32. Raadsinformatiebrief 2025-092677 inzake 2de rapportage 2025 Verbijzonderde interne controle (VIC) en managementletter 2025.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk: 2025-092677\

Uw kenmerk:

Contact: Monique Blijenburg

Bijlage(n): 2

Doorkiesnummer: 010-5061102 E-mailadres: m.blijenburg@albrandswaard.nl Datum: Januari 2026

Betreft: 2de rapportage 2025 Verbijzonderde interne controle (VIC) en managementletter 2025 Geachte raadsleden, INLEIDING Graag bieden wij u in de bijlage de volgende stukken aan: - de 2de rapport VIC over de periode t/m oktober 2025 - de managementletter 2025 van Deloitte In het vastgestelde Interne Controleplan 2025 van Albrandswaard zijn de uitgangspunten voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vastgesteld. Onderdeel van de verantwoording van de uitvoering van dit plan is het nu voorliggende verslag over de VIC. Het verslag gaat in op de processen en de controles die zijn uitgevoerd binnen de lijn (IC) en vanuit de onafhankelijke positie (VIC) door Concerncontrol. De vermelde bevindingen over De BedrijfsvoeringsPartner, met betrekking tot de bedrijfsvoering, worden door de directie (verder) opgepakt. Tijdens de interim controle kijkt de accountant naar de beheersing van processen en tussentijdse resultaten op financieel gebied om zo aandachtpunten mee te kunnen geven in de opmaat naar de jaarrekening. Deze aandachtpunten zijn verwoord in de managementletter 2025. KERNBOODSCHAP

U informeren over voortgang van de VIC 2025 en de uitkomsten zoals die zijn opgenomen in de managementletter van de accountant. De VIC rapportage ziet op de periode januari tot en met oktober. De afsluitende informatie vanuit de VIC 2025 wordt zo nodig opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording die u bij de jaarrekening 2025 treft. TOELICHTING Het is van belang te benadrukken dat de VIC is gericht op de financiële rechtmatigheid. Op dit moment is alle capaciteit nodig om de financiële rechtmatigheid in beeld te krijgen. Daarna gaan we ook inzetten om de andere taken zoals de juridische rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid er aan toe te voegen. De basis op orde, goede procesbeschrijvingen, risicoherkenning en –erkenning binnen processen en IC zijn mooie stappen voorwaarts die nu goed zichtbaar zijn en waarmee de thema’s samen komen.

Stationsstraat 4 – 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

VERVOLG Afgesproken is om onze Raad, door middel van een presentatie in de Auditcommissie, te allen tijde adequaat te informeren. Vertrouwende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd,

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris de burgemeester,

mr. drs. Florus van der Linden drs. Cees Pille

Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen januari t/m oktober 2025

Datum:

29-12-2025

Steller:

Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner

Inleiding In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over de periode januari t/m oktober 2025. Eerder rapporteerden wij reeds over de periode januari t/m juni 2025. Vanuit deze rapportage is het aan de gemeente om te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de Rechtmatigheidsverantwoording en Paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan de gemeente om gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk tijdig herstelacties te ontplooien. Waar processen door De BedrijfsvoeringsPartner uitgevoerd worden ligt deze verantwoordelijkheid bij De BedrijfsvoeringsPartner. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het College zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Ook draagt het College zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het College, indien van toepassing, op basis van de resultaten voor een plan van verbetering.

De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de VIC zijn opgenomen en de Financiële verordening geeft de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd. Bevindingen en daaruit volgende noodzakelijke herstelacties uit deze VIC-rapportage worden bewaakt. Per proces rapporteren wij de status van deze acties. In deze rapportage zijn tevens bevindingen van de controlerend accountant toegevoegd zoals gerapporteerd in de Managementletter. Hiermee ontstaat een totaal beeld van bevindingen 2025 en (indien van toepassing) nog openstaande herstel acties. Het uiteindelijke doel van de VIC is het vaststellen van het rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De (V)IC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college als onderdeel van de jaarrekening 2025. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel.

2

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................... 2 1

Focus op financiële rechtmatigheid ................................................................................... 4

1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid .................................................................... 4 2

Management samenvatting ............................................................................................... 5

2.1

Algemene status van de financiële rechtmatigheid ........................................................ 5

2.2

Onrechtmatigheden / onzekerheden ............................................................................. 5

2.2.1 Controlewerkzaamheden onder handen ........................................................................ 6 2.3

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid ............................................................... 6

3

Processen en bevindingen binnen de VIC .......................................................................... 8

3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid).................................. 8 3.02 Facturen en betalen ........................................................................................................ 9 3.03 Memorialen ................................................................................................................... 11 3.04 Treasury ......................................................................................................................... 11 3.05 Investeringen ................................................................................................................. 13 3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ............................................................. 14 3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling ........................................................................... 15 3.08 Grondexploitaties grondtransacties.............................................................................. 16 3.09 Participatiewet .............................................................................................................. 17 3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning .......................................................................... 18 3.11 Jeugdwet .......................................................................................................................

19 3.12 Europese aanbestedingen ............................................................................................. 21 3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ................................................................... 22 3.14 Wagenparkbeheer ......................................................................................................... 24 3.15 Verhuuropbrengsten ..................................................................................................... 25 3.16 Erfpachtopbrengsten ..................................................................................................... 26 4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik ..................................................................................... 27 4.02 Fraude............................................................................................................................ 27 Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen ................................................ 28

3

1 Focus op financiële rechtmatigheid De Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de RMV). De accountant geeft dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. In het kader van de RMV is het van belang beschikbare controle capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang worden gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een selectie gemaakt in de processen die binnen 2025 plaatsvinden. Deze selectie maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze zijn gebaseerd op de begrotingscijfers 2025. De RMV gaat hoofdzakelijk over financiële rechtmatigheid en ziet toe op een drietal wettelijke criteria; 1. Misbruik & Oneigenlijk gebruik: Dit criterium kijkt breder dan alleen de formele naleving van regels. Het beoordeelt of er geen sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van middelen of bevoegdheden. 2. Begrotingscriterium: Dit criterium controleert of de uitgaven binnen de vastgestelde budgettaire kaders blijven.

