16. 2024-091401 Raadsvoorstel inzake Rechtmatigheidsdocumenten 2025.pdf

Voorstel Onderwerp: Rechtmatigheidsdocumenten 2025

Portefeuillehouder Mario Bianchi Opsteller: Blijenburg Monique

College van burgemeester en wethouders 12 november 2024

Zaaknummer 2024-091401

Openbaar

Geadviseerd besluit 1. Het Controleplan VIC 2025, na aanvulling van onderwerpen vanuit de Auditcommissie, vast te stellen. 2. Het Normenkader 2025 vast te stellen.

Raadsvoorstel Inleiding Inmiddels is de werkwijze rondom de controle en de opstelling van de rechtmatigheidsverantwoording ingebed in het proces van de jaarrekening controle. Dat betekent dat het College inhoudelijk verantwoordelijk is voor de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording die het College afgeeft wordt opgenomen in de (concept)jaarrekening. De verklaring over de rechtmatigheid wordt gebaseerd op onder andere vaststelling van juiste werking van uitvoeringsprocessen, (verbijzonderde) interne controles en audits. Het College laat voorafgaand aan het boekjaar het controleplan VIC 2025 vaststellen door de Raad. Hierin staan de controlepunten op basis van materialiteit, bevindingen uit het verleden en eventuele toevoegingen vanuit de Raad. De Raad heeft, vanuit de Auditcommissie van 14 oktober jl., daadwerkelijk toetsingsnormen toegevoegd. Het controleplan 2025 gaat in op maatschappelijk verantwoord ondernemen en vult een VIC in over Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). Het College laat ook voorafgaand aan het controlejaar het Normen- en toetsingskader 2025 vaststellen door de Raad. Beoogd effect Wat we willen bereiken is een correcte invulling van het proces van Rechtmatigheidsverantwoording, waarin processen beheerd en beheerst worden.

Argumenten 1.1 Vaststelling is noodzakelijk om de VIC 2025 uit te kunnen voeren. De Raad bepaalt, met ingang van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording, de controlepunten waarop het College toetst aan de hand van het voorwaardencriterium, begrotingscriterium en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. Met het vaststellen van het controleplan VIC 2025 zijn de meest materiële processen vanuit financieel oogpunt gedekt. 1.2 De Auditcommissie heeft van de gelegenheid gebruikgemaakt om controlepunten toe te voeren. Er komt in 2025 een extra VIC met betrekking tot Huur en Erfpacht (zijn alle objecten in beeld, zijn er de goede contracten, wordt correct geïnd). 2.1 Het Normenkader 2025 dient door de Raad jaarlijks te worden vastgesteld. Overleg gevoerd met Accountant, Team Control van De BedrijfsvoeringsPartner en de Auditcommissie. Kanttekeningen 1.1 Bij het niet uitvoeren van VIC stagneert de kwaliteitsverbetering van processen. Uit de rapportages blijkt dat kwaliteitsverbetering nog steeds aan de orde is. Het gaat niet alleen om verbetering van processen en procedures, ook verbetering van houding en gedrag in de uitvoering is en blijft aan de orde. 1.2 Het ontbreken van IC en VIC zorgt er voor dat het college geen onderbouwing heeft voor de rechtmatigheidsverantwoording.

IC en VIC is een sturingsinstrument voor het college, als dit ontbreekt zal de account zelf rechtmatigheidsonderzoek moeten doen om te komen tot een verklaring bij de jaarrekening. 2.1 Indien de Raad het Normenkader 2025 niet vaststelt, heeft de accountant geen basis/richtlijn voor hun controle. Uitvoering/vervolgstappen Niet van toepassing. Financiën Niet van toepassing. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Niet van toepassing.

2/4

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Control jaarplan VIC 2025 Albrandswaard .pdf Normenkader Albrandswaard 2025.pdf Albrandswaard VIC rapportage 1e halfjaar 2024.pdf 2024-091401Raadsinformatiebrief 1e halfjaarrapportage 2024 VIC.pdf

3/4

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Rechtmatigheidsdocumenten 2025

Zaaknummer:

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 12 november 2024,

BESLUIT: 1. Het Controleplan VIC 2025, na aanvulling van onderwerpen vanuit de Auditcommissie, vast te stellen.

2. Het Normenkader 2025 vast te stellen.

4/4

Gemeente Albrandswaard

Control jaarplan VIC 2025 Fiscale, proces en rechtmatigheid control

Team Control / De BedrijfsvoeringsPartner Oktober 2024 na auditcommissie

Samenvatting en leeswijzer Voor u ligt het control jaarplan 2025. Het uiteindelijke doel van de (verbijzonderde) interne controle is het vaststellen van het financieel rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De (V)IC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college als onderdeel van de jaarrekening 2025. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel. We zetten een belangrijke stap in het beheer van risico’s en het behalen van doelen door dat we onze processen controleren en werken volgens het “3-lines” model. Met het steeds verder in kaart brengen van de AO/IC en het verder uitrollen van risicomanagement worden de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen steeds beter inzichtelijk gemaakt. Tegen deze achtergrond kunnen de controles dan ook steeds beter binnen het primair proces gericht worden uitgevoerd. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording. In hoofdstuk 3 benadrukken we het belang van het beheersen en beheren van processen en de rollen en verantwoordelijkheden die ingericht en benoemd moeten zijn om de rechtmatigheidsverantwoording daadwerkelijk vorm en inhoud te kunnen geven.

Naast de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording proberen wij ook steeds meer aandacht te geven en te vragen voor proces control. Daarvoor zal in 2025 een ontwikkelplan worden opgesteld. Met als ultiem doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Bijkomend voordeel is dat de organisatie over zou kunnen gaan op een efficiëntere interne controle namelijk de procesgerichte controle waar nu nog sprake is van gegevensgerichte controles. Hiervoor wordt aandacht besteed in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 geven wij aandacht aan fiscale control. Naast enkele aandachtspunten van afgelopen jaren met een fiscaal raakvlak besteden wij ook aandacht aan de voortgang van de fiscale kalender. De uitvoering van de financiële rechtmatigheidscontrole, de scoping, vorm van rapportages en de spelregels van de rechtmatigheidsverantwoording zetten we uiteen in hoofdstuk 5. Dit hoofdstuk is ook voor u van belang immers hierin is de mogelijkheid aanvullende wensen mee te geven die u als het de gemeenteraad gecontroleerd wilt zien die de rechtmatigheid raken. Tot slot zijn er in de bijlagen Terminologie 3 Lines Model, het Normen- en toetsingskader 2025 de Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik en de Frauderisicoanalyse.

