TOEGEVOEGD Raadinformatiebrief Transitie GR voortgang bedrijfsvoering serviceorganisatie.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp

: Transitie GR ,voortgang bedrijfsvoering/serviceorganisatie

Aanleiding

: Vernieuwen GR Drechtsteden

Datum

: 30 september 2021

Portefeuillehouder

: Kees Jongmans

Schrijver

: Astrid de Gooijer

Geachte leden van de gemeenteraad, De afgelopen maanden hebben wij u via meerdere Raadsinformatiebrieven, nieuwsbrieven en overlegmomenten geïnformeerd over de voortgang van de transitie van de GR Drechtsteden. De Gr Sociaal is zowel ambtelijk als bestuurlijk intensief besproken en op deelaspecten zoals de kosten en stemverhoudingen is overeenkomst bereikt. De gehele GR –tekst (de 15e wijziging) is nu in besluitvorming gebracht en wordt – naar verwachting – uiteindelijk op 14 december definitief bekrachtigd. Over de uitgangspunten van de nieuwe samenwerking op de bedrijfsvoering heeft u op 30 maart jl. besloten. In deze brief informeren wij u over de voortgang en de uitwerking richting twee overeenkomsten: een Samenwerkingsovereenkomst en een Afrondingsovereenkomst. Afspraken servicegemeente 2022-2026: de Samenwerkingsovereenkomst In de regio werken we op een aantal terreinen – naast de bestaande GR om- al samen via de Regeling onderlinge samenwerking Drechtstedengemeenten. Bijvoorbeeld voor de openbare verlichting en dienstverlening. Dit is een regeling voor onbepaalde tijd en zonder rechtspersoonlijkheid, in de wandelgangen noemen we dat een "lichte GR". De afspraken voor de dienstverlening 2022-2026 vinden de juridische basis in deze regeling.

Op basis van deze regeling/lichte GR moet voor de diensten die Dordrecht gaat verlenen met elke betrokken gemeente een zogenaamde uitwerkingsovereenkomst worden aangegaan. Deze noemen we vanaf nu de Samenwerkingsovereenkomst. De samenwerking met de gemeente Dordrecht kan eigenlijk alleen via deze regeling plaatsvinden. Zo niet dan is iedere gemeente namelijk aanbestedingsplichtig en Vpb-plichtig. De Samenwerkingsovereenkomst bevat algemene afspraken voor onbepaalde tijd, conform de lichte GR, en concrete afspraken zijn toegevoegd voor de periode van vier jaar op de taken die nu nog door de GRD worden uitgevoerd. In de Samenwerkingsovereenkomst zijn onder andere de basisafspraken over de looptijd van de samenwerking, de kern en kwaliteit van de dienstverlening, de besturing en besluitvorming in de samenwerking en de financiële afspraken opgenomen. Maar ook de spelregels wanneer besloten worden tot het niet meer afnemen of vermindering van taken. In de concrete afspraken zijn het overzicht van de dienstverlening (voor iedere dienstverlener een eigen bijlage) en waar nodig ook de prestatieafspraken opgenomen.

1

Met deze opbouw wordt een stevig fundament in de nieuwe samenwerking gelegd en blijft er ruimte voor flexibiliteit in de afname van de producten en diensten. De afspraken over de nieuwe systematiek van dienstverlening zijn nog niet helemaal uitgekristalliseerd. In december vindt de besluitvorming daarover plaats. De dan gemaakte afspraken zullen in het algemeen deel van de Samenwerkingsovereenkomst 2023 worden verwerkt. Afspraken afronding overdracht taken van GRD naar Dordrecht: Afrondingsovereenkomst De GRD houdt niet op te bestaan, maar ondergaat een forse wijziging. Het brede takenpakket in de ondersteuning van de gemeenten komt te vervallen en alleen de taken van de Sociale dienst blijven achter in de gemeenschappelijke regeling. De naam verandert van GR Drechtsteden naar GR Sociaal. De wijziging van de gemeenschappelijke regeling heeft effect op de balans. Activa, passiva en risico’s worden, binnen alle wettelijke kaders, gedeeltelijk overgedragen naar de gemeente Dordrecht, zodat de gemeente de taken uit de GRD met deze middelen kan uitvoeren. De activa, passiva en risico’s die betrekking hebben op de taken van de Sociale dienst blijven achter in de gewijzigde GR. De Afrondingsovereenkomst (die wordt afgesloten tussen de 7 eigenaren van de GRD) regelt de uitwerking van de overdracht van activa, passiva en risico’s.

