1e halfjaarrapportage VIC 2025.pdf

Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen januari t/m juni 2025

Datum:

06-09-2025

Steller:

Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner

Inleiding In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over de periode januari t/m juni 2025. Vanuit deze rapportage is het aan de gemeente om te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de Rechtmatigheidsverantwoording en Paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan de gemeente om gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk tijdig herstelacties te ontplooien. Waar processen door De BedrijfsvoeringsPartner uitgevoerd worden ligt deze verantwoordelijkheid bij De BedrijfsvoeringsPartner. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het College zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Ook draagt het College zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het College, indien van toepassing, op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven.

De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de VIC zijn opgenomen en de Financiële verordening geeft de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd. Bevindingen en daaruit volgende noodzakelijke herstelacties uit deze VIC-rapportage over het eerste half jaar 2025 worden bewaakt. Per proces rapporteren wij de status van deze acties. In deze rapportage zijn tevens bevindingen van controlerend accountant Deloitte toegevoegd zoals gerapporteerd in de Managementletter 2024. Hiermee ontstaat een totaal beeld van bevindingen 2025 en (indien van toepassing) nog openstaande herstel acties. Het uiteindelijke doel van de VIC is het vaststellen van het rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De (V)IC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college als onderdeel van de jaarrekening 2025. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel.

2

Inhoudsopgave Inleiding ...................................................................................................................................... 2 1

Focus op financiële rechtmatigheid ................................................................................... 4

1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid .................................................................... 4 1.2 De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ................................. 5 2

Management samenvatting ............................................................................................... 6

2.1

Algemene status van de financiële rechtmatigheid ........................................................ 6

2.2

Onrechtmatigheden / onzekerheden ............................................................................. 6

2.3

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid ............................................................... 7

3

Processen en bevindingen binnen de VIC .......................................................................... 8

3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid).................................. 8 3.02 Facturen en betalen ........................................................................................................ 9 3.03 Memorialen ................................................................................................................... 10 3.04 Treasury ......................................................................................................................... 11 3.05 Investeringen ................................................................................................................. 12 3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ............................................................. 13 3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling ........................................................................... 14 3.08 Grondexploitaties grondtransacties.............................................................................. 15 3.09 Participatiewet .............................................................................................................. 16 3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning .......................................................................... 17 3.11 Jeugdwet .......................................................................................................................

18 3.12 Europese aanbestedingen ............................................................................................. 19 3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ................................................................... 20 3.14 Wagenparkbeheer ......................................................................................................... 21 4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik ..................................................................................... 22 4.02 Fraude............................................................................................................................ 22 Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen ................................................ 23

3

1 Focus op financiële rechtmatigheid De Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de RMV). De accountant geeft dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. In het kader van de RMV is het van belang beschikbare controle capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang worden gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een selectie gemaakt in de processen die binnen 2025 plaatsvinden. Deze selectie maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze zijn gebaseerd op de begrotingscijfers 2025. De RMV gaat hoofdzakelijk over financiële rechtmatigheid en ziet toe op een drietal wettelijke criteria; 1. Misbruik & Oneigenlijk gebruik: Dit criterium kijkt breder dan alleen de formele naleving van regels. Het beoordeelt of er geen sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van middelen of bevoegdheden. 2. Begrotingscriterium: Dit criterium controleert of de uitgaven binnen de vastgestelde budgettaire kaders blijven.

Er wordt gekeken of de uitgaven niet de geautoriseerde bedragen overschrijden, zoals vastgelegd in de begroting. 3. Voorwaarden: Dit criterium richt zich op de strikte naleving van wet- en regelgeving bij het doen van uitgaven of het ontvangen van inkomsten. Het gaat erom dat alle formele eisen en procedures die door de wet of andere voorschriften zijn vastgesteld, correct zijn gevolgd. De focus van de controlewerkzaamheden en daaruit voortvloeiende bevindingen in dit verslag liggen op het Voorwaardencriterium, derhalve het rechtmatig handelen volgens wet –en regelgeving. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Openstaande dossiers dienen afgehandeld te zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekening van de gemeente Albrandswaard of zoveel eerder als mogelijk. Middels Hoor en Wederhoor heeft er met proceseigenaren en procesbeheerders reeds afstemming plaatsgevonden omtrent bevindingen en aanbevelingen alvorens deze in de VIC-rapportage te verwerken.

