Document · PDF

12. Raadsinformatiebrief 2024-101258 inzake Managementletter 2024.pdf

Gemeenteraad AW 3 februari 2025, gemeente AlbrandswaardBij agendapunt: 5: Ingekomen stukken8.175 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk:

2024-101258

Uw kenmerk:

Contact:

M. Blijenburg

Bijlage(n):

Doorkiesnummer:

0646986396

E-mailadres:

m.blijenburg@albrandswaard.nl

Datum:

17 december 2024

Betreft: Managementletter 2024 van Deloitte

Geachte raadsleden, INLEIDING Bijgaand sturen wij u de Managementletter 2024 van Deloitte ter informatie toe. Deze rapportage volgt uit de jaarlijkse tussentijdse (proces)controle door de accountant en bevat opmerkingen en aandachtspunten in opmaat naar de jaarrekeningcontrole 2024. KERNBOODSCHAP

De accountant geeft een aantal aanbevelingen. De accountant constateert dat een aantal eerder gedane aanbevelingen is komen te vervallen vanwege de ontvlechting. Oude aanbevelingen zijn deels opgepakt. TOELICHTING Dit is de eerste Managementletter die tot stand komt na de ontvlechting. Alle primaire processen worden binnen de eigen organisatie vorm gegeven, de opbouw hiervan verloopt voortvarend en de accountant ziet nu al voldoende interne controle geborgd in processen. De aangegeven verbeterpunten zijn door het management in de opvolgingsdocument opgenomen, welke als bijlage aan de stukken is toegevoegd. Deze lijst is door het college vastgesteld zodat het bestuur van Albrandswaard ook daadwerkelijk in positie is gebracht om aan u als Raad bij de jaarrekening 2024 een Rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen leggen. De grootste geconstateerde rechtmatigheidsrisico’s blijven liggen bij inkoop- en aanbesteding en memoriaalboekingen. Daarnaast geeft de accountant aan het aantrekken van veel nieuw personeel en het hoge percentage inhuur maakt dat veel historische kennis is weggevloeid. Dit brengt risico’s met zich mee op het kader van cultuur. De nieuwe samenwerkingsvorm met De BedrijfsvoeringsPartner vraagt om nieuwe werkafspraken en hieruit volgende procedures en richtlijnen. De accountant stelt vast dat beide partijen hierin nog zoekende zijn.

Heldere verwachtingen en (proces)afspraken zullen opgesteld moeten worden. Voor verdere detail verwijzen wij u graag naar het rapport (bijlage).

Stationsstraat 4 – 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

VERVOLG In de jaarrekening 204 van Albrandswaard zullen de vermelde aandachtpunten zoveel als mogelijk worden verwerkt/ opgelost. Dit betrekt de accountant bij de werkzaamheden en de uiteindelijke oordeelsvorming. BIJLAGEN 1. Managementletter 2024 van Deloitte. 2. Actielijst Managementletter Albrandswaard.

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris de burgemeester,

mr. drs. Florus van der Linden drs. Jolanda de Witte

Managementletter 2024 Gemeente Albrandswaard 20 december 2024

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard Postbus 1000 3160 GA RHOON Onderwerp Managementletter 2024

Geachte leden van de raad, Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2024 van de gemeente Albrandswaard, zijn vastgelegd in het auditplan 2024.

Datum 20 december 2024

Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2024 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Albrandswaard omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Ons kenmerk 2412D52432/JV

Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van B&W en de gemeenteraad van de gemeente Albrandswaard en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Behandeld door drs. R.M.J. van Vugt RA 088 288 1108 RvanVugt@deloitte.nl

Wij hebben deze rapportage reeds met uw organisatie besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter.

B.O. Bikker MSc 088 288 4521 BBikker@deloitte.nl

Deloitte Accountants B.V.

Hoogachtend,

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:

drs. R.M.J. van Vugt RA Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 1108 rvanvugt@deloitte.nl

Bram Bikker MSc Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 4521 bbikker@deloitte.nl

Dennis Edelman MSc Senior Staff Deloitte Accountants B.V. Tel: 088 288 4169 deedelman@deloitte.nl

Managementletter 2024

2412D52432/JV/3

Kernpunten interim-controle

Managementletter 2024

2412D52432/JV/4

Kernpunten interim-controle In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de interim-controle overzichtelijk weergegeven. Deze worden verderop in de managementletter nader toegelicht. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie

Onderwerp

Observatie en/of aanbeveling

Algemeen

1. Start van een nieuwe samenwerkingsvorm

1. Per 1 januari 2024 is de voormalige BAR-organisatie ontvlochten en is er een nieuwe samenwerkingsvorm binnen De BedrijfsvoeringsPartner tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Wij constateren dat de opbouw van deze nieuwe organisatie voortvarend is opgepakt, maar ook nog tot de nodige vraagstukken leidt.

2. Opvolging bevindingen uit voorgaande jaren

2. De opvolging van bevindingen uit voorgaande jaren is relatief beperkt. Tegelijkertijd is het aantal bevindingen uit voorgaande jaren waar wij over rapporteren wel verminderd, als gevolg van het enkel opnemen van voor de gemeente relevante onderdelen. Wij wijzen u erop dat wij in deze managementletter enkel rapporteren over processen van de gemeente. De bevindingen voor De BedrijfsvoeringsPartner zijn opgenomen in de managementletter gericht aan die organisatie.

3. Algemeen beeld interne beheersing

3. Wij concluderen dat de interne beheersing binnen de gemeente Albrandswaard in de basis op orde is.

Bewustwording aanbestedingsplicht

1. Om te borgen dat inkoopcontracten rechtmatig tot stand komen, is het van belang om bewustwording te creëren onder medewerkers ten aanzien de Europese en nationale aanbestedingsrichtlijnen, alsmede het lokale inkoopbeleid.

Uitvoering VIC op spendanalyse

2. Wij constateren dat tot op heden nog geen verbijzonderde interne controle (VIC) is uitgevoerd op naleving van aanbestedingsrichtlijnen. Graag vragen wij uw aandacht voor de tijdige uitvoering hiervan.

