12. Raadsinformatiebrief 2024-091401 1e halfjaarrapportage 2024 Verbijzonderde Interne Controle VIC.pdf

Raadsinformatiebrief

De gemeenteraad van Albrandswaard Uw brief van:

Ons kenmerk: 2024-091401

Uw kenmerk:

Contact: Monique Blijenburg

Bijlage(n): 1

Doorkiesnummer: 010-5061102 E-mailadres: m.blijenburg@albrandswaard.nl Datum: 12 november 2024

Betreft: Toezending VIC 1e halfjaarrapportage 2024.

Geachte raadsleden, INLEIDING

Graag bieden wij u in de bijlagen het 1e halfjaarrapport VIC ter informatie aan. In het vastgestelde Interne Controleplan 2024 van Albrandswaard zijn de uitgangspunten voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vastgesteld. Onderdeel van de verantwoording is het nu voorliggende 1e halfjaarverslag over de VIC. Het verslag gaat in op de processen en de controles die zijn uitgevoerd binnen 1e lijn (IC) en vanuit de onafhankelijke positie (VIC) door het Team Control DBP. De vermelde bevindingen over De BedrijfsvoeringsPartner zelf, met betrekking tot de uitvoering van onze eigen processen in de bedrijfsvoering, worden door de directie (verder) opgepakt. Frauderisicoanalyse en integriteit, net als Misbruik en oneigenlijk gebruik, hebben de aandacht van het management en college en worden bij de jaarrekening in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen en aan u gerapporteerd. KERNBOODSCHAP

U informeren over voortgang van de VIC 2024. TOELICHTING

Het is van belang te benadrukken dat de VIC vooral nog is gericht op de financiële rechtmatigheid. Op dit moment is alle capaciteit nodig om de financiële rechtmatigheid in beeld te krijgen. Daarna gaan we ook inzetten om de andere taken zoals de juridische rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid er aan toe te voegen. De basis op orde, goede procesbeschrijvingen, risicoherkenning en – erkenning binnen processen en IC zijn mooie stappen voorwaarts die nu goed zichtbaar zijn en waarmee de thema’s samen komen. VERVOLG

Afgesproken is om u (toelichting in de Auditcommissie) te allen tijde adequaat te informeren. De VIC-rapportage, de rapportage misbruik en oneigenlijk gebruik en frauderisico en integriteit worden 2 x per jaar opgesteld en vormen samen met de jaarlijkse Managementletter van de accountant de basis van de rechtmatigheidsverantwoording bij onze Jaarrekening.

Stationsstraat 4 – 3161 KP Rhoon - Postbus 1000 - 3160 GA Rhoon - T (010) 506 11 11 - E info@albrandswaard.nl

Met vriendelijke groet, het college van de gemeente Albrandswaard, de secretaris de burgemeester,

mr. drs. Florus van der Linden drs. Jolanda de Witte

Verbijzonderde Interne Controle Rapportage van bevindingen eerste half jaar 2024

Gemeente Albrandswaard

Datum:

04-10-2024

Steller:

Team Control van BedrijfsvoeringsPartner

Samenvatting Boekjaar 2023 werd het eerste boekjaar waarin het dagelijks bestuur een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. De wet- en regelgeving is hier inmiddels op aangepast. In dit document presenteren wij de uitkomsten en bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle (hierna: VIC) over het eerste half jaar 2024 betreffende de gemeente Albrandswaard. Vanuit deze en volgende rapportages is het aan de afzonderlijke entiteiten te wegen welke fouten voldoen aan de rapporteringsgrens en/of wat de impact is op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording en paragraaf bedrijfsvoering. Het is aan elke afzonderlijke entiteit gevolg te geven aan bevindingen en waar mogelijk herstelacties te ontplooien. De bevindingen vanuit de VIC zijn geen nieuwe bevindingen. Juist nu die bevindingen weer scherp neerzetten kan helpen bij het verder opbouwen van de nieuwe organisaties waar we op dit moment met elkaar voor staan. De oplevering van deze rapportage is conform planning zoals opgenomen in het VIC controleplan 2024. Tot nu toe zijn er verschillende financiële fouten of onrechtmatigheden gesignaleerd. Proces

Bevinding

Financiële rechtmatigheidsfout

Facturen en betalen

1 factuur waarbij de prestatielevering ontbreekt of onvoldoende is (Q2)

Onzekerheid:

Europese aanbestedingen

Premie brandverzekering AON Risk Solutions, looptijd 2021 t/m 2024. Totaal premie € 256.046, is niet meervoudig onderhands aanbesteed. EU-drempel in 2021 € 214.000.

Onrechtmatig: € 83.883

€ 7.446

Aandacht vragen wij voor:  De noodzaak van het onderbouwen van prestatieleveringen en het alsnog aanleveren daarvan;  De diverse herstelacties die moeten plaatsvinden naar aanleiding van de VIC;  Het uitvoeren van taken voor het verrichten van de interne controle zijn op een aantal onderdelen kritiek dan wel kritiek geweest. Denk hierbij aan de controles bij Jeugd en Subsidies. De ontvlechting brengt met zich mee dat de interne controle op subonderdelen bij slechts één medewerker is belegd.  De druk op diverse teams voor de uitvoering van reguliere taken komt tot uiting bij de controles op de processen Jeugd en WMO. Processen worden daar niet altijd binnen de geldende termijnen afgehandeld.  Het valt op dat bij Jeugd de beschikkingen niet altijd volledig zijn wat betreft het benoemen van de soort hulp en het volume. Begin 2024 zijn de standaard formats van de beschikkingen op deze constatering aangepast. Echter, in de steekproef is iets meer dan de helft van de dossiers beschikt in 2023.