1.1 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Naast de financiële rechtmatigheid waar de Kadernota rechtmatigheid betrekking op heeft (en daarmee de Rechtmatigheidsverantwoording) ontstaan uit de controlewerkzaamheden bevindingen welke niet van financiële aard zijn en/of geen financiële gevolgen kennen. Het gaat hier dan om beleidsmatige, juridische of proces gerelateerde bevindingen welke duiden op verbeterpunten in de uitvoering, maar niet leiden tot de conclusie dat de handeling onrechtmatig is.

4

1.2 De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie.

De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert over bevindingen en aanbevelingen. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies Rapportage

5

2 Management samenvatting 2.1 Algemene status van de financiële rechtmatigheid Het hoofddoel van de VIC is om vast te stellen of de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. De accountant toetst de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, maar het is het College dat een oordeel vormt over de rechtmatigheid. Deze rapportage geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld en nog tijdig kan acteren op bevindingen. Uit de VIC rapportage blijkt dat de organisatie over het algemeen in control is en dat de beheersmaatregelen afdoende functioneren. Er zijn geen onherstelbare onrechtmatigheden geconstateerd in de controlewerkzaamheden. De bevindingen, zoals de ontbrekende prestatieleveringen bij facturen en de onjuiste uitbetaling van een subsidie, zijn van een herstelbare aard. Een separaat overzicht met gedetailleerde informatie, uitsluitend bestemd voor ambtelijk gebruik, geeft inzicht in de juiste herstelacties. Daarnaast is het wel van belang dat het College aandacht en energie steekt in de aanbevolen verbeteringen op het gebied van bevindingen zonder gevolgen voor de rechtmatigheid. Het uitstekende niveau van de Intern controleurs samen met de constructieve inbreng van Control van de gemeente Albrandswaard draagt bij aan efficiënte en kwalitatieve controles.

2.2 Onrechtmatigheden / onzekerheden In de eerste helft van 2025 zijn de volgende herstelbare onrechtmatigheden/onzekerheden geconstateerd. Tijdige herstelacties in dit boekjaar kunnen voorkomen dat deze tot onrechtmatigheden leiden. -

Facturen en betalingen: Uit een steekproef van 28 facturen blijkt dat bij 7 facturen de prestatielevering ontbrak. Dit heeft geleid tot een financiële onzekerheid van €33.176. De onzekerheid in de steekproef leidt na extrapolatie naar de gehele populatie tot een maximale afwijking van € 2.038.021.

-

Jeugdwet: De verificatie van betalingen via de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) ontbreekt. Sinds 2024 zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de jeugdzorgkosten in hun eigen administratie. Na overleg tussen Team Control van DBP en de GRJR is bevestigd dat de financiële overzichten voldoende basis bieden voor een adequate financiële controle, uitkomsten hiervan worden in de volgende rapportage gepresenteerd. Omdat de gemeente niet de directe ontvanger van de zorg is, is het vaststellen van de daadwerkelijk geleverde prestatie afhankelijk van gegevens die door zorgaanbieders worden aangeleverd. Het organiseren van adequate prestatieleveringen is daardoor een aandachtspunt.

-

Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo): Er is een onzekerheid van €4.665 omdat de vereiste PGB-toets in één dossier ontbrak. Deze toets is een voorwaarde voor het toekennen van een Persoonsgebonden budget, aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd om vast te stellen in hoeverre dit een incident betreft. Ook kon een ander dossier uit 2009 niet worden beoordeeld omdat de informatie ontbrak; u wordt geadviseerd om hiervoor een herbeoordeling uit te voeren. Ook hierop worden aanvullende controles uitgevoerd.

6

2.3 Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid In de eerste helft van 2025 hebben wij de volgende adviezen en bevindingen, gecombineerd met hetgeen controlerend accountant Deloitte eerder heeft gerapporteerd in de managementletter 2024: -

Facturen en betalingen: Het risico dat er geen expliciete controle is op de juistheid van IBANnummers bij het aanmaken van nieuwe crediteuren. Hoewel hier maatregelen voor zijn genomen, zoals een check bij facturen boven de €25.000, blijft dit nog een aandachtspunt.

