20. Raadsinformatiebrief 2023 635887 Verbijzonderde Interne Controle 1e halfjaar 2022.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n): 1

Ons kenmerk: 649127 Contact: R.P. van der Stoel Doorkiesnummer: 0653962874 Datum:

10 januari 2023

Betreft: Verbijzonderde interne controle (VIC) 1e halfjaar 2022. Geachte Raadsleden, INLEIDING De verbijzonderde interne controle (VIC) over het 1e halfjaar 2022 is uitgevoerd en door het DB van de GR BAR-organisatie vastgesteld. Middels deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de voortgang. KERNBOODSCHAP

Er zijn over het 1e halfjaar 2022 geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd. Wel zijn er diverse aandachtspunten vermeld die naar de accountantscontrole van de jaarrekening 2022 toe nog de nodige verbetering behoeven zoals vermeld in het bijgaande rapport VIC 1e halfjaar 2022. TOELICHTING De VIC ziet toe op processen in opzet, bestaan en werking. Er wordt getoetst of processen conform de doelstelling vanuit wet- en regelgeving worden uitgevoerd. Per proces kun u in de rapportage de geconstateerde bevindingen zien. De eerste aanzet richting de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ingaande 2023 is gemaakt door de VIC primair te richten op de financiële rechtmatigheid. De vervolgstappen naar uitbreiding naar efficiëntie, effectiviteit en doelmatigheid zijn nu aan de orde. Het college heeft het boekjaar 2022 (wederom vanwege de uitstel invoering naar 1-1-2023) als pilotjaar benoemd zodat we verder draagvlak willen creëren en inpassing in het bestaande proces willen toetsen. Zo signaleren we samen met de accountant knelpunten en kunnen we werken aan oplossingen voordat de wettelijke verplichting aan de orde is. VERVOLG Het rapport 2e halfjaar 2022 volgt begin 2023 en wordt aan u en de accountant toegezonden tijdig voor de jaarrekeningcontrole.

Stationsstraat 4, 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Raadsinformatiebrief

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. BIJLAGEN 1. VIC rapportage 1e halfjaar 2022 Albrandswaard. Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris, de burgemeester,

Hans Cats

drs. Jolanda de Witte

Stationsstraat 4, 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Rapportage van bevindingen eerste half jaar 2022 Albrandswaard

GreenValley: 635887 Datum:

20 oktober 2022

Inhoud Inleiding en samenvatting .......................................................................................................... 3 Processen niet in scope .............................................................................................................. 4 Verhuuropbrengsten en Leges WABO/ Omgevingswet ..................................................... 4 Doelgroepenvervoer .......................................................................................................... 4 Processen binnen de VIC ............................................................................................................ 5 EU-aanbestedingen ................................................................................................................ 5 Subsidieverlening aanvragen 2022 ........................................................................................ 5 Salarissen, declaraties en mutaties ........................................................................................ 5 Facturen en betalen ............................................................................................................... 5 Begraafrechten .......................................................................................................................

5 Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik................................................................................. 6 Misbruik & Oneigenlijk gebruik .............................................................................................. 6 Fraude..................................................................................................................................... 7 Bijlage 1 - De route naar de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 ..................................... 8

2

Inleiding en samenvatting In dit document presenteren wij de uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over het eerste half jaar 2022. In dit half jaar hebben wij een herbeoordeling gemaakt van processen die volgens het Controleplan 2022 in scope waren. Dit is met name van belang geweest door personele wisselingen en het gewenste niveau van financieel omvangrijke processen te behalen. Dit laatste is eveneens van belang voor de komst van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Wij hebben ons plan zoals hierboven gesteld bijgewerkt. We hebben een aantal processen bij nader inzien niet meer in-scoop. Dit zullen we nader uitwerken in de rapportage met de daarbij gemaakte afwegingen. Ten aanzien van ons plan lopen we redelijk in de pas, door wisselingen in ons team zien we een kleine achterstand in de VIC op het sociaal domein. De verwachting is dat we dit met de jaarrapportage hebben ingelopen. Daarnaast merken we dat reacties op vragen in de organisatie langer op zich laten wachten. Er staan nog een aantal reminders uit waardoor er op punten nog onzekerheden zijn in onze VIC. Waar dit geld op procesniveau zullen we dat inhoudelijk toelichten. Tot nu toe zijn er geen financiële fouten of onrechtmatigheden gesignaleerd. Aandacht vragen wij voor:    

Acties die noodzakelijk blijken uit de crediteuren scan; De noodzaak van het onderbouwen van prestatieleveringen; De diverse herstelacties die hebben moeten plaatsvinden naar aanleiding van de VIC; Openstaande vragen waarvan beantwoording noodzakelijk is om te komen tot de juiste afwegingen.

