3. 703930 Raadsvoorstel Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, frauderisicoanalyse, misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard.pdf

Voorstel Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard

College van burgemeester en wethouders 7 maart 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi

Zaaknummer 703930

Openbaar

E-mailadres opsteller: r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard vast te stellen. 2. Het normenkader 2023 Albrandswaard vast te stellen. 3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard vast te stellen. 4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 Albrandswaard vast te stellen.

1/5

Raadsvoorstel Inleiding De controle op het boekjaar 2022 verloopt zoals voorgaande jaren. De accountant controleert zowel op de rechtmatigheid als op de getrouwheid en geeft een controleverklaring af. Om dit mogelijk te maken is nog één besluit te nemen. Het normenkader 2022 moet vastgesteld worden. Daarmee sluiten we deze wijze van controle op de jaarrekening af. Vanaf het boekjaar 2023 is er nieuwe wetgeving, de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is officieel ingevoerd. Taken en verantwoordelijkheden zijn nu anders dan voorheen. Over het boekjaar 2023 geeft het College in de jaarrekening de verklaring af, het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld. Bij de conceptjaarrekening 2023 die wordt vastgesteld voorafgaand aan de controle door de accountant zal de RMV een vast onderdeel zijn. Het volledige College is inhoudelijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Dat vraagt vanaf nu een andere routing in de besluitvorming. Het College laat voorafgaand aan het controlejaar een plan vaststellen door de Raad, het controleplan VIC 2023. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. Het College laat voorafgaand aan het controlejaar een normenkader vaststellen door de Raad. Ook hier kan de Raad toetsingsnormen toevoegen.

De nieuwe wetgeving regelt dat alleen de Raad bevoegd is tot het vaststellen van de nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Met de aanbesteding van de accountant voor de periode 2021-2024 is een controleprotocol opgesteld en vastgesteld. Met de wetswijziging is ook hier aanpassing noodzakelijk en zal een nieuw protocol het oude moeten vervangen. Frauderisico's en integriteit zijn thema's waarvoor aandacht nodig is en waarvoor het College door de wetswijziging een analyse moet vaststellen. Aandacht hiervoor en het bespreekbaar maken is immers al een eerste stap in het wegnemen van een gevoel van gelegenheid. In een periode van reorganiseren moeten we hierop extra alert zijn. Beoogd effect Wat we willen bereiken is dat de basis op orde is, processen beheerd en beheerst worden en van daaruit de financiële rechtmatigheid aangetoond kan worden. Het controleplan VIC 2023 ziet niet toe op alle processen. Het controleplan VIC 2023 ziet toe op de materiële processen en de processen waarbij in het verleden materiële fouten zijn geconstateerd. Wanneer de nieuwe wetgeving goed is geïmplementeerd zal er zeker weer ruimte zijn om ook andere processen in het plan op te gaan nemen. Het normenkader is het kader waarbinnen getoetst wordt. Hiermee stellen we via gegevens gerichte controles vast dat processen financieel juist worden uitgevoerd.

Zowel het normenkader als het controleplan VIC 2023 kunnen door de Raad worden aangevuld. Door frauderisico's en integriteit op de agenda te zetten wordt gestimuleerd dit als een bespreekbaar thema te accepteren. Argumenten 1.1 Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard ter vaststelling voorleggen aan de Raad. De Raad bepaalt met ingang van de invoering van de RMV de controlepunten waarop het College toetst, aan de hand van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en op het voorwaarden criterium. Met de vaststelling van het controleplan VIC 2023 zijn de financieel gezien meest materiële processen hiermee afgedekt. 1.2 De Raad kan extra controle items benoemen waarop het College controle uitvoert ter voorbereiding op de verantwoording in de RMV. Die aanvullende punten worden vooraf opgehaald in de auditcommissie en zullen dan worden toegevoegd/opgenomen in het jaarlijkse controleplan VIC. 2.1. Het normenkader 2023 ter vaststelling voorleggen aan de Raad. Het normenkader zoals nu opgesteld dekt de controlepunten in het controleplan VIC 2023 af. Aanvullende controlepunten zullen resulteren in aanvullende normen in het kader. 3.1 De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik ter vaststelling voorleggen aan de Raad.

2/5

In 2022 is het beleidskader Misbruik en Oneigenlijk gebruik door het College vastgesteld. Een risicoregister met alle relevante wet- en regelgeving wordt vanaf dat moment beheerd. De wetgeving rondom de RMV vereist dat de nota misbruik en oneigenlijk gebruik door de Raad wordt vastgesteld. Bij de nota is een register opgenomen dat up-to-date is. 4.1. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 ter vaststelling voorleggen aan de Raad. Met de aanbesteding van de nieuwe accountant in 2021 is ook een controleprotocol 2021-2024 vastgesteld met de mogelijkheid éénmalig met 4 jaar te verlengen als het contract met de accountant wordt verlengd. Dit protocol ziet echter toe op oude regelgeving en moet vernieuwd worden vastgesteld door de Raad. 4.2 Vanaf 2023 is de RMV van kracht. Dat vraagt ook inhoudelijke aanpassing van het controleprotocol. De accountant toetst nu alleen op getrouwheid. Het College toets en legt verantwoordelijkheid af op de financiële rechtmatigheid door het opstellen van de RMV zoals die in de jaarrekening opgenomen moet worden. 4.3 De Raad wijst de accountant aan en stelt (dus) ook het controleprotocol vast. 5.1. De frauderisicoanalyse 2023 ter vaststelling voor te leggen aan het College en ter kennisname toe te zenden aan de Raad. Frauderisico's en integriteit zijn, zeker in een reorganisatie, thema's die op de kaart moeten staan.

Er is in 2022 een nota risicoanalyse fraude en integriteit vastgesteld. Dit document geeft inhoud aan de begrippen. Preventie door communicatie is van cruciaal belang in het voorkomen van het plegen van frauduleus handelen. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten is de bijgaande opzet gemaakt en aangegeven op welke wijze de controle hierop wordt vormgegeven. 5.2 Tijdens de komende periode is extra alertheid noodzakelijk. Collega’s onderling, leidinggevenden en de directie zullen alert moeten zijn, in gesprek met elkaar en zich bewust zijn van de risico’s. Er is verloop, er wordt veel gebruik gemaakt van inhuur van personeel, ook op kwetsbare posities. Niet elke positie wordt ingevuld waardoor risico’s ontstaan in het wegvallen van voldoende functiescheiding. Juist nu het gesprek over fraudealertheid voeren betekent dat we ons bewust zijn van de risico’s. Het gesprek voeren zorgt gevoelsmatig minder ruimte om te frauderen. 6.1. Het normenkader 2022 vast te stellen en ter kennisgeving aan te bieden aan de Raad. Ter afronding van de oude controlesystematiek moet nog één keer, achteraf, een normenkader worden vastgesteld door het College. De regelgeving vereist dat dit normenkader ter kennisgeving wordt aangeboden aan de Raad. Overleg gevoerd met Accountant. Kanttekeningen 1-6.1 De RMV is ingevoerd en vanaf 1-1-2023 van kracht.

