Voorstel Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022-2025 - Raadsvoorstel.pdf

Raadsvoorstel Datum vergadering: 28 september 2021

Portefeuillehouder: Auteur: Antoinette Conrad-Smit

Onderwerp: Aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2022-2025 Voorgesteld besluit: 1. Akkoord te gaan met deelname aan een gezamenlijke Europese aanbesteding van accountantsdiensten van 5 gemeenten, de DG&J en VRZHZ incl. Spinel. 2. Het bestek vast te stellen voor de aanbesteding van accountantsdiensten conform bijgevoegd conceptdocument.

Inleiding In 2016 hebben 7 gemeenten en 5 gemeenschappelijke regelingen en 1 BV de aanbesteding van de accountant gezamenlijk gedaan voor de periode 2017-2019 met de mogelijkheid deze twee maal met een jaar te verlengen. Alblasserdam heeft van de verlenging geen gebruik gemaakt en heeft een contract gesloten met Deloitte voor de jaren 2020-2021. Voor 2022 dient dus ook voor de gemeente Alblasserdam een nieuwe accountant aangezocht te worden. Omdat de markt wezenlijk is veranderd, heeft eerst een marktverkenning plaats gevonden. De resultaten van deze marktverkenning is besproken met de betrokken gemeenten (auditcommissies, controllers en griffiers) en heeft geleid dat 5 gemeenten, de gemeenschappelijke regelingen DG&J en VRZHZ incl. Spinel gezamenlijk het aanbestedingstraject ingaan. Dordrecht, Papendrecht en de GR Drechtsteden hebben besloten met de huidige accountant een nieuw contract aan te gaan voor één jaar vanwege de transitie waarin men zit. De andere GR-en hebben hier ook voor gekozen. Gezien de marktverkenning, waarbij eerder belangstelling is voor verbonden partijen omdat deze goed passen in het bedrijfsmatige qua tijdspad begrijpelijk. De 5 gemeenten hebben wel besloten dat iedere gemeente een eigen kavel, een eigen perceel is binnen de aanbesteding. Het betreft hier ook per gemeente een Europees traject dus alleen al op die grond is samenwerking verstandig.

Beoogd effect Het afsluiten van een contract met een daartoe gecertificeerd accountantskantoor voor de controle van de jaarrekening voor de periode 2022 tot en met 2025, met de mogelijkheid van verlening voor een periode van tweemaal 1 jaar (2026 en 2027) Argumenten Het huidige contract met de accountant (Deloitte) loopt dit jaar af. Hierdoor is het noodzakelijk om via een nieuwe aanbesteding een accountant te contracteren voor de periode vanaf 2022. In 2016 hebben we dit ook gezamenlijk gedaan, de 7 gemeenten in de Drechtsteden en de gemeenschappelijke regelingen en 1 BV. Omdat uit ervaringen in Alblasserdam en onder meer in West-Brabant bleek dat de markt op gebied van de accountantsdiensten veranderd is heeft eerst een marktverkenning plaats gevonden. Maar niet voordat we met elkaar, controllers, leden van de auditcommissies en griffiers eind december 2020 met elkaar aan hebben gegeven dat we in basis gezamenlijk weer wilden aanbesteden.

Uit de marktverkenning bleek dat de geraadpleegde accountants geen van allen nog gaan voor één gezamenlijk aanbestedingsbestek. Er is zeker belangstelling vanuit de markt, maar zoals we als gemeenten en verbonden partijen een accountant zoeken die bij de desbetreffende organisatie past, zoeken accountants ook opdrachtgevers die passen bij hun filosofie en werkwijze. Het wordt dus maatwerk. Daar waar de vorige aanbestedingsprocedure nog een belangrijke reden was voor de gezamenlijke aanbesteding: uit oogpunt van efficiency van de controle zou het voordelen hebben als gemeenten en GR'en dezelfde accountant hebben, is dit weggevallen. Omdat het meerjarige contracten betreft, accountants opteren eerder voor 4 jaar dan voor 2 jaar, moet eigenlijk iedere gemeente, als men alleen aanbesteedt, dit Europees doen. Alleen daarom kan het handig zijn samen hierin op te trekken. Uiteindelijk hebben 5 gemeenten, DG&J en VRZHZ incl. Spinel besloten samen deze aanbesteding te doen. De gemeente Dordrecht, Papendrecht en de GR-en hebben besloten om met de huidige accountant in gesprek te gaan om voor één jaar een nieuw contract aan te gaan.

