Document · PDF

38. 242422 Deloitte inzake Controle jaarrekening gemeente Albrandswaard 2020 bijlage auditplan (deel 3 van 3).pdf

Gemeenteraad AW 1 februari 2021, gemeente AlbrandswaardBij agendapunt: 5: Ingekomen stukken4.752 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Deloitte.

Auditplan 2020 Gemeente Albrandswaard 10 december 2020

Gemeente Albrandswaard

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland

Deloitte

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9920 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard Postbus 1000 3160 GA RHOON Datum:

10 december 2020 Onderwerp

Auditplan 2020 Ons kenmerk: 2012CE7A2E/WS

Geachte leden van de raad,

Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Albrandswaard met betrekking tot het boekjaar eindigend op 31 december 2020. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2020 verrichten. Ons auditplan bevat de input die wij tijdens onze besprekingen met de medewerkers van uw gemeente hebben verkregen, alsmede uw verwachtingen wat betreft de audit. Deze gelden voor ons als richtlijnen voor onze dienstverlening, die zich kenmerkt door integriteit, objectiviteit en onafhankelijkheid. Het auditplan is een dynamisch document, dat wij in overleg met u tussentijds kunnen bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Albrandswaard hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis vormen in ieder geval een belangrijke ontwikkeling, die impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2020. Uiteraard zijn de exacte gevolgen hiervan voorde aard en de reikwijdte van de accountantscontrole en de mogelijke invloed op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2020 nu nog niet in te schatten. In het voorliggende auditplan hebben wij, voor zover nu bekend en in te schatten, een aantal belangrijke contouren en aandachtspunten ter zake geschetst.

Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie als de ambtelijke organisatie en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij.

Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2020. Dit stelt ons in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal fungeren als certificerend accountant van uw gemeente.

Wij gaan ervan uit dat de bijgevoegde informatie u van nut is en zijn indien gewenst graag bereid u een nadere toelichting te geven.

Hoogachtend, Deloitte

J. w

luntants B.V.

Koert MSc RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave

2012CE7A2E/WS/2

Auditplan 2020 Inhoudsopgave Inleiding en introductie

Accountantscontrole

Verbinding gemeenteraad, auditcommissie en accountant

Controleproces gemeente Albrandswaard

Goedkeuringstoleranties

•

Toelichting opdracht

•

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit

•

Reikwijdte en kernelementen van onze controle

•

Risico's en aandachtsgebieden

•

Tijdpad

•

Rapportage en communicatie

•

Auditbudget 2020

Bijlagen

•

A - 'Tone at the top' en frauderisicoanalyse

•

B - Het Deloitte-team

C - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures

D - Onze kwaliteitsbelofte

2012CE7A2E/WS/3

Inleiding en introductie

2012CE7A2E/WS/4

Inleiding en introductie Accountantscontrole Als accountant controleren wij voor u of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingsdebat te voeren. Relevante aspecten hierbij zijn onder andere: 1.

De raad is opdrachtgever van de accountant.

De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: • managementletter (tussentijdse controle); • Verslag van bevindingen; • Controleverklaring.

De accountant spreekt zich in de controleverklaring uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.

Uitgangspunten van de accountantscontrole zijn: het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

De controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle- en overige standaarden (COS).

Verbinding tussen gemeenteraad en accountant: • overleggen over, in ieder geval, de inrichting van de controle, de uitkomsten van de interim- en de jaarrekeningcontrole en actuele ontwikkelingen.

PROGRAMMA BEGROTING

2020 MEERJARENRAMING

2021 - 2023

2012CE7A2E/WS/5

Inleiding en introductie (vervolg) Verbinding gemeenteraad, auditcommissie en accountant Doelstellingen auditcommissie 1.

Afstemming en communicatie.

Verstrekken opdracht accountant en aansturen controleproces.

Versterken controlerende rol gemeenteraad.

Versterken horizontaal toezicht.

Versterken politiek debat in de gemeenteraad.

Versterken kwaliteit bestuurlijke informatievoorziening.

Rollen auditcommissie 1.

Coördineren.

Afstemmen.

Informeren.

Adviseren.

Géén besluitvormende bevoegdheden.

Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant 1.

Auditcommissie is 'linking pin' tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.

Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.