Controleplan 2025

Pagina 2 van 17

Inhoud 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 4

2.

De Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................. 5

3.

Proces control ................................................................................................................................. 7 3.1.

Startgesprekken VIC ................................................................................................................ 8

4.

Fiscale control ................................................................................................................................. 9

5.

Rechtmatigheid control ................................................................................................................ 10 5.1.

Materialiteit........................................................................................................................... 10

5.2.

Scoping van transactiestromen ............................................................................................. 10

5.3.

Controle aanpak .................................................................................................................... 12

5.3.1.

Trekken van steekproeven ............................................................................................ 12

5.3.2.

Uitvoering controles ...................................................................................................... 12

5.3.3.

Overzicht uit te voeren VIC’s ......................................................................................... 12

5.3.4.

Hoor en wederhoor ....................................................................................................... 13

5.4.

Rapportage ............................................................................................................................ 13

5.5.

Spelregels .............................................................................................................................. 14

Bijlagen .................................................................................................................................................. 15 1.

Terminologie 3LM...................................................................................................................... 15

2.

Normen- en toetsingskader 2025.............................................................................................. 17

Controleplan 2025

Pagina 3 van 17

1. Inleiding Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in een jaar van het opbouwen van een nieuwe organisatiestructuur. Het belang van interne beheersing is er ook ten tijde van veranderingen. Het niet volledig beheren en beheersen van processen kan leiden tot bewust of onbewust (financieel) onrechtmatig handelen. Nadrukkelijk vragen wij aandacht voor de uitvoering van processen en het beheren en beheersen daarvan. Het college neemt met de vaststelling van dit controleplan 2025 de toets op zich van een aantal financieel omvangrijke processen en geeft een oordeel over de financiële rechtmatigheid daarvan. De uitvoering van VIC staat of valt met de uitvoering van interne controle binnen de lijn. In 2023 en 2024 is reeds zichtbaar dat het op orde hebben en houden van de personele bezetting in de lijn en bij Team Control uitdaging oplevert in het uitvoeren van die taken. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is een feit. Vanaf het boekjaar 2023 geeft het college in de jaarrekening de verklaring af het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld en laat conform de spelregels de eventuele financiële onrechtmatigheden overzichtelijk zien. Het doorontwikkelen van het fiscaal horizontaal toezicht is in 2022 door de belastingdienst ingezet. De gemeente wil aantoonbaar fiscaal in control te zijn.

Dit betekent dat vanuit de VIC de fiscale kalender aandacht zal krijgen. Een nieuwe vorm van control op de fiscale aspecten wordt ingericht en verder uitgebouwd. Het controleplan 2025 is gebaseerd op de financieel meest omvangrijke processen, de bevindingen uit voorgaande controles, bevindingen van de accountant in de managementletter en mogelijke speerpunten van de raad.

Controleplan 2025

Pagina 4 van 17

2. De Rechtmatigheidsverantwoording De RMV maakt, vanaf boekjaar 2023 verplicht onderdeel uit van de jaarrekening. Het college is verplicht, op basis van de artikelen 212 en 213 van de gemeentewet zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering en zorgt voor adequate vastlegging en dossiervorming hiervan. Het college treft maatregelen waardoor de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Bij de rechtmatigheidsverantwoording bestaat een directe relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Er worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium. Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium

De criteria 1 tot en met 6 zijn criteria die een dubbel karakter kennen dat wil zeggen dat een fout in rechtmatigheid tevens een getrouwheidsfout in de jaarrekening is. Deze fouten komen derhalve ook voort uit de accountantscontrole en zitten daardoor niet primair in de scope van werkzaamheden ten behoeve van de Rechtmatigheidsverantwoording. Deze fouten komen niet terug in de rechtmatigheidsverantwoording en blijken uit het accountantsverslag. De criteria 7 tot en met 9 moeten worden ondervangen door (V)IC. Deze werkzaamheden moeten gebeuren onder coördinatie van de controller en verantwoording van de manager, waarin zich verschillende deelgebieden bevinden die onder verschillende afdelingen vallen. In paragraaf 5.6 zal dit schematisch uitgewerkt worden. Nu de gedeeltelijke ontvlechting een feit is blijft De BedrijfsvoeringsPartner voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen verantwoordelijk in samenwerking met de afzonderlijke gemeenten. Bedrijfsprocessen zijn niet rigoureus te knippen en op te delen. Samenwerking, verbinding en gedeelde verantwoordelijkheid voor de werking van processen blijft bestaan. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de gedeeltelijke ontvlechting zijn hét moment om in samenwerking tussen de gemeente en De BedrijfsvoeringsPartner door te pakken met:   

Het verbeteren van de interne beheersing; Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces; Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

College en management zullen voortdurend aandacht moeten hebben voor risico’s, wat betekent dat zij continu bezig zijn met signaleren, beoordelen, beheersen, voorkomen en beperken van risico’s. Om te borgen dat de uitvoering van processen adequaat verloopt, worden interne beheersmaatregelen uitgevoerd door medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de dagelijkse activiteiten. De eerstelijnscontroles. De tweede lijn ontwerpt, implementeert en beheert systemen voor onder meer informatievoorziening en beheersing van bedrijfsprocessen en ondersteunt en adviseert daarmee de Controleplan 2025