Proces aantrekken kasgeldleningen

3. Binnen het treasuryproces is geen sprake van een zichtbaar vier-ogenprincipe voorafgaan aan het aangaan van kortlopende financiering (kasgeldleningen). Wel is sprake van een repressieve controle, welke het risico reduceert. Desondanks adviseren wij u om een preventieve beheersmaatregel te implementeren.

Frauderisicomanagement

4. De gemeente beschikt over een recente frauderisicoanalyse. Wij vragen uw aandacht voor het periodiek bespreken, actualiseren en vaststellen van de frauderisicoanalyse.

Interne beheersing

Rechtmatigheids- 1. Interne controle verantwoording 2. Totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording

1. Wij hebben kennis genomen van het control jaarplan VIC 2024 en de uitgevoerde verbijzonderde interne controle over het eerste halfjaar. Wij constateren dat de scope van de VIC aansluit op onze scope ten aanzien van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording. 2. De eerste controle van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 is relatief soepel verlopen. Desondanks wijzen wij u op het belang van de tijdige afronding van de rechtmatigheidsverantwoording en gedegen onderbouwende dossiervorming.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/5

Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle

Managementletter 2024

2412D52432/JV/6

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Nieuwe organisatie

Per 1 januari 2024 is de voormalige BAR-organisatie ontvlochten. De ontvlechting van de (voormalige) BAR-organisatie is voortvarend opgepakt door de gemeente. Hoewel het eerste deel van 2024 grotendeels nog in het teken stond van de afwikkeling van (lopende) zaken uit 2023, is het gelukt om tegelijkertijd de gemeente (verder) op- en uit te bouwen. Wij constateren echter ook dat 2024 een uitdagend jaar is (geweest) voor de nieuwe organisatie. Het werven van veel nieuwe medewerkers en het hoge percentage aan inhuurmedewerkers maken dat veel historische kennis is weggevloeid. Ook brengt dit risico’s met zich mee op het kader van cultuur. Om hier op in te spelen heeft de organisatie een duidelijk personeelshandboek opgesteld, zodat nieuwe medewerkers weten wat van hen wordt verwacht. Het doel is om geen angstcultuur te creëren, maar om wel duidelijk te zijn wat niet kan. Een goede tone-at-the-top is hierin belangrijk. Naast personeel zijn ook een aantal andere processen meer in beheer gekomen van de gemeente, zoals het sociaal domein en de subsidieverstrekkingen. Voor de opzet van deze processen is veelal dezelfde inrichting gekozen als dat deze was bij de voormalige BAR-organisatie. De gemeente heeft als streven deze processen volledig eigen te maken en verder door te ontwikkelen.

Samenwerkingen

Een nieuwe samenwerkingsvorm vraagt ook om nieuwe werkafspraken en hieruit volgende procedures en richtlijnen. Tijdens onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente, samen met De BedrijfsvoeringsPartner, hierin nog zoekende is. Niet voor alle processen is namelijk sprake van een eenduidige ‘knip’ tussen de gemeente als verantwoordelijke partij en De BedrijfsvoeringsPartner als uitvoerende c.q. ondersteunende partij. In deze managementletter richten wij ons specifiek op de processen binnen de gemeente. In algemene zin willen wij u echter meegeven dat het belangrijk is om heldere verwachtingen en (proces)afspraken te formaliseren tussen de gemeente en De BedrijfsvoeringsPartner. Hierin is het belangrijk om duidelijk te omschrijven welke organisatie waarvoor verantwoordelijk is. Onlangs is besloten om de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Ridderkerk na 1 januari 2025 niet te verlengen. Het personeel, dat bij de gemeente Ridderkerk in dienst is en werkzaamheden verricht voor de gemeente Albrandswaard, zal in dienst komen van de gemeente Albrandswaard.

Interim-controle

Wij hebben tijdens onze interim-controle 2024 geen significante tekortkomingen geconstateerd in de door ons beoordeelde financiële processen. Hierbij focussen wij op de voor de jaarrekening relevante processen, zoals inkopen en aanbestedingen, lonen en salarissen, en het sociaal domein. Omdat wij nog niet kunnen steunen op de geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen of vanuit efficiencyoverwegingen verrichten wij gegevensgerichte detailcontroles en cijferanalyses. De grootste inherente risico’s zitten in het proces van memoriaalboekingen. Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Met memoriaalboekingen kunnen de reguliere interne beheersingsmaatregelen in andere processen door het management worden doorbroken. Deze boekingen krijgen daarom van ons extra aandacht tijdens de controle. Wij zullen voor 2024 een gegevensgerichte controle op de memoriaalboekingen uitvoeren. Wij maken daarbij gebruik van een data-analysetool die boekingen met frauduleuze kenmerken signaleert. De gesignaleerde boekingen zullen door ons in detail worden onderzocht.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/7

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Bewustwording aanbestedingsplicht

Het personeelsbestand van de gemeente bestaat voor een groot deel uit nieuw en (relatief) onervaren personeel. De bevoegdheid tot inkopen ligt bij een tal van functionarissen binnen de organisatie, afhankelijk van hun functie in relatie tot de vastgestelde mandaatregeling. Deze functionarissen beschikken echter niet per definitie over de juiste kennis en kunde ten aanzien van de aanbestedingsrichtlijnen en het lokale inkoopbeleid. Om hierop in te spelen is binnen het cluster Financiën & Rechtmatigheid, binnen De BedrijfsvoeringsPartner, een afdeling Inkoopadvies aanwezig. Deze afdeling ondersteunt bij de inkopen van de gemeente Albrandswaard. Wij constateren dat als gevolg van de vele personele wisselingen, nog niet alle medewerkers met inkoopbevoegdheid zich bewust zijn van (mogelijke) aanbestedingsplicht en het interne proces waarbij de afdeling inkoopadvies wordt ingeschakeld. Het inschakelen van inkoopadvies vindt plaats middels een ticketsysteem, wat niet afgedwongen wordt in het inkoopproces. Daardoor ontstaat het risico dat de afdeling inkoopadvies gepasseerd wordt en nieuwe (onrechtmatige) inkoopcontracten pas achteraf bij de periodieke spendanalyse gesignaleerd worden. Wij adviseren u in dit kader om te investeren in de bewustwording rond aanbestedingsplicht en te onderzoeken is of het mogelijk is om af te dwingen dat inkoopadvies wordt ingeschakeld.