2

Externe en interne regelgeving wordt opgesteld om na te leven. Externe regelgeving hebben we vanuit onze organisatie weinig tot geen invloed op in ons dagelijks werk. Interne regelgeving wordt vastgesteld om de dagelijkse werkzaamheden juist, volledig en zoveel als mogelijk eenduidig uit te voeren (maatwerk waar het kan wordt dan goed onderbouwd/ gemotiveerd). Dit betekent dat we interne regels kennen en conform uitvoeren. We merken dat de toepassing van die interne regels te wensen overlaat. Wij zien tekortkomingen in de toepassing bij de volgende interne regelingen: 

Budgethoudersregeling. Taken van de kredietbeheerder worden in de praktijk onvoldoende toegepast. Er is geconstateerd dat de prestatielevering in veel gevallen niet achter de factuur is opgenomen waar intern beleid dat wel voorschrijft.

Zaken die het criterium Misbruik & Oneigenlijk gebruik raken: 

De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Het beleid met betrekking tot uitvraag bij het IB moet aangepast worden. Nog altijd worden maandelijks voor het gehele bijstandsbestand alle mogelijke signalen bij het Inlichtingenbureau opgevraagd. Het op deze wijze structureel verwerken van veel persoonsgegevens is een ongewenste situatie. Ondanks de goede bedoelingen om dit proces anders in te gaan richten, zijn nog geen wijzigingen doorgevoerd.



Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen.



Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden.

We zijn vooral gegevensgericht aan het controleren. Dat betekent dat we met deelwaarnemingen proberen een beeld te geven van de wijze waarop wordt gewerkt. Het streven is te komen tot procesgericht en systeemgericht werken. Daarvoor zijn verdergaande analyses uitgevoerd waarbij we tot de conclusie moeten komen dat de organisatie nog onvoldoende procesgericht werkt om nu de gegevensgerichte controles los te kunnen laten. In 2025 zal team Control in samenspraak met de gemeente Albrandswaard onderzoek doen en zo mogelijk komen met een plan van aanpak om naar proces –en systeemgericht werken en controleren te groeien. Vanuit de VIC zijn, waar noodzakelijk, vragen teruggelegd bij de vak afdelingen. Bij oplevering van dit document voor de interim controle die start op 30 september 2024 zijn nog niet alle vragen beantwoord. Dit betekent dat de openstaande dossiers afgehandeld moeten zijn uiterlijk bij de controle van de jaarrekeningen van de afzonderlijke entiteiten of zoveel eerder als mogelijk. De Verbijzonderde Interne Controle zal nog eenmaal rapporteren over boekjaar 2024: Verslagperiode

Rapportage

Toelichting

Januari t/m oktober 2024

Eind december 2024

3

Inhoudsopgave Samenvatting.............................................................................................................................. 2 Inleiding ...................................................................................................................................... 5 Zorg en aandacht ........................................................................................................................ 5 1.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen ............................... 6

2.

Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle........................... 7 2.01

Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen .................................................. 7

2.02

Facturen en betalen ................................................................................................. 8

2.02.1

Crediteurenadministratie........................................................................................ 8

2.02.2

Facturen en betalen ................................................................................................ 8

2.03

Memorialen.............................................................................................................. 9

2.04

Treasury ................................................................................................................... 9

2.05

Investeringen ........................................................................................................... 9

2.06

Personeel, salarissen, declaraties en mutaties ...................................................... 10

2.07

Subsidieverlening aanvragen ................................................................................. 11

2.08

Subsidievaststellingen 2023 ................................................................................... 11

2.09

Grondexploitaties grondtransacties ...................................................................... 11

2.10

Grondexploitaties challenge .................................................................................. 11

2.11

Participatiewet ....................................................................................................... 12

2.12

Wet maatschappelijke ondersteuning ................................................................... 12

2.13

Jeugdwet lokale voorzieningen.............................................................................. 13

2.14

Europese aanbestedingen ..................................................................................... 14

2.15

Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht ............................................................ 15

3.01

Misbruik & Oneigenlijk gebruik ............................................................................. 16

3.02

Fraude .................................................................................................................... 17

4.0

Actielijst ..................................................................................................................... 18

4

Inleiding Op 1 januari 2023 is de nieuwe wetgeving van kracht geworden die de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een feit maakt. Vanaf boekjaar 2023 legt het college verantwoording af aan de raad over het (financieel) rechtmatig handelen. De Rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de organisatie rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid, dat doet het college. De invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kader stellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. In de Financiële verordening wordt aangegeven dat het college zorgdraagt voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening door de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Ook draagt het college zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Als laatste zorgt het college op basis van de resultaten voor een plan van verbetering. De toets wordt in drie verdedigingslijnen en in onderlinge samenhang vormgegeven. De proces- en interne controles behoren tot de taken van de eerste en tweede lijn en vallen rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de manager. Het VIC jaarplan geeft aan welke processen binnen de scoop van de Verbijzonderde Interne Controle zijn opgenomen en de Controle verordening en Financiële regeling geven de kaders aan waarop de toets binnen de organisatie wordt uitgevoerd.

