3. 766716 Rekenkamer Rotterdam jaarverslag 2022.pdf
Tekst van het document
Het professionaliseren van de communicatie was een strategisch speerpunt in 2022. Onder leiding van een externe communicatiestrateeg is een communicatiestrategie ontwikkeld. Dat heeft geleid tot het aantrekken van een parttime communicatieadviseur, vooralsnog voor drie jaar, om de communicatiestrategie te implementeren en daarmee de communicatie te professionaliseren. Daarnaast was het een strategisch speerpunt om de governance van de rekenkamer te versterken, onder andere door het instellen van een Raad van Advies en het voorbereiden van de in het kwaliteitshandvest verplicht gestelde visitatie. Daar zijn in 2022 wel stappen toe ondernomen, maar vervolgens werd zichtbaar dat fundamentele herijking van het arrangement met de regiogemeenten noodzakelijk was en dat de bedrijfsvoering op orde gebracht moest worden. Dat heeft de prioriteit gekregen. Tenslotte was het een strategische keuze om in 2022 te investeren in de onderzoeksstaf. De vaste staf was te klein en met name de projectleider-onderzoekerratio was niet passend voor zowel de hoeveelheid onderzoeken als de complexiteit ervan. Daarnaast is het juist voor een kennisorganisatie als de rekenkamer cruciaal dat er instroom is en blijft van nieuwe onderzoekers, zowel vanwege de nieuwe kennis die zij meebrengen als hun frisse blik op de maatschappelijke uitdagingen.
Door deze versterking van het aantal onderzoekers is het niet meer nodig structureel externe onderzoekers in te huren, maar kan volstaan worden met de inhuur van specialistische kennis. Daarnaast is ervoor gekozen te investeren in de vaste medewerkers door de mogelijkheden ten
37
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
aanzien van opleiding, innovatie en kennisontwikkeling te verruimen en persoonlijke ontwikkeling centraal te stellen in het HR-beleid. De kwaliteit van de onderzoeken is tenslotte in hoge mate afhankelijk van de individuele kwaliteit en het gezamenlijke werkplezier van de onderzoekers.
10-2 10-2-1
bedrijfsvoering bedrijfsvoeringsscan De bedrijfsvoering van de rekenkamer wordt al jaren verzorgd door een klein team ondersteuning. Het team ondersteuning dient zelfstandig op een veelheid aan taken kwalitatief hoogwaardige ondersteuning te bieden. Ieder van deze taken is tegelijkertijd relatief klein van omvang, waardoor deze taken gecombineerd zijn belegd bij medewerkers. Verder wordt gebruik gemaakt van ondersteuning van de gemeente Rotterdam via een aantal dienstverleningsovereenkomsten. Daarnaast was er tot voor kort een bureauhoofd die ook bedrijfsvoeringstaken uitvoerde. Dat was organisch zo gegroeid. Na vertrek van het bureauhoofd is er voor gekozen deze functie niet opnieuw te vervullen. Rondom het vertrek van het bureauhoofd werd duidelijk dat: • de rekenkamer de verplichting van een Functionaris Gegevensbescherming niet conform wet- en regelgeving had belegd. • er een bijzondere praktijk was ontstaan ten aanzien van personeelsdossiers (zie paragraaf 10-2-4). • de rekenkamer onvoldoende uitvoering had gegeven aan de kritische aanbevelingen over de informatiehuishouding die volgden uit de audit van de archiefinspectie (in casu: het Stadsarchief), waardoor de rekenkamer niet bleek te voldoen aan de Archiefwet en daaruit volgende verplichtingen. Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen heeft de directeur besloten een bedrijfsvoeringsscan te laten uitvoeren.
Deze bedrijfsvoeringsscan maakt duidelijk dat de rekenkamer op onderdelen een inhaalslag moet maken. Het gaat met name om zaken op het gebied van administratie, inkoop, informatiehuishouding en archivering. Met de toenemende eisen aan communicatie, ICT en nieuwe wet en regelgeving op het gebied van privacy en informatiehuishouding is de invulling van de ondersteuning steeds meer gaan knellen en zijn achterstanden ontstaan. Verder stellen landelijke ontwikkelingen als de invoering van de Woo hogere eisen aan de bedrijfsvoering van de rekenkamer. Ook vraagt een Woo-verzoek de nodige capaciteit van de organisatie, waarin nu niet is voorzien. Deze onderwerpen vergen extra capaciteit en kennis die niet binnen de bestaande bezetting aanwezig is. Uit de uitgevoerde scan is gebleken dat een kwartiermaker nodig is om de bedrijfsvoering een impuls te geven. Ook na de bedrijfsvoeringsscan kwamen nog aanvullende problemen aan het licht op het vlak van financieel management en het vastleggen van processen en werkwijzen. Daarnaast bleek dat keuzes die voortvloeien uit de combinatie van onafhankelijke positionering en tegelijkertijd ook in juridische zin onderdeel zijn van de gemeente Rotterdam het werken omslachtig maken.
Tevens kwamen uit de vastgestelde RI&E een drietal verbeterpunten die ook raakvlakken hebben met de bedrijfsvoering: • de BHV was niet op orde; • er was geen preventiemedewerker aangesteld; • de informatie over gezond werken behoeft meer aandacht.
38
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
10-2-2
verbetertrajecten Inmiddels zijn op het vlak van bedrijfsvoering een aantal verbetertrajecten in gang gezet, die ook in volgende paragrafen aan de orde zullen komen. Tabel 10-1 geeft een overzicht. tabel 10-1: verbetertrajecten verbetertraject
status
verbetertraject AVG
externe FG en Privacy Officer aangesteld. Bezig met update privacybeleid
verbetertraject informatiehuishouding
extern bureau stelt plan van aanpak op
verbetertraject personeelsdossiers
in afronding
kwartiermaker bedrijfsvoering
start 1 april
verbetertraject BHV
lopend
verbetertraject portfolio management
lopend
Na consultatie van de andere grote rekenkamers is besloten een externe Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. In samenspraak met de FG is intern een Privacy Officer aangesteld. In samenspraak met de FG is de Privacy Officer nu bezig het privacybeleid en alles wat daarmee samenhangt grondig te herzien. In samenspraak met het Stadsarchief, de informatiespecialisten van de griffie en informatiespecialisten van de gemeente is een bureau aangetrokken om een plan van aanpak voor het verbetertraject informatiehuishouding op te stellen. Dat is eind maart 2023 gereed, waarna gestart kan worden met de uitvoering. Er is een verbetertraject portfoliomanagement opgestart om de capaciteitsplanning te verbeteren, lessen te leren uit een eerder onderzoek van tijdschrijfdata, aanvullende analyses te doen op basis van meer recente data en het verbeteren van het tijdschrijfproces (gebruikersvriendelijk systeem, waaruit gemakkelijk managementinformatie kan worden gehaald). Er is een derde BHV-er opgeleid en aangesteld. Er is overleg geweest met de verhuurder over coördinatie van de BHV en er zijn afspraken gemaakt over een ontruimingsplan en -oefening voor de Minervahuizen I, II en III (verzamelpanden met meerdere huurders).
