15. 2023-030442 Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.pdf

Verordening jeugdhulp Albrandswaard 2022

art. 2 art. 6 art. 8 art. 9 art. 11 art. 1.2 art. 4.1 art. 4.3 hst. 5 art. 7.3

Verordening beslistermijn Schuldhulpverlening Gemeente Albrandswaard 2021 Verordening Meedoen Albrandswaard 2016 Verordening maatschappelijke adviesraad Albrandswaard 2015 Verordening tegenprestatie Participatiewet Albrandsward 2015 Verordening loonkostensubsidie Participatiewet Albrandswaard 2015 Verordening wachtlijstbeheer Wet sociale werkvoorziening (WSW) gemeente Albrandswaard Verordening Inburgering Albrandswaard

Melding hulpvraag Onderzoek De aanvraag Criteria maatwerkvoorziening Aanvullende criteria Toegankelijkheid Melding Jeugdhulp Aanvraag individuele voorziening Beschikking voorziening Hoogte pgb

NOTA MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK

2024

Inhoud 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 2 1.1 Een overkoepelend kader.......................................................................................................... 2

2.

Rechtmatigheid ........................................................................................................................... 2 2.1 Definities.................................................................................................................................... 3 2.2 Misbruik en oneigenlijk gebruik ................................................................................................ 4

3. Integer handelen ............................................................................................................................. 4 3.1 Ons integriteitsbeleid ................................................................................................................ 4 3.2 Aanspreken en handhaven ........................................................................................................ 5 4. Misbruik en oneigenlijk gebruik in beleid en uitvoering ................................................................. 6 4.1 Beleidsvoorbereiding................................................................................................................. 6 4.2 Regelgeving ............................................................................................................................... 6 4.3 Uitvoering .................................................................................................................................. 6 4.4 Voorlichting/communicatie....................................................................................................... 7 4.5 Controlebeleid ...........................................................................................................................

7 4.6 Maatregelenbeleid .................................................................................................................... 7 4.7 Verantwoording......................................................................................................................... 8 4.8 Evaluatie .................................................................................................................................... 8 5. Focus van de interne controle ......................................................................................................... 8 5.1 Risicovolle processen................................................................................................................. 8 5.2 Privacy en databeveiliging ......................................................................................................... 9 5.3 Integriteit inzake relaties ........................................................................................................... 9 5.4 Ondermijning ............................................................................................................................. 9 6. Samenvatting en conclusie ............................................................................................................

10 Bijlage 1 – relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik .............................................. 11

Pagina 1 van 11

1. Inleiding Met ingang van 2023 is de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) ingevoerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik is 1 van de 9 criteria waarop de jaarrekening van de gemeente wordt getoetst. Dit criterium dekt samen met het begrotingscriterium en voorwaardencriterium de financiële rechtmatigheid af. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, hierna RMV, zijn dit de criteria waarop het college de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoord aan de raad. In hoofdstuk 2 gaan we hier dieper op in. Dit criterium is, net als de andere criteria, niet nieuw. In de financiële verordening wordt aangegeven dat het college verantwoordelijk is voor het vastleggen van beleid en interne regels op dit gebied. In de financiële verordening van de gemeente Albrandswaard 2023 is het volgende opgenomen: Artikel 18 Financiële organisatie 1. Het college draagt de zorg voor en legt in een besluit vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d.

de te maken afspraken met de GR BAR over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; e. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, Deze nota geeft invulling aan de in lid 1e genoemde opdracht aan het college.

1.1 Een overkoepelend kader Het in deze nota geformuleerde beleid is een uiteenzetting van belangrijke uitgangspunten van de gemeente Albrandswaard om misbruik en oneigenlijk gebruik te bestrijden. De nota bevat op zich geen nieuwe regels. Het is een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand beleid. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Overigens zijn de meeste regelingen gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. De gemeente Albrandswaard moet voldoen aan deze wettelijke eisen. Deze nota kan daarom ook niet los worden gezien van de risicoanalyse fraude en integriteit.

2. Rechtmatigheid Rechtmatigheid is een van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente publieke gelden rechtmatig verwerft en besteedt. Haar vertegenwoordigers in het bestuur moeten erop toezien dat dit gebeurt. In de huidige situatie maakt het oordeel over de rechtmatigheid nog onderdeel uit van de controleverklaring van de accountant. Met ingang van het verslagjaar 2022 moet het College van burgemeester en wethouders zich rechtstreeks aan de raad verantwoorden over de financiële rechtmatigheid. Pagina 2 van 11

Het college zal voor het bepalen van de financiële rechtmatigheid van haar handelen de volgende drie criteria moeten gaan toetsen: 1. Het begrotingscriterium Financiële beheershandelingen dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s, investeringen etc. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. 2. Het Voorwaardencriterium Bij het voorwaardecriterium wordt getoetst of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen binnen de eisen en voorwaarden die worden gesteld in de interne en externe regelgeving. Deze hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Hier wordt getoetst of de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen in een omgeving gericht op voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

2.1 Definities Het begrip misbruik en oneigenlijk gebruik wordt door de Commissie BBV in de Kadernota rechtmatigheid 2022 als volgt omschreven: Misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. In deze definities gaat het met name over misbruik en oneigenlijk gebruik door inwoners en bedrijven (extern). In het vervolg nemen we ook expliciet het mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik door ambtenaren (intern) mee. In de Kadernota Rechtmatigheid 2022 is dit aangemerkt als fraude in het kader van de controle van de jaarrekening en wordt hier het volgende over geschreven: De accountant heeft een verantwoordelijkheid met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening.

Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen.

Pagina 3 van 11

2.2 Misbruik en oneigenlijk gebruik Misbruik en oneigenlijk gebruik gaat zowel over mogelijkheden voor fraude, diefstal of andere vormen van zelfverrijking in de organisatie, ambtelijk en bestuurlijk, als over misbruik van regelingen door burgers, bedrijven en instellingen. In de praktijk zal vaak sprake zijn van samenspanning door externe partijen met één of meerdere personen binnen de gemeente. Bij alle processen waar sprake kan zijn van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten in de kaders voor deze regelingen waarborgen zijn opgenomen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Extern geldt dat geen middelen de deur uitgaan zonder toetsing aan geldende regelgeving. De gemeente Albrandswaard vindt het belangrijk dat o.a. de uitkeringen, subsidies en vergunningen naar de inwoners of bedrijven gaan die daar recht op hebben. Het is belangrijk dat ook de duur en hoogte van het bedrag juist is. Misbruik en oneigenlijk gebruik willen wij daarom tegengaan. Een bijzondere vorm van misbruik is ‘ondermijnende criminaliteit’. Een exacte definitie daarvan is moeilijk in een zin samen te vatten.