Zorg en aandacht De ontvlechting en vervolgens opbouw van de nieuwe organisatiestructuur hebben zijn weerslag op de uitvoering van interne controles binnen de lijn en daarmee direct effect op de uitvoering van de VIC. We merken dat niet elke proceseigenaar en procesbeheerder nog helder op het netvlies heeft staan wat die rol inhoud en wat er verwacht mag worden als het gaat om het beheren en beheersen van processen. Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd even duidelijk belegd. Juist in een tijd van opbouwen van de Albrandswaardse organisatie is aandacht hiervoor nodig en zal in deze rapportage ingegaan worden op de 3LM en de verdeling van de rollen, taken en bevoegdheden binnen de samenwerkende verdedigingslinies.

5

1. De rollen, taken en verantwoordelijkheden in de verdedigingslijnen De drie verdedigingslijnen zijn gebruikt om een effectief systeem van controles binnen de organisatie op te zetten. Het verdeelt verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid voor risicobeheer- en controleactiviteiten in drie afzonderlijke lijnen. De eerste lijn omvat operationele bedrijfseenheden en functies die rechtstreeks in contact komen met klanten, producten en diensten. De eerste lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Operationele activiteiten - Risico-identificatie - Risicobeheersing - Rapportage De tweede lijn vanuit de organisatie bestaat uit risicobeheer- en compliance functies. De tweede lijn biedt toezicht, begeleiding en ondersteuning aan de eerste lijn. Ze stellen beleidsregels, procedures en kaders vast om ervoor te zorgen dat risicobeheerpraktijken consistent en effectief zijn in de hele organisatie. Ze bewaken ook en beoordelen risico-exposities en de effectiviteit van controles. De tweede lijn is verantwoordelijk voor een aantal taken als: - Richtlijnen en advies - Risicobeheersing - Risicomonitoring - Compliance monitoring - Interne control De derde lijn opereert onafhankelijk van de eerste en tweede lijn en is verantwoordelijk voor het leveren van een objectieve beoordeling van de effectiviteit van de risicobeheer- en controleprocessen van de organisatie.

De derde lijn werkt samen met de eerste en tweede lijn en geeft advies over risicobeheersing en interne controle. De derde lijn rapporteert over bevindingen en aanbevelingen. De taken zijn o.a.: - Startgesprekken - Risicobeoordeling - Uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle - Advies Rapportage

6

Schematisch weergegeven zien de drie verdedigingslinies er als onderstaand uit.

2. Processen en bevindingen binnen de Verbijzonderde Interne Controle 2.01 Enkelvoudig en meervoudig onderhands inkopen De gemeente Albrandswaard committeert zich bij inkoop van werken, leveringen of diensten aan de Gids Proportionaliteit welke handvatten biedt voor aanbestedende organen als ook aan het eigen inkoop –en aanbestedingsbeleid. Jaarlijks in oktober toetst de Verbijzonderde Interne Controle op basis van een steekproef of de juiste inkoopprocedure gevolgd is, de gevolgde procedure juist en volledig in het zaaksysteem is opgenomen en of de onderliggende overeenkomst juist gemandateerd is ondertekend. Bevindingen volgen in de aankomende VIC-rapportage periode januari t/m oktober.

7

2.02 Facturen en betalen In dit proces is het aan de BedrijfsvoeringsPartner zorg te dragen voor juiste registratie van binnenkomende facturen, tijdig in juiste routing brengen, fiscale verantwoording en tijdige betaling. Het toetsen op juistheid van een factuur, juist coderen, onderbouwen van de prestatielevering en het tijdig accorderen is een verantwoordelijkheid welke binnen de gemeente Albrandswaard valt.

2.02.1

Crediteurenadministratie

Op basis van een steekproef zijn van 6 nieuwe crediteuren de stamgegevens gecontroleerd. Hiermee de vaststelling dat het proces van aanmaken van nieuwe crediteuren juist gebeurd. Tevens zijn vervallen en verwijderde facturen beoordeeld. Ingegeven door onvolledige opdrachtverstrekking aan leveranciers dan wel onjuiste facturatie van die leveranciers komen facturen te vervallen en/of worden deze alsnog in de juiste entiteit opgevoerd. Het advies is om een heldere opdrachtverstrekking met consequente toepassing van routenummers.

2.02.2

Facturen en betalen

Op basis van een steekproef zijn voor het eerste kwartaal 2024 totaal 14 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld, hier zijn geen bevindingen geconstateerd. Op basis van een steekproef zijn voor het tweede kwartaal 2024 totaal 14 facturen geselecteerd. De facturen zijn beoordeeld en voor 2 facturen is er een bevinding; - Bij 1 factuur (703347) ontbreekt de prestatielevering in Key2Financiën, terwijl het factuurbedrag groter is dan €500,-. Het ontbreken van de prestatielevering betekent een onzekerheid voor de rechtmatigheid. - Bij 1 factuur (703478) zijn verleende diensten uitgevoerd in 2023 ten laste van het (onjuiste) boekjaar 2024 gebracht. Hierbij is verzuimd deze kosten transitorisch ten laste van boekjaar 2023 te brengen. Met vaststelling van de jaarrekening 2023 heeft dit geen consequenties voor de rechtmatigheid. Factuurnummer 703347

Leverancier Renewi Nederland B.V.