-

Subsidieverstrekking: Procedureel werd geconstateerd dat het Subsidieregister in Excel wordt bijgehouden, wat gevoelig is voor fouten. Deloitte wees er ook op dat de Algemene subsidieverordening uit 2010 verouderd is. Bij 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt.

-

Europese aanbestedingen: Hoewel er geen onrechtmatigheid is geconstateerd, is er wel een risico. In 2025 zijn er facturen betaald aan een leverancier voor technische gebruiksmaterialen, terwijl de overeenkomst op 31 augustus 2024 is afgelopen. Actie loopt tot juiste formalisering van een nieuwe opdracht. Ook waarschuwt Deloitte (en wij onderkennen dat) voor een gebrek aan bewustwording rond de aanbestedingsplicht en de onvolledigheid van het contractenregister.

-

Lokaal inkoopbeleid: geen van de vijf gecontroleerde inkoopdossiers is geregistreerd in het zaaksysteem RX.Enterprise. Hierdoor is de gevolgde inkoopprocedure niet traceerbaar, was het team Inkoopadvies niet betrokken, konden de opdrachtbrieven niet worden teruggevonden en bestaat geen zicht op de mate van MVOI (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen).

-

Participatiewet: Deloitte benoemt dat heronderzoeken beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IBsignalen en Suwinet-controles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toepassen bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd, wat disproportioneel is ten opzichte van de resultaten. De gemeente dient hierop beleid te maken.

-

Wagenparkbeheer: Er is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden over de procedure rond het gebruik van dienstvoertuigen door nieuwe medewerkers, wat resulteert in het ontbreken van de vereiste Dienstvoertuigenovereenkomst en een juiste registratie.

Deze bevindingen tonen aan dat er aandachtspunten zijn op zowel financieel- als procedureel vlak. De gemeente en De BedrijfsvoeringsPartner zijn nu aan zet om deze bevindingen op te volgen en waar nodig herstelacties te ondernemen.

7

3 Processen en bevindingen binnen de VIC 3.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen (lokaal beleid) De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks, medio augustus, toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. In dit proces toetsen wij op het intern/lokaal inkoopbeleid, in paragraaf 3.13 richten wij ons op het proces Europese aanbestedingen. Bevindingen VIC-controle: Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Dit proces, ons lokaal inkoopbeleid, is geen onderdeel van het normenkader en derhalve niet ter beoordeling van onze controlerend accountant. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Van de 5 gecontroleerde dossiers is er geen van geregistreerd in RX.Enterprise. o Het gevolgde inkooptraject is daarmee niet vast te stellen. o Opdrachtbrieven/overeenkomsten zijn niet traceerbaar. o Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is niet vast te stellen. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Alle dossiers complementeren/

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

n.v.t.

Gemeente



registratie in RX.Enterprise Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

8

 Onderhanden

3.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan De BedrijfsvoeringsPartner om zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard ligt.

Crediteurenadministratie Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Op basis van een steekproef zijn van nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte het risico en de, in haar optiek, te geringe opvolging van de bevinding dat bij het aanmaken van een nieuwe crediteur er geen expliciete controle is op juistheid IBAN-nummer. Repressieve controle door middel van een IBAN-check in de betaalapplicatie is eerder onderzocht en toen te duur bevonden. Wel zijn er aanvullende maatregelen reeds ingezet; - Elke nieuwe crediteur met een eerste factuur > € 25.000,-- wordt vooraf gecheckt en een printscreen wordt vastgelegd. - Bij een wijziging van een bankrekening wordt er ook een naam nummer controle uitgevoerd. De BedrijfsvoeringsPartner is begin 2025 al gevraagd om de repressieve controle mogelijkheid nader uit te werken, kosten te becijferen en met een voorstel aan Albrandswaard te komen. Wij adviseren dringend om uiterlijk in het derde kwartaal van 2025 een uitgewerkt voorstel te presenteren, waarna (mits instemming en besluitvorming) de IBAN-check nog tijdig geïmplementeerd kan worden voor aanvang boekjaar 2026.