In de Afrondingsovereenkomst zijn ook de eerder gemaakte afspraken over ontvlechtingskosten (Transitiekosten) en de besparing in governance integraal opgenomen. Aansluitend zijn nog enkele afspraken voor de afwikkeling van het boekjaar 2021 en de overdracht van de archiefverantwoordelijkheden in de Afrondingsovereenkomst opgenomen. Eind juni heeft de raad van Sliedrecht gevraagd om het voorstel ten aanzien van de risicoverdeling en verrekening van de kapitaalgoederen te concretiseren en de gevolgen voor de lokale gemeenten inzichtelijk te maken. En daarbij heldere afspraken te maken over het beheersen en het periodiek actualiseren van risico’s door gemeente Dordrecht, de betrokkenheid van de gemeenten daarbij en de verantwoording op deze risico’s. Beide aspecten zijn verwerkt in de Afrondingsovereenkomst en de Samenwerkingsovereenkomst. Ten aanzien van de risico’s is in de uitwerking van de uitgangspuntennotitie opgenomen dat gemeenten hier gezamenlijk verantwoordelijk voor zijn. De samenwerking op basis van de Regeling onderlinge samenwerking Drechtsteden is niet vergelijkbaar met een zuivere opdrachtgever/opdrachtnemerrelatie, waarbij alle risico’s bij Dordrecht zouden liggen. De Wet gemeenschappelijke Regeling schrijft immers voor dat samenwerking ook het delen van risico's betreft.

Wel is het zo dat Dordrecht op het merendeel van de risico's zal sturen en eventuele financiële knelpunten als gevolg van manifestatie ervan zal trachten op te lossen binnen de afspraken die in de overeenkomst zijn gemaakt. Daar waar dat uiteindelijk niet lukt en wijziging van de bijdragen noodzakelijk is, is instemming van de deelnemers en mogelijk lokale raden (kadernota) nodig. Naast de risico’s worden in de samenwerking van zeven gemeenten via de “lichte GR” de voordelen ook gedeeld via een afgesproken systematiek (“samen uit / samen thuis”). Het is daarbij goed om een scherp onderscheid te maken tussen de bestaande risico’s die tot en met kalenderjaar 2021 (meerjarig) onderdeel zijn van de GRD-begroting en nieuwe (ontwikkelingen in) risico’s van het kalenderjaar 2022. Besloten is dat als basis gehanteerd worden de beschreven risico’s in de risicoparagraaf van de GRD-begroting 2022, plus eventuele aandachtspunten uit de lawyers letter die nu actueel is bij de jaarrekening 2020 van de GRD (uiteraard zonder de risico’s in het sociale domein). Planning voor de komende periode In de maand september worden de overeenkomsten ambtelijk en bestuurlijk door de portefeuillehouders Middelen in het regionaal portefeuillehouders overleg en het Drechtstedenbestuur beoordeeld.

2

In de derde en vierde week van oktober worden individuele gesprekken met de gemeenten gepland om deze overeenkomsten te bespreken en te kijken waar specifieke vragen vanuit de gemeente zijn. Na 11 november worden de documenten in de besluitvormende vergaderingen ingebracht. Daarmee volgt de besluitvorming over de overeenkomsten kort op de besluitvorming over de wijziging van de GR Drechtsteden in de gemeenteraden. Waarmee de wederzijdse afhankelijkheid tussen beide besluitvormingsprocessen nog eens wordt onderstreept. We volgen nu een zorgvuldig proces waarbij elke gemeente voldoende ruimte heeft gehad om inbreng te leveren op de tekst voor de nieuwe GR Sociaal en nog heeft voor de twee overeenkomsten. Dat is ook noodzakelijk omdat vanaf het moment dat alle gemeenten hebben ingestemd met de conceptteksten, bij de definitieve besluitvorming eind dit jaar in colleges en raden uitsluitend nog kan worden ingestemd dan wel het voorstel kan worden verworpen. In het laatste geval ontstaat er een situatie waardoor de GRD, Dordrecht als beoogd servicegemeente en de aan de GRD deelnemende gemeenten het jaar 2022 ingaan met een gecompliceerde situatie: de GRD blijft toch bestaan terwijl een transitieproces is doorlopen en de transitiekosten zijn gemaakt. Tenslotte het proces van overgang van personeel van de GRD naar de gemeentelijke organisatie van Dordrecht.

Met de vakorganisaties is eind juni overeenstemming bereikt over het Sociaal Plan. Op 19 juli is door GRD, gemeente Dordrecht en de vakorganisaties het Sociaal Plan voor de transitie GRD getekend. De personele gevolgen van de transitie zijn uitgewerkt in een Uitwerkingsplan waar de Bijzondere Ondernemingsraad Transitie positief op heeft geadviseerd. Begin september hebben het College van Dordrecht resp. het Drechtstedenbestuur dit plan vastgesteld.

Burgemeester en Wethouders van Alblasserdam, De Secretaris

De Burgemeester

S. van Heeren

J.G.A. Paans

3