Grofweg betekent het de vermenging van de onderwereld en de bovenwereld, de sluipende bedreiging van de integriteit van het openbaar bestuur, overheidsambtenaren en bedrijfsleven, bedreigde bestuurders en ambtenaren, afpersingspraktijken, de innesteling van criminele fenomenen in buurten en woonwijken of het ontstaan van ‘vrijplaatsen’. Om misbruik te voorkomen moeten we niet alleen naar buiten kijken, maar ook naar ons eigen handelen. Intern gelden integriteitsregelingen, de ambtseed, functiescheiding in (financiële) processen, maar ook aanspreekgedrag en collegiale toetsing.

3. Integer handelen Het dichttimmeren van onze organisatie met procedures, systemen en structuren geeft nog geen garantie dat inwoners, bedrijven maar ook de eigen ambtenaren, collegeleden en raadsleden geen misbruik of oneigenlijk gebruik plegen. Bij de interne gerichtheid kijken we naar ons eigen handelen en maken we gebruik van de Integriteitsbeleid en de Ambtseed.

3.1 Ons integriteitsbeleid Ons integriteitsbeleid is vastgelegd in het BAR-Personeelshandboek (febr. 2021) en in “Hoofdstuk 3 – De ambtenaar en integriteit” beschreven. In bijlage 1 van het BAR-Personeelshandboek worden de gelden integriteitsnormen en de daarbij behorende plichten verder uitgewerkt. Dit beleid is vastgesteld binnen de BAR-organisatie. Wanneer er door medewerkers van de BAR-organisatie gehandeld wordt in strijd met de geldende integriteitsnormen heeft dit echter een direct gevolg voor de rechtmatigheid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeente. Daarom is het van belang om ook deze beleidsregels mee te nemen in deze notitie. Een overheidswerkgever is op grond van artikel 4 van de Ambtenarenwet 2017 verplicht een integriteitsbeleid te voeren. Het integriteitsbeleid richt zich op:  het bevorderen van goed ambtelijk handelen;  het bevorderen van integriteitsbewustzijn;  het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie. Het integriteitsbeleid bestaat onder andere uit het zorgen voor duidelijke normen (rechten en plichten) en het scheppen van randvoorwaarden voor werknemers om zich aan deze normen te houden. Hiervoor zijn door de werkgever de volgende regelingen vastgesteld: • de gedragscode (voor goed ambtelijk handelen); • de regeling ambtseed of belofte; Pagina 4 van 11

• • • •

de regeling nevenwerkzaamheden; de regeling melding financiële belangen(verstrengeling); de regeling melden vermoeden misstand (klokkenluidersregeling); het privacyreglement.

Om het integriteitsbewustzijn te bevorderen is integriteit onderwerp van gesprek in het introductietraject voor nieuwe werknemers, het werkoverleg en het “goede gesprek”. Tijdens het introductietraject wordt aan de hand van dilemma’s het bewustzijn over integriteit bij werknemers bevorderd. Werknemers leggen vervolgens de eed of belofte af en ondertekenen de gedragscode. De getekende gedragscode wordt opgenomen in het digitale personeelsdossier van de werknemer. Overige acties om integriteit te verankeren zijn: • het registreren en publiceren van nevenfuncties van de directie; • het controleren van echtheid van originele documenten en referenties tijdens het wervingsen selectieproces, het voorleggen van relevante integriteitsdilemma’s aan kandidaten tijdens het sollicitatiegesprek en het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor kandidaten die in dienst treden en werknemers die een andere functie binnen de organisatie gaan bekleden; • het aanwijzen van vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en integriteit, het rapporteren over aantallen en aard van meldingen, het bespreken van meldingen met de directie en het trainen en bijscholen van de vertrouwenspersonen; • het periodiek evalueren van het integriteitsbeleid.

3.2 Aanspreken en handhaven Gedragsafspraken werken alleen binnen een cultuur waarin aanspreken normaal is en waarin gehandhaafd wordt bij overtreding. 3.2.1 Bespreekbaarheid De bespreekbaarheid van standpunten, gevoelens, dilemma’s en overtredingen is een kernfactor in een cultuur waarin kernwaarden gezamenlijk ervaren worden. Voor een waarde als integriteit geldt dit in het bijzonder. Naarmate mensen binnen de organisatie meer ruimte krijgen om over morele zaken te spreken, doen zij dat ook en leren zij meer van elkaar. De manier om dit te bevorderen is door te zorgen dat het gesprek over integriteit gaande blijft. Om ruimte te creëren voor lastige gesprekken, om nadrukkelijk elkaar ‘uitdagend te bevragen’. Klokkenluiden Mocht onverhoopt een situatie ontstaan waarin een medewerker zich desondanks niet vrij voelt dit gesprek aan te gaan, dan resteert er een laatste middel. Als het vermoeden is dat een misstand speelt die niet in een cultuur van openheid besproken kan worden, dan vragen we de medewerker dit kenbaar te maken of bij zijn/haar leidinggevende of diens leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon, maar het hoe dan ook op tafel te leggen. Hiervoor kennen we de regeling melding vermoeden mistanden, ‘de klokkenluidersregeling’. (bijlage1.5 van het Personeelshandboek) 3.2.2 Handhaving Sluitstuk is de handhaving van gedrag.

Uiteindelijk zien we hoe belangrijk we een norm vinden in de mate waarin we bereid zijn tot handhaving daarvan, in de waardering en beloning van gewenst gedrag en de sanctionering van ongewenst gedrag en de mate waarin er wordt geleerd van (bijna)fouten, incidenten en ongelukken. Waar nodig nemen we maatregelen, met als ultieme sanctie schorsing op basis van artikel 11.4 van de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties 2020 en van de CAO gemeenten 2020. Pagina 5 van 11

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik in beleid en uitvoering Zoals in hoofdstuk 2 gesteld richten de definities van misbruik en oneigenlijk gebruik zich vooral op het misbruik door derden van publieke middelen. Het is aan ons om waarborgen aan te brengen om dit te voorkomen. Voor activiteiten die vatbaar zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik, geven we hieronder handvatten om op verschillende niveaus waarborgen in te richten, ter voorkoming of vermindering van het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit vormt een handleiding voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik in onze regelgeving en uitvoering. Zowel beleidsmakers, juristen, inkopers als controllers hanteren dit als richtsnoer bij hun werkzaamheden. We kiezen voor een procesmatige benadering, waarbinnen acht stappen worden onderscheiden, te weten: 1. Beleidsvoorbereiding 2. Regelgeving 3. Uitvoering 4. Voorlichting/communicatie 5. Controlebeleid 6. Maatregelenbeleid 7. Verantwoording 8. Evaluatie Hierna worden de verschillende stappen toegelicht.

4.1 Beleidsvoorbereiding In de planfase wordt beleid opgesteld en worden verordeningen of subsidieregelingen voorbereid. Bij het opstellen van de regelingen zorgen wij ervoor dat wij de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik minimaliseren. Medewerkers moeten zich zo vroeg mogelijk in het beleidsproces al afvragen of er sprake is van een voor misbruik en oneigenlijk gebruik gevoelig beleidsterrein. In paragraaf 5.1 noemen we een aantal risicogebieden.