Het rekenkamer BHV-team is, in overleg met de inmiddels door de verhuurder aangetrokken BHV-expert en met het bureau dat de opleiding van de rekenkamer-BHV-ers verzorgt, bezig de faciliteiten binnen de rekenkamer te regelen en een ontruimingsoefening alleen voor de rekenkamer te plannen. Bij de HR-adviseur is de verantwoordelijkheid voor preventiemedewerker expliciet belegd. De rekenkamer heeft de daarvoor benodigde training gefinancierd. Per 1 april gaat de in de bedrijfsvoeringsscan geadviseerde kwartiermaker aan de slag. In de aanloop daarnaartoe zijn inmiddels in samenspraak met de afdeling crediteuren en de afdeling financial reporting slagen gemaakt op het niveau van administratie, begroting en aansluiting begroting en administratie. Tevens is al een eerste start gemaakt met het updaten van het bureaumanagementhandboek om wijzen van doen vast te leggen. Op basis van de bedrijfsvoeringsscan, de aanvullende probleemanalyses en een gedetailleerd overzicht van bedrijfsvoeringstaken dat de rekenkamer heeft verkregen van de Randstedelijke Rekenkamer zal de kwartiermaker prioriteiten stellen
39
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
en een plan van aanpak maken. De kwartiermaker zal in elk geval tot en met december uitvoering geven aan dit plan van aanpak, en indien nodig langer. Het herijken van de takenpakketten van het team ondersteuning is expliciet onderdeel van de opdracht. 10-2-3
personeel Het bureau van de rekenkamer bestond per 31 december 2022 formeel uit de directeur en negentien medewerkers. Ten opzichte van 2021 is de vaste onderzoeksstaf versterkt. Daarnaast is voor enkele onderzoeken gebruikgemaakt van inhuur van externe expertise. Het inhuren van tijdelijke onderzoekers voor een specifiek project is in 2022 bewust vermeden, omdat dit relatief duur is en de investering die gedaan wordt in opleiding in het rekenkameronderzoek maar heel beperkt rendeert. De ambitie is om een zodanige stabiele onderzoeksstaf te creëren dat uitval door ziekte, zwangerschapen ouderschapsverlof, studieverlof of andere redenen goed opgevangen kan worden. Vanaf medio 2021 is de rekenkamer bezig met het professionaliseren van de communicatie. Daartoe werd een ervaren externe communicatiestrateeg aangetrokken die samen met de medewerkers van de rekenkamer een communicatiestrategie heeft opgesteld. Conform het hieruit volgende advies heeft de rekenkamer voor drie jaar een parttime communicatie-adviseur aangetrokken om de communicatiestrategie te implementeren, de communicatie te professionaliseren en de functie structureel vorm te geven. werving en selectie In 2022 hebben twee medewerkers (bureauhoofd 1 fte, schaal 15 en onderzoeker 0,89 fte, schaal 11) de rekenkamer verlaten.
Er zijn in 2022 drie junior-onderzoekers (3 fte, schaal 10), twee onderzoekers (1,78 fte, schaal 11) en een communicatieadviseur (0,6 fte, schaal 10) gestart. ziekteverzuim Elk jaar streeft de Rekenkamer Rotterdam naar een ziekteverzuim van maximaal 3,8%. Waar het ziekteverzuim tot en met 2019 over het algemeen ruimschoots beneden deze norm lag, is vanaf 2020 sprake van een hoger verzuimpercentage. Het ziekteverzuim lag in 2022 met 4,8% boven de norm. Wel is het percentage lager dan in 2021 doordat minder sprake is van langdurig verzuim. Ten opzichte van 2021 zijn de percentages kort en middellang verzuim toegenomen. Gemiddeld waren er 3,4 ziektemeldingen per medewerker. Bij driekwart van de medewerkers lag het aantal ziektemeldingen onder dit gemiddelde.
tabel 10-2: kengetallen ziekteverzuim kengetallen
2017
2018
2019
2020
2021
2022
ziekteverzuimpercentage
2,2%
2,1%
2,0%
4,0%
7,6%
4,8%
kort verzuim (1 t/m 7 dagen)
0,8%
2,1%
1,2%
0,7%
0,9%
2,7%
middellang verzuim (8 t/m 42 dagen)
0,2%
0,0%
0,8%
0,3%
0,0%
1,1%
lang verzuim (vanaf 43 dagen)
1,2%
0,0%
0,0%
2,9%
6,7%
0,9%
De ziekteverzuimcijfers en de achterliggende oorzaken worden gemonitord. De oorzaken van het verzuim zijn relatief goed in beeld en waar nodig en wenselijk zijn individuele afspraken gemaakt. De rekenkamer heeft in 2022 een Risico Inventarisatie
41
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
en Evaluatie (RI&E) laten uitvoeren. De laatste dateerde van 2009. Deze nieuwe RI&E is in september 2022 vastgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan het wettelijk verplichte plan van aanpak. arbeidskosten In 2022 waren de gerealiseerde loonkosten ongeveer gelijk aan de begroting. Ten opzichte van 2021 zijn de loonkosten toegenomen door een stijging van de formatie. tabel 10-3: formatie, bezetting en loonkosten verslag 2018
verslag 2019
verslag 2020
verslag 2021
13,4
15,2
15,2
14,5
formatie per 31/12
plan 2022
verslag 2022 18,2
medewerkers per 31/12
15
17
17
16
20
bezetting in gem. fte
13,3
14,4
14,9
14,6
16,1
loonkosten
€ 1.238.670
€ 1.295.417
€ 1.329.297
€ 1.376.606
gemiddelde loonsom
€ 91.133
€ 89.959
€ 89.214
€ 94.288
1.517.089
€ 1.503.388 € 93.378
In de begroting van de rekenkamer is een bedrag opgenomen voor inhuur van expertise waarover de rekenkamer niet zelf beschikt. Voor 2022 was een bedrag van € 104.170 begroot. Uiteindelijk is in 2022 iets minder besteed, namelijk € 61.540. De inhuur bedroeg in 2022 4,2% van de loonsom. tabel 10-4: personeel derden
inhuur
10-2-4
verslag 2018
verslag 2019
verslag 2020
verslag 2021
plan 2022
verslag 2022
€ 115.321
€ 201.613
€ 156.950
€ 171.167
€ 104.170
€ 61.540
functieboek Voor de rekenkamer is het van belang te blijven investeren in de kwaliteit van de onderzoeken. Daarvoor is investering in individuele medewerkers en de rekenkamer als instituut nodig. Om deze reden is de samenstelling en de omvang van de staf onder de loep genomen. In het verleden werd niet met een formatieplan gewerkt. Het functieboek geeft weer welke functies er zijn binnen de rekenkamer en waarom. In het functieboek is onderbouwd wat de formatie per functie is. In het functiehuis, dat ook onderdeel is van het functieboek, staan de functieomschrijvingen en de manier waarop die zich tot elkaar verhouden. Het functieboek is daarmee een strategisch document dat een kader biedt voor een meerjarenplanning. Het streven was het functieboek in 2022 op te stellen. Dit proces is nog niet helemaal afgerond. Wel is het functiehuis voor de onderzoeksstaf in de afrondende fase. Er is inmiddels input van de PVT ontvangen en de verwachting is dat deel voor de zomer af te ronden. Daarnaast is nog aandacht nodig voor de functieomschrijvingen van het ondersteunende personeel. De uitwerking daarvan is mede afhankelijk van de bevindingen van de kwartiermaker bedrijfsvoering.