Factuurbedrag € 7.446

Totaal Q2 2024

€ 7.446

Bevindingen: - Kwartaal 1; geen bevindingen - Kwartaal 2; Onrechtmatigheid vooralsnog voor 1 factuur vaststellen op € 7.446. Definitieve vaststelling volgt na toets op volledigheid ondernomen actie. Actie: - Wij verzoeken de kredietbeheerders/budgethouders dringend alsnog een sluitende prestatielevering aan te leveren.

8

2.03 Memorialen In de controlewerkzaamheden zijn een tweetal verschillende memoriaalboekingen betrokken; - Dagboek 19: Aanvraag correctie codering van een ingekomen factuur - Dagboek 50: Aanvraag correctie codering Beide soorten correcties dienen via gestandaardiseerde formulieren aangevraagd te worden. In deze formulieren dienen kredietbeheerder en budgethouder akkoord te geven op de mutatie. Autorisatie op correcties dagboek 19 verlopen via Key2Financien en volgen de routes conform factuurafhandeling, hiermee is de accordering vastgelegd, zichtbaar en volgbaar. Bevindingen: - Dagboek 50 memoriaal nummer 2533 betreft een correctieboeking zonder achterliggend benodigd formulier. Daar dit een transitorische mutatie van meerdere overlopende kosten in het kader van opstellen jaarrekening betreft is onderliggend standaard formulier en accordering budgethouders daarmee bewust en logischerwijs niet aanwezig.

2.04 Treasury

Het gehele proces Treasury toetsen wij tweemaal per jaar. Omdat het aantal transacties gering is wordt er geen steekproef getrokken, maar vindt er een controle plaats over alle uitstaande en aangetrokken leningen en garantstellingen. Daarnaast toetsen wij op juiste toepassing van het schatkistbankieren en juiste liquiditeitsbeheersing. Bevindingen: In de eerste helft 2024 is 1 nieuwe kortlopende lening aangetrokken. Het proces van aantrekken is procedureel juist verlopen. Er zijn geen geldleningen verstrekt of garantstellingen verstrekt. Er is sprake van gedegen liquiditeitsbeheer, zowel voor boekjaar 2024 als meerjarig. Er wordt gewerkt conform het Treasurystatuut 2024. Actie: Geen bevindingen en derhalve geen actie benodigd.

2.05 Investeringen

Het proces Investeringen toetsen wij tweemaal per jaar. Op basis van een steekproef zijn 4 investeringen geselecteerd. Hiervan stellen wij vast of gemandateerd budget beschikbaar is gesteld, activeringseisen conform BBV-regelgeving juist zijn toegepast en opgevoerde facturen passen binnen de algehele context van de investering. Bevindingen: - Investeringen worden juist en conform besluitvorming opgevoerd, tussenrapportages geven een steeds actueel beeld van financiële voortgang, juist en conform BBV-activeringseisen.

9

2.06 Personeel, salarissen, declaraties en mutaties Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden, kunnen wij concluderen dat het proces van Interne controle en Verbijzonderde Interne Controle moeizaam is verlopen. Onderhevig aan de ontvlechting, daarop gevolgd door een forse toename van mutaties en daarmee een enorme werklast voor het Cluster Mens&Faciliteiten van de BedrijfsvoeringsPartner is er beperkte energie gestoken in het juist en volledig uitvoeren van interne controle werkzaamheden. Team Control heeft dien gevolge een moeizame VIC gekend en het cluster verzocht tot aanvullingen en verbeteringen IC. De controlewerkzaamheden hebben zich gericht op juiste en volledige afhandeling bij; - indiensttreding nieuwe medewerkers - uitdiensttreding vertrekkende medewerkers - mutaties bestaande medewerkers - declaraties bestaande medewerkers De controle heeft zich gericht op het eerste half jaar 2024, totaal 14 deelwaarnemingen zijn geselecteerd en beoordeeld. Bevindingen met financiële fout: Pers.nr

Deel proces

479614

In dienst

Bevindingen -

Medewerker wordt door teammanager in schaal 11 en trede 11 geplaatst. De (door beide partijen getekende) arbeidsovereenkomst en salarisbetalingen betreffen schaal 10 en trede 10. Medewerker per abuis administratief in Barendrecht in plaats van Albrandswaard geplaatst. Later gecorrigeerd. Medewerker geeft aan geen loonheffingskorting te wensen, deze wordt wel toegepast op het salaris.

Overige bevindingen: - Tijdens de streekproef is geconstateerd dat medewerkers eerder uitdienst treden dan de officiële opzegtermijn uit de CAO Gemeenten/SGO. De opzegtermijn arbeidsovereenkomst is per 1-1-2024 gewijzigd naar 2 maanden. Desondanks constateren wij snellere wisselingen van werkgever ingegeven door de huidige arbeidsmarkt, hetgeen consequenties kan hebben voor een stabiele bedrijfsvoering. - Er bestaat een regeling Thuiswerkplek inrichting. Indien gebruik gemaakt van deze regeling en vrijwillige uitdiensttreding binnen 5 jaar bestaat een terugbetaalverplichting naar rato. Een niet altijd juiste en volledige toepassing van de terugbetalingsverplichting geeft team Control aanleiding hierop integraal te gaan controleren. In de eerstvolgende rapportage doen wij daar verslag van. - Het declareren van reiskosten woon-werk kilometers en de thuiswerkvergoeding is in de maanden januari en februari 2024 middels een gewijzigde tijdelijke procedure verlopen. In deze periode een individuele opvoer van gewerkte dagen, gevolgd vanaf maart 2024 in een vast patroon. Hierdoor is in enkele gevallen een overlap ontstaan en zijn onjuiste kilometervergoedingen verstrekt, deze wel tijdig en volledig onderkend en gecorrigeerd.

