15. 2023-030442 Raadsvoorstel Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.pdf

Voorstel Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.

College van burgemeester en wethouders 7 november 2023

Portefeuillehouder Mario Bianchi E-mailadres opsteller: r.v.d.stoel@bar-organisatie.nl

Geadviseerd besluit 1. Het Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard vast te stellen. 2. De Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard vast te stellen. 3. Het Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard vast te stellen. 4. De Controleverordening 2023 Albrandswaard vast te stellen.

Zaaknummer 2023-030442

Openbaar

Raadsvoorstel Inleiding Rechtmatigheidsverantwoording door college Albrandswaard. Met de wettelijke invoering van rechtmatigheidsverantwoording (hierna RMV) moeten colleges van gemeenten, provincies én dagelijks besturen van gemeenschappelijke regelingen per 1-1-2023 zélf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen over het boekjaar 2023. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college of dagelijks bestuur niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf. Voor een juiste uitvoering en implementatie van deze Wet, dienen jaarlijks een aantal nota's, controleplannen en kaders (controleverordening) te worden vastgesteld; te weten: 1. Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Het college is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en geeft via de gemeentecontroller opdracht aan de Bedrijfsvoeringspartner om jaarlijks een controleplan voor Albrandswaard op te stellen. De inhoudelijke werkzaamheden worden door de Bedrijfsvoeringspartner uitgevoerd en halfjaarlijks gerapporteerd.

In het VIC-plan 2023 worden op basis van de vooraf opgestelde uitgangspunten zoals financiële omvang, risicovol of gebleken onrechtmatigheden in het verleden, 15 processen gedefinieerd voor Albrandswaard ter controle. In de auditcommissie wordt dit controleplan gepresenteerd en kunnen door de raad extra punten meegegeven worden ter controle/analyse. Voorheen deed de accountant dit. Deze zullen dan worden meegenomen in een aangepaste versie van dit controleplan. 2. Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Dit betreft de halfjaarlijkse rapportage van het VIC plan die voortaan door de raad dient te worden vastgesteld na gepresenteerd en besproken te zijn in de auditcommissie. 3. Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. Alle regels, normen en kaders waaraan getoetst gaat worden dient verplicht voorafgaand aan het controlejaar voortaan door de raad te worden vastgesteld, ook weer na presentatie en bespreking in de auditcommissie. 4. Controleverordening 2023 Albrandswaard => Vaststelling door de raad. In de verordening worden alle afspraken tussen college/raad/accountant vastgelegd en na bespreking in de auditcommissie vastgesteld. 5. Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2024 Albrandswaard => Vaststelling door het college, informatie aan de raad.

Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude en stelt een frauderisicoanalyse op. Concerncontrol heeft als taak de jaarlijkse actualisatie in opdracht van de gemeentecontroller te coördineren. Het is belangrijk dat het onderwerp frauderisico en integriteit periodiek op de agenda staat en niet alleen onderwerp is van gesprek van het bestuur, directie en management maar ook tussen leidinggevende en medewerker en medewerkers onderling. De frauderisicoanalyse is vanaf 2023 vast onderdeel van het controleplan Verbijzonderde Interne Controle. In de halfjaarlijkse rapportages komen de bevindingen op dit onderwerp terug als vast onderdeel. 6. Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 Albrandswaard => Vaststelling door het college, informatie aan de raad. De nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik geeft invulling aan artikel 11 lid 2 van de Financiële Regeling van de Bedrijfsvoeringspartner. De nota is een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand (gemeente)beleid. De uitwerking van het beleid ten aanzien van voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt plaats in de specifieke regelingen en bijbehorende verordeningen en processen. Algemeen: Belangrijke ‘checks’ moeten met de bouw van onze eigen organisatie per 1-1-2024 worden geïmplementeerd in de dagelijkse uitvoering en het managen en monitoren daarvan.

In control termen praten we dan over de Interne Controle binnen de eerste en tweede lijn. Dit betekent dat ons management verantwoordelijk is voor de uitvoering van een gedegen Interne Controle en deze gaat rapporteren aan Concerncontrol. Concerncontrol toetst periodiek met de VIC in de derde lijn, de opzet,

2/5

het bestaan en de werking van alle interne beheersmaatregelen ter voorkoming van onrechtmatig handelen. en rapporteert dit halfjaarlijks aan college én raad. Beoogd effect Voor een correcte invoering van de Wet rechtmatigheidsverantwoording alle benodigde en verplichte documenten opstellen en tijdig laten vaststellen door het juiste gremium. Argumenten 1-6.1 Voor een correcte invoering van de nieuwe Wet Rechtmatigheidsverantwoording zijn deze nota's, plannen en verordening verplicht om op te stellen en door college en raad te laten vaststellen. Overleg gevoerd met De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording via de opgerichte werkgroep besproken met de (gemeente) controller(s) en manager Financiën. De portefeuillehouders zijn meegenomen in de veranderingen die de Rechtmatigheidsverantwoording met zich meebrengt. Tijdens de startgesprekken voor de Verbijzonderde Interne Controle zijn proceseigenaren en procesbeheerders geïnformeerd. Kanttekeningen 1-6.1 Als de noodzakelijke veranderingen in planning, rollen, taken en verantwoordelijkheden van medewerkers en bestuurders onvoldoende aandacht krijgen, zal het opstellen van een Rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening onvoldoende van kwaliteit zijn of niet tijdig gebeuren. Het is zaak om tijdens het bouwen van onze nieuwe organisatie alle knelpunten te inventariseren en op te pakken.

Alleen met die volle aandacht gaat het lukken om de verantwoordelijkheid voor de Rechtmatigheidsverantwoording ook via de gemeentecontroller bij het college neer te kunnen leggen. De Rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De jaarrekening inclusief de Rechtmatigheidsverantwoording wordt in concept vastgesteld voor aanbieding aan de accountant. De accountant toetst de jaarrekening inclusief de Rechtmatigheidsverantwoording op het getrouwe beeld. Dat kan alleen als de P&C-planning zo wordt opgezet en stringent wordt aangehouden. 1-6.2 De Rechtmatigheidsverandering is niet alleen een toevoeging aan de jaarrekening, maar geeft ook veranderingen in de verantwoordelijkheden van het college en de gemeentecontroller. Naast wijzigingen in de verantwoordelijkheden zijn er ook aanpassingen nodig in termijnen, besluitvormingstrajecten, wijze van rapporteren etc. Hier moet de nieuwe organisatie op worden ingericht. Uitvoering/vervolgstappen Gedurende het gehele jaar 2024 dient er gewerkt te worden aan de (verdere) invoering van de voorwaarden en verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor is ook een nieuwe/geactualiseerde visie op control en een statuut gemeentecontroller nodig welke in het 1e kwartaal 2024 ter vaststelling aan u wordt aangeboden. Financiën Vooralsnog zijn er geen financiële consequenties in 2023.