9

Facturenregistratie tot betaalbaar stellen Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onzekerheid € 33.176;

De onzekerheid in de steekproef leidt na extrapolatie naar de gehele populatie tot een maximale afwijking van € 2.038.021. Op basis van een steekproef zijn over de eerste 2 kwartalen 2025 totaal 28 facturen geselecteerd en beoordeeld. Van 7 facturen ontbreekt nog de prestatielevering. Alleen tijdige aanlevering van de prestatielevering kan voorkomen dat dit tot een onrechtmatigheidsfout leidt. Totaal beoordeelde facturen: Initieel geen prestatielevering aanwezig: Ontvangen na signalering door VIC:

28 stuks 16 stuks (57%) 9 stuks

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

- 7 facturen geen/onvoldoende

€ 33.176

Gemeente



prestatielevering

(onzeker) DBP



Gemeente



Managementletter

Geen controle op de juistheid

2024

IBAN-nummer nieuwe

Geen

crediteur; voorstel DBP 3.

Managementletter

Onvoldoende aandacht voor

2024

prestatieleveringen en daarmee risico op onrechtmatige betalingen

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

 Onderhanden

3.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en navolgbaar.

10

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid Geen  Openstaand

Actiehouder

Status



 Onderhanden

3.04 Treasury Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Het tweede controlemoment start na afronding boekjaar 2025. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

In de eerste helft 2025 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is rechtmatig verlopen. Er zijn geen langlopende geldleningen aangetrokken. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Deloitte geeft in haar Managementletter 2024 het advies een preventieve controle of beheersmaatregel te borgen inzake het aantrekken van kortlopende kasgeld leningen. Sinds geruime tijd is de werkwijze hierin om maandelijks achteraf een repressieve controle te voeren. De BedrijfsvoeringsPartner heeft dit advies overwogen en aanpassingen doorgevoerd. Bij het beoordelen en accorderen van ontvangen offertes kasgeldleningen gaan treasurer en manager deze gezamenlijk te beoordelen. Juiste toepassing van deze werkwijze toetsen wij en rapporteren in de eerstvolgende rapportage. 2. Ook stelt Deloitte dat de voorspelbaarheid van de liquiditeitsbehoefte te beperkt is. De treasurer is onvoldoende geïnformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Inmiddels blijkt dat treasurer en strategisch financieel adviseur van de gemeente maandelijkse afstemming hebben hetgeen daarmee voldoende liquiditeitsinzichten geeft.

11

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

Geen

2.

Managementletter

Preventieve controle in plaats

Geen

DBP



2024

van repressieve controle

Geen

DBP &





kortlopende leningen 3.

Managementletter

Voorspelbaarheid van

2024

liquiditeitsbehoefte is te

Gemeente

beperkt, de Treasurer is onvoldoende geinformeerd over grote inkomsten en uitgaven. Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

 Onderhanden

3.05 Investeringen Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 4 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

In de eerste helft 2025 worden investeringen juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBVactiveringseisen. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

-

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

Actiehouder



Geen  Openstaand

12

Status

 Onderhanden

3.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Personeelsdossiers zijn volledig, arbeidsovereenkomsten zijn in overeenstemming met salarisbetalingen, mutaties zijn juist verwerkt, declaraties zijn onderbouwd en sluiten aan met uitbetaling. Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Wij zetten in op aanvullende controlewerkzaamheden inzake aanvullende beloningen (bijvoorbeeld gratificaties) en toelagen (bijvoorbeeld arbeidsmarkt –en functioneringstoelagen). Om daarmee vast te stellen dat deze conform CAO en Personeelshandboek verstrekt worden. In het eerste half jaar 2025 is (nog) weinig sprake van dergelijke beloningen en zijn geen bevindingen geconstateerd, in het tweede half jaar continueren wij onze controles hierop. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

