Voorstel Raadsinformatiebrief Instemming DVO op hoofdlijnen - Raadsinformatiebrief.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering: 26 maart 2024 Datum B&W: 23 januari 2024

Portefeuillehouder: Marten Japenga Auteur: Bas den Haan

Onderwerp: Raadsinformatiebrief Instemming DVO op hoofdlijnen Voorgesteld besluit: Inleiding Sinds 2010 draagt HVC de zorg voor de inzameling van huishoudelijk afval en een aantal BOR-taken in de Drechtsteden Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht en Zwijndrecht. Bij de start van deze dienstverlening is de toenmalige overheidgedomineerde inzamelorganisatie Netwerk NV (een vennootschap van en voor de genoemde gemeenten) ingebracht bij HVC. Deze vijf Drechtsteden zijn op meerdere manieren verbonden met HVC NV. Via het aandeelhouderschap en de ballotageovereenkomst (via GEVUDO) is de verwerking van het huishoudelijk restafval en gft geborgd. Via contracten zijn door sommige Drechtsteden afspraken gemaakt over de levering van duurzame energie en/of de exploitatie van het warmtenet. En via de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) is de dienstverlening op inzamellogistiek van afval en enkele taken in het beheer van de openbare ruimte geborgd. De huidige DVO voor inzameling en BOR-taken eindigt van rechtswege per 31 december 2025. Om alle opties open te houden, zijn de vijf gemeenten in 2022 gestart met een brede verkenning en evaluatie van de DVO. Op basis van de uitkomsten van de brede verkenning en evaluatie hebben de colleges van de vijf Drechtsteden in februari 2023 besloten om verdiepende gesprekken met HVC aan te gaan.

Met het doel om te komen tot een DVO-op-hoofdlijnen waarmee zij een richtinggevend besluit kunnen nemen. Over dit besluit zijn de gemeenteraden geïnformeerd. Het afgelopen jaar is samen met de vijf gemeenten en HVC ambtelijk en bestuurlijk een traject doorlopen. Dit heeft geleid tot de voorliggende DVO-op-hoofdlijnen waarin de kaders zijn vastgelegd waarbinnen de nieuwe DVO zal worden uitgewerkt. Deze DVO is voor onbepaalde tijd, met een vierjaarlijkse herijking. Bij het uitwerking van de kaders van deze DVO-op-hoofdlijnen zal per gemeente een eigen DVO worden gemaakt waarin de beleidskeuzes en het grondstoffenplan van de gemeente worden verwerkt. Beoogd effect Het doel is borgen van de voorwaarden waaronder de dienstverlening rondom afvalinzameling en BOR-taken georganiseerd gaat worden na 2025. Argumenten Gemeenten zijn tevreden over de dienstverlening van HVC Uit de evaluatie van de huidige dienstverlening door HVC en de samenwerking tussen de opdrachtnemer HVC en de opdrachtgevers de gemeenten volgt dat de gemeenten over het geheel tevreden zijn over de kwaliteit van de dienstverleningen ‘op straat’. Uit de evaluatie van de huidige dienstverlening met HVC komt naar voren dat de uitvoering van de afgesproken dienstverlening goed gaat: er is tevredenheid over de wijze waarop het afval ingezameld wordt en de taken rondom onderhoud in de openbare ruimte worden uitgevoerd

De structurele kosten voor de dienstverlening worden lager

Er ontstaat een structureel kostenvoordeel voor afvalinzameling. Kanttekening hierbij is dat de kosten voor het verwerken van het afval zullen stijgen. Door het maken van nieuwe afspraken met HVC over de doorrekening van kosten, ontstaat voor het totaal van de vijf gemeenten een structureel kostenvoordeel op de dienstverlening. Het gaat hierbij om een nieuwe manier van kostentoerekening en over afspraken over de doorrekening van overhead welke vanaf nu voor alle gemeenten op een gelijke wijze gedaan gaat worden. Op kostenallocatie is HVC gaan werken met een model dat gebaseerd is op ‘Activity Based Costing’, oftewel een kostenmodel dat uitgaat van daadwerkelijke kosten en het doorrekenen van alle directe kosten op directe kostenposten. Met dit model is duidelijker waar welke kosten aan toegerekend worden: alle kosten die te maken hebben met de uitvoering, worden aan de uitvoering toegerekend. Voor het totaal van de vijf gemeenten levert dit vanaf 2026, gebaseerd op de uitgangssituatie 2023 en prijspeil 2023 een kostenvoordeel op. Afhankelijk van de uitgangssituatie en de beleidskeuze van de gemeente betekent dit dat de kosten na 2025 minder stijgen of leiden tot beperkte kostenverlaging ten opzichte van de huidige DVO.