Pagina 5 van 17

eerste lijn bij het identificeren, bewaken en beheersen van risico’s. Systemen zoals procesbeheersing, planning & control, informatieverwerking, communicatie en rapportage. De interne toetsingswerkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers die in zekere mate objectief oordelen over processen die zij toetsen. De toetsing is ter ondersteuning van de eerste lijn bij het bijsturen van procesvoering, het uitvoeren van evaluaties en het afleggen van verantwoording. De tweedelijnscontroles. De derde lijn is niet verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen en het ontwerpen en implementeren van systemen voor de beheersing van bedrijfsprocessen. De VIC toetst de opzet, bestaan en werking van de systemen en kan zo de spiegel voorhouden aan het management. Een spiegel waarin het oordeel over de effectiviteit van de besturing, het risicomanagement en de interne beheersing wordt getoond. De VIC stopt niet na het voorhouden van de spiegel, maar adviseert over verbeteringen en denkt daarin mee. De derdelijnscontroles. Hoe dit vorm gegeven wordt is in het jaar 2024 van overeind houden wat we hadden nog lastig te formuleren. We treden in overleg over processen en nemen in de rapportages een volwassenheidstoets op, waarbij ook geadviseerd wordt om processen te verbeteren. Dit staat los van de rechtmatigheidsbevindingen.

In de bijlage 1 zijn alle termen uitgewerkt zoals die in onderstaande tabel zijn opgenomen.

Figuur 1: Three Lines model (3LM)

Controleplan 2025

Pagina 6 van 17

3. Proces control Procesmanagement staat voor het gestructureerd en periodiek beheren, verbeteren en aanpassen van processen met als doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Belangrijke voorwaarde is dat elk proces een eigenaar en een beheerder heeft. In 2024 zijn er nieuwe proceseigenaren en nieuwe procesbeheerders begonnen aan hun taak. Die moeten groeien in die taak en kunnen daar ondersteuning bij nodig hebben. Procesmanagement is in opbouw en valt onder de verantwoordelijkheid van team I-advies en de capaciteit is beperkt. Gelijker tijd hebben we in voorgaande jaren geconstateerd dat procesmanagement nog onvoldoende leeft. Als gemeente in verandering en in samenwerking met De BedrijfsvoeringsPartner staan we voor de opgave om procesmanagement stapsgewijs verder te ontwikkelen. Via startgesprekken bij processen die wij als financieel omvangrijk aanmerken in hoofdstuk Scoping van transactiestromen houden wij vanuit Team Control periodiek de vinger aan de pols hoe de processen ervoor staan en of procesmanagement leeft in de organisatie. Vanuit deze rol proberen we ook steeds te zoeken of processen en interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn ingeregeld om een procesgerichte controle toe te kunnen passen.

Tevens signaleren wij waar verbetering mogelijk is en laten wij ons graag uitnodigen om mee te denken en te ontwikkelen onder leiding van de proceseigenaar. De rol van Team Control is hierin tweeledig; aan de voorkant bieden wij begeleiding aan proceseigenaren om procesgericht de interne controle in te richten. Anderzijds toetsen wij via de VIC of financieel omvangrijke processen een actuele en toereikende procesbeschrijving hebben, maar wellicht nog belangrijker toetsen wij of er ook procesgericht gewerkt wordt. In 2025 zullen wij bevindingen uit de startgesprekken meenemen in onze rapportage. Hierin zullen wij rapporteren of we procesgericht kunnen controleren of niet. Zo niet zullen wij de belangrijkste beperkingen daarvan rapporteren. Het oplossen van deze beperkingen betekent echter niet direct dat een procesgerichte controle mogelijk is en/of de meest efficiënte vorm van controle is. Dit kan gezien worden als een advies inzake de volwassenheid van de processen.

Controleplan 2025

Pagina 7 van 17

3.1.Startgesprekken VIC Vast onderdeel van elk proces wat in de VIC betrokken wordt is een startgesprek. Dit startgesprek wordt gevoerd met de proceseigenaren, –beheerders en IC medewerkers (kwaliteitsmedewerkers). Deze gesprekken kennen een aantal vaste onderdelen namelijk: 



  

Doornemen van de processen (bij voorkeur aan de hand van processen zoals vastgelegd op iServer). Gespreksonderwerpen zijn: o Zijn er wijzigingen in het proces; o Laat zien dat het proces bestaat zoals besproken en we lopen een dossier door; o Kwaliteit van interne beheersingsmaatregelen; Fraude: o Is de frauderisicoanalyse nog actueel; o Is fraude bespreekbaar op de afdeling; o Zijn er gevallen van fraude geweest in het afgelopen jaar/sinds vorig startgesprek; o Hoe is er monitoring op Misbruik & Oneigenlijk gebruik; Personele wisselingen; Aandachtspunten als gevolg van wijzigingen in wet en regelgeving; Stand van zaken ten aanzien van de inrichting van de nieuwe organisaties.

Controleplan 2025

Pagina 8 van 17

4. Fiscale control In het kader van fiscaal in de vorm van horizontaal toezicht door de Belastingdienst worden er controles uitgevoerd ten dienste van de fiscus. Hierbij valt te denken aan:   

WKR; Dienstauto’s; Facturen.

Ten aanzien van de dienstauto’s is gesteld dat hier meer nadruk op toepassing van de gebruiksregels komt te liggen. Voor het fiscale toezicht is een zogenaamde fiscale kalender opgesteld, hierin worden stappen gezet om te komen tot doorontwikkeling van het horizontaal toezicht en daaraan te voldoen. Met een VIC zullen wij borgen dat deze stappen genomen worden. Hierover zal in de rapportage gerapporteerd worden. Daarnaast zijn we met de belastingdienst in gesprek om het voldoen aan horizon toezicht steeds verder te waarborgen.

Controleplan 2025

Pagina 9 van 17

5. Rechtmatigheid control 5.1.Materialiteit De gehanteerde materialiteit voor fouten ten aanzien van rechtmatigheid is 1% van de lasten. Dit is in lijn met de materialiteit voor getrouwheid welke aan de accountant wordt meegegeven. Door deze twee materialiteiten gelijk te houden zijn er geen complicaties ten aanzien van de getrouwheidsverklaring bij onze rechtmatigheidsverantwoording. Uitgaande van een totale begrotingslast 2025 geeft dat een materialiteit van € 773.812 zijnde 1%. De rapporteringsgrens voor individuele fouten is vastgesteld in de financiële verordening financiële regeling. De materialiteit wordt definitief vastgesteld en gerapporteerd via de rechtmatigheidsverantwoording. Voor onzekerheden willen wij eveneens de verbinding houden met de accountantscontrole. Voor onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid hanteren wij derhalve 3%.