4.2 Regelgeving Regelgeving moet zo min mogelijk ruimte bieden voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit bereiken we door heldere definities, een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en het opnemen van rechten, plichten en voorwaarden. In de regelgeving wordt ook opgenomen welke maatregelen of sancties worden toegepast bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarnaast dienen in beschikkingen altijd (indien van toepassing) de volgende punten te worden vermeld: • rechten; • plichten; • voorwaarden en • mogelijke maatregelen of sancties.

4.3 Uitvoering Misbruik en oneigenlijk gebruik speelt met name bij die activiteiten waarbij de informatie van derden/belanghebbende van groot belang is voor het verlenen of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Processen waarbij gevoeligheden spelen, moeten voldoende maatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid, volledigheid en prestatielevering te toetsen van de door belanghebbende verstrekte gegevens. Hoe we dit organiseren leggen we vast in Pagina 6 van 11

de procesbeschrijvingen. Regelmatig wordt door verantwoordelijken getoetst of wordt gewerkt conform de procesbeschrijving. De checks worden zichtbaar vastgelegd. Wij zorgen ervoor dat een medewerker goed nagaat of door de inwoner(s) of bedrijven aan de voorwaarden van bijvoorbeeld een subsidie of uitkering is voldaan. De door de klant of het bedrijf aangeleverde gegevens worden – indien mogelijk – geverifieerd. Deze toetsing wordt ook vastgelegd. Voordat wordt beschikt en/of uitbetaald, controleert een andere medewerker of deze werkzaamheden zichtbaar, volledig en juist zijn uitgevoerd (vier-ogen- principe). Op deze wijze worden toereikende controles uitgevoerd op het waarborgen van de getrouwheid en rechtmatigheid.

4.4 Voorlichting/communicatie Voorlichting geven heeft een preventieve werking en is, in dit kader, vooral van belang om misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling te voorkomen en te ontmoedigen. Bij het beschrijven van de processen zal standaard aandacht worden gevraagd voor het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. Door het onderwerp misbruik en oneigenlijk gebruik als vast onderdeel op te nemen in (start)gesprekken van de Verbijzonderde Intern Controle (VIC) houden we de interne communicatie over dit onderwerp levend.

4.5 Controlebeleid Zoals hierboven beschreven, zijn belangrijke ‘checks’ geïmplementeerd in de dagelijkse uitvoering en het management en monitoring daarvan. In control termen praten we dan over de Interne Controle binnen de eerste en tweede lijn. Daarnaast toetst periodiek de VIC in de derde lijn, de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit doen we op basis van een risico gedreven controle aanpak. Basis hiervoor is het door het college jaarlijks vast te stellen Interne Controleplan, waarin duidelijk aandacht is voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Over de uitvoering van het Interne Controleplan wordt tweemaal per jaar, met bevindingen en aanbevelingen, gerapporteerd aan de DR van de BAR-Organisatie en aan het college. Op termijn is doelmatigheid ook uitdrukkelijk onderdeel van de focus van de VIC. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt de toets op misbruik en oneigenlijk gebruik een van de voorwaarden waaraan het college de uitvoering van haar taken toetst op rechtmatigheid. Daarmee komt dit onderwerp nog nadrukkelijker op de agenda van college en gemeenteraad.

4.6 Maatregelenbeleid Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik, is een adequaat maatregelenbeleid vereist dat aansluit op de regelgeving. Als norm hierbij wordt gehanteerd, dat tenminste het behaalde voordeel wordt weggenomen. Afhankelijk van de ernst van de situatie, wordt in voorkomende gevallen aangifte gedaan. Van het strikt toepassen van het maatregelenbeleid gaat ook een preventieve werking uit. Aandachtpunten hierbij zijn: • dat bepalingen met betrekking tot sancties en maatregelen moeten worden opgenomen in de desbetreffende verordening c.q. regeling; • dat het maatregelenbeleid (zo nodig) nader wordt uitgewerkt in een aanvullende regeling; • het waarborgen dat het maatregelenbeleid in gelijke gevallen op gelijke wijze wordt toegepast; • dat bij de voorlichting ook aandacht wordt besteed aan het maatregelenbeleid. In geval van fraude (misdrijf) wordt in beginsel aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie.

Pagina 7 van 11

4.7 Verantwoording Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het misbruik en oneigenlijk gebruik beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, moet verantwoording worden afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door aan te sluiten bij de reguliere planning- en controlcyclus, waarbij in de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt opgenomen. Daarnaast zal in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting worden gegeven op de eventuele rechtmatigheidsfouten. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de nadere toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering, in zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken.

4.8 Evaluatie De bevindingen en aanbevelingen in de rapportages VIC (zie paragraaf 4.5) en de verantwoording in de jaarstukken (zie paragraaf 4.7) over de werking van de beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik, gebruiken we (waar nodig) om van te leren en het beleid hiervan verder te verbeteren.

5. Focus van de interne controle 5.1 Risicovolle processen Niet elk proces kent evenveel risico’s voor misbruik en oneigenlijk gebruik. In onze controles bepalen we op basis van een risicoanalyse hoe ver onze toetsing reikt. Hierbij zijn de volgende processen geïdentificeerd met de grootste kans voor misbruik en oneigenlijk gebruik: 1. Inkopen en aanbestedingen. Een mogelijke vorm van misbruik is dat iemand zich wil verrijken door een nepfactuur naar de gemeente te sturen in de hoop dat deze wordt betaald, terwijl de prestatie niet (geheel) is geleverd. Ook kan het voorkomen dat een ambtenaar zaken bestelt op rekening van de gemeente maar die hij privé gebruikt (intern); 2. Betalingen bankrekening(en). Het risico dat een medewerker een bedrag overboekt naar zijn/haar eigen rekening of die van een tussenpersoon, zonder dat daar een (volledige) prestatie tegenover staat; 3. Verstrekken van subsidies. Het risico dat iemand subsidie aanvraagt en krijgt, terwijl hij/zij er niet (geheel) recht op heeft of de gelden voor een ander doel besteedt; 4. Sociaal Domein (Participatie, Wmo, Jeugd), prestatielevering door de aanbieders zorg. Een risico is dat een zorgaanbieder zich wil verrijken door een nepfactuur naar de gemeente te sturen in de hoop dat deze wordt betaald, terwijl de prestatie niet (geheel) is geleverd; 5. Verstrekken van uitkeringen en voorzieningen in het Sociaal Domein.

