Voorstel Vaststellen Archiefverordening en Beheerverordening 2022 - Raadsvoorstel.pdf
Tekst van het document
Raadsvoorstel Datum vergadering: 1 februari 2022 Datum B&W: 4 januari 2022
Portefeuillehouder: Jaap Paans Auteur: Astrid de Gooijer
Onderwerp: Vaststellen Archiefverordening en Beheerverordening 2022 Voorgesteld besluit: 1. Instemmen met de Archiefverordening 2022 en beheerregeling Informatiebeheer 2022
Inleiding Op 21 september 2021 stemde uw raad in met de wijzing van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Naast de aanpassing van deze GR naar een GR Sociaal heeft het college op 14 december 2021 ingestemd met de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Dordrecht. Taken die voorheen belegd waren bij het Servicecentrum Drechtsteden (als onderdeel van de GRD) worden per 1 januari 2022 ondergebracht bij de gemeente Dordrecht. De nieuwe regeling betreft weliswaar een collegeregeling, op een aspect is echter nog instemming nodig van de gemeenteraad. Want met de wijziging van de GR Drechtsteden dienen de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer uit 2013 te worden aangepast. Dit betreft veelal aanpassingen van verwijzingen naar niet meer bestaande functionarissen of regelingen. Deze gelegenheid is tevens aangegrepen om de betreffende besluiten te actualiseren. Daarbij zijn de modelverordening en model-beheerregeling van de VNG als uitgangspunt genomen. In de toelichting van het Besluit Informatiebeheer uit 2013 werd bijvoorbeeld nog verwezen naar de Wet bescherming persoonsgegevens die per 25 mei 2018 is komen te vervallen en vervangen is door de AVG.
Bovendien zijn in de nieuwe Beheerregeling informatiebeheer in artikel 4 ook de bevoegdheden opgenomen van het Strategisch Informatie Overleg (SIO): een wettelijk verplicht overleg om jaarlijks de hotspotlijst te bespreken en vast te stellen. Op basis van die lijst kunnen archiefbescheiden die een beeld geven van relevante maatschappelijke ontwikkelingen worden uitgezonderd van vernietiging. De specifieke definities van de termen 'beheerder' en 'beheereenheid' die de gemeente Dordrecht in haar huidige Besluit informatiebeheer hanteerde, zijn ook opgenomen in de nieuwe Beheerregeling informatiebeheer van Alblasserdam. Beoogd effect Het vaststellen van de archiefverordening 2022 en de beheerregeling informatiebeheer 2022. Argumenten 1. Instemmen met deze verordening en regeling is in de lijn met de eerdere besluiten over de transitie van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. 2. De nieuwe verordening voldoet aan de wettelijke richtlijnen. Kanttekeningen geen Financiële informatie Er zijn geen financiële consequenties. Uitvoering Na instemming wordt het besluit gepubliceerd op overheid.nl
Communicatie Niet van toepassing.
Bijlagen 1. Bijlage 1 - Archiefverordening 2. Bijlage 2 - Beheerregeling informatiebeheer