-

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

Actiehouder



Geen  Openstaand

13

Status

 Onderhanden

3.07 Subsidieverstrekking –en vaststelling De controlewerkzaamheden richten zich op het gehele proces van subsidie aanvraag, subsidieverlening en subsidievaststelling. Wij toetsen op juiste toepassing van de subsidieverordening. De Algemene subsidieverordening van Albrandswaard is de juridische basis voor het verstrekken van subsidies door de gemeente, en beschrijft de algemene regels en voorwaarden waaraan alle subsidieaanvragen moeten voldoen. De verordening regelt onder andere de verschillende subsidievormen en de bevoegdheid om nadere regels te stellen, die bijvoorbeeld via uitvoeringsregels of specifieke subsidieprogramma's worden vastgelegd. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Het Subsidieregister wordt in Excel gevoerd. Hiermee is sprake van hoge foutgevoeligheid. 2. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte de verouderde Algemene subsidieverordening (2010) en het daarmee niet meer accuraat zijn naar hedendaagse standaarden. Uit de termijnagenda van de gemeenteraad blijkt dat een geactualiseerde subsidieverordening nog dit jaar vastgesteld zal worden. 3. Uit de analyse van 1 subsidieaanvraag blijkt dat er meerdere fouten in het proces zijn gemaakt. Bij de aanvraag, de inhoudelijke beoordeling, het opstellen van de beschikking, en de betaalopdracht is niet geconstateerd dat de aanvrager en het bankrekeningnummer niet overeenkwamen. Zowel de financiële afdeling als de kredietbeheerder en de budgethouder hebben deze fouten niet opgemerkt, waardoor het subsidiebedrag aan de verkeerde stichting is overgemaakt. Middels onderlinge verrekening is het ontvangen subsidiebedrag uiteindelijk door de juiste rechtspersoon ontvangen. Aanvullende controle op uitbetalingen aan juiste aanvragers worden uitgevoerd.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

3. -

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Subsidieregister in Excel

Geen

Gemeente



Managementletter

De huidige subsidieverordening

Geen

Gemeente



2024

geldt al sinds 2010.

1e VIC rapport

Toets op juistheid uitbetalingen

Nog onbekend

DBP



Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

14

 Onderhanden

3.08 Grondexploitaties grondtransacties Voor de controle hanteren we een methode waarbij de grootste grondtransacties op basis van financiële omvang worden geselecteerd. In het eerste halfjaar is 1 controle uitgevoerd met betrekking tot de verkoop van Hof van spui. Verdere controles volgen in de tweede helft van het jaar. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid Geen  Openstaand

15

 Onderhanden

Actiehouder

Status



3.09 Participatiewet De Participatiewet heeft als doel heeft om zoveel mogelijk mensen met of zonder arbeidsbeperking aan het werk te helpen. Daarnaast regelt de wet de bijstandsuitkering voor degenen die niet in staat zijn om in hun eigen levensonderhoud te voorzien. Wij controleren op dossiers Participatiewet, Besluit bijstandsverlening zelfstandigen (BBZ), Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) en Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ).

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Beschikkingen BBZ werden door externe partij ondertekend, daarmee niet conform de mandaatregeling. Werkwijze is na constatering direct aangepast. 2. 1 dossier is door de interne controle door autorisatie problemen nog niet voltooid, deze zal in kwartaal 3 alsnog worden getoetst. 3. In de managementletter 2024 benoemt Deloitte dat heronderzoeken in het kader van de Participatiewet beperkt worden uitgevoerd, wat het risico vergroot dat uitkeringen onterecht worden uitbetaald bij veranderde situaties. IB-signalen en Suwinet-controles beperken dit risico wel tot een aanvaardbaar niveau. Daarentegen stelt de Functionaris Gegevensbescherming in haar onderzoeksrapport dat onvoldoende het noodzakelijkheidscriterium toegepast wordt bij de gegevensuitwisseling met het Inlichtingenbureau, omdat structureel alle mogelijke signalen van alle bijstandsgerechtigden worden opgevraagd. De gemeente dient hierop beleid te maken.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Niet gemandateerde

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



Geen

Gemeente



Geen

Gemeente



ondertekening beschikkingen BBZ 2.

3.

Managementletter

Periodieke heronderzoeken

2024

verkennen.

Functionaris

Ontwikkel beleid op gebruik

Gegevens-

Suwinet

bescherming Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

16

 Onderhanden

3.10 Wet maatschappelijke ondersteuning De WMO zorgt ervoor dat mensen met een beperking of ziekte de juiste ondersteuning krijgen om zelfstandig te kunnen blijven functioneren en mee te doen in de maatschappij. De wet regelt dat gemeenten hiervoor verantwoordelijk zijn en de benodigde hulp, zoals hulp bij het huishouden, dagbesteding of hulpmiddelen, aanbieden. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget.