Het risico bestaat dat iemand een uitkering aanvraagt waar hij/zij niet (geheel) recht op heeft of er wordt voor een te lange periode een uitkering ontvangen; 6. Vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het risico van onjuiste gegevensverstrekking bij de aanvraag. De betrouwbaarheid van de gegevens bepaald de uitslag van het proces; 7. Salarissen en declaraties. Het risico is dat een (fictieve) medewerker wordt opgevoerd in de salarisadministratie of het opvoeren van een hoger salaris, onjuist aantal uren of onjuiste declaratie in het salarissysteem; 8. Belastinginkomsten; Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die verkregen worden via BRP, het kadaster en taxateurs. Het risico op onjuist taxeren of een object niet opnemen in de heffing is een risico. Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig. Wanneer de verstrekte informatie niet juist of volledig is wordt er een besluit genomen op onjuist gronden. 5.1.1 Risicoregister en controleplan In de organisatie moet een volledig en actueel overzicht aanwezig zijn van gevoelige regelingen, een zogenaamd risicoregister. De afdeling Concerncontrol is het meest aangewezen organisatieonderdeel Pagina 8 van 11

om dit overzicht te beheren, omdat daar naast het risicomanagement, ook het toezicht op de rechtmatigheid en interne controle zijn neergelegd. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen met alle relevante regelgeving op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. Zowel in de bewaking van dit risicoregister als in het controleplan voor de VIC komen deze regelingen terug.

5.2 Privacy en databeveiliging Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft niet alleen betrekking op misbruik van middelen. Het kan ook gaan om misbruik van data. Dit kan inbreuk op privacy betreffen met identiteitsfraude als meest vergaande vorm. Het kan gaan om het lekken van vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens. 5.2.1 De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Om gegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is er vanaf 25 mei 2018 een nieuwe Europese privacywet van kracht, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG legt vast dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als en zo lang dat strikt noodzakelijk is. We moeten als gemeente een register bijhouden met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Afspraken met andere organisaties leggen we vast in een Verwerkersovereenkomst. Om dit nog meer te borgen in de organisatie is een privacy-team actief bestaande uit de functionaris gegevensbescherming (FG), Chief Information Security Officer (CISO), de coördinerend privacy officer (CPO), de privacy officer (PO).

5.2.2 De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste kader. Vanaf 1 januari 2020 is deze van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies: de BIG, BIR, BIR2017, IBI en BIWA zijn alle vervangen door de BIO. Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. Onze uitwerking van dit kader is vastgelegd in het Informatieveiligheidsbeleid dat in 2020 door het college is vastgesteld.

5.3 Integriteit inzake relaties De integriteit van medewerkers en bestuurders in de contacten met belanghebbenden is een bijzonder punt van aandacht. Het integriteitsbeleid is behulpzaam bij het voorkomen van integriteitschendingen en biedt handvatten voor medewerkers in de omgang en samenwerking met relaties van de gemeente. Zie daarvoor het integriteitsbeleid voor politieke ambtsdragers en het integriteitsbeleid voor ambtenaren, zoals dat is opgenomen in het personeelshandboek en in hoofdstuk 3 toegelicht.

5.4 Ondermijning Alle gemeenten hebben te maken met vormen van ondermijnende, georganiseerde criminaliteit. De onderwereld maakt voor illegale activiteiten gebruik van diensten van 'de bovenwereld'. Bijvoorbeeld voor distributie, financiële handelingen, vergunningen en huisvesting. Het gaat om fenomenen zoals druggerelateerde criminaliteit, grootschalige fraude, witwaspraktijken, mensenhandel, de sluipende bedreiging van de integriteit van het openbaar bestuur, Pagina 9 van 11

overheidsambtenaren en bedrijfsleven, bedreigde bestuurders en ambtenaren en bijvoorbeeld afpersingspraktijken. In het Integraal Veiligheidsbeleid worden maatregelen op dit vlak toegelicht. Belangrijk onderdeel hiervan zijn naast bewustwording de toetsing aan de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet Bibob). 5.4.1 Bibob Bibob staat voor bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur. Middels de Wet Bibob kan de gemeente voorkomen dat er onbedoeld medewerking wordt verleend aan misbruik van vergunningen, subsidies, vastgoedtransacties of bijvoorbeeld aanbestedingsopdrachten. De gemeente Albrandswaard heeft de toepassing van deze wet uitgewerkt in de vastgestelde Beleidsregel toepassing Wet Bibob 2020.

6. Samenvatting en conclusie De nota misbruik en oneigenlijk gebruik bevat het normatief kader waarmee Albrandswaard haar beleid op dit terrein vormgeeft. Voor een belangrijk deel gaat dit om houding en gedrag. Voor een ander deel gaat het om het vastleggen van waarborgen in beleid, uitvoering en control. Deze zijn in de specifieke regelingen en procesbeschrijvingen opgenomen. Deze nota geeft het overkoepelende kader, de uitgangspunten en richtlijnen hiervoor. Samen met de risicoanalyse fraude en integriteit vormt deze nota de basis voor het te voeren beleid op deze onderwerpen. In de VIC krijgen de aspecten misbruik en oneigenlijk gebruik aandacht door het toetsen van de meest risicovolle processen op deze criteria. Als onderdeel van de Rechtmatigheidsverantwoording evalueren wij jaarlijks de werking van het beleid inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Indien nodig zal op basis hiervan of bij relevante wetswijzigingen nota dan ook worden aangepast. In onze manier van werken hebben we blijvend aandacht voor integriteit. We zijn ons bewust van onze publieke taak en het vertrouwen dat de burger in ons heeft en mag hebben.

Pagina 10 van 11

Bijlage 1 – relevante regelgeving nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik Verordening / regeling

Vastgesteld door

Op:

Datum inwerkingtreden

1e gewijzigde Algemene subsidieverordening Albrandswaard 2010 Handhavingsbeleidsplan WABO 20192023 Albrandswaard Integraal Veiligheidsplan 2021-2024 Albrandswaard Beleidslijn voor toepassing van de Wet BIBOB 2020 Informatiebeveiligingsbeleid Handhaving en afstemmingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ Beleidsplan integrale handhaving sociaal domein Albrandswaard Beleidsregels PW, IOAW, IOAZ, Bbz onderdelen Inkomen, Vermogen, Boeten, Terugvordering & Verhaal en regeling kinderopvang 2017 Privacyreglement sociaal domein gemeente Albrandswaard Privacyreglement GR BAR-Organisatie sociaal domein Privacybeleid van de gemeente Albrandswaard 2019/2020 Regeling rechtspositie burgemeester en wethouders Albrandswaard 2019 Personeelshandboek BAR-Organisatie

Raad

29-11-2010

10-12-2010

College

11-12-2018

30-03-2019

Raad

02-02-2021

16-02-2021

College

14-07-2020

03-09-2020

College Raad

30-06-2020 02-11-2020

30-06-2020 18-12-2020

Raad

01-02-2021

03-08-2021

College

10-01-2017

01-07-2017

Raad

27-01-2015

01-01-2015

Raad

09-06-2015

01-01-2015

Raad

07-10-2019

01-01-2019

College

02-04-2019

01-01-2019

DR BAR-organisatie

23-03-2022

30-03-2022

Pagina 11 van 11

2024

Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2024 Albrandswaard ERKENNEN EN HERKENNEN

Inhoud 1. Algemene inleiding .......................................................................................................... 2 2. Wat is fraude ................................................................................................................... 2 3. Doel ................................................................................................................................. 4 4. Rechtmatigheidsverantwoording.................................................................................... 4 5. Bruto frauderisico’s ......................................................................................................... 7 6. Netto frauderisico’s ......................................................................................................... 8 7. Aanbevelingen restrisico’s .............................................................................................. 9 8. Borging ............................................................................................................................ 9 9. Besluitvorming............................................................................................................... 10 10.