Er ontstaat meer transparantie over de kostendoorrekening Met HVC zijn afspraken gemaakt over transparantie van de wijze waarop kosten doorgerekend worden. Concreet gaan de gemeenten en HVC vanaf 2024 deelnemen aan de landelijke benchmark huishoudelijk afval. Met deze informatie willen we gezamenlijk toewerken naar het verder laten dalen van de tarieven tot maximaal het gemiddelde van de benchmark.

Sterkere aansturing van het opdrachtgever-opdrachtnemerschap. Verder maken de vijf gemeenten afspraken met HVC in de vorm van een 4-jarenplan. In het 4jarenplan worden bijvoorbeeld de afspraken vastgelegd waarmee de gemeenten en HVC structureel willen werken aan het lager krijgen en houden van de kosten. En hoe de gemeenten samen willen werken om hun duurzaamheidsdoelen op afvalinzameling en verwerking te bereiken. De gemeenten zien kansen om dit op deze manier meer effectief en efficiënt te organiseren. Op basis van wederzijds vertrouwen en de wens om op lange termijn samen te werken aan het realiseren van de doelstellingen wordt de nieuwe DVO voor onbepaalde tijd afgesloten met een redelijke opzegtermijn van drie jaar. Onderdeel van het 4-jarenplan vormt ook een 4-jaarlijkse evaluatie van de afspraken. Dit betekent dat gekeken wordt naar de gemaakte afspraken. En dat er ook een ijkpunt komt voor de colleges om HVC scherp te houden als afspraken onverhoopt niet lukken.

Verder gesprek over de taken op beheer en onderhoud van de openbare ruimte Tenslotte hebben dde vijf gemeenten en HVC ook gesproken over de taken in het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Daarbij hebben zij afgesproken om deze voort te zetten, maar ook fexibeler te maken. Dit maakt het voor de gemeenten en HVC eenvoudiger om de dienstverlening aan te passen als dat gewenst is.

Door gezamenlijk op te trekken kunnen we krachten bundelen Wanneer we als vijf gemeenten gezamenlijk optrekken kunnen we gebruik maken van elkaars kennis en expertise. Kanttekeningen Nog niet alle details en tarieven zijn al uitgewerkt Na instemming met de DVO-op-hoofdlijnen zullen de komende periode de detailuitwerkingen plaatsvinden om medio 2025 het college een uitgewerkte DVO voor te leggen met ingangsdatum

2026. Ook maken we gezamenlijke afspraken in het 4-jarenplan om doelstellingen te realiseren op het gebied van duurzaamheid en kosten voor de dienstverlening.

Kanttekening beslispunt 1: De DVO met HVC mogen we aangaan via inbesteding. Dit neemt niet weg dat commerciële afvalinzamelaars hierop kunnen gaan reageren met bezwaar en een rechtzaak zoals ook bij andere publieke inzamelaars in het verleden is gedaan.

Kanttekening beslispunt 3: De mogelijkheid bestaat dat we er niet uit komen met HVC en de gemeenten alsnog een ander proces voor het inzamelen van afval (en BOR-taken) moeten doorlopen. Daarbij kan de deadline van 1 januari 2026 in gedrang kan komen. Dat is overkomelijk door dan met HVC af te spreken de huidige DVO met een jaar te verlengen. Bij continuering van de inzameling zonder HVC zullen de gemeenten als consequentie personeel, materieel en andere verplichtingen zullen overnemen van HVC. Financiële informatie De financiële consequenties van de nieuwe DVO worden bij de detailuitwerking in 2025 vastgesteld en daarna in de begroting 2026 verwerkt Uitvoering Afdeling Beheer Buitenruimte draagt zorg voor de uitvoering Communicatie Gelet op de vertrouwelijkheid zullen we pas na afronding van het traject hierover communiceren.

Bijlagen 1. DVO-op-hoofdlijnen 28-11-2023 2. Raadsinformatiebrief DVO op hoofdlijnen.docx