We hebben over de boekjaren 2021 en 2022 proefgedraaid met het invullen van de RMV. Dat heeft ons geleerd dat we vooraf in de termijnagenda zaken moeten aanpassen om het mogelijk te maken een volledige jaarrekening inclusief de RMV als concept vast te laten stellen door het College alvorens deze aan te bieden aan de accountant. De accountant kijkt vanaf 2023 immers alleen naar het getrouwe beeld van de jaarrekening. 1-6.2 De organisatie gaat op 1-1-2023 een spannend jaar in. De basis op orde, processen beheren en beheersen en de rechtmatigheid kunnen onder druk komen te staan. Er is sprake van verloop van personeel, diverse functies worden tijdelijk door inhuur medewerkers waargenomen en naast reguliere taken moet er gewerkt worden aan onthechten, ontvlechten en opbouw van nieuwe structuren. Financiële onrechtmatigheid kan op vele terreinen ontstaan, ook op terreinen waarin de VIC niet voorziet. Uitvoering/vervolgstappen Het bij de jaarrekening kunnen opstellen van een RMV conform alle vastgestelde en vigerende weten regelgeving. In de auditcommissie van 28 maart 2023 zullen deze stukken worden gepresenteerd en worden voorbereid voor B&A en Raadsvergadering daarop volgend. Financiën Er zijn vooralsnog geen extra kosten voorzien.

3/5

Inclusiviteitstoets nvt Communicatie/participatie na besluitvorming nvt

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Normenkader Albrandswaard 2022.pdf Normenkader Albrandswaard 2023.pdf Control jaarplan VIC 2023 Albrandswaard.pdf Controleprotocol 2023 Albrandswaard.pdf Frauderisico analyse 2023 Albrandswaard.pdf Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard.pdf 703930 Raadsinformatiebrief Normenkader 2022 en Frauderisicoanalyse 2023.pdf

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik Albrandswaard

Zaaknummer: 703930

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 7 maart 2023,

BESLUIT: 1. Het controleplan VIC 2023 Albrandswaard vast te stellen.

2. Het normenkader 2023 Albrandswaard vast te stellen.

3. De nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023 Albrandswaard vast te stellen.

4. Het gewijzigde controleprotocol 2023-2024 Albrandswaard vast te stellen.

5/5

Normenkader rechtmatigheid Albrandswaard 2022 Proces aansluiting met controleplan 2022 Algemeen: alle processen

Normenkader Wetgeving extern Regeling intern Gemeentewet (Titel IV, Gemeentelijke Financiën) Algemene wet bestuursrecht Financiële Verhoudingswet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige besluiten EU verdrag artikelen 107,108 en 109 inzake staatssteun Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Regeling informatievoorziening Sisa Wet Dwangsom en Beroep Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) Algemene verordening gegevensbescherming Wet Markt en Overheid Wet gemeenschappelijke regelingen Kadernota Rechtmatigheid Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme Financiële verordening 2022

Mandaatbesluitregeling 2020 van de gemeente Albrandswaard voor de BARorganisatie Controleverordening gemeente Albrandswaard Nota Reserves en Voorzieningen 2020-2023

Europese aanbestedingen Aanbestedingswet 2012 EU aanbestedingsregels 2015 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Albrandswaard 2019 Betalen en facturen inclusief fiscale componenten

Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op BTW compensatiefonds Uitvoeringsbesluit BTW compensatiefonds Werkkostenregeling Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Regeling budgethouderschap Gemeente Albrandswaard 2021 Mandaatbesluitregeling 2020 van de gemeente Albrandswaard voor de BARorganisatie

Memoriaalboekingen

Treasury

Financiële verordening 2022

Wet Financiering Decentrale overheden (FIDO)

Treasurystatuut gemeente Albrandswaard 2017

Mandaatbesluit Treasuryfunctie gemeente Albrandswaard Nota Garantstellingen en Leningen Gemeente Albrandswaard 2021

Investeringen (WAA) Bestaan

Wet HOF (EMU-Saldo) Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op BTW compensatiefonds Uitvoeringsbesluit BTW compensatiefonds Nota activabeleid Gemeente Albrandswaard 2021 Regeling budgethouderschap Gemeente Albrandswaard 2021 Mandaatbesluitregeling 2020 van de gemeente Albrandswaard voor de BARorganisatie

Personeel inclusief fiscale componenten

Wet op de loonbelasting 1964 Wet inkomstenbelasting 2001 Pensioenwetgeving (gericht op een juiste, tijdige en volledige inhouding en afdracht van pensioenpremies) Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publiek en semipublieke sector (WNT) CAO gemeenten Werkkostenregeling

Subsidieverstrekking/ vaststelling

Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders Albrandswaard 2019

Algemene wet bestuursrecht

EU verdrag artikelen 107, 108 en 109 inzake staatssteun 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010

Grondexploitaties grondtransacties/ challenge

Wet op Vennootschapsbelasting 1969 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet Markt en Overheid Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme EU verdrag artikelen 107, 108 en 109 inzake staatssteun Financiële verordening 2022

Sociaal domein/ Participatiewet

Regeling informatievoorziening Sisa

Bijstandsbesluit Zelfstandigen 2004 Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen Regeling Zorgverzekering Participatiewet Wet IOAW Wet IOAZ Wet Sociale Werkvoorziening Beleidsregels Participatiewet, IOAW, IOAZ, Bbz Onderdelen Inkomen, Vermogen, Boeten, Terugvordering&verhaal, en Regeling Kinderopvang Albrandswaard 2017 Beleidsregels Bijzondere Bijstand Albrandswaard 2021

Sociaal domein/ WMO

Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Wet langdurige zorg

Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Albrandswaard 2022 Sociaal domein/ Jeugdhulp Jeugdwet lokaal

Verordening jeugdhulp Albrandswaard 2022 Beleidsregels jeugdhulp gemeente Albrandswaard 2022

Overzicht normenkader 2023 Albrandswaard Programma's 0.

Algemeen

Wetgeving extern Gemeentewet (Titel IV, Gemeentelijke Financiën) Algemene wet bestuursrecht Wet Markt en Overheid Financiële Verhoudingenwet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige besluiten EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatsteun Kadernota Rachtmatigheid Aanbestedingswet 2012 EU aanbestedingsregels 2015 Wet op het BTW compensatiefonds Wet inkomstenbelasting 2001 Wet op de loonbelasting 1964 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet op de omzetbelasting 1968 Werkkostenregeling Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Pensioenwetgeving (gericht op een juiste, tijdige en volledige inhouding en afdracht van pensioenpremies)

NORMENKADER Regelgeving intern

Regeling informatievoorziening Sisa Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publiek en semipublieke sector (WNT) Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet FIDO Wet Dwangsom en beroep EU verordeningen structuurfondsen Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wet politiegegevens (Wpg) Wet gemeentelijke regelingen CAO gemeenten Financiële Verordening Personeelshandboek Algemene Subsidie Verordening Kadernota subsidiebeleid Algemene Legesverordening Controleverordening Beleidskader Verbonden partijen Nota vastgoed Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Albrandswaard 2022 Regeling organisatie gemeenteraad Albrandswaard 2022 Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Albrandswaard 2019 verordening Rekenkamer Albrandswaard 2020 Subsidieverordening oud papier 2021 gemeente Albrandsward 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010 Verordening gemeentelijke onderscheidingen Albrandswaard Verordening programmaraad Albrandswaard

1.