Monitoring en verantwoording ................................................................................. 10

Bijlage 1 ................................................................................................................................ 11 Bijlage 2 ................................................................................................................................ 12 Bijlage 3 ................................................................................................................................ 17

1

1. Algemene inleiding Fraude is dichterbij dan je denkt. Je hoeft de krant maar open te slaan of je leest over (vermoedens van) fraude. Denk aan het gesjoemel met de NOW (de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid) omkoping van ambtenaren, spookfacturen of zorgfraude. Eigenlijk is het een onderwerp van alle dag en organisaties denken maar al te vaak dat zij er niet mee te maken hebben. Het is van belang dat het onderwerp frauderisico’s periodiek (minimaal jaarlijks) op de agenda staat en onderwerp van gesprek is van het college, het directieteam en de managementteams. Periodieke frauderisicoanalyses moeten een vast onderdeel uitmaken van het interne beheersingssysteem. Frauderisicoanalyses hebben vooral toegevoegde waarde voor de organisatie zelf. Doelstelling is het onderzoeken en het toetsen of bestaande procedures fraude-proof zijn. Daarnaast wordt onderzocht hoe de mogelijke risico’s beperkt kunnen worden. Als laatste (minst zwaarwegend) argument geldt dat de frauderisicoanalyse in het kader van de reguliere accountantscontrole opgesteld moet worden. Bijkomend aandachtspunt is dat de accountant vanaf het boekjaar 2022 verplicht rapporteert in de controleverklaring over fraude. De door de organisatie zelf uitgevoerde frauderisicoanalyse vormt voor de accountant het startpunt voor de werkzaamheden ten aanzien van frauderisico’s.

De organisatie moet zich voorbereiden op het gesprek dat de accountant zal voeren met het bestuur over de volgende thema’s die bij de interim- en jaarrekeningcontrole worden gerapporteerd: • de frauderisicoanalyse van de organisatie en de organisatie-specifieke frauderisico’s; • de evaluatie van frauderisico’s die voor de controle het meest van belang zijn; • eventuele fraude-incidenten en de bijbehorende opvolging.

2. Wat is fraude Declaratiefraude, fraude met reiskosten, onterecht ziekteverzuim, privé gebruik van dienstauto’s, gegevens lekken, het zijn maar een paar voorbeelden. We hebben het over fraude als waardeonttrekking ontstaat door ambtenaren of bestuurders: • door opzettelijk handelen • door verkrijging van een onrechtmatig of onwettig voordeel • dat ten laste komt van de gemeente • door misbruik te maken van vertrouwen (misleiding, verhulling van feiten) NV COS, de standaard voor accountants geeft de volgende definitie: “Fraude is een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.” Fraude wordt hier dus zowel intern als extern bedoeld. Voor de duidelijkheid wordt weergegeven welke plaats fraude heeft in het scala van begrippen waarbij onrechtmatig handelen aan de orde is.

2

Fraudedriehoek groeit door naar Fraudediamant Een combinatie van meerdere aspecten maakt dat er fraude bestaat. Deze aspecten zijn prikkels/ druk, gelegenheid en rationalisatie. Bij prikkels/ druk gaat het om de aanleiding tot frauderen bij een individueel geval. Bij gelegenheid gaat het om het procesniveau. Het ontbreken/ onvoldoende inrichten van interne beheersing geeft de mogelijkheid tot frauderen. Bij rationalisatie gaat het onder andere over ‘the tone at the top’, het goedpraten van gedrag.

In aanvulling op het fraudemodel van Cressey zoals hierboven is verwoord, wordt ook het vermogen van een individu om de details van de fraude te implementeren meegenomen (The Fraud Diamond, Wolfe en Henderson, 2004). Veel fraude zou niet hebben plaatsgevonden zonder de juiste persoon met de juiste kennis, middelen en ervaring om de fraudehandeling daadwerkelijk uit te voeren. Samenspanning intern en extern is daarbij een aspect dat zeker niet buiten beschouwing gelaten kan worden. Dus er zijn 4 aspecten die maken dat er fraude bestaat:  Gelegenheid  Druk (motivatie)  Rationalisatie  Bekwaamheid

3

3. Doel Erkennen dat het plegen van fraude mogelijk is en herkennen waar dat gebeurt is van belang. Het nemen van maatregelen om het plegen van fraude zoveel als mogelijk te voorkomen moet het uitgangspunt zijn. Het helemaal voorkomen kunnen we niet, maar de gevolgen zo klein als mogelijk houden is het uitgangspunt. Gevolgen van fraude zijn bijvoorbeeld:  Imagoschade  Schade in euro’s  Extra kosten (onderzoek, interne uren)  Angst (als er geen of nog een dader is)  Extra maatregelen die getroffen worden  Meer controles

4. Rechtmatigheidsverantwoording Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) vanaf boekjaar 2023 is het belangrijk transparant te zijn en de interne kwaliteit te borgen. De RMV geeft de gelegenheid te werken aan de interne beheersing op basis van de 3 lines, het continu leer- en verbeterproces en het aantoonbaar beheersen en borgen van interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

4

Met de invoering van de RMV heeft de accountant een andere rol. Het college stelt het rechtmatig handelen op en de accountant verklaart over het getrouw beeld van de jaarrekening inclusief de RMV. Afwijkingen op de rechtmatigheid worden door het college verklaard in de paragraaf bedrijfsvoering. De RMV ziet op 3 van de 9 criteria:  Voorwaardencriterium  Begrotingscriterium  Misbruik & oneigenlijk gebruik criterium De overige 6 criteria dekken het getrouwe beeld en daarmee ook het rechtmatigheidsaspect af.: - Calculatiecriterium - Valuteringcriterium - Adresseringscriterium - Volledigheidscriterium - Aanvaardingscriterium - Leveringscriterium Om de risicoanalyse in te voeren is er het volgende stappenplan: 1. Inventarisatie bruto fraude risico’s 2. Inventarisatie beheersmaatregelen 3. Bepalen van de netto frauderisico’s 4. Bepalen van aanvullende maatregelen op gebieden met een verhoogd restrisico. Voor processen met een verhoogd risico brengt de manager/ teamleider de kwetsbare functionarissen in kaart. Minimaal een maal per jaar of bij wijzigingen in het proces is deze toets aan de orde. Een aantal uitgangspunten beschrijven we hier als het gaat om kaders. Kwetsbaarheden, wat zijn dat en hoe herkennen we die.

Om te kunnen bepalen waar de kwetsbaarheden zitten geeft Concerncontrol een eerste opzet in het hieronder opgenomen schema waarin mogelijke kwetsbare werkgebieden en/of activiteiten worden

5

benoemd. Het gaat om veelvoorkomende kwetsbaarheden. Het overzicht is niet uitputtend en kan op basis van bevindingen worden aangepast.