Er wordt gekeken of de uitgaven niet de geautoriseerde bedragen overschrijden, zoals vastgelegd in de begroting. 3. Voorwaarden: Dit criterium richt zich op de strikte naleving van wet- en regelgeving bij het doen van uitgaven of het ontvangen van inkomsten. Het gaat erom dat alle formele eisen en procedures die door de wet of andere voorschriften zijn vastgesteld, correct zijn gevolgd. De focus van de controlewerkzaamheden en daaruit voortvloeiende bevindingen in dit verslag liggen op het Voorwaardencriterium, derhalve het rechtmatig handelen volgens wet –en regelgeving. Eventuele relevante nevenbevindingen die voortvloeien uit de controlewerkzaamheden en betrekking hebben op het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) worden, indien van toepassing, opgenomen in paragraaf 4.01. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Openstaande dossiers dienen afgehandeld te zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekening van de gemeente Albrandswaard of zoveel eerder als mogelijk. Middels Hoor en Wederhoor heeft er met proceseigenaren en procesbeheerders reeds afstemming plaatsgevonden omtrent bevindingen en aanbevelingen alvorens deze in de VIC-rapportage te verwerken.

1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Naast de financiële rechtmatigheid waar de Kadernota rechtmatigheid betrekking op heeft (en daarmee de Rechtmatigheidsverantwoording) ontstaan uit de controlewerkzaamheden bevindingen welke niet van financiële aard zijn en/of geen financiële gevolgen kennen. Het gaat hier dan om beleidsmatige, juridische of proces gerelateerde bevindingen welke duiden op verbeterpunten in de uitvoering, maar niet leiden tot de conclusie dat de handeling onrechtmatig is.

4

2 Management samenvatting 2.1 Algemene status van de financiële rechtmatigheid Het hoofddoel van de VIC is om vast te stellen of de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. De accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, maar het is het College dat een oordeel vormt over de rechtmatigheid. Deze rapportage geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld en nog tijdig kan acteren op bevindingen. Uit de VIC rapportage blijkt dat de organisatie over het algemeen in control is en dat de beheersmaatregelen afdoende functioneren. Er zijn geen onherstelbare onrechtmatigheden geconstateerd in de controlewerkzaamheden. Potentiële risico’s worden thans onderzocht en zo nodig gekwantificeerd. Daarnaast is het wel van belang dat het College aandacht en energie steekt in de aanbevolen verbeteringen op het gebied van bevindingen zonder gevolgen voor de rechtmatigheid. Het uitstekende niveau van de Intern controleurs samen met de constructieve inbreng van Control van de gemeente Albrandswaard draagt bij aan efficiënte en kwalitatieve controles.

2.2 Onrechtmatigheden / onzekerheden In de eerste 3 kwartalen 2025 zijn de volgende (herstelbare) onrechtmatigheden/onzekerheden geconstateerd. Tijdige herstelacties in dit boekjaar kunnen voorkomen dat deze tot onrechtmatigheden leiden. Facturen en betalingen: o Er is een onzekerheid geconstateerd van € 5.556 bij een factuur van Zakenwijzer B.V., omdat de prestatielevering ontbreekt; herstelbaar daar de factuur gecrediteerd dient te worden. Jeugdwet: o Omdat de gemeente niet de directe ontvanger van de zorg is, is het vaststellen van de daadwerkelijk geleverde prestatie afhankelijk van gegevens die door zorgaanbieders worden aangeleverd. Het is momenteel uitdagend om de feitelijke levering en kwaliteit van zorg volledig te verifiëren. Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo): o Er bestaat een potentieel substantiële onzekerheid omdat de gemeente afhankelijk is van declaratiegegevens van derden. Het is momenteel uitdagend om de feitelijke levering en kwaliteit van zorg voldoende te verifiëren. Meerdere acties zijn hierop inmiddels ingezet.

Opbrengsten Verhuur en Erfpacht: o o

o

Onzekerheid volledigheid: Voor zowel verhuur- als erfpachtopbrengsten is de rechtmatigheid als onzeker (potentieel substantieel) aangemerkt. Ontbrekende aansluiting: Door het ontbreken van een centraal systeem kan de VIC niet vaststellen of alle inkomsten waar de gemeente recht op heeft, ook daadwerkelijk en juist zijn verantwoord in de financiële administratie. Er bestaat geen eigenaarschap inzake Verhuur en Erfpacht, verantwoordelijkheid is niet belegd binnen de organisatie.

5

2.2.1 Controlewerkzaamheden onder handen Jeugdwet: o De verificatie van betalingen via de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) ontbreekt. Sinds 2024 zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de jeugdzorgkosten in hun eigen administratie. Financiële overzichten van de GRJR bieden voldoende basis voor een adequate financiële controle zoals bleek over de eerste 2 kwartalen. Pas na aanlevering door GRJR van financiële overzichten kwartaal 3 en verder kunnen bevindingen in de volgende rapportage worden gepresenteerd. Gelet de uitkomsten over de eerste 2 kwartalen verwachten wij hierop geen onrechtmatigheden.

2.3 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Over de eerste 3 kwartalen van 2025 hebben wij de volgende adviezen en bevindingen, gecombineerd met hetgeen controlerend accountant Deloitte eerder heeft gerapporteerd in de managementletter 2024: Facturen en betalingen: o Het risico dat er geen expliciete controle is op de juistheid van IBAN-nummers bij het aanmaken van nieuwe crediteuren. Middels een IBAN-controle door de banken is deze bevinding inmiddels opgelost. De reeds ingezette interne maatregelen, zoals een check bij facturen boven de €25.000, blijven onverminderd van waarde. Personeel en salarissen: De verlofopname vertoont aandachtspunten; 11% van het personeel nam geen verlof op, terwijl 20% (inclusief bijzonder verlof) een zeer hoog saldo (>300 uur) heeft opgebouwd. Dit vormt een risico voor de vitaliteit en de financiële voorziening. Subsidieverstrekking: o Procedureel werd geconstateerd dat het Subsidieregister in Excel wordt bijgehouden, wat gevoelig is voor fouten. Deloitte wees er ook op dat de Algemene subsidieverordening uit 2010 verouderd is. Bij 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt. Europese aanbestedingen: o Hoewel er geen onrechtmatigheid is geconstateerd, is er wel een risico.