Mogelijke financiële consequenties worden bij de opbouw van onze nieuwe organisatie in 2024 duidelijk. Inclusiviteitstoets Niet van toepassing. Communicatie/participatie na besluitvorming Na vaststelling zullen we de accountant formeel op de hoogte stellen en alle documenten toezenden.

Bijlagen 1. Control jaarplan VIC 2024 Albrandswaard.docx 2. Rapportage VIC 1e half jaar 2023 Albrandswaard.pdf 3. Controleverordening 2023 Albrandswaard.docx

3/5

4. Normenkader 2024 Albrandswaard.pdf 5. Nota Risicoanalyse, Fraude en Integriteit 2024 Albrandswaard.docx 6. Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2024 Albrandswaard.docx

4/5

CONCEPT RAADSBESLUIT Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording 2024 Albrandswaard, vaststelling alle benodigde en verplichte documenten.

Zaaknummer:

De raad van de gemeente Albrandswaard, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders op 7 november 2023, gelet op Met ingang van het boekjaar 2023 is de nieuwe wetgeving op de Rechtmatigheidsverantwoording van kracht. overwegende, dat Geen andere dan geadviseerd in dit voorstel.

BESLUIT: 1. Het Plan Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 2024 Albrandswaard vast te stellen.

2. De Rapportage 1e halfjaar 2023 VIC Albrandswaard vast te stellen.

3. Het Normen- en toetsingskader 2024 Albrandswaard vast te stellen.

4. De Controleverordening 2023 Albrandswaard vast te stellen.

5/5

Gemeente Albrandswaard

Control jaarplan VIC 2024 Fiscale, proces en rechtmatigheid control

Team Control / Bedrijfsvoeringspartner Oktober 2023

Samenvatting en leeswijzer Voor u ligt het control jaarplan 2024. Het uiteindelijke doel van de (verbijzonderde) interne controle is het vaststellen van het financieel rechtmatig handelen binnen de organisatie. Hierbij is onderscheid te maken tussen de financiële- en niet-financiële rechtmatigheid. De (V)IC moet mede leiden tot het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur als onderdeel van de jaarrekening 2024. De accountant geeft hierover een getrouwheidsoordeel. We zetten een belangrijke stap in het beheer van risico’s en het behalen van doelen door dat we onze processen controleren en werken volgens het “3-lines” model. Met het steeds verder in kaart brengen van de AO/IC en het verder uitrollen van risicomanagement worden de belangrijkste risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen steeds beter in inzichtelijk gemaakt. Tegen deze achtergrond kunnen de controles dan ook steeds beter binnen het primair proces gericht worden uitgevoerd. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording. In hoofdstuk 3 benadrukken we het belang van het beheersen en beheren van processen en de rollen en verantwoordelijkheden die ingericht en benoemd moeten zijn om de rechtmatigheidsverantwoording daadwerkelijk vorm en inhoud te kunnen geven.

Naast de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording proberen wij ook steeds meer aandacht te geven en te vragen voor proces control. Met als ultiem doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Bijkomend voordeel is dat de organisatie over zou kunnen gaan op een efficiëntere interne controle namelijk de procesgerichte controle waar nu nog sprake is van gegevensgerichte controles. Hiervoor wordt aandacht besteed in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 geven wij aandacht aan fiscale control. Naast enkele aandachtspunten van afgelopen jaren met een fiscaal raakvlak besteden wij ook aandacht aan de voortgang van de fiscale kalender. De uitvoering van de financiële rechtmatigheidscontrole, de scoping, vorm van rapportages en de spelregels van de rechtmatigheidsverantwoording zetten we uiteen in hoofdstuk 5. Dit hoofdstuk is ook voor u van belang immers hierin is de mogelijkheid aanvullende wensen mee te geven die u als het algemeen bestuur gecontroleerd wilt zien die de rechtmatigheid raken. Tot slot zijn er in de bijlagen Terminologie 3 Lines Model, het Normen- en toetsingskader 2024 de Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik en de Frauderisicoanalyse.

Controleplan 2024

Pagina 2 van 16

Inhoud 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 4

2.

De Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................................. 5

3.

Proces control ................................................................................................................................. 7 3.1.

Startgesprekken VIC ................................................................................................................ 8

4.

Fiscale control ................................................................................................................................. 9

5.

Rechtmatigheid control ................................................................................................................ 10 5.1.

Materialiteit........................................................................................................................... 10

5.2.

Scoping van transactiestromen ............................................................................................. 10

5.3.

Controle aanpak .................................................................................................................... 12

5.3.1.

Trekken van steekproeven ............................................................................................ 12

5.3.2.

Uitvoering controles ...................................................................................................... 12

5.3.3.

Overzicht uit te voeren VIC’s ......................................................................................... 12

5.3.4.

Hoor en wederhoor ....................................................................................................... 13

5.4.

Rapportage ............................................................................................................................ 13

5.5.

Spelregels .............................................................................................................................. 13

Bijlagen .................................................................................................................................................. 15 1.

Terminologie 3LM...................................................................................................................... 15

2.

Normen- en toetsingskader 2024.............................................................................................. 16

3.

Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik ........................................................................................ 16

4.

Frauderisicoanalyse ................................................................................................................... 16

Controleplan 2024

Pagina 3 van 16

1. Inleiding Verbijzonderde Interne Controle (VIC) in een jaar van het opbouwen van een nieuwe organisatiestructuur. Het belang van interne beheersing is er ook ten tijde van veranderingen. Het niet volledig beheren en beheersen van processen kan leiden tot bewust of onbewust (financieel) onrechtmatig handelen. Nadrukkelijk vragen wij aandacht voor de uitvoering van processen en het beheren en beheersen daarvan. Het college neemt met de vaststelling van dit controleplan 2024 de toets op zich van een aantal financieel omvangrijke processen en geeft een oordeel over de financiële rechtmatigheid daarvan. De uitvoering van VIC staat of valt met de uitvoering van interne controle binnen de lijn. In 2022 en 2023 is reeds zichtbaar dat het op orde hebben en houden van de personele bezetting in de lijn en bij Team Control uitdaging oplevert in het uitvoeren van die taken. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) is een feit. Vanaf het boekjaar 2023 geeft het college in de jaarrekening de verklaring af het gehele boekjaar financieel rechtmatig te hebben gehandeld en laat conform de spelregels de eventuele financiële onrechtmatigheden overzichtelijk zien. Bij de (concept)jaarrekening die wordt vastgesteld is de RMV vanaf nu een vast (lees verplicht) onderdeel. Het doorontwikkelen van het fiscaal horizontaal toezicht is in 2022 door de belastingdienst ingezet.

