27. Raadsinformatiebrief 2023 684131 onderzoeksplan 213a 2023 Albrandswaard.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk:

Uw kenmerk:

Contact: W.A. Fijan

Bijlage(n): 1

Doorkiesnummer: 0180 - 698405 E-mailadres: a.fijan@bar-organisatie.nl Datum: 10 januari 2023

Betreft: Onderzoeksplan 2023

Geachte raadsleden, Inleiding Het bureau Concerncontrol van de BAR-organisatie voert jaarlijks verschillende onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en uitvoering. Jaarlijks wordt een onderzoeksplan opgesteld met hierin opgenomen de voorgenomen onderzoeken voor het betreffende jaar. Het onderzoeksplan 2023 treft u ter informatie, als bijlage bij deze brief, aan. Het onderzoeksplan wordt tevens ter kennisgeving aangeboden aan de Rekenkamer Albrandswaard. In 2023 laten wij onderzoek doen naar de opzet van het integraal gemeentelijk veiligheidsbeleid. Doel van dit onderzoek is om na te gaan in hoeverre het integraal gemeentelijk veiligheidsbeleid op een efficiënte en effectieve wijze wordt uitgevoerd. De voorbereiding van dit onderzoek loopt al. KERNBOODSCHAP

Als college willen wij door middel van intern onderzoek inzicht krijgen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en uitvoering. CONSEQUENTIES De aanbevelingen uit de onderzoeken dragen bij aan de doelstelling om de bedrijfsvoering van Albrandswaard zo doelmatig en doeltreffend mogelijk te laten verlopen. VERVOLG Concerncontrol voert na één jaar een vervolgonderzoek uit om vast te stellen in hoeverre de verbeteracties zijn gerealiseerd.

Stationsstraat 4 3161 KP Rhoon- T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

BIJLAGEN 1. Het onderzoeksplan 2023.

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris, de burgemeester,

Hans Cats

drs. Jolanda de Witte

Stationsstraat 4 3161 KP Rhoon- T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en doeltreffendheid Albrandswaard

Auteur: Concerncontrol

Datum: december 2022

Versie: 1.0

Rapportnaam: Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

Pagina pagina 1 van 6

1.

Inleiding

In artikel 213a van de gemeentewet is de eigen onderzoeksfunctie van het college geregeld. Dit artikel luidt: Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. De raad heeft invulling gegeven aan de wet met het vaststellen van de Verordening (onderzoeken) doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze verordening bepaalt dat het college jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de klantengroepen/teams van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente onderzoekt.

2.

Definities

3.

Artikelen

4.

Uitvoering en frequentie

Onder doelmatigheid verstaan we de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Met andere woorden: wordt de juiste hoeveelheid geld, personeel en dergelijke ingezet om de beoogde resultaten te bereiken. Onder doeltreffendheid verstaan we de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

In de verordening van Albrandswaard staat in artikel 2 met betrekking tot de onderzoeksfrequentie onder meer dat het college jaarlijks de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van de uitvoering van minimaal twee gemeentelijke taken en programma’s/paragrafen onderzoekt.

Uitvoering van doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken vindt plaats door het team Concerncontrol. Concerncontrol maakt jaarlijks een onderzoeksplan dat aan het college van Albrandswaard wordt aangeboden. Het college stelt vervolgens de gemeenteraad en de rekenkamercommissie in kennis van de voorgenomen onderzoeken. Concerncontrol zal vervolgens de onderzoeken opnemen in het activiteitenplan voor het komende jaar. Per onderzoek wordt steeds vooraf een onderzoeksopzet gemaakt.

Beschikbare FTE

Binnen de afdeling Concerncontrol is voor het uitvoeren en begeleiden van onderzoeken, maximaal 0,5 fte beschikbaar. Het college kan in voorkomende gevallen ook aan de gemeentecontroller in het regieteam of bureau Bestuursondersteuning opdracht geven om onderzoeken uit te voeren ten behoeve van de eigen gemeente. Deze onderzoeken vallen buiten de in dit onderzoeksplan genoemde onderzoeken die vanuit Concerncontrol worden uitgevoerd. Ook kan op basis van maatwerk onderzoek worden uitbesteed.

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

December 2022

1.0

Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 2 van 5

5.

Onderwerpen

Bepalen onderzoeksonderwerpen 2023

Voor het bepalen van de onderzoeken in 2023 heeft Concerncontrol gekeken naar de stand van de (over)lopende onderzoeken voor 2022 en de beschikbare formatie binnen het team. Aan het college wordt voorgesteld om in 2023 het volgende onderzoek (verder) uit te voeren:

Integraal gemeentelijk veiligheidsbeleid Albrandswaard

Albrandswaard is op lokaal niveau verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde. De verantwoording voor het integraal gemeentelijk veiligheidsbeleid is een belangrijke taak van de gemeente. In Artikel 172 van de gemeentewet is bepaald dat de burgemeester belast is met de handhaving van de openbare orde. In het integraal veiligheidsbeleid (IVB) staan de afspraken tussen de gemeente en de (veiligheid)partners en de inzet van beiden om die doelen te bereiken. In het IVB bepaalt Albrandswaard de beste manier om de veiligheid in onze samenleving te waarborgen. Albrandswaard heeft een Algemene plaatselijke verordening (APV). In de APV staan regels die voor iedereen in de gemeente Albrandswaard gelden. Bijvoorbeeld voor het organiseren van een sportevenement. Met dit onderzoek willen we inzage krijgen in de opzet van het integraal gemeentelijk veiligheidsbeleid, en de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid. Zijn er sturings- en controlemogelijkheden en waar liggen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Het onderzoek was ook al opgenomen in het onderzoeksplan 2022 en in het vierde kwartaal 2022 voorbereid.

Vervolgonderzoeken in 2023

Het is gebruikelijk dat één jaar na het afronden van een onderzoek een follow-up onderzoek wordt uitgevoerd om na te gaan in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd en er verbeteracties zijn gerealiseerd. De vervolgonderzoeken jeugdhulp en Pgb worden beiden in de 2de helft van 2023 uitgevoerd.

Planning Onderzoek Integraal gemeentelijk Veiligheidsbeleid Vervolgonderzoek jeugdhulp Vervolgonderzoek Pgb

taak Voorbereiden onderzoeksopzet Uitvoeren onderzoek Aanbieden rapportage aan college/raad Uitvoeren van het vervolgonderzoek Bestuurlijk aanbieden vervolgonderzoek Uitvoeren van het vervolgonderzoek Bestuurlijk aanbieden vervolgonderzoek

Uitvoering 2023 1e kwartaal 1e en 2e kwartaal 3e kwartaal 3e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal 4e kwartaal

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

December 2022

1.0

Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 3 van 5

Bijlage 1: Algemene werkwijze bij de uitvoering van doelmatigheidsonderzoeken 1. Opstellen van onderzoeksplannen Concerncontrol stelt jaarlijks een onderzoeksplan op dat wordt aangeboden aan het college. Het college bepaalt uiteindelijk welke onderzoeken worden uitgevoerd. Het college stuurt het onderzoeksplan naar de raadscommissie met hierin opgenomen de in het komende jaar te verrichten onderzoeken. De uitvoering van doelmatigheidsonderzoeken vindt plaats door Concerncontrol van de BAR-organisatie. Voor de start van een onderzoek wordt een onderzoeksopzet gemaakt. Deze wordt besproken/afgestemd met de gemeentecontroller/portefeuillehouder. 2. In het onderzoeksopzet wordt per doelmatigheidsonderzoek aangegeven: a) Het object van onderzoek Omschreven wordt wat het object en de afbakening van het doelmatigheidsonderzoek zijn. Daarbij worden globaal de scheidslijnen aangegeven van de te onderzoeken organisatieonderdelen, de procedures, de processen en de instrumenten. b) De reikwijdte van het onderzoek De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven; het betreft onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijke beleid, het beheer van de middelen en de procesgang. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en eventueel niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. c) Wijze van uitvoering van het onderzoek en onderzoeksmethode Aangegeven wordt welke methoden (benchmarking, interviews, enquête, enzovoorts) gebruikt zullen worden; op welke wijze hiermee wordt omgegaan en welke stappen er in het onderzoekstraject zullen worden gezet voor tot de opstelling van een onderzoeksrapport wordt overgegaan. d) Doorlooptijd van het onderzoek Van te voren wordt aangegeven hoeveel tijd de verschillende stappen in het onderzoek vragen. 3. Opstellen onderzoeksopzet Concerncontrol neemt contact op met de verantwoordelijke afdelingsmanager om het onderzoek voor te bespreken. De resultaten van dit gesprek worden meegenomen bij het opstellen van de onderzoeksopzet. Hierin is het onderwerp nader afgebakend en worden de doel- en probleemstelling uitgewerkt.

Verder beschrijft Concerncontrol op hoofdlijnen op welke wijze het onderzoek zal worden uitgevoerd en welke functionarissen van de betreffende vakafdeling hierbij zullen worden betrokken. 4. Uitvoering van het onderzoek Tijdens de uitvoering van het onderzoek worden interviews gehouden, worden dossiers opgevraagd, wordt eventueel aanvullend schriftelijk materiaal (ook van andere gemeenten) diepgaander bestudeerd, worden indien nodig deskundigen geraadpleegd en wordt de verkregen informatie geanalyseerd. De bevindingen, de conceptconclusies en de aanbevelingen worden in een conceptrapportage vastgelegd. 5. Reactie door vakafdeling Elke rapportage bevat minimaal een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbetering. De conceptrapportage gaat ter lezing naar de betreffende afdelingsmanager. Deze wordt in de gelegenheid gesteld om een reactie te geven op de weergave van de feiten. Met het oog op de voortgang hanteren wij voor de becommentariëring van de rapportage een maximale termijn van 3 weken (na verzending van de rapportage). Bij overschrijding van deze termijn zal het stuk zonder commentaar aan het college worden toegestuurd.

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

December 2022

1.0

Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 4 van 5

6. Afronding rapport Na ijking van de reacties van de teammanager worden eventuele correcties door Concerncontrol verwerkt in de conceptrapportage, waarna de onderzoeksrapportage definitief wordt afgerond. De niet in de definitieve rapportage opgenomen reacties van de afdelingsmanager worden als bijlage aan het rapport toegevoegd. Een definitief exemplaar van het rapport wordt naar de vakafdeling en naar de betreffende directeur en de portefeuillehouder gestuurd en desgewenst mondeling toegelicht. 7. Wijze van behandeling in het college Het definitieve onderzoeksrapport wordt ter vaststelling/ter informatie aangeboden aan het college. Het college stelt het onderzoeksrapport vast en bepaalt of er een plan van aanpak aan de hand van de overgenomen aanbevelingen moet worden opgesteld door de vakafdeling. De vakafdeling is gelet op de voortgang gehouden om binnen één maand, na ontvangst van de opdracht van het college, een plan van aanpak voor de te treffen (organisatorische) maatregelen op te stellen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het (laten) monitoren van de uitvoering van het plan van aanpak door de vakafdeling; het team Concerncontrol ondersteunt het afdelingshoofd hierbij. 8.

Wijze van behandeling in de Raad Het onderzoeksrapport wordt na besluitvorming door het college ter kennisname gestuurd aan de raadscommissie waaronder het onderwerp van het doelmatigheidsonderzoek valt, en kan desgewenst door de commissieleden op de agenda worden geplaatst. Het plan van aanpak voor het opvolgen van de aanbevelingen wordt na vaststelling door het college eveneens ter kennisname naar de raad gestuurd. De betreffende portefeuillehouder is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan van aanpak 9. Vervolgonderzoek Om vast te stellen of de aanbevelingen uit het doelmatigheidsonderzoek zijn opgevolgd en er maatregelen zijn genomen om verbeteringen door te voeren wordt eventueel door Concerncontrol na een jaar een vervolgonderzoek uitgevoerd. De doelstelling van dit onderzoek is na te gaan welke maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen uit het doelmatigheidsonderzoek zijn getroffen en of deze tot de gewenste effecten hebben geleid.

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

December 2022

1.0

Onderzoeksplan 2023 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 5 van 5