Voor de GR Drechtsteden en de gemeente Dordrecht is dit mede ingegeven door de transitie betreffende het sociale domein en de servicegemeente, hoewel uit de marktverkenning de diverse accountants hierin geen problemen voorzagen als het in één keer op de markt wordt gezet. De 5 gemeenten, DG&J en VRZHZ incl. Spinel hebben gekozen om gezamenlijk aan te besteden, maar dan wel met elke deelnemer als een apart perceel. De accountants hebben aangegeven dat op dit moment er de nodige ervaring is met verschillende accountants, ook bij GR-en en dat ze onderling afspraken maken wie het controleprotocol omschrijft, veelal bij een GR, en dat de accountants dan met elkaar afspreken dat deze voor de individuele gemeenten gehanteerd kan worden. Uiteraard moet dit wel afgestemd worden dat er een gedegen protocol ligt. Voor de controle van de jaarrekening kan de accountant dan gebruik maken van specifieke verklaringen die zijn ontvangen vanuit andere organisaties. De eerste stap in het aanbestedingsproces is het opstellen en vaststellen van het bestek. Ter voorbereiding hierop is een gezamenlijke bijeenkomst gehouden van de auditcommissies, griffiers en controllers van de twaalf organisaties. Op basis daarvan is een concept bestek opgesteld dat nu ter vaststelling wordt aangeboden.

Het bestek bestaat uit een algemeen beschrijvend deel (bijlage 1 bij dit voorstel) en een specifieke bijlage per deelnemer (bijlage 2 bij dit voorstel). Kanttekeningen De opdrachtverstrekking aan de accountant is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om die reden wordt het bestek nu ter vaststelling aangeboden. Zodra het bestek is vastgesteld en de deelname aan de aanbesteding hiermee is bevestigd wordt de Europese aanbestedingsprocedure opgestart. Alle deelnemers zijn vanaf dat moment gebonden aan de uitslag van de aanbesteding. Financiële informatie Dit is niet van toepassing. De jaarlijkse accountantskosten vanaf 2022 zijn pas na gunning bekend. Uitvoering Inhoud van het bestek In deze gezamenlijke aanbesteding is de jaarrekeningcontrole (inclusief interim controle) opgenomen. De inschrijvende partij offreert daarnaast uurtarieven waar de gemeente gebruik van kan maken bij individuele, aanvullende opdrachten. De aanbesteding heeft betrekking op een overeenkomst voor vier jaar (2022 tot en met 2025) met de mogelijkheid van verlenging van twee maal één jaar. De GR-en, Dordrecht en Papendrecht die voor

een jaar een nieuw contract aangaan met de huidige accountant zullen volgend jaar een aanbesteding doen en wellicht daarna weer in de pas lopen met de hierboven genoemde tijdsspanne. In het bestek en de bijlagen zijn opgenomen:  Beschrijving van de accountantsdiensten  Algemene bepalingen en proces van inschrijven  Eisen en wensen  Beoordelingsprocedure  Gunningscriteria  Beschrijving van de organisaties  Inschrijvingsbiljet (prijstabel) De beoordeling wordt uitgevoerd door (vertegenwoordigers van) de auditcommissies. Elke deelnemende organisatie heeft daarbij een gelijke stem in de beoordeling.

Planning

Nr

Wat

Wie

1

Vaststellen bestek

2

Uitvoeren aanbesteding

Gemeenteraden / Algemeen Besturen SCD Inkoop

3 4

Beoordelen inschrijvingen Bekrachtigen van de voorgenomen gunning Bezwaartermijn van 20 dagen in acht nemen Definitieve gunning/ aangaan overeenkomst met geselecteerde accountant

5 6

Auditcommissies Gemeenteraden / Algemeen Besturen

Gemeenteraden / Algemeen Besturen

Wanneer (2016/ 2017) Uiterlijk 4 oktober 2022 5 oktober – medio november november December/januari 2022 januari januari

Toelichting 1. De gemeenteraden en algemene besturen stellen het bestek vast. 2. Nadat het bestek is vastgesteld vindt publicatie van de aanbesteding plaats. Partijen hebben vervolgens zeven weken om in te schrijven. Dit is inclusief de beantwoording van vragen van inschrijvers over het bestek (via een nota van inlichtingen). 3. De aanbiedingen worden beoordeeld op de criteria zoals gesteld in het bestek. Dit leidt tot een voorstel voor een voorgenomen gunning. 4. De voorgenomen gunning wordt door de gemeenteraden en de algemeen besturen bekrachtigd. (N.B. Geen inhoudelijke behandeling meer van de aanbesteding). De voorgenomen gunning wordt vervolgens bekend gemaakt. 5. Er is een standstilltermijn van 20 kalenderdagen. Inschrijvers die afgewezen zijn kunnen in die periode bezwaar maken tegen de voorgenomen gunning. 6. Indien geen bezwaren zijn gemaakt is de voorgenomen gunning definitief geworden. Er is dan geen verdere besluitvorming door de raden nodig.

Communicatie Niet van toepassing.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Bijlage 1 Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Bijlage 2 UEA Accountantsdiensten Bijlage 3 Bijlagenboek aanbesteding Accountantsdiensten Bijlage 4 Algemene inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 Bijlage 5 Alblasserdam