2012CE7A2E/WS/6

Inleiding en introductie (vervolg) Controleproces gemeente Albrandswaard

Pre audit

Informatie & communicatie jaarrekening

Fasef

Onalhankelgkheidsanalyse

Bespreken

en opstellen auditplan

F Fase 5

Fase 2 Risicoevaluatie

Eindbespreking en evaluatie

Continue afstemming relevante gremia

Initiële risico analyse

Identificatie interne controle maatregelen

Rapportage

onafhankelijk heid

^FaM:3

Fase 4 1

Testen

Controle jaarrekening

Actualisatie onafhankelijk-

heidsanalyse

procedures en systemen Urtvoeren en bespreken interim

Testen beheersactwiterten

Actualisatie nsicoanalyse

Beoordelen beheers omgeving

2012CE7A2E/WS/7

Inleiding en introductie (slot) Goedkeuringstoleranties Goedkeuringstoleranties Fouten

1% van het totaal van de lasten ad € 57.2 miljoen =

€

Onzekerheden

3% van het totaal van de lasten ad € 57.2 miljoen =

€ 1.716.000

572.000

■i

Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden

€

50.000

Begroting 2020

Lasten per Programma Begroting

Programma Openbare Orde & Veiligheid & Algemeen Bestuur

4.814.800

2021

2022

2023

4.795.100

4.853.500

4.811.500

Ruimteijke Ordening, Wonen & Economie

8.131.500

9.840.200

1.632.600

1.530.000

Buitenruimte

13.658.400

13.795.300

13.790.900

13.808.200

Financiën

263.800

596.800

634 500

642.400

Educatie

2.505.500

2515.700

2.509 900

2498.300

Sport

1.747.600

1.679.900

1.675.000

1.669.000

Sociaal Domein____________________________

18.419.400

18.338.500

18.494.700

18.476.500

Totaal programma's_______________________

49.541.000

51.561.500

43.591.100

43.435.900

Niet onder de programma's vallende lasten Algemene dekkingsmiddelen

Overhead Vpb

Onvoorzien____________________________ Totaal lasten

320.000

267.300

159.600

77.200

7.156.900

7.083.200

7.026.200

7.032.600

145.400

43.800

42500

42.400

75.000 57.238.300

75 000

75.000

59.030.800

50.894.400

50.663.100

2012CE7A2E/WS/8

Toelichting opdracht

2012CE7A2E/WS/9

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Doelen en kwaliteitsbelofte Wij bevestigen de met de gemeente Albrandswaard gemaakte afspraken over de opdrachtaanvaarding 2020 nog formeel met een aan de raad uit te brengen opdrachtbevestiging. In dit auditplan presenteren wij de gemeente Albrandswaard onze controleaanpak voor de jaarrekening 2020. Doelstellingen Deloitte biedt in dit auditplan de opdracht aan voor de jaarrekeningcontrole 2020:

•

Onze primaire doelstelling is het verstrekken van een onafhankelijke controleverklaring ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2020 en met betrekking tot de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. De controle voeren wij uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.

•

Het college is primair verantwoordelijk voor het bijhouden/voeren van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.

•

De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico's en -processen en op andere gebieden alsook ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.

Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: Het informeren van het college en de gemeenteraad over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld: belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten, evenals significante tekortkomingen in de interne-beheersing. Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter via de gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op wat betreft verbeteringen in de bedrijfsprocessen en, indien van toepassing, geconstateerde significante tekortkomingen in de internebeheersing die tijdens onze controle worden geïdentificeerd.

Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor de gemeente Albrandswaard is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen, voorzover deze relevant zijn voorde controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente Albrandswaard die zich vertalen in onze risicoanalyse en specifieke aandachtsgebieden.

Controle van hoogstaande kwaliteit Wij committeren ons aan het leveren van een hoogwaardige controle. De tijd die wij besteden aan een opdracht is een van onze belangrijkste kwaliteitskenmerken. In bijlage E geven wij een meer gedetailleerde toelichting op onze kwaliteitsbelofte.

2012CE7A2E/WS/10

Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Naast de reikwijdte van onze controle vormen de risico-inschattingswerkzaamheden een belangrijke fase van onze controle. Het doel van deze beoordeling is het bepalen van de gebieden waar wij onze controlewerkzaamheden op richten tijdens onze controle van de jaarrekening. Initiële risicoanalyse Op basis van onze initiële risicoanalyse spitsen wij onze controlewerkzaamheden toe op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het plannen van onze respons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de interne-beheersing van de gemeente Albrandswaard. Waar mogelijk maken wij tijdens onze werkzaamheden gebruik van data-analyse.