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onzekerheid: € 4.665

De vereiste PGB toets ontbreekt in 1 dossier. De PGB toets welke de budgetbeheerder moet afleggen. De PGB-toets is een beoordeling of iemand zelfstandig een persoonsgebonden budget (PGB) kan beheren, inclusief de bijbehorende administratieve en financiële taken. Alsnog afleggen en toevoegen van de toets lost deze bevinding op. Aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd om te bepalen in hoeverre dit een incident betreft. -

Onzekerheid: potentieel substantieel

De gemeente is niet zelf de ontvanger van de zorg, waardoor de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie vaak afhankelijk is van de gegevens die door de zorgaanbieders worden aangeleverd. Dit leidt tot diverse uitdagingen, zoals de controle op de juistheid van de declaraties, het waarborgen van de kwaliteit van de geleverde zorg en het respecteren van de privacy van de cliënten. Onderzoek en initiatieven lopen om hierop op efficiënte wijze een afdoende onderbouwing van de prestatielevering te kunnen waarborgen. -

Onzekerheid: omvang onbekend

1 dossier is niet te beoordelen wegens ontbrekende informatie; Het betreffende dossier uit 2009 kan niet inhoudelijk beoordeeld worden vanwege het ontbreken van informatie. Het dossier dateert uit 2009 en is niet meer in het archief aanwezig. Aanvullende controlewerkzaamheden zijn ook hierop ingericht en worden uitgevoerd. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

2.

1e VIC rapport

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Ontbrekende PGB-toets;

€ 4.665

DBP &



aanvullende controle

(onzekerheid)

Gemeente

Waarborgen

Substantieel

Gemeente



Onbekend

DBP &



prestatieleveringen 2.

1e VIC rapport

Herbeoordeling en aanvullende controle

Legenda:

 Opgelost

Gemeente  Openstaand

17

 Onderhanden

3.11 Jeugdwet De Jeugdwet regelt jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering voor kinderen en jongeren tot 18 jaar. Gemeenten zijn hierdoor verantwoordelijk voor de hulp aan kinderen, jongeren en hun ouders bij opvoed- en opgroeiproblemen, psychische problemen en stoornissen, met als doel hen zo snel en dichtbij mogelijk te helpen. De GRJR, oftewel de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond, koopt namens de deelnemende gemeenten specialistische jeugdhulp in. Hierdoor wordt de inkoop van jeugdhulp efficiënter en zorgen de gemeenten samen voor een breder en passender aanbod van zorg voor kinderen en jongeren. Wij controleren op verstrekkingen middels Zorg in natura en Persoonsgebonden budget (door de gemeente) en verstrekking via de GRJR..

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel De betaling aan de zorgverlener verloopt via de GRJR. Tot 2024 waren de kosten voor ingekochte jeugdhulp, die voortvloeien uit besluiten van de gemeenten, onderdeel van de jaarrekening van de GRJR. Nu worden deze lasten direct in de jaarrekeningen van de individuele gemeenten verantwoord. De deelnemende gemeenten moeten nu zelf de rechtmatigheid van de jeugdzorglasten in hun eigen administraties controleren. Na overleg tussen Team Control van DBP en de GRJR is bevestigd dat de financiële overzichten voldoende basis bieden voor een adequate financiële controle, uitkomsten hiervan worden in de volgende rapportage gepresenteerd.

-

Onzekerheid: onduidelijk / potentieel substantieel De gemeente is niet zelf de ontvanger van de zorg, waardoor de vaststelling van de daadwerkelijk geleverde prestatie vaak afhankelijk is van de gegevens die door de zorgaanbieders worden aangeleverd. Dit leidt tot diverse uitdagingen, zoals de controle op de juistheid van de declaraties en het waarborgen van de kwaliteit van de geleverde zorg. Onderzoek en initiatieven lopen om op efficiënte wijze een afdoende onderbouwing van de prestatielevering te kunnen waarborgen.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Aansluiting/verificatie

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Substantieel

DBP &



betalingen door GRJR

Gemeente

organiseren 2.

