25. Raadsinformatiebrief 2022 459414 inzake onderzoeksplan 2022 213a-onderzoeksplan.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk: 459414

Uw kenmerk:

Contact: W.A. Fijan

Bijlage(n): 1

Doorkiesnummer: 0180 - 698405 E-mailadres: a.fijan@bar-organisatie.nl Datum: 22 maart 2022

Betreft: Onderzoeksplan 2022

Geachte raadsleden, Inleiding Het bureau Concerncontrol van de BAR-organisatie voert jaarlijks verschillende onderzoeken uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en uitvoering. Jaarlijks wordt een onderzoeksplan opgesteld met hierin opgenomen de voorgenomen onderzoeken voor het betreffende jaar. Het onderzoeksplan 2022 treft u ter informatie, als bijlage bij deze brief, aan. Het onderzoeksplan wordt tevens ter kennisgeving aangeboden aan de Rekenkamer Albrandswaard. In 2022 laten wij onderzoek doen naar de opzet van het gemeentelijk veiligheidsbeleid. Doel van dit onderzoek is om na te gaan in hoeverre het gemeentelijk veiligheidsbeleid op een efficiënte en effectieve wijze wordt uitgevoerd. In 2022 worden tevens het onderzoek afhandeling meldingen verkeer en het onderzoek naar het proces rond het persoonsgebonden budget (Pgb) afgerond. De verwachting is dat het onderzoek PGB in het tweede kwartaal van dit jaar bestuurlijk kan worden aangeboden en het onderzoek afhandeling meldingen verkeer in het derde kwartaal van dit jaar. KERNBOODSCHAP

Als college willen wij door middel van intern onderzoek inzicht krijgen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en uitvoering. CONSEQUENTIES De aanbevelingen uit de onderzoeken dragen bij aan de doelstelling om de bedrijfsvoering van Albrandswaard zo doelmatig en doeltreffend mogelijk te laten verlopen. VERVOLG Concerncontrol voert na één jaar een vervolgonderzoek uit om vast te stellen in hoeverre de verbeteracties zijn gerealiseerd.

Hofhoek 5 - 3176 PD Poortugaal - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris, de burgemeester,

Hans Cats

drs. Jolanda de Witte

BIJLAGEN 1. Het onderzoeksplan 2022.

Hofhoek 5 - 3176 PD Poortugaal - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en doeltreffendheid Albrandswaard

Auteur: Concerncontrol

Datum: januari 2022

Versie: 1.0

Rapportnaam: Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

Pagina pagina 1 van 6

1.

Inleiding

In artikel 213a van de gemeentewet is de eigen onderzoeksfunctie van het college geregeld. Dit artikel luidt: Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. De raad heeft invulling gegeven aan de wet met het vastellen van de Verordening (onderzoeken) doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze verordening bepaalt dat het college jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de klantengroepen/teams van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente onderzoekt.

2.

Definities

Onder doelmatigheid verstaan we de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Met andere woorden: wordt de juiste hoeveelheid geld, personeel en dergelijke ingezet om de beoogde resultaten te bereiken. Onder doeltreffendheid verstaan we de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

3.

Artikelen

In de verordening van Albrandswaard staat in artikel 2 met betrekking tot de onderzoeksfrequentie onder meer dat het college jaarlijks de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van de uitvoering van minimaal twee gemeentelijke taken en programma’s/paragrafen onderzoekt.

4.

Uitvoering en frequentie

Uitvoering van doelmatigheid- en doeltreffendheidonderzoeken vindt plaats door het team Concerncontrol. Concerncontrol maakt jaarlijks een onderzoeksplan dat aan het college van Albrandswaard wordt aangeboden. Het college stelt vervolgens de gemeenteraad en de rekenkamercommissie in kennis van de voorgenomen onderzoeken. Concerncontrol zal vervolgens de onderzoeken opnemen in het activiteitenplan voor het komende jaar. Per onderzoek wordt steeds vooraf een onderzoeksopzet gemaakt.