Kwetsbare werkgebieden / activiteiten Innen

aanslagen, belastingen, invoerrechten, accijnzen, leges, premies

Uitbesteden

aanbestedingen, orders, opdrachten, vergunningen

Uitkeren

subsidies, uitkeringen, toeslagen, premies, sponsering

Verlenen

vergunningen, paspoorten, rijbewijzen, legitimatiebewijzen, machtigingen, keuringen

Handhaven

toezicht, controle, vervolging, opsporing, rechtspraak, (straf)executie

Geld

contant/ giraal via budgetten, premies, declaraties, gratificaties, toeslagen, etc.

Het grootste risico binnen een organisatie is en blijft de mens. Om de risico’s beter beheersbaar te maken is het van belang dat de manager/ teamleider zich richt op het individu. Binnen kwetsbare werkgebieden zijn het de vaak specifieke functionarissen die in de kwetsbaarheid de verhogende factor vormen. Beslissingen genomen vanuit het individu zijn bepalend voor de prestatie in het proces, maar ook voor de eventuele negatieve gevolgen. In de tabel hieronder richten we ons op het individu/ de functionaris.

Kwetsbaarheidsverhogende factoren Complexiteit

constructies (juridisch/ fiscaal), keten samenwerkingsverbanden

Verandering/ Dynamiek

sterke groei/ krimp, crisissituaties, ontvlechting BAR-organisatie, opbouw nieuwe organisatiestructuren

Management

houding & gedrag management, tone at the top

Personeel omgeving/

(gok)verslaving, ontbreken loopbaanperspectief

loyaliteit en individueel Probleemhistorie

werkachterstand, integriteitsincidenten, ‘slechte’ cultuur

Als basis van het plan Verbijzonderde Interne Controle is door Concerncontrol een risicoinventarisatie gemaakt en zijn de financieel meest risico volle processen in beeld gebracht. Voor frauderisico’s is door Concerncontrol een zelfde analyse opgesteld welke met de organisatie besproken en aangepast moet worden.

6

De processen waarin risico’s herkend worden zijn opgenomen in de risicoschaal die is terug te vinden in bijlage 1. De inventarisatie van fraude en integriteitsrisico’s zoals die voorafgaand aan het jaar 2023 zijn opgesteld is in de bijlagen opgenomen als bijlage 2.

5. Bruto frauderisico’s Proceseigenaren schatten frauderisico’s in. Op basis van een inventarisatie zal het volgende overzicht aangepast worden. De nu benoemde risico’s zijn fictief en door Concerncontrol in het overzicht opgenomen ter illustratie, inspiratie en discussie.

De bruto risico’s overziend is het belangrijk de maatregelen te kennen die in de processen zijn opgenomen om te voorkomen dat de risico’s zich daadwerkelijk voordoen. Een beheersmaatregel is een activiteit die zich op enige wijze richt op het elimineren, vermijden of verkleinen van de oorzaak of het gevolg van een ongewenste gebeurtenis. Om beheersmaatregelen op te stellen is het belangrijk een aantal criteria in het oog te houden. Valt het risico binnen de risico appetite of moet er een beheersmaatregel worden ingezet. Hiervoor worden de volgende overwegingen meegegeven:  Is de maatregel uitvoerbaar en betaalbaar?  Zijn er voldoende beschikbare middelen?  Zijn de geschikte personen aanwezig om de maatregel uit te voeren?  Zijn er wettelijke eisen waaraan voldaan moet worden?  Waar kan het risico het beste gealloceerd worden?  Welke omgevingsfactoren hebben invloed op de maatregel?  Brengt een maatregel eventueel een nieuw risico met zich mee? Beheersmaatregelen zijn in twee categorieën in te delen. Beheersmaatregelen worden getroffen in de vorm van harde controle en soft controls. Soft controls hebben invloed op motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op creëren van een motiverende en stimulerende omgeving.

7

Aspecten van soft controls die toegepast moeten worden zijn:  Helderheid  Bespreekbaarheid  Voorbeeldgedrag  Betrokkenheid  Uitvoerbaarheid  Transparantie  Aanspreekbaarheid  Handhaving Harde controles zijn maatregelen die gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect afdwingen via procedures, automatisering, beveiliging ed.. De maatregelen zijn in beeld gebracht in het volgende overzicht zoals in bijlage 3 opgenomen. Nu de beheersmaatregelen duidelijk zijn kunnen de risico’s opnieuw ingeschat worden. Netto risico’s blijven dan over.

6. Netto frauderisico’s De onderstaande netto risico’s zijn net als de bruto risico’s indicatief en zullen op basis van de gesprekken met de managers/ teamleiders aangepast worden.

8

7. Aanbevelingen restrisico’s Binnen een aantal processen blijft een hoog fraude risico bestaan. Het is verstandig hier aandacht voor te hebben. LET OP!! In een wijzigende omgeving is het makkelijker om fraude te plegen. Op dit moment is de werkdruk hoog, de veranderende organisatie zorgt voor een hoog verloop. Het ziekteverzuim is bovengemiddeld hoog. De arbeidsmarkt zorgt voor spanningen als het gaat om het tijdig op kunnen vullen van openvallende functies, daardoor wordt veel gebruikgemaakt van inhuur van personeel met mogelijk onvoldoende zicht op tijdelijke autorisaties/ overname van taken zonder duidelijke technische functiescheiding e.d.. Op het gebied van de soft controls valt volgens de inzichten binnen Concerncontrol nog veel winst te behalen. De volgende aanbevelingen worden door Concerncontrol aan het management gedaan: - Breng de restrisico’s van het proces in beeld. Bepaal of de activiteit kan worden afgeschaft. Wanneer dat niet het geval is, beoordeel of dat restrisico geaccepteerd, of (deels) afgedekt moet worden en tref dan de maatregelen daarvoor. Wanneer een restrisico niet wordt afgedekt leg dat dan duidelijk en gemotiveerd vast (geaccepteerd risico). - Voer exitgesprekken in. Dit geeft een goed beeld van de redenen van vertrek van medewerkers en geeft kansen om hier op in te spelen.

- Voer op functies waar veel wordt gewerkt met aanvragen van burgers roulatie van caseload in. Dat voorkomt de mogelijkheid van afhankelijkheid en betrokkenheid. - Voer dilemma overleggen in tijdens werkoverleggen. Vergroot daarmee de bewustwording. - Voer terugkerende gesprekken waarin de eerder genoemde thema’s van soft controls direct in werking komen door risico’s bespreekbaar te maken en betrokkenheid te creëren. Gebruik incidenten om het gesprek mee te beginnen. - Individuele begeleiding vanuit de werkgever in de persoonlijke leefomstandigheden van de medewerker. Indiceren vanuit de functie van vertrouwenspersoon. Op het gebied van hard controls zijn de volgende algemene aanbevelingen: - Voer controle technische functiescheiding zoveel mogelijk in en houd deze inrichting ook periodiek tegen het licht. Zorg dat de rollen van beschikken, bewaken, registeren, controleren en uitvoeren zowel in het proces als in de te gebruiken systemen gescheiden zijn. Legt de gegevens vast in een autorisatiematrix om zo in een oogopslag te zien of de rollen en taken juist zijn geschieden of dat onderbouwd hiervan wordt afgeweken. - Wanneer een rol uitvalt is het belangrijk de functiescheiding te blijven bewaken. Vooral bij kwetsbare functies/ solo posities moet hier op worden ingespeeld. Denk hier ook aan een adequate inrichting bij vervanging voor ziekte en verlof.