Controle als proces De jaarrekeningcontrole voeren wij in fasen uit. Deze fasen - inclusief de bijhorende planning, de activiteiten en de resultaten - werken wij in het vervolg van het voorliggende auditplan nader uit.

Cybersecurity en privacy Cybersecurityrisico's blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende drie oorzaken:

Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen ook kwetsbaarder voor schade aan de IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime.

Steeds ingenieuzer aanvallen zorgen ervoor dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn. Er is nieuwe wetgeving van kracht (zoals de AVG) die organisaties dwingt hun informatiemiddelen op een efficiënte wijze te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen ofte rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.

U dient cybersecurityrisico's op een efficiënte wijze te managen, om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen bij het behalen van de doelstellingen. Deze risico's zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens onze controle benaderen wij uw organisatie kritisch ten aanzien van het identificeren van cyberrisico's, de feitelijke beschermingsmaatregelen tegen cyberrisico's, het identificeren van feitelijke cyberincidenten, de feitelijke reactie wanneer zich cyberincidenten voordoen, en het efficiënte en effectieve herstel indien gegevens en systemen schade hebben opgelopen.

Aandacht voor de 'Tone at the top' Uit maatschappelijk oogpunt is de 'Tone at the top' een zeer relevant onderwerp. Het is een onderwerp waar verscheidene partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de 'Tone at the Top' gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden; ook wel de 'soft Controls' genoemd. Een meer gedetailleerde toelichting op de 'Tone at the top' en de frauderisicoanalyse is opgenomen in bijlage A.

2012CE7A2E/WS/11

Risico's en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Om relevant te zijn én te blijven en om meerwaarde te bieden aan de gemeente Albrandswaard, blijven wij op de hoogte van actuele ontwikkelingen en geven wij deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. In 2020 is sprake van diverse ontwikkelingen binnen en buiten uw organisatie en wat betreft de activiteiten die de gemeente Albrandswaard uitvoert. Deze ontwikkelingen krijgen - voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole - een plaats binnen onze risicoanalyse en controleaanpak.

Effecten coronacrisis Eén van de belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen in 2020 is de coronacrisis. Gemeenten hebben hierbij te maken met veel nieuwe ontwikkelingen en acute vraagstukken vanuit de lokale omstandigheden (zoals het tijdelijke opschorten van de verplichtingen voor huurders van gemeentelijke panden en extra subsidiebijdragen aan of financiering van maatschappelijke instellingen) en vanuit het Rijk (zoals doorbetalingen in verband met omzetgaranties aan zorgaanbieders en diverse regelingen om onder andere zelfstandigen financieel te ondersteunen).

De coronacrisis vereist extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de voor gevolgen hiervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Daarnaast leidt dit tot extra aandacht voor en tot vraagstukken bij de accountantscontrole over het boekjaar 2020, zoals de wijze waarop achteraf bepaalde prestaties zijn vast te stellen en de vraag hoe moet worden omgegaan met de situatie waarin de gemeenten is gevraagd bedragen door te betalen zonder dat er een prestatie is geleverd. Wellicht heeft dit ook gevolgen voor de mate waarin achteraf de getrouwheid en de rechtmatigheid van bepaalde geldstromen zijn vast te stellen, afhankelijk van de omvang van de onzekerheden voor de oordeelsvorming bij de jaarrekening 2020. Op basis van onze eerste inventarisatie bij een aantal 100.000+ gemeenten hebben wij de volgende onderwerpen benoemd waarvoor extra aandacht en/of werkzaamheden nodig zijn bij zowel de in- als de externe controle: • Tozo-regeling. • Debiteuren (meer specifiek de invorderingsrisico's en daarmee de waardering van vorderingen). • Inkoop en aanbesteding (in ieder geval de wijzigingen in het autorisatie- en betaalproces vanwege het thuiswerken). • Subsidieverstrekking. • Bijstand (vooral inkomensondersteuning vanuit de BUIG).

• Wmo en jeugd (onder andere: prestatielevering, continuïteit van zorg en omzetgaranties). In de komende periode zullen wij met een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie een eerste voorlopig beeld van de corona-effecten voorde gemeente Albrandswaard bespreken. Dit zullen wij doen, mede op basis van: de tussentijdse rapportage, de daaraan ten grondslag liggende detailinventarisatie van de coronaeffecten en het VNG-overzicht van corona-effecten. Wij zullen op hoofdlijnen gezamenlijk een analyse opstellen van de (verwachte) effecten van de coronacrisis op de financiën van de gemeente Albrandswaard (zoals extra uitgaven voor (inkomens)regelingen en inkomstenderving bij parkeerbelastingen), maar ook op aanpassingen in de bestaande interne-beheersmaatregelen (zoals het uitvoeren van het betaalproces 'op afstand'vanwege het thuiswerken) en op het implementeren van nieuwe processen en interne-beheersmaatregelen (vooral de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers, Tozo).