Uitvoering VIC op Ter monitoring van bestedingen per inkooprelatie en de rechtmatigheid van de lasten, in relatie tot het gekozen aanbestedingstraject, voert de afdeling inkoopadvies van De naleving BedrijfsvoeringsPartner twee maal per jaar een spendanalyse uit (tot en met augustus en over heel het boekjaar). Ten tijde van onze interim-controle blijkt dat nog geen sprake is geweest aanbestedingsrichtlijnen van een verbijzonderde interne controle (VIC) op de door afdeling inkoopadvies uitgevoerde analyse. Om het risico op onrechtmatige inkoopcontracten te beperken is de tijdigheid van de controle hierop cruciaal, aangezien de signalerende functie hiervan noodzakelijk is om in een vroeg stadium onrechtmatige contracten of opdrachten stop te kunnen zetten. De VIC op de uitgevoerde spendanalyse is daarnaast een belangrijk onderdeel van de totstandkoming en onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Wij benadrukken daarom het belang van de tijdige uitvoering van dit onderdeel van de VIC. Proces aantrekken kasgeldleningen

Wij merken op dat binnen het proces met betrekking tot het aantrekken van kortlopende leningen (korter dan één jaar) enkel sprake is van een maandelijkse controle op de stand en status van de openstaande leningen. Dit is een repressieve controle welke plaatsvindt nadat een lening is aangetrokken. Binnen dit proces is geen sprake van een tweede functionaris welke de afwegingen van de treasurer bij het kiezen van een bepaalde offerte beoordeelt. In het geval van dergelijke leningen heeft een repressieve controle doorgaans weinig effect, aangezien de overeenkomst bij het uitvoeren van de controle al gesloten is en dus geen correctie meer kan plaatsvinden. Wij adviseren zodoende om binnen het proces van het aantrekken van de leningen een preventieve controle c.q. beheersmaatregel te treffen, waarin een tweede functionaris beoordeelt of de juiste partij wordt gekozen op basis van ontvangen offertes. Deze tweede functionaris kan in dit geval ook vaststellen of het beleid is gevolgd en bijvoorbeeld aan eisen is voldaan zoals het benaderen van voldoende partijen. Dit ter voorkoming van potentiële onrechtmatigheden. Verder merken wij op dat in één geval een kasgeldlening met één week is verlengd. Dit is vervolgens niet verwerkt in het overzicht kasgeldleningen op basis waarvan de repressieve controle wordt uitgevoerd.

Wij vragen uw aandacht voor het belang van de nauwkeurigheid van de uit te voeren controles en de informatie waarop deze controles berusten.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/8

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Fraude risicomanagement

Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van de voor de gemeente relevante wet- en regelgeving. Als onderdeel van onze interim-controle hebben wij inlichtingen ingewonnen binnen de organisatie inzake de interne frauderisicoanalyse en het proces rond de totstandkoming c.q. actualisatie hiervan. Voorgaand jaar is door de organisatie een nieuwe frauderisicoanalyse opgesteld, welke kwalitatief een grote sprong vooruit was ten opzichte van de voorgaande analyse uit 2018. Het streven was om deze frauderisicoanalyse eind 2023 ook te bespreken binnen de verschillende organisatieonderdelen, vooruitlopend op het laten vaststellen van dit document. Vanuit onze gesprekken binnen de organisatie blijkt echter dat als gevolg van de ontvlechting en de capaciteitsproblemen die hierdoor zijn ontstaan, dit laatste procesdeel slechts in beperkte mate heeft plaatsgevonden. Wij hebben begrepen dat het streven is om de eerder genoemde aanpak om frauderisicobeheer onderdeel uit te laten maken van de organisatieonderdelen en primaire processen opnieuw zal worden geagendeerd bij de verschillende afdelingen. Een stappenplan om te komen tot erkennen en herkennen van fraude en frauderisico’s is door de organisatie uitgewerkt en zal worden gebruikt bij de inventarisaties bij de verschillende afdelingen.

Wij onderschrijven het belang van de betrokkenheid van de verschillende afdelingen bij de totstandkoming van de frauderisicoanalyse om te kunnen komen tot een nauwkeurige en volledige analyse over de potentiële risico’s die binnen uw organisatie kunnen spelen.

Tot slot adviseren wij opnieuw in dit kader ook om de frauderisicoanalyse blijvend periodiek te agenderen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/9

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Interne controle en de rechtmatigheidsverantwoording

Om op een betrouwbare en controleerbare wijze tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen, is het van belang om een gedegen (verbijzonderde) interne controle uit te voeren en hierover periodiek te rapporteren. De BedrijfsvoeringsPartner heeft hiervoor het Control jaarplan VIC 2024 opgesteld, waarvan wij kennis hebben genomen. Wij vinden het positief om te constateren dat uw organisatie de rechtmatigheidsverantwoording al voortvarend heeft opgepakt de afgelopen jaren. De jaarrekening 2023 betrof het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording als verplicht onderdeel diende te worden opgenomen. De controle van deze eerste rechtmatigheidsverantwoording is, zeker gezien dit het eerste jaar betrof, goed verlopen. De in het jaarplan van de VIC opgenomen processen en uit te voeren werkzaamheden sluiten aan op onze scope voor de controle van de betrouwbare totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. De vastleggingen van de VIC vinden plaats in de applicatie Checkpoint-IC. Wij hebben kennis genomen van deze vastleggingen en stellen vast dat deze op een gestructureerde en duidelijke wijze hebben plaatsgevonden. Ook biedt de applicatie de mogelijkheid om een onderscheid aan te brengen tussen IC en VIC. Hoewel deze functie nog niet volledig wordt toegepast, zien wij dit wel als een positief punt.

