Voorstel Privacy Officer.pdf

ADVIESNOTA Datum Onderwerp Organisatieonderdeel Portefeuillehouder Doel van bespreken Vergaderstukken

31 januari 2025 Privacy Officer Stafafdeling Control René Peters Besluitvorming Geen

Geachte leden van het algemeen bestuur DG&J, Het dagelijks bestuur stelt u het volgende voor: Gevraagd besluit In te stemmen met • Het structureel verwerken in de begroting 2025 en verder van de lasten van de privacy officer Kern van de zaak DG&J moet naast een Functionaris Gegevensbescherming ook beschikken over een Privacy Officer. DG&J heeft deze aangesteld zonder dat daarvoor middelen beschikbaar voor waren gesteld. De kosten zijn tot nu toe opgevangen door incidentele meevallers. Voorgesteld wordt nu de kosten structureel te verwerken in de begroting. Argumenten Overheidsorganisaties zijn bij wet verplicht een interne privacy toezichthouder in dienst te hebben: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG houdt toezicht op naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) binnen de organisatie en geeft advies over toepassing van de AVG. De FG moet het toezicht onafhankelijk kunnen uitoefenen zonder gestuurd of beïnvloed te kunnen worden. Indien nodig moet de FG kunnen optreden, bijvoorbeeld een zelfstandig onderzoek uitvoeren naar aanleiding van bijvoorbeeld een klacht. Hij is daarmee het verlengde van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De Privacy Officer (PO) ontwikkelt het privacy beleid en ondersteunt de organisatie bij de uitvoering, zodat persoonsgegevens van personeel en burgers goed worden beschermd.

De PO is betrokken bij het vormgeven en uitvoeren van het privacy beleid. Bij het combineren van beide functies zou het uitvoeren van het beleid en toezichthouden daarop door dezelfde persoon wordt gedaan. Dit zou tot een belangenconflict kunnen leiden voor de FG. De AVG schrijft daarom specifiek voor dat de FG geen taken mag vervullen die tot een belangenconflict kunnen leiden. Daarom heeft de DG&J gekozen een PO aan te stellen (met ingang van 2020). Deze keuze wordt ondersteund door onderstaande casus. In 2023 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de gemeenten Almere en Amsterdam – waar FG ook taken van de PO uitvoerde – gemaand deze functies weer te scheiden. De AP geeft aan dat de dubbelrol in strijd is met de AVG.

Als een FG zijn taken niet geheel onafhankelijk kan uitvoeren, kan dit de kwaliteit van het privacy beleid van de hele organisatie beïnvloeden, met mogelijke risico’s voor de privacy van burgers tot gevolg. Voor de instelling van een PO zijn geen extra middelen aangevraagd. De totale lasten van de PO bedragen op jaarbasis € 115.000. De afgelopen jaren zijn deze kosten gecompenseerd door incidentele meevallers. Dit is echter geen verantwoorde en houdbare constructie. Vervolgprocedure: In onderstaande tabel is het voorgestelde proces voor besluitvorming weergegeven. Gremium Directieteam Bespreken met PFH Advies Eigenaren & Opdrachtgevers Dagelijks Bestuur Kernteam Auditcommissie Algemeen Bestuur

Datum 10 februari 2025 Ntb 4 maart 2025 13 maart 2025 20 maart 2025 20 maart 2025 3 april 2025