Actie: - Team Control geeft vervolg aan de geconstateerde bevinding (specifiek onjuiste toepassing loonheffingskorting) en voert aanvullende integrale controlewerkzaamheden uit. Resultaten worden gerapporteerd in de eerstvolgende rapportage. - Team Control treedt in overleg met Cluster Mens&Faciliteiten ten einde het niveau van Interne controle te verbeteren en rapporteert hierover in de eerstvolgende rapportage. - Team Control voert specifieke integrale controlewerkzaamheden uit op de regeling Thuiswerkplekinrichting en rapporteert hierover in de eerstvolgende rapportage.

10

2.07 Subsidieverlening aanvragen

Vanaf dit jaar, 2024, is het voormalig subsidieteam ontvlochten. Binnen de gemeente Albrandswaard is 1 medewerker aanwezig voor het subsidieproces. Dit blijkt een kwetsbare invulling in geval van bijvoorbeeld uitval wat in dit geval ook van toepassing is. Subsidies 2024 zijn uiterlijk rond 1 september 2023 ingediend. De subsidiestaat is nog niet volledig bijgewerkt. Het volledig en secuur bijhouden van de subsidiestaat is een goed middel om overzicht en dus grip te behouden op het verleningsproces. Hier zou nog een verbeterslag gemaakt kunnen worden. Vaststellingen 2022 en 2023 zijn nog niet volledig afgerond en de aanvragen voor 2025 zijn per 1 september al weer binnen gekomen. Bevinding met financiële afwijking: - Er is inzake de beschikking aan Welzijn Albrandswaard een financiële afwijking vastgesteld van € 10.000. De afwijking is ontstaan in de beschikking waar de bedragen onjuist bij elkaar zijn opgeteld. Wij beoordelen deze fout als een incidentele fout gebaseerd op een slordigheid. Er is geen sprake van een rechtmatigheidsfout omdat het subsidiebedrag nog niet definitief is vastgesteld. Er zijn voorschotten verstrekt, de vaststelling dient nog plaats te vinden Overige bevindingen: - In de dossiers is niet aangetoond op welke wijze de aanvragen zijn beoordeeld.

Het advies is de interne afspraken over de administratieve vastlegging van de aanvragen te herijken dan wel bij de interne controles en de VIC’s de bewijzen aan te leveren. Actie: - In een dossier is bij de subsidieverlening een bedrag van € 10.000 teveel uitgekeerd. Dit kan de gemeente nog herstellen omdat de vaststelling nog niet heeft plaatsgevonden. - Start een verbetertraject ten einde de administratieve vastlegging van de dossiers te verbeteren.

2.08 Subsidievaststellingen 2023

Dit proces op de subsidievaststellingen 2023 is nog niet (geheel) in interne controle uitgevoerd. Vaststellingen van 2023 of eerdere jaren hebben op dit moment geen prioriteit. De bezetting is kwetsbaar, ziekteverzuim en de inmiddels ingediende aanvragen 2025 verhogen de druk om de vaststellingen op te kunnen pakken. Er is geen reden tot zorg omdat het college een periode van 5 jaar heeft om de subsidies vast te stellen. Er is in die zin nog voldoende ruimte om de werkzaamheden op een ander moment uit te voeren. Desondanks wordt de noodzaak van de werkzaamheden ingezien alleen is het nu wat lager geprioriteerd.

2.09 Grondexploitaties grondtransacties

Er zijn geen grondtransacties geweest. Er zijn eveneens geen grond aankopen geweest in het eerste half jaar. In het tweede half jaar zullen wij beoordelen of er nieuwe transacties zijn geweest.

2.10 Grondexploitaties challenge

Dit proces wordt voornamelijk uitgevoerd bij de actualisaties van het MPG. Dit is in januari/maart in het komend jaar. Hierin worden de gemeenten geïnformeerd over de voortgang en mogelijk financiële effecten.

11

2.11 Participatiewet

Er zijn over het eerste half jaar van 2024 twee steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. De aantallen staan hieronder benoemd. Voor de BBZ is gezien het volume besloten om 1 dossier te trekken. Onderdeel

Proces

P-wet

Levensonderhoud

BBZ IOAW IOAZ

Levensonderhoud Levensonderhoud Levensonderhoud

1ste trekking

2de trekking Totaal eerste half jaar

4

2

6

1

1 1 1

1 2 1

Bevindingen: -

-

Er zijn binnen de 10 Participatiewet dossiers geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. Het valt op dat besluiten die afwijken van de standaard in de rapportages worden gemotiveerd en onderbouwd. Deze motivering en onderbouwing komt echter niet terug in de beschikking. Er worden standaard beschikkingen afgegeven waarbij de juridische grondslagen niet op de casus worden aangepast. Voor de burger moet duidelijk zijn wat de motivatie is van een besluit en waar het besluit op is gebaseerd In 2023 is als aanbeveling meegegeven om bij ontvlechting de werkwijze van dossiervorming en archivering van cliëntendossiers mee te nemen. Tijdens de interne controle is vastgesteld dat de interne controleur in staat is om gegevens na 2014 uit het archief aan te leveren. Ook dit jaar is in een aantal dossiers duidelijk dat op het gebied van activering niet of niet veel ondersteuning wordt aangeboden. Dit laatste neemt een risico met zich mee dat klanten zich comfortabel gaan voelen in de uitkering. Het is algemeen bekend dat een granieten bestand moeilijker in beweging te krijgen is.