Openbare orde en Veiligheid & Algemeen Bestuur

Gemeentewet Rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers Rechtspositiebelsuit wethouders Rechtspositiebesluit burgemeesters Overlastwet Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Verordening fractieondersteuning Besluit personeelsbelsuiten Griffie Verordening rechtspositie gemeentelijke ombudsman Verordening op de Rekenkamer Verordening rechtspositie wethouders Verordening rechtspositie burgemeester Verordening fractieondersteuning gemeente Albrandswaard 2022 Verordening bezwaarschriften Albrandswaard 2018 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Albrandswaard 2019 Verordening onderzoeksrecht Albrandswaard 2016 Verordening gemeentelijke Ombudsman Albrandswaard 2016 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Albrandswaard 2014 Verordening burgerinitiatief Albrandswaard Archiefverordening Albrandswaard 2006 Integraal Veiligheidsplan 2021-2024 Albrandswaard

2.

Ruimtelijke Ordening, Wonen & Economie

Wet Ruimtelijke Ordening Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Monumentenwet Leegstandswet Bouwbesluit Besluitwoninggebonden subsidies Huisvestingswet Huurprijzenwet woonruimte Pachtwet Wet bevordering eigen woningbezit Erfgoedwet Verordening sociale huur en middeldure huur gemeente Albrandswaard 2021 Verordening woonruimtebemiddeling regio Rotterdam 2020 14e wijziging va de Bouwverordening Albrandswaard Verordening Starterslening Albrandswaard 2017 Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhanving omgevingsrecht gemeente Albrandswaard Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Albrandswaard Verordening winkeltijden Albrandswaard

3.

Buitenruimte

Wet op de Vennootschapsbelasting 1969 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet Markt en Overheid Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatsteun Algemene verordening ondergrondse infrastructuur Albrandswaard Avenementenbeleid Albrandswaard 2020-2023 Verordening algemene beraafplaatsen Albrandswaard 2021 Algemene plaatselijke verordening Albrandswaard 2021 Verordening naamgeving en nummering (adressen) Albrandswaard 2019 Verordening dode gezelschapsdieten 2010 gemeente Albrandswaard Archeologieverordening 2019 Gemeente Albrandswaard Wegsleepverordening gemeente Albrandswaard Marktverordening gemeenten Albrandswaard Monumentenverordening Albrandswaard

4.

Financiën

Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op BTW compensatiefonds Werkkostenregeling Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet HOF (EMU-Saldo) Uitvoeringsbesluit BTW compensatiefonds Wet FIDO Legesverordening en tarieventabel Albrandswaard 2023 Afvalstoffenverordening Albrandswaard 2022 Financiële verordening gemeente Albrandswaard 2017

5.

Educatie

6.

Sport

7.

Sociaal domein

Wet op het primair onderwijs Wet op de expertisecentra Wet op het voortgezet onderwijs Bibliotheekwet Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Albrandswaard 2015 Verordening sociaal-medische indivatie kinderopvang Albrandswaard verordening ruimte- en inrichtingseisen peuterspeelzalen gemeente Albrandswaard 2011 Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Albrandswaard Algemene Subsidie Verordening 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010 Bijstandsbesluit Zelfstandigen 2004 Wet Kinderopvang Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen Vreemdelingenwet 2000 Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen Regeling Zorgverzekering Participatiewet Wet IOAW Wet IOAZ Wet werk en bijstand Wet Sociale Werkvoorziening Jeugdwet Wet maatschappelijke ondersteuning Welzijnswet Regeling sportakkoord Specifieke uitkering Stimulering sport 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2020 Handhaving en afstemmingsverordening Participatie, IOAW, IOAZ Albrandswaard 2020 Re-integratieverordening Participatiewet 2017 Beleidsplan integrale handhaving sociaal doemin Albrandswaard Privacyreglement sociaal domein gemeente Albrandswaard Privacyreglement GR BAR-Organistie sociaal domein Privacybeleid van de gemeente Albrandswaard 2019/2020 Verordening bekostiging leerlingenvervoer

Albrandswaard 2023 Verordening individuele inkomenstoeslag Albrandswaard 2023 Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Albrandswaard 2022 Verordening jeugdhulp Albrandswaard 2022 Verordening beslistermijn Schuldhulpverlening Gemeente Albrandswaard 2021 Verordening Meedoen Albrandswaard 2016 Verordening maatschappelijke adviesraad Albrandswaard 2015 Verordening tegenprestatie Participatiewet Albrandsward 2015 Verordening loonkostensubsidie Participatiewet Albrandswaard 2015 Verordening wachtlijstbeheer Wet sociale werkvoorziening (WSW) gemeente Albrandswaard Verordening Inburgering Albrandswaard

Gemeente Albrandswaard

Control jaarplan VIC 2023 Fiscale, proces en rechtmatigheid control

Concerncontrol Versie 1.0

januari 2023

GreenValley nummer: 703930

Inhoud Samenvatting en leeswijzer..................................................................................................................... 3 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 4

2.

De Rechtmatigheidsverantwoord is een feit .................................................................................. 5

3.

Proces control ................................................................................................................................. 7 3.1.

Startgesprekken VIC ................................................................................................................ 8

4.

Fiscale control ................................................................................................................................. 9

5.

Rechtmatigheidscontrol ............................................................................................................... 10 5.1.

Materialiteit........................................................................................................................... 10

5.2.

Scoping van transactiestromen ............................................................................................. 10

5.3.

Controle aanpak .................................................................................................................... 12

5.3.1.

Trekken van steekproeven ............................................................................................ 12

5.3.2.

Uitvoering controles ...................................................................................................... 12

5.3.3.

Hoor en wederhoor ....................................................................................................... 12

5.4.

Rapportage ............................................................................................................................ 12

5.5.

Spelregels .............................................................................................................................. 13

Bijlagen .................................................................................................................................................. 14 Normen en toetsingskader ............................................................................................................... 14 Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik ................................................................................................ 14 Frauderisicoanalyse .......................................................................................................................... 14

Controleplan 2023

Pagina 2 van 14

Samenvatting en leeswijzer Voor u ligt het control jaarplan 2023, dit plan heeft een andere vorm dan voorgaande jaren. Dit vind zijn oorsprong in het feit dat vanaf 2023 de rechtmatigheidsverantwoording een feit is. Waardoor taken en verantwoordelijkheden anders zijn dan voorheen. Middels de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad. Meer hierover leest u in hoofdstuk 1. Naast de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording proberen wij ook steeds meer aandacht te geven en te vragen voor proces control. Met als ultiem doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Bijkomend voordeel is dat de organisatie over zou kunnen gaan op een efficiëntere interne controle namelijk de procesgerichte controle waar nu nog sprake is van gegevensgerichte controles. Hiervoor wordt aandacht besteed in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 geven wij aandacht aan fiscale control. Naast enkele aandachtspunten van afgelopen jaren met een fiscaal raakvlak besteden wij ook aandacht aan de voortgang van de fiscale kalender. De uitvoering van de financiële rechtmatigheidscontrole, de scoping, vorm van rapportages en de spelregels van de rechtmatigheidsverantwoording zetten we uit een in hoofdstuk 5.