Hierbij is van belang dat de controle technische functiescheiding in stand blijft met de vervanger.

8. Borging Proceseigenaren zijn de spil. De proceseigenaar zal samen met de procesbeheerder het proces optimaal moeten houden in opzet, bestaan en werking. De proceseigenaar stelt kaders en doelen voor een proces, stelt de procesinrichting vast en beschikt over de middelen. De proceseigenaar stelt processen vast en neemt bijsturingsmaatregelen. De proceseigenaar is er verantwoordelijk voor dat een proces goed loopt, doelen gerealiseerd worden en er in het proces de juiste middelen beschikbaar komen om de resultaten te kunnen leveren.

9

De proceseigenaar is er verantwoordelijk voor dat er procesverbeteringen en procesinnovaties plaatsvinden. De procesbeheerder is de feitelijke inrichter van een proces op basis van de gestelde doelen en binnen de beschikbare middelen, eisen, kaders, randvoorwaarden en beschikbaar gestelde middelen. Het aansturen van de dagelijkse uitvoering, het bespreekbaar maken van risico’s en frauderisico’s is een samenspel tussen proceseigenaar en procesbeheerder met de uitvoerend medewerkers. Het bespreekbaar maken van mogelijkheden, risico’s en maatregelen zal in elk team regelmatig aan de orde moeten zijn.

9. Besluitvorming Het is verstandig de frauderisicoanalyse te bespreken met de accountant. Het stuk moet daarna besproken worden met de directie. Het is belangrijk commitment te hebben van de directie en colleges om de frauderisicoanalyse uit te voeren. Daarna is het creëren van draagvlak bij managers en teamleiders van belang. Risico’s in algemene zin moeten herkend en erkend worden en het open gesprek moet hierover gevoerd kunnen worden. Risico’s en ook frauderisico’s kunnen onderdeel van elk gesprek zijn, in werkoverleggen terugkomen in de vorm van dilemma’s of , het dagelijks bestuur en de colleges.

10.Monitoring en verantwoording Jaarlijks, in te voeren vanaf het controlejaar 2023, zal het onderwerp opgenomen worden in de startgesprekken die met de lijnafdelingen worden gevoerd. Managers en teamleiders worden zo als proceseigenaren en procesbeheerders nader met het onderwerp bekend/ vertrouwd gemaakt. De startgesprekken worden vastgelegd in een vooraf opgesteld format en ter kennisgeving aangeboden aan de managers en teamleiders. De bevindingen en aanbevelingen op procesniveau komen na de interne controle en de VIC steeds terug in de gesprekken met de managers en teamleiders en in de verslagen aan de directie of het college. Op basis van vooraf vastgestelde periodiciteit worden steekproeven uitgevoerd op de processen. De uitkomsten van de interne controles en de verbijzonderde interne controles worden gerapporteerd. De bespreking van de uitkomsten zal plaatsvinden met de teamleiders (en waar nodig met de managers), tijdens die gesprekken zal het thema frauderisico’s wederom ter tafel komen. In oktober/ november 2023 wordt een verslag opgesteld over de controles waarin het thema frauderisico’s wordt meegenomen. Dit verslag is tevens input voor de interim control van de accountant.

10

Bijlage 1

11

Bijlage 2 Fraude- en integriteitsrisico’s BAR organisatie Proces 1 Algemene Uitkering Gemeentefonds

2 BTW compensatiefonds

VPB

3 Grafrechten

Betreft Ministerie BZK stuurt (minimaal) 3x per jaar een circulaire m.b.t. mutaties uitkeringen gemeentefonds. Daarnaast worden regelmatig overzichten per gemeente verstrekt. Intern worden (tussen)rapportages opgesteld waarin de financiële gevolgen van de circulaires zijn verwerkt. Begrotingsfonds waaruit gemeenten en provincies worden gecompenseerd voor een belangrijk deel van de door hen betaalde omzetbelasting (btw).

Fraude- integriteitsrisico's

Beïnvloeden van indicatoren die IC op indicatoren (zowel inhoud de hoogte van de uitkering als procedure): bepalen. • Financiën is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de indicatoren. • Concerncontrol voert steekproeven uit (actie: opstellen checklist). • Proces van controle is geborgd in de VIC. Onrechtmatige fiscale constructies, danwel het niet juist, tijdig en/of volledig doen van aangiften.

De wetgever beoogt om Beïnvloeden van de cijfersextra belasting te heffen op drukken van de winst. ondernemen. De vennootschapsbelasting is een belasting over de belastbare winst in een boekjaar. Het uitvoeren van de Onjuiste aanslag grafrechten, heffing en invordering van bijv. als gevolg van het graf- en begraafrechten onjuist/niet registreren van ’begrafenisproducten’.

4 Grondexploitaties

Het uitvoeren van een grondaankoop door de gemeente. (plus ingebruikname/exploitatie)

5 Heffingen – (SVHW)

OZB, afvalstoffenheffing, rioolheffing, hondenbelasting, reinigingsrechten

Beheersmaatregelen

Risico’s o.a. bij onderhandelingen en aanbesteding. Risico van witwassen gelden bij verkoop van gronden. Heffing en invordering is uitbesteed. (verantwoording middels accountantsverslag)

Afstemmen mengpercentage met de fiscus is een doorlopend proces. • Inrichten Taks Control Framework (TCF: intern fiscaal controlesysteem). Heeft de aandacht nog nodig. • Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (is breder dan BTW compensatiefonds). • Regelmatige afstemming met belastinginspecteur. • Kennis up-to-date bij betrokken medewerkers! • (Tone at the top) Gesprekken DHT met de belastingdienst. IC op indicatoren (zowel inhoud als proces): • Zie uitgebreide fiscale kalender met controle punten. • Proces van controle is vanaf 2023 geborgd in de VIC. • Controle sub- versus hoofdadministratie plus steekproeven. • Tarieven invoeren middels vier ogenprincipe (combinatie van vakafdeling/financiën). • Geborgd in de VIC. • Geborgd in de VIC. • Geborgd in de Bibob. •

•

• •

Verantwoordelijkheid voor voldoende beheersmaatregelen ligt bij opdrachtnemer. Geen frauderisico; aanslagregeling buiten eigen organisatie.

12

Proces 6 Huren/overige inkomsten

7 Inkoop en aanbesteding (incl. inhuur)

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Verhuur diverse sport/culturele accommodaties.