De gemeente wil aantoonbaar fiscaal in control te zijn. Dit betekent dat vanuit de VIC de fiscale kalender aandacht zal krijgen. Een nieuwe vorm van control op de fiscale aspecten wordt ingericht en verder uitgebouwd. Het controleplan 2024 is gebaseerd op de financieel meest omvangrijke processen, de bevindingen uit voorgaande controles, bevindingen van de accountant in de managementletter en mogelijke speerpunten van de raad.

Controleplan 2024

Pagina 4 van 16

2. De Rechtmatigheidsverantwoording De RMV maakt, zoals eerder al aangegeven, vanaf boekjaar 2023 verplicht onderdeel uit van de jaarrekening (dus niet het jaarverslag). Het college is verplicht, op basis van de artikelen 212 en 213 van de gemeentewet zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het college legt verantwoording af aan de raad over de uitvoering en zorgt voor adequate vastlegging en dossiervorming hiervan. Het college treft maatregelen waardoor de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Bij de rechtmatigheidsverantwoording bestaat een directe relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Er worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium. Aanvaardbaarheidscriterium Leveringscriterium Begrotingscriterium Voorwaardencriterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium

De criteria 1 tot en met 6 zijn criteria die een dubbel karakter kennen dat wil zeggen dat een fout in rechtmatigheid tevens een getrouwheidsfout in de jaarrekening is. Deze fouten komen derhalve ook voort uit de accountantscontrole en zitten daardoor niet primair in de scope van werkzaamheden ten behoeve van de Rechtmatigheidsverantwoording. Deze fouten komen niet terug in de rechtmatigheidsverantwoording en blijken uit het accountantsverslag. De criteria 7 tot en met 9 moeten worden ondervangen door (V)IC. Deze werkzaamheden moeten gebeuren onder coördinatie van de controller en verantwoording van de manager, waarin zich verschillende deelgebieden bevinden die onder verschillende afdelingen vallen. In paragraaf 5.5 zal dit schematisch uitgewerkt worden. Nu de gedeeltelijke ontvlechting een feit is blijft De Bedrijfsvoeringspartner voor de uitvoering van de bedrijfsvoeringprocessen verantwoordelijk in samenwerking met de afzonderlijke gemeenten. Bedrijfsprocessen zijn niet rigoureus te knippen en op te delen. Samenwerking, verbinding en gedeelde verantwoordelijkheid voor de werking van processen blijft bestaan. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de gedeeltelijke ontvlechting zijn hét moment om in samenwerking tussen de gemeente en De Bedrijfsvoeringspartner door te pakken met: • • •

Het verbeteren van de interne beheersing; Het inrichten van een continu leer- en verbeterproces; Het aantoonbaar beheersen en borgen van de interne en externe verantwoording over de rechtmatigheid van uitgaven.

College en management zullen voortdurend aandacht moeten hebben voor risico’s, wat betekent dat zij continu bezig zijn met signaleren, beoordelen, beheersen, voorkomen en beperken van risico’s. Om te borgen dat de uitvoering van processen adequaat verloopt, worden interne beheersmaatregelen uitgevoerd door medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de dagelijkse activiteiten. De eerstelijnscontroles.

Controleplan 2024

Pagina 5 van 16

De tweede lijn ontwerpt, implementeert en beheert systemen voor onder meer informatievoorziening en beheersing van bedrijfsprocessen en ondersteunt en adviseert daarmee de eerste lijn bij het identificeren, bewaken en beheersen van risico’s. Systemen zoals procesbeheersing, planning & control, informatieverwerking, communicatie en rapportage. De interne toetsingswerkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers die in zekere mate objectief oordelen over processen die zij toetsen. De toetsing is ter ondersteuning van de eerste lijn bij het bijsturen van procesvoering, het uitvoeren van evaluaties en het afleggen van verantwoording. De tweedelijnscontroles. De derde lijn is niet verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen en het ontwerpen en implementeren van systemen voor de beheersing van bedrijfsprocessen. De VIC toetst de opzet, bestaan en werking van de systemen en kan zo de spiegel voorhouden aan het management. Een spiegel waarin het oordeel over de effectiviteit van de besturing, het risicomanagement en de interne beheersing wordt getoond. De VIC stopt niet na het voorhouden van de spiegel, maar adviseert over verbeteringen en denkt daarin mee. De derdelijnscontroles. In de bijlage 1 zijn alle termen uitgewerkt zoals die in onderstaande tabel zijn opgenomen.

Figuur 1: Three Lines model (3LM)

Controleplan 2024

Pagina 6 van 16

3. Proces control Procesmanagement staat voor het gestructureerd en periodiek beheren, verbeteren en aanpassen van processen met als doel de organisatie doeltreffend, doelmatig en rechtmatig te laten handelen en te kunnen laten inspelen op veranderingen. Belangrijke voorwaarde is dat elk proces een eigenaar en een beheerder heeft. In 2024 zullen er nieuwe proceseigenaren en nieuwe procesbeheerder zijn die moeten groeien in hun taak en daar ondersteuning bij nodig zullen hebben. Procesmanagement is in opbouw, valt onder de verantwoordelijkheid van team I-advies en de capaciteit is beperkt. Vanuit team Control zal de samenwerking gezocht worden, de komende jaren moet procesmanagement verder ingevoerd worden en er moet borging op komen. Team I-advies ontwikkelt en beheert hiervoor een toolkit met belangrijke uitgangspunten, methoden en technieken. In deze toolkit is tevens duidelijk uitgewerkt welke taak een proceseigenaar en – beheerder heeft en op welke wijze die taak ingericht kan worden. Gelijker tijd hebben we in 2022 en 2023 geconstateerd dat procesmanagement nog onvoldoende leeft. Als gemeente in verandering en in samenwerking met De Bedrijfsvoeringspartner staan we voor de opgave om procesmanagement stapsgewijs verder te ontwikkelen.