10-2-5
personeelsdossiers De medewerkers van de rekenkamer zijn ambtenaren van de gemeente Rotterdam. De gemeente dient daarom te beschikken over gegevens van de medewerkers de
42
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
rekenkamer. Tegelijkertijd werken zij voor een onafhankelijk onderzoeksinstituut. Om de onafhankelijke positie te kunnen waarborgen hield de rekenkamer tot voor kort de administratie over de medewerkers zoveel mogelijk binnen de rekenkamer. Daardoor waren er twee personeelsdossier: één bij de gemeente en één bij de rekenkamer. Dit leverde onduidelijkheid op over wat waar bijgehouden werd. Daarnaast zorgt het bewaren van de dossiers op twee plekken voor een onwenselijke situatie in het kader van de AVG. Tot slot brengt de dubbele administratie extra kosten met zich mee. Omdat medewerkers in dienst zijn van de gemeente en de rekenkamer met de gemeente een DVO heeft voor het HR-beheer, heeft de rekenkamer ervoor gekozen geen ‘schaduwdossiers’ meer bij te houden. Met de gemeente zijn afspraken gemaakt om de onafhankelijke positie van de rekenkamer te waarborgen. Zo is afgesproken dat als medewerkers van de rekenkamer hun loopbaan voortzetten bij de gemeente zelf, zij een nieuw personeelsnummer krijgen en informatie over hun functioneren bij de rekenkamer niet toegankelijk is voor nieuwe leidinggevenden. Onderdeel van de afspraken is het integreren van de personeelsdossiers van (oud)medewerkers van de rekenkamer in het personeelsdossier van de gemeente Rotterdam. Eind maart 2023 dient dit proces gereed te zijn. 10-2-6
opleidingen In het jaarverslag over 2021 was te lezen dat, als gevolg van de coronapandemie, niet veel medewerkers een opleiding hadden gevolgd. In 2022 heeft een groot deel van de medewerkers dat wel gedaan. Dit betrof onder andere cursussen op gebied van projectleiderschap, de cursus voor rekenkameronderzoek voor nieuwe onderzoekers en cursussen in verband met nieuwe verantwoordelijkheden (Privacy Officer). De inhaalslag die in het vorige jaarverslag was beoogd, is daarmee daadwerkelijk gemaakt. Besloten is ook om het opleidingsbudget structureel te verhogen (naar € 20.000 per jaar). Dit wordt noodzakelijk geacht voor investering in de kwaliteit van de staf. Tegelijkertijd is afgelopen jaar benut om samen met alle medewerkers een Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) op te stellen, waarin ook afspraken zijn gemaakt over studie(verlof), opleidingen en trainingen. Naast het algemene inwerkprogramma, waarvan een cursus voor rekenkameronderzoek onderdeel vanuit maakt, zijn er geen verplichte opleidingen. Juist omdat de rekenkamer relatief klein is en het werkveld breed is, is maatwerk wat betreft opleiding zowel gewenst als mogelijk. Tevens bieden de POP’s een basis om ontwikkelingsgericht keuzes te kunnen maken over welke onderzoekers worden ingezet in welk onderzoek en voor de begeleiding tijdens het onderzoek.
Zodat onderzoekers ook via de projecten waarin zij werkzaam zijn zich kunnen ontwikkelen in lijn met hun ambities.
10-2-7
vertrouwenspersoon Medewerkers van de Rekenkamer Rotterdam kunnen gebruik maken van de poule van vertrouwenspersonen van de gemeente Rotterdam. Aanvullend is er in 2022 een eigen externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen ingesteld waar medewerkers van de rekenkamer een beroep op kunnen doen. Deze keuze is gemaakt vanwege de onafhankelijke positie van de rekenkamer en werd noodzakelijk geacht vanwege het lopende onderzoek naar ambtelijke integriteit. In dit onderzoek zijn vertrouwenspersonen ook onderwerp van onderzoek.
43
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
In bijlage 2 is het verslag van de externe vertrouwenspersoon opgenomen. De Rekenkamer Rotterdam ontvangt van de gemeentelijke vertrouwenspersonen nooit informatie over het aantal meldingen of de aard van meldingen.
10-3
privacy en informatiebeveiliging Vanaf halverwege 2022 is de rekenkamer gaan werken met een externe FG. Het externe jaarverslag van de FG over de rekenkamer is opgenomen in bijlage 1. Ook is in 2022 besloten om één van de onderzoekers de rol van Privacy Officer te geven. De Privacy Officer is het eerste aanspreekpunt in de organisatie over privacy en informatiebeveiliging en zorgt onder meer voor bewustwording en het actueel houden van het privacybeleid. In 2022 zijn drie datalekken gemeld bij de FG. In alle drie de gevallen ging het om interne incidenten waarbij één van de collega’s onbedoeld toegang had tot persoonsgegevens. Het betrof onbedoelde toegang tot informatie op de netwerkschijf van de rekenkamer, toegang tot geluidsbestanden uit een eerder onderzoek op een geluidsrecorder en toegang tot persoonsgegevens bij het opschonen van fysieke documenten. In alle drie de gevallen is het datalek door de directeur gemeld bij de FG en zijn de bestanden beveiligd of gewist. Op advies van de FG zijn de datalekken niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, omdat er slechts een beperkte inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens werd geconstateerd en het risico voor de vrijheden en rechten van personen niet of nauwelijks aanwezig was.
Mede naar aanleiding van de beveiligingsincidenten zijn op zwakke plekken in de informatiebeveiliging stappen genomen, zoals het opschonen van fysieke documenten, aanscherpen van autorisaties en verwijderen van oude bestanden. Ook is er in 2022 gestart met een verbetertraject informatiehuishouding en het herzien van het privacybeleid. Onder het personeel is er sprake van een verdere bewustwording over privacy en informatiebeveiliging. In 2022 zijn geen verwerkingsovereenkomsten gesloten. Een geactualiseerd overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens die de rekenkamer doet, is gelijktijdig met de publicatie van het jaarverslag gepubliceerd op de website van de rekenkamer in de vorm van een verwerkingsregister.
10-4
diversiteit en inclusie De afgelopen jaren is de maatschappelijke en politieke aandacht voor diversiteit en inclusie toegenomen. Vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en op basis van goed werkgeverschap is het daarom belangrijk dat ook de Rekenkamer Rotterdam aandacht besteed aan diversiteit en inclusie binnen de organisatie. De PVT heeft daar in het verleden ook aandacht voor gevraagd. In 2022 is een externe partij aangetrokken om de rekenkamer hierin te begeleiden. Doel is dat deze professionals op basis van een groepssessie, individuele gesprekken en een scan van de beleidsstukken en andere stukken van de rekenkamer een beeld schetsen van de mate waarin de rekenkamer inclusief werkt en ook adviezen voor de organisatie formuleren. Deze opdracht wordt in 2023 uitgevoerd. Op basis van deze adviezen kan een eventueel vervolgtraject opgezet worden. De werkgroep en de externe
44
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
partij voorzien de directeur tevens van adviezen op het gebied van inclusie en diversiteit op de lopende zaken. Daarnaast is een pilot gedaan met inclusieve werving. Begeleid door een gespecialiseerde adviseur in inclusief werven heeft de rekenkamer bij de werving van de communicatieadviseur en twee onderzoekers ervaring opgedaan met inclusief werven. Op basis van deze pilot zijn nuttige lessen geleerd die in de toekomst zullen worden benut.
10-5
nevenfuncties en declaraties In artikel 81f van de Gemeentewet is een lijst met functies opgenomen die de directeur rekenkamer niet mag vervullen naast haar functie als bestuurder van de rekenkamer. Ook in de verordening Rekenkamer Rotterdam is een bepaling opgenomen die de mogelijkheid van nevenfuncties van de directeur rekenkamer beperkt (artikel 6). In lijn hiermee heeft de Rekenkamer Rotterdam een reglement voor nevenfuncties van medewerkers. Zij dienen elke nevenfunctie bij de directeur te melden. Uitgangspunt is dat nevenfuncties buiten het gebied van de voormalige Stadsregio Rotterdam toelaatbaar zijn. Voor nevenfuncties binnen het gebied van de voormalige Stadsregio geldt dat de uitoefening ervan niet op gespannen voet mag komen te staan met de werkzaamheden voor de rekenkamer. De volgende tabel geeft een overzicht van de nevenfuncties van de directeur rekenkamer en de medewerkers in 2022.
tabel 10-5: nevenfuncties functie directeur
nevenfunctie
bezoldigd
hoogleraar Universiteit Maastricht (gastvrijheidsovereenkomst, tot juni 2023)
nee
directeur rekenkamer bij de regiogemeenten (Albrandswaard, Barendrecht,
nee (functie is qq)
Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland) bureauhoofd
docent EUR-cursus rekenkameronderzoek
ja (t.g.v. de rekenkamer)
(tot 16 mei 2022)
plaatsvervangend directeur rekenkamer bij de regiogemeenten (Albrandswaard,
nee
Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland) onderzoeker
lid redactieraad Erasmus Magazine
nee
buitenpromovendus bij de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen
nee
(tot 9 juni 2022) onderzoeker
van de Universiteit van Amsterdam onderzoeker
diaken en secretaris van het college Protestantse Gemeente Delft
nee
De directeur declareert geen kosten. In het jaarverslag is daarom geen tabel met uitsplitsing van gedeclareerde kosten opgenomen.
