13. 276614 Raadsinformatiebrief inzake Verbijzonderde Interne Controle Albrandswaard 2021.pdf

Je kunt dan aangeven de onzekerheid nog bestaat en het onderzoek nog loopt of je geeft aan dat de onzekerheid is weggenomen en je het dossier nu als goed of fout vastlegt. Beschrijving van een fout Hier gaat het om de wat. Bij het constateren van een fout is het van belang dat er direct contact wordt opgenomen met Concerncontrol. Het is van belang dat we met elkaar duidelijkheid hebben over de soort fout die is geconstateerd. Elke een fout heeft effect en dat effect moeten we met elkaar vaststellen. Is het een eenmalige fout? Is het een fout in de inrichting van het systeem? Is het een menselijke fout die bij één medewerker voorkomt of bij meerdere? Dit vastleggen van een fout is best een lastig onderdeel, je moet je volledig op feiten baseren hier. Iets moet aantoonbaar niet kloppen om het fout te rekenen. Het gaat niet om een oordeel over wat je constateert en je zoekt hier ook niet naar een oplossing voor wat je bent tegengekomen. Je geeft heel feitelijk aan wat je constateert en of basis waarvan je dat doet. Jouw eigen gevoel, begrip voor wat je tegen bent gekomen of voor de persoon die het aangaat moet je hier volledig uitschakelen. Het gaat niet om wie de fout maakt, maar wat de fout is. Conclusie per dossier Hier gaat het om de hoe. De beoordeling van je feitelijke vastlegging, je bevinding.

Wat voor soort fout is er geconstateerd en hoe is die ontstaan? Waar kan je zoal aan denken: - Menselijke fout: Het is een medewerker die een inhoudelijke afweging maakt waardoor er een juridische of financiële fout ontstaat. - Systeemfout: Het zijn data welke onjuist zijn ingevoerd, bijvoorbeeld een norm, waardoor de fout ontstaat. Op welke manier werkt deze fout door. Is het een financiële fout, wat is dan de omvang van de fout die je hebt geconstateerd.

Aanbeveling 31

Welke oplossingen zijn er om de fout te herstellen. Vaak is het zo dat een fout hersteld kan worden. Een verkeerde norm in een systeem kan worden aangepast. De omvang van de fout kan vastgesteld worden, er kan inzichtelijk gemaakt worden wat de fout voor de burger betekent. Denk daarbij aan een overweging om na te betalen als de burger is benadeeld, maar ook om te overwegen om eventueel terug te vorderen als er teveel is uitbetaald. Een beleids- of instructiefout is te herstellen door de documenten aan te passen, desgewenst vast te laten stellen en te communiceren met de betrokken medewerkers. Een menselijke fout is te bespreken met de betreffende medewerker.

32