Actie: - Opvolging geven aan bevindingen waar nodig.

2.12 Wet maatschappelijke ondersteuning

Er zijn over het eerste half jaar van 2024 twee steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. De aantallen staan hieronder benoemd. Onderdeel WMO WMO

Proces ZIN PGB

1ste trekking 12 3

2de trekking 6 1

Totaal eerste half jaar 18 4

Bevindingen: - Er zijn binnen de 22 WMO dossiers geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. - Aandachtspunt is het tijdige oppakken van meldingen en tijdige afwikkeling van aanvragen voor de verstrekking van WMO. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor. - In een dossier is een procedurele opmerking gemaakt. De eigen bijdrage voor de toegekende voorziening was niet in de Suite geregistreerd. Dit heeft geen financiële consequenties omdat

12

-

er meerdere voorzieningen zijn toegekend waarvoor eigen bijdrage al was opgelegd. De eigen bijdrage kan maar een keer opgelegd worden. Er is eenmaal vastgesteld dat er geen aanvraag aanwezig was en eenmaal dat de aanvraag niet door de juiste persoon was ondertekend.

Actie: - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake de eigen bijdrage leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. - Team Control zal afstemmen met de vakafdeling en onderzoeken of de geconstateerde bevinding inzake ontbrekende aanvraag en onjuiste ondertekening leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden.

2.13 Jeugdwet lokale voorzieningen

Er zijn over het eerste half jaar van 2024 steekproeven getrokken. De eerste over de periode januari tot en met april 2024. De tweede over de periode mei en juni 2024. De aantallen staan hieronder benoemd.

Onderdeel

Proces

1ste trekking

2de trekking

Totaal eerste half jaar

Jeugd

ZIN

8

4

12

Jeugd

PGB

3

1

4

Wegens de personele wisseling bij de uitvoeringstaken van de interne controle op het proces Jeugd is gebleken dat het niet haalbaar was om voor de interim controle alle dossiers te toetsen. In overleg met VIC is besloten om ons voor nu te beperken tot de minimale aantallen. Om deze redenen zijn voor nu 7 Jeugd dossiers in de controle voor de eerste helft van 2024 beoordeeld. Met de interne controleur is afgesproken dat de nu nog openstaande dossiers in de periode oktober/november alsnog beoordeeld gaan worden. Bevindingen: - Er zijn binnen de 7 Jeugd dossiers geen financiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden vastgesteld. - Aandachtspunt is het tijdige oppakken van meldingen en tijdige afwikkeling van aanvragen Jeugdhulp. Deze punten betreffen juridische rechtmatigheid, maar komen in meerdere dossiers voor. -

Het valt op dat de beschikking niet altijd volledig is wat betreft het benoemen van de soort hulp en het volume. Begin 2024 zijn de standaard formats van de beschikkingen op deze constatering aangepast. Echter, in de steekproef is iets meer dan de helft van de dossiers beschikt in 2023. Hierdoor is de aanpassing nog niet zichtbaar gebleken in de steekproef.

Actie: - Binnen het proces zelf zijn geen financiële onzekerheden en geen rechtmatigheidsfouten vastgesteld. Het grootste aandachtspunt binnen het proces Jeugd is het tijdig afhandelen van de aanvragen, geadviseerd wordt hierop passende maatregelen te nemen.

13

2.14 Europese aanbestedingen

Team Inkoopadvies voert 2 keer per jaar een factuurscan uit. De eerste EU-scan vindt plaats in augustus 2024. In januari 2025 wordt de slotscan over 2024 uitgevoerd. De scan heeft als primair doel een check op rechtmatig aanbesteden door de gemeente Albrandswaard. De bevindingen hebben betrekking op de periode januari tot en met augustus 2024. Het onderzoeksgebied in een EU-scan omvat de (potentieel) Europese en Nationaal (niet) openbare aanbestedingen. Voor 2024 gelden de volgende onderzoeksuitgangspunten. a. De eerder onderzochte EU-dossiers met een beoordeling GOED behoeven niet opnieuw onderzocht te worden tenzij daar aanleiding toe is; b. Onderzocht zijn de dossiers die in eerdere scans niet maar in de augustusscan 2024 wél de EUgrens overschrijden tenzij dat onderzoek al eerder is gebeurd; c. Onderzocht zijn dossiers vanaf een minimale onderzoeksgrens van 115.000 euro; d. Onderzocht zijn nieuwe dossiers waarvan de verwachting is dat de EU-grens wordt overschreden; e. Onderzocht zijn alle Nationale (niet-)openbare aanbestedingen. Beoordelingsmogelijkheden Een dossier wordt als goed gekwalificeerd als de aanbestedingsspelregels zijn gehanteerd en alle stukken die bij deze beoordeling noodzakelijk zijn worden overgelegd door de vakafdeling. Een dossier wordt als fout gekwalificeerd als de aanbestedingsspelregels niet of onjuist zijn gehanteerd.