Wij hebben vastgesteld dat de kwaliteit en diepgang van de VIC van een goed niveau zijn. Wel constateren we dat de afdeling concerncontrol, verantwoordelijk voor de uitvoering van de VIC, soms moeite heeft om alle onderbouwende stukken (tijdig) boven tafel te krijgen. Het is van belang dat de uitvoering van VIC de juiste aandacht en prioriteit heeft binnen de gehele organisatie. De verantwoordelijkheid voor het beschikbaar hebben van onderbouwende informatie en het kunnen aantonen van de rechtmatigheid berust uiteindelijk bij organisatieonderdelen zelf en niet zozeer bij de afdeling concerncontrol, welke verantwoordelijk is voor de uitvoering van de VIC. De gemeenteraad heeft de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Hierbij is aangesloten bij de uitgangspunten uit het Bado zoals deze voor de accountantscontrole gelden. Dit houdt in dat een verantwoordingsgrens van 1% wordt gehanteerd. Tot slot vragen wij uw aandacht voor de tijdige uitvoering en afronding van de VIC, met het oog op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van onze controle van de jaarstukken, waardoor deze feitelijk al gereed dient te zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole. Hieronder verstaan wij dat de rechtmatigheidsverantwoording ook al besproken is binnen het college van B&W.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/10

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Proces omgevingsvergunningen niet geformaliseerd

Ten opzichte van eerdere jaren hebben wij in het huidig jaar aanvullend aandacht gehad voor het proces met betrekking tot het verstrekken van omgevingsvergunningen. Hierbij hebben wij vastgesteld dat er een gebrek is aan een geformaliseerd proces binnen de gemeente. Bovendien is er sprake van een aanzienlijke instroom van nieuwe medewerkers als gevolg van de ontvlechting, en dus ook binnen het proces van omgevingsvergunningen. Dit resulteert in onduidelijkheid over de verschillende te volgen stappen binnen dit proces. Het ontbreken van een gestructureerd proces vergroot het risico op inefficiënties en inconsistenties bij het verstrekken van vergunningen, wat kan leiden tot niet-naleving van wettelijke vereisten of onnauwkeurigheden in het vaststellen van de hoogte van de te vorderen leges. De beperkte ervaring onder nieuwe medewerkers vergroot verder de kans op fouten en vertragingen, wat de tijdigheid en kwaliteit van de vergunningverlening kan beïnvloeden. We adviseren u om procedures vast te stellen en te documenteren voor het proces omtrent de omgevingsvergunningen. Duidelijke richtlijnen, rollen en verantwoordelijkheden waarborgen de consistentie en naleving binnen het proces.

Inschatting van nog te ontvangen omgevingsvergunningen per jaareinde

Ultimo 2023 was een aanzienlijke stelpost opgenomen voor nog te ontvangen baten uit omgevingsvergunningen. De aanvragen waren in 2023 ingediend en de baten zijn, conform de legesverordening, ook verantwoord in 2023. Uit onze gesprekken met uw organisatie en door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij signalen ontvangen dat de werkelijke opbrengsten van deze stelpost lager blijken te zijn dan oorspronkelijk ingeschat. Wij adviseren u om voor de nog te maken stelpost ultimo 2024, de aanvragen tijdig te beoordelen, zodat bij de start van onze jaarrekeningcontrole de schattingsonzekerheid kan worden gemitigeerd en daarmee de nauwkeurigheid van de vordering en baten kan worden vergroot.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/11

Managementsamenvatting Onderwerp

Boodschap

Vernieuwen van Algemene subsidieverordening (ASV)

De huidige subsidieverordening geldt al sinds 2010 en is daarmee al een oude verordening. In de afgelopen jaren zijn de nodige ontwikkelingen geweest, waardoor deze regeling mogelijk niet meer accuraat is naar hedendaagse standaarden. We adviseren om de verordening te herzien en opnieuw vast te laten stellen door de gemeenteraad.

Nauwkeurigheid van de personeeladministratie

De personeelsadministratie wordt gevoerd vanuit De BedrijfsvoeringsPartner, welke naast de gemeente Albrandswaard ook de gemeenten Barendrecht en Ridderkerk bediend. Het is van belang dat medewerkers in de juiste administratie worden geplaatst. De VIC heeft geconstateerd dat in een enkel geval een medewerker administratief in een verkeerde gemeente is geplaatst. Dit is ondertussen gecorrigeerd, echter is nog onduidelijk of deze fout zich vaker heeft voorgedaan. Daarnaast is ook geconstateerd dat een medewerker ingedeeld is in een andere schaal en trede dan in de arbeidsovereenkomst was opgenomen. Ook hier resteert de vraag of dit vaker voorkomt. We adviseren u daarom om ten aanzien van mutaties in de personeelsadministratie extra werkzaamheden te verrichten om vast te stellen dat dergelijke fouten incidenteel zijn. Ook adviseren wij om de interne controle hierop te verbeteren, met als doel te kunnen waarborgen dat de administratie nauwkeurig en volledig is.

IT-audit als onderdeel van onze controle

Als onderdeel van onze controle zullen wij tevens werkzaamheden verrichten ten aanzien van de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Deze werkzaamheden richten zich op de financiële administratie (Key2Financiën) en de subadministratie ten behoeve van het sociaal domein (Suite4SociaalDomein). Deze werkzaamheden zullen worden uitgevoerd bij De BedrijfsvoeringsPartner. Wij zullen deze IT-audit in de komende periode uitvoeren en hierover rapporteren middels het accountantsverslag.