5.2.Scoping van transactiestromen In het kader van de RMV is het van belang beschikbare capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang wordt gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een scoping gemaakt in de processen die binnen 2025 plaatsvinden. Deze scoping maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze aspecten worden hieronder per transactiestroom uitgewerkt. Deze zijn gebaseerd op de begrotingscijfers zoals deze begin augustus 2024 in Key 2 Financien waren opgenomen.

Controleplan 2025

Pagina 10 van 17

Transactiestroom

Begroting 2025

Factor materialiteit

In VIC betrekken

Lasten

Personeel

€ 9.217.300

11,91

Ja

Inkoop goederen en diensten excl. Grondaankopen en excl. VPB

€ 24.913.300

32,20

Ja

Grondaankopen

€-

0

Sociaal Domein

€ 16.124.900

20,84

Ja

Participatie

€ 3.463.000

4,48

Ja

WMO

€ 5.961.000

7,70

Ja

Jeugd

€ 6.435.900

8,32

Ja

€ 265.000

0,34

Nee

Subsidieverstrekking en overige bijdragen aan (niet-)overheid w.o. GR excl. Sociaal Domein

€ 18.509.500

23,92

Ja

Rente (rentelasten + toegerekende reële en bespaarde rente)

€ 395.000

0,51

Ja

€ 3.575.200

4,62

Nee

€ 126.300

0,16

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 1.212.400

1,57

Nee

Vennootschapsbelasting

€0

0

Nee

Overige verrekeningen

€ 3.307.300

4,27

Nee

Baten reinigingsrechten en afvalstofheffing

€ 4.326.400

5,59

Nee

Baten rioolheffing

€ 3.168.500

4,09

Nee

Baten OZB gebruikers en eigenaren

€ 8.280.100

10,70

Nee

Belastingen overig

€-

-

Nee

Grondverkopen

€-

-

Nee

Duurzame goederen

€-

-

Nee

Huren en pachten

€ 957.000

1,24

Nee

Sociaal Domein

€ 4.588.100

5,93

Nee

Overige opbrengsten

€ 1.009.000

1,30

Nee

€ 649.800

0,84

Nee

€-

-

Nee

Bouwvergunningen

€ 351.400

0,45

Nee

Algemene uitkering

€ 42.334.900

54,71

Nee

Ontvangen inkomensoverdrachten (excl. algemene uitkering en sociaal domein)

€ 3.583.400

4,63

Nee

Rente (rentebaten + toegerekende reële en bespaarde rente) + financiële transacties treasury

€ 184.600

0,24

Ja

Mutatie reserves

€ 893.300

1,15

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 4.573.800

5,91

Nee

Overige verrekeningen

€ -709.900

-0,92

Nee

Wijkteams

Afschrijving Mutatie reserves

Ja, indien aanwezig

Baten

Secretarieleges burgerzaken Parkeerbelasting

Investeringen zullen meegenomen worden op basis van realisatie. Echter de omvang is vooraf lastig te begroten, realisatie heeft echter per definitie een materiële impact. Volledigheid wordt bij de selectie op facturen gewaarborgd door te beoordelen of dit geen investeringen zijn.

Controleplan 2025

Pagina 11 van 17

5.3.Controle aanpak 5.3.1. Trekken van steekproeven In overleg met de accountant zullen wij de omvang van de steekproef per ingescoopt proces bepalen. Steekproeven worden deels risicogericht getrokken en deels middels de applicatie die gebruikt wordt om (V)IC te documenteren. Die applicatie kent diverse mogelijkheden om selecties te trekken en te bepalen. De methoden die wij gebruiken naast de risicogerichte selectie, zijn de euro steekproef en de posten steekproef. De euro steekproef is een methode waarin elke verantwoorde euro in de administratie evenveel kans heeft om geselecteerd te worden. De posten steekproef is het afgestemd aantal dossiers dat getrokken wordt binnen een proces. Op basis van de scoping op IV3 worden realisatiecijfers op dezelfde IV3 wijze als lijstwerk uit het financieel pakket gehaald. Dit lijstwerk wordt ingevoerd in de controleapplicatie en op basis van de ingevoerde materialiteit en benodigd aantal selecties wordt de euro steekproef getrokken.

5.3.2. Uitvoering controles De controles zullen wij zo inrichten dat ze voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normen- en toetsingskader. De vastlegging hiervan wordt gedaan in de applicatie die hiervoor door Team Control wordt gebruikt. Vooraf worden checklisten met elkaar afgestemd voor dat de feitelijke controle begint. Vanuit de tweede verdedigingslinie worden selecties vastgelegd en onderbouwd (de feitelijke interne controle in de lijn). VIC voert hierop een onafhankelijke toets uit en borgt de kwaliteit van deze dossiers. Via raadpleegrechten heeft de accountant toegang tot deze applicatie waarop de accountant zijn oordeel ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening kan baseren.

5.3.3. Overzicht uit te voeren VIC’s In het onderstaande overzicht is opgenomen welke processen voor 2025 binnen de VIC zijn opgenomen en met welke frequentie die worden uitgevoerd. Naam proces

Frequentie

Europese aanbestedingen

2 maal per jaar (september en na afsluiting boekjaar)

Inkoopproces enkelvoudig en meervoudig onderhandse procedures

1 maal per jaar (augustus)

Betalen en facturen inclusief fiscale componenten

4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal

Memoriaalboekingen

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Treasury

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Investeringen (WAA)

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Personeel inclusief fiscale componenten

4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal

Subsidieverlening en -vaststelling

1 maal per jaar (augustus)

Grondexploitaties challenge

1 maal per jaar (na afsluiting boekjaar)

Controleplan 2025

Pagina 12 van 17

Sociaal domein Participatiewet

4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)

Sociaal domein Wet maatschappelijke ondersteuning

4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)

Sociaal domein Jeugdwet

4 maal per jaar (april, juli, november en na afsluiting boekjaar)

5.3.4. Hoor en wederhoor Op elk proces waarover wij rapporteren vindt hoor en wederhoor plaats met de betreffende proceseigenaar. Door het proces van hoor- en wederhoor kunnen onjuiste bevindingen gecorrigeerd worden. Het is echter niet zo dat door hoor- en wederhoor een bevinding wegvalt in onze rapportage. Door de positionering van Team Control zijn wij in staat onafhankelijk bevindingen en conclusies te rapporteren.

