Voorstel Beheerovereenkomst met bestuur kinderboerderij - Raadsinformatiebrief.pdf

Datum vergadering: 17 september 2024 Datum B&W: 24 juni 2024

Portefeuillehouder: Marten Japenga Auteur: Lex Koelewijn

Onderwerp: Beheerovereenkomst met bestuur kinderboerderij Voorgesteld besluit: Inleiding Op 8 december 2022 is het bestuur van vrijwilligers van de Stichting Kinderboerderij Alblasserdam (SKA) na een bestuurscrisis officieel terug getreden en heeft plaats gemaakt voor een tijdelijk ambtelijk bestuur, onder voorzitterschap van wethouder Marten Japenga. Het idee was dat dit interim bestuur orde op zaken zou stellen en intussen op zoek zou gaan naar een nieuw stichtingsbestuur van vrijwilligers om de gang van zaken op de kinderboerderij te continueren. Dit heeft aanmerkelijk langer geduurd dan tevoren was voorzien, maar inmiddels staat, op een paar zaken na, alles nu goed in de steigers en is een nieuw bestuur bereid gevonden het stokje over te nemen. Het nieuwe stichtingsbestuur bestaat uit J. Aantjes (voorzitter), F. de Kloe en P. Rijneveld als overige bestuursleden. Een belangrijk besluit dat de continuïteit m.b.t. de gang van zaken op de kinderboerderij waarborgt en tevens het nieuwe bestuur bestaande uit vrijwilligers gaat ontzorgen, is het per 1 april 2024 in gemeentelijke dienst nemen van de beheerder, I. Klop. Twee zaken die nog opgelost dienen te worden zijn de afhandeling van de uitdiensttreding van de voormalige beheerder en de vergunning van een aantal van de opstallen en hekwerken op de kinderboerderij.

Ten gevolge van een verkeerd ingezet afkeuringstraject onder het vorige bestuur, staat de voormalige beheerder nog steeds op de loonlijst van de stichting. Het juridisch afkeuringstraject is daarvoor ingezet en zal naar verwachting resulteren in een WIA uitkering voor de betrokken oud-beheerder per 1 oktober 2024. Daarmee zouden de ermee gemoeid zijnde loonkosten voor de SKA tot het verleden moeten behoren. Ten aanzien van de opstallen en hekwerken is een omgevingsvergunning aangevraagd bij de OZHZ. Dit traject zal naar verwachting nog enkele maanden in beslag nemen. Met het nieuwe bestuur is afgesproken dat deze twee zaken ambtelijk zullen worden afgerond, Met deze afspraak in het achterhoofd staat niets het ondertekenen van de nieuwe beheeroverkeenkomst tussen SKA en gemeente meer in de weg. Deze beheerovereenkomst (bijlage 1) komt in plaats van de Samenwerkingsovereenkomst tussen SKA en gemeente van 23 april 2011. De nieuwe beheerovereenkomst is opgesteld in samenwerking met het JKC en het SGD en door zowel het ambtelijk interim bestuur als het nieuwe stichtingsbestuur akkoord bevonden. Wethouder Marten Japenga zal de beheerovereenkomst namens de gemeente ondertekenen. Daarvoor is het noodzakelijk dat hij door de burgemeester wordt gemandateerd, nadat zijn bestuurslidmaatschap van de SKA is beëindigd.

Inmiddels staat het nieuwe stichtingsbestuur ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het ambtelijk interim bestuur heeft zich daar onlangs uitgeschreven. Het tijdelijk ambtelijk bestuur kan daarmee worden opgeheven en het nieuwe stichtingsbestuur kan worden aangesteld. De gemeenteraad heeft aangegeven op de hoogte te willen blijven van de ontwikkelingen rond de kinderboerderij. Met de concept tweede Raad Informatie Brief (bijlage 9) wordt de gemeenteraad meegenomen in de laatste stand van zaken.

Beoogd effect Een stevige basis voor de continuering van het voortbestaan van de kinderboerderij, een belangrijke maatschappelijke voorziening voor Alblasserdam. Argumenten Met de aanstelling van het nieuwe SKA bestuur is de kinderboerderij weer verzekerd van een volwaardig en enthousiast team dat de kinderboerderij van Alblasserdam verder tot bloei kan brengen. Met de nieuwe beheerovereenkomst tussen SKA en gemeente is de duidelijkheid omtrent de financiën en de taken en bevoegdheden van beide partijen, geborgd.