Dit hoofdstuk is ook voor u van belang immers hierin is de mogelijkheid aanvullende wensen mee te geven die u als gemeenteraad gecontroleerd wilt zien die de rechtmatigheid raken. Tot slot zijn er diverse bijlagen die jaarlijks dan wel in een andere routine terugkomen, maar op hun wijze onlosmakelijk verbonden zijn met dit plan. Ten eerste ontvangt u jaarlijks het normen en toetsingskader. Ook hiervoor geldt dat dit in lijn moet zijn met de normenset die de raad wil meegeven aan het college. De tweede bijlage betreft de financiële verordening. Hierin zijn als belangrijkste wijzigingen de materialiteit en rapporteringsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd. De derde en vierde bijlage zijn de nota misbruik en oneigenlijk gebruik en de frauderisicoanalyse. Deze documenten kennen eveneens een koppeling met de rechtmatigheidsverantwoording, deze documenten hebben wij echter al langer in gebruik. Goed voor u als bestuurder is om kennis te nemen van deze documenten, maar nog veel belangrijker het gesprek aan te gaan en een cultuur te creëeren waarin deze onderwerpen bespreekbaar zijn en we met elkaar nieuwe risico’s signaleren en beheersen. Het beschrijven van deze onderwerpen blijft van belang echter hoe breder deze documenten leven, hoe minder we ze nodig hebben.

Controleplan 2023

Pagina 3 van 14

1. Inleiding Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in een jaar vol veranderingen. Nadrukkelijk vragen wij aandacht voor de uitvoering van processen en het beheren en beheersen daarvan. Het college van burgemeester en wethouders neemt met de vaststelling van dit controleplan 2023 de toets op zich van een aantal financieel omvangrijke processen en geeft een oordeel over de financiële rechtmatigheid daarvan. De uitvoering van VIC staat of valt met de uitvoering van interne controle binnen de lijn. In 2022 is reeds zichtbaar dat het op orde hebben en houden van de personele bezetting in de lijn en bij Concerncontrol spanning oplevert in het uitvoeren van die taken. Al met al een spannend jaar met ook wijzigingen in de wet- en regelgeving die doorgevoerd moeten worden of waarop control ingericht moet worden. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is een feit. Over het boekjaar 2023 geeft het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening de verklaring af het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld. In de jaarrekeningen 2021 en 2022 is hiermee ervaring opgedaan. De uitdaging om in de planning de juiste wijzigingen door te voeren is aangegaan. Bij de conceptjaarrekening 2023 die wordt vastgesteld zal de RMV een vast onderdeel zijn. Het doorontwikkelen van het horizontaal toezicht is in 2022 door de belastingdienst ingezet.

Dit betekent dat vanuit de VIC ook de fiscale kalender aandacht gaat krijgen. Een nieuwe vorm van control op de fiscale aspecten wordt ingericht. Het controleplan 2023 is gebaseerd op de financieel meest omvangrijke processen, de bevindingen uit voorgaande controles, bevindingen van de accountant in de managementletter en mogelijke speerpunten uit de gemeenteraad.

Controleplan 2023

Pagina 4 van 14

2. De Rechtmatigheidsverantwoord is een feit De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) is op 8 juni 2022 behandeld in de Tweede Kamer en op 27 september 2022 in de Eerste Kamer. Hiermee is de invoering wettelijk ingekaderd en vanaf boekjaar 2023 een feit. De RMV maakt vanaf boekjaar 2023 onderdeel uit van de jaarrekening (dus niet het jaarverslag). Het college van burgemeester en wethouders is verplicht, op basis van de artikelen 212 en 213 van de gemeentewet zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dus hét moment om door te pakken met:   

Het verbeteren van de interne beheersing via 3 lines of defence. Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces. Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

Het is van belang interne controles in de ‘lijn’ te beleggen. Om het college van burgemeester en wethouders te ondersteunen in deze taak is Verbijzonderde Interne Controle (hierna VIC) ingericht. VIC is het uitoefenen van intern toezicht door een onafhankelijke interne controleur.

Controleplan 2023

Pagina 5 van 14

Er zijn 9 criteria waarop een toets moet plaatsvinden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium. Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium

De criteria 1 tot en met 6 zijn criteria die een dubbel karakter kennen dat wil zeggen dat een fout in rechtmatigheid tevens een getrouwheidsfout in de jaarrekening is. Deze fouten komen derhalve ook voort uit de accountantscontrole en zitten daarmee niet primair in onze scope. Deze fouten komen niet terug in de rechtmatigheidsverantwoording en blijken uit het accountantsverslag. De criteria 7 tot en met 9 moeten worden ondervangen door (V)IC. Deze werkzaamheden moeten gebeuren onder coördinatie van de controller. Waarin zich verschillende deelgebieden bevinden die onder verschillende afdelingen vallen. In paragraaf 5.5 zal dit schematisch uitgewerkt worden.

Controleplan 2023

Pagina 6 van 14

3. Proces control Vanaf 2020 heeft Concerncontrol in samenwerking met i-Advies stappen gezet om procesmanagement in te voeren in de organisatie. Procesmanagement staat voor het gestructureerd en periodiek beheren, verbeteren en aanpassen van processen teneinde de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. In 2020 en 2021 zijn o.b.v. het Uitvoeringsplan BAR 2020 en de adviezen van de accountant de 22 kritische financiële (onderdelen van) processen beschreven en de procesrollen (proceseigenaar en beheerder) in de lijnorganisatie belegd. Hiermee ligt er dit jaar een basis voor procesmanagement. Als organisatie staan we nu voor de opgave om procesmanagement stapsgewijs verder te ontwikkelen en te borgen. Procesmanagement is nog in opbouw en de capaciteit is beperkt. De komende jaren moet procesmanagement verder ingevoerd worden en borging op procesmanagement komen. Op dit moment zijn wij vanuit concern control aangesloten bij verschillende clusters om processen in kaart te brengen. De vastlegging van de processen is in samenwerking met i-Advies. Wij bieden begeleiding bij de proceseigenaren en –beheerders en halen informatie op uit de gesprekken om een inschatting te maken in de mate van procesvolwassenheid.

Door de huidige stand van zaken uit te drukken en te laten inspireren door resultaten in verbeterprojecten moedigen wij verbetering aan. Daarnaast worden er door de procesmanager trainingen verzorgd aan proceseigenaren en – beheerders om hun handvaten te geven procesgericht te organiseren. Via startgesprekken bij processen die wij als financieel omvangrijk aanmerken in hoofdstuk Scoping van transactiestromen houden wij vanuit Concerncontrol periodiek de vinger aan de pols hoe de processen ervoor staan en of procesmanagement leeft in de organisatie. Vanuit deze rol proberen we ook steeds te zoeken of processen en interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn ingeregeld om een procesgerichte controle toe te kunnen passen. Tevens signaleren wij waar verbetering mogelijk is. De rol van Concerncontrol is hierin tweeledig; aan de voorkant bieden wij begeleiding aan proceseigenaren om procesgericht te kunnen werken. Anderzijds toetsen wij via de VIC of financieel omvangrijke processen een actuele en toereikende procesbeschrijving hebben, maar wellicht nog belangrijker toetsen wij of er ook procesgericht gewerkt wordt. Vanaf 2023 zullen wij bevindingen uit de startgesprekken meenemen in onze rapportage. Hierin zullen wij rapporteren of we procesgericht kunnen controleren of niet. Zo niet zullen wij de belangrijkste beperkingen daarvan rapporteren.