2012CE7A2E/WS/12

Risico's en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Effecten coronacrisis (vervolg) Gedurende de controle van het boekjaar 2020 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan, waarbij wij de met de auditcommissie geplande overleggen mede gebruiken om met elkaar bij te praten over de financiële effecten van de coronacrisis, inclusief de verwachte c.q. mogelijke gevolgen voor de auditfee 2020 en voor de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2020.

Overige actuele ontwikkelingen Andere ontwikkelingen zijn (niet limitatief):

•

Rechtmatigheidsverantwoording college 2021

•

Ontwikkeling financiële positie gemeente

•

Sociaal Domein COVID-19 Cyber security

Omgevingswet

2012CE7A2E/WS/13

Risico's en aandachtsgebieden (slot) In samenspraak onderkende aandachtsgebieden Interne-beheersing | Gevolgen coronacrisis. Interne-beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking. Interne-beheersing | Kwaliteit en voorspellende waarde tussenrapportage ('past, present and future control'). Interne-beheersing | Beheersing majeure projecten (project control).

Interne-beheersing | Opvolging bevindingen en aanbevelingen controle 2019. Interne-beheersing | Dóórontwikkeling financiële functie. Interne-beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.

Interne-beheersing | Opvolging (overige) adviezen controle 2019.

Vanuit de Auditcommissie zijn geen speerpunten en majeure projecten aangedragen.

2012CE7A2E/WS/14

Tijdpad accountantscontrole 2020 Afgestemd op de P&C-cyclus van de gemeente Albrandswaard De vooraf afgestemde planning, aansluitend op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en op de P&C-cyclus van de gemeente, ziet er als volgt uit:

Periode

Activiteit

Resultaat

september 2020

Concept-auditplan 2020.

Werkafspraken 2020 interimcontrole.

Oktober 2020

Afstemming concept-auditplan met auditcommissie.

Auditplan 2020.

Oktober 2020

Interim-controle via de GR-BAR.

Op te leveren stukken - Interim-controle. Ambtelijke terugkoppeling bevindingen.

Concept-managementletter 2020. November/December 2020

Bespreken managementletter met auditcommissie.

Managementletter 2020.

April - juni 2021

Jaarrekeningcontrole.

Op te leveren stukken - Jaarrekening. Ambtelijke terugkoppeling bevindingen. Concept-accountantsverslag.

Controleverklaring. Mei - juni 2021

Bespreken accountantsverslag 2020.

Accountantsverslag.

Over de managementletter GR BAR kunnen aan de accountant vragen gesteld worden in commissievergadering waarin ook het accountantsverslag wordt besproken.

2012CE7A2E/WS/15

Rapportage en communicatie Rapportages op maat voor elk gremium Onze controlewerkzaamheden leiden tot de volgende rapportages:

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Auditplan

Voor aanvang van de interim-controle.

Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2020 verrichten en van de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.

managementletter voor het college en de directie

Na afronding van de interim-controle.

Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen, evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad

Na afronding van de controle van de jaarstukken,

Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van zodanige aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.

Controleverklaring voor de auditcommissie/gemeenteraad

Na afronding van de Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft, controle van de jaarstukken, i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (Bbv), alsmede over de financiële rechtmatigheid.

2012CE7A2E/WS/16

Auditbudget 2020 Een faire prijs voor de hoogste kwaliteit Voor het boekjaar 2020 zijn op dit moment geen wijzigingen bekend in de wet- en regelgeving (waaronder het Bbv) en/of in de reikwijdte van de accountantscontrole.