Risico op oneigenlijke verhuur. 'Vergeten' verhuringen (geen contract). Illegaal doorverhuren. Onvolledige registratie van het vastgoed. In 2018 is de nieuwe afdeling Vastgoedbeheer ontstaan. Taken van verschillende afdelingen zijn bijeen gebracht. Het behandelen van de a) Belangenverstrengeling inkoop van producten en b) Privé inkopen diensten. c) Eigen Het integer omgaan met bevoordeling/zelfverrijking informatie van inscrhijvers. d) Bewust afwijken van EU aanbestedingsregels, bijv. door het versnipperen van opdrachten. e) Bewust afwijken van lokale regelgeving

8 Kosten/facturen

Het behandelen van facturen van crediteuren.

9 Leerlingenvervoer

Het beoordelen van een aanvraag voor leerlingenvervoer

a) b)

d) e) a) b) c)

11 Spookfacturen

12 Prestatielevering

Naam – nummer controle IBAN Het vaststellen dat bankrekeningnummer en naam crediteur overeenkomen. Het vaststellen van feitelijke levering van dienst/ product op basis van gemaakte afspraken.

•

• •

•

• Voldoende geborgd in checklist. • Verwijderen van een factuur.

c)

10 Leges KCC/ afhandeling contant geld

Beheersmaatregelen

Oneigenlijk toekennen van a) leerlingenvervoer. Onjuiste (of geen) eigen bijdragen. Onjuiste tarifering b) vervoerbedrijven. Onjuiste doelgroepen op factuur van c) leerlingenvervoer. Oneigenlijk vervoer van kinderen buiten de doelgroep. Onvoldoende scheiding a) tussen invoeren en controleren. Toepassen van onjuiste b) tarieven. Ontvreemden kasgelden.

Onverschuldige betaling van facturen

Onbevoegd betalen van facturen. Onjuiste betaling van facturen. Onjuiste en onvolledige levering van diensten/ producten.

Leegstandscontrole, functiescheiding verhuur/facturatie, verbandscontroles verhuurbare locaties en ontvangen huuropbrengsten, contractbeheer. Geborgd in de VIC. a), b) en c) Interne procedures zijn aanwezig, bekend bij betrokkenen en worden nageleefd (checklist aanwezig, maar het is de vraag of deze volledig is en ook wordt toegepast). Steekproefsgewijze controle. Integrale controle via crediteurenscan is geborgd in de VIC. Geborgd in de VIC. De factuurafhandeling is volledig geborgd in de VIC. Aandacht moet er zijn voor de mogelijkheid facturen te verwijderen zonder dat dit duidelijk wordt gelogd. Functiescheiding behandelaar en degene die autoriseert is niet aan de orde nu hier sprake is van zelfbeslissers. Verbandscontroles worden onvoldoende tot niet uitgevoerd. Matchen van systemen vervoerder en gemeente is onzeker/ ontbreekt.

Functiescheiding is voldoende aanwezig (check door Concerncontrol) Controle op juistheid in rekening gebrachte tarieven via vastlegging systeem (constanten) en is onderdeel van checklist. c) Kasprocedure is aanwezig. Steekproefsgewijze interne controle op juiste naam-nummer combinatie. Geborgd in de VIC. Regeling budgethouderschap Spelregels prestatielevering Instructies op bar-plaza Geborgd in de VIC

13

Proces

13 Omgevingsvergunningen

Betreft Werken conform het mandaatbesluit. Het beoordelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning.

14 Poortwachter WWB Het beoordelen van een en aanvragen overige uitkeringen WWB- en aanvraag overige uitkeringen via de gemeente. 15 Salarissen/lonen

Betalingen van lonen, salarissen en declaraties en het verwerken van mutaties.

16 Detacheringen

Het proces van detachering van personeel.

17 Schulddienstverlening

Het verkrijgen van inzicht in de financiële situatie van de cliënt teneinde te beoordelen of een hulpverleningstraject gestart moet worden. Het beoordelen van een aanvraag om subsidie. Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Betreft beheer van de waarde documenten. Het beoordelen van een aanvraag voor een voorziening in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

18 Subsidies 19 Treasury

20 Voorraadbeheer bij Burgerzaken 21 WMO

Fraude- integriteitsrisico's

Beheersmaatregelen

a)

Onjuiste berekening a) Voldoende geborgd in IC. tarieven. b) Voldoende geborgd in IC. b) Onbevoegd innen van c) Opnemen in checklist. leges. • Geborgd in de VIC. c) Onterecht verstrekken van vergunning. a) Oneigenlijke toekennen of Voldoende geborgd in IC (o.a. afwijzen van een aanvraag. checklist). b) Misbruik van geldende Geborgd in de VIC. regelingen. c) Onjuist of niet handhaven. a) In de personeels- en • Voldoende geborgd in IC (o.a. salarisadministratie zijn checklist). personen opgenomen die • Geborgd in de VIC. niet in dienst zijn. b) Personeelsleden krijgen een hogere beloning en/of hogere (variabele) emolumenten dan waar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben. c) Niet-gemaakte kosten worden gedeclareerd en/of privé-uitgaven worden gedeclareerd. a) Het buiten het proces om • Proces is gedigitaliseerd en in medewerkers detacheren. Youforce verankerd. b) Onjuiste berekenen van de • Geborgd in de VIC. detacheringsvergoeding. c) Buiten het systeem om innen van de vergoeding. Misbruik van de geldende • Voldoende geborgd in IC. regeling. • Geborgd in de VIC. (frauderisico ligt bij alle betrokken partijen) Oneigenlijk toekennen van subsidies. Oneigenlijke financiële transacties.

• • • •

Onttrekking documenten. Oneigenlijke toekenning en/of uitbetaling van WMO gelden.

Voldoende geborgd in IC. Geborgd in de VIC. Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). Geborgd in de VIC.

Is volledig geborgd zoals opgenomen bij nummer 11. • Voldoende geborgd in IC (o.a. checklist). • Geborgd in de VIC

14

Proces 22 Wijkteams

Betreft

Fraude- integriteitsrisico's

Dicht bij de burger tegen zo Onvoldoende oog voor de laag mogelijke kosten hulp hulpvraag van de burger. en ondersteuning bieden Ondoorzichtige waar het moet. ketensamenwerking.

Beheersmaatregelen •

•

•

23 Toezicht en handhaving

24 Jeugdhulpverlening

De lokale overheid heeft Ambtenaren die zich met deze • belangrijke en unieke taken processen bezighouden, kunnen op het terrein van toezicht, in de verleiding komen om controle, inspectie, samen te spannen met opsporing. De opzet en belanghebbende burgers en/of uitvoering van deze taken bedrijven, maar zij zijn ook raakt burgers en bedrijven kwetsbaar voor intimidatie of en er kunnen grote beïnvloeding. belangen op het spel staan. Ondoorzichtige ketensamenwerking. Alle jeugd krijgt de Ondoorzichtige • ondersteuning die ketensamenwerking. noodzakelijk is. • •