45
jaarverslag 2022
46
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
11 11-1
jaarrekening Rekenkamer Rotterdam
resultatenrekening In de onderstaande tabel is de resultatenrekening 2022 opgenomen. Hierbij is voor de vergelijkbaarheid de indeling in posten gehanteerd die de rekenkamer de afgelopen jaren heeft gebruikt. In het jaarverslag 2023 zal worden aangesloten bij de rapportagewijze van de gemeente Rotterdam.
tabel 11-1: resultatenrekening 2022 (in €) rekening 2021
begroting 2022
rekening 2022
1.376.606
1.517.089
1.503.388
externe inhuur
171.167
104.170
61.540
huisvestingskosten
169.139
168.500
191.700
diensten gemeente Rotterdam (interne doorbelasting) 86.724
88.000
119.482
loonbetalingen en sociale premies
overige goederen en diensten
42.718
70.500
97.293
automatiseringskosten
89.394
85.000
83.031
totaal uitgaven
1.935.748
2.033.259
2.056.434
bijdrage gemeente Rotterdam
1.562.976
1.597.559
1.597.559
bijdrage gemeente Barendrecht
63.300
65.150
65.150
bijdrage gemeente Lansingerland
71.046
98.250
98.250
bijdrage gemeente Albrandswaard
36.587
40.250
40.250
bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel
103.500
106.500
106.500
bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel
31.075
45.550
45.550
Sint Eustatius 4
50.996
0
0
overige inkomsten
22.160
0
0
totaal inkomsten
1.941.639
1.953.259
1.953.259
saldo
5.891
-80.000
-103.175
toevoeging/onttrekking reserves
5.891
80.000
103.715
0
0
0
resultaat
11-2
toelichting op de resultatenrekening algemeen Samen met de onderdelen Raad/Commissies, Griffie en de Gemeentelijke Ombudsman vormt de rekenkamer in administratieve zin de kostenplaats Raad binnen het concern Rotterdam. De jaarrekening van de kostenplaats Raad wordt gepubliceerd als onderdeel van het concern Rotterdam.
4
Voor de tijdelijk uitoefening van de rekenkamerfunctie voor Sint Eustatius is in 2021 nog een bijdrage ontvangen. De werkzaamheden van de Rekenkamer Rotterdam voor Sint Eustatius zijn eind 2021 beëindigd.
47
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
Uit de resultatenrekening is op te maken dat er enige overschrijding van de begroting heeft plaatsgevonden. Tegenover lagere kosten voor personeel en inhuur stonden veel incidentele of nieuwe lasten die tot extra kosten hebben geleid. Het gaat hierbij naast veelal kleinere incidentele kosten met name om kosten voor de uitvoering van een bedrijfsvoeringscan, extra investering in sociale activiteiten om de banden na de coronaperiode te versterken en activiteiten als participeren in het DoeMee-onderzoek. Ook worden kosten gemaakt voor de externe vertrouwenspersoon en de externe Functionaris Gegevensbescherming. uitgaven loonbetalingen en sociale premies De personeelskosten zijn iets lager dan de begroting van 2022. Dit wordt vooral verklaard door het vertrek van twee medewerkers. De hierdoor ontstane formatieruimte is later in het jaar ingevuld. externe inhuur In 2022 heeft de rekenkamer extern personeel ingehuurd voor ondersteuning met specifieke expertise bij twee projecten. De begroting voor inhuur was gebaseerd op realisatie uit het verleden. Uiteindelijk is de realisatie lager dan begroot, voornamelijk omdat is gekozen alleen inhuur in te zetten voor specifieke expertise die de rekenkamer niet zelf in huis heeft.
huisvestingskosten De huisvestingskosten bestaan uit de huur, de servicekosten, de energiekosten en de kosten van facilitaire dienstverlening door de Rotterdamse Service Organisatie voor de kantoorruimte van de Rekenkamer Rotterdam aan de Meent (Minervahuis II). Deze kosten zijn hoger door gestegen huur- en servicekosten die niet waren voorzien bij het opstellen van de begroting. diensten gemeente Rotterdam (interne doorbelasting) De rekenkamer neemt verschillende diensten af van de gemeente Rotterdam. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De kosten daarvan worden door de gemeente doorbelast aan de rekenkamer. In 2022 zijn de kosten hoger dan begroot. De belangrijkste reden hiervoor is dat de rekenkamer voor de bedrijfsvoeringsscan gebruikt heeft gemaakt van de diensten van het Bureau Rotterdam Interim management (BRIM). overige goederen en diensten Hier zijn de uitgaven verantwoord van alle overige kosten gemaakt door de Rekenkamer Rotterdam. De uitgaven zijn hoger dan begroot. Onder ander is geïnvesteerd in aanschaf van nieuw meubilair, zijn extra kosten gemaakt voor de externe FG en zijn nieuwe initiatieven ondernomen als deelname voor alle gemeenten aan DoeMee-onderzoek. Ook is meer aandacht besteed aan sociale activiteiten om de onderlinge contacten na de coronaperiode te versterken.
Tot slot is het bureau Becis aangetrokken om een plan van aanpak voor de informatiehuishouding op te stellen en is een governance expert betrokken die het proces voor de herijking van de relatie met de regiogemeenten begeleid. automatiseringskosten De automatiseringskosten betreffen de ICT-voorziening van de Rekenkamer Rotterdam. De automatiseringskosten waren in 2022 ongeveer gelijk aan de begroting.
48
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
inkomsten bijdrage gemeente Rotterdam In de meerjarenbegroting van de gemeente kent de raad een bijdrage toe aan de rekenkamer voor de uitvoering van de werkzaamheden, op grond van de Verordening Rekenkamer Rotterdam (artikel 7, lid 1). Het budget is sinds 2018 vrij gelijk gebleven. bijdragen gemeenten Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Naast haar activiteiten voor de gemeente Rotterdam heeft de rekenkamer ook nog de mogelijkheid om de rekenkamerfunctie bij andere gemeenten in de voormalige Stadsregio in te vullen. Dit doet de rekenkamer op dit moment voor vijf regiogemeenten. Deze post betreft de bijdragen van die gemeenten ten behoeve van de uitoefening van de rekenkamerfunctie. In 2022 is volledig overgegaan naar een lumpsum-financiering, vandaar dat de begroting en realisatie exact overeenkomen. overige inkomsten Deze post bestaat uit eventueel ontvangen vergoedingen voor presentaties en bijdragen aan cursussen die door de rekenkamer aan derden zijn geleverd of bijvoorbeeld een bijdrage van het UWV in verband met zwangerschapsverlof. In 2022 waren er geen overige inkomsten. resultaat In de begroting van 2022 was rekening gehouden met een onttrekking aan de reserve van € 80 k. Uiteindelijk is het jaar afgesloten met een negatief van saldo van € 103 k. Dit saldo is onttrokken aan de reserve van de Rekenkamer Rotterdam.