Opvolging (overige) aanbevelingen uit eerdere jaren

Bij de interim- en jaarrekeningcontrole 2024 gaan wij ook de opvolging na van onze (overige) aanbevelingen uit de managementletter en het accountantsverslag 2023 (voor zover deze zaken niet eerder in deze managementletter zijn benoemd). Vanaf pagina 17 hebben wij in detail de opvolging per bevinding opgenomen. Omdat veel processen vorig jaar nog bij de GR BAROrganisatie waren ondergebracht is de managementletter van de GR als uitgangspunt gebruikt in de opvolgingstabel. Enkel de voor de gemeente relevante processen zijn hierin meegenomen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/12

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Managementletter 2024

2412D52432/JV/13

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024 Onderwerp

Boodschap

Wijzigingen in het BBV

In december 2023 heeft de commissie BBV belangrijke notities over Rente, Overhead en Grondexploitatie geactualiseerd. We geven hieronder de belangrijkste wijzigingen per notitie weer en hun impact op de jaarrekening. Deze notities gelden vanaf begrotingsjaar 2025, maar mogen vanaf begrotingsjaar 2024 al worden toegepast. Wij merken op dat niet al deze BBV-wijzigingen directe invloed hebben op de jaarrekening van DBP (bijvoorbeeld de Notitie Grondexploitatie). Voor de volledigheid informeren wij u desondanks over deze wijzigingen. Notitie grondbeleid in de begroting en jaarstukken De belangrijkste wijzigingen in de notitie Grondexploitatie houden verband met de Omgevingswet, die leidde tot aanpassingen in de lijst van verhaalbare kostensoorten. Deze zijn van kracht per 1 januari 2024 en beïnvloeden voornamelijk verslaggevingsaspecten bij faciliterend grondbeleid en biedt gemeenten meer keuzemogelijkheden tot het verhalen van kosten. Andere wijzigingen betreffen voorwaarden voor warme gronden, voorbereidingskosten en gemengde projecten. Daarnaast is de rentetoerekening gewijzigd alsmede worden er zwaardere eisen gesteld aan winstnemingen. Notitie Rente De meest significante wijziging in de notitie Rente betreft de toerekening van rentelasten aan grondexploitaties.

Tot en met 2023 was het enkel toegestaan om de werkelijke rente over vreemd vermogen evenredig toe te rekenen aan deze exploitaties. Dit geldt ook voor toekomstige rentelasten. Met ingang van boekjaar 2025 (en optioneel 2024) wordt in het BBV geen onderscheid meer gemaakt, en vindt rentetoerekening plaats op basis van de reguliere omslagrente. Notitie Overhead De commissie BBV heeft de regelgeving omtrent de toerekening van overhead geactualiseerd en samengevoegde notitie. De belangrijkste stellige uitspraken uit deze notitie zijn: •

De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen.

•

Voor de berekening van de tarieven voor lokale heffingen moet de methodiek voor de toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening.

•

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan overige taakvelden van de begroting.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/14

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024 Onderwerp

Boodschap

Aanpassingen Bado

Op basis van de huidige verwachtingen zal vanaf 2025 het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (Bado) worden aangepast. Hierin wordt de goedkeuringstolerantie aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment zijn dit de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat exclusief reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente en controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van getrouwheid vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.

Kadernota rechtmatigheid 2024

De commissie BBV heeft recent de Kadernota rechtmatigheid 2024 uitgebracht. Ten opzichte van de Kadernota rechtmatigheid 2023 heeft de commissie BBV een aantal verduidelijkingen aangebracht, mede gebaseerd op de eerder separaat gepubliceerde toelichtingen inzake de rechtmatigheidsverantwoording en specifiek het omgaan met begrotings(on)rechtmatigheden. Verder wijzen wij op de gewijzigde modelverantwoording ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording, welke in de jaarrekening 2024 zal moeten worden gehanteerd. In de kadernota 2024 is tevens opgenomen dat de (verplichte) grondslag voor de verantwoordingsgrens in de toekomst naar alle waarschijnlijkheid zal wijzigen naar de lasten exclusief reservemutaties. Deze wijziging zal echter volgen in samenhang met de aanpassingen in het Bado en heeft daarom geen invloed op de jaarrekening(controle) 2024. Wel wijzen wij u erop dat dit te zijner tijd ook in de financiële regeling zal moeten worden aangepast.

Verantwoording ontvlechting

In de jaarstukken 2024 zal t.a.v. de balans sprake zijn van een bijzonder verloop van 31 december 2023 naar 31 december 2024, als gevolg van de overdracht van verschillende activa en passiva naar de drie deelnemende gemeenten. Wij adviseren u om bij het opstellen van de jaarstukken 2024, dit in een aparte kolom in de verschillende verloopoverzichten te presenteren.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/15

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024 Onderwerp

Boodschap

Voorziening verlofsparen Als gevolg van artikel 6.3 van de cao gemeenten 2021-2022 kunnen ambtenaren met ingang van 1 januari 2022 verlofsparen. De gemeente moet een voorziening verlofsparen vormen, als sprake is van een nietjaarlijks gelijkblijvende arbeidskostengerelateerde verplichting. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

1. Voor het wettelijke verlof saldo per 31 december wordt geen voorziening getroffen. Doordat dit verlof binnen 2 jaar moet worden opgenomen, zal dit saldo niet bovenmatig zijn en geen spaarsaldo betreffen. Hier is sprake van een verplichting van gelijke omvang. 2. Voor de verlofuren, zoals deze zijn gespecificeerd in art. 6.3 van de cao, die door medewerkers als spaarverlof uren zijn aangewezen, zoals dit vanaf 2022 van toepassing is, moet voor de verplichting een voorziening worden opgenomen omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn wat betreft toevoegingen en opnamen van spaarverlof. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en groei van de omvang van het spaarsaldo. Dit betreft de uren die door medewerkers zijn aangewezen als spaarverlof. 3. Voor het bovenwettelijke verlof waarvan aangetoond kan worden dat dit een gelijke omvang kent en voor zover dat niet het karakter heeft van overmatige verlofsaldi of spaarsaldi mag geen voorziening te worden opgenomen. Voor het bovenwettelijke verlof dat geen gelijke omvang kent en/of bestaat uit overmatige verlofsaldi of spaarsaldi moet een voorziening worden opgenomen.