Het oplossen van deze beperkingen betekent echter niet direct dat een procesgerichte controle mogelijk is en/of de meest efficiënte vorm van controle is.

Controleplan 2023

Pagina 7 van 14

3.1.Startgesprekken VIC Vast onderdeel van elk proces wat in de VIC betrokken wordt is een startgesprek. Dit startgesprek wordt gevoerd met de proceseigenaren en –beheerders. Deze gesprekken kennen een aantal vaste onderdelen namelijk: 



 

Doornemen van de processen (bij voorkeur aan de hand van processen zoals vastgelegd op iServer). Gespreksonderwerpen zijn: o Zijn er wijzigingen in het proces; o Laat zien dat het proces bestaat zoals besproken en we lopen een dossier door; o Kwaliteit van interne beheersingsmaatregelen. Fraude o Is de frauderisicoanalyse nog actueel o Is fraude bespreekbaar op de afdeling o Zijn er gevallen van fraude geweest in het afgelopen jaar/sinds vorig startgesprek o Hoe is er monitoring op Misbruik & Oneigenlijk gebruik Personele wisselingen Aandachtspunten als gevolg van wijzigingen in wet en regelgeving

Controleplan 2023

Pagina 8 van 14

4. Fiscale control Vanaf 2022 valt Gemeente Albrandswaard onder het Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (hierna DHT) bij de belastingdienst, in het kader van dit horizontaal toezicht worden er controles uitgevoerd ten dienste van de fiscus. Hierbij valt te denken aan:   

WKR Dienstauto’s Facturen

Ten aanzien van de dienstauto’s is in het eerste halfjaarrapport VIC 2022 ook gesteld hier meer nadruk op te leggen. Dit is daarmee ook in lijn met de fiscale kalender en restantacties ten aanzien van DHT. Voor het DHT is een fiscale kalender opgesteld, hierin worden stappen om tot DHT en te voldaan aan het horizontaal toezicht benoemd. Met een VIC zullen wij borgen dat deze stappen genomen worden.

Controleplan 2023

Pagina 9 van 14

5. Rechtmatigheidscontrol 5.1.Materialiteit De gehanteerde materialiteit voor fouten ten aanzien van rechtmatigheid is 1% van de lasten. Dit is in lijn met de materialiteit voor getrouwheid welke aan de accountant wordt meegegeven. Door deze twee materialiteiten gelijk te houden zijn er geen complicaties ten aanzien van de getrouwheidsverklaring bij onze rechtmatigheidsverklaring. Uitgaande van een totale begrotingslast 2023 geeft dat een materialiteit van € 658.537, zijnde 1%. De rapporteringsgrens voor individuele fouten is vastgesteld in de financiële verordening financiële regeling. De materialiteit wordt definitief vastgesteld en gerapporteerd via de rechtmatigheidsverantwoording. Voor onzekerheden willen wij eveneens de verbinding houden met de accountantscontrole. Voor onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid hanteren wij derhalve 3%.

5.2.Scoping van transactiestromen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang beschikbare capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang wordt gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een scoping gemaakt in de processen die binnen 2023 plaatsvinden. Deze scoping maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze aspecten worden hieronder per transactiestroom uitgewerkt.

Controleplan 2023

Pagina 10 van 14

Transactiestroom

Begroting 2023

Factor materialiteit

In VIC betrekken

Lasten

Personeel

€ 1.418.000

2,12

Ja

Inkoop goederen en diensten excl. Grondaankopen en excl. VPB

€ 15.575.000

23,34

Ja

Grondaankopen

€-

-

Ja

Sociaal Domein

€ 19.254.000

28,85

Ja

Participatie

€ 8.116.000

12,16

Ja

WMO

€ 4.405.000

6,60

Ja

Jeugd

€ 5.466.000

8,19

Ja

Wijkteams

€ 1.267.000

1,90

Subsidieverstrekking en overige bijdragen aan (niet-)overheid w.o. GR excl. Sociaal Domein

€ 20.239.000

30,32

Ja

Rente (rentelasten + toegerekende reële en bespaarde rente)

€ 600.000

0,90

Ja

€ 3.406.000

5,10

Nee

€ 126.000

0,19

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 1.146.000

1,72

Nee

Vennootschapsbelasting

€ 25.000

0,04

Nee

Overige verrekeningen

€ 4.870.000

7,30

Nee

Baten reinigingsrechten en afvalstofheffing

€ 3.943.000

5,91

Nee

Baten rioolheffing

€ 3.224.000

4,83

Nee

Baten OZB gebruikers en eigenaren

€ 7.597.000

11,38

Nee

€-

-

Nee

€ 6.426.000

9,63

€-

-

Nee

Huren en pachten

€ 855.000

1,28

Nee

Sociaal Domein

€ 4.582.000

6,87

Nee

Overige opbrengsten

€ 1.378.000

2,06

Nee

€ 301.000

0,45

Nee

€-

-

Nee

Bouwvergunningen

€ 559.000

0,84

Nee

Algemene uitkering

€ 37.067.000

55,54

Nee

Ontvangen inkomensoverdrachten (excl. algemene uitkering en sociaal domein)

€ 866.000

1,30

Nee

Rente (rentebaten + toegerekende reële en bespaarde rente) + financiële transacties treasury

€ 9.000

0,01

Ja

€ 1.021.000

1,53

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 313.000

0,47

Nee

Overige verrekeningen

€ 35.000

0,05

Nee

Afschrijving Mutatie reserves

Baten

Belastingen overig Grondverkopen Duurzame goederen

Secretarieleges burgerzaken Parkeerbelasting

Mutatie reserves

Controleplan 2023

Ja

Pagina 11 van 14

5.3.Controle aanpak 5.3.1. Trekken van steekproeven In overleg met de accountant zullen wij steekproef omvangen per ingescoopt proces bepalen. Steekproeven worden getrokken middels de applicatie die gebruikt wordt om (V)IC te documenteren. De applicatie kent diverse mogelijkheden om selecties te trekken en te bepalen. De methode die wij gebruiken is de Euro steekproef. Dit is een methode waarin elke verantwoorde euro in de administratie evenveel kans heeft om geselecteerd te worden. Op basis van de scoping op IV3 worden realisatiecijfers op dezelfde IV3 wijze als lijstwerk uit het financieel pakket gehaald. Dit lijstwerk wordt ingevoerd in de controleapplicatie en op basis van de ingevoerde materialiteit en benodigd aantal selecties wordt de euro steekproef getrokken.