In 2025 zijn er facturen betaald aan een leverancier voor technische gebruiksmaterialen, terwijl de overeenkomst op 31 augustus 2024 is afgelopen. Actie loopt tot juiste formalisering van een nieuwe opdracht. o Ook waarschuwt Deloitte (en wij onderkennen dat) voor een gebrek aan bewustwording rond de aanbestedingsplicht en de onvolledigheid van het contractenregister. o De omvang en rechtmatigheid van inleenovereenkomsten Yacht, aangegaan na einde contractperiode juni 2025, vormt een potentieel risico. Controlewerkzaamheden en analyses zijn ingezet.

6

Lokaal inkoopbeleid: o De gevolgde inkoopprocedure is niet traceerbaar doordat weinig tot geen gebruik wordt gemaakt van het zaaksysteem RX.Enterprise. Hierdoor is het team Inkoopadvies niet betrokken, konden de opdrachtbrieven niet worden teruggevonden en bestaat geen zicht op de mate van MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen). Inmiddels is een grote groep collega’s uitgenodigd voor trainingen gericht op juist en professioneel inkopen. Participatiewet: o Deloitte benoemt dat heronderzoeken beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IB-signalen en Suwinetcontroles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. o Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toepassen bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd, wat disproportioneel is ten opzichte van de resultaten. De gemeente dient hierop beleid te maken. Wagenparkbeheer: o Er is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden over de procedure rond het gebruik van dienstvoertuigen door nieuwe medewerkers, wat resulteert in het ontbreken van de vereiste Dienstvoertuigenovereenkomst en een juiste registratie.

Deze bevindingen tonen aan dat er aandachtspunten zijn op zowel financieel- als procedureel vlak. De gemeente en De BedrijfsvoeringsPartner zijn nu aan zet om deze bevindingen op te volgen en waar nodig herstelacties te ondernemen.

7

3 Processen en bevindingen binnen de VIC 3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid) De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks, medio augustus, toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. In dit proces toetsen wij op het intern/lokaal inkoopbeleid, in paragraaf 3.12 richten wij ons op het proces Europese aanbestedingen. Bevindingen VIC-controle: Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Dit proces, ons lokaal inkoopbeleid, is geen onderdeel van het normenkader en derhalve niet ter beoordeling van onze controlerend accountant. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Dossiervorming in RX.Enterprise is veelal niet of onvolledig. o Het gevolgde inkooptraject is daarmee niet vast te stellen. o Opdrachtbrieven/overeenkomsten zijn niet traceerbaar. o Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is niet vast te stellen. o Team Inkoopadvies wordt niet betrokken voor advies/ondersteuning. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Afdwingen gebruik zaaktype

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



Inkoop in RX.Enterprise Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

8

 Onderhanden

3.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan De BedrijfsvoeringsPartner om zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard ligt.

Crediteurenadministratie Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Op basis van een steekproef zijn van nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: -

In de managementletter 2024 benoemt Deloitte het risico en de, in haar optiek, te geringe opvolging van de bevinding dat bij het aanmaken van een nieuwe crediteur er geen expliciete controle is op juistheid IBAN-nummer. Repressieve controle door middel van een IBAN-check in de betaalapplicatie is eerder onderzocht en toen te duur bevonden. Wel zijn er aanvullende maatregelen reeds ingezet; - Elke nieuwe crediteur met een eerste factuur > € 25.000,-- wordt vooraf gecheckt en een printscreen wordt vastgelegd. - Bij een wijziging van een bankrekening wordt er ook een naam nummer controle uitgevoerd. In het derde kwartaal is in onze controlewerkzaamheden weer aandacht besteed aan de crediteurenadministratie. Hierbij is vastgesteld dat banken inmiddels verplicht zijn zelf een controle uit te voeren op de juistheid van IBAN-nummers. Deze bankcontroles worden actief gemonitord en vormen daarmee een belangrijke laag in het beheersen van het risico op foutieve of frauduleuze betalingen. Omdat deze verplichte bankcontrole het beoogde doel van het IBANcontroleproces dekt, is ervoor gekozen geen aanvullend, separaat onderzoek te starten binnen onze organisatie.

Wij benadrukken echter dat de reeds genomen aanvullende maatregelen binnen de organisatie – zoals de handmatige controle bij nieuwe crediteuren boven € 25.000 en de naam-nummercontrole bij wijziging van bankgegevens onverminderd van belang blijven.

9

Facturenregistratie tot betaalbaar stellen Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onrechtmatigheid geen;

Op basis van een steekproef zijn over de eerste 2 kwartalen 2025 totaal 28 facturen geselecteerd en beoordeeld. Na signalering door de VIC en tijdige aanlevering zijn alle prestatieleveringen aanwezig. In het 3 kwartaal zijn op basis van een steekproef 14 facturen beoordeeld. Van 1 factuur (Zakenwijzer) ontbreekt de prestatielevering.

Totaal beoordeelde facturen: Initieel geen prestatielevering aanwezig: Ontvangen na signalering door VIC:

Kwartaal 1 en 2 28 stuks 16 stuks (57%) 16 stuks

Kwartaal 3 14 stuks 5 stuks (36%) 4 stuks

Prestatielevering: Zakenwijzer B.V. (756047) De prestatielevering ontbreekt doordat de betreffende factuur nooit is uitgevoerd en dient te worden gecrediteerd. Deze situatie is aan het licht gekomen nadat team Control om een prestatielevering had gevraagd. Het potentieel onrechtmatige bedrag betreft € 5.556. Naar aanleiding hiervan worden de facturen van Zakenwijzer B.V. in het laatste kwartaal nader gecontroleerd om vergelijkbare situaties tijdig te signaleren en te voorkomen.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

7 facturen geen/onvoldoende

€ 33.176

Gemeente



prestatielevering

(onzeker) DBP



Gemeente



Gemeente



Managementletter

Geen controle op de juistheid

2024

IBAN-nummer nieuwe

Geen

crediteur; voorstel DBP 3.

Managementletter

Onvoldoende aandacht voor

2024

prestatieleveringen en daarmee risico op onrechtmatige betalingen

4.

2e VIC rapport

Legenda:

 Opgelost

Factuur Zakenwijzer B.V.

€5.556

crediteren

(onzeker)  Openstaand

10

 Onderhanden



3.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en navolgbaar. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid kwartaal 1 en 2; Over kwartaal 3 zijn volgens schema nog geen controlewerkzaamheden uitgevoerd, dit zal samen met kwartaal 4 gecontroleerd en gerapporteerd worden.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen

Geen



2.