5.4.Rapportage Tussentijds brengen wij twee rapportages uit:  

een halfjaar rapportage om over de voortgang en eerste bevindingen te informeren. Deze rapportage wordt in oktober met u besproken. een rapportage over juli tot en met oktober inclusief een terugkoppeling op de bevindingen uit de managementletter van dit boekjaar. Deze rapportage in januari met u besproken.

Naast bovenstaande informeren wij ook over het feit of controles op schema liggen. Mocht er aanleiding ontstaan door bevindingen uit de werkzaamheden op de maanden november en december zullen wij zo snel als mogelijk via een daarbij passende wijze informeren. Zo niet dan volstaan wij middels de rapportage via de RMV, waarvoor op het voorwaarden criterium input wordt geleverd.

5.5.Aandachtspunten vanuit gemeente U heeft aandacht gevraagd voor twee punten: 1. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen, bij de dossiers in het inkoop en aanbestedingsproces zal dit een extra vraag zijn; 2. Huur en Erfpacht, u vraagt zich af of alle objecten in beeld zijn, of er sprake is van (juiste) contractvorming en of er sprake is een debiteurenbeleid. Wij zullen hierop een VIC uitvoeren.

Controleplan 2025

Pagina 13 van 17

5.6.Spelregels De verantwoordelijkheid voor de rapportage over het rechtmatig handelen ligt bij het voltallig College. Om aan deze taak te voldoen is het noodzakelijk dat er een controller is die overkoepelend de relevante delen van de RMV coördineert. In hoofdstuk 2 is reeds benoemd dat de volgende drie aspecten van belang zijn: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. Schematisch zou het samenspel er als volt uit zien: Wie

Raad

College

Gemeente controller

X

Voorstel kaders RMV

Opstellen van de RMV

Fin. advies

X

Kaders opstellen RMV

Vaststellen van de RMV

P&C

VIC

Wat Kaders vaststellen RMV

Team Control

X

X

X X

Coördinatie en review

X

Werkzaamheden op begrotingscriterium

X

Werkzaamheden op Voorwaardencriterium

X

Werkzaamheden op M&O

X

Controleplan 2025

Pagina 14 van 17

Bijlagen 1. Terminologie 3LM De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de gemeente op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten: de eerste lijn is betrokken bij de operationele kernactiviteiten van de gemeente. Ze zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van efficiënte en effectieve processen terwijl ze rekening houden met risico’s en controles. - Risico-identificatie: dit omvat het herkennen van operationele, financiële, regelgevings- en reputatierisico’s. - Risicobeheersing: het beheersen van de geïdentificeerde risico’s. - Rapportage: de eerste lijn moet regelmatig rapporteren over de status van de risico’s en controles aan hoger management en de tweede verdedigingslinie. De tweede lijn vanuit de gemeente bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie.

Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies: de tweede lijn biedt richtlijnen en advies aan de eerste lijn bij identificeren, beoordelen en beheren van risico’s. Ze helpen bij het interpreteren van beleidsregels en het implementeren van effectieve controles. - Risicobeheersing: het beheersen van geïdentificeerde risico’s door de eerste en tweede lijn. - Risicomonitoring: het analyseren van de effectiviteit van beheersmaatregelen en controleren of de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. - Compliance monitoring: de tweede lijn zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan relevante wetten, regelgeving en industrienormen. De kwaliteitsmedewerkers volgen veranderingen in de regelgeving en zorgen ervoor dat de organisatie zich aanpast aan de nieuwe vereisten. - Interne control: de interne controle wordt ingericht door de tweede lijn. De IC zorgt ervoor dat de activiteiten en operaties van de gemeente effectief worden beheerd, de financiële rapportage accuraat is en de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Verbinding tussen alle drie de lijnen: de tweede lijn heeft een coördinerende rol tussen de eerste en derde lijn. Door verbinding te creëren wordt de communicatie en samenwerking tussen de verschillende functies vergemakkelijkt.

De derde lijn bevindt zich niet binnen de gemeente, maar binnen De BedrijfsvoeringsPartner. De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller binnen de gemeente. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken: de derde lijn voert startgesprekken voor processen die mee worden genomen in de Verbijzonderde Interne Controle. Tijdens de startgesprekken worden eventuele veranderingen in het proces besproken en vragen gesteld. Daarnaast worden er afspraken gemaakt over de werkzaamheden voor Interne Controle en de daarop volgende Verbijzonderde Interne Controle.

Controleplan 2025

Pagina 15 van 17

-

-

-

Risicobeoordeling: de derde lijn beoordeelt de effectiviteit van het risicobeheersysteem en identificeert eventuele tekortkomingen of gebieden die aandacht vereisen. Ze kunnen nieuwe of opkomende risico's identificeren en aanbevelingen doen voor verbetering. Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle: De derde lijn is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle en rapporteert de bevindingen aan de controller van de gemeente. Advies: de derde lijn geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de eerste en tweede lijn. Rapportage: de derde lijn rapporteert de bevindingen en aanbevelingen aan het controller van de gemeente. Deze rapporten bieden inzicht in de effectiviteit van risicobeheer en interne controle.