In de onderstaande tabel is de ontwikkeling van de reserve vanaf 2015 opgenomen. De Rekenkamer Rotterdam mag maximaal € 250 k reserve aanhouden. Dat betekent dat de reserve vrijwel vol was, terwijl de rekenkamer naar de aard van haar taak en (aangezien de grootste begrotingsposten personeel en huisvesting zijn) relatief weinig onvoorspelbare en incidentele uitgaven heeft. Het niveau van de reserves was dus hoog in relatie tot het risico. tabel 11-2: opbouw reserves 2015-2022 (in €) jaar
beginsaldo
mutatie
2015
236.000
14.000
250.000
2016
250.000
0
250.000
2017
250.000
-45.360
204.640
2018
204.640
0
204.640
correctie 2018
49
eindsaldo
21.149
saldo 2019
-8.695
toevoeging 2019
12.454
217.094
2020
217.094
18.914
236.008
2021
236.008
5.891
241.977
2022
241.977
-103.175
138.802
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
11-3
begroting 2023 De begroting bevat de te verwachten baten en lasten in 2023. tabel 11-3: begroting 2023 (in €) baten bijdrage gemeente Rotterdam
1.597.559
bijdrage gemeente Barendrecht
65.150
bijdrage gemeente Lansingerland
98.250
bijdrage gemeente Albrandswaard
40.250
bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel
106.500
bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel
45.550
onttrekking reserves totaal baten
80.000 2.033.259
lasten loonbetalingen en sociale premies
44.000
huisvestingskosten
200.000
diensten gemeente Rotterdam (interne doorbelasting)
99.530
overige goederen en diensten
117.500
automatiseringskosten
11-4
1.863.793
externe inhuur
73.700
totaal lasten
2.398.523
verschil
-365.264
toelichting op de begroting De afgelopen 25 jaar is het bureau van de Rekenkamer Rotterdam niet evenredig meegegroeid met de extra verantwoordelijkheden en taken. Het afgelopen jaar is duidelijk geworden dat het noodzakelijk is de organisatie van de Rekenkamer Rotterdam te versterken. Dit is nodig om de jaarlijkse onderzoeksprogrammering te kunnen realiseren, maar ook om de bedrijfsvoering structureel te versterken (zie ook hoofdstuk 10). versterking onderzoeksstaf In de vaste staf was de onderzoeker-projectleider ratio vrijwel 1, waardoor de teams erg kwetsbaar waren en de projectleiders ook veel onderzoekstaken op zich namen. Dit leidde tot grote druk op de uitvoering van onderzoeksprojecten met vertragingen tot gevolg. Een ander gevolg was een lange tijd tussen het moment van programmering en start van het onderzoek. Ook was nauwelijks tijd beschikbaar voor investering in opleiding en kennisontwikkeling. Daarnaast is het voor de impact van de onderzoeken belangrijk te investeren in professionalisering van de communicatie en bij onderzoeken meer tijd te nemen voor gesprekken met bestuurders en ambtenaren, zowel in de onderzoeksopzetfase als bij hoor en wederhoor. Het doel hiervan is elkaar te informeren en goed inzicht te hebben in de context waarin een rapport zal gaan landen. Ook is het belangrijk dat actief contact onderhouden wordt met de griffie.
Dat betekent dat naast de directeur ook projectleiders tijd moeten hebben om dergelijke netwerken op te bouwen en te investeren in relaties en het proces. Het afgelopen jaar is geïnvesteerd in versterking van de onderzoeksstaf door het aannemen van nieuwe onderzoekers en door het herijken van de formatie. Er zijn
50
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
drie junior-onderzoekers aangenomen. Daarnaast zette één van de onderzoekers zijn loopbaan elders voort en is deze functie met een nieuwe onderzoeker opgevuld. Ook het bureauhoofd, waaraan veel directeurstaken waren gedelegeerd, vertrok. De vrijgekomen middelen zijn ingezet voor de versterking van de onderzoeksstaf. De ratio projectleider/onderzoeker is hiermee op de verhouding 1:2 komen te liggen. Hiermee is de benodigde basiscapaciteit aanwezig om de onderzoekprogrammering uit te kunnen voeren. De programmering is gebaseerd op het uitgangspunt dat maximaal tien onderzoeken gelijktijdig worden uitgevoerd. Ook kan met deze formatie beter worden gestuurd op doorlooptijden en is het mogelijk voldoende tijd en aandacht te kunnen besteden aan opleiding, kennisontwikkeling en de relaties met de gemeente en andere stakeholders. versterking bedrijfsvoering Zoals in hoofdstuk 10 is aangegeven heeft een uitgevoerde bedrijfsvoeringsscan duidelijk gemaakt dat de rekenkamer op onderdelen een inhaalslag moet maken. Ook is op basis van de communicatiestrategie gekozen voor het aanstellen van een communicatieadviseur voor 0,6 fte voor een periode van drie jaar. Deze adviseur moet de communicatie gaan professionaliseren en onderzoeken wat de rekenkamer structureel nodig heeft aan ondersteuning ten behoeve van communicatie. Per 1 april 2023 is een kwartiermaker bedrijfsvoering aangesteld.
De extra capaciteit voor team ondersteuning is deels tijdelijk en deels structureel. De precieze mate waarin dit laatste het geval is, wordt in 2023 duidelijk als de kwartiermaker bedrijfsvoering zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd. Ook zal worden verkend of het mogelijk is om meer ondersteuning intern in te kopen. De rekenkamer koopt al ondersteuning in voor HR-beheer, HR-advies, financieel en facilitair. Een andere vorm van versterking is dat de rekenkamer in 2022 gebruik is gaan maken van een externe vertrouwenspersoon en een externe functionaris gegevensbescherming. consequenties begroting De structurele versterking van de capaciteit leidt tot een stijging van de post personeel. Dat dit nu zichtbaar wordt in de begroting van 2023, heeft niet alleen te maken met de stijging van het aantal fte in de onderzoeksstaf. De rekenkamer is ook overgegaan op een andere wijze van begroten van personeelskosten. Voorheen lag geen formatieplan aan de begroting ten grondslag. In feite waren de personeelslasten de sluitpost. Hierdoor ontstond altijd het risico van druk op de omvang van de personele bezetting. In 2023 is de begroting gebaseerd op het loonkostenmodel waarbij per functie met een vast bedrag voor loonkosten wordt gerekend. Met deze methode wordt aangesloten bij de gangbare praktijk van de gemeente Rotterdam.
Door deze wijze van begroten wordt nu vooraf zichtbaar wat de kosten zijn van een stabiele onderzoeksstaf. Bij het opstellen van de begroting voor 2023 zijn de precieze consequenties inzichtelijk geworden. Voor 2023 is in totaal € 445 k extra nodig. Deels wordt dit bekostigd met een onttrekking uit de egalisatiereserve van € 80 k. Er resteert dan een tekort van € 365 k. Er is in de begroting nog geen rekening gehouden met het aantrekken van een tijdelijke kwartiermaker bedrijfsvoering. Dit leidt in 2023 naast het tekort van € 445 k nog tot een extra overschrijding. Daarnaast is er mogelijk nog additionele inhuur nodig in verband met de noodzakelijke verbetertrajecten.
51
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
De rekenkamer heeft voor de voorjaarnota een wens voor structurele versterking van de capaciteit ingediend. In totaal is € 400 k nodig voor structurele versterking van de onderzoeksstaf en de bedrijfsvoering. Een deel van de versterking is nodig voor de tijdelijk investering in communicatie en het verbeteren van de bedrijfsvoering. Dit gaat om een bedrag van € 100 k, voor een periode van drie jaar. Daarna moet duidelijk zijn wat structureel nodig is ten behoeve van communicatie en bedrijfsvoering.