2e VIC rapport

Geen

Geen



Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

 Openstaand

Actiehouder

Status

 Onderhanden

3.04 Treasury Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Het tweede controlemoment start na afronding boekjaar 2025. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

In de eerste helft 2025 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is rechtmatig verlopen. Er zijn geen langlopende geldleningen aangetrokken. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Over kwartaal 3 zijn volgens schema nog geen controlewerkzaamheden uitgevoerd, dit zal samen met kwartaal 4 gecontroleerd en gerapporteerd worden.

11

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Deloitte geeft in haar Managementletter 2024 het advies een preventieve controle of beheersmaatregel te borgen inzake het aantrekken van kortlopende kasgeld leningen. Sinds geruime tijd is de werkwijze hierin om maandelijks achteraf een repressieve controle te voeren. De BedrijfsvoeringsPartner heeft dit advies overwogen en aanpassingen doorgevoerd. Bij het beoordelen en accorderen van ontvangen offertes kasgeldleningen was de toezegging dat treasurer en manager deze gezamenlijk met ingang van kwartaal 3 gaan beoordelen. Ons is aangegeven dat, in samenwerking met de teamleider Financieel Advies, het 4-ogenprincipe actief wordt toegepast om de controle op de uitvoering te waarborgen. De mandaatregeling en statuut zijn nog niet volledig aangepast op deze werkwijze; deze worden momenteel herzien en in lijn gebracht met de actuele praktijk. In onze eerstvolgende rapportage en na controlewerkzaamheden over kwartalen 3 en 4 rapporteren wij hieromtrent. 2. Ook stelt Deloitte dat de voorspelbaarheid van de liquiditeitsbehoefte te beperkt is. De treasurer is onvoldoende geïnformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Inmiddels lijkt dat de treasurer en de strategisch financieel adviseur maandelijks afstemmen, wat zorgt voor beter inzicht in de liquiditeitspositie. Daarnaast controleert de treasurer nu ook het investeringsproces.

Hierdoor kan een betere inschatting worden gemaakt van toekomstige kasstromen en liquiditeitsbehoeften, wat bijdraagt aan een verbeterde voorspelbaarheid en beheersing van de financiële positie. In onze eerstvolgende rapportage en na controlewerkzaamheden over kwartalen 3 en 4 rapporteren wij hieromtrent. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen

2.

Managementletter

Preventieve controle in plaats

Geen

DBP



2024

van repressieve controle

Geen

DBP &





kortlopende leningen 3.

Managementletter

Voorspelbaarheid van

2024

liquiditeitsbehoefte is te

Gemeente

beperkt, de Treasurer is onvoldoende geïnformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

12

 Onderhanden

3.05 Investeringen Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 4 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Onze bevindingen uit de controlewerkzaamheden zoals eerder gerapporteerd over het eerste half jaar zijn in lijn met hetgeen geconcludeerd kan worden over de controles kwartaal 3; Investeringen worden juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBV-activeringseisen. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen



2.

2e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen



•

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

 Openstaand

13

Actiehouder

 Onderhanden

Status

3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Personeelsdossiers zijn volledig, arbeidsovereenkomsten zijn in overeenstemming met salarisbetalingen, mutaties zijn juist verwerkt, declaraties zijn onderbouwd en sluiten aan met uitbetaling. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: Beloningen In het derde kwartaal hebben wij onze controlewerkzaamheden inzake aanvullende beloningen (bijvoorbeeld gratificaties) en toelagen (bijvoorbeeld arbeidsmarkt –en functioneringstoelagen) gecontinueerd om daarmee vast te stellen dat deze conform CAO en Personeelshandboek verstrekt worden. In het kader van de jaarlijkse controle zijn de verstrekte gratificaties tot en met november beoordeeld. Hierbij is binnen de gemeente Albrandswaard geen situatie geconstateerd waarin het vastgestelde maximumbedrag van € 1.000 netto is overschreden. In onze eerstvolgende rapportage worden gratificaties tot en met december getoetst en gerapporteerd. Verlofregistratie Uit de analyse tot en met 29 oktober blijkt dat een deel van de medewerkers weinig tot geen verlof opneemt, terwijl een ander deel juist aanzienlijke verlofsaldi opbouwt. Zo heeft in 2025 circa 11% van de medewerkers geen verlof opgenomen, terwijl bijna twintig procent een verlofsaldo van meer dan 300 uur heeft. Deze verschillen kunnen wijzen op een hoge werkdruk, een onvoldoende stimulans om verlof daadwerkelijk te benutten of gebrekkige verlofregistratie.

Te weinig verlof opnemen kan negatieve gevolgen hebben voor de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers, terwijl hoge verlofsaldi financiële risico’s en planningsproblemen voor de organisatie kunnen veroorzaken. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen



2.

2e VIC Rapport

Geen bevindingen

Geen



•

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

 Openstaand

14

Actiehouder

 Onderhanden

Status

3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling De controlewerkzaamheden richten zich op het gehele proces van subsidie aanvraag, subsidieverlening en subsidievaststelling. Wij toetsen op juiste toepassing van de subsidieverordening. De Algemene subsidieverordening van Albrandswaard is de juridische basis voor het verstrekken van subsidies door de gemeente, en beschrijft de algemene regels en voorwaarden waaraan alle subsidieaanvragen moeten voldoen. De verordening regelt onder andere de verschillende subsidievormen en de bevoegdheid om nadere regels te stellen, die bijvoorbeeld via uitvoeringsregels of specifieke subsidieprogramma's worden vastgelegd. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid kwartaal 1 en 2; Over kwartaal 3 zijn volgens schema nog geen controlewerkzaamheden uitgevoerd, dit zal samen met kwartaal 4 gecontroleerd en gerapporteerd worden.

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Het Subsidieregister wordt in Excel gevoerd. Hiermee is sprake van hoge foutgevoeligheid. 2. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte de verouderde Algemene subsidieverordening (2010) en het daarmee niet meer accuraat zijn naar hedendaagse standaarden. Uit de termijnagenda van de gemeenteraad blijkt dat een geactualiseerde subsidieverordening nog dit jaar vastgesteld zal worden. 3. Uit de analyse van 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt. Bij de aanvraag, de inhoudelijke beoordeling, het opstellen van de beschikking, en de betaalopdracht is niet geconstateerd dat de aanvrager en het bankrekeningnummer niet overeenkwamen. Zowel de financiële afdeling als de kredietbeheerder en de budgethouder hebben deze fouten niet opgemerkt, waardoor het subsidiebedrag aan de verkeerde stichting is overgemaakt. Middels onderlinge verrekening is het ontvangen subsidiebedrag uiteindelijk door de juiste rechtspersoon ontvangen. Aanvullende controle op uitbetalingen aan juiste aanvragers worden uitgevoerd.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

3. •

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Subsidieregister in Excel

Geen

Gemeente



Managementletter

De huidige subsidieverordening

Geen

Gemeente



2024

geldt al sinds 2010.