5.3.2. Uitvoering controles De controles zullen wij inrichten zodat ze voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normen- en toetsingskader. De vastlegging hiervan wordt gedaan in de applicatie die hiervoor door Concerncontrol wordt gebruikt. Vanuit de vakafdelingen worden selecties vastgelegd en onderbouwd. VIC voert hierop een onafhankelijke toets uit en borgt de kwaliteit van deze dossiers. Via raadpleegrechten heeft de accountant toegang tot deze applicatie waarop de accountant zijn oordeel ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening kan baseren.

5.3.3. Hoor en wederhoor Op elk proces waarover wij rapporteren vind hoor en wederhoor plaats met de betreffende afdeling. Door het proces van hoor- en wederhoor kunnen onjuiste bevindingen gecorrigeerd worden. Het is echter niet zo dat door hoor- en wederhoor een bevinding wegvalt in onze rapportage. Door de positionering van Concerncontrol zijn wij in staat onafhankelijk bevindingen en conclusies te rapporteren.

5.4.Rapportage Jaarlijks zal er na afloop van het boekjaar een rapportage ten aanzien van rechtmatigheid opgesteld worden waarin de conclusies zijn opgenomen van de controles ten aanzien van rechtmatigheid. Tussentijds brengen wij twee rapportages uit:  

een halfjaar rapportage uit om over voortgang en eerste bevindingen te informeren. een rapportage over juli tot en met oktober inclusief een terugkoppeling op de bevindingen uit de managementletter van dit boekjaar.

Naast bovenstaande informeren wij u ook over het feit of controles op schema lopen. Mocht er aanleiding ontstaan door bevindingen uit de werkzaamheden op de maanden november en december zullen wij u zo snel als mogelijk via een daarbij passende wijze informeren. Zo niet dan volstaan wij middels de rapportage via de RMV.

Controleplan 2023

Pagina 12 van 14

5.5.Spelregels Over 2023 komt de verantwoordelijkheid voor de rapportage over het rechtmatig handelen te liggen bij het voltallig college/ Dagelijks Bestuur. Om aan deze taak te voldoen is het noodzakelijk binnen elke organisatie een controller te hebben die overkoepelend de relevante delen van de rechtmatigheidsverantwoording coördineert. In hoofdstuk 2 is reeds benoemd dat de volgende drie aspecten van belang zijn: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium Schematisch zou het samenspel er als volt uit zien: Wie

Gemeente raad

College

Controller

Van b&w

X

Voorstel kaders RMV

Opstellen van de RMV

Fin. advies

X

Kaders opstellen RMV

Vaststellen van de RMV

P&C

VIC

Wat Kaders vaststellen RMV

Concerncontrol

X

X

X X

Coördinatie en review

X

Werkzaamheden op begrotingscriterium

X

Werkzaamheden op Voorwaardencriterium

X

Werkzaamheden op M&O

X

Controleplan 2023

X

Pagina 13 van 14

Bijlagen Normen en toetsingskader Deze kaders zijn separaat aangeboden bij dit stuk.

Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik Deze nota is separaat aangeboden bij dit stuk.

Frauderisicoanalyse Deze frauderisicoanalyse is separaat aangeboden bij dit stuk.

Controleplan 2023

Pagina 14 van 14

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2023 tot en met 2024 EN DE MOGELIJKE VERLENGING VAN 2025 tot en met 2028 VAN DE GEMEENTE ALBRANDSWAARD 1.

Inleiding

De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen. Dit controleprotocol vervangt het eerder vastgestelde protocol op de jaarrekening 2021 tot en met 2024 en de mogelijke verlenging van 2025 tot en met 2028. 2.

Doelstelling

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Tevens wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de getrouwheidscontrole is. Na vaststelling door de raad van de opdrachtverstrekking aan de accountant wordt het normen- en toetsingskader meegegeven dat van toepassing is voor de interne audits en geldt voor de accountantscontrole. Het controleprotocol wordt door de raad vastgesteld. Het normenkader rechtmatigheid, dat een integraal onderdeel is van het controleprotocol, is gebaseerd op een inventarisatie van de relevante wet- en regelgeving t.b.v. de controle, toegespitst op de hoofdstukken en doelstellingen uit de programmabegroting. Dit normenkader wordt jaarlijks opgesteld/ geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad aangeboden. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemming plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad. 3. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art.

213 GW is voorgeschreven, geeft de controleverklaring op grond van de uitgevoerde controle aan of:  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de GW en  het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Alsmede overlegt de accountant een verslag van bevindingen over: de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken Voor de bijzondere verklaringen geldt in beginsel, dat deze vallen onder het bereik van de accountantscontrole. De verantwoordingsinformatie van een aantal specifieke uitkeringen is onderdeel van de jaarrekening. De accountantscontrole hierop volgt het principe ‘single information single audit’ (‘SiSa’). De accountantscontrole op de betreffende verantwoordingsinformatie is onderdeel van de controle op de jaarrekening.

1

Op grond van artikel 213, lid 6 GW kunnen bij of krachtens algemene maatregel van bestuur nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole. 4.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheid en getrouwheid

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen overeenkomstig de eisen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado).

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Deze toleranties zijn afzonderlijk van toepassing op het aspect getrouwheid. Van de accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement). De accountant gebruikt de toets op de rechtmatigheid uitsluitend om een oordeel af te geven op de getrouwheid. Als één der of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende controleverklaring, maar één van de drie andere oordelen (verklaring met beperking, oordeelonthouding of afkeurend), worden verstrekt door de accountant. 5.

Rapportering accountant

De accountant rapporteert naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zoals hier onder aangegeven. Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Plan van aanpak accountantscontrole.

Jaarlijks september.

in

In het plan van aanpak staan de focusgebieden van de accountant gepresenteerd en de uitgangspunten die aansluiten met dit controleprotocol.

Raad

Managementletter

Jaarlijks november.

in

In de managementletter rapporteert de accountant over mogelijke tekortkomingen in processen.

College

Rapport van bevindingen jaarrekening en bijbehorende controleverklaring uiterlijk 1 juni van het kalenderjaar volgend op het boekjaar.

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

In de bevindingen en de controleverklaring wordt ingegaan op de aspecten van getrouwheid (en rechtmatigheid) in relatie tot de controletoleranties.

Raad

Indien gewenst wordt de accountant uitgenodigd om rapportages toe te lichten.

2

Uitgangspunten voor de rapportagevorm De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

3

Opzet fraude- en integriteitsrisico’s analyse In iedere organisatie doen zich integriteitsrisico’s voor. Soms leidt dat zelfs tot integriteitsinbreuken. Een deel daarvan is te voorkomen door de weerbaarheid van de organisatie te verhogen. Dat kan op verschillende manieren en niveaus. Om de aandacht voor de integriteit en de weerbaarheid van de openbare sector te bevorderen, heeft de wetgever wetgeving vastgesteld (Ambtenarenwet 2017). Dat heeft de BAR-organisatie ertoe aangezet om organisatorische maatregelen te nemen. In december 2021 heeft het dagelijks bestuur het document Risicoanalyse Fraude en Integriteit vastgesteld (GreenValley nummer 421027). Dit document geeft inhoud aan de begrippen als fraude, de fraudediamant frauderisicoanalyse en de rol van ons integraal risicomanagement als het gaat om preventie, herkennen en signaleren. Preventie door communicatie is cruciaal belang in het voorkomen van het plegen van frauduleus handelen. Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten richten wij ons op de hieronder genoemde kwetsbare werkgebieden en/of activiteiten. Het gaat om veelvoorkomende kwetsbaarheden. Het overzicht is niet uitputtend en kan eventueel nog worden aangevuld.