11-5
balans
tabel 11-4: balans (in €) activa
2022
2021
vaste activa
0
0
passiva vaste passiva
materiële vaste activa
0
0
eigen vermogen reserves
2022
2021
138.802
241.977
138.802
241.977
0
0
4.381
2.585
4.381
2.585
0
0
143.183
244.562
vreemd vermogen langlopende schulden vlottende activa
143.183
244.562
kortlopende vorderingen
vlottende passiva
kortlopende schulden
debiteuren
0
72.995
crediteuren
overlopende activa
143.183
171.567
overlopende passiva
totaal activa
143.183
244.562
totaal passiva
11-6
toelichting op de balans activa materiële vaste activa De materiële vaste activa betreft de investering van de renovatie en uitbreiding van de kantoorruimte aan de Meent (Minervahuis II). Eind 2006 is deze herhuisvesting afgerond en op de balans geactiveerd. In 2007 heeft de eerste afschrijving plaatsgevonden 10% van de aanschafwaarde). 2016 was het laatste jaar van afschrijving. Deze post is vanaf 2017 vervallen. debiteuren Deze post betreft de stand van de openstaande facturen ultimo 2022. Er stonden geen facturen open. overlopende activa Sinds medio 2014 wordt de administratie van de Rekenkamer Rotterdam via de administratie van de gemeente Rotterdam gevoerd. In dat kader betreft de overlopende activa een balanssluitpost.
52
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
passiva reserve De reserve van de Rekenkamer Rotterdam heeft als doel heeft de continuïteit van de onderzoeken te waarborgen. De reserve kent een maximum van € 250 k. Het resultaat van € -103 k in 2022 is aan de reserve onttrokken. De reserve heeft daarmee een omvang van € 139 k. langlopende schulden De langlopende schulden betroffen de financiering van de materiële vaste activa (zie materiële vaste activa). Deze post is vervallen. crediteuren De overige schulden betreffen de stand van de openstaande crediteuren (openstaande inkoopfacturen) ultimo 2022. overlopende passiva De overlopende passiva betreffen de stand van de nog te betalen bedragen, waarvan de factuur in 2023 ontvangen wordt, maar de prestatie geleverd is in 2022.
11-7
financieel arrangement regiogemeenten De directeur en medewerkers van de rekenkamer zijn aangesteld bij de gemeente Rotterdam. Hun salaris en overige kosten komen ten laste van het budget van de Rekenkamer Rotterdam. De kosten die gemaakt worden voor de Rekenkamer Barendrecht, Rekenkamer Lansingerland, Rekenkamer Capelle aan den IJssel, Rekenkamer Krimpen aan den IJssel of Rekenkamer Albrandswaard moeten gedekt worden uit de bijdragen van die door de gemeenteraden zijn toegekend. Begin 2022 werd duidelijk dat er scheefgroei is ontstaan in de programmering en de capaciteitsinzet in relatie tot de financiële verhoudingen. Om die reden is de rekenkamer in gesprek gegaan met de deelnemende gemeenteraden om te komen tot een herijking. In de onderzoeksprogrammering van 2023 zijn uitgangspunten geformuleerd voor de programmering van onderzoek. De keuze van een hierbij passend financieel arrangement is een volgende stap waarover de rekenkamer in 2023 in overleg treedt met de betrokken gemeenteraden. Onderdeel van het financieel arrangement zijn duidelijke afspraken over het bepalen van de hoogte van het budget en de wijze van indexatie. Omdat op dit moment een duidelijk basis ontbreekt, vindt voor 2023 geen indexatie plaats. In 2022 is al wel een wijziging doorgevoerd in de bekostiging.
Voor de regiogemeenten werd altijd gewerkt met een facturatiesysteem waarbij de Rekenkamer Rotterdam twee keer per jaar factureerde, primair op basis van uurtarieven. In dat systeem werd gebruik gemaakt van een egalisatiereserve, om verschillen ten opzichte van de begroting op te vangen. Per regiogemeente was het maximum van die egalisatiereserve 40% van het budget.
53
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
In 2022 is overgegaan naar lumpsum-bekostiging. Jaarlijks wordt eenmaal het begrote bedrag gefactureerd. De lumpsum-bekostiging betekent dat geen wijzingen in de reserves optreden, omdat het begrote bedrag is gefactureerd. In 2022 hebben ook geen onttrekkingen aan de reserves plaatsgevonden. De inzet van de opgebouwde reserves zal ook onderwerp van gesprek zijn in de herijking. In de onderstaande tabel is de stand van de reserves weergegeven. tabel 11-5: stand van de reserves
54
saldo reserve
budget 2022
% van budget
Rekenkamer Albrandswaard
10.638
40.250
26%
Rekenkamer Barendrecht
21.651
65.150
33%
Rekenkamer Capelle aan den IJssel
9.650
106.500
9%
Rekenkamer Krimpen aan den IJssel
14.140
45.550
31%
Rekenkamer Lansingerland
38.175
98.250
39%
jaarverslag 2022
bijlagen
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
bijlage 1 verslag Functionaris Gegevensbescherming
In mei 2022 heeft de Rekenkamer Rotterdam ondergetekende aangesteld als externe FG. Binnen de Rekenkamer is in 2022 voorts een onderzoeker intern aangesteld als Privacy-Officer. De Rekenkamer heeft onder toezicht van de FG verschillende acties ondernomen om het privacybeleid en de bescherming van persoonsgegevens te actualiseren: Privacybeleid Het privacybeleid en de privacyverklaring zoals die op de website is gepubliceerd, worden aangepast en naar verwachting in april 2023 gereed om door de directeur te worden vastgesteld in het Besluitenoverleg. Voorts is het ‘informatieblad vertrouwelijke informatie’ vastgesteld. Verwerkingsregister Binnen de Rekenkamer is het verwerkingsregister geactualiseerd. Vanuit de verschillende onderzoeken is daarvoor input geleverd, waarbij is vermeld welke persoonsgegevens voor welk doel worden verwerkt. Deze input is samengevoegd, waardoor er in 2022 één document tot stand is gekomen dat het verwerkingsregister van de Rekenkamer vormt. In dit verwerkingsregister zijn de verschillende processen en onderzoeken waarbinnen en waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, vastgelegd en beschreven. Informatiehuishouding In 2022 is een bedrijfsvoeringsscan uitgevoerd. Daar is onder meer uit naar voren gekomen dat er ten aanzien van de informatiehuishouding verbeterslagen gemaakt moeten worden.
Vanuit privacy perspectief dient onderzocht te worden of persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en of de toegang tot persoonsgegevens juist en niet te ruim is belegd. In dat kader heeft op dinsdag 22 november 2022 een bureaubrede opruimdag plaatsgevonden binnen de Rekenkamer. Alle kasten in de kamers en in de vergaderzaal zijn doorzocht op fysieke dossiers en documenten. Voorafgaand aan deze opruimdag zijn de medewerkers nadrukkelijk bewust gemaakt van het feit dat zich datalekken, beveiligingsrisico’s en onrechtmatigheden konden voordoen ten aanzien van persoonsgegevens als deze niet voldoende zijn afgeschermd. Documenten met daarin persoonsgegevens die niet meer noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering zijn vernietigd. De dossiers die nog wel noodzakelijk zijn, staan nu in één kamer in afgesloten kasten, die als onderdeel van de verbetering informatiehuishouding zullen worden doorgenomen en conform wet- en regelgeving zal deze informatie in 2023 worden gearchiveerd dan wel vernietigd. Brieven van burgers worden digitaal bewaard. Deze brieven zijn in één map geplaatst waar alleen de directeur en de management-ondersteuner toegang toe hebben.
57
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
Deze mappen zullen in 2023 worden doorgenomen en de documenten zullen worden bewaard als er een bewaartermijn geldt en anders worden vernietigd. Datalekken Binnen de Rekenkamer is een protocol datalekken vastgesteld en wordt sinds 2022 een register bijgehouden waarin beveiligingsincidenten en datalekken worden vastgelegd. Er zijn in 2022 drie datalekken geconstateerd. Het betrof in alle drie de gevallen onbevoegde toegang tot persoonsgegevens. De autorisaties zijn daarop aangepast en er zijn bestanden verwijderd. Omdat deze datalekken geen verhoogd risico inhouden voor de betrokkenen zijn deze niet gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wel zijn deze datalekken opgenomen in het interne datalekregister. Overig De personeelsdossiers zijn ondergebracht bij Dienst HR-beheer Rotterdam, die verantwoordelijk is voor het beheer van de deze dossiers. Het IT-beheer voor de Rekenkamer Rotterdam is belegd bij externe partij Stepco, waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten. Om te kunnen controleren welke medewerkers toegang hebben tot de systemen van de Rekenkamer is door Stepco autorisatiematrix geleverd, zodat de directeur en de projectleiders kunnen controleren wie om welke reden toegang heeft tot persoonsgegevens en of dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de betreffende functie.