Het aanreiken van dossiers met de kwalificatie fout betekent dat team Inkoopadvies en Control beschikken over de juiste informatie en in samenspraak met de vakafdeling vaststellen dat een aanbesteding onjuist is uitgevoerd en hierdoor mogelijk financiële consequenties zijn voor de jaarrekening van 1 van de 4 bedrijven. In die gevallen zal altijd direct, via de lijn, op worden geschaald bij vaststelling van de fout. Een dossier wordt als onzeker gekwalificeerd als er onvoldoende informatie uit de organisatie wordt aangereikt om te komen tot een Goed of Fout beoordeling. Team IKA spant zich in om alsnog de betreffende informatie op te vragen. EU-scan Augustus 2024, dossiers in relatie tot EU-aanbestedingseisen Bedrijf: Albrandswaard Dossiers die niet rechtmatig zijn of waarvan een vermoeden van onrechtmatigheid bestaat: Creditnr + Naam

Constatering

Goed, Fout of Onzeker

4793 – AON Risk

Enkelvoudig onderhands verstrekte brandverzekering,

Fout

Solutions

overschrijdt de EU drempel waardoor onrechtmatig. Looptijd brandverzekering 2021 t/m 2024, totaal betaalde premie € 256.046. De omvang van de fout is de besteding in het jaar dat de onrechtmatigheid geconstateerd is.

EU drempel in 2021: €214.000,-

Bedrag onrechtmatig: € 83.883

14

Bevinding met financiële afwijking: - De premie brandverzekering voor het bedrag van € 83.883 als onrechtmatig aan te merken. Overige bevindingen: - De crediteurenscan en rapportage van team Inkoopadvies zijn per 27 september afgerond. Daarop zijn door team Control na een beperkte controle en gelet de deadline de als fout of onzeker aangemerkte dossiers opgenomen in de halfjaars rapportage. Een volledige Verbijzonderde Interne Controle op de crediteurenscan en de daaruit voortvloeiende bevindingen rapporteren wij in de eerst volgende rapportage VIC. Actie:

-

Team Control: uitvoering geven aan een volledige VIC op de crediteurenscan en bevindingen rapporteren in eerstvolgende rapportage.

2.15 Fiscale jaarkalender / horizontaal toezicht

In het kader van het Horizontaal Toezicht van de Belastingdienst is een fiscale actielijst met uit te voeren acties en verbetermaatregelen gemaakt. Er zijn incidentele/eenmalige acties en structurele/terugkerende fiscale acties. In aanvulling op deze actielijst is een fiscale jaarkalender opgesteld. Door de structurele en terugkerende fiscale acties uit de actielijst op te nemen in een fiscale jaarkalender en de voortgang hiervan te monitoren kunnen de organisaties borgen dat alle fiscaal terugkerende acties worden uitgevoerd. Team Control voert hier een Verbijzonderde Interne Controle op. De uitkomsten van deze VIC worden gerapporteerd in de eerstvolgende rapportage.

15

3 Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de halfjaarsrapportage hebben we eveneens aandacht voor Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik. Gedurende onze VIC hebben wij voor deze aspecten aandacht voor M&O. Dit betekent niet dat wij primair bezig zijn om Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik op te sporen. Wel denken wij ook door het gesprek met afdelingen aan te gaan dat dit de open cultuur, om over deze aspecten met elkaar te communiceren, ten goede komt.

3.01 Misbruik & Oneigenlijk gebruik In de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik zijn acht risicovolle processen onderkend. In de reguliere VIC is hieraan voor materiele stromen voldoende aandacht geweest en controles zijn ingericht op het ontdekken van M&O aspecten: 1.

Inkopen en aanbestedingen

Met name afgedekt door de controle op prestatielevering, immers zonder prestatieverklaring zal een (spook)factuur niet betaald worden, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 2.

Betalingen bankrekening(en)

Middels controle op betalingen is gecontroleerd dat achter betalingen alleen facturen zitten die het gehele autorisatie proces hebben doorlopen, hiermee is dit risico voldoende afgedekt. 3.

Verstrekken van subsidies

Door VIC op subsidies waarin beschikking en vaststelling worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. 4.

Sociaal Domein (zorgaanbieders)

Risico wordt met name afgedekt door de ontvangst van zorgverantwoordingen van de zorgaanbieders voorzien van een controleverklaring van een extern accountant. In de VIC is derhalve geen aandacht aan dit proces besteed vanuit de VIC. Gezien de planning van productieverantwoordingen komt zekerheid over dit boekjaar na afsluiten van de VIC 2023, uit 2022 zijn ons geen signalen bekend om een andere aanpak te hanteren. 5.

Sociaal Domein (cliënten)

Door VIC op sociaal domein waarin beschikking en betalingen worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces. Uit het gesprek met de teamleider administratie blijkt het volgende: Op 30-6-2022 heeft de FG een onderzoeksrapport opgeleverd naar aanleiding van signalen die afgegeven zijn door de AP over het gebruik van het Inlichtingenbureau (IB). Het onderzoek verschaft inzicht in de gegevensuitwisseling met de IB in relatie tot de vereisten uit de AVG. De werkinstructie om elke klant maandelijks via het IB te controleren op tal van gegevens (bezit auto, inkomsten e.d.) kan geen stand houden, maar werkt tot op vandaag nog wel. Nog altijd wordt maandelijks voor het gehele bijstandsbestand alle mogelijke signalen bij het Inlichtingenbureau opgevraagd. Het op deze wijze structureel verwerken van veel persoonsgegevens is een ongewenste situatie. Ondanks de goede bedoelingen om dit proces anders in te gaan richten, zijn nog geen wijzigingen doorgevoerd.