1e VIC rapport

Waarborgen

Substantieel

prestatieleveringen Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

18

 Onderhanden

Gemeente



3.12 Europese aanbestedingen Team Inkoopadvies voert 2 keer per jaar een crediteurenscan uit. De eerste scan vindt plaats in augustus 2025. In januari 2026 wordt de slotscan over 2025 uitgevoerd. De scan heeft als primair doel een check op rechtmatig aanbesteden door de gemeente Albrandswaard. Op de initiële (IC) beoordeling door team Inkoopadvies heeft vervolgens een onafhankelijke (VIC) toets plaatsgevonden. De bevindingen hebben betrekking op de periode januari tot augustus 2025.

Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid; wel risico

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. Onder de BAR-organisatie is een Europese aanbesteding gehouden voor technische gebruiksmaterialen. Deze overeenkomst liep tot 31-8-2024. Ook in 2025 zijn er facturen voor technische gebruiksmaterialen betaald aan deze leverancier, echter niet dermate substantieel dat dit aanbestedingsgrenzen overschrijdt. In 2025 is er geen onderliggende overeenkomst. Actie is inmiddels ingezet om dit juist te organiseren. 2. In de managementletter 2024 attendeert Deloitte op meer bewustwording inzake de aanbestedingsplicht en het gebonden zijn aan aanbestedingsrichtlijnen. Er ontstaat een risico op onrechtmatige inkoopcontracten, tevens geeft het contractregister een onvolledig beeld. Samen met Team Inkoopadvies wordt in 2025 nieuw inkoopbeleid opgesteld. Daarnaast is aan Team Inkoopadvies gevraagd een opleidings- en bewustwordingstraject te ontwikkelen wat we gezamenlijk gaan uitrollen in het laatste kwartaal. Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Formaliseren afgelopen

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



Geen

DBP &



overeenkomst technische gebruiksmiddelen. 2.

Managementletter

Vergroten bewustwording

2024

aanbestedingsplicht

Legenda:

 Opgelost

Gemeente

 Openstaand

19

 Onderhanden

3.13 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht In het kader van het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst is een fiscale actielijst met uit te voeren acties en verbetermaatregelen gemaakt. Er zijn incidentele/eenmalige acties en structurele/terugkerende fiscale acties. In aanvulling op deze actielijst is een fiscale jaarkalender opgesteld. Door de structurele en terugkerende fiscale acties uit de actielijst op te nemen in een fiscale jaarkalender en de voortgang hiervan te monitoren kunnen de organisaties borgen dat alle fiscaal terugkerende acties worden uitgevoerd. De voorgang van de fiscale kalender is beoordeeld. Vastgesteld is dat op alle punten voortgang is die onderbouwd zijn door onderliggende documenten. Daar waar een termijn niet gehaald is zijn voldoende onderbouwingen aanwezig waarom een punt nog open staat. Per organisatie zijn er twee steekproeven uitgevoerd over verschillende deelonderwerpen. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Geen bevindingen

-

Legenda:

 Opgelost

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

Gemeente



 Openstaand

20

 Onderhanden

3.14 Wagenparkbeheer Binnen de gemeente Albrandswaard geldt een duidelijk verbod op het privégebruik van dienstvoertuigen. Deze voertuigen worden uitsluitend ingezet voor het uitvoeren van gemeentelijke taken en zijn alleen beschikbaar voor medewerkers die hiervoor expliciet zijn geautoriseerd. Dit verbod is opgenomen in het gemeentelijk beleid en vormt een belangrijk uitgangspunt in het kader van integriteit, fiscale verantwoordelijkheid en doelmatig gebruik van gemeentelijke middelen. Iedere medewerker die gebruik mag maken van een dienstvoertuig, ondertekent een Dienstvoertuigenovereenkomst. Hierin wordt formeel vastgelegd dat het voertuig uitsluitend voor zakelijk gebruik wordt ingezet. Deze overeenkomst wordt bewaard in het personeelsdossier. De verantwoordelijkheid voor het aanmelden van medewerkers voor deze procedure ligt bij de leidinggevende van het team waarin de medewerker werkzaam is. Bevindingen VIC-controle:

Rechtmatigheid: -

Geen onrechtmatigheid;

Bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid: 1. In sommige ritten ontbrak de naam van de bestuurder als gevolg van de gefaseerde overstap van het oude 2G-netwerk naar het nieuwe 4G-netwerk. Gedurende deze overgangsperiode was de registratie tijdelijk verdeeld over twee systemen, waardoor op sommige momenten gegevens van ritten of bestuurders ontbraken in de administratie. 2. Bij indiensttreding is onvoldoende bekendheid bij leidinggevenden dat in geval een nieuwe medewerker dienstvoertuigen zal gaan gebruiken dit kenbaar gemaakt moet worden bij de wagenpark beheerder. Hierdoor ontbreekt een ondertekende Dienstvoertuigenovereenkomst, is de toegangstag niet gekoppeld aan de beveiligde kast met dienstvoertuig sleutels en ontbreekt juiste registratie van bestuurder/gebruiker. Geadviseerd wordt om gebruik van dienstvoertuigen in het proces indiensttreding op te nemen.

Status bevindingen en opvolging Nr.

Bron

Bevinding

1.

1e VIC rapport

Gebruik dienstvoertuigen

Rechtmatigheid

Actiehouder

Status

Geen

DBP



integreren in indiensttredingsproces. -

Legenda:

 Opgelost

 Openstaand

21

 Onderhanden

4 Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude In deze halfjaarsrapportage hebben wij eveneens aandacht voor Misbruik & Oneigenlijk gebruik en Fraude. Onze controlewerkzaamheden bevatten expliciete onderdelen van M&O en Fraude, maar dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om M&O en Fraude op te sporen.

4.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik Niet elk proces kent evenveel risico’s voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). In onze VIC controles bepalen we op basis van een risicoanalyse tot hoe ver onze toetsing reikt. De rapportage Misbruik en Oneigenlijk gebruik gaat wel verder en geeft adequate verbeterpunten om op te gaan laten pakken door de organisatie.

4.02 Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn, immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd.

22

Bijlage 1: Totaal overzicht status (voorgaande) bevindingen 1.1 Totaal overzicht onrechtmatigheden / onzekerheden Proces

Verantwoordelijke Organisatie

Toelichting

Status

Facturen

Budgethouders

Aanleveren 7



Albrandswaard

prestatieleveringen

WMO

Proceseigenaar

Albrandswaard

PGB-toets complementeren

WMO

Proceseigenaar

Albrandswaard

Heronderzoek naar dossier 2009

WMO

Team Control &

DBP &

Efficiënte

Proceseigenaar

Albrandswaard

onderbouwing

  

prestatieleveringen

Jeugdwet

Team Control &

DBP &

Efficiënte

Proceseigenaar

Albrandswaard

onderbouwing



prestatieleveringen

Jeugdwet

Legenda:

Team Control &

DBP &

Verificatie betalingen

Proceseigenaar

Albrandswaard

via GRJR

 Opgelost

 Openstaand

23

 Onderhanden



1.2 Totaal overzicht bevindingen zonder gevolgen rechtmatigheid Proces

Verantwoordelijke Organisatie

Toelichting

Status

MVO en EVO

Managers

Complementeren 5



Albrandswaard

inkoopdossiers in RX zaaksysteem

Facturen

Cluster Financien&

DBP

Rechtmatigheid

IBAN-check onderzoeken/



implementeren

Treasury

Cluster Financien&

DBP

Rechtmatigheid

Overwegen repressieve beheersmaatregel



kortlopende leningen

Treasury

Personeel

Cluster Financien&

DBP &

Informatiepositie

Rechtmatigheid

Albrandswaard

Treasurer vergroten

Team Control

DBP

Controles inzake aanvullende beloningen

 

en toelagen

Subsidies

Proceseigenaar

Albrandswaard

Subsidieverordening (2010) actualiseren

Subsidies

Proceseigenaar

Albrandswaard

Subsidieregister in Excel uitfaseren

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Periodieke heronderzoeken

  

verkennen

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Beleid omtrent gebruik Suwinet ontwikkelen

EU-aanbestedingen

Team Inkoopadvies

DBP &

Bewustwording inkoop

Albrandswaard

–en aanbestedings

 

richtlijnen vergoten

EU-aanbestedingen

Budgethouders

Albrandswaard

Formaliseren overeenkomst technische gebruiksmiddelen

24



Wagenpark beheer

Cluster Mens &

DBP & wagenpark

Gebruik dienstvoertuig

Faciliteiten

beheerder

in indiensttredings proces opnemen

25