Het grootste risico binnen een organisatie is en blijft de mens. Risicobewustzijn begint aan de top. Bespreken van risico’s is geen taboe. Met elkaar in gesprek zijn helpt. Om de risico’s beter beheersbaar te maken is het van groot belang ons te richten op het individu. Binnen kwetsbare werkgebieden zijn het de specifieke functionarissen die de kwetsbaarheid verhogende factor vormen. Beslissingen genomen vanuit het individu zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder richten we ons op het individu/ de functionaris.

Extra alert tijdens de reorganisatie Tijdens de komende periode is extra alertheid noodzakelijk. Collega’s onderling, leidinggevenden en de directie zullen alert moeten zijn, in gesprek met elkaar en bewust van de risico’s. Er is verloop, er wordt veel gebruik gemaakt van inhuur van personeel, ook op kwetsbare posities. Niet elke positie wordt ingevuld waardoor risico’s ontstaan in het wegvallen van voldoende functiescheiding. Juist nu het gesprek over fraudealertheid voeren

betekent dat we ons bewust zijn van de risico’s. Het gesprekvoeren zorgt gevoelsmatig minder ruimte om te frauderen.

Voorbeelden/ ontwikkelingen Hieronder treft u een aantal actuele voorbeelden van optredende risico’s die de media hebben gehaald. Dit lijkt allemaal ver van ons bed, maar onderstaande risico’s zouden zomaar ook in de BAR-organisatie plaats kunnen vinden. Binnen elke organisatie hebben we te maken met de factor mens. Niet geheel toevallig één van de grootste risico’s die wij kennen. Los van onderstaande voorbeelden moet er bij fraude wel sprake zijn van het feit dat de medewerker doelbewust bezig is en er zelf voordeel van heeft.

Informatiebeveiliging en privacybescherming Fraudevoorbeelden Zorgfraude 30-6-2020 is gepubliceerd dat er in 2021 457 signalen van zorgfraude zijn binnengekomen over 379 zorgaanbieders. Dit meldt het Informatie Knooppunt Zorgfraude (IKZ). Opvallende fenomenen bij deze meldingen zijn het niet leveren van zorg, kwaliteit van zorg is in het geding, veiligheid van de cliënt is in het geding of er wordt misbruik gemaakt van de cliënt. Faillissement van de zorgaanbieder die vervolgens opduikt met een nieuwe zorgorganisatie en daar dezelfde modus operandi gebruikt. Meer informatie is te vinden in het rapport “Signalen fraude in de zorg 2021” van het IKZ. 19-4-2022 De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft in Zaandam en Utrecht drie mensen aangehouden die verdacht worden van fraude met persoonsgebonden budgetten (pgb). Twee van hen werken bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de instantie die de budgetten uitkeert. Voorbeelden van datalekken Het veroorzaken van een datalek is simpel, soms zo simpel dat het goed is hiervoor binnen de organisatie aandacht te vragen. Onze kopieerapparaten staan buiten de afgeschermde zones, niet allemaal natuurlijk, maar behoorlijk wat van die apparaten zijn voor iedereen benaderbaar die zichzelf toegang verschaft tot een gebouw.

Daarbij hebben we het allang niet meer over 3 gemeentehuizen en een gemeentewerf, maar over zeker 20 gebouwen waar medewerkers werkzaam kunnen zijn en waar ook geprint wordt. Een paar voorbeelden zijn de Waterpoort, De Kruidentuin enz.. Een print laten liggen, een print die niet uit het apparaat komt voordat papier is bijgevuld en dan gevonden wordt door de eerstvolgende printer of toevallige voorbijganger. Het zijn kleine dingen, maar kunnen grote gevolgen hebben. In 2023 komt dit nog steeds voor. Het niet wegstoppen van papier bij vertrek van de werkplek is in feite ook een datalek. Flexplekken maken het mogelijk dat elke willekeurige medewerker op zo’n plek inlogt. Maar wat heeft die medewerker te maken met een grondexploitatie of gegevens van een investeerder? Het nonchalant omgaan met phisingmails, een thuiswerkplek, een laptop, telefoon e.d.. Onzorgvuldig privégebruik van telefoon en laptop. Binnen onze organisatie worden (vermoedens van) datalekken, zaken over informatiebeveiliging en privacy gemeld.

Fraude- en integriteitsrisico’s BAR organisatie Proces 1 Algemene Uitkering Gemeentefonds

2 BTW compensatiefonds

VPB

3 Grafrechten

4 Grondexploitaties

5 Heffingen – (SVHW)

6 Huren/overige inkomsten

7 Inkoop en aanbesteding (incl. inhuur)

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Ministerie BZK stuurt Beïnvloeden van indicatoren die IC op indicatoren (zowel inhoud als (minimaal) 3x per jaar een de hoogte van de uitkering procedure): circulaire m.b.t. mutaties bepalen.  Financiën is verantwoordelijk voor de uitkeringen gemeentefonds. juistheid en volledigheid van de Daarnaast worden regelmatig indicatoren. overzichten per gemeente  Concerncontrol voert steekproeven verstrekt. uit (actie: opstellen checklist). Intern worden  Proces van controle is geborgd in de (tussen)rapportages opgesteld VIC. waarin de financiële gevolgen van de circulaires zijn verwerkt. Begrotingsfonds waaruit Onrechtmatige fiscale  Afstemmen mengpercentage met de gemeenten en provincies constructies, danwel het niet fiscus is een doorlopend proces. worden gecompenseerd voor juist, tijdig en/of volledig doen  Inrichten Taks Control Framework een belangrijk deel van de door van aangiften. (TCF: intern fiscaal controlesysteem). hen betaalde omzetbelasting Heeft de aandacht nog nodig. (btw).  Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (is breder dan BTW compensatiefonds).  Regelmatige afstemming met belastinginspecteur.  Kennis up-to-date bij betrokken medewerkers!  (Tone at the top) Gesprekken DHT met de belastingdienst. De wetgever beoogt om extra Beïnvloeden van de cijfersIC op indicatoren (zowel inhoud als belasting te heffen op drukken van de winst. proces): ondernemen.