1e VIC rapport

Toets op juistheid uitbetalingen

Nog onbekend

DBP



Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

15

 Onderhanden

3.08 Grondexploitaties grondtransacties Voor de controle hanteren we een methode waarbij de grootste grondtransacties op basis van financiële omvang worden geselecteerd. In het eerste halfjaar is 1 controle uitgevoerd met betrekking tot de verkoop van Hof van spui. Verdere controles volgen in de tweede helft van het jaar. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid kwartaal 1 en 2; Over kwartaal 3 zijn volgens schema nog geen controlewerkzaamheden uitgevoerd, dit zal samen met kwartaal 4 gecontroleerd en gerapporteerd worden.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid Geen  Openstaand

16

 Onderhanden

Actiehouder

Status



3.09 Participatiewet De Participatiewet heeft als doel heeft om zoveel mogelijk mensen met of zonder arbeidsbeperking aan het werk te helpen. Daarnaast regelt de wet de bijstandsuitkering voor degenen die niet in staat zijn om in hun eigen levensonderhoud te voorzien. Wij controleren op dossiers Participatiewet, Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (BBZ), Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) en Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ).

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Beschikkingen BBZ werden door externe partij ondertekend, daarmee niet conform de mandaatregeling. Werkwijze is na constatering direct aangepast. 2. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte dat heronderzoeken in het kader van de Participatiewet beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IB-signalen en Suwinet-controles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toegepast wordt bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd. De gemeente dient hierop beleid te maken. 3. Bij 1 dossier uit Q3 is onvoldoende motivering opgenomen in het onderzoeksrapport bij een afwijkend besluit. Uit nadere toelichting blijkt dat de motivatie inhoudelijk toereikend is maar niet is vastgelegd in het onderzoeksrapport. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Niet gemandateerde

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



Geen

Gemeente



Geen

Gemeente



ondertekening beschikkingen BBZ 2.

3.

Managementletter

Periodieke heronderzoeken

2024

verkennen.

Functionaris

Ontwikkel beleid op gebruik

Gegevens-

Suwinet

bescherming Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

17

 Onderhanden

3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning De WMO zorgt ervoor dat mensen met een beperking of ziekte de juiste ondersteuning krijgen om zelfstandig te kunnen blijven functioneren en mee te doen in de maatschappij. De wet regelt dat gemeenten hiervoor verantwoordelijk zijn en de benodigde hulp, zoals hulp bij het huishouden, dagbesteding of hulpmiddelen, aanbieden. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget.

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onzekerheid: potentieel substantieel De gemeente is niet zelf de ontvanger van de zorg, waardoor de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie vaak afhankelijk is van de gegevens die door de zorgaanbieders worden aangeleverd. Dit leidt tot diverse uitdagingen, zoals de controle op de juistheid van de declaraties, het waarborgen van de kwaliteit van de geleverde zorg en het respecteren van de privacy van de cliënten. Onderzoek en initiatieven lopen om hierop op efficiënte wijze een afdoende onderbouwing van de prestatielevering te kunnen waarborgen.

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: Inzake bovenstaand dossier uit 2009 welke niet langer in het archief aanwezig was is de rechtmatigheid van de verstrekte voorziening voldoende onderbouwd. Procesmatig blijft echter wel een aandachtspunt bestaan.

-

Het ontbreken van oude dossiers onderstreept de noodzaak om: vast te leggen hoe moet worden gehandeld wanneer oude dossiers ontbreken herindicatie in te zetten als aanvullend middel zodat de actuele beoordeling de ontbrekende documentatie vervangt.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

1.

1e VIC rapport

Ontbrekende PGB-toets;

€ 4.665

Gemeente



Onbekend

Gemeente



Waarborgen afdoende

Potentieel

Gemeente



prestatieleveringen

substantieel

(onzekerheid) 2.

1e VIC rapport

Afronden IC cq herbeoordeling toepassen

3.

1e VIC rapport

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

18

 Onderhanden

Vermelding Managementletter 2025 In de managementletter 2025 heeft Deloitte een aandachtspunt inzake de volledigheid van populaties waarop de VIC zich baseert. De keuzes omtrent de populatiemethodiek, zowel voor de WMO als ook de Jeugdwet controlewerkzaamheden van toepassing, lichten wij hier ter onderbouwing toe; Voor de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) wordt door team control een populatiemethodiek gehanteerd. De VIC richt zich op de beoordeling van de rechtmatigheid van uitgaven op het moment van betaling. Om deze reden wordt de populatie voor de steekproeftrekking opgebouwd op basis van betaalregels binnen de Wmo en de Jeugdwet. De VIC-populatie bestaat uit alle in het verslagjaar gerealiseerde betalingen die betrekking hebben op Wmo- en Jeugdwetvoorzieningen. Vanuit deze populatie worden steekproeven getrokken, waarbij per betaalregel het onderliggende dossier wordt beoordeeld op rechtmatigheid. Deze werkwijze maakt het mogelijk om de rechtmatigheid van de daadwerkelijke uitgaven te toetsen. Deze methodiek wijkt af van de lasten zoals deze in de jaarrekening zijn verantwoord. De jaarrekening is opgesteld op basis van het lastenstelsel, waarbij kosten worden toegerekend aan het jaar waarin de zorg is geleverd, ongeacht het moment van betaling.