Controleplan 2025

Pagina 16 van 17

2. Normen- en toetsingskader 2025 Dit normen- en toetsingskader wordt separaat aangeboden bij dit stuk.

Controleplan 2025

Pagina 17 van 17

Overzicht normenkader 2025 Albrandswaard Programma's

Wet-/ regelgeving Extern/ Intern

0. Algemeen

Extern

NORMENKADER Wetgeving extern Gemeentewet (Titel IV, Gemeentelijke Financiën) Algemene wet bestuursrecht Wet Markt en Overheid Financiële Verhoudingenwet Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Wet nadeelcompensatie en schadevergoeding bij onrechtmatige besluiten EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatssteun Kadernota Rechtmatigheid Aanbestedingswet 2012 EU aanbestedingsregels 2015 Wet op het BTW compensatiefonds

Wet inkomstenbelasting 2001 Wet op de loonbelasting 1964

Handboek Loonheffingen

Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet op de omzetbelasting 1968 Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Pensioenwetgeving (gericht op een juiste, tijdige en volledige inhouding en afdracht van pensioenpremies) Regeling informatievoorziening Sisa Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publiek en semipublieke sector (WNT)

Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet FIDO

Wet Dwangsom en beroep EU verordeningen structuurfondsen Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wet politiegegevens (Wpg) Wet gemeentelijke regelingen CAO gemeenten

Intern

Financiële verordening gemeente Albrandswaard

Personeelshandboek

1e gewijzigde Algemene Subsidie Verordening Kadernota subsidiebeleid Algemene Legesverordening Controleverordening gemeente Albrandswaard Beleidskader Verbonden partijen Nota maatschappelijk vastgoed Albrandswaard Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Albrandswaard Regeling organisatie gemeenteraad Albrandswaard Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Albrandswaard Uitsluitend §3.1, §3.2, §3.3 en §5.5, voor zover het gaat om Europese aanbestedingsregelgeving en nationale regelgeving.

1. Openbare orde en Veiligheid & Algemeen Bestuur

Extern

(Beperking conform §3.1.1 uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023) verordening Rekenkamer Albrandswaard Subsidieverordening oud papier gemeente Albrandswaard 1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard Verordening gemeentelijke onderscheidingen Albrandswaard Verordening programmaraad Albrandswaard Gemeentewet

Niet gepubliceerd

Niet gepubliceerd

Niet gepubliceerd Niet gepubliceerd

Niet gepubliceerd

Rechtspositiebesluit decentrale ambtsdragers

Intern

Rechtspositiebelsuit wethouders Rechtspositiebesluit burgemeesters Overlastwet Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur Verordening rechtspositie raads- en commissieleden

Verordening fractieondersteuning Besluit personeelsbesluiten Griffie Verordening rechtspositie gemeentelijke ombudsman Verordening op de Rekenkamer Verordening bezwaarschriften Albrandswaard Verordening onderzoeksrecht Albrandswaard Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Albrandswaard Verordening burgerinitiatief Albrandswaard Archiefverordening Albrandswaard Integraal Veiligheidsplan 2021-2024 Albrandswaard

Niet gepubliceerd

Niet gepubliceerd

2. Ruimtelijke Ordening, Wonen & Economie

Extern

Intern

Wet Ruimtelijke Ordening Omgevingswet

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Monumentenwet Leegstandswet Bouwbesluit Besluitwoninggebonden subsidies Huisvestingswet Huurprijzenwet woonruimte Pachtwet Wet bevordering eigen woningbezit Erfgoedwet Verordening sociale huur en middeldure huur gemeente Albrandswaard Verordening woonruimtebemiddeling regio Rotterdam 14e wijziging van de Bouwverordening Albrandswaard Verordening Starterslening Albrandswaard Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhanving omgevingsrecht gemeente Albrandswaard Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Albrandswaard Nota Grondbeleid 2018 - 2022 Niet gepubliceerd Gemeente Albrandswaard Nota Grondprijsbeleid 2019 Niet gepubliceerd Verordening winkeltijden Albrandswaard Verordening laagrentende geldlening gemeentelijke monumenten

3. Buitenruimte

Extern

Intern

4. Financiën

Extern

Intern

Wet op de Vennootschapsbelasting 1969 Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen Wet Markt en Overheid Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme EU verdrag artikel 107, 108 en 109 inzake staatsteun Algemene verordening ondergrondse infrastructuren Albrandswaard Verordening algemene begraafplaatsen Albrandswaard Algemene plaatselijke verordening Albrandswaard Verordening dode gezelschapsdieren gemeente Albrandswaard Wegsleepverordening gemeente Albrandswaard Marktverordening gemeenten Albrandswaard Monumentenverordening Albrandswaard Wet op de omzetbelasting 1968 Wet op BTW compensatiefonds Werkkostenregeling Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties Wet HOF (EMU-Saldo) Uitvoeringsbesluit BTW compensatiefonds Wet FIDO Legesverordening en tarieventabel Albrandswaard Treasurystatuut gemeente Albrandswaard

Nota Garantstellingen en Leningen Gemeente Albrandswaard

Mandaatbesluit Treasuryfunctie gemeente Albrandswaard

5. Educatie

Extern

Intern

Afvalstoffenverordening Albrandswaard Financiële verordening gemeente Albrandswaard Wet op het primair onderwijs Wet op de expertisecentra Wet op het voortgezet onderwijs Bibliotheekwet Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Albrandswaard Verordening sociaal-medische indicatie kinderopvang Albrandswaard Verordening ruimte- en inrichtingseisen peuterspeelzalen gemeente Albrandswaard Verordening overleg lokaal onderwijsbeleid gemeente Albrandswaard 1e gewijzigde Algemene Subsidie Verordening Albrandswaard

6.Sport

Intern

7. Sociaal Domein

Extern

Regeling informatievoorziening Sisa Bijstandsbesluit Zelfstandigen 2004

Wet Kinderopvang Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen Vreemdelingenwet 2000 Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen Regeling Zorgverzekering Participatiewet - Recht

- Hoogte

- Duur - De betaling van de uitkering

Vorm van bijstand Voorschot Beschikking

Wet IOAW Wet IOAZ Wet werk en bijstand Wet Sociale Werkvoorziening Jeugdwet

Wet maatschappelijke ondersteuning

Wet langdurige zorg Welzijnswet

Regeling sportakkoord Specifieke uitkering Stimulering sport

Intern

1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard Handhaving en afstemmingsverordening Participatie, IOAW, IOAZ Albrandswaard Re-integratieverordening Participatiewet Beleidsplan integrale handhaving sociaal domein Albrandswaard Privacyreglement sociaal domein gemeente Albrandswaard Privacyreglement GR BAR-organistie sociaal domein Privacybeleid van de gemeente Albrandswaard Verordening bekostiging leerlingenvervoer Albrandswaard Verordening individuele inkomenstoeslag Albrandswaard Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Albrandswaard