Team Control zal aansluiting zoeken bij verschillende proceseigenaren om processen te bespreken en hulp en advies vragen bij team I-advies om processen in kaart te brengen. Team I-advies biedt begeleiding aan de proceseigenaren en –beheerders en haalt mede informatie op uit de terugkoppeling uit de startgesprekken vanuit de VIC om een inschatting te maken over de mate van procesvolwassenheid. Door de procesmanager worden trainingen verzorgd aan proceseigenaren en – beheerders om hun handvaten te geven procesgericht te organiseren. Via startgesprekken bij processen die wij als financieel omvangrijk aanmerken in hoofdstuk Scoping van transactiestromen houden wij vanuit Team Control periodiek de vinger aan de pols hoe de processen ervoor staan en of procesmanagement leeft in de organisatie. Vanuit deze rol proberen we ook steeds te zoeken of processen en interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn ingeregeld om een procesgerichte controle toe te kunnen passen. Tevens signaleren wij waar verbetering mogelijk is en laten wij ons graag uitnodigen om mee te denken en te ontwikkelen onder leiding van de proceseigenaar. De rol van Team Control is hierin tweeledig; aan de voorkant bieden wij begeleiding aan proceseigenaren om procesgericht de interne controle in te richten.

Anderzijds toetsen wij via de VIC of financieel omvangrijke processen een actuele en toereikende procesbeschrijving hebben, maar wellicht nog belangrijker toetsen wij of er ook procesgericht gewerkt wordt. In 2024 zullen wij bevindingen uit de startgesprekken meenemen in onze rapportage. Hierin zullen wij rapporteren of we procesgericht kunnen controleren of niet. Zo niet zullen wij de belangrijkste beperkingen daarvan rapporteren. Het oplossen van deze beperkingen betekent echter niet direct dat een procesgerichte controle mogelijk is en/of de meest efficiënte vorm van controle is.

Controleplan 2024

Pagina 7 van 16

3.1.Startgesprekken VIC Vast onderdeel van elk proces wat in de VIC betrokken wordt is een startgesprek. Dit startgesprek wordt gevoerd met de proceseigenaren en –beheerders. Deze gesprekken kennen een aantal vaste onderdelen namelijk: •

•

• • •

Doornemen van de processen (bij voorkeur aan de hand van processen zoals vastgelegd op iServer). Gespreksonderwerpen zijn: o Zijn er wijzigingen in het proces; o Laat zien dat het proces bestaat zoals besproken en we lopen een dossier door; o Kwaliteit van interne beheersingsmaatregelen; Fraude: o Is de frauderisicoanalyse nog actueel; o Is fraude bespreekbaar op de afdeling; o Zijn er gevallen van fraude geweest in het afgelopen jaar/sinds vorig startgesprek; o Hoe is er monitoring op Misbruik & Oneigenlijk gebruik; Personele wisselingen; Aandachtspunten als gevolg van wijzigingen in wet en regelgeving; Stand van zaken ten aanzien van de inrichting van de nieuwe organisaties.

Controleplan 2024

Pagina 8 van 16

4. Fiscale control In het kader van fiscaal toezicht door de Belastingdienst worden er controles uitgevoerd ten dienste van de fiscus. Hierbij valt te denken aan: • • •

WKR; Dienstauto’s; Facturen.

Ten aanzien van de dienstauto’s is gesteld dat hier meer nadruk op toepassing van de gebruiksregels komt te liggen. Voor het fiscale toezicht is een zogenaamde fiscale kalender opgesteld, hierin worden stappen gezet om te komen tot doorontwikkeling van het horizontaal toezicht en daaraan te voldoen. Met een VIC zullen wij borgen dat deze stappen genomen worden.

Controleplan 2024

Pagina 9 van 16

5. Rechtmatigheid control 5.1.Materialiteit De gehanteerde materialiteit voor fouten ten aanzien van rechtmatigheid is 1% van de lasten. Dit is in lijn met de materialiteit voor getrouwheid welke aan de accountant wordt meegegeven. Door deze twee materialiteiten gelijk te houden zijn er geen complicaties ten aanzien van de getrouwheidsverklaring bij onze rechtmatigheidsverantwoording. Uitgaande van een totale begrotingslast 2024 geeft dat een materialiteit van € 741.518 zijnde 1%. De rapporteringsgrens voor individuele fouten is vastgesteld in de financiële verordening financiële regeling. De materialiteit wordt definitief vastgesteld en gerapporteerd via de rechtmatigheidsverantwoording. Voor onzekerheden willen wij eveneens de verbinding houden met de accountantscontrole. Voor onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid hanteren wij derhalve 3%.

5.2.Scoping van transactiestromen In het kader van de RMV is het van belang beschikbare capaciteit zo in te zetten dat de financieel omvangrijke processen op het aspect van rechtmatigheid met voldoende diepgang wordt gecontroleerd. Om hieraan te kunnen voldoen is een scoping gemaakt in de processen die binnen 2024 plaatsvinden. Deze scoping maken we op basis van de inventarisatie van het normenkader, financiële en kwalitatieve aspecten. Deze aspecten worden hieronder per transactiestroom uitgewerkt.

Controleplan 2024

Pagina 10 van 16

Transactiestroom

Begroting 2024

Factor materialiteit

In VIC betrekken

Lasten Personeel

€ 8.670.000

11,69

Ja

Inkoop goederen en diensten excl. Grondaankopen en excl. VPB

€ 19.005.300

25,63

Ja

Grondaankopen

€-

0

Ja

Sociaal Domein

€ 19.519.300

26,32

Ja

Participatie

€ 7.480.300

10,09

Ja

WMO

4.852.300,00

6,54

Ja

Jeugd

€ 6.471.400

8,73

Ja

Wijkteams

715.300,00

0,96

Subsidieverstrekking en overige bijdragen aan (niet-)overheid w.o. GR excl. Sociaal Domein

€ 17.587.400

23,72

Ja

Rente (rentelasten + toegerekende reële en bespaarde rente)

€ 496.900

0,67

Ja

Afschrijving

€ 3.588.500

4,84

Nee

Mutatie reserves

€ 1.626.300

2,19

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 1.224.400

1,65

Nee

Vennootschapsbelasting

€ 25.200

0,03

Nee

Overige verrekeningen

€ 2.408.500

3,25

Nee

Baten reinigingsrechten en afvalstofheffing

€ 3.943.000

5,91

Nee

Baten rioolheffing

€ 3.224.000

4,83

Nee

Baten OZB gebruikers en eigenaren

€ 7.597.000

11,38

Nee

€-

-

Nee

€ 6.426.000

9,63

€-

-

Nee

Huren en pachten

€ 855.000

1,28

Nee

Sociaal Domein

€ 4.582.000

6,87

Nee

Overige opbrengsten

€ 1.378.000

2,06

Nee

€ 301.000

0,45

Nee

€-

-

Nee

Bouwvergunningen

€ 559.000

0,84

Nee

Algemene uitkering

€ 37.067.000

55,54

Nee

Ontvangen inkomensoverdrachten (excl. algemene uitkering en sociaal domein)