Feitelijk zijn deze voorwaarden niet anders dan voorheen en sluiten deze aan met de notitie ‘Het BBV & Arbeidskostengerelateerde verplichtingen’ van de commissie BBV van januari 2013. Als sprake is van het vormen van een voorziening dan gelden de volgende vereisten:

1. De dotatie is de opbouw van het spaarverlof. 2. De uren worden vermenigvuldigd met het uurtarief per persoon of een gemiddeld uurtarief per functielaag. 3. De onttrekking is de daadwerkelijke opname van het verlof. 4. De voorziening wordt niet contant gemaakt. 5. Het is niet toegestaan dat de gemeente alleen een voorziening vormt voor medewerkers waarvan het aantal verlof(spaar)uren boven een bepaalde door een gemeente te bepalen grens ligt. Het is voor het inzicht gewenst dat de gehanteerde uitgangspunten worden toegelicht in de jaarrekening. Wij verzoeken uw gemeente om bij de jaarrekeningcontrole een onderbouwing van de voorziening verlofsparen gereed te hebben, waarbij aan de medewerkers is gevraagd of zij gebruik willen maken van de mogelijkheden tot verlofsparen. De onderbouwing dient te zijn voorzien van een analyse waaruit blijkt of het totale verlofsaldo (binnen een redelijke bandbreedte) al dan niet gelijk is gebleven. Hierbij zal wellicht gekeken moeten worden hoe dit voor deze medewerkers bij de voormalige BAR-organisatie was georganiseerd.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/16

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Managementletter 2024

2412D52432/JV/17

Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp

Boodschap

Status

1. Subsidieverstrekkingen (accountantsverslag 2023)

Bevinding: De verwerking en registratie van uitgaande subsidies kennen een verhoogd risico als gevolg van een beperkte personele bezetting. Hierdoor treed er vertraging op in de verlening en vaststelling van de uitgaande subsidies. Het gebrek aan ervaring en werkdruk resulteert tevens in een verhoogd risico op fouten in de verwerking en registratie. Tijdens onze controle is gebleken dat het subsidieregister, waarin de uitgaande subsidies worden geregistreerd, van onvoldoende kwaliteit is en geen duidelijk inzicht geeft in de stand van zaken per subsidie. Wij adviseren u om de kwaliteit van deze registratie te verbeteren en periodiek een aansluiting te maken met de financiële administratie. Follow-up: De organisatie heeft voor kritieke functies achtervang georganiseerd, die in geval van uitval bij de juiste documenten kunnen. Daarnaast wordt er gekeken hoe deze functies beter kunnen worden ingericht. Het genoemde subsidieregister wordt nog steeds gebruikt. Zie hiervoor ook de opvolging bij punt 3 van deze opvolgingen.

2. Voorspelbaarheid liquiditeitsplanning (managementletter 2023)

Bevinding: Op grond van de Wet FIDO en het treasurystatuut stelt uw organisatie een meerjaren liquiditeitsplanning op, waar de liquiditeitsbehoefte uit blijkt. Uit onze gesprekken met uw organisatie hebben wij begrepen dat de treasuryfunctie een beperkt beeld heeft van wat de grote inkomsten en uitgaven op korte en (middel)lange termijn zullen zijn. Als gevolg van het ontbreken van een actuele liquiditeitsplanning, loopt uw organisatie het risico dat er onnodig financiering wordt aangetrokken. Met de gestegen rentestanden is de financiële impact hiervan groter dan de afgelopen jaren. Zowel vanuit de verschillende organisatieonderdelen als vanuit de treasuryfunctie is het van belang om inkomsten en uitgaven goed inzichtelijk te hebben, zodat hierop geanticipeerd kan worden. Het is noodzakelijk dat er periodiek een liquiditeitsbegroting wordt opgesteld én bijgesteld, waarin de belangrijke (omvangrijke) inkomsten en uitgaven zijn opgenomen. Dit is een belangrijk sturingselement om de behoefte voor vreemd vermogen te kunnen identificeren en monitoren. Vervolgens is het van belang om deze onder de aandacht te brengen van de verschillende organisatieonderdelen, om ook bewustzijn te creëren voor het belang van het inzicht in de inkomende en uitgaande geldstromen.

Follow-up: Uw gemeente heeft een liquiditeitsprognose opgesteld welke kan worden gebruikt om de behoefte aan vreemd vermogen in kaart te brengen. De prognose is ingeschat op kwartaalniveau, waarbij de begrotingscijfers evenredig over het jaar worden verdeeld. De liquiditeitsprognose is een stap in de goede richting, echter zien wij nog mogelijkheden om deze verder te verbeteren. De prognose kan zuiverder worden gemaakt door de uitgaven en inkomsten per maand in te schatten, en vervolgens deze prognose periodiek naast de werkelijkheid te leggen om waar nodig bijstellingen te doen. Hierdoor kan nog beter worden ingeschat op welk moment en ook vooral hoeveel vreemd vermogen benodigd is.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/18

Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp

Boodschap

Status

3. Subsidieregister en naleven termijnen uit verordening (managementletter 2023)

Bevinding: Voor subsidieverstrekkingen en -vaststellingen wordt binnen de BAR-organisatie een subsidieregister bijgehouden, ten behoeve van de drie deelnemende gemeenten. Dit subsidieregister ligt echter vast in Excel, waardoor sprake is van een hoge foutgevoeligheid. Wij hebben daarnaast vastgesteld dat de termijnen zoals vastgelegd in de algemene subsidieverordeningen van de drie gemeenten niet altijd worden nageleefd. Een geautomatiseerd subsidieregister kan uw organisatie helpen om de naleving van termijnen uit de verordening tijdig te signaleren. Budget uitputting is hierdoor tevens sneller inzichtelijk. Daarnaast merken wij op dat uit de beoordeling van de VIC naar voren is gekomen dat er sprake is van zowel openstaande aanvragen voor 2023 die nog niet zijn afgehandeld als ook dat subsidieverstrekkingen over 2022 nog niet zijn vastgesteld. U handelt hiermee niet conform de termijnen zoals die in de subsidieverordeningen van de gemeenten staan. Follow-up: Wij stellen vast dat nog steeds wordt gewerkt met een subsidieregister in Excel voor zowel de toekenningen als vaststellingen. De gemeente heeft slechts een beperkt aantal grote subsidies, waardoor er voldoende overzicht bestaat.