Zoals vermeld onder 'Actuele ontwikkelingen' heeft de coronacrisis wel een belangrijke invloed op de aard en de reikwijdte van de accountantscontrole voor het boekjaar 2020 en mogelijk ook op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2020. De exacte impact hiervan is op dit moment nog niet in te schatten en de verwachte benodigde extra werkzaamheden zijn daarom hierna in de opbouw van de auditfee 2020 als 'PM' opgenomen. Gedurende de controle bespreken wij periodiek met de organisatie en de auditcommissie de (mogelijke) gevolgen hiervan voor de controlewerkzaamheden en de auditfee. Wij doen daarom het volgende voorstel voor de auditfee van 2020:

Opbouw auditfee Auditfee 2020

Extra werkzaamheden als gevolg van coronacrisis

Auditfee 2020 in C 53.223 PM

Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het Bbv), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne-beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande perioden zijn vastgesteld, die impact (kunnen) hebben op de auditfee 2020, dan treden wij hierover tijdig met u in overleg.

2012CE7A2E/WS/17

Bijlagen

2012CE7A2E/WS/18

Bijlage A - 'Tone at the top' en frauderisicoanalyse

De 'Tone at the top' is een essentieel onderdeel van de soft Controls in een organisatie en betreft voornamelijk het gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de 'Tone at the top' bij de gemeente Albrandswaard. Het stelt ons in staat, waar nodig, onze waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad.

Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van de internebeheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de internebeheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity. Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, voor het bepalen of de interne-beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en voor het beoordelen van de competentie en de integriteit van het management.

Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en van anderen binnen de gemeente ten aanzien van de internebeheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en de eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die het eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op de bedrijfsvoering en op ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude binnen de gemeente te identificeren en hierop in te spelen.

Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen 'fraude' en 'fouten' is het antwoord op de vraag of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is verricht. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.

2012CE7A2E/WS/19

Bijlage B - Het Deloitte-team

De accountantscontrole voor het boekjaar 2020 wordt uitgevoerd onder leiding van Jesper van Koert als vaktechnisch eindverantwoordelijke ondersteunt door Rein-Aart van Vugt als advisory partner. Hennie de Winter en Dennis Krijger zijn aanspreekpunt voor de uitvoering van de controle. In verband met de toenemende complexiteit, het hogere activiteitenniveau en de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld aan de (wettelijke) accountantscontrole van een gemeente, zetten wij een ervaren en gedreven controleteam in. De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van die in het boekjaar 2019, zodat het behoud van kennis en consistentie in aanpak en werkwijze zijn geborgd.

drs. Rein-Aart van Vugt RA

Hennie de Winter

Advisory Partner

Manager

06 1100 2352

06 5585 3362

RvanVugt@deloitte.nl

HdeWinter@Deloitte.nl

Jesper van Koert MSc RA

Dennis Krijger

Audit Partner

Junior Manager

06 1201 0779

06 1042 8218

JvanKoert@Deloitte.nl

DKrijger@deloitte.nl

2012CE7A2E/WS/20

Bijlage C - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures

Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant en van het college en de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging en in het het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad. Wij identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere:

•

Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken.

•

Diepgaande monitoringprocessen.

•

Een strikt beleid, dat Deloitte duidelijk communiceert.

•

Training voor alle partners, directors en professionals.

•

Een 'restricted entity list' en toezicht op persoonlijke financiële belangen.

•

Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers.

•

Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van de seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf voor aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook voor geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid.

•

Openbaar maken van de fees.

•

Besprekingen van het controleteam.

Specifieke waarborgen en procedures Deloitte kent belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor haar onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten:

•

Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant.

•

Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd.

•

Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en de onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.

•

Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats, om na te gaan of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.

2012CE7A2E/WS/21

Bijlage D - Onze kwaliteitsbelofte

De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Albrandswaard Het dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling, niet alleen op het gebied van de accountancy, maar ook op werkvelden als IT en cybersecurity en door het inzetten van data analytics als onderdeel van de controleaanpak, evenals door het in het controleteam opnemen van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, onze procedures en onze controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontroles, een sterke overlegcultuur, en een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en die van onze professionals te beschermen, vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn:

•

Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.

•

Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.

•

Onafhankelijkheid - Het monitoringproces om de naleving van de onafhankelijkheidsregels vast te stellen.

•

Consultatie - Het stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.

•

Professionele ontwikkeling - Het investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling.

•

Continu veranderingsproces - Het leren van het verleden, zodat wij ons beleid, onze procedures en onze controleaanpak verder kunnen versterken, om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.

Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat zij diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Albrandswaard geborgd.

2012CE7A2E/WS/22

Deloitte

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as ''Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, Consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains genera! Information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the "Deloitte network") is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2020 Deloitte The Netherlands

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.albrandswaard.nl/api/v1/meetings/3315/documents/23941