Kanttekeningen Gedurende de afgelopen jaren is duidelijk geworden dat het volledig overdragen van het bestuur van een organisatie aan vrijwilligers, zeker als het gaat om een organisatie met personele verplichtingen en zonder een noemenswaardig verdienmodel maar die wel in een belangrijke maatschappelijke behoefte voorziet, tot grote problemen kan leiden. In de lijn van het Berenschot rapport (opgesteld in het kader van artikel 213a Gemeentewet) bleek de balans tussen de overgedragen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden om die te dragen, niet in evenwicht. Door de personele component uit de verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur te halen is dat evenwicht in hoge mate herwonnen. De herziene beheerovereenkomst is vanuit deze opvatting opgesteld. Ofschoon de beheerovereenkomst met de grootst mogelijke zorg is opgesteld, kunnen er zich in de praktijk situaties voordoen die niet waren voorzien of anders waren bedoeld. Dit kan aanleiding geven tot aanpassing van de beheerovereenkomst Het vergunningentraject kan er onverhoopt nog voor zorgen dat bepaalde opstallen of hekwerken niet gehandhaafd kunnen worden. Dit kan praktische problemen voor het houden van bepaalde dieren met zich meebrengen. De afloop van het afkeuringstraject dat is ingezet met de voormalige beheerder is nog geen zekerheid.

Mocht dit anders lopen dan voorzien of langer duren, dan heeft dit (nog tijdelijke) financiële gevolgen voor de exploitatie van de kinderboerderij, die niet door het bestuur van de stichting kan worden gedragen. Financiële informatie Met het vaststellen van de beheerovereenkomst liggen tevens de toekomstige financiële verantwoordelijkheden vast. De gemeente blijft als eigenaar verantwoordelijk voor alle gebouwen, hokken, hekwerken en bestrating op de kinderboerderij. Al deze opstallen en de verharding zijn opgenomen in het MJOP (Meer Jaren Onderhouds Plan) van het SGD dat het gebouwenbeheer voor de gemeente Alblasserdam verzorgt. Onderhoud van riolering, hekwerken, speeltoestellen, waterpartij, fonteinen en groen is in beheer van de buitendienst van de afdeling Buitenruimte. Dit ligt vast in de demarcatielijst die onderdeel uitmaakt van deze beheerovereenkomst. (Bijlage 2) De gemeente levert een beheerder, waarmee de personele bezetting van de kinderboerderij wordt gegarandeerd. Kort tijdelijke afwezigheid van de gemeentelijk beheerder vangt het bestuur op door inzet van gecertificeerde vrijwilligers.

De SKA draagt de kosten die samenhangen met de exploitatie waaronder alle zaken die verband houden met de dierverzorging, mestopslag en afvoer, organiseren van activiteiten, internet en telefoon, BHV, bedrijfskleding, benodigde verzekeringen en onderhoudswerkzaamheden zoals beschreven in de demarcatielijst (bijlage 2). In geval van inzet van vrijwilligers voor kort tijdelijke vervanging kan het bestuur een vrijwilligersvergoeding (uit eigen begroting) inzetten.

SKA bekostigd e.e.a. vanuit subsidie die beschikbaar wordt gesteld voor de begeleiding van participanten. Daarnaast kunnen er voor de jaarlijkse te organiseren activiteiten, zoals bijv. het schaapscheerdersfeest, waarderings/activiteitensubsidies worden aangevraagd. Ook wordt er geld geworven via sponsoring, verkoop vanuit het winkeltje, bezoek van scholen, vakantie opvang dieren enz. Jaarlijks levert de SKA, uiterlijk voor 1 maart, een financieel jaaroverzicht van het jaar daaraan voorafgaand. Vervolg Het interim bestuur heeft de afgelopen periode de organisatie van de kinderboerderij terug op de rails gekregen. Het nieuwe bestuur moet dan ook in staat worden geacht om de organisatie van de kinderboerderij een goed vervolg te geven. Alle begin is echter moeilijk. De ambtelijke organisatie zal het nieuwe bestuur indien nodig, altijd ondersteuning verlenen. In de beheerovereenkomst is sowieso opgenomen dat er één keer per jaar (in het eerste kwartaal) een bestuurlijk overleg plaats vindt tussen partijen. Hierin worden o.a. de jaarrapportage en de inzet van de gemeentelijke ondersteuner besproken en de afspraken uit de beheerovereenkomst geëvalueerd. Drie maal per jaar vindt een operationeel (ambtelijk) overleg plaats. Hierin komen het activiteitenplan en de lopende of geplande (onderhouds)zaken aan de orde.

Afhankelijk van de behoefte en de gang van zaken, kan de frequentie van de overleggen worden aangepast. Ook de openstaande kwesties rond de vergunningverlening en het nog niet afgeronde afkeuringstraject met de voormalige beheerder, kan aanleiding geven voor extra afstemming tussen SKA en gemeente. Communicatie Het feit dat er een nieuw stichtingsbestuur voor de kinderboerderij zal aantreden en dat er een nieuwe beheerovereenkomst tussen SKA en gemeente zal worden getekend, zal breed in de media worden gedeeld. Het zal de Alblasserdamse inwoners verheugen dat het voortbestaan van deze belangrijke maatschappelijke voorziening voor Alblasserdam hiermee is gegarandeerd. De ondertekening van de beheerovereenkomst zal op woensdagmiddag 3 juli om 15.30 uur plaats vinden, onder naar verwachting grote publiekelijke belangstelling. Afdeling communicatie en pers zullen tijdig worden geïnformeerd.

Bijlagen 1. RIB Kinderboerderij.pdf