Daarbij merken wij vanuit onze eigen gegevensgerichte werkzaamheden, alsmede de werkzaamheden van de VIC, wel op dat de termijnen vanuit de eigen subsidieverordeningen vaak niet worden nageleefd. De bevinding zoals beschreven is hiermee nog niet opgevolgd.

4. Voorspelbaarheid begroting (managementletter 2023)

Bevinding: In voorgaande jaren hebben we reeds meerdere malen geconstateerd dat, zowel voor de BAR-organisatie als de drie deelnemende gemeenten, sprake was van forse afwijkingen tussen de begroting en de werkelijke realisatie. Met het oog op de ontvlechting is voor de BAR-organisatie inmiddels een nieuwe begroting 2024 opgesteld, welke tot stand is gekomen middels een ‘nulmeting’.

Met het oog op begrotingsrechtmatigheid, wat onderdeel uitmaakt van de rechtmatigheidsverantwoording, wijzen wij u op het belang van een realistische begroting en het tijdig signaleren van (forse) afwijkingen. Door aan de voorkant een realistische begroting te maken, voorkomt dat aan de achterkant veel tijd besteed moet worden aan het toelichten van de verschillen en overschrijdingen. Zeker voor begrotingsjaar 2024 is het aan te raden om de realisatie strak te monitoren ten opzichte van de begroting, omdat de kans bestaat dat de werkelijkheid afwijkt van de uitgangspunten die zijn gehanteerd in de nulmeting. Follow-up: De jaarrekening 2023 van de gemeente Albrandswaard sloot met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 3,0 miljoen. De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren. U onderkent het belang dat budgetten, capaciteit en taken in samenhang worden bezien en dat uw organisatie verder toewerkt naar een begroting die is gebaseerd op een realistische planning van activiteiten. Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek.

In dit licht is de organisatie bezig dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen. Wij zullen hierover nader rapporteren in ons accountantsverslag.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/19

Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp

Boodschap

Status

5. Sociaal Domein (managementletter 2023)

Bevinding: Binnen het sociaal domein heeft de BAR-organisatie te maken met een tekort aan personeel. Dit heeft tot gevolg dat de reactietermijn van zes weken, zoals die in de verordeningen staat, vaak niet wordt gehaald. Hoewel dit een formeel rechtmatigheidsaspect betreft en daarmee geen invloed op de rechtmatigheid van de lasten inzake het sociaal domein heeft, adviseren wij u om prioriteit te geven aan het tijdig in behandeling nemen en afwikkelen van aanvragen.

Tevens hebben we geconstateerd dat op basis van door de colleges van de drie gemeenten vastgesteld beleid in beperkte mate heronderzoeken plaatsvinden in het kader van de Participatiewet. Door geen heronderzoeken uit te voeren ontstaat het risico dat een uitkering onterecht wordt uitbetaald, omdat de werkelijke situatie inmiddels veranderd is. Hoewel de opvolging van IB-signalen en maandelijkse controles op overige inkomsten aan de hand van Suwinet dit risico reduceren tot een aanvaardbaar laag niveau, adviseren wij u om het bestaande (college)beleid te heroverwegen en de mogelijkheden tot periodieke heronderzoeken te verkennen. Follow-up: Wij hebben gesproken met uw organisatie en stellen vast dat de achterstanden binnen het sociaal domein gedurende 2024 zijn ingehaald en opgelost. Daarmee stellen wij vast dat opvolging is gegeven aan de bevinding.

6. Aanbestedingen (managementletter 2022 of eerder)

Bevinding: In de afgelopen jaren hebben wij reeds vastgesteld dat het proces rondom inkoop en aanbestedingen in opzet toereikend is. De organisatie hanteert een set van preventieve en detectieve interne-beheersingsmaatregelen, en schenkt daarnaast veel aandacht aan het trainen van de medewerkers in het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures. Ondanks het feit dat dit proces in opzet toereikend is hebben wij, evenals vorig jaar, vastgesteld dat het proces niet altijd wordt gevolgd. Zo wordt in sommige gevallen het proces omzeild door aanbestedingen niet tijdig aan te melden in het zaaksysteem, waardoor de inkoopadviseurs niet of niet tijdig bij de aanbestedingsprocedure worden betrokken. De organisatie maakt daarnaast gebruik van een contractregister dat wordt gevoed vanuit het zaaksysteem. Doordat de inkoopdossiers in het zaaksysteem niet consequent worden gevuld, geeft het contractregister geen volledig beeld van alle lopende contracten en overeenkomsten. Follow-up: Uit onze gesprekken met de organisatie en de rapportages van de VIC blijkt dat de eigen aanbestedingsleidraad nog steeds niet consequent wordt gevolgd. Dit ziet wel hoofdzakelijk toe op het naleven van de eigen drempelbedragen voor meervoudige- en nationale procedures.