16

Toezicht en Handhaving ziet toe op de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. De teamleider geeft aan dat in de praktijk alleen wordt gewerkt op de signalen binnen de Participatiewet. Er is wel beleid, er zijn geen werkinstructies. Er worden wel werkprocessen aangemaakt voor het opleggen van administratieve boetes, die blijven in een algemene werkvoorraad hangen. Terugvordering en verhaal wordt met signalen gevoed vanuit de inkomensconsulenten. Processen ontstaan vanuit fraudesignalen, te laat beëindigde uitkeringen, het niet tijdig doorgeven van consulenten werk dat er uitstroom is gerealiseerd en de uitkering beëindigd kan worden. 6.

Vergunningverlening

Zie eerdere rapportage. Gezien de omvang van deze post en het aantal transacties is op een later moment geoordeeld dat deze post niet in-scope moet zijn. De kans op een fout ten aanzien van M&O is gering. 7.

Salarissen en declaraties

Door VIC op salarissen waarin declaraties en mutaties worden gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen. Aanvullende controlewerkzaamheden en grotere aandacht voor Interne Controle moeten M&O criteria alsnog en beter borgen. 8.

Prive gebruik (wagenpark)

Zoals gesteld in de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik willen we eveneens focus aanbrengen op interne aangelegenheden. Onder andere door na te gaan of medewerkers werken naar de ethiek van misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierover zijn nog een aantal zaken te adviseren, die in het tweede halfjaar 2024 worden opgepakt, zoals bijvoorbeeld in de buitenruimte:   

Wordt beoordeeld of materieel van de buitendienst privé is gebruikt. Door data van GPStrackers na te gaan op activiteit in het weekend of avonduren. Dit puur de locatie van spullen zonder te beoordelen of er mensen op de werf zijn geweest. Is de registratie van bedrijfswagens waterdicht en als mensen met de auto weggaan zijn alle tags dan ook juist gekoppeld is er een naam herleidbaar of alleen een tagnummer. Door VIC op privé gebruik dienstauto’s waarin de rittenregistratie wordt gecontroleerd is er voldoende aandacht geweest voor dit proces en zijn geïdentificeerde M&O criteria in dit proces voldoende ondervangen.

3.02 Fraude Zoals in het controleplan en blijkt uit de rapportages van de VIC controles hebben wij materiële stromen en risico’s afgedekt met een VIC. Daarmee is niet gesteld dat een fraude niet ontdekt kan zijn immers de fraudeur heeft altijd intentie en bekwaamheid om zijn handelen te verhullen. Uit onze controles en gesprekken die wij gevoerd hebben is er geen aanleiding om te veronderstellen dat er in deze rapportage periode fraudes zijn gepleegd. Daarnaast is er aandacht voor fraude op de volgende wijze:  

Bij startgesprekken hebben we het over mogelijkheden, bedreigingen en risico’s (bewust zijn); Bij startgesprekken vragen we of er fraude is geweest (registratie voor totaalbeeld);

17

  

We zoeken naar nieuwe manieren om in de organisatie aandacht voor fraude vast te houden. Bijvoorbeeld door dit onderwerp ook aan te brengen in fiscale onderzoeken, waarin aandacht is voor het niet privé gebruiken van voertuigen (detectie); Wij pleiten er voor een module fraude op te nemen in de leerlijn van (nieuwe) managers; Elke ambtenaar legt een eed af waarin verklaard integer te handelen.

Over 2024 is ons geen informatie bekend geworden of gemaakt dat er een fraude heeft plaatsgevonden in 2024.

4.0

Actielijst

Ten einde een goed en volledig overzicht te behouden op de diverse actiepunten zoals benoemd in deze rapportage is onderstaand schematisch weer gegeven waar de verantwoordelijkheid ligt per actie.

Proces

Verantwoordelijke

Organisatie

Toelichting

Facturen & Betalen

Kredietbeheerder

Albrandswaard

Aanleveren prestatielevering

Personeel

Team Control

DBP

Bevinding loonheffingskorting

Team Control

DBP

Kwaliteit Interne Controle

Team Control

DBP

Regeling Thuiswerkplek

Proceseigenaar

Albrandswaard

Juiste vaststelling dossier € 10.000

Proceseigenaar

Albrandswaard

Verbeteren vastlegging dossiers

Subsidievaststelling

Proceseigenaar

Albrandswaard

Vaststellingen 2023 complementeren

Participatiewet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Motivatie in beschikking opnemen

Proceseigenaar

Albrandswaard

Activering intensiveren

Proceseigenaar

Albrandswaard

Tijdige afhandeling

Team Control

DBP

Juiste toepassing eigen bijdrage

Team Control

DBP

Aanvraag en ondertekening

Jeugdwet

Proceseigenaar

Albrandswaard

Tijdige afhandeling

EU-aanbestedingen

Team Control

DBP

Volledige VIC inkoopscan

Subsidieverlening

WMO

18