Verordening jeugdhulp Albrandswaard

Verordening beslistermijn Schuldhulpverlening Gemeente Albrandswaard Verordening Meedoen Albrandswaard Verordening maatschappelijke adviesraad Albrandswaard Verordening Re-integratie, Loonkostensubsidie en Tegenprestatie Albrandswaard Verordening wachtlijstbeheer Wet sociale werkvoorziening (WSW) gemeente Albrandswaard Verordening Inburgering Albrandswaard

Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen eerste half jaar 2024

Gemeente Albrandswaard

Datum:

04-10-2024

Steller:

Team Control van BedrijfsvoeringsPartner

Samenvatting Boekjaar 2023 werd het eerste boekjaar waarin het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. De wet- en regelgeving is hier inmiddels op aangepast. In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over het eerste half jaar 2024 betreffende de gemeente Albrandswaard. Vanuit deze en volgende rapportages is het aan de afzonderlijke entiteiten te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan elke afzonderlijke entiteit gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk herstelacties te ontplooien. De bevindingen vanuit de VIC zijn geen nieuwe bevindingen. Juist nu die bevindingen weer scherp neerzetten kan helpen bij het verder opbouwen van de nieuwe organisaties waar we op dit moment met elkaar voor staan. De oplevering van deze rapportage is conform planning zoals opgenomen in het VIC controleplan 2024. Tot nu toe zijn er verschillende financiële fouten of onrechtmatigheden gesignaleerd. Proces

Bevinding

Financiële rechtmatigheidsfout

Facturen en betalen

1 factuur waarbij de prestatielevering ontbreekt of onvoldoende is (Q2)

Onzekerheid:

Europese aanbestedingen

Premie brandverzekering AON Risk Solutions, looptijd 2021 t/m 2024. Totaal premie € 256.046, is niet meervoudig onderhands aanbesteed. EU-drempel in 2021 € 214.000.

Onrechtmatig: € 83.883

€ 7.446

Aandacht vragen wij voor:  De noodzaak van het onderbouwen van prestatieleveringen en het alsnog aanleveren daarvan;  De diverse herstelacties die moeten plaatsvinden naar aanleiding van de VIC;  Het uitvoeren van taken voor het verrichten van de interne controle zijn op een aantal onderdelen kritiek dan wel kritiek geweest. Denk hierbij aan de controles bij Jeugd en Subsidies. De ontvlechting brengt met zich mee dat de interne controle op subonderdelen bij slechts één medewerker is belegd.  De druk op diverse teams voor de uitvoering van reguliere taken komt tot uiting bij de controles op de processen Jeugd en WMO. Processen worden daar niet altijd binnen de geldende termijnen afgehandeld.  Het valt op dat bij Jeugd de beschikkingen niet altijd volledig zijn wat betreft het benoemen van de soort hulp en het volume. Begin 2024 zijn de standaard formats van de beschikkingen op deze constatering aangepast. Echter, in de steekproef is iets meer dan de helft van de dossiers beschikt in 2023.

2

Externe en interne regelgeving wordt opgesteld om na te leven. Externe regelgeving hebben we vanuit onze organisatie weinig tot geen invloed op in ons dagelijks werk. Interne regelgeving wordt vastgesteld om de dagelijkse werkzaamheden juist, volledig en zoveel als mogelijk eenduidig uit te voeren (maatwerk waar het kan wordt dan goed onderbouwd/ gemotiveerd). Dit betekent dat we interne regels kennen en conform uitvoeren. We merken dat de toepassing van die interne regels te wensen overlaat. Wij zien tekortkomingen in de toepassing bij de volgende interne regelingen: 

Budgethoudersregeling. Taken van de kredietbeheerder worden in de praktijk onvoldoende toegepast. Er is geconstateerd dat de prestatielevering in veel gevallen niet achter de factuur is opgenomen waar intern beleid dat wel voorschrijft.

Zaken die het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik raken: 

De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Het beleid met betrekking tot uitvraag bij het IB moet aangepast worden. Nog altijd worden maandelijks voor het gehele bijstandsbestand alle mogelijke signalen bij het Inlichtingenbureau opgevraagd. Het op deze wijze structureel verwerken van veel persoonsgegevens is een ongewenste situatie. Ondanks de goede bedoelingen om dit proces anders in te gaan richten, zijn nog geen wijzigingen doorgevoerd.



Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen.



Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden.

We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn verdergaande analyses uitgevoerd waarbij we tot de conclusie moeten komen dat de organisatie nog onvoldoende procesgericht werkt om nu de gegevensgerichte controles los te kunnen laten. In 2025 zal team Control in samenspraak met de gemeente Albrandswaard onderzoek doen en zo mogelijk komen met een plan van aanpak om naar proces –en systeemgericht werken en controleren te groeien. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Bij oplevering van dit document voor de interim controle die start op 30 september 2024 zijn nog niet alle vragen beantwoord. Dit betekent dat de openstaande dossiers afgehandeld moeten zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekeningen van de afzonderlijke entiteiten of zoveel eerder als mogelijk. De Verbijzonderde Interne Controle zal nog eenmaal rapporteren over boekjaar 2024: Verslagperiode

Rapportage

Toelichting

Januari t/m oktober 2024

Eind december 2024

3

Inhoudsopgave Samenvatting.............................................................................................................................. 2 Inleiding ...................................................................................................................................... 5 Zorg en aandacht ........................................................................................................................ 5 1.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ............................... 6

2.

Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle........................... 7 2.01

Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen .................................................. 7

2.02

Facturen en betalen ................................................................................................. 8

2.02.1

Crediteurenadministratie........................................................................................ 8

2.02.2

Facturen en betalen ................................................................................................ 8

2.03

Memorialen.............................................................................................................. 9

2.04

Treasury ................................................................................................................... 9

2.05

Investeringen ........................................................................................................... 9

2.06

Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ...................................................... 10

2.07

Subsidieverlening aanvragen ................................................................................. 11

2.08

Subsidievaststellingen 2023 ................................................................................... 11

2.09

Grondexploitaties grondtransacties ...................................................................... 11

2.10

Grondexploitaties challenge .................................................................................. 11

2.11

Participatiewet ....................................................................................................... 12

2.12

Wet maatschappelijke ondersteuning ................................................................... 12

2.13

Jeugdwet lokale voorzieningen.............................................................................. 13

2.14

Europese aanbestedingen ..................................................................................... 14

2.15

Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ............................................................ 15

3.01

Misbruik & Oneigenlijk gebruik ............................................................................. 16

3.02

Fraude .................................................................................................................... 17

4.0

Actielijst ..................................................................................................................... 18

4

Inleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe wetgeving van kracht geworden die de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een feit maakt. Vanaf boekjaar 2023 legt het college verantwoording af aan de raad over het (financieel) rechtmatig handelen. De Rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het college zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Ook draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het college op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de scoop van de Verbijzonderde Interne Controle zijn opgenomen en de Controle verordening en Financiële regeling geven de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd.

Zorg en aandacht De ontvlechting en vervolgens opbouw van de nieuwe organisatiestructuur hebben zijn weerslag op de uitvoering van interne controles binnen de lijn en daarmee direct effect op de uitvoering van de VIC. We merken dat niet elke proceseigenaar en procesbeheerder nog helder op het netvlies heeft staan wat die rol inhoud en wat er verwacht mag worden als het gaat om het beheren en beheersen van processen. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd even duidelijk belegd. Juist in een tijd van opbouwen van de Albrandswaardse organisatie is aandacht hiervoor nodig en zal in deze rapportage ingegaan worden op de 3LM en de verdeling van de rollen, taken en bevoegdheden binnen de samenwerkende verdedigingslinies.

5

1. De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie.

De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert over bevindingen en aanbevelingen. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies Rapportage

6

Schematisch weergegeven zien de drie verdedigingslinies er als onderstaand uit.

2. Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle 2.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop –en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks in oktober toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. Bevindingen volgen in de aankomende VIC-rapportage periode januari t/m oktober.

7

2.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan de BedrijfsvoeringsPartner zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard valt.

2.02.1

Crediteurenadministratie

Op basis van een steekproef zijn van 6 nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Ingegeven door onvolledige opdrachtverstrekking aan leveranciers dan wel onjuiste facturatie van die leveranciers komen facturen te vervallen en/of worden deze alsnog in de juiste entiteit opgevoerd. Het advies is om een heldere opdrachtverstrekking met consequente toepassing van routenummers.

2.02.2

Facturen en betalen

Op basis van een steekproef zijn voor het eerste kwartaal 2024 totaal 14 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld, hier zijn geen bevindingen geconstateerd. Op basis van een steekproef zijn voor het tweede kwartaal 2024 totaal 14 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld en voor 2 facturen is er een bevinding; - Bij 1 factuur (703347) ontbreekt de prestatielevering in Key2Financiën, terwijl het factuurbedrag groter is dan €500,-. Het ontbreken van de prestatielevering betekent een onzekerheid voor de rechtmatigheid. - Bij 1 factuur (703478) zijn verleende diensten uitgevoerd in 2023 ten laste van het (onjuiste) boekjaar 2024 gebracht. Hierbij is verzuimd deze kosten transitorisch ten laste van boekjaar 2023 te brengen. Met vaststelling van de jaarrekening 2023 heeft dit geen consequenties voor de rechtmatigheid. Factuurnummer 703347

Leverancier Renewi Nederland B.V.

Factuurbedrag € 7.446

Totaal Q2 2024

€ 7.446

Bevindingen: - Kwartaal 1; geen bevindingen - Kwartaal 2; Onrechtmatigheid vooralsnog voor 1 factuur vaststellen op € 7.446. Definitieve vaststelling volgt na toets op volledigheid ondernomen actie. Actie: - Wij verzoeken de kredietbeheerders/budgethouders dringend alsnog een sluitende prestatielevering aan te leveren.

8

2.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en volgbaar. Bevindingen: - Dagboek 50 memoriaal nummer 2533 betreft een correctieboeking zonder achterliggend benodigd formulier. Daar dit een transitorische mutatie van meerdere overlopende kosten in het kader van opstellen jaarrekening betreft is onderliggend standaard formulier en accordering budgethouders daarmee bewust en logischerwijs niet aanwezig.

2.04 Treasury

Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Bevindingen: In de eerste helft 2024 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is procedureel juist verlopen. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er is sprake van gedegen liquiditeitsbeheer, zowel voor boekjaar 2024 als meerjarig. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Actie: Geen bevindingen en derhalve geen actie benodigd.

2.05 Investeringen

Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 4 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen: - Investeringen worden juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBV-activeringseisen.

9

2.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces van Interne controle en Verbijzonderde Interne Controle moeizaam is verlopen. Onderhevig aan de ontvlechting, daarop gevolgd door een forse toename van mutaties en daarmee een enorme werklast voor het Cluster Mens&Faciliteiten van de BedrijfsvoeringsPartner is er beperkte energie gestoken in het juist en volledig uitvoeren van interne controle werkzaamheden. Team Control heeft dien gevolge een moeizame VIC gekend en het cluster verzocht tot aanvullingen en verbeteringen IC. De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers De controle heeft zich gericht op het eerste half jaar 2024, totaal 14 deelwaarnemingen zijn geselecteerd en beoordeeld. Bevindingen met financiële fout: Pers.nr

Deel proces

479614

In dienst

Bevindingen -

Medewerker wordt door teammanager in schaal 11 en trede 11 geplaatst. De (door beide partijen getekende) arbeidsovereenkomst en salarisbetalingen betreffen schaal 10 en trede 10. Medewerker per abuis administratief in Barendrecht in plaats van Albrandswaard geplaatst. Later gecorrigeerd. Medewerker geeft aan geen loonheffingskorting te wensen, deze wordt wel toegepast op het salaris.