Blik op 2023 Voor het jaar 2023 worden geen nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens verwacht of zal daar in het nieuwe jaar anders mee worden omgegaan. De ingezette verbeterslag ten aanzien van de informatiehuishouding wordt in 2023 voortgezet. Als FG ondersteun ik de Rekenkamer daarin graag. Ik zie uit naar een prettige samenwerking in 2023. Arjo Buurma Functionaris Gegevensbescherming Rekenkamer Rotterdam 17 maart 2023
58
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
bijlage 2 verslag externe vertrouwenspersoon
Betreft: jaarverslag 2022 extern vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen op de werkvloer Rekenkamer Rotterdam Geachte mevrouw van Asselt, Bijgaand treft u informatie over de inzet van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen voor de Rekenkamer Rotterdam in 2022. Activiteiten in 2022 • Inlezen gedragscode, klachtenreglement en klachtenprocedure van Rekenkamer Rotterdam. • Overleg HR-adviseur naar aanleiding van gedragscode. • Kennismakingsbijeenkomst met medewerkers van Rekenkamer Rotterdam. • Beschikbaarheid voor medewerkers: tot op heden zijn er geen meldingen van medewerkers geweest. Als u vragen en/of opmerkingen heeft naar aanleiding van het bovenstaande dan hoor ik dat graag.
Met vriendelijke groet, Erica Elskamp
59
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
bijlage 3 kwaliteitshandvest G4 rekenkamers
goed bestuur; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
onafhankelijkheid
ja
• toetsing nevenfuncties, verantwoording in jaarverslag • budget via gemeenteraad, eigen bevoegdheid rekenkamer in aanwenden budget
deskundigheid
ja
• breed scala aan academische disciplines binnen het bureau
integriteit
ja
• geschenkenregeling • gedragscode is die van de gemeente Rotterdam • ambtseed • week van de integriteit
rechtmatigheid
deels
• verantwoording aan de raad in jaarverslag • FG aangesteld voor omgang met vertrouwelijke gegevens • informatiebeveiliging wordt verbeterd • archivering wordt verbeterd • meerdere verbetertrajecten mbt vastleggen werkwijze, waardoor betere navolgbaarheid
doelmatigheid en
deels
doeltreffendheid
• bedrijfsvoeringsscan uitgevoerd • kwartiermaker bedrijfsvoering aangesteld • verbetering tijdsmonitoring wordt aan gewerkt • onderzoekshandboek wordt vernieuwd • werkgroep onderzoeksprogrammering • selectietoetsen voor onderzoeksprogramma
weloverwogen
ja+
• inbreng medewerkers in kwaliteitsbewaking is geborgd in QA-procedure
organisatie en medewerkers; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
onderzoekers-vaardigheden
ja
• functie eisen academisch niveau • casustoets is onderdeel sollicitatieprocedure • scholingsbudget medewerkers • intervisie
integriteit
ja
• zie hiervoor onder ‘goed bestuur’
personeelsbeleid
deels
• personeelsbeleid bestaat uit meerdere losse onderdelen. Integraal personeelsbeleid
gericht op kwaliteit
wordt aan gewerkt. • extern advies diversiteit en inclusie bij sollicitatie procedure • planningsgesprekken en POP voor alle medewerkers • basis leggen beoordelingsgesprekken wordt aan gewerkt • praktijk van externe inhuur is prudent (meervoudig onderhandse aanbesteding. Afwegingen gunning worden vastgelegd) vervolg –––– >
legenda • ‘ja’ = voldoet • ‘ja+’ = voldoet en bovendien verdere verbeteringen in gang gezet of gerealiseerd • ‘deels‘ = voldoet op onderdelen nog niet, verbeteringen zijn in gang gezet
60
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
organisatie en medewerkers; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers (vervolg van pagina 60) onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
randvoorwaarden
ja+
personeelsbeleid
• opleidingsbudget verhoogd • meer interne trainingen gerealiseerd • meer lunchlezingen gerealiseerd • inwerkprogramma nieuwe medewerkers met cursus rekenkameronderzoek • lidmaatschap beroepsorganisaties wordt aangemoedigd
programmering; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
onafhankelijkheid keuzes
ja+
• selectietoetsen • conform handvest is de gehele werkwijze van onderzoeksprogrammering herzien en vastgesteld.
in dialoog met raad
ja
• jaarlijkse sessie met raadsleden voor input onderzoeksprogrammering • directeur voert gesprekken met alle raadsfracties
navolgbaarheid keuzes
ja
• selectietoetsen vastgelegd • onderzoeksprogramma openbaar en aan de raad • elke onderzoeksopzet naar de raad
bewust afweging
deels
middelen en baten
• urenraming vooraf in elke onderzoeksopzet • capaciteitsplanning wordt bepaald in intern projectleidersoverleg • wordt gewerkt aan verbetering portfoliomanagement • in voorkomende gevallen wordt eerst een ‘verkenning’ naar een onderzoeksonderwerp uitgevoerd.
onderzoeksproces; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
planmatig onderzoek
ja
• vooraf vastgestelde onderzoeksopzet • normenkader, indien passen bij aard onderzoek • onderzoeksteams in uitvoeringsfase stabiel • maandelijks overleg projectteam met directeur, zowel over inhoud als proces
methodisch onderzoek
ja+
• onderzoekshandboek wordt geupdate en toegankelijker gemaakt • drie QA-procedures tijdens elk onderzoek
transparantie
ja+
• onderzochte ambtelijke organisatie wordt op meerdere momenten tijdens onderzoek geïnformeerd (voorgesprekken, onderzoeksopzet, briefing voorafgaand aan wederhoor, contacten met vaste ambtelijke aanspreekpunten per onderzoek) • contacten onderhouden met griffie over voortgang • contact met verantwoordelijk wethouder voorafgaand aan bestuurlijk wederhoor
feitelijk wederhoor
ja
• ambtelijk wederhoor conform verordening bij elk onderzoek
bestuurlijke reactie
ja
• bestuurlijk wederhoor conform verordening bij elk onderzoek
actieve en zorgvuldige
ja+
• rapporten zijn openbaar, worden aan de raad gestuurd en gepubliceerd op website.