€ 866.000

1,30

Nee

Rente (rentebaten + toegerekende reële en bespaarde rente) + financiële transacties treasury

€ 9.000

0,01

Ja

€ 1.021.000

1,53

Ja

Mutatie voorzieningen

€ 313.000

0,47

Nee

Overige verrekeningen

€ 35.000

0,05

Nee

Baten

Belastingen overig Grondverkopen Duurzame goederen

Secretarieleges burgerzaken Parkeerbelasting

Mutatie reserves

Ja

Investeringen zullen meegenomen worden op basis van realisatie. Echter de omvang is vooraf lastig te begroten, realisatie heeft echter per definitie een materiële impact. Volledigheid wordt bij de selectie op facturen gewaarborgd door te beoordelen of dit geen investeringen zijn.

Controleplan 2024

Pagina 11 van 16

5.3.Controle aanpak 5.3.1. Trekken van steekproeven In overleg met de accountant zullen wij de omvang van de steekproef per ingescoopt proces bepalen. Steekproeven worden deels risicogericht getrokken en deels middels de applicatie die gebruikt wordt om (V)IC te documenteren. Die applicatie kent diverse mogelijkheden om selecties te trekken en te bepalen. De methoden die wij gebruiken naast de risicogerichte selectie, zijn de euro steekproef en de posten steekproef. De euro steekproef is een methode waarin elke verantwoorde euro in de administratie evenveel kans heeft om geselecteerd te worden. De posten steekproef is het afgestemd aantal dossiers dat getrokken wordt binnen een proces. Op basis van de scoping op IV3 worden realisatiecijfers op dezelfde IV3 wijze als lijstwerk uit het financieel pakket gehaald. Dit lijstwerk wordt ingevoerd in de controleapplicatie en op basis van de ingevoerde materialiteit en benodigd aantal selecties wordt de euro steekproef getrokken.

5.3.2. Uitvoering controles De controles zullen wij zo inrichten dat ze voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normen- en toetsingskader. De vastlegging hiervan wordt gedaan in de applicatie die hiervoor door Team Control wordt gebruikt. Vanuit de tweede verdedigingslinie worden selecties vastgelegd en onderbouwd (de feitelijke interne controle in de lijn). VIC voert hierop een onafhankelijke toets uit en borgt de kwaliteit van deze dossiers. Via raadpleegrechten heeft de accountant toegang tot deze applicatie waarop de accountant zijn oordeel ten aanzien van getrouwheid van de jaarrekening kan baseren.

5.3.3. Overzicht uit te voeren VIC’s In het onderstaande overzicht is opgenomen welke processen voor 2024 binnen de VIC zijn opgenomen en met welke frequentie die worden uitgevoerd. Naam proces

Frequentie

Europese aanbestedingen

2 maal per jaar (mei en na afsluiting boekjaar)

Inkoopproces enkelvoudig en meervoudig onderhandse procedures

1 maal per jaar (augustus)

Betalen en facturen inclusief fiscale componenten

4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal

Memoriaalboekingen

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Treasury

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Investeringen (WAA)

2 maal per jaar (juli en na afsluiting boekjaar)

Personeel inclusief fiscale componenten

4 maal per jaar na afloop van elk kwartaal

Subsidieverlening en -vaststelling

1 maal per jaar (augustus)

Grondexploitaties challenge

1 maal per jaar (na afsluiting boekjaar)

Controleplan 2024

Pagina 12 van 16

Grondexploitaties rapportages

4 maal per jaar (per kwartaal)

Sociaal domein Participatiewet

3 maal per jaar (juli, november en na afsluiting boekjaar)

Sociaal domein Wet maatschappelijke ondersteuning

3 maal per jaar (juli, november en na afsluiting boekjaar)

Sociaal domein Jeugdwet/ lokale hulpverlening

3 maal per jaar (juli, november en na afsluiting boekjaar)

5.3.4. Hoor en wederhoor Op elk proces waarover wij rapporteren vindt hoor en wederhoor plaats met de betreffende proceseigenaar. Door het proces van hoor- en wederhoor kunnen onjuiste bevindingen gecorrigeerd worden. Het is echter niet zo dat door hoor- en wederhoor een bevinding wegvalt in onze rapportage. Door de positionering van Team Control zijn wij in staat onafhankelijk bevindingen en conclusies te rapporteren.

5.4.Rapportage Jaarlijks zal er na afloop van het boekjaar een rapportage ten aanzien van rechtmatigheid opgesteld worden waarin de conclusies zijn opgenomen van de controles ten aanzien van rechtmatigheid. Tussentijds brengen wij twee rapportages uit: • •

een halfjaar rapportage uit om over voortgang en eerste bevindingen te informeren. een rapportage over juli tot en met oktober inclusief een terugkoppeling op de bevindingen uit de managementletter van dit boekjaar.

Naast bovenstaande informeren wij ook over het feit of controles op schema liggen. Mocht er aanleiding ontstaan door bevindingen uit de werkzaamheden op de maanden november en december zullen wij zo snel als mogelijk via een daarbij passende wijze informeren. Zo niet dan volstaan wij middels de rapportage via de RMV.

5.5.Spelregels De verantwoordelijkheid voor de rapportage over het rechtmatig handelen ligt bij het voltallig dagelijks bestuur. Om aan deze taak te voldoen is het noodzakelijk binnen elke organisatie een controller te hebben die overkoepelend de relevante delen van de RMV coördineert. In hoofdstuk 2 is reeds benoemd dat de volgende drie aspecten van belang zijn: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium. Schematisch zou het samenspel er als volt uit zien: Wie

Raad

College

Gemeente controller

VIC

Wat Kaders vaststellen RMV Kaders opstellen RMV

Team Control

P&C Fin. advies

X X

Voorstel kaders RMV

X

Controleplan 2024

X

Pagina 13 van 16

Vaststellen van de RMV Opstellen van de RMV

X X

Coördinatie en review

X

Werkzaamheden op begrotingscriterium

X

Werkzaamheden op Voorwaardencriterium

X

Werkzaamheden op M&O

X

Controleplan 2024

X

Pagina 14 van 16

Bijlagen 1. Terminologie 3LM De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de gemeente op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten: de eerste lijn is betrokken bij de operationele kernactiviteiten van de gemeente. Ze zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van efficiënte en effectieve processen terwijl ze rekening houden met risico’s en controles. - Risico-identificatie: dit omvat het herkennen van operationele, financiële, regelgevings- en reputatierisico’s. - Risicobeheersing: het beheersen van de geïdentificeerde risico’s. - Rapportage: de eerste lijn moet regelmatig rapporteren over de status van de risico’s en controles aan hoger management en de tweede verdedigingslinie. De tweede lijn vanuit de gemeente bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie.

Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies: de tweede lijn biedt richtlijnen en advies aan de eerste lijn bij identificeren, beoordelen en beheren van risico’s. Ze helpen bij het interpreteren van beleidsregels en het implementeren van effectieve controles. - Risicobeheersing: het beheersen van geïdentificeerde risico’s door de eerste en tweede lijn. - Risicomonitoring: het analyseren van de effectiviteit van beheersmaatregelen en controleren of de organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving. - Compliance monitoring: de tweede lijn zorgt ervoor dat de organisatie voldoet aan relevante wetten, regelgeving en industrienormen. De kwaliteitsmedewerkers volgen veranderingen in de regelgeving en zorgen ervoor dat de organisatie zich aanpast aan de nieuwe vereisten. - Interne control: de interne controle wordt ingericht door de tweede lijn. De IC zorgt ervoor dat de activiteiten en operaties van de gemeente effectief worden beheerd, de financiële rapportage accuraat is en de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Verbinding tussen alle drie de lijnen: de tweede lijn heeft een coördinerende rol tussen de eerste en derde lijn. Door verbinding te creëren wordt de communicatie en samenwerking tussen de verschillende functies vergemakkelijkt.

De derde lijn bevindt zich niet binnen de gemeente, maar binnen De Bedrijfsvoeringspartner. De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller binnen de gemeente. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken: de derde lijn voert startgesprekken voor processen die mee worden genomen in de Verbijzonderde Interne Controle. Tijdens de startgesprekken worden eventuele veranderingen in het proces besproken en vragen gesteld. Daarnaast worden er afspraken gemaakt over de werkzaamheden voor Interne Controle en de daarop volgende Verbijzonderde Interne Controle.

Controleplan 2024

Pagina 15 van 16

-

Risicobeoordeling: de derde lijn beoordeelt de effectiviteit van het risicobeheersysteem en identificeert eventuele tekortkomingen of gebieden die aandacht vereisen. Ze kunnen nieuwe of opkomende risico's identificeren en aanbevelingen doen voor verbetering. Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle: De derde lijn is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle en rapporteert de bevindingen aan de controller van de gemeente. Advies: de derde lijn geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de eerste en tweede lijn. Rapportage: de derde lijn rapporteert de bevindingen en aanbevelingen aan het controller van de gemeente. Deze rapporten bieden inzicht in de effectiviteit van risicobeheer en interne controle.

2. Normen- en toetsingskader 2024 Dit normen- en toetsingskader wordt separaat aangeboden bij dit stuk.

3. Nota Misbruik & Oneigenlijk gebruik Deze nota wordt separaat aangeboden bij dit stuk.

4. Frauderisicoanalyse Deze frauderisicoanalyse wordt separaat aangeboden bij dit stuk.

Controleplan 2024

Pagina 16 van 16

VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Rapportage van bevindingen eerste half jaar 2023 Albrandswaard

Datum: GreenValley nummer:

13-10-2023

Samenvatting Het eerste boekjaar waarin het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening is een feit. De wet- en regelgeving is hier inmiddels op aangepast. In dit document presenteren wij de uitkomsten van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over het eerste half jaar 2023. Vanuit deze en volgende rapportages kan gewogen worden welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. De bevindingen vanuit de VIC zijn geen nieuwe bevindingen. Juist nu die bevindingen scherp neerzetten kan helpen bij het opbouwen van de nieuwe organisatie waar we op dit moment voor staan. Ten aanzien van VIC plan lopen we in de pas. Tot nu toe zijn er verschillende financiële fouten of onrechtmatigheden gesignaleerd. Proces

Crediteur/ naam

Facturen en betalen

11 facturen waarbij de prestatielevering ontbreekt

WMO

Cliënt XX311:

Financiële rechtmatigheidsfout

Onduidelijkheid

€ 196.879,57

Op grond van artikel 20 lid 2 en 3 van de WMO verordening is formele zorg niet mogelijk bij bloed- en aanverwanten in de 1ste en 2de graad. In overleg met de afdeling zal dit verder onderzocht worden.

Aandacht vragen wij voor:  De noodzaak van het onderbouwen van prestatieleveringen en het alsnog aanleveren daarvan;  De diverse herstelacties die moeten plaatsvinden naar aanleiding van de VIC;  Openstaande vragen waarvan beantwoording noodzakelijk is om te komen tot de juiste afwegingen;  Druk op diverse teams voor de uitvoering van reguliere taken en de interne controle. Denk aan team subsidieverlening en de medewerkers die interne controle verrichten voor o.a. processen Jeugdwet, WMO en Participatiewet;  Het valt op dat WMO meldingen niet altijd binnen 6 weken leiden tot een gesprek met daaruit voortvloeiend een onderzoeksrapport. Daarnaast zien we met regelmaat beschikking afgegeven zonder dat er een getekend onderzoeksrapport van de burger is ontvangen;  Het gebruik van het zaaksysteem. Het komt veel voor dat enkelvoudig onderhandse procedures niet via het zaaksysteem terug te vinden zijn; Externe en interne regelgeving wordt opgesteld om na te leven. Externe regelgeving hebben we vanuit onze organisatie weinig tot geen invloed op in ons dagelijks werk. Interne regelgeving wordt vastgesteld om de dagelijkse werkzaamheden juist, volledig en zoveel als mogelijk eenduidig uit te voeren (maatwerk waar het kan wordt dan goed onderbouwd/ gemotiveerd). Dit betekent dat we interne regels kennen en conform uitvoeren.

We merken dat de toepassing van die interne regels te wensen overlaat. Waar we bijvoorbeeld tekortkomingen zien in de toepassing is bij de volgende interne regelingen:

2

-

-

Mandaatbesluit. De mandaten binnen de BAR-organisatie en de gemeente zijn niet gelijk belegd. Dat zorgt in de dagelijkse praktijk voor verwarring en onjuiste toepassing. Waar een teamleider voor een gemeente een overeenkomst kan tekenen kan een teamleider dat binnen de BAR-organisatie niet. Budgethoudersregeling. Taken van de kredietbeheerder worden in de praktijk onvoldoende toegepast. Er is geconstateerd dat de prestatielevering in veel gevallen niet achter de factuur is opgenomen waar intern beleid dat wel voorschrijft. De werkinstructie voor het gebruik van het zaaksysteem. De archiefwet schrijft ons voor onze stukken vindbaar op te slaan en te bewaren. Het komt nu voor dat medewerkers Concerncontrol aanbieden een zaak alsnog aan te maken. Dat is niet de juiste werkwijze.