In de praktijk betekent dit dat betalingen regelmatig plaatsvinden in een later kalenderjaar dan het jaar waarin de zorgverlening heeft plaatsgevonden. Het verschil tussen de door de VIC gehanteerde populatie en de lasten zoals opgenomen in de jaarrekening wordt hoofdzakelijk verklaard door de post nog te betalen lasten. Deze lasten maken wel onderdeel uit van de jaarrekening van het betreffende boekjaar, maar worden pas in een later jaar als betaalregel zichtbaar in de VIC-populatie. Hierdoor ontstaat een timingverschil tussen de jaarrekening en de VIC-populatie, zonder dat dit tot gevolg heeft dat dossiers structureel buiten de VIC-controle blijven. Dossiers worden in dat geval in het opvolgende boekjaar betrokken in de VIC. Conform het advies van de accountant onderkent de VIC het belang van transparantie over de gehanteerde populatieafbakening en eventuele uitsluitingen. Om dit te borgen wordt hier expliciet gerapporteerd over de samenstelling van de VIC-populatie en wordt na afsluiting van het boekjaar een aansluiting gemaakt tussen de betaalpopulatie en de lasten in de jaarrekening, inclusief de post nog te betalen kosten. Hiermee wordt geborgd dat de volledige massa uiteindelijk in de rechtmatigheidscontrole wordt betrokken.

3.11 Jeugdwet De Jeugdwet regelt jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering voor kinderen en jongeren tot 18 jaar. Gemeenten zijn hierdoor verantwoordelijk voor de hulp aan kinderen, jongeren en hun ouders bij opvoed- en opgroeiproblemen, psychische problemen en stoornissen, met als doel hen zo snel en dichtbij mogelijk te helpen. De GRJR, oftewel de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond, koopt namens de deelnemende gemeenten specialistische jeugdhulp in. Hierdoor wordt de inkoop van jeugdhulp efficiënter en zorgen de gemeenten samen voor een breder en passender aanbod van zorg voor kinderen en jongeren. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget (door de gemeente) en verstrekking via de GRJR.

19

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel

De betaling aan de zorgverlener verloopt via de GRJR en is pas achteraf vast te stellen. Voor Q3 blijft dezelfde bevinding openstaan, aangezien de controle op deze betalingen, net als in eerdere perioden, pas achteraf kan worden uitgevoerd. De benodigde verificatie heeft inmiddels kunnen plaatsvinden over de eerste 2 kwartalen en is er vastgesteld dat de controle uitvoerbaar is. Voor het eerste halfjaar konden alle betalingen in de steekproef volledig worden geverifieerd. Verificatie over het 3e kwartaal zal meegenomen worden in de laatste rapportage.

-

Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel

De in eerdere rapportage gesignaleerde onzekerheid rondom de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie is nog steeds van toepassing. Omdat de gemeente niet zelf de ontvanger van de zorg is, blijft zij afhankelijk van de gegevens die zorgaanbieders aanleveren. Hierdoor blijft het uitdagend om de juistheid van declaraties en de kwaliteit van de geleverde zorg volledig te kunnen vaststellen. Hoewel diverse onderzoeken en initiatieven lopen om te komen tot een efficiënte en afdoende onderbouwing van de prestatielevering, is deze ontwikkeling nog niet afgerond. De onzekerheid blijft daardoor in de huidige rapportage staan.( geschatte implementatie Q1 2026) Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Aansluiting/verificatie

DBP &



betalingen door GRJR

Gemeente

organiseren Q1 en Q2 2.

1e VIC rapport

Waarborgen

Substantieel

Gemeente



DBP en



prestatieleveringen 3.

1e VIC rapport

Aansluiting betalingen GRJR Q3

Gemeente Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

20

 Onderhanden

3.12 Europese aanbestedingen Team Inkoopadvies voert 2 keer per jaar een crediteurenscan uit. De eerste scan vindt plaats in augustus 2025. In januari 2026 wordt de slotscan over 2025 uitgevoerd. De scan heeft als primair doel een check op rechtmatig aanbesteden door de gemeente Albrandswaard. Op de initiële (IC) beoordeling door team Inkoopadvies heeft vervolgens een onafhankelijke (VIC) toets plaatsgevonden. De bevindingen hebben betrekking op de periode januari tot augustus 2025. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Potentieel en substantieel

1. Inleenovereenkomsten Yacht De raamovereenkomst met Yacht B.V. is beëindigd per eind juni 2025. Per die datum is Haert de nieuwe inhuur broker. Nieuwe of verlengde Inleenovereenkomsten Yacht welke na contractperiode zijn aangegaan zijn onrechtmatig daar deze niet meer vallen binnen de aanbestede diensten welke Yacht tot eind juni verleende. Er loopt een inventarisatie hoeveel en welke inleenovereenkomsten dit zijn om zo de onrechtmatigheid te kunnen kwantificeren. Uitkomst volgt zo spoedig mogelijk en uiterlijk per de volgende rapportage. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Onder de BAR-organisatie is een Europese aanbesteding gehouden voor technische gebruiksmaterialen. Deze overeenkomst liep tot 31-8-2024. Ook in 2025 zijn er facturen voor technische gebruiksmaterialen betaald aan deze leverancier, echter niet dermate substantieel dat dit aanbestedingsgrenzen overschrijdt. In 2025 is er geen onderliggende overeenkomst. Actie is inmiddels ingezet om dit juist te organiseren. 2. In de managementletter 2024 attendeert Deloitte op meer bewustwording inzake de aanbestedingsplicht en het gebonden zijn aan aanbestedingsrichtlijnen. Er ontstaat een risico op onrechtmatige inkoopcontracten, tevens geeft het contractregister een onvolledig beeld. Samen met Team Inkoopadvies wordt in 2025 nieuw inkoopbeleid opgesteld.

Daarnaast is aan Team Inkoopadvies gevraagd een opleidings- en bewustwordingstraject te ontwikkelen wat we gezamenlijk gaan uitrollen in het laatste kwartaal.

21

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Formaliseren afgelopen

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



Geen

DBP &



overeenkomst technische gebruiksmiddelen. 2.

3.