Met deze voortgang zijn we gezien bovenstaande niet ontevreden, zeker ook gezien het feit we een geheel nieuwe applicatie voor een verdere professionalisering voor de VIC in gebruik hebben genomen vanaf 2022. Concerncontrol en de organisatie zijn positief over deze applicatie. Wel onderkennen wij dat de manier, de vragenlijst en de vastlegging van controles nog beter kan en moet. Deze applicatie gaat ons helpen naar de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023. We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn in dit eerste halfjaar verdergaande analyses uitgevoerd waarbij we tot de conclusie moeten komen dat de organisatie nog onvoldoende procesgericht werkt om nu de gegevensgerichte controles los te kunnen laten. In het tweede halfjaar zullen er verdergaande analyses volgen en zal een eerste beeld worden afgegeven wat er nodig is om deze stap te kunnen gaan maken. Daarvoor werken we vanuit de VIC nauw samen met de procesmanager. Zie voor een verdere uitwerking bijlage 1.

3

Processen niet in scope Zoals in de inleiding gesteld hebben we wel overwogen moeten besluiten om een aantal niet materiele processen uit te scopen om de hoeveelheid werk en de kwaliteit te kunnen borgen. Hieronder zijn de processen opgenomen met de onderbouwing waarom deze processen niet meer in scope zijn.

Verhuuropbrengsten en Leges WABO/ Omgevingswet Als wij kijken naar de omvang in euro’s 2021 en het eerste half jaar 2022, dan is dit een niet materieel proces. In 2021 hebben wij vastgesteld dat de omzet volledig was. 2022 wijkt niet af als we de omzet over het eerste half jaar extrapoleren naar een volledig jaar. Eind 2022 zullen wij de einde jaarcijfers actualiseren en indien daaruit geen bijzonderheden naar voren komen beschouwen wij deze post als afgewikkeld.

Doelgroepenvervoer In eerdere jaren hebben wij ingestoken om vast te stellen dat recht, hoogte en duur juist werd toegepast. Afgelopen jaren is dit proces via externe en interne audits gecontroleerd. Dit proces kent twee onderdelen met elk hun eigen achterliggende proces en normenset:  

Leerlingenvervoer en jeugdhulpvervoer WMO-collectiefvervoer

Als er beoordeeld wordt of deze processen materieel zijn is dat op de afzonderlijke onderdelen niet het geval. In euro’s is het proces van leerlingenvervoer het grootste. Op dit proces zal in 2022 eveneens een externe audit plaats vinden. Voor het WMO-collectief vervoer geld dat er gebruik wordt gemaakt van de regiecentrale die controles uitvoert op facturen. Gezien de hoeveelheid aan transacties in deze processen de gemiddelde waarde daarvan en de externe controles die plaats vinden achten wij het niet noodzakelijk controles uit te voeren over 2022. In 2021 hebben wij vastgesteld dat de lasten juist waren. 2022 wijkt niet af als we de lasten over het eerste half jaar extrapoleren naar een volledig jaar. Eind 2022 zullen wij de einde jaarcijfers actualiseren en indien daaruit geen bijzonderheden naar voren komen beschouwen wij deze post als afgewikkeld.

4

Processen binnen de VIC EU-aanbestedingen De EU-scan wordt door team Inkoopadvies uitgevoerd. Tweemaal per jaar vindt die scan plaats. De inkoopadviseurs zijn in het eerste halfjaar veelvuldig betrokken geweest bij inkooptrajecten binnen het sociaal domein. Hierdoor heeft het opleveren van de scan voor Barendrecht vertraging opgelopen. Per entiteit zijn 6 crediteuren vanuit de scan opgenomen in de beoordeling vanuit de VIC. De selectiecriteria daarvoor zijn:  

Nieuwe crediteur in 2022 en uitgaven boven de € 50.000 Bevindingen van de inkoopadviseur

Subsidieverlening aanvragen 2022 De IC en VIC vinden plaats op basis van een steekproef. Voor Albrandswaard zijn 8 dossiers opgenomen. Hierop zijn geen bevindingen.

