinden. Intern is de privacy nu bij mw. Eva Bosch belegd, in afwachting van een in 2025 aan te trekken Office manager die dit in het takenpakket krijgt. Als FG ondersteun ik de Rekenkamer Rotterdam ook in 2025 weer graag en ik zie uit naar de voortzetting van de prettige samenwerking. Arjo Buurma, Functionaris Gegevensbescherming Rekenkamer Rotterdam 6 maart 2025

56

jaarverslag 2024

de rekenkamer De gemeenteraad van Rotterdam heeft in december 1997 de Rekenkamer Rotterdam ingesteld. Sinds 28 november 2024 is de heer Jan de Ridder plaatsvervangend directeur. Hij is door de gemeenteraad voor zes jaar benoemd en beëdigd. Dit jaarverslag werd opgesteld door Jaap Wils.

doel De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid, het financieel beheer en de organisatie van het gemeentebestuur. Zij doet dat ten behoeve van de gemeenteraad. Met interdisciplinair onderzoek en beleidsevaluatie draagt de rekenkamer bij aan het versterken van de lokale democratie en de kwaliteit van het gemeentebestuur.

onafhankelijk De rekenkamer is net als de gemeentelijke Ombudsman onafhankelijk. Haar taken en bevoegdheden staan in de Gemeentewet en de verordening Rekenkamer Rotterdam. De rekenkamer bepaalt zelf waar ze onderzoek naar doet en heeft vergaande bevoegdheden om informatie te verzamelen. De raad en/of het college van B en W kunnen de rekenkamer wel vragen om onderzoek te doen. De rekenkamer stuurt hen jaarlijks haar onderzoeksplan en jaarverslag toe.

openbaar Het onderzoek resulteert in openbare rapporten die de rekenkamer ter behandeling aan de raad aanbiedt. Zij bevatten tevens de reacties van de onderzochte organen en instellingen op de conceptrapporten (ambtelijk en bestuurlijk wederhoor). De rapporten worden toegelicht in (commissies van) de gemeenteraad.

voor Rotterdam en regio Vier regiogemeenten hebben zich in de loop der jaren aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam, namelijk Albrandswaard, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland. Tot 2025 was ook de gemeente Barendrecht aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam.

Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Postbus 70012 3000 kp Rotterdam telefoon 010 • 267 22 42 info@rekenkamer.rotterdam.nl www.rekenkamer.rotterdam.nl

afbeeldingen Google maps, Rekenkamer Rotterdam, Dave Bruggeling gemeente Capelle aan den IJssel, Frank de Roo basisontwerp dewerf.com, Zuid-Beijerland

uitgave Rekenkamer Rotterdam maart 2025