openbaarmaking
• bij rapport wordt persbericht verspreid • recent communicatiestrategie vastgesteld vervolg –––– >
legenda • ‘ja’ = voldoet • ‘ja+’ = voldoet en bovendien verdere verbeteringen in gang gezet of gerealiseerd • ‘deels‘ = voldoet op onderdelen nog niet, verbeteringen zijn in gang gezet
61
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
onderzoeksproces; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers (vervolg van pagina 61) onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
aanspreekbaarheid
ja
• praktijk is toelichting door directeur van rapport in de raadscommissie. Daarbij ook beantwoorden vragen raadsleden • Rekenkamer biedt ook toelichting aan aan ambtelijke organisatie • vragen vanuit media worden beantwoord binnen redelijke termijn na publicatie rapport
onderzoeksproducten; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
toegankelijkheid
ja+
• structuur rapporten is helder, meestal afgeleid van onderzoeksvragen • begrijpelijkheid tekst gecontroleerd door QA-ers • gebruik tabellen en figuren • er wordt gewerkt aan meer gebruik infographics • feiten en oordelen strikt gescheiden en expliciet benoemd
betrouwbaarheid
ja
• onderzoeksverantwoording in elk rapport, met beschrijving methoden, bronnen en geïnterviewden (niet herleidbaar tot de persoon) • voetnoten in tekst met bronverwijzingen • positieve en negatieve bevindingen worden benoemd
goede onderbouwing
ja
• structuur van rapporten is strak ingericht op koppeling bevindingen aan onderzoeksvragen • QA’-ers toetsen op adequate onderbouwing van bevindingen • conclusies altijd expliciet onderbouwd door bevindingen • in rapporten aandacht voor maatschappelijke, bestuurlijke en financiële context van het onderwerp • oorzaken en verklaringen worden benoemd als deze kunnen worden onderbouwd met bevindingen
bruikbaarheid
ja+
• aanbevelingen zijn zo geformuleerd dat ze uitnodigen tot vragen vanuit de raad • meer focus in aanbevelingen dan voorheen (kleiner aantal) • aanbevelingen worden in het rapport zelf meer toegelicht dan voorheen
andere producten
ja+
• Doe Mee-onderzoek NVRR, Synthese woonvisie-onderzoeken, externe presentaties, vakpublicaties • Verder meer aandacht voor communicatieproducten (social media, infographics)
effectiviteit; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
realisering doelstellingen
deels
• doelstelling is vooralsnog om jaarlijkse onderzoeksprogramma geheel uit te voeren en impact door middel van aanbevelingen, debat daarover en opvolging aanbevelingen door college. Dus: 1. Doen we wat we hebben beloofd? 2. Hebben we impact? 3. Weet de raad ons te vinden? • eventuele andere doelstellingen /succesindicatoren kunnen tzt worden opgenomen in beleidsplan/visie rekenkamer • over afgeronde onderzoeken wordt verantwoording afgelegd in jaarverslag. Daarin staat ook in hoeverre aanbevelingen zijn overgenomen door de raad. • bij elk rapport nagesprek met ambtelijke organisaties • bij elk rapport ‘lichte toets’ of plan van aanpak college er is ter uitvoering aanbevelingen vervolg –––– >
legenda • ‘ja’ = voldoet • ‘ja+’ = voldoet en bovendien verdere verbeteringen in gang gezet of gerealiseerd • ‘deels‘ = voldoet op onderdelen nog niet, verbeteringen zijn in gang gezet
62
jaarverslag 2022
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland
effectiviteit; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers (vervolg van pagina 62 onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
leercyclus, de lerende
ja
rekenkamer
• elk onderzoek wordt geëvalueerd, evaluaties worden besproken in projectleidersoverleg • oppakken verbeterpunten wordt meegenomen in herziening onderzoekshandboek
opvolgingsonderzoek
ja+
• onlangs opvolgingsonderzoek gestart naar opvang daklozen. • doelstelling is jaarlijks een opvolgingsonderzoek • ambitie is bevindingen opvolgingsonderzoeken ook te benutten voor interne leercyclus (inzicht in succes- en faalfactoren van eerder onderzoek)
transparantie; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
werkwijze
ja+
• verordening Rekenkamer en alle andere regelingen en protocollen openbaar op website rekenkamer • verbetering vindbaarheid op website wordt aan gewerkt
jaarplan
ja+
• onderzoeksprogramma jaarlijks voorafgaand aan jaar • jaarverslag jaarlijks voor 1 april, bevat ook strategie en andere toekomstplannen. Dit toekomstdeel moet in jaarverslagen nog explicieter worden gemarkeerd • jaarverslag in Q2 besproken in Raadscommissie Rekenkamer Rotterdam • onderzoeksprogramma, jaarverslag worden gepubliceerd op website
openbaarheid
ja
• alle rapporten openbaar • persberichten, communicatiestrategie vastgesteld
jaarverslag
ja
• in jaarverslag wordt verslag gedaan in hoeverre onderzoeksprogramma en andere voornemens zijn gerealiseerd • op hoogste niveau financiële gegevens opgenomen in jaarrekening gemeente • jaarverslag rekenkamer bevat financieel verslag op hoofdlijnen • gedetailleerde jaarrekening gaat via interne P&C cyclus gemeente
periodieke evaluatie; mate van voldoen aan kwaliteitshandvest G4 rekenkamers onderwerp handvest
voldoet rekenkamer? toelichting
periodieke evaluatie
ja
• verplichting tot periodieke evaluatie is vastgelegd in handvest, minimaal één keer in de zes jaar
interne evaluatie
deels
• met ‘interne evaluatie’ wordt in het handvest bedoeld een evaluatie door een andere G4rekenkamer. De laatste evaluatie is uitgevoerd in 2014. In jaarverslag 2021 is benoemd dat dit te lang geleden is. Voornemen is om een nieuwe evaluatie uit te voeren. Tijdstip is nog onderwerp van gesprek met gemeenteraad. De facto fungeert de komst van een nieuwe directeur in 2021 als een evaluatieproces
beoordeling interne evaluatie
ja
• interne evaluatie in 2014 is gerapporteerd. Dit zal ook bij nieuwe evaluatie gebeuren. Hoewel nog geen recente evaluatie, wel meerdere verbeteringen gestart mbt organiseren ‘tegenspraak’: -
klankbordgroep in 2022 beëindigd. Nu stappen gezet naar instellen Raad van Advies. Gesprek hierover met Werkgeverscommissie is gaande
externe evaluatie
ja
-
periodiek G4+ rekenkamers bestuurdersoverleg fungeert ook als intervisieplatform
-
QA-s medewerkers zorgen intern voor meer inhoudelijke tegenspraak directeur
• meest recente interne evaluatie was de facto een externe evaluatie (extern voorzitter)
legenda • ‘ja’ = voldoet • ‘ja+’ = voldoet en bovendien verdere verbeteringen in gang gezet of gerealiseerd • ‘deels‘ = voldoet op onderdelen nog niet, verbeteringen zijn in gang gezet
63
jaarverslag 2022
de rekenkamer De gemeenteraad van Rotterdam heeft in december 1997 de Rekenkamer Rotterdam ingesteld. Sinds 14 juni 2021 is mevrouw prof.dr.ir. Marjolein van Asselt directeur. Zij is door de gemeenteraad voor zes jaar benoemd en beëdigd.
doel De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid, het financieel beheer en de organisatie van het gemeentebestuur. Zij doet dat ten behoeve van de gemeenteraad. Met interdisciplinair onderzoek en beleidsevaluatie draagt de rekenkamer bij aan het versterken van de lokale democratie en de kwaliteit van het gemeentebestuur.
onafhankelijk De rekenkamer is net als de gemeentelijke Ombudsman onafhankelijk. Haar taken en bevoegdheden staan in de Gemeentewet en de verordening Rekenkamer Rotterdam. De rekenkamer bepaalt zelf waar ze onderzoek naar doet en heeft vergaande bevoegdheden om informatie te verzamelen. De raad en/of het college van B en W kunnen de rekenkamer wel vragen om onderzoek te doen. De rekenkamer stuurt hen jaarlijks haar onderzoeksplan en jaarverslag toe.
openbaar Het onderzoek resulteert in openbare rapporten die de rekenkamer ter behandeling aan de raad aanbiedt. Zij bevatten tevens de reacties van de onderzochte organen en instellingen op de conceptrapporten (ambtelijk en bestuurlijk wederhoor). De rapporten worden toegelicht in (commissies van) de gemeenteraad.
voor Rotterdam en regio Vijf regiogemeenten hebben zich in de loop der jaren aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam, namelijk Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland.
Rekenkamers Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland Postbus 70012 3000 kp Rotterdam telefoon 010 • 267 22 42 info@rekenkamer.rotterdam.nl www.rekenkamer.rotterdam.nl
afbeeldingen Google maps, Visser media en design, Aad van Boven, Rekenkamer Rotterdam, Helene van Rijn, Caki Media, Claire Droppert, Aerovista luchtfotografie basisontwerp, beeldbewerking en opmaak dewerf.com, Zuid-Beijerland