Hierbij vragen wij wel nadrukkelijk aandacht voor het voorgenomen uitsluiten van het interne beleid uit het toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording. Indien het eigen interne beleid onderdeel blijft van dit kader, tellen deze onrechtmatigheden wel mee ten aanzien van het voorwaardencriterium. Ook is het technisch mogelijk om een inkoop te doen, zonder vooraf de hulp van inkoop in te schakelen. Hierdoor ontstaat het risico dat aanbestedingsplicht van opdrachten niet tijdig wordt geconstateerd, wat lastig is om achteraf te herstellen.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/20

Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp

Boodschap

Status

7. Crediteurenstamgegevens (managementletter 2022 of eerder)

Bevinding: Bij het aanmaken van een nieuwe crediteur in de crediteurenadministratie wordt het IBAN-nummer overgenomen van de factuur, zonder dat er een expliciete controle wordt verricht op de juistheid van het IBAN-nummer. Hierdoor ontstaat het risico dat er in het geval van frauduleuze facturen een onjuist IBAN-nummer wordt ingevoerd en dat er onrechtmatige betalingen plaatsvinden.

8. Prestatielevering (managementletter 2022 of eerder)

Bevinding: Het voldoende onderbouwen en aantonen van het geleverd zijn van de prestaties die bij de organisatie in rekening zijn gebracht, is een belangrijk aandachtspunt. Wanneer dit niet op een toereikende wijze gebeurt, bestaat het risico dat de organisatie facturen autoriseert, boekt en betaalt waarvoor geen juiste en/of volledige prestatie is geleverd.

Follow-up: Uw organisatie heeft onderzocht of het beschreven risico kan worden ondervangen middels het toevoegen van een IBAN-check in de betaalapplicatie. Deze oplossing werd naar oordeel van de organisatie te duur om op te wegen tegenover het beschreven risico. Wel worden repressieve controles uitgevoerd door de VIC, waarmee het risico grotendeels wordt gemitigeerd. Omdat dit een risico betreft waarbij een uitgaande geldstroom gemoeid is, adviseren wij u te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn, en passende maatregelen te nemen binnen het proces.

Uw organisatie heeft in 2022 een beleidsnotitie inzake de prestatielevering vastgesteld, waarin is toegelicht op welke manier een prestatielevering moet worden onderbouwd. Wij stellen vast dat deze beleidsnotitie veelal niet wordt nageleefd. De kredietbeheerder hoort, conform de beleidsnotitie, de documenten die de prestatielevering onderbouwen in de financiële administratie aan de betreffende factuur toe te voegen. De budgethouder dient na te gaan of er onderbouwende documentatie aanwezig is én of deze de prestatielevering in voldoende mate onderbouwt. Uit de (verbijzonderde) interne controle die is uitgevoerd, blijkt dat er veelal geen enkel onderbouwend document aan de factuur is toegevoegd. Follow-up: In eerdere jaren heeft uw organisatie verschillende stappen gezet om het belang van het registreren van een deugdelijke onderbouwing onder de aandacht te brengen. In een enkel geval heeft de VIC geconstateerd dat een prestatielevering ontbrak in het systeem. Dit is op een later moment alsnog aangetoond. Het vastleggen van een deugdelijke prestatielevering is belangrijk om ook achteraf vast te kunnen stellen dat de lasten getrouw en rechtmatig zijn.

Ook door de relatief grote hoeveelheid nieuwe medewerkers, welke geen onderdeel zijn geweest van de acties die in voorgaande jaren zijn uitgevoerd, is het van belang om de vastlegging van een deugdelijke prestatielevering te blijven benadrukken.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/21

Opvolging bevindingen voorgaande jaren Onderwerp

Boodschap

Status

9. Grondexploitaties (managementletter 2022 of eerder)

Bevinding: Wij rapporteren in onze managementletter al enkele jaren over het ontbreken van een kwalitatief sterke interne controle binnen het proces van de waardering van de grondexploitaties. Tijdens de afgelopen interim-controle hebben wij vastgesteld dat deze bevinding nog steeds actueel is en nog niet is opgepakt door de organisatie. Een oorzaak hiervoor is de afhankelijkheid van ingehuurd personeel dat slechts voor een korte periode bij een grondexploitatieproject betrokken is. Dit maakt de afdeling Grondbeleid kwetsbaar en zorgt er bovendien voor dat de professionalisering van het proces rondom de grondexploitaties achterblijft. Follow-up: Wij hebben vastgesteld dat een inhoudelijke ‘challenge’ van de verschillende grondexploitaties nog steeds enkel onderdeel is van de VIC. Wij adviseren opnieuw om een dergelijke challenge onderdeel te laten zijn van de tweede lijn, oftewel plaats te laten vinden binnen de projectafdeling. De VIC kan de rol van derde lijn dan zuiver uitoefenen. Op basis hiervan concluderen we dat de bevinding ten opzichte van voorgaand jaar nog niet is opgevolgd.

10. Sociaal Domein (managementletter 2022 of eerder)

Bevinding: Om te kunnen waarborgen dat de processen binnen het sociaal domein op de juiste wijze en rechtmatig (zijn) verlopen, zijn een sterke interne controle én een verbijzonderde controle van cruciaal belang. Dit belang is als gevolg van de diverse nieuwe regelingen nóg groter dan voorheen. Wij hebben echter moeten vaststellen dat er forse achterstanden zijn opgelopen in het uitvoeren van de verbijzonderde interne controles op de processen binnen het sociaal domein (Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en de incidentele inkomens-regelingen). Ten tijde van de interim-controle was de VIC over het eerste kwartaal van 2022 nog niet afgerond. Dit betekent dat de colleges op dit moment niet kunnen aangeven of er, wat betreft de bovenstaande processen, rechtmatig is gehandeld. Follow-up: Wij hebben vastgesteld dat voor het grootste deel van de in het VIC-plan opgenomen regelingen binnen het sociaal domein de tweede en derde lijn controle is uitgevoerd ten tijde van onze interim over het eerste half jaar. Daarmee stellen wij vast dat opvolging is gegeven aan onze bevinding.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/22

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/23

Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2024, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van gemeente Albrandswaard, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2024. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2024.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Albrandswaard toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Albrandswaard uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in de managementletter.

Kernpunten interim-controle

Managementsamenvatting

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2024

Opvolging bevindingen voorgaande jaren

Bijlagen

Managementletter 2024

2412D52432/JV/24

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2024. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.albrandswaard.nl/api/v1/meetings/3740/documents/33379