Salarissen, declaraties en mutaties Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is.

Facturen en betalen Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces financieel rechtmatig verloopt en de verantwoording van de baten en lasten getrouw is. In de financiële administratie wordt maar zeer beperkt aan de factuur een voldoende onderbouwende prestatielevering toegevoegd. Dit vraagt tijdens de VIC werkzaamheden een forse inzet deze alsnog te verkrijgen. Er is inmiddels nieuw beleid van kracht waarbij met ingang van 1-1-2022 bij iedere factuur groter dan € 500 een prestatielevering in K2F dient te worden bijgevoegd. Dit is een lerend proces, Concerncontrol heeft daarin nog steeds een opvoedkundige en signalerende rol. Naast deze rol vanuit Concerncontrol zal vanuit de directie meer nadruk op het belang deze afspraak moeten komen. Nut en noodzaak van de goede prestatielevering bij elke factuur wordt in de organisatie onvoldoende ervaren.

Begraafrechten Begraafrechten is geen materieel proces. Wel heeft dit proces de aandacht vanuit Concerncontrol. In het eerste deel van het jaar ligt de focus op de procesverbetering. In het tweede deel van dit jaar zal ook de werking van dit proces aan de orde komen.

5

Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de halfjaarsrapportage hebben we eveneens aandacht voor Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Gedurende onze VIC hebben wij voor deze aspecten aandacht voor M&O. Dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik op te sporen. Wel denken wij ook door het gesprek met afdelingen aan te gaan dat dit de open cultuur, om over deze aspecten met elkaar te communiceren, ten goede komt.

Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik BAR zijn acht risicovolle processen onderkend. In de reguliere VIC is hieraan voor materiele stromen voldoende aandacht geweest en controles zijn ingericht op het ontdekken van M&O aspecten: 1.

Inkopen en aanbestedingen

Met name afgedekt door de controle op prestatielevering, immers zonder prestatieverklaring zal een (spook)factuur niet betaald worden, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 2.

Betalingen bankrekening(en)

Middels controle op betalingen is gecontroleerd dat achter betalingen alleen facturen zitten die het gehele autorisatie proces hebben doorlopen, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 3.

Verstrekken van subsidies

Door VIC op subsidies waarin beschikking en vaststelling worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 4.

Sociaal Domein (zorgaanbieders)

Risico wordt met name afgedekt door de ontvangst van zorgverantwoordingen van de zorgaanbieders voorzien van een controleverklaring van een extern accountant. In de VIC is derhalve geen aandacht aan dit proces besteed vanuit de VIC. Gezien de planning van productieverantwoordingen komt zekerheid over dit boekjaar na afsluiten van de VIC 2022, uit 2021 zijn ons geen signalen bekend om een andere aanpak te hanteren. 5.

Sociaal Domein (cliënten)

Door VIC op sociaal domein waarin beschikking en betalingen worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 6.

Vergunningverlening

Zie eerdere rapportage. Gezien de omvang van deze post en het aantal transacties is op een later moment geoordeeld dat deze post niet in-scope moet zijn. De kans op een fout ten aanzien van M&O is gering.

6

7.

Salarissen en declaraties

Door VIC op salarissen waarin declaraties en mutaties worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 8.

Belastinginkomsten

Zoals gesteld in de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik willen we eveneens focus aanbrengen op interne aangelegenheden. Onder andere door na te gaan of medewerkers werken naar de ethiek van misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierover zijn nog een aantal zaken te adviseren, die in het tweede halfjaar worden opgepakt, zoals bijvoorbeeld in de buitenruimte:  

Wordt beoordeeld of materieel van de buitendienst privé is gebruikt. Door data van GPS-trackers na te gaan op activiteit in het weekend of avonduren. Dit puur de locatie van spullen zonder te beoordelen of er mensen op de werf zijn geweest. Is de registratie van bedrijfswagens waterdicht en als mensen met de auto weggaan zijn alle tags dan ook juist gekoppeld is er een naam herleidbaar of alleen een tagnummer.

Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd. Daarnaast is er aandacht voor fraude op de volgende wijze:     

Bij startgesprekken hebben we het over mogelijkheden, bedreigingen en risico’s (bewust zijn); Bij startgesprekken vragen we of er fraude is geweest (registratie voor totaalbeeld); We zoeken naar nieuwe manieren om in de organisatie aandacht voor fraude vast te houden. Bijvoorbeeld door dit onderwerp ook aan te brengen in fiscale onderzoeken, waarin aandacht is voor het niet privé gebruiken van voertuigen (detectie); Wij pleiten er voor een module fraude op te nemen in de leerlijn van (nieuwe) managers; Elke ambtenaar legt een eed af waarin verklaard integer te handelen.

Over 2022 is ons geen informatie bekend geworden of gemaakt dat er een fraude heeft plaatsgevonden in 2022.

7

Bijlage 1 - De route naar de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 De route naar de rechtmatigheidsverantwoording en verdere verbetering van interne controle in de lijn zijn in belangrijke onderwerpen die in voorbereiding genomen moeten worden. Afgelopen jaren is de interne controle in de lijn verbeterd, de rechtmatigheidsverantwoording laat ons nadenken over verdere ontwikkeling op het gebied van “in control zijn”. Daarom hebben wij de ambitie om in de toekomst procesgericht te kunnen controleren. Om in de toekomst te komen tot een organisatie die klaar is voor een procesgerichte controle moeten de volgende stappen worden doorlopen:      

Is er een processchema aanwezig op de i-Server; Kunnen key controls geïdentificeerd worden; Als er een key control is wat is de omschrijving; Is bovenstaande toereikend om te komen tot een procesgerichte controle (opzet); Indien bovenstaande toereikend is bestaat dit proces; Als het proces bestaat, werkt het dan ook.

Vanuit Concerncontrol is een eerste aanzet gedaan, in algemeenheid kan gesteld worden dat: 1. Procesplaten aanwezig zijn op de i-Server; 2. Key controls niet geïdentificeerd worden op deze plaat; 3. De onderbouwende Excel een aanzet is tot het uitwerken van key controls is, echter kwaliteit heeft dit nu meer de status van een werkinstructie. Dat betekend dat te veel stappen voor dit doel te uitgebreid zijn uitgewerkt terwijl de echte key controls te globaal zijn uitgewerkt. Als aanbeveling geldt daarom dat de key controls apart gedetailleerd uitgewerkt volgens het 6 w model moeten worden een sneller individueel raadpleegbaar moeten zijn. Om tot procesgerichte controle over te kunnen gaan zullen we samen met de organisatie op zoek moeten naar een juiste inrichting die toekomstbestendig is. Hier zal VIC aansluiting zoeken met de procesmanager die sinds 1 augustus actief is. De opdracht die ligt bij de procesmanager is om inzicht te krijgen in de volwassenheid van de processen en ondersteuning te bieden aan de proceseigenaren en –beheerders binnen de BARorganisatie.

8

Als organisatie staan we nu voor de opgave om procesmanagement stapsgewijs verder te ontwikkelen en te borgen. Procesmanagement is nog in opbouw en de capaciteit is beperkt. Voor nu is het goed om per cluster inzicht te krijgen in de volwassenheid van de processen. Een proces is volwassen als het in staat is van continu verbetering (fase 5). Daaraan voorgaand liggen groeifases:    

Fase 1: processen zijn onvoorspelbaar (brandjes blussen, ad hoc), Hier stapelen risico’s zich op en groeit de inefficiëntie. Fase 2: processen worden gezien als eenmalige projecten (planmatige beheersing) Fase 3: processen zijn standaarden Fase 4: porcessen worden gemeten en gecontroleerd

Op dit moment zijn wij vanuit concern control aangesloten bij verschillende clusters om processen in kaart te brengen. De vastlegging van de processen is in samenwerking met iAdvies. Wij bieden begeleiding bij de proceseigenaren en –beheerders en halen informatie op uit de gesprekken om een inschatting te maken in de mate van procesvolwassenheid. Door de huidige staat uit te drukken en te laten inspireren door resultaten in verbeterprojecten moedigen wij verbetering in de groeifases aan. Daarnaast wordt er door de procesmanager trainingen verzorgd aan proceseigenaren en –beheerders om hun handvaten te geven procesgericht te organiseren. Zodra de uitkomsten hiervan bekend zijn zullen we vanuit Concerncontrol beoordelen welke vervolgstappen noodzakelijk zijn.

9