Zaken die het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik raken:

-

De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Het beleid met betrekking tot uitvraag bij het IB moet aangepast worden. De vakafdeling geeft aan dit mee te nemen naar 2024 en de opbouw van de nieuwe organisaties.

-

Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen.

-

Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden. De teamleider weet niet of er een werkproces bestaat en geeft aan dat er geen werkinstructie is.

We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn verdergaande analyses uitgevoerd waarbij we tot de conclusie moeten komen dat de organisatie nog onvoldoende procesgericht werkt om nu de gegevensgerichte controles los te kunnen laten. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vakafdelingen. Bij oplevering van dit document voor de interim controle die start op 2 oktober 2023 zijn nog niet alle vragen beantwoord. Dit betekent dat de openstaande dossiers afgehandeld verwerkt moeten zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekeningen van de afzonderlijke entiteiten of zoveel eerder als mogelijk.

3

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 2 1.

Inleiding .......................................................................................................................................... 5 1.1

Zorg en aandacht ..................................................................................................................... 5

2.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ........................................... 6

3.

Processen binnen de VIC ................................................................................................................ 7 EU-aanbestedingen ............................................................................................................................. 7 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen ............................................................................. 8 Facturen en betalen ............................................................................................................................ 8 Memorialen......................................................................................................................................... 9 Treasury .............................................................................................................................................. 9 Investeringen ...................................................................................................................................... 9 Subsidieverlening aanvragen 2023 ................................................................................................... 10 Subsidievaststellingen 2022 ..............................................................................................................

10 Grondexploitaties grondtransacties ................................................................................................. 10 Grondexploitaties challange ............................................................................................................. 10 Participatiewet .................................................................................................................................. 11 Wet maatschappelijke ondersteuning .............................................................................................. 12 Jeugdwet lokale voorzieningen ......................................................................................................... 12

4.

Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik ................................................................................... 13 4.1.

Misbruik & Oneigenlijk gebruik ............................................................................................. 13

4.2.

Fraude.................................................................................................................................... 14

5.

Bijlage 1 - De route naar de rechtmatigheidsverantwoording ..................................................... 16

6.

Bijlage 2 - De 3LM ......................................................................................................................... 17

4

1. Inleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe wetgeving van kracht geworden die de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een feit maakt. Vanaf dit jaar legt het college verantwoording af aan de raad over het (financieel) rechtmatig handelen. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het college zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Ook draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het college op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de scoop van de Verbijzonderde Interne Controle zijn opgenomen en de Controle verordening en Financiële verordening geven de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd.

1.1 Zorg en aandacht De ontvlechting en opbouw van de nieuwe organisatiestructuur hebben zijn weerslag op de uitvoering van interne controles binnen de lijn en daarmee direct effect op de uitvoering van de VIC. We merken dat niet elke proceseigenaar en procesbeheerder nog helder op het netvlies heeft staan wat die rol inhoud en wat er verwacht mag worden als het gaat om het beheren en beheersen van processen. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd even duidelijk belegd. Juist in een tijd van ontvlechten en opbouwen van vier nieuwe entiteiten is aandacht hiervoor nodig en zal in deze rapportage ingegaan worden op de 3LM en de verdeling van de rollen, taken en bevoegdheden binnen de samenwerkende verdedigingslinies.

5

2. De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen Herkennen en erkennen van risico’s en bewust optreden met gepast beheersmaatregelen om gestelde doelen te bereiken. De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn vanuit de gemeente omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles.

De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie. De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert aan de controller. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies - Rapportage In een plaat weergegeven zien de drie verdedigingslinies er als onderstaand uit. Een nadere uitwerking van de taken is opgenomen in bijlage 2.

6

3. Processen binnen de VIC EU-aanbestedingen De EU-scan wordt door team Inkoopadvies uitgevoerd. Tweemaal per jaar vindt die scan plaats. De eerste scan ziet toe op de periode van januari tot en met mei. Per entiteit zijn meerdere crediteuren vanuit de scan opgenomen in de beoordeling vanuit de VIC. De selectiecriteria daarvoor zijn:  Beoordelen van de dossiers die zijn opgenomen in de eindrapportage van team IKA waarbij het oordeel fout/ onzeker is gemaakt (stap 1).  Beoordelen van de looptijd van de contracten en mogelijkheden van verlenging onderzoeken (stap 2).  Filteren op crediteuren > € 200.000 die door team IKA als niet aanbestedingsplichtig zijn aangemerkt en waarop wel kosten zijn geboekt in 2023 (stap 3).  Uitgaven alleen in 2023 uitfilteren waarop de inkoper niet heeft beoordeeld (stap 4).  Steekproef over de gehele massa van 5 dossiers, die door team IKA als goed beoordeeld zijn (stap 5). Albrandswaard Er zijn op basis van de bovenstaande criteria 19 crediteuren geselecteerd en beoordeeld. Er zijn geen bevindingen die de financiële rechtmatigheid raken. Dossier 1796, Abel Grand Café Restaurant BV: Er worden in de periode van 5-4-2022 tot en met 306-2023 kosten geboekt voor “maaltijdverzorging Noodopvang Oekraïne” tot een bedrag van

7

€ 181.545,04. De vakafdeling geeft aan deze kosten niet langer te maken per 1-7-2023. De kosten worden enkelvoudig onderhands gemaakt voor een langere periode. Deze is niet opgenomen in de samenvatting omdat dit enkel een juridische fout is. Bevinding: - Een periode van 3 tot 6 maanden in het kader van onverwijlde spoed is redelijk. In die periode kan een meervoudig onderhandse procedure gestart worden conform het inkoop beleid. Dit is niet gebeurd.

Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen Er zijn voor elke entiteit 10 dossiers in de steekproef opgenomen van crediteuren die vanaf 2023 facturen versturen. De volgende beoordelingscriteria zijn gehanteerd:  Is vastgesteld dat het rechtmatig om (mogelijk meerdere) EVO of MVO procedure(s) gaat;  Is vastgesteld dat de procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen;  Is vastgesteld dat er een ondertekende overeenkomst is en dat die door de juist gemandateerde is ondertekend. Bevindingen uit deze controle zijn enkel juridisch van aard en stromen dus niet door in de samenvatting van financiële rechtmatigheidsfouten. Albrandswaard Dossier 5840 David van Schie party rental:

Dossier 5701 Licht BV: Dossier 5865 Pinkerton Investigations BV:

Geen dossier in GreenValley aangemaakt, geen offertes opgevraagd, geen opdrachtverstrekking overgelegd. Uitgaven worden als ad hoc aangemerkt in verband met noodopvang Oekraïners. Er is geen zaaktype aangemaakt. Er is geen zaaktype aangemaakt.

Bevindingen: - Met regelmaat wordt geen zaaktype aangemaakt. - Het mandaatbesluit binnen de BAR-organisatie is afwijkend van dat van de gemeenten, waardoor het met regelmaat voorkomt dat teamleiders niet-gemandateerd binnen de BARorganisatie opdrachten verstrekken. - Het ontbreekt bijna in elk dossier aan ingevulde kenmerken in het zaaktype. - Niet in alle gevallen wordt een inkoop-zaaktype gebruikt, maar een aan de inkoop gerelateerde zaak zoals bijvoorbeeld het zaaktype “Gebouwen beheer en onderhoud”.

Facturen en betalen Albrandswaard Op basis van de steekproef zijn voor het eerste half jaar 2023 totaal 28 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld en voor 11 facturen is er een bevinding. Bij alle 11 de facturen ontbreekt de prestatielevering in Key2Financiën, terwijl het factuurbedrag groter is dan €500,00. Het ontbreken van de prestatieverklaring heeft consequenties voor de rechtmatigheid. De 11 facturen zijn: 650605 651182 651352 650734

Wethoudersvereniging VR Rotterdam-Rijnmond Renewi Nederland Permanent brandbeveiliging

€ 3.241,01 € 128.151,70 € 212,92 € 2.119,92

8

650928 651455 653124 651172 652501 651968 651921

Licht B.V. Buurtpreventievereniging Yacht Sweco Nederland BV Rhoonse Comedie Indigo BV Gizon BV

€ 20.184,24 € 3.679,00 € 7.332,00 € 13.087,50 € 3.218,28 € 14.144,00 € 1.509,00 € 196.879,57

Bevinding: - Onduidelijkheid vooralsnog voor 11 facturen vaststellen op € 196.879,57. Definitieve vaststelling volgt na toets op volledigheid ondernomen actie. Actie: - Wij verzoeken de kredietbeheerders/budgethouders alsnog een sluitende prestatielevering aan te leveren.

Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dient kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via K2F en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee accordering vastgelegd, zichtbaar en volgbaar. Albrandswaard Alle in de steekproef vallende memoriaalcorrecties een plausibele oorzaak hebben en met toestemming van de verantwoordelijk budgethouder juist en volledig zijn verwerkt.

Treasury Treasury wordt twee keer per jaar gecontroleerd. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Albrandswaard Voor de gemeente Albrandswaard zijn geen bevindingen. De aangeleverde stukken zijn juist en volledig. In het 1e halfjaar van 2023 zijn geen nieuwe garantstellingen of geldleningen verstrekt. De gemeente Albrandswaard heeft ook geen nieuwe kortlopende of langlopende leningen afgesloten.

Investeringen Investeringen worden twee keer per jaar gecontroleerd. Voor iedere entiteit zijn 4 dossiers in de steekproef opgenomen. Albrandswaard Op basis van de steekproef zijn vier dossiers getrokken binnen de investeringen van Albrandswaard. Deze dossiers zijn beoordeeld en er zijn geen bevindingen te rapporteren.

9

Subsidieverlening aanvragen 2023 Geconstateerd wordt dat het team voor Subsidieverlening en vaststelling onder druk staat. Medio maart 2023 is een fulltime medewerker vertrokken, deze uren worden niet opgevuld tot op heden, ook is er regelmatig uitval in de achtergebleven bezetting. Daarnaast heeft het subsidieteam te maken met een wisselend team van accounthouders/ beleidsmedewerkers waarmee het wegvallen van dossierkennis de voortgang in de werkzaamheden vertraagt. Subsidies 2023 zijn uiterlijk rond 1 september 2022 ingediend. Nu wordt vastgesteld dat de subsidiestaten niet volledig zijn. Het niet in control hebben van het verleningsproces en volledigheid van de subsidiestaten is een zorg. Vaststellingen 2022 zijn niet volledig afgerond en de aanvragen voor 2024 zijn per 1 september al weer binnen. Alle ondergenoemde fouten zijn zowel een financiële rechtmatigheidsfout alsmede een getrouwheidsfout en stromen daardoor niet door in de tabel met enkel financiële rechtmatigheidsfouten. Albrandswaard Gro-Up peuteropvang BV:

Straatfeest Onyxlaan:

Toekenning wijkt af van aanvraag, in beschikking wordt dit niet verklaard. Beschikking wordt in juni 2023 afgegeven. Geen sprake van verdaging. Aanvraag van 5-8-2023 zonder verdaging beschikt op 27-72023 (buiten de afhandelingstermijn). Feitelijke betaling nog niet uitgevoerd d.d. 11-9-2023.

Conclusie: - Het valt op dat er regelmatig geen toepassing wordt gegeven aan de mogelijk de afhandeling te verdagen. Hierdoor worden besluiten niet tijdig genomen op ingediende aanvragen. - In meerdere dossiers komt het voor dat de verlening en de feitelijke uitbetaling niet overeenkomen. Dit is steeds in het nadeel van de aanvrager.

Subsidievaststellingen 2022 Dit proces op de subsidievaststellingen 2022 is nog niet (geheel) in interne controle uitgevoerd. Vaststellingen 2022 of eerdere jaren hebben op dit moment geen prioriteit en worden verdaagd. De bezetting, ziekteverzuim en de inmiddels ingediende aanvragen 2024 verhogen de druk op het team om de vaststellingen op te kunnen pakken.

Grondexploitaties grondtransacties Albrandswaard Er zijn drie grondverkopen geweest (> € 20.000). Twee grondverkopen zijn onderdeel van de grondexploitatie Polder Albrandswaard. Deze transacties zijn voldoende onderbouwd, de prijs bepaling is integraal onderdeel geweest van de grondexploitatie. Eén verkoop is een losse kavel (snippergroen), de transactieprijs is in lijn met Nota Grondprijsbeleid – 2019, welke is ingesteld voor de jaren 2019-2022. Wij adviseren deze nota grondprijsbeleid te actualiseren naar het huidig prijspeil.