De  Zie uitgebreide fiscale kalender met vennootschapsbelasting is een controle punten. belasting over de belastbare  Proces van controle is vanaf 2023 winst in een boekjaar. geborgd in de VIC. Het uitvoeren van de heffing Onjuiste aanslag grafrechten,  Controle sub- versus en invordering van graf- en bijv. als gevolg van het hoofdadministratie plus begraafrechten onjuist/niet registreren van steekproeven. ’begrafenisproducten’.  Tarieven invoeren middels vier ogenprincipe (combinatie van vakafdeling/financiën).  Geborgd in de VIC. Het uitvoeren van een Risico’s o.a. bij  Geborgd in de VIC. grondaankoop door de onderhandelingen en  Geborgd in de Bibob. gemeente. (plus aanbesteding. ingebruikname/exploitatie) Risico van witwassen gelden bij verkoop van gronden. OZB, afvalstoffenheffing, Heffing en invordering is  Verantwoordelijkheid voor voldoende rioolheffing, hondenbelasting, uitbesteed. beheersmaatregelen ligt bij reinigingsrechten (verantwoording middels opdrachtnemer. accountantsverslag)  Geen frauderisico; aanslagregeling buiten eigen organisatie.  Verhuur diverse sport/culturele Risico op oneigenlijke verhuur.  Leegstandscontrole, functiescheiding accommodaties. 'Vergeten' verhuringen (geen verhuur/facturatie, verbandscontroles contract). verhuurbare locaties en ontvangen Illegaal doorverhuren. huuropbrengsten, contractbeheer.

Onvolledige registratie van het  Geborgd in de VIC. vastgoed. In 2018 is de nieuwe afdeling Vastgoedbeheer ontstaan. Taken van verschillende afdelingen zijn bijeen gebracht. Het behandelen van de inkoop a) Belangenverstrengeling  a), b) en c) Interne procedures zijn van producten en diensten. b) Privé inkopen aanwezig, bekend bij betrokkenen en Het integer omgaan met c) Eigen worden nageleefd (checklist informatie van inscrhijvers. bevoordeling/zelfverrijking aanwezig, maar het is de vraag of d) Bewust afwijken van EU deze volledig is en ook wordt aanbestedingsregels, bijv.

Proces

Betreft

8 Kosten/facturen

Het behandelen van facturen van crediteuren.

9 Leerlingenvervoer

Het beoordelen van een aanvraag voor leerlingenvervoer

Fraude- integriteitsrisico's

door het versnipperen van opdrachten. e) Bewust afwijken van lokale  regelgeving  Voldoende geborgd in checklist.  Verwijderen van een factuur.

toegepast). Steekproefsgewijze controle. Integrale controle via crediteurenscan is geborgd in de VIC. Geborgd in de VIC. De factuurafhandeling is volledig geborgd in de VIC. Aandacht moet er zijn voor de mogelijkheid facturen te verwijderen zonder dat dit duidelijk wordt gelogd.

a)

Functiescheiding behandelaar en degene die autoriseert is niet aan de orde nu hier sprake is van zelfbeslissers. Verbandscontroles worden onvoldoende tot niet uitgevoerd. Matchen van systemen vervoerder en gemeente is onzeker/ ontbreekt.

b) c) d)

e)

10 Leges KCC/ afhandeling contant geld

a)

b) c) 11 Spookfacturen

Naam – nummer controle IBAN Het vaststellen dat bankrekeningnummer en naam crediteur overeenkomen. 12 Prestatielevering Het vaststellen van feitelijke levering van dienst/ product op basis van gemaakte afspraken. Werken conform het mandaatbesluit. 13 Omgevingsvergunningen Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning.

14 Poortwachter WWB en aanvragen overige uitkeringen

15 Salarissen/lonen

16 Detacheringen

Beheersmaatregelen

Oneigenlijk toekennen van leerlingenvervoer. Onjuiste (of geen) eigen bijdragen. Onjuiste tarifering vervoerbedrijven. Onjuiste doelgroepen op factuur van leerlingenvervoer. Oneigenlijk vervoer van kinderen buiten de doelgroep. Onvoldoende scheiding tussen invoeren en controleren. Toepassen van onjuiste tarieven. Ontvreemden kasgelden.

Onverschuldige betaling van facturen

a)

b) c)

a)

Functiescheiding is voldoende aanwezig (check door Concerncontrol) b) Controle op juistheid in rekening gebrachte tarieven via vastlegging systeem (constanten) en is onderdeel van checklist. c) Kasprocedure is aanwezig. Steekproefsgewijze interne controle op juiste naam-nummer combinatie. Geborgd in de VIC.

Onbevoegd betalen van Regeling budgethouderschap facturen. Spelregels prestatielevering Onjuiste betaling van facturen. Instructies op bar-plaza Onjuiste en onvolledige levering Geborgd in de VIC van diensten/ producten. a) Onjuiste berekening a) Voldoende geborgd in IC. tarieven. b) Voldoende geborgd in IC. b) Onbevoegd innen van c) Opnemen in checklist. leges.  Geborgd in de VIC. c) Onterecht verstrekken van vergunning. Het beoordelen van een WWB- a) Oneigenlijke toekennen of Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). en aanvraag overige afwijzen van een aanvraag. Geborgd in de VIC. uitkeringen via de gemeente. b) Misbruik van geldende regelingen. c) Onjuist of niet handhaven. Betalingen van lonen, a) In de personeels- en  Voldoende geborgd in IC (o.a. salarissen en declaraties en het salarisadministratie zijn checklist). verwerken van mutaties. personen opgenomen die  Geborgd in de VIC. niet in dienst zijn. b) Personeelsleden krijgen een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. c) Niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. Het proces van detachering van a) Het buiten het proces om  Proces is gedigitaliseerd en in personeel. medewerkers detacheren. Youforce verankerd.

Proces

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

Onjuiste berekenen van de  Geborgd in de VIC. detacheringsvergoeding. c) Buiten het systeem om innen van de vergoeding. Het verkrijgen van inzicht in de Misbruik van de geldende  Voldoende geborgd in IC. financiële situatie van de cliënt regeling.  Geborgd in de VIC. teneinde te beoordelen of een (frauderisico ligt bij alle hulpverleningstraject gestart betrokken partijen) moet worden. Het beoordelen van een Oneigenlijk toekennen van  Voldoende geborgd in IC. aanvraag om subsidie. subsidies.  Geborgd in de VIC. Het sturen en beheersen van, Oneigenlijke financiële  Voldoende geborgd in IC (o.a. het verantwoorden over en het transacties. checklist). toezicht houden op: de  Geborgd in de VIC. financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Betreft beheer van de waarde Onttrekking documenten. Is volledig geborgd zoals opgenomen bij documenten. nummer 11. Het beoordelen van een Oneigenlijke toekenning en/of  Voldoende geborgd in IC (o.a. aanvraag voor een voorziening uitbetaling van WMO gelden. checklist). in het kader van de Wet  Geborgd in de VIC Maatschappelijke Ondersteuning. Dicht bij de burger tegen zo Onvoldoende oog voor de  Is er sprake van voldoende inzet van laag mogelijke kosten hulp en hulpvraag van de burger.

hulpverlening of is er sprake van ondersteuning bieden waar het Ondoorzichtige kostenreductie ten kosten van een moet. ketensamenwerking. hulpvraag?  Er wordt onvoldoende IC uitgevoerd binnen de afdeling. Dit dient te worden opgezet.  Er wordt geen VIC uitgevoerd vanuit Concerncontrol. Dit dient te worden opgezet. b)

17 Schulddienstverlening

18 Subsidies 19 Treasury

20 Voorraadbeheer bij Burgerzaken 21 WMO

22 Wijkteams

23 Toezicht en handhaving

24 Jeugdhulpverlening