Managementletter

Vergroten bewustwording

2024

aanbestedingsplicht

2e VIC rapport

Inventarisatie omvang

Gemeente potentieel

DBP Control



inleenovereenkomsten Yacht na contractperiode Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

 Onderhanden

3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht In het kader van het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst is een fiscale actielijst met uit te voeren acties en verbetermaatregelen gemaakt. Er zijn incidentele/eenmalige acties en structurele/terugkerende fiscale acties. In aanvulling op deze actielijst is een fiscale jaarkalender opgesteld. Door de structurele en terugkerende fiscale acties uit de actielijst op te nemen in een fiscale jaarkalender en de voortgang hiervan te monitoren kunnen de organisaties borgen dat alle fiscaal terugkerende acties worden uitgevoerd. De voorgang van de fiscale kalender is beoordeeld. Vastgesteld is dat op alle punten voortgang is die onderbouwd zijn door onderliggende documenten. Daar waar een termijn niet gehaald is zijn voldoende onderbouwingen aanwezig waarom een punt nog open staat. Per organisatie zijn er twee steekproeven uitgevoerd over verschillende deelonderwerpen. Bevindingen VIC-controle:

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) Vanaf 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst strikt op de Wet DBA om schijnzelfstandigheid bij de inzet van zzp’ers tegen te gaan. Indien een arbeidsrelatie onterecht als inhuur wordt aangemerkt, riskeert de gemeente aanzienlijke naheffingen, rente en boetes die kunnen oplopen tot 100%. De Belastingdienst heeft expliciet gewaarschuwd dat aantoonbare grip op zzp-inhuur een harde voorwaarde is voor het behouden of afsluiten van een convenant Horizontaal Toezicht. Zonder dit convenant verliest de organisatie fiscale voorspelbaarheid en krijgt zij te maken met intensievere controles en een hogere administratieve druk. Voor de gemeente Albrandswaard is dit extra urgent vanwege de (aanstaande) vernieuwing van het convenant.

22

Leidinggevenden worden dringend verzocht kritisch te zijn op de inbedding van externen en hierbij altijd nauw samen te werken met inhuurpartner Haert. Naheffingen, rente en boetes kunnen substantieel groot zijn. Ter ondersteuning worden binnenkort door De BedrijfsvoeringsPartner een specifieke handreiking, een aangescherpt inhuurproces en een digitale instructie beschikbaar gesteld. Recent zijn door team Control samen met de Fiscale kerngroep, Financieel advies en HRM controlewerkzaamheden opgestart om zo spoedig mogelijk voor alle entiteiten met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025 de mate van schijnzelfstandigheid te bepalen. Tevens het inhuurproces dermate aan te gaan passen dat nieuwe beheersmaatregelen het risico op schijnzelfstandigheid mitigeren. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen

Gemeente



2.

2e VIC rapport

Omvang schijnzelfstandigheid

Potentieel

BVP (Control,



2025 vaststellen, aanscherpen

substantieel

HRM, Financien)

inhuurproces 2026 •

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

23

 Onderhanden



3.14 Wagenparkbeheer Binnen de gemeente Albrandswaard geldt een duidelijk verbod op het privégebruik van dienstvoertuigen. Deze voertuigen worden uitsluitend ingezet voor het uitvoeren van gemeentelijke taken en zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die hiervoor expliciet zijn geautoriseerd. Dit verbod is opgenomen in het gemeentelijk beleid en vormt een belangrijk uitgangspunt in het kader van integriteit, fiscale verantwoordelijkheid en doelmatig gebruik van gemeentelijke middelen. Iedere medewerker die gebruik mag maken van een dienstvoertuig, ondertekent een Dienstvoertuigenovereenkomst. Hierin wordt formeel vastgelegd dat het voertuig uitsluitend voor zakelijk gebruik wordt ingezet. Deze overeenkomst wordt bewaard in het personeelsdossier. De verantwoordelijkheid voor het aanmelden van medewerkers voor deze procedure ligt bij de leidinggevende van het team waarin de medewerker werkzaam is. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid kwartaal 1 en 2; Over kwartaal 3 zijn volgens schema nog geen controlewerkzaamheden uitgevoerd, dit zal samen met kwartaal 4 gecontroleerd en gerapporteerd worden.

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. In sommige ritten ontbrak de naam van de bestuurder als gevolg van de gefaseerde overstap van het oude 2G-netwerk naar het nieuwe 4G-netwerk. Gedurende deze overgangsperiode was de registratie tijdelijk verdeeld over twee systemen, waardoor op sommige momenten gegevens van ritten of bestuurders ontbraken in de administratie. 2. Bij indiensttreding is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden dat in geval een nieuwe medewerker dienstvoertuigen zal gaan gebruiken dit kenbaar gemaakt moet worden bij de wagenpark beheerder. Hierdoor ontbreekt een ondertekende Dienstvoertuigenovereenkomst, is de toegangstag niet gekoppeld aan de beveiligde kast met dienstvoertuig sleutels en ontbreekt juiste registratie van bestuurder/gebruiker. Geadviseerd wordt om gebruik van dienstvoertuigen in het proces indiensttreding op te nemen.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Gebruik dienstvoertuigen

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

DBP



integreren in indiensttredingsproces. •

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

24

 Onderhanden

3.15 Verhuuropbrengsten Verhuuropbrengsten vormen de inkomsten die de gemeente ontvangt uit het verhuren van objecten. Deze opbrengsten ontstaan op basis van afgesloten huurovereenkomsten. Dit jaar is dit proces meegenomen in het VIC jaarplan om inzicht te krijgen in de opzet, bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen die ervoor moeten zorgen dat deze opbrengsten juist, volledig en tijdig worden geregistreerd. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: •

Onzekerheid: potentieel substantieel

-

Binnen de gemeente ontbreekt een centraal verhuursysteem. Hierdoor kan geen volledige en eenduidige aansluiting worden gemaakt met het financiële systeem. Het verhuurproces is verdeeld over meerdere afdelingen waarbij verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet duidelijk zijn belegd. Door het ontbreken van centrale registratie en heldere procesverantwoordelijkheid kan niet worden vastgesteld of alle verhuuropbrengsten rechtmatig, volledig en juist zijn verantwoord.

-

De gemeente is zich bewust van dit aandachtspunt en oriënteert zich op de implementatie van een eigen systeem voor verhuurbeheer, waarin in de toekomst een directe koppeling met het financiële systeem kan worden gerealiseerd. De gemeente wordt geadviseerd dit proces te structureren door het eigenaarschap helder te beleggen en een centraal verhuurbestand in te richten, zodat aansluiting met het financiële systeem mogelijk wordt en de rechtmatigheid van de opbrengsten beter kan worden geborgd. Nr.

Bron

Bevinding

1.

2e VIC rapport

2e VIC rapport

2.

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Ontbreken volledig en centraal

Potentieel

Gemeente



verhuuroverzicht

substantieel Gemeente



Gemeente



Geen duidelijke verantwoordelijkheden/eigenaar schap

2e VIC rapport

3. •

Legenda:

Aansluiting financieel systeem  Opgelost

 Openstaand

25

 Onderhanden

3.16 Erfpachtopbrengsten Erfpachtopbrengsten zijn de vergoedingen die de gemeente ontvangt voor het recht om grond te gebruiken die in eigendom van de gemeente blijft. Deze opbrengsten ontstaan op basis van overeenkomsten. Dit jaar is dit proces meegenomen in het controle jaarplan om inzicht te krijgen in de opzet bestaan en werking van de interne beheersmaatregelen die ervoor moeten zorgen dat deze opbrengsten juist, volledig en tijdig worden geregistreerd.

Bevindingen VIC-controle: Rechtmatigheid:

• -

-

Onzekerheid: potentieel substantieel Uit de uitgevoerde controle blijkt dat binnen de gemeente geen centraal erfpachtbestand aanwezig is. Hierdoor kan op dit moment geen volledige en eenduidige aansluiting worden gemaakt met het financiële systeem. Daarnaast is vastgesteld dat de verantwoordelijkheden voor het erfpachtproces niet duidelijk binnen de organisatie zijn belegd. Dit leidt tot onduidelijkheid over waar welk onderdeel van het erfpachtbeheer is ondergebracht en wie verantwoordelijk is voor de registratie en actualisatie van de gegevens.

Het ontbreken van zowel een centrale registratie als duidelijke procesverantwoordelijkheid maakt dat de volledigheid van de erfpachten niet kan worden vastgesteld. Hierdoor is het momenteel niet mogelijk om met zekerheid te bepalen of alle erfpachtopbrengsten rechtmatig, volledig en juist zijn verantwoord. De gemeente wordt geadviseerd dit proces te structureren door het eigenaarschap helder te beleggen en een centraal erfpachtbestand in te richten, zodat aansluiting met het financiële systeem mogelijk wordt en de rechtmatigheid van de opbrengsten beter kan worden geborgd.

Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehoude

Status

r 2e VIC rapport

1.

2e VIC rapport

2.

Ontbreken volledig en centraal

Potentieel

erfpacht overzicht

substantieel

Geen duidelijke

Gemeente



Gemeente



Gemeente



verantwoordelijkheden/eigenaar schap 2e VIC rapport

3. •

Legenda:

Aansluiting financieel systeem  Opgelost

 Openstaand

26

 Onderhanden

4 Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude In deze rapportage hebben wij eveneens aandacht voor Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude. Onze controlewerkzaamheden bevatten expliciete onderdelen van M&O en Fraude, maar dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om M&O en Fraude op te sporen.

4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik Niet elk proces kent evenveel risico’s voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). In onze VIC controles bepalen we op basis van een risicoanalyse tot hoe ver onze toetsing reikt. De rapportage Misbruik en Oneigenlijk gebruik gaat wel verder en geeft adequate verbeterpunten om op te gaan laten pakken door de organisatie.

4.02 Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn, immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd.

27

Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen 1.1 Totaal overzicht onrechtmatigheden / onzekerheden Proces

Verantwoordelijke Organisatie

Toelichting

Status

Facturen

Budgethouders

Aanleveren 7



Albrandswaard

prestatieleveringen

WMO

Proceseigenaar

Albrandswaard

PGB-toets complementeren

WMO

Proceseigenaar

Albrandswaard

Heronderzoek naar dossier 2009

WMO

Team Control &

DBP &

Efficiënte

Proceseigenaar

Albrandswaard

onderbouwing

  

prestatieleveringen

Jeugdwet

Team Control &

DBP &

Efficiënte

Proceseigenaar

Albrandswaard

onderbouwing



prestatieleveringen

Jeugdwet

Jeugdwet

Facturen

Team Control &

DBP &

Verificatie betalingen

Proceseigenaar

Albrandswaard

via GRJR Q1 en Q2

Team Control &

DBP &

Verificatie betalingen

Proceseigenaar

Albrandswaard

via GRJR Q3

Budgethouders

Albrandswaard

Crediteren factuur Zakenwijzer (756047)

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

28

 Onderhanden

  

1.2 Totaal overzicht bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Proces

Verantwoordelijke Organisatie

Toelichting

Status

MVO en EVO

Managers

DBP&

Bewustwording inkoop

Albrandswaard

–en aanbestedings



richtlijnen vergroten

Facturen

Cluster Financien&

DBP

Rechtmatigheid

IBAN-check onderzoeken/



implementeren

Treasury

Cluster Financien&

DBP

Rechtmatigheid

Overwegen repressieve beheersmaatregel



kortlopende leningen

Treasury

Personeel

Cluster Financien&

DBP &

Informatiepositie

Rechtmatigheid

Albrandswaard

Treasurer vergroten

Team Control

DBP

Controles inzake aanvullende beloningen

 

en toelagen

Subsidies

Proceseigenaar

Albrandswaard

Subsidieverordening (2010) actualiseren

Subsidies

Proceseigenaar

Albrandswaard

Subsidieregister in Excel uitfaseren

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Periodieke heronderzoeken

  

verkennen

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Beleid omtrent gebruik Suwinet ontwikkelen

EU-aanbestedingen

Team Inkoopadvies

DBP &

Bewustwording inkoop

Albrandswaard

–en aanbestedings richtlijnen vergroten

29

 

Proces

Verantwoordelijke Organisatie

Toelichting

Status

EU-aanbestedingen

Budgethouders

Formaliseren



Albrandswaard

overeenkomst technische gebruiksmiddelen

Wagenpark beheer

Cluster Mens &

DBP & wagenpark

Gebruik dienstvoertuig

Faciliteiten

beheerder

in indiensttredings



proces opnemen

Ten einde een goed en volledig overzicht te behouden op de diverse actiepunten zoals benoemd in deze rapportage is in deze bijlage schematisch weer gegeven waar de verantwoordelijkheid ligt per bevinding/actie.

30

Managementletter 2025 Gemeente Albrandswaard 4 december 2025

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard Postbus 1000 3160 GA RHOON Onderwerp Managementletter 2025

Geacht college, Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Albrandswaard, zijn vastgelegd in het auditplan 2025.

Datum 4 december 2025

Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2025 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Albrandswaard omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2025 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Ons kenmerk 2512842CD4/EB

Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van B&W en de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Behandeld door drs. R.M.J. van Vugt RA 088 288 1108 RvanVugt@deloitte.nl B.O. Bikker MSc 088 288 4521 BBikker@deloitte.nl

Wij hebben deze rapportage reeds met uw organisatie besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.