Beschikbare FTE Binnen de afdeling Concerncontrol is voor het uitvoeren en begeleiden van onderzoeken, maximaal 0,5 fte beschikbaar. Het college kan in voorkomende gevallen ook aan de gemeentecontroller in het regieteam of bureau Bestuursondersteuning opdracht geven om onderzoeken uit te voeren ten behoeve van de eigen gemeente. Deze onderzoeken vallen buiten de in dit onderzoeksplan genoemde onderzoeken die vanuit Concerncontrol worden uitgevoerd. Ook kan op basis van maatwerk onderzoek worden uitbesteed.

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

Januari 2022

1.0

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 2 van 6

5.

Onderwerpen

Bepalen onderzoeksonderwerpen 2022 Voor het bepalen van de onderzoeken in 2022 heeft Concerncontrol een inventarisatie gedaan naar risicovolle processen binnen de organisatie. Daarnaast is gekeken naar de stand van de (over)lopende onderzoeken voor 2021. Bovengenoemde inventarisatie heeft geleid tot een aantal onderzoeksvoorstellen voor 2022. Aan het college van Albrandswaard wordt voorgesteld om in 2022 het volgende nieuwe onderzoek uit te voeren:

Veiligheid Albrandswaard De verantwoording voor het veiligheidsdomein is een belangrijke taak van de gemeente. In Artikel 172 van de gemeentewet is bepaald dat de burgemeester belast is met de handhaving van de openbare orde. In Albrandswaard is Openbare orde en veiligheid onderdeel van het programma Openbare orde & Veiligheid & Algemeen bestuur in de begroting. De prioriteiten tav Openbare Orde en Veiligheid komen in samenspraak tot stand en worden voor een periode van vier jaar vastgesteld in het Integraal Veiligheidsbeleid van Albrandswaard. Vanaf 2021 ging een nieuwe periode in en zal het accent met name liggen op inbraken en diefstal, zorg en veiligheid, jeugdoverlast en georganiseerde, ondermijnende criminaliteit zoals vastgelegd in het integraal Veiligheidsbeleid Albrandswaarde 20212024. In het Actieplan Veilig wordt elk jaar concreet uitgewerkt welke acties in gang worden gezet. In het integraal veiligheidsbeleid (IVB) staan de afspraken tussen de gemeente en de (veiligheids)partners en de inzet van beiden om die doelen te bereiken. Albrandswaard heeft een Algemene plaatselijke verordening (APV). In de APV staan regels die voor iedereen in de gemeente Albrandswaard gelden. Bijvoorbeeld voor het organiseren van een sportevenement.

Met dit onderzoek willen we inzage krijgen in de opzet van het gemeentelijk veiligheidsbeleid, en de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid. Zijn er sturings- en controlemogelijkheden en waar liggen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Belangrijk hierbij is om te erkennen dat de gemeente dit samen met partners moet invullen en uitvoeren niet eenzijdig kan bepalen. Op sommige onderdelen, bijvoorbeeld tav inzet van de boa’s, kan zij in hoge mate het beleid en uitvoering zelf bepalen, op andere onderdelen is zij afhankelijk van het beleid en de uitvoering van andere partijen, zoals bijvoorbeeld de veiligheidsregio en de politie waarop inspraak en beïnvloeding mogelijk is. Voordat met het onderzoek wordt begonnen maakt Concerncontrol een onderzoeksopzet. Deze onderzoeksopzet wordt afgestemd met de verantwoordelijke afdelingsmanager en de portefeuillehouder (burgemeester).

Klachtenafhandeling Verkeer Ieder inwoner van Albrandswaard heeft het recht een klacht in te dienen. Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk bij de gemeente binnenkomen. Albrandswaard heeft de zorgplicht om deze klachten in behandeling te nemen en adequaat af te handelen. Het komt regelmatig voor dat burgers zich beklagen over verkeerssituaties of verkeersmaatregelen binnen de gemeente. De gemeente krijgt hierover op verschillende manieren informatie. Het is van belang dat de gemeente tijdig en adequaat reageert op dergelijke meldingen en klachten. In dit kader is erder voorgesteld om in 2021 onderzoek te doen naar de afhandeling van klachten ten aanzien van verkeer. Onderzocht wordt op welke wijze de interne klachtbehandeling ten aanzien van klachten over het verkeer bij Albrandswaard is georganiseerd. Vragen die hierbij worden beantwoord zijn: Hoe verloopt de klachtenafhandeling ten aanzien van verkeersklachten en hoe ziet het proces eruit ten aanzien van klantvriendelijkheid, snelheid en kwaliteit. Kortom worden klachten tijdig, adequaat en naar tevredenheid afgehandeld? Dit onderzoek kon niet meer in 2021 afgerond worden en is daarom deels doorgeschoven naar 2022.

Afronden van lopende onderzoeken en vervolgonderzoeken 2022 Jeugdhulp Het onderzoek uitvoering Jeugdhulp bevond zich eind oktober 2021 in de rapportagefase. De belangrijkste reden voor het niet kunnen opleveren in 2021 was de grote drukte binnen het Cluster Maatschappij. Het onderzoek is in het eerste kwartaal 2022 bestuurlijk aangeboden. PGB

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

Januari 2022

1.0

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 3 van 6

Het onderzoek uitvoering Pgb is in het derde kwartaal van 2021 nagenoeg afgerond. In verband met formatieve uitval en de hieruit volgende prioriteitstelling is de afronding van dit onderzoek tijdelijk opgeschort. Verwacht wordt dat dit onderzoek in de eerste helft van 2022 bestuurlijk kan worden aangeboden.

Vervolgonderzoeken in 2022 Het is gebruikelijk dat één jaar na het afronden van een onderzoek een follow-up onderzoek wordt uitgevoerd om na te gaan in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd en er verbeteracties zijn gerealiseerd. Het vervolgonderzoek Begraafplaatsen worden in de 1ste helft van 2022 uitgevoerd. Het vervolgonderzoek AVG in de 2de helft van 2022.

Planning Onderzoek Afronden onderzoek Jeugdhulp Afronden onderzoek Pgb Veiligheidsbeleid Albrandswaard

Afhandeling meldingen verkeer Vervolgonderzoek Begraafplaatsen Vervolgonderzoek AVG

taak Afronden onderzoek Aanbieden rapportage aan college/raad Afronden onderzoek Aanbieden rapportage aan college/raad Voorbereiden onderzoek Uitvoeren onderzoek Afstemmen onderzoeksrapport Aanbieden rapportage aan college/raad Afronden onderzoek Aanbieden rapportage aan college/raad Uitvoeren van het vervolgonderzoek Bestuurlijk aanbieden vervolgonderzoek Uitvoeren van het vervolgonderzoek Bestuurlijk aanbieden vervolgonderzoek

Uitvoering 2022 1e kwartaal 1e kwartaal 2e kwartaal 2e kwartaal 2e kwartaal 2e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal 2e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 3e kwartaal

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

Januari 2022

1.0

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 4 van 6

Bijlage 1: Algemene werkwijze bij de uitvoering van doelmatigheidsonderzoeken 1. Opstellen van onderzoeksplannen Concerncontrol stelt jaarlijks een onderzoeksplan op dat wordt aangeboden aan het college. Het college bepaalt uiteindelijk welke onderzoeken worden uitgevoerd. Het college stuurt het onderzoeksplan naar de raadscommissie met hierin opgenomen de in het komende jaar te verrichten onderzoeken. De uitvoering van doelmatigheidsonderzoeken vindt plaats door Concerncontrol van de BAR-organisatie. Voor de start van een onderzoek wordt een onderzoeksopzet gemaakt. Deze wordt besproken/afgestemd met de gemeentecontroller/portefeuillehouder. 2. In het onderzoeksopzet wordt per doelmatigheidsonderzoek aangegeven: a) Het object van onderzoek Omschreven wordt wat het object en de afbakening van het doelmatigheidsonderzoek zijn. Daarbij worden globaal de scheidslijnen aangegeven van de te onderzoeken organisatieonderdelen, de procedures, de processen en de instrumenten. b) De reikwijdte van het onderzoek De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd.

De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven; het betreft onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijke beleid, het beheer van de middelen en de procesgang. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en eventueel niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. c) Wijze van uitvoering van het onderzoek en onderzoeksmethode Aangegeven wordt welke methoden (benchmarking, interviews, enquête, enzovoorts) gebruikt zullen worden; op welke wijze hiermee wordt omgegaan en welke stappen er in het onderzoekstraject zullen worden gezet voor tot de opstelling van een onderzoeksrapport wordt overgegaan. d) Doorlooptijd van het onderzoek Van te voren wordt aangegeven hoeveel tijd de verschillende stappen in het onderzoek vragen. 3. Opstellen onderzoeksopzet Concerncontrol neemt contact op met de verantwoordelijke afdelingsmanager om het onderzoek voor te bespreken. De resultaten van dit gesprek worden meegenomen bij het opstellen van de onderzoeksopzet. Hierin is het onderwerp nader afgebakend en worden de doel- en probleemstelling uitgewerkt.

Verder beschrijft Concerncontrol op hoofdlijnen op welke wijze het onderzoek zal worden uitgevoerd en welke functionarissen van de betreffende vakafdeling hierbij zullen worden betrokken. 4. Uitvoering van het onderzoek Tijdens de uitvoering van het onderzoek worden interviews gehouden, worden dossiers opgevraagd, wordt eventueel aanvullend schriftelijk materiaal (ook van andere gemeenten) diepgaander bestudeerd, worden indien nodig deskundigen geraadpleegd en wordt de verkregen informatie geanalyseerd. De bevindingen, de conceptconclusies en de aanbevelingen worden in een conceptrapportage vastgelegd. 5. Reactie door vakafdeling Elke rapportage bevat minimaal een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbetering. De conceptrapportage gaat ter lezing naar de betreffende afdelingsmanager. Deze wordt in de gelegenheid gesteld om een reactie te geven op de weergave van de feiten. Met het oog op de voortgang hanteren wij voor de becommentariëring van de rapportage een maximale termijn van 3 weken (na verzending van de rapportage). Bij overschrijding van deze termijn zal het stuk zonder commentaar aan het college worden toegestuurd. Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

Januari 2022

1.0

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 5 van 6

6. Afronding rapport Na ijking van de reacties van de teammanager worden eventuele correcties door Concerncontrol verwerkt in de conceptrapportage, waarna de onderzoeksrapportage definitief wordt afgerond. De niet in de definitieve rapportage opgenomen reacties van de afdelingsmanager worden als bijlage aan het rapport toegevoegd. Een definitief exemplaar van het rapport wordt naar de vakafdeling en naar de betreffende directeur en de portefeuillehouder gestuurd en desgewenst mondeling toegelicht. 7. Wijze van behandeling in het college Het definitieve onderzoeksrapport wordt ter vaststelling/ter informatie aangeboden aan het college. Het college stelt het onderzoeksrapport vast en bepaalt of er een plan van aanpak aan de hand van de overgenomen aanbevelingen moet worden opgesteld door de vakafdeling. De vakafdeling is gelet op de voortgang gehouden om binnen één maand, na ontvangst van de opdracht van het college, een plan van aanpak voor de te treffen (organisatorische) maatregelen op te stellen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het (laten) monitoren van de uitvoering van het plan van aanpak door de vakafdeling; het team Concerncontrol ondersteunt het afdelingshoofd hierbij. 8.

Wijze van behandeling in de Raad Het onderzoeksrapport wordt na besluitvorming door het college ter kennisname gestuurd aan de raadscommissie waaronder het onderwerp van het doelmatigheidsonderzoek valt, en kan desgewenst door de commissieleden op de agenda worden geplaatst. Het plan van aanpak voor het opvolgen van de aanbevelingen wordt na vaststelling door het college eveneens ter kennisname naar de raad gestuurd. De betreffende portefeuillehouder is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan van aanpak 9. Vervolgonderzoek Om vast te stellen of de aanbevelingen uit het doelmatigheidsonderzoek zijn opgevolgd en er maatregelen zijn genomen om verbeteringen door te voeren wordt eventueel door Concerncontrol na een jaar een vervolgonderzoek uitgevoerd. De doelstelling van dit onderzoek is na te gaan welke maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen uit het doelmatigheidsonderzoek zijn getroffen en of deze tot de gewenste effecten hebben geleid.

Auteur:

Datum:

Versie:

Rapportnaam:

Pagina:

Concerncontrol

Januari 2022

1.0

Onderzoeksplan 2022 Doelmatigheid en